BAB 1 MANAJEMEN DAN PROYEK
1.9. Manajemen Resiko
• Manajemen dan kontrol kualitas
• Manajemen nilai dan rekayasa nilai
• Manajemen masalah
• Standar desain
• Manajemen informasi dan distribusi dokumen
• Komunikasi
• Kesehatan dan keselamatan
• Manajemen konflik
• Persyaratan dan tinjauan penutupan
Akan terlihat bahwa daftar ini sangat lengkap, tetapi dalam setiap kasus sebagian besar dokumentasi yang diperlukan dapat distandarisasi. Selalu ada situasi di mana metode atau prosedur tertentu harus disesuaikan dengan keadaan atau di mana sistem harus disederhanakan, tetapi standar yang ditetapkan dalam manual membentuk garis dasar yang bertindak sebagai panduan untuk modifikasi yang diperlukan.
Beberapa departemen pemerintah, sejumlah otoritas lokal dan badan publik lainnya telah mengadopsi metodologi manajemen proyek yang disebut PRINCE 2 (singkatan untuk proyek dalam lingkungan yang terkendali). Ini dikembangkan oleh Badan Komputer dan Telekomunikasi Pusat (CCTA) untuk kontrak TI dan pemerintah, tetapi tidak disukai di industri konstruksi karena sejumlah perbedaan dalam pendekatan prosedur pelaporan, tanggung jawab manajemen, dan penilaian jangka waktu sehubungan dengan sumber daya.
memerlukan analisis kuantitatif yang lebih ketat seperti metode simulasi Monte Carlo.
Rencana manajemen risiko akan menetapkan jenis, isi, dan frekuensi laporan, peran pemilik risiko, dan definisi kriteria dampak dan probabilitas dalam istilah kualitatif dan/atau kuantitatif yang mencakup biaya, waktu dan kualitas/kinerja.
Isi utama dari rencana manajemen risiko adalah sebagai berikut:
• Pengenalan umum. Menjelaskan perlunya proses manajemen risiko;
• Deskripsi Proyek. Hanya diperlukan jika merupakan dokumen yang berdiri sendiri dan bukan merupakan bagian dari PMP;
• Jenis risiko. Politik, teknis, keuangan, lingkungan, keamanan, keselamatan, program, dll.;
• Proses risiko. Metode kualitatif dan/atau kuantitatif, jumlah maksimum risiko yang akan dicantumkan;
• Alat dan teknik. Metode identifikasi risiko, ukuran matriks P–I, analisis komputer, dll.;
• Laporan risiko. Memperbarui periode daftar risiko, laporan pengecualian, laporan perubahan, dll.; dan
• Lampiran. Persyaratan proyek yang penting, bahaya, masalah luar biasa, dll.
Rencana manajemen risiko suatu organisasi harus mengikuti pola standar untuk meningkatkan keakrabannya (bukan seperti kondisi standar kontrak), tetapi setiap proyek akan memerlukan versi yang dipesan lebih dahulu untuk mencakup persyaratan spesifik dan risiko yang diantisipasi.
Manajemen risiko terdiri dari lima tahap berikut, yang jika diikuti secara religius, akan memungkinkan seseorang untuk memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang risiko proyek yang dapat membahayakan kriteria biaya, waktu, kualitas dan keselamatan proyek.
Tiga tahap pertama sering disebut sebagai analisis kualitatif dan sejauh ini merupakan tahap proses yang paling penting.
Tahap 1: Kesadaran Risiko
Ini adalah tahap di mana tim proyek mulai menghargai bahwa ada risiko yang harus dipertimbangkan. Risiko mungkin ditunjukkan oleh orang luar, atau tim mungkin dapat memanfaatkan pengalaman kolektif mereka sendiri. Poin penting adalah begitu sikap pikiran ini ditetapkan, yaitu bahwa proyek, atau aspek-aspek tertentu darinya, berisiko, itu mengarah dengan sangat cepat ke identifikasi risiko.
Tahap 2: Identifikasi Risiko
Ini pada dasarnya adalah upaya tim di mana ruang lingkup proyek, sebagaimana ditetapkan dalam spesifikasi, kontrak dan WBS (jika ditarik), diperiksa dan setiap aspek diselidiki untuk kemungkinan risiko. Untuk memulai investigasi, tim mungkin melakukan sesi brainstorming dan menggunakan daftar cepat (berdasarkan aspek spesifik seperti masalah hukum atau teknis) atau daftar periksa yang disusun dari masalah risiko dari proyek serupa sebelumnya.
Dimungkinkan juga untuk memperoleh pendapat ahli atau melakukan wawancara dengan pihak luar. Produk akhir adalah daftar panjang aktivitas yang mungkin dipengaruhi oleh satu atau beberapa situasi yang merugikan atau kejadian yang tidak diharapkan. Risiko yang umumnya harus dipertimbangkan dapat dengan mudah dibagi menjadi empat bidang utama.
Setiap risiko yang berlaku di setiap area kemudian dapat diperiksa dengan proses penyaringan lebih lanjut seperti yang ditunjukkan oleh sampel yang diberikan berikut ini:
Beberapa risiko dapat dikategorikan dalam lebih dari satu area atau bagian, seperti kerusuhan sipil, yang dapat menjadi masalah politik dan juga masalah keamanan.
Gambar 1.8 menunjukkan tata letak bagan seperti itu. Sebuah analisis kuantitatif sekarang dapat mengikuti, yang dikenal sebagai evaluasi risiko.
Tahap 3: Penilaian Risiko
Ini adalah tahap kualitatif di mana dua atribut utama risiko, probabilitas dan dampak, diperiksa. Probabilitas risiko menjadi kenyataan harus dinilai dengan menggunakan pengalaman dan/atau data statistik, seperti grafik cuaca historis atau laporan penutupan dari
proyek sebelumnya. Setiap risiko kemudian dapat diberi peringkat probabilitas Tinggi, Sedang atau Rendah. Dengan cara yang sama, dengan mempertimbangkan semua data statistik yang tersedia, sejarah proyek masa lalu dan pendapat ahli, dampak atau efek pada proyek dapat dinilai sebagai Parah, Sedang atau Rendah. Sebuah matriks sederhana sekarang dapat dibuat yang mengidentifikasi apakah suatu risiko harus diambil lebih jauh. Setiap risiko sekarang dapat diberi nomor risiko, sehingga memungkinkan untuk membuat bagan sederhana yang mencantumkan semua risiko yang dipertimbangkan sejauh ini. Bagan ini akan menunjukkan nomor risiko, deskripsi singkat, kategori risiko, peringkat probabilitas, peringkat dampak (dalam arti Tinggi, Sedang atau Rendah) dan pemilik risiko yang bertanggung jawab untuk memantau dan mengelola risiko selama umur proyek.
Tabel probabilitas versus dampak. Tabel tersebut dapat digunakan untuk setiap risiko yang layak untuk penilaian lebih lanjut, dan untuk menilai, misalnya, semua risiko utama terhadap suatu proyek atau program.
Gambar 1.9 Diagram ringkasan resiko
Tahap 4: Evaluasi Risiko
Sekarang dimungkinkan untuk memberikan nilai komparatif, seringkali dalam skala 1 hingga 10, terhadap probabilitas dan dampak dari setiap risiko dan dengan menyusun matriks risiko, urutan kepentingan atau prioritas dapat ditetapkan. Dengan mengalikan peringkat dampak dengan peringkat probabilitas, peringkat eksposur diperoleh. Ini adalah indikator yang mudah digunakan yang dapat digunakan untuk mengurangi daftar menjadi hanya selusin teratas yang memerlukan perhatian serius, tetapi tetap harus diperhatikan bahkan yang kecil, beberapa di antaranya mungkin tiba-tiba menjadi serius jika keadaan yang tidak terduga muncul.
Cara lain untuk mengukur dampak dan probabilitas adalah dengan memberi nomor pada peringkat. Dengan mengalikan angka yang sesuai di dalam kotak, peringkat paparan numerik (atau kuantitatif) diperoleh, yang memberikan ukuran keseriusan dan karenanya penting untuk penyelidikan lebih lanjut. Teknik lain seperti diagram sensitivitas, diagram pengaruh dan pohon keputusan semuanya telah dikembangkan dalam upaya untuk membuat analisis risiko lebih akurat atau lebih dapat diandalkan. Akan tetapi, harus diingat bahwa jawaban apa pun
hanya sebaik asumsi awal dan data masukan, dan manajer proyek harus memberikan pertimbangan serius mengenai efektivitas biaya metode ini untuk proyek khusus mereka.
Tahap 5: Manajemen Risiko
Setelah membuat daftar dan mengevaluasi risiko dan menetapkan tabel prioritas, tahap selanjutnya adalah memutuskan bagaimana mengelola risiko; dengan kata lain, apa yang harus dilakukan terhadap mereka dan siapa yang harus bertanggung jawab untuk mengelolanya. Untuk tujuan ini, disarankan untuk menunjuk pemilik risiko untuk setiap risiko yang harus dipantau dan dikendalikan. Seorang pemilik risiko mungkin, tentu saja, bertanggung jawab atas sejumlah, atau bahkan semua, risiko. Ada sejumlah pilihan yang tersedia bagi manajer proyek ketika dihadapkan dengan serangkaian risiko. Ini adalah:
• Penghindaran
• Pengurangan
• Berbagi
• Transfer
• Penghormatan
• Mitigasi
• Kontinjensi
• Asuransi
• Penerimaan
Pilihan ini mungkin paling mudah dijelaskan dengan contoh sederhana.
Pemantauan
Untuk menjaga pengendalian risiko, daftar risiko harus dibuat yang mencantumkan semua risiko dan metode pengelolaannya. Risiko harus terus dipantau dan daftar harus dinilai kembali pada periode yang telah ditentukan, dan jika perlu diubah untuk mencerminkan posisi terbaru. Jelas, seiring berjalannya proyek, risiko berkurang jumlahnya, sehingga jumlah kontingensi yang dialokasikan untuk menutupi risiko kegiatan yang telah diselesaikan dapat dialokasikan ke bagian anggaran lainnya. Ini harus dicatat dalam daftar di bawah judul penutupan risiko. Namun, terkadang muncul aturan baru yang harus diperhitungkan.
Ringkasan prosedur manajemen risiko adalah sebagai berikut:
1. Kesadaran risiko
2. Identifikasi risiko (daftar periksa, daftar cepat, brainstorming) 3. Identifikasi pemilik risiko
4. Penilaian kualitatif 5. Kuantifikasi probabilitas
6. Kuantifikasi dampak (keparahan) 7. Peringkat paparan
8. Mitigasi
9. Kontinjensi ketentuan 10. Daftar risiko
11. Penggunaan perangkat lunak (jika ada) 12. Pemantauan dan pelaporan
Risiko atau Peluang Positif
Meskipun sebagian besar risiko umumnya dianggap negatif atau tidak diinginkan, dan memang sebagian besar strategi mitigasi telah dirancang untuk mengurangi dampak atau kemungkinan risiko negatif, secara paradoks, ada juga yang namanya risiko positif atau risiko oportunistik. Ini pada dasarnya adalah risiko yang diambil oleh setiap pengusaha atau investor ketika dia berinvestasi di perusahaan baru. Kasus sederhana 'Tidak ada yang berani, tidak ada yang didapat'. Sebuah kasus juga dapat muncul di mana risiko negatif yang dirasakan menjadi risiko atau peluang positif. Misalnya, dalam upaya mengurangi risiko selip, produsen mobil dapat menemukan perangkat anti-selip yang dapat dipasarkan secara independen dengan keuntungan. Jika tidak ada risiko, tidak perlu ada penawarnya.
Otoritas lokal cenderung menggunakan istilah 'pengambilan risiko positif' ketika mengacu pada pendekatan proaktif dalam memberikan layanan dan fasilitas kepada bagian tertentu dari masyarakat (biasanya ditentang oleh penyandang disabilitas). Namun, selain mendiskusikan dan menyetujui risiko mereka dengan klien, proses ini sebenarnya merupakan program komprehensif untuk memastikan, memprioritaskan, dan mengurangi risiko yang dirasakan sebelum terjadi.