P RINSIP DAN T IPS M ANAJEMEN BERBASIS B ERPIKIR S ISTEM

Ciri 5: Sebuah sistem selalu berada dalam kondisi multi-dimensi:

5.2 P RINSIP DAN T IPS M ANAJEMEN BERBASIS B ERPIKIR S ISTEM

Gambar 5-1 Singkatan De Batik untuk Membantu Mengingat Cara Bertanya Sistem

5.2 P

RINSIP DAN

T

IPS

M

ANAJEMEN BERBASIS

B

ERPIKIR

S

ISTEM

Pada bagian ini kita membahas beberapa prinsip dan tips yang bisa didapatkan dengan melakukan eksplorasi DeBatik. Sangat besar kemungkinan, beberapa prinsip dan tips sudah anda pegang selama ini tanpa anda menyadari bahwa itu adalah perwujudan dari berpikir sistem.

5.2.1 I

NVESTIGASI

T

UJUAN

:B

ERAGAM

,B

ERBEDA

,B

ERUBAH

a) Pentingnya Visi dan Tujuan Bersama

Dalam perjalanan saya berdiskusi dengan berbagai aktor di berbagai organisasi, maka diagnosa penting yang saya lakukan adalah apakah setiap aktor di satu organisasi mengerti dan memiliki kesamaan persepsi terhadap tujuan organisasi. Bukan saja mampu menyebutkan visi, misi dan tujuannya saja, namun apakah mereka menyadari apakah yang sedang dilakukan mendukung pencapaian tujuan organisasi.

Perubahan tujuan melalui perubahan visi dan misi, seringkali dianggap hanyalah memberikan nama baru terhadap apa yang sudah biasa dilaksanakan. Para aktor tidak di dorong secara eksplisit untuk melakukan penyejajaran antara tujuan bagiannya dengan tujuan organisasi setiap kali perubahan ini dilakukan. Seringkali mereka memandang bahwa perubahan bersifat sementara dan tidak akan mengubah apa yang sudah biasa mereka lakukan.

Untuk itu sangat penting untuk selalu melakukan identifikasi, fokus, perjelas komunikasikan dan memonitor tujuan dan pencapaian organisasi dalam semua tingkatan organisasi. Jangan terjebak pada asumsi bahwa karena anda pernah bekerja bersama, rekan satu kantor, atau “masak sih tidak tahu”, membuat anda tidak melakukan proses pendefinisian dan klarifikasi tujuan ini. Harus diakusi beban pekerjaan sehari-hari bisa membuat orang tenggelam dalam

55

dalam rutinitas seperti robot sehingga melupakan kenapa mereka melakukan pekerjaan tersebut.

Identifikasi berarti mengklarifikasikan makna dari tujuan organisasi dengan menjabarkannya kedalam tujuan yang lebih konkrit berupa pencapaian kinerja. Proses ini penting untuk mengurangi luasan ruang interpretasi yang berbeda terhadap arti dari tujuan organisasi. Fokus berarti memilih dari berbagai interpretasi tujuan kepada yang prioritas untuk dilakukan. Perjelas berarti mengkoneksikan secara gamblang hubungan antara tujuan pada tingkat organisasi operasional kepada pencapaian tujuan pada tingkat strategis diatasnya. Alat manajemen yang sering digunakan adalah berbentuk matriks dengan sumbu X adalah tujuan operasional dan sumbu Y adalah tujuan strategis, kemudian diberikan simbol yang menggambarkan kekuatan hubungan dukungannya.

Komunikasikan berarti memastikan bahwa setiap orang di organisasi tahu dan memahami arti tujuan dalam bagiannya dan konektivitasnya terhadap tujuan organisasi diatasnya. Dalam ilmu manajemen perubahan terhadap aturan 5-5-5 dalam melakukan komunikasi perubahan, yaitu sebuah informasi penting disampaikan dengan 5 cara berbeda melalui 5 medium komunikasi berbeda pada 5 kesempatan yang berbeda. Cara adalah bagaimana pesan komunikasi disusun, medium adalah media yang digunakan (bulletin, email, memo, video, audio dll), kesempatan berbeda (pidato, halal bi halal, pengajian, briefing mingguan, rapat, olahraga bersama, rekreasi bersama dll), dan cara (cerita, anekdot, humor, prosedur, peraturan).

Monitor berarti sebuah sistem penjabaran dan pelaporan pencapaian tujuan yang bisa diakses oleh orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan cara yang tepat pula. Kemajuan teknologi informasi juga bisa digunakan untuk melakukan hal ini. Dalam manajemen kita mengenal berbagai hal diatas sebagai manajemen kinerja, hoshin kanri atau manajemen berbasis tujuan (management by objectives - MBO)

Leadership: mobilization toward a common goal.(Gary Wills)

b) Tidak ada hal yang maksimal, yang ada adalah optimal

Sebuah cerita yang saya sering berikan pada mahasiswa tingkat sarjana adalah tentang salah satu tujuan hidup mereka yang berubah sepanjang waktu, yaitu mencari pasangan hidup. Ada tiga tingkat perubahan yang terjadi dalam mencari pasangan hidup sejak mereka masih sekolah menengah, kuliah dan bekerja yang dilambangkan dengan pertanyaan sederhana: Sekolah "Siapa Saya?", Kampus "Siapa Kamu?", dan ketika bekerja dan umur sudah terlalu cukup maka pertanyaannya menjadi "Siapa Aja Deh".

Salah satu makna cerita humor ini adalah tujuan bisa berubah seiring dengan perubahan. Perubahan membuat tujuan yang kita raih tidak mungkin ada yang ada maksimal, namun yang ada adalah optimal. Makna dari konsep optimal ini adalah

56

 Untuk selalu memastikan bahwa tujuan organisasi tetap relevan dengan perubahan yang terjadi.

 Sebuah sistem pasti memiliki kelembaman, yang berarti tidak akan berubah hingga ada input yang mendorong perubahan tersebut. Bangunlah kemampuan organisasi untuk responsif terhadap perubahan tujuan.

 Dalam sebuah sistem kompleks sering terjadi kondisi saling berkorban (trade off) sehingga yang “maksimal” sebenarnya adalah yang memiliki total korban terkecil.

Tidak ada yang kekal kecuali perubahan (Heraclitus)

5.2.2 C

ARI DAN

P

AHAMI

B

ATASAN

a) Milikilah Pandangan Helikopter (Helicopter Views)

Sebuah sistem terbuka hanya bisa dimengerti dengan baik dalam konteks yang dibangun oleh lingkungannya. Dalam dunia nyata, seringkali batas antara sistem dan lingkungannya adalah sebuah batas imajiner yang secara dinamis bisa kita perluas atau persempit. Dengan memperluas dan mempersempit batasan, maka variabel-variabel yang tadinya tidak kita perhitungkan dan kita anggap hanyalah variabel lingkungan, ternyata menjadi bagian penting internal dari sistem yang kita kelola. Tidak memasukkan variabel eksternal temuan baru akan mengurangi kualitas pemecahan masalah yang kita lakukan. Sehingga cara anda membatasi permasalahan, bisa menjadi sumber dari masalahnya

The way we see the problem is the problem (Stephen Covey)

Salah satu prinsip dalam manajemen kualitas adalah untuk tidak berfokus mencari kesalahan perseorangan, namun mencari mengapa sistem membiarkan orang tersebut melakukan kesalahan (do not blame the people, look at the system that control that people). Apakah orang tersebut tidak memiliki pelatihan yang cukup, deskripsi kerja yang jelas, acuan kinerja yang bisa mengurangi kesalahan tersebut, dan sebagainya. Prinsip ini melakukan bentuk pentingnya helicopter view.

b) Pandanglah Batasan sebagai Kesempatan

Dalam sistem terbuka, batasan tidak hanya memiliki makna batas, namun juga makna adanya interaksi antara sistem dan lingkungannya. Sebuah batasan bisa sebuah filter atau konektivitas yang terjadi antara sistem dengan lingkungannya.

Jika batasan dipandang sebagai sebuah filter, maka kita bisa mengetahui seberapa jauh organisasi sensitif terhadap perubahan yang terjadi secara eksternal. Informasi eksternal apa yang memiliki bobot lebih tinggi sehingga akan melewati filter, dan informasi apa yang tidak masuk sama sekali. Dari kedua jenis informasi ini kita bisa mendeduksi bagaimana organisasi menyusun filter informasi yang dilakukannya.Pada manajemen perubahan, sebuah organisasi bisa saja tidak merasa perlu untuk berubah ketika informasi penting yang bisa mengubah organisasi tersebut tidak sampai atau tidak dimengerti dampaknya.

57

Jika batasan dipandang sebagai sarana konektivitas maka bagaimana hubungan dan friksi yang terjadi antara sistem dan lingkungannya. Pada era 90-an terdapat dua negara Asia yang memiliki pertumbuhan yang mengesankan yaitu India dan China, yang berbasis kepada ekspor dan alih daya kerja (outsourcing). Kedua pertumbuhan ini akibat satu konektivitas penting yang terjadi, yaitu konektivitas internet dan konektivitas kemampuan bahasa Inggrisnya. India menjadi sumber outsourcing untuk layanan jasa yang membutuhkan kemampuan bahasa Inggris yang berlandaskan kepada pekerja yang memiliki biaya jauh lebih murah dari Amerika. Layanan jasa ini mencakup after sales, dukungan teknis, dan pemrograman komputer (karena hampir semua bahasa komputer berbasis bahasa Inggris). China juga memiliki hal yang sama ketika Hongkong dikembalikan oleh Inggris ke Pemerintah China, sehingga secara mendadak China memiliki konektivitas kuat dari sisi bahasa untuk menyalurkan kekuatan manufaktur berbiaya rendahnya ke dunia barat.

Beberapa prinsip manajemen juga menyebutkan pentingnya fokus kepada batasan sebagai konektivitas. Didalam manajemen kualitas, Deming memiliki 14 Prinsip Kualitas yang salah satunya menyebutkan pentingnya menghancurkan batasan antara departemen/divisi, sehingga tercipta saling kerjasama antar divisi. Didalam manajemen rantai suplai, pandangan integratif terhadap pemasok dan distributor sebagai sebuah satu kesatuan menjadi kunci efisiensi dalam memproduksi dan mengirimkan barang ke pelanggan. Didalam manajemen strategi, kita mengenal Porter’s Value Chain yang menjabarkan pentingnya mengalihkan fokus dari setiap fungsi organisasi tetapi kepada inter-fungsi yang saling berkolaborasi untuk menciptakan nilai tambah bagi pelanggan.

Dalam sisi individu, kesadaran batasan dapat memfokuskan usaha kita kepada hal-hal yang bisa anda kerjakan, dan untuk tidak berusaha membuang tenaga untuk mengubah apa yang berada diluar kemampuan ruang lingkup tanggung jawab anda. Namun diantara keduanya, sebenarnya ada konektivitas yang terjadi yang bisa anda pengaruhi. Misalnya, jika suatu masalah terjadi diluar dari divisi anda, namun berdampak kepada anda, maka anda bisa pelan-pelan dan hati-hati mendorong melalui rapat bersama untuk menyelesaikannya. Anda juga bisa mengusulkan kepada manajemen untuk membuat sebuah ukuran kinerja baru antar divisi, sehingga semua kepala divisi memiliki kontribusi terhadap ukuran kinerja dan mengatasi persamasalahannya.

God please grant me the serenity, to accept things that I cannot change, the courage to change things that I can; and the wisdom to know the difference (Reinhold Niebuhr)

c) Miliki sensitivitas terhadap Perubahan dengan memperhatikan batasan

Ada sebuah cerita anekdot terkenal tentang katak yang direbus dalam keadaan hidup-hidup. Si katak yang sebenarnya memiliki kemampuan untuk meloncat, jika direbus tidak secara drastis pada air yang langsung mendidih, tapi dimulai dari air dingin kemudian secara perlahan suhunya dinaikkan, tidak akan menyadari kenaikan suhu yang perlahan. Sehingga ketika akhirnya suhu cukup tinggi dan dirasa mengganggu si katak sudah terlalu lemah untuk meloncat (the parable of boiled frog). Anekdot ini banyak digunakan untuk menganalogikan

58

respons manusia untuk berubah terjadi bukan akibat perubahan yang perlahan, namun pada perubahan yang drastis. Padahal perubahan yang drastis biasanya sudah sangat terlambat karena respons yang dimiliki akan semakin terbatas.

Sensitivitas terhadap perubahan hanya dapat dibangun pada batasan interaksi antara sistem dan lingkungan. Ini adalah area penting yang harus diperhatikan dan dimonitor sebagai umpan balik pengembangan dan perubahan pada organisasi. Dalam manajemen kualitas dan manajemen pemasaran, konektivitas ini juga sangat ditekankan untuk selalu mengetahui apa yang diinginkan oleh pelanggan dan apakah berubah. Di jaman ketika kompetisi terjadi di setiap saat, akibat kemampuan untuk menjiplak inovasi produk menjad sangat cepat, maka sangat penting untuk mengetahui secara tepat perubahan keinginan pelanggan. Konsep seperti customer relationship management (CRM) juga dikembangkan untuk secara terus menerus mengamati kebiasaan pelanggan untuk menyesuaikan spesifikasi dan kualitas produk atau layanan yang diberikan kepada mereka.

If everything seems under control, you're not going fast enough Mario Andretti

5.2.3 P

AHAMI

H

UBUNGAN

K

AUSA YANG

M

ELINGKAR

a) Selalu ada Efek Samping, Siapkan Diri Anda

Semua permasalahan sistem kompleks pasti akan memiliki efek samping, jadi penting bagi kita untuk mengidentifikasi efek samping yang terjadi, kemudian mengurangi efek samping negatif dan meningkatkan efek samping positif. Namun dalam melakukan identifikasi ini, kita perlu berhati-hati dengan apa yang disebut sebagai jebakan linearitas. Jebakan linearitas adalah ketika efek samping dianggap selalu terjadi pada dimensi yang sama, apakah itu dimensi waktu, komponen, ruang atau lainnya.

Sebagai contoh dalam dimensi ruang lingkup adalah tawuran antar kelompok remaja yang diawali dari ejekan antara dua orang, atau antar kelompok ormas hanya akibat adanya anggotanya yang melucuti bendera yang dipasang di jalan. Kedua contoh ini menunjukkan bahwa dampak tidak selalu proporsional dengan penyebabnya. Kita sering berasumsi bahwa dampak selalu proporsional dengan penyebabnya, sehingga kita sering melupakan bahwa tidak harus melakukan sesuatu yang besar untuk mendapatkan dampak yang besar.

Contoh lain untu dimensi ruang adalah banjir di Jakarta, penyebab utamanya bersumber bukan pada ruang yang sama dengan Jakarta, karena banjir disebabkan pada volume air yang melebihi kapasitas 13 sungai besar yang melewati Jakarta menuju pantai yang berasal dari hujan deras di daerah selatan Jakarta (Bogor dan sekitarnya). Sehingga uniknya banjir Jakarta adalah adanya jeda waktu dari hujan deras di kawasan bedungan Katulampa di Bogor untuk menjadi banjir di kawasan kampung melayu Jakarta, jadi ada semacam dimensi waktu disini.

59

Banjir Jakarta, sebagai permasalahan kompleks, juga memiliki dimensi multi komponen. Banjir besar akan terjadi ketika beberapa komponen terjalin pada waktu yang bersamaan yaitu:

 bulan purnama yang akan menaikkan pasang laut sehingga air dari sungai akan lebih rendah dari pantai dan tidak bisa mengalir secara alami

 hujan deras dengan intensitas curah hujan dan periode waktu yang cukup lama di kawasan selatan Jakarta

 hujan deras di kawasan Jakarta sendiri sehingga kapasitas sungai telah menjadi maksimum

Tentunya dengan mempertimbangkan kondisi sistem sungai Jakarta yang memang parah, yaitu: sampah di sungai, pendangkalan sungai akibat pengendapan pasir sebagai sebuah proses alami, dan penyempitan badan sungai akibat pengurukan oleh masyarakat yang tinggal di bantaran sungai, maka wajar bahwa jangan salahkan hujan ketika banjir di Jakarta terjadi.

“I can't change the past, but that doesn't mean I can't learn from it. I can't know the future, but that doesn't mean I can't be ready for it.” Kenneth de Guzman

b) Selalu Mencari Akar Permasalahan sebelum Memecahkan masalah

Pemahaman berikutnya yang bisa diambil dalam berpikir sistem adalah pentingnya untuk mencari akar permasalahan sebelum kita terjun memecahkan masalah, terutama untuk permasalahan yang kompleks. Ini untuk memastikan bahwa solusi permasalahan yang dilakukan tidak bersifat quick fix yang hanya mengurangi gejala saja namun tidak menyentuh penyebab utama dari gejala tersebut.

Mirip dengan obat demam yang kita minum ketika sakit dan memiliki gejala demam. Fungsi obat adalah mengurangi demam suhu tubuh, sehingga tubuh tidak mengalami kerusakan permanen. Demam merupakan reaksi tubuh terhadap berbagai penyebab sakit, sehingga sambil menjaga suhu tubuh tersebut, dokter akan melakukan berbagai tes untuk mencari penyebabnya. Ini karena penyebab demam bisa sekedar influenza, namun bisa pula tipus, demam berdarah dan lain sebagainya. Setiap penyebab ini memiliki obat yang berbeda-beda.

Hal ini juga sama dengan pemecahan masalah sistem, apa yang kita temukan pertama kali pasti masih merupakan gejala, bukan permasalahannya. Gejala ini kita lihat merupakan akibat permasalahan. Permasalahan ini pasti memiliki akar sebagi sumber dari permasalahan. Sumber inilah yang harus kita pecahkan, bukan pada tingkatan gejala.

If I had an hour to solve a problem I'd spend 55 minutes thinking about the problem and 5 minutes thinking about solutions.

60

5.2.4 L

ENGKAPI

C

IRI

H

OLISTIKNYA

a) Mulai dari Akhir

Seringkali dalam sebuah diskusi yang saya lakukan, diskusi berjalan melebar atau berliku-liku sedemikian rupa sehingga peserta diskusi seolah-olah lebih asik untuk berdebat dan melupakan untuk apa perdebatan dilakukan. Salah satu hal terpenting yang harus dilakukan pimpinan rapat pada kondisi ini adalah mengingatkan kembali kepada peserta rapat tentang hasil apa yang harus dikeluarkan oleh rapat tersebut. Namun jika anda mendapatkan sebuah undangan rapat yang judulnya adalah kata kerja seperti “pembahasan”, “diskusi” dll, bukan kata benda seperti “usulan rekomendasi”, “usulan perbaikan” dll, maka dari awal rapat memang didesain untuk tidak memiliki hasil. Sekilas jadinya mirip arisan, ngobrol sana-sini tanpa hasil, kecuali bagi yang mendapatkan arisannya.

Mulai dari akhir memiliki makna bahwa kita harus memiliki bayangan apa yang ingin kita dapatkan dari proses yang kita lakukan. Hasil akhir ini dijabarkan, kemudian tarik ke depan apa saja yang harus dihasilkan. Sebagai sebuah hasil akhir maka kelengkapan dari hasil akhir ini seolah-olah ada ciri-ciri utuh dari sebuah sistem yang ideal.

Begin with the end in mind. Stephen Covey’s 7 Habits

b) Sinergi: menggunakan komponen-komponen sistem yang terbaik belum tentu menghasilkan sistem yang terbaik

Dalam dunia olahraga, kita sering membaca berita tentang bursa transfer pemain yang dipandang jagoan dalam nilai uang yang luar biasa dan terkadang agak tidak masuk akal. Para club olahraga profesional, apakah basket atau sepak bola, berlomba-lomba untuk menarik talenta-talenta potensial maupun yang telah terbukti untuk bergabung bersama klub mereka. Seolah-olah sebuah pertandingan sepakbola yang setiap timnya terdiri dari 11 orang itu, hanya sebenarnya pertandingan antara 2 bintang top saja, sedangkan yang lainnya adalah tim penyorak. Terlepas bahwa karisma individu bisa menular dalam sebuah tim, namun kita juga pasti sadar tidak mungkin sebuah tim olahraga menang hanya jika 1 orang bintang top bermain sendirian.

Sebuah tim yang baik, sama dengan sebuah sistem yang baik, merupakan hasil interaksi dari komponennya. Jadi belum tentu jika kita menggunakan semua komponen yang terbaik akan pasti menghasilkan tim yang terbaik. Sering kali kita harus mengorbankan kualitas komponen dengan kemampuan kompabilitas antar komponen.

Hal ini yang disebut sebagai sinergi. Sinergi memiliki makna bahwa dibutuhkan pengorbanan komponen untuk mendapatkan hasil terbaik secara utuh. Ini termasuk membiarkan komponen tertentu mengalah sehingga komponen lainnya bisa bekerja dengan lebih baik, dan pada akhirnya sistem juga bekerja lebih baik. Jika kembali ke olahraga, sebuah tim All Star jarang sekali bisa menang dengan tim profesional setara pada kondisi kompetitif (bukan pada kondisi

61

penggalangan dana sosial). Ini karena jika memang mereka adalah all star, maka ego pemain akan sedemikian besarnya sehingga besar kemungkinan bolanya tidak akan dioper kemana-mana karena semua ingin mencetak gol.

Padahal dalam sebuah sistem, setiap komponen atau sub-sistem tidak boleh memaksimalkan kondisinya sendiri namun berkorban dan bekerja sama untuk mendapatkan kinerja utuh dari sistem yang lebih baik.

Coming together is a beginning. Keeping together is progress. Working together is success. (Henry Ford )

5.2.5 M

EMANDANG

M

ULTI

D

IMENSI SECARA

D

INAMIS

K

ONTEKSTUAL

a) Pentingnya memahami apapun dalam konteksnya

Jika saya sedang mengajar di depan kelas, dan anda adalah peserta di kelas, kemudian saya memegang sebuah pisau besar di tangan kanan saya sambil mengacungkan ke arah anda, maka respons anda seperti apa? Apakah anda segera memanggil polisi karena merasa terancam oleh pisau saya? Atau anda hanyatertawa-tawa saja melihat aksi saya tadi?

Tentu jawabannya tergantung apakah ini kelas memasak dengan demo memasak langsung di depan atau hanyalah sebuah kelas pengantar etika profesional. Ini yang dimaksud dengan konteks. Dalam sebuah permasalahan kompleks sangat penting untuk menyadari bahwa sistem selalu dalam kondisi multi dimensi. Selalu asumsikan bahwa tidak ada sebuah ciri universal yang konstan dari sebuah sistem, sehingga komunikasi dan interaksi untuk mengeksplorasi konteks dimana sistem sedang bermasalah menjadi penting.

If you change the way you look at things, the things you look-at … change. Wayne Dyer

b) Menghadapi Kompleksitas adalah sebuah proses yang iteratif

Pemahaman terhadap mental model yang telah dijabarkan sebelumnya, mengingatkan kita bahwa apa yang kita ketahui dari sebuah permasalahan nyata adalah sangat terbatas. Batasan ini hanya bisa diperluas melalui sebuah proses berulang dan iteratif, tidak melalui sebuah proses linear yang teratur dari sebuah langkah ke langkah yang lain.

Proses iteratif yaitu ketika sebuah pemahaman dari sebuah langkah, membuat kita harus kembali ke satu atau beberapa langkah sebelumnya dan memulai kembali proses analisa dengan pemahaman tambahan ini. Hal ini berbeda dengan proses siklus, pada proses siklus kita harus menyelesaikan satu siklus untuk kemudian masuk ke siklus selanjutnya. Dalam satu siklus tersebut tidak diperkenankan untuk kembali ke langkah-langkah sebelumnya.

Sebuah proses yang iteratif berarti sebuah proses yang berubah-ubah, dan perubahan biasanya membuat kita menjadi tidak nyaman. Ketidaknyamanan ini membuat kita sering menyerah

62

ketika menganalisa sebuah sistem, karena seolah-olah tidak ada habisnya. Variabel baru bertambah, interaksi baru ditemukan, dan perilaku yang berubah adalah hal-hal yang akan kita hadapi ketika kita melakukan proses yang iteratif. Jadi kapan kita harus berhenti? berarti tidak akan ada habisnya? Proses iteratif juga bermakna anda dapat berhenti kapan saja untuk tidak kembali ke langkah sebelumnya dan meneruskan hingga langkah terakhir, ketika anda merasa sudah mendapatkan pemahaman yang cukup untuk memformulasi pemecahan masalah yang lebih baik dari sebelumnya. Sebuah ukuran yang subyektif mungkin, namun tujuan kita dalam berpikir sistem adalah meningkatkan pemahaman sistemik terhadap permasalahan kompleks, dan selama tujuan subyektif ini tercapai maka proses bisa dihentikan.

“It's hard to beat a person who never gives up.” Babe Ruth