MAKALAH
PENGERTIAN DOKUMENTASI BAHASA Tugas Mata Kuliah Dokumentasi Bahasa
DOSEN PENGAMPU:
Ibu Siti Fitriah, S.S., M.A.
DISUSUN OLEH:
Yessa Yuliana (A1J221019)
PROGRAM STUDI SASTRA INDONESIA FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS JAMBI
KATA PENGANTAR
Puji syukur khadirat ALLAH SWT, atas berkat rahmat dan hidayah-Nya. Sehingga saya dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Pengertian Dokumentasi Bahasa”. Sebagai mata kuliah Dokumentasi Bahasa.
Menyadari banyaknya kekurangan dalam penyusunan dalam makalah ini karena itu, kami sangat mengharapkan kritikan dan saran dari para pembaca untuk melengkapi segala kekurangan dan kesalahan makalah ini. saya juga mengucapkan terima kasih kepada diri saya sendiri karena telah berusaha membantu selama proses penyusunan makalah ini.
08 September 2023
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR………2
DAFTAR ISI………..………3
BAB I PENDAHULUAN…………...………4
A. Latar Belakang………...………..………4
B. Batasan Masalah………...………..……….………4
C. Rumusan Masalah………...………..………...………4
D. Tujuan Penulisan………...………..………4
BAB II PEMBAHASAN………...………..………...………5
A. Pengertian Dokumen dan Dokumentasi………...………..………..5
1. Pengertian Dokumen……..………..………5
2. Pengertian Dokumentasi………...…...……….. ………6
B. Ciri-ciri Dokumentasi………...………..……….………6
C. Fungsi Dokumen………...………..….………7
D. Pengelolaan Dokumen………...………..………8
BAB III PENUTUP………...………..…...………9
A. KESIMPULAN………...……….……..………9
B. SARAN………...………...………..9
DAFTAR PUSTAKA………...………10
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah
Dokumen bahasa adalah proses dalam menjaga, menggambarkan, dan meneruskan informasi serta pengetahuan dalam sebuah bahasa. Sistem pendokumentasian memberikan manfaat antara lain sebagai pemeliharaan warisan budaya, pendidikan dan pengajaran, dan dapat dijadikan sebagai data penelitian. Dalam aspek bahasa dokumentasi merupakan suatu kegiatan yang tersrtuktur dari dokumen- dokumen yang absah. Pentingnya dokumentasi bahasa terletak pada mempertahakankan keanekaragaman bahasa dan budaya, mencegah kepunahan bahasa, dan memastikan pengetahuan yang diwariskan dalam bahasa tersebut tetap ada untuk generasi mendatang.
B. Batasan Masalah
Melihat dari latar belakang serta memahami pembahasannya maka penulis dapat memberikan batasan-batasan pada:
1. Pengertian dokumentasi dan dokumen bahasa 2. Ciri-ciri dokumentasi bahasa
3. Fungsi dokumen 4. Pengelolaan dokumen C. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan dokumentasi bahasa?
2. Apa saja ciri-ciri dokumentasi bahasa?
3. Apa saja fungsi dokumen?
4. Bagaimana proses pengelolaan dokumen?
D. Tujuan Penulisan
1. Mengetahui pengertian dokumentasi bahasa 2. Mengetahui apa saja ciri-ciri dokumentasi bahasa
3. Mengetahui apa saja fungsi dokumen dalam aspek bahasa 4. Mengetahui proses pengelolaan dokumen dalam aspek bahasa
BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
1. Dokumen
Kalau kita mengacu ke bahasa Inggris maka istilah document dapat merupakan kata kerja (document) serta kata benda (document). Kata kerja to document berarti menyediakan dokumen, membuktikan dengan menunjukkan adanya dokumen. Sebagai kata benda, dokumen berarti wahana informasi, data yang terekam atau dimuat dalam wahana tersebut beserta maknanya yang digunakan untuk belajar, kesaksian, penelitian, rekreasi dan sejenisnya. Dengan demikian, dokumen bisa mempunyai konotasi yang berbeda serta ruang lingkup yang sedikit berlainan (Dokumentasi et al., n.d.).
Kamus Umum Bahasa Indonesia, (1976) menjelaskan istilah dokumen sebagai (1) sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan, seperti surat lahir, surat nikah, surat perjanjian. Adapun dokumen-dokumen yang bertalian dengan perkara korupsi dipelajari Jaksa Agung; (2) naskah karangan yang dikirim dengan pos.
Ensiklopedi Umum (1977) menjelaskan pengertian dokumen dan menegaskan bahwa “Dokumen (Belanda = Document) adalah surat, akta, piagam, surat resmi dan bahan rekaman lain baik tertulis atau tercetak, yang memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas, termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai suatu hal.”
Kamus Bahasa Inggris Webster (1960) dokumen dapat membuktikan dengan keterangan dan melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.
2. Dokumentasi
Istilah dokumentasi berasal dari kata dokumen, yang dalam bahasa
Menurut keperluan perpustakaan khusus, dokumentasi adalah kepustakaan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan perpustakaan.
Menurut hasil seminar dokumentasi, dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumentasi.
Menurut FID (Federation Internasional Documentation), adalah pekerjaan pengumpulan, penyusunan, dan penyerbaluasan dokumenn dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia.
Menurut NIDER (Nederlans Institutvoor Docomentatie Registratur), adalah keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan dan pemberitahuan tentang literature.
Dengan sendirinya hal tersebut menuntut kepastian bahwa istilah dokumentasi harus sesuai dengan tugas dokumentasi, memiliki arti pasti serta dapat diterima oleh kelompok masyarakat yang bergerak dalam bidang pengolahan informasi.
B. Ciri-Ciri Dokumentasi
Menurut ISO (International Organization for Standarization), (2001) (Indonesia, 2003) adalah organisasi internasional yang mengembangkan serta menerbitkan standar internasional. Standar itu dirumuskan untuk berbagai hal, seperti teknologi, proses pengujian ilmiah, kondisi kerja, bahkan masalah sosial.Terdapat empat ciri-ciri dari dokumentasi, yaitu:
a) Asli, dokumentasi dapat diketahui apa isinya, dapat diciptakan atau dikirim oleh yang bersangkutan dan dapat diketahui kapan dokumentasi dibuat atau dikirim. Hal ini ddimaksudkan untuk menjamin keabsahan dokumentasi.
Sehingga harus melaksankan sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang sudah dibuat.
b) Akurat, dokumentasi yang teruji merupakan dokumentasi yang isinya dapat dipercaya sebagai representasi yang akurat dari sebuah transaksi kegiata atau pembuktian dari sebuah fakta yang dapat memperlihatkan keterkaitannya dengan transaksi atau kegiatan berikutnya.
c) Utuh, keutuhan dokumentasi merujuk pada suatu kesatuan dokumentasi yang terlindungi dari pengubahan yang ilegal. Sebab dalam kebijakan dokumentasi harus dijelaskan pula mengenai keberadaan dokumentassi yang telah dibuat.
d) Mudah digunakan, dokumentasi yang mudah digunakan adalah dokumentasi yang dapat diketahui tempat penyimpanannya, mudah ditemukan kembali, mudah disajikan dan mudah dibaca.
C. Fungsi Dokumen
Menurut Sulistyo (2003) antara lain dokumen sebagai memori, penunjang keputusan manajemen, penunjang litigasi, dan sebagai rujukan historis, sebagai berikut:
a) Sebagai rekaman memori manusia
Untuk mencegah memori yang sukar dipahami dan mungkin saling bertentangan, organisasi mengandalkan informasi terekam sebagai dasar pengembangan pada masa mendatang. Karena itu dokumen merupakan sumber daya organisasi sekaligus aset organisasi.
b) Sebagai penunjang pengambilan keputusan manajemen
Untuk mengambil keputusan yang tepat, harus diperoleh informasi yang tepat karena keputusan akan baik bila informasi yang diterima baik. Sebagian besar informasi dugunakan untuk pengambilan keputusan bersumber pada dokumen.
c) Sebagai penunjang litigasi
Bila sebuah organisasi menggugat organisasi lain, dan dokumen dapat menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk digunakan di pengadilan.
d) Sebagai rujukan historis
Dokumen merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa depan. Dokumen juga melestarikan sejarah untuk generasi mendatang.
Apabila rekaman tersebut hilang atau rusak, sebagian besar informasi yang terkandung didalamnya tidak dapat diperoleh kembali.
D. Pengelolaan dokumen
Kata pengelolaan berasal dari kata dasar kelola yang didefinisikan oleh Ananda Santoso dan A.R.AL Hanif (2004; 196) (dalam (Umi RS, 2022) yaitu : menyelenggarakan, mengurus, mengusahakan. Dalam proses pengelolaan dokumen, kegiatan yang paling memerlukan perhatian yang besar yakni kegiatan penataan (filling) dan pengamanan arsip, dimana jika kegiatan ini tidak dilakukan dengan baik dan benar, maka akan menghambat proses penemuan kembali arsip jika dibutuhkan. Penataan arsip adalah pengaturan secara sistematis keseluruhan data atau permasalahan sedemikian rupa sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat segera diketemukan kembali. Untuk penataan berkas, perlu adanya keseragaman dalam pemrosesan dan prosedur .
Oleh karena itu perlu dibuatkan buku pedoman atau petunjuk yang pasti bagi para petugas yang bersangkutan. Penataan berkas yang masih akan dibutuhkan kembali (arsip aktif) umumnya disimpan pada masing-masing unit pengolah (bidang masing-masing), sedangkan penyelenggaraan berkas yang sudah inaktif dipusatkan di bagian arsip.
BAB III PENUTUP A. KESIMPULAN
Dari penjelas yang sudah tersampaikan diatas dapat disimpulkan bahwa perbedaan antara aktivitas dokumen dan dokumentasi terletak pada, pertama macam bahan pustaka yang mendapat perhatian mereka; kedua, cara penggarapan informasi yang terdapat di dalam bahan dokumen; ketiga, macam aspek pembagiannya/fungsi Meskipun ada beberapa perbedaan aktivitas antara dokumen dan dokumentasi, namun pada dasarnya tujuannya adalah sama, yaitu menyalurkan informasi kepada mereka yang memerlukannya. Sehingga perbedaan yang paling menonjol adalah dokumen lebih kepada interaksinya dengan bahan pustaka, sedangkan dokumentasi lebih pada aspek interaksinya dengan informasi yang termuat di dalam bahan pustaka.
B. SARAN
Makalah ini hanya membahas secara lingkup umum saja. Sehingga perlu didefinisikan secara aspek pendapat lain, guna mencapai kesempurnaan dalam pembahasa dokumentasi bahasa.
DAFTAR PUSTAKA
Dokumentasi, D., Purwono, D., Ip, S., & Si, M. (n.d.). Konsep dan Definisi Dokumentasi.
1–33.
Indonesia, U. (2003). Universitas Indonesia. 8–27.
Pengantar, K. (2022). dokumentasi arsip dokumen perencanaan.
