RUPS
5. Pelaksanaan Tugas Sekretaris Perusahaan Pada Tahun 2022
Sepanjang tahun 2022, Sekretaris Perusahaan telah melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan Pasal 5 POJK No. 35/POJK.04/2014 tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik, antara lain sebagai berikut:
a. Mengikuti perkembangan pasar modal khususnya peraturan perundang-undangan yang berlaku di bidang pasar modal.
No. Perihal Keterangan
1. Penyelenggaraan Aksi
Korporasi a. Mengelola penyelenggaraan RUPS Tahunan sebagaimana yang telah disampaikan dalam Bab RUPS pada Laporan Tahunan ini.
b. Mengelola penyelenggaraan penyertaan modal kepada perusahaan anak sebagaimana yang telah disampaikan pada situs web BCA:
https://www.bca.co.id/id/tentang-bca/hubungan-investor/berita- investor
2. Implementasi ketentuan pasar modal, bursa efek, dan ketentuan lainnya
a. Melaporkan POJK No. 11/POJK.04/2017 tentang laporan kepemilikan atau setiap perubahan kepemilikan saham perusahaan terbuka.
b. Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Aksi Keuangan Berkelanjutan (RAKB).
c. Menyelenggarakan Analyst Meeting.
d. Menyelenggarakan Public Expose Live.
e. Mengkoordinasikan pembagian dividen.
f. Menyelenggarakan pelaporan dan melakukan sosialisasi kepada unit kerja maupun perusahaan anak terkait dengan POJK No. 42/POJK.04/2020 tentang Transaksi Afiliasi dan Transaksi Benturan Kepentingan.
g. Menyelenggarakan Daftar Khusus Dewan Komisaris dan Direksi.
h Menyelenggarakan Black Out Period bagi Dewan Komisaris dan Direksi.
i. Laporan lainnya terkait ketentuan pasar modal dan bursa efek.
3. Mengikuti sosialisasi atau perkembangan ketentuan terbaru khususnya peraturan yang berlaku di bidang pasar modal
Sosialisasi/diskusi/edukasi yang diikuti tahun 2022 terkait dengan:
a. POJK No. 14/POJK.04/2022 tentang Penyampaian Laporan Keuangan Berkala Emiten atau Perusahaan Publik;
b. POJK No. 15/POJK.04/2022 tentang Pemecahan Saham dan Penggabungan Saham oleh Perusahaan Terbuka;
c. POJK No. 11/POJK.03/2022 tentang Penyelenggaraan Teknologi Informasi (TI) oleh Bank Umum;
d. Surat Keputusan (SK) Direksi PT Bursa Efek Indonesia (BEI) No. Kep- 00066/BEI/09-2022 perihal Perubahan Peraturan Nomor I-E tentang Kewajiban Penyampaian Informasi;
e. SK Direksi PT BEI No. I-A Kep-00101/BEI/12-2021 perihal Perubahan Peraturan Nomor I-A tentang Pencatatan Saham dan Efek Bersifat Ekuitas Selain Saham yang Diterbitkan oleh Perusahaan Tercatat;
f. Peraturan KSEI Nomor XI-B tentang Tata Cara Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham secara Elektronik yang Disertai dengan Pemberian Suara melalui Electronic General Meeting System KSEI (eASY.KSEI);
g. SK Direksi PT BEI No. II-S Kep-00030/BEI/05-2022 perihal Peraturan Nomor II-S tentang Perdagangan Efek Bersifat Ekuitas dalam Pemantauan Khusus;
h. Rancangan Perdagangan Efek Bersifat Ekuitas pada Papan New Economy.
b. Memberikan masukan kepada Direksi dan Dewan Komisaris BCA untuk mematuhi ketentuan peraturan perundangan-undangan di bidang pasar modal.
No. Perihal Keterangan
1. Masukan/opini a. Memberi masukan/mengkaji transaksi afiliasi BCA.
b. Memastikan pelaksanaan Rapat, orientasi dan pelatihan Anggota Dewan Komisaris dan Direksi.
c. Memberi masukan terhadap Rencana Aksi Keuangan Berkelanjutan dan Rencana Bisnis Bank.
d. Menindaklanjuti pemenuhan ASEAN Corporate Governance Scorecard.
e. Melakukan review dan berkoordinasi dengan unit kerja terkait dalam penyusunan beberapa kebijakan antara lain piagam Komite Dewan Komisaris, piagam Komite Direksi, kebijakan pengelolaan informasi website, dan kebijakan Penyesuaian Prosedur Penyampaian Laporan Data Penjaminan Simpanan Berbasis Nasabah.
2. Menyesuaikan implementasi tata kelola terkini antara lain Peraturan Bank Indonesia, Peraturan OJK dan ketentuan-ketentuan ACGS
a. Menyusun Manual Keterbukaan Informasi dan Pelaporan.
b. Melakukan penyusunan dan digitalisasi pernyataan Kode Etik.
c. Melakukan pengisian Pernyataan Tahunan (Annual Disclosure) dan Pakta Integritas.
d. Menyelenggarakan mapping tata kelola integrasi dalam konglomerasi keuangan BCA.
e. Melakukan forum group discussion dengan Perusahaan Anak 4 (empat) kali dalam setahun untuk membahas implementasi terkait tata kelola antara lain tentang transaksi afiliasi, mapping TKT, dan kelengkapan situs web perusahaan, equity investment.
f. Melakukan sosialisasi/edukasi terkait GCG melalui sarana komunikasi internal antara lain internal display cabang, TV plasma, portal internal, serta dalam pertemuan atau rapat dengan unit kerja.
c. Membantu Direksi dan Dewan Komisaris dalam Pelaksanaan Tata Kelola Perusahaan yang Baik meliputi:
No. Perihal Keterangan
1. Keterbukaan informasi kepada masyarakat, termasuk ketersediaan informasi pada Situs Web Emiten atau Perusahaan Publik
a. Melakukan review dan menyempurnakan situs web BCA bagian Tata Kelola, Hubungan Investor dan Keberlanjutan;
b. Menyediakan laporan keterbukaan informasi/berita investor baik kepada investor maupun masyarakat. Laporan tersebut dapat diakses pada situs web BCA: https://www.bca.co.id/id/tentang-bca/hubungan-investor/
berita-investor
c. Menyediakan laporan BCA pada situs web BCA di antaranya:
1) Laporan Tahunan
(https://www.bca.co.id/id/tentang-bca/hubungan-investor/laporan- presentasi/laporan-tahunan);
2) Laporan Keuangan Bulanan, Kuartal dan Tahunan
(https://www.bca.co.id/id/tentang-bca/hubungan-investor/laporan- presentasi/laporan-keuangan);
3) Laporan Tata Kelola Perusahaan
(https://www.bca.co.id/id/tentang-bca/tata-kelola/acgs/laporan- acgs);
4) Laporan Tata Kelola Terintegrasi
(https://www.bca.co.id/id/tentang-bca/tata-kelola/acgs/laporan- acgs);
5) Laporan Keberlanjutan dan/atau Tanggung Jawab Sosial Perusahaan (https://www.bca.co.id/id/tentang-bca/keberlanjutan/laporan-
keberlanjutan).
d. Mengungkapkan Rencana Aksi (Recovery Plan) yang dapat diakses pada situs web BCA:
(https://www.bca.co.id/id/tentang-bca/tata-kelola/acgs/kebijakan- gcg)
e. Melakukan siaran pers.
f. Menyediakan Laporan Transaksi Kepemilikan Saham Dewan Komisaris dan Direksi melalui situs web Bursa Efek Indonesia.
No. Perihal Keterangan 2. Penyampaian laporan
kepada OJK tepat waktu a. Melakukan Self-Assessment Pelaksanaan Tata Kelola Perusahaan Semester I dan Semester II tahun 2022.
b. Menyampaikan Laporan Keuangan Audited.
c. Menyampaikan Laporan atau korespondensi terkait penyelenggaraan tata kelola dan pemenuhan ketentuan pasar modal kepada OJK dan Bursa Efek Indonesia antara lain namun tidak terbatas pada laporan transaksi afiliasi, laporan bulanan registrasi pemegang efek, serta laporan kepemilikan saham Dewan Komisaris dan Direksi sebagaimana diuraikan dalam bagian Akses Informasi – Laporan Tahunan ini.
d. Menyampaikan Laporan Pelaksanaan Tata Kelola Perusahaan yang Baik per tahun.
e. Melakukan Self-Assessment Pelaksanaan Tata Kelola Terintegrasi Semester I dan Semester II tahun 2022.
f. Menyampaikan Laporan atau korespondensi terkait penyelenggaraan tata kelola terintegrasi kepada OJK dan Bursa Efek Indonesia diuraikan sebagaimana diuraikan dalam bagian Akses Informasi – Laporan Tahunan g. Menyampaikan Laporan Tahunan Pelaksanaan Tata Kelola Terintegrasi per ini.
tahun.
3. Penyelenggaraan dan dokumentasi Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
a. Menyelenggarakan RUPS Tahunan Tahun Buku 2021 pada tanggal 17 Maret 2022.
b. Mendokumentasikan data RUPS Tahunan BCA yang terdiri atas
pengumuman, pemanggilan dan hasil keputusan RUPS Tahunan dengan baik antara lain melalui:
1) Situs web BCA yang dapat diakses pada https://www.bca.co.id/id/
tentang-bca/tata-kelola/aksi-korporasi.
2) Data softcopy dan hardcopy dokumentasi dikelola oleh Biro Corporate Secretary & Integrated GCG - Grup Environment Sustainability Governance (ESG) untuk dilakukan pendataan.
4. Penyelenggaraan dan dokumentasi rapat Direksi dan/atau Dewan Komisaris
• Kehadiran Sekretaris Perusahaan pada rapat Direksi.
• Melakukan penyusunan notulen dalam rapat Direksi dan/atau rapat Dewan Komisaris.
• Memonitor tindak lanjut atas notulen rapat Direksi yang dilakukan oleh Biro Direksi.
• Dokumentasi rapat Direksi dan rapat Dewan Komisaris yang dikelola oleh Biro Direksi. Pada tiap triwulan, Biro Direksi mengirimkan data penyelenggaraan rapat Direksi dan/atau Dewan Komisaris kepada Unit Corporate Secretary & Integrated GCG - Grup ESG untuk dilakukan pendataan.
Jumlah rapat Direksi dan Dewan Komisaris tahun 2022 dapat dilihat pada bagian Rapat Direksi dan Dewan Komisaris di Laporan Tahunan ini.
5. Pelaksanaan program orientasi terhadap
perusahaan bagi Direksi dan/
atau Dewan Komisaris
Melaksanakan program orientasi terhadap Direksi dan/atau Dewan Komisaris baru. Laporan program orientasi dapat dilihat pada Bab Direksi dan Dewan Komisaris di Laporan Tahunan ini.
d. Sebagai penghubung antara BCA dengan pemegang saham BCA, OJK, dan pemangku kepentingan lainnya:
No. Perihal Keterangan
1. Penyelenggaraan Public
Expose Melaksanakan Public Expose Live yang diadakan tanggal 14 September 2022. BCA telah melaporkan hasil dari Public Expose Live kepada Bursa Efek Indonesia sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Penyelenggaraan Press Conference dan Analyst Meeting
Melaksanakan Press Conference dan Analyst Meeting pada:
a. Tanggal 27 Januari 2022 (posisi Triwulan IV - 2021).
b. Tanggal 21 April 2022 (posisi Triwulan I - 2022).
c. Tanggal 27 Juli 2022 (posisi Semester I -2022).
d. Tanggal 20 Oktober 2022 (posisi Triwulan III -2022).
No. Perihal Keterangan 3. Penyelenggaraan sarana
komunikasi dan penyediaan event internal
a. Menyediakan sarana atau media komunikasi internal misalnya melalui update kliping berita, majalah info BCA, TV plasma, internal display cabang dsb. Sarana komunikasi dan event internal lebih lengkap diuraikan pada bagian Akses Informasi dan Data Perusahaan – Laporan Tahunan ini.
b. Mengisi Portal internal BCA yaitu MyBCA bagian hotspot dengan link Artikel GCG terkait:
1. Penawaran Efek yang Bukan Penawaran Umum 2. Penyedia Sistem Penyelenggaraan E-RUPS
3. Perubahan Kebijakan Stimulus dan Relaksasi Ketentuan Terkait Emiten atau Perusahaan Publik Dalam Menjaga Kinerja dan Stabilitas Pasar Modal Akibat Penyebaran COVID-19
4. Komite-Komite di Dewan Komisaris 5. KAP dan AP
6. Papan Pencatatan di Bursa Efek Indonesia 7. Perdagangan Ekuitas dalam Pemantauan Khusus 8. Tata Kelola Teknologi Informasi Bank Umum 9. Pengaturan Saham Free Float Perusahaan Terbuka
10. Penyampaian Laporan Keuangan Berkala Emiten atau Perusahaan Publik
11. Stock Split Atau Reverse Stock Split oleh Perusahaan Terbuka 12. Sinergi Perbankan dengan Bank Syariah
4. Mengelola materi
komunikasi BCA a. Memperbaharui situs web BCA bagian Tata Kelola Perusahaan, Hubungan Investor dan Keberlanjutan.
b. Mengelola dan melakukan pengkinian informasi dalam situs web BCA sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
c. Mempersiapkan materi siaran pers terkait dengan kinerja dan perkembangan BCA. Laporan siaran pers 2022 diuraikan pada Bagian Akses Informasi dan Data Perusahaan – Laporan Tahunan ini.
d. Menyusun materi komunikasi korporasi BCA seperti publikasi Laporan Keuangan BCA melalui media massa, iklan hari besar, dan lain-lain.
e. Melakukan kegiatan roadshow, seminar, meeting dengan investor luar negeri.