BAB 3 METODOLOGI
3.3 Tahapan
Tahapan pembuatan rencana induk TIK terdiri dari tahapan-tahapan seperti Gambar 3.2 berikut ini:
Gambar 3.2 Tahapan Alur Penelitian
Gambar 3.2 Tahapan Alur Penelitian (lanjutan)
Berdasarkan gambar di atas dapat dijelaskan masing-masing tahapan dalam alur penelitian perencanaan strategis SI di Badan Narkotika Nasional:
3.3.1 Pengumpulan Data Awal
Data yang dikumpulkan yaitu dokumen Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2018 tentang Pedoman Evaluasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, Rencana Strategi Badan Narkotika Nasional Tahun 2020-2024, Grand Design TIK Tahun 2016-2020, Peraturan Badan Narkotika Nasional Nomor 5 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional dan Peraturan Badan Narkotika Nasional Nomor 2 Tahun 2018 tentang Pedoman Penyelenggaraan Teknologi Informasi dan Komunikasi. Studi dokumen merupakan sebuah cara yang digunakan untuk mengumpulkan data-data awal yang dibutuhkan dari dokumen-dokumen yang sudah disebutkan untuk mengetahui kondisi organisasi dan kondisi SI saat ini. Selain itu dilakukan observasi dan wawancara untuk mengetahui kondisi saat ini dan harapan organisasi.
3.3.2 Identifikasi Masalah
Pada tahapan identifikasi masalah terdapat masukan berupa kondisi organisasi SI yang ada saat ini. Perumusan masalah dilakukan untuk mendefinisikan masalah yang terjadi pada organisasi berdasarkan analisa terhadap kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan. Kemudian dengan mencari akar permasalahan menggunakan fishbone diagram dan menentukan akar permasalahan yang akan diselesaikan. Tahapan ini menghasilkan akar masalah dan teori yang berhubungan.
3.3.3 Tinjauan Pustaka
Studi ini mencakup studi literatur dan teori-teori apa saja yang sesuai dengan permasalahan yang ditemukan pada tahapan identifikasi masalah. Literatur yang digunakan pada penelitian ini adalah buku The Strategic Management of Information System Building A Digital Strategy. Pada tahap ini pencarian penelitian sebelumnya yang berada pada kurun waktu lima tahun terakhir. Dilakukan pemetaan dalam tabel 3C+2S (Compare, Contrast, Criticize, Synthesize, Summarize) dalam melakukan perbandingan penelitian sebelumnya. Tinjauan pustaka ini menghasilkan theoritical framework (kerangka teoritis) yang menjadi dasar dalam melakukan penelitian.
3.3.4 Menentukan Metodologi
Sebagai input pada tahap ini adalah theoritical framework (kerangka teoritis), dengan dilakukan studi literatur sehingga didapatkan metodologi.
3.3.5 Menyusun Instrumen
Menyusun instrumen dalam pengambilan data berdasarkan metodologi, theoritical framework (kerangka teoritis) yang mengacu pada Ward & Peppard 2016, COBIT 2019 dan SPBE. Tahapan ini menghasilkan data pertanyaan wawancara dan observasi.
Sehingga instrumen dibagi dalam 2 aspek, yaitu aspek bisnis dan aspek TIK.
3.3.6 Pengambilan Data
Tahapan ini dilakukan menggunakan masukkan berupa instrumen. Metode yang dilakukan pada tahapan ini adalah FGD dan pengambilan data dengan cara asesmen kepada responden antara lain level pimpinan (eselon II dan eselon III) dan beberapa jabatan fungsional di satuan kerja dengan memberikan kuesioner dalam bentuk pertanyaan terbuka. Sebagai output tahap ini adalah data hasil FGD dan data hasil asesmen atas kondisi bisnis dan TIK di masing-masing satuan kerja dan hasil observasi.
3.3.7 Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis
Tahapan ini dilakukan dengan melihat proses bisnis yang terjadi pada eksternal organisasi. Analisis kondisi eksternal bisnis dilakukan dengan menggunakan analisis PESTEL dengan menganalisis faktor-faktor politik, ekonomi, sosial dan teknologi yang dapat mempengaruhi bisnis organisasi. Tahapan ini akan menghasilkan isu strategis eksternal bisnis.
3.3.8 Analisis Lingkungan Internal Bisnis
Tahapan ini dilakukan dengan melihat proses bisnis pada internal organisasi. Analisis MMC, BSC, Value Chain dan CSF digunakan untuk menganalisis kondisi internal bisnis organisasi. Tahapan ini akan menghasilkan isu-isu strategis internal bisnis.
3.3.9 Analisis Kondisi Eksternal SI/TI
Tahapan ini merupakan proses analisis terhadap kondisi eksternal SI dengan analisis tren teknologi dan analisis benchmarking. Tahapan ini menggunakan komparasi tren teknologi menurut Gartner dan studi dokumen World Drug Report (WDR) serta UNODC
Annual Report dengan penerapannya di Badan Narkotika Nasional. Sebagai output dari tahap ini adalah isu-isu strategis eksternal SI/TI.
3.3.10 Analisis Kondisi Internal SI/TI
Proses analisis kondisi internal SI/TI dilakukan berdasarkan masukan data pada tahap sebelumnya yaitu data SI/TI dan data tata kelola TI yang ada saat ini di Badan Narkotika Nasional. Pada tahapan ini digunakan metode analisis McFarlan Grid, analisis arsitektur infrastruktur, dan pengukuran COBIT 2019. Tahapan ini akan menggambarkan kondisi SI/TI yang saat ini sedang berjalan di Badan Narkotika Nasional yang berupa portofolio SI saat ini, portofolio TI saat ini, dan capability dan maturity COBIT 2019.
3.3.11 Analisis keselarasan bisnis dengan SI/TI
Tahapan ini dilakukan berdasarkan input dari isu-isu strategis dari kondisi eksternal bisnis, kondisi internal bisnis dan kondisi eksternal SI/TI, kemudian dilakukan analisis keselarasan antara bisnis dengan SI/TI dan untuk menjawab isu-isu strategis. Sebagai output tahapan ini akan menghasilkan kebutuhan SI/TI strategis, potensial, operasional dan pendukung dan kebutuhan manajemen SI/TI.
3.3.12 Penyusunan Strategi Bisnis SI
Penyusunan perencanaan strategi bisnis SI dilakukan dengan data masukan berupa kebutuhan SI strategis, potensial, operasional dan pendukung. Tahapan ini dilakukan dengan Mc Farlan Strategic Grid. Hasil dari tahapan ini adalah portofolio SI masa depan.
3.3.13 Penyusunan Strategi TI
Penyusunan perencanaan strategi TI dilakukan dengan data masukan berupa kebutuhan TI strategis, potensial, operasional dan pendukung. Tahapan ini dilakukan dengan kajian studi literatur dan studi dokumen. Hasil dari tahapan ini adalah portofolio TI masa depan.
3.3.14 Penyusunan Strategi Manajemen SI/TI
Penyusunan perencanaan strategi manajemen SI/TI dilakukan dengan data masukan berupa kebutuhan manajemen SI/TI. Tahapan ini dilakukan dengan studi literatur, studi dokumen, dan hasil pengukuran COBIT 2019. Hasil dari tahapan ini adalah portofolio manajemen SI/TI masa depan.
3.3.15 Penyusunan Roadmap SI
Tahapan ini merupakan tahap dengan input berupa portofolio SI masa depan dan portofolio aplikasi saat ini, dengan metode analisis gap SI sehingga didapatkan roadmap SI sampai dengan tahun 2025.
3.3.16 Penyusunan Roadmap TI
Tahapan ini merupakan tahap dengan input berupa portofolio TI masa depan dan portofolio TI saat ini, dengan metode analisis gap SI sehingga didapatkan roadmap TI sampai dengan tahun 2025.
3.3.17 Penyusunan Roadmap Manajemen SI/TI
Tahapan ini merupakan tahap dengan input berupa portofolio manajemen SI/TI masa depan dan portofolio manajemen SI/TI saat ini, dengan metode analisis gap manajemen SI/TI sehingga didapatkan roadmap manajemen SI/TI sampai dengan tahun 2025.
3.3.18 Validasi Perancangan Rencana Induk TIK
Pada tahapan ini dilakukan presentasi dengan memaparkan hasil dari roadmap SI, roadmap TI, dan roadmap manajemen SI/TI sebagai perancangan rencana induk TIK.
3.3.19 Kesimpulan dan Saran
Tahapan ini merupakan tahapan akhir dan dilakukan dengan melakukan penalaran deduktif terhadap perancangan rencana induk TIK yang menghasilkan kesimpulan dan saran untuk perencanaan strategis sistem informasi/teknologi informasi pada Badan Narkotika Nasional.
3.4 Metode Pengumpulan Data