Dengan cepatnya perubahan, siklus hidup organisasi dan unit usaha semakin pendek. Banyak organisasi menciptakan pengembangan strategi yang berkesinambungan dibandingkan dengan proses dua sampai lima tahun yang diterapkan beberapa tahun yang lalu. Penyesuaian strategi yang berkesinambungan, kita dapat membuat beberapa ramalan.
• Sedikit organisasi yang akan bertahan hidup di masa depan, bila mereka tidak mengembangkan kapasitas untuk menerapkan perubahan strategis dengan cepat tanpa menimbulkan ketegangan dan ketimpangan
• Organisasi akan terus memodifikasi atau secara total melakukan re-desain struktur mereka sebagai salah satu cara untuk mencapai perubahan-perubahan ke arah ini
• Struktur yang dianut mengacu pada struktur saat ini, dengan beberapa inovasi dan terobosan baru
• Kepuasan mereka terhadap struktur-struktur yang baru akan terus berlanjut, bukan karena sturktur itu sendiri, melainkan karena seberapa lengkap mereka mendesain dan seberapa penuh mereka terapkan desian baru ini dan mekanisme-mekanisme yang menunjang mereka
The four Cs of Organization Design must be analyzed before any successful execution organizational design:
● Customer definition (C1)
● Critical performance variable= critical successful factors= Key Performance Indicators(C2)
● Creative tension(C3)
● Commitment to others (C4)
Unsur struktur
Struktur mengikuti strategi. Ada 4 Keputusan manajer dalam membentuk struktur :
1. Uraian pekerjaan (Job description)
2. Pendelegasian Wewenang (Subsidiary, authority) 3. Departementasi (pengelompokan fungsi yang relatif
sama)
4. Rentang kendali
Desain organisasi adalah proses keputusan dan tindakan manajer yang menghasilkan struktur organisasi yang khas. Keputusan pertama dipusatkan kepada pekerjaan individu dan keputusan kedua berfokus pada departemen atau kelompok pekerjaan. Keputusan ketiga menentukan departementasi dan keputusan wewenang dan rentang kendali
1. Manajer membagi pekerjaan yang menyeluruh menjadi aktivitas, prosedur dan tugas dan tanggung jawab khusus yang lebih kecil dan saling berhubungan. Makin rinci tugas makin spesialis pekerjaan tersebut. Keputuasn ini dikenal dengan pembagian pekerjaan (Job description)
2. Manajer membagi-bagikan wewenang kepada pekerjaan. Yang dimaksud dengan wewenang ialah hak untuk mengambil keputusan tanpa minta persetujuan manajer tingkat atas dan hak untuk menuntut kataatan orang-orang yang menjadi bawahannya untuk melakukan perintah sesuai dengan kewenangan yang dimiliki.
3. Manajer menentukan dasar pengelompokan pekerjaan individu. Pekerjaan individu yang relatif sejenis (homogeneous) atau beragam jenis dikelompokan dalam satu departemen (departementasi)
Ada beberapa dasar pengelompokan :
• Fungsional: organ, fungsi pekerjaan (pemasaran, produksi)
• Pelanggan: demografi (segmen umur, gender), epidemiologi, geografi, respon terhadap produk layanan yang telah ada
• Teritorial : divisional
• Produk atau jasa: Staf Medis Fungsional
• Kombinasi
4. Menentukan besar ukuran yang pantas bagi besar kelompok yang bertanggung jawab kepada atasannya masing masing. Keputusan ini dikenal sebagai keputusan rentang kendali
MODEL ORGANISASI
Ke empat keputusan yaitu pembagian pekerjaan, wewenang, departementasi dan rentang kendali, menghasilkan struktur organisasi. Ada tiga dimensi untuk melukiskan atau menilai struktur organisasi, yaitu Formalisasi, sentralisasi dan kompleksitas
1. Formalisasi : sejauh mana sebuah organisasi berpegang pada peraturan dan prosedur tertulis untuk menentukan terlebih dahulu tindakan para karyawan. Variabel yang diukur : prosedur standar operasi, arahan khusus, kebijakan yang eksplisit 2. Sentralisasi : dimensi struktur yang menggambarkan
apakah pimpinan teras mendelegasikan wewenang atau tidak. Ahli riset dan praktisi memandang sentralisasi sebagai (1) pengambilan keputusan dan (2) pengendalian sentralisasi untuk keputusan strategik dan delegasi untuk keputusan rutin
3. Kompleksitas : menguraikan berapa banyak (jumah) jenis pekerjaan yang berbeda dan tingkat wewenang /jabatan/unit yang berbeda, yang ada dalam organisasi. Kompleksitas merupakan akibat langsung dari pembagian pekerjaan dan pembentukan departemen/unit.
Dimensi vs Keputusan Organisasi
Formalitas tinggi : Akibat dari : 1. Spesialisasi tinggi
2. Pendelegasian wewenang besar
3. Departemen fungsional 4. Rentang kendali luas Sentralisasi tinggi : Akibat dari : 1. Spesialisasi tinggi
2. Sentralisasi wewenang 3. Departemen fungsional 4. Rentang kendali luas Kompleksitas tinggi: Akibat dari : 1. Spesialisasi tinggi
2. Pendelegasian wewenang 3. Departemen teritorial,
pelanggan, produk 4. Rentang kendali sempit
Jenis Model Organisasi
Model Mekanistik: menekankan pentingnya mencapai produksi dan efisiensi tingkat tinggi. Desain organisasi ini menerapkan peraturan dan prosedur yang ekstensif, wewenang yang sentralisasi dan spesialisasi tinggi
Dasar :
1. Prinsip spesialisasi
2. Prinsip kesatuan arah. Semua pekerjaan harus dikelompokan berdasarkan keahlian
3. Prinsip wewenang dan tanggung jawab dan itu perlu sentralisasi
4. Prinsip Rantai skalar
Model Organik : Menekankan pentingnya keadaptasian dan perkembangan tingkat . Desain organisasi ini kurang mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang sentralisir atau spesialisasi tinggi
Model Kontingensi : Menekankan pentingnya mendesain organisasi untuk memenuhi tuntutan lingkungan.
Model in merupakan restrukturisasi organisasi dengan mengantifikasi tuntutan perubahan, baik yang berasal dari eksternal maupun intrenal
Model Matrik
Model ini cocok untuk IGD atau ICU di mana para ahli berasal dari departemen (SMF) dalam melaksanakan fungsi tertentu (IGD dan ICU). Para ahli dalam pengembangan kelimuan dan administrasi masih bertanggung jawab pada SMF
RENTANG KENDALI
Terkait seberapa banyak orang yang dapat diawasi oleh seorang manajer. Rentang kendali berkisar antara 5-10 orang, didasarkan pada (1) volume hubungan antar –pribadi yang dapat dikendalikan oleh seorang manajer, (2) tingkat spesialisasi (kebutuhan penyelia) dan (3) kemampuan berkomunikasi. Hubungan ini tidak hanya dengan bawahan, tetapi juga dengan orang lain (staf, tugas lain)
R = N ( 2N
2 + N-1) R = jumlah hubungan
N = jumlah bawahan
Desain pekerjaan meliputi keputusan cakupan, kedalaman dan hubungan pekerjaan.
1. Cakupan pekerjaan bervariasi dari mulai sedikit sampai berbagai pekerjaan atau tugas yang berbeda.
Pekerjaan dengan tugas yang lebih sedikit, lebih khusus dari pekerjaan dengan banyak tugas
2. Kedalaman pekerjaan bervariasi dari sedikit sampai banyak kebijakan dalam hal pemilihan aktivitas dan hasil. Pekerjaan yang relatif dangkal adalah ciri khas pekerjaan yang relatif di-spesialisasikan .. spesialisasi 3. Hubungan kerja terkait dengan departementalisasi
dan rentang kendali. Cakupan rendah, kedalaman tinggi …….staf pengajar, ahli anaestesi. Cakupan tinggi dan kedalaman rendah ……dokter umum.
ASPEK ORGANISASI (STRATA STRUKTUR) Tujuan struktur
Mempengaruhi perilaku individu dan kelompok sehingga dapat mencapai prestasi yang efektif melalui proses organisasi (komunikasi, pengambilan keputusan, penilaian kinerja, pengem bangan karier dan kompensasi)
Fungsi Struktur
• Struktur merupakan sebuah alasan penting dari perilaku individu dan kelompok di pelajari
• Struktur terdiri dari hubungan pekerjaan dan kelompok pekerjaan yang relatif tetap dan stabil di kelompokan
• Hubungan tersebut akan mempengaruhi dan mengendalikan perilaku kelompok dalam organisasi
• Hubungan dalam struktur mengacu pada hubungan keakrapan, keselaranasn dan keabsahan
Prinsip Struktur
• Departementasi
• Rentang Kendali atau hirarki
• Wewenang dan tanggumg jawab
Efeketivitas Komponen Organisasi
Dibedakan menjadi efketiftas Idividu, Kelompok dan Organisasi.
Ke efketivitas Organisasi juga dipengaruhi oleh: 1. Factor lingkungan, 2. Fungsi manajemen, 3.
karaketerisitikorganisasi
Prinsip: Elemen atau komponen yang membangun organisasi
1. departemen
2. Akuisisi sumber daya manusia dan non-manusia 3. Spesialisasi dan pembagian kerja
4. Koordinasi
5. Wewenang dan tanggung jawab 6. Sentralisasi dan desentralisasi
7. Kesatuan komando 8. Lini dan staf
ORGANISASI RUMAH SAKIT 1. Kepegawaian (Staffing)
Ini adalah proses “mempersonalisasi” organisasi, dengan mempekerjakan jenis yang tepat dan jumlah pekerja yang memadai untuk setiap unit untuk waktu yang dibutuhkan untuk program, melalui langkah- langkah berikut:
• Mengidentifikasi jenis dan jumlah personel
• Pengerakan
• Seleksi dan janji
• Orientasi
• Analisis pekerjaan
• Uraian Tugas
• Spesifikasi pekerjaan 2. Administrasi Keuangan
Administrasi keuangan terdiri dari serangkaian kegiatan dimana dana disediakan untuk orang-orang tertentu dalam organisasi di bawah prosedur yang akan memastikan penggunaan yang efisien. Kegiatan utama adalah:1) Penganggaran. 2) Akuntansi.3) Audit.
4) Pembelian a. Penganggaran
Ini adalah alokasi sumber daya keuangan untuk mendukung program atau proyek untuk jangka waktu khusus. Anggaran didefinisikan sebagai
“perkiraan pengeluaran dan penerimaan yang seimbang untuk periode waktu tertentu”.
b. Akuntansi:
“Ini merekam perakitan dan ringkasan efek keuangan dari tindakan eksekutif. hubungan yang harmonis antara anggaran dan akun penting untuk perbandingan saat ini, antara tujuan yang ditetapkan dan dicapai.”
c. Audit
“Ini adalah penyelidikan dan laporan tentang kesetiaan dan legalitas semua transaksi keuangan”.
d. Pembelian
“Ini adalah perolehan properti dan bahan-bahan yang dibutuhkan dalam administrasi”.
e. Pengawasan mengacu pada hubungan sehari- hari antara seorang eksekutif dan bawahan langsungnya; Pengawasan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan Kerja dan Pekerjaan
3. Motivasi
Didefinisikan sebagai: “perilaku yang diinduksi secara eksternal yang terjadi untuk menghasilkan atau mempertahankan pemenuhan kebutuhan”.
Kondisi berikut adalah hal2 yang dipertimbangkan jika membangun motivasi tingkat tinggi:Pencapaian, Pengakuan, Kemajuan, Kondisi kerja, Tanggung jawab, Kebijakan organisasi, Pengawasan teknis, Hubungan interpersonal, Gaji dan Tunjangan, Keamanan kerja