View of The Analisis Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Menggunakan Software Microsoft Access 2019 (Studi Kasus Pada Expose Coffee - Subang)

(1)

Indonesian Accounting Literacy Journal Vol. 3, No. 3, July 2023, pp. 243 – 257

©Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Bandung

Analisis Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi

Persediaan Menggunakan Software Microsoft Access 2019 (Studi Kasus Pada “Expose Coffee” - Subang)

Analysis of Application Design of Accounting Information System of Inventory Using Microsoft Access 2019 (Case Study at Expose Coffee – Subang)

Rangga Rif’aa Ariibah

Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Bandung E-mail: [email protected]

Rendra Trisyanto Surya

Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Bandung E-mail: [email protected]

Abstract: Expose Coffee is a service-based company that serves various types of food and beverages to its customers, much like a typical cafe. Expose Coffee conducts numerous transactions on a daily basis. However, the company still maintains manual inventory records, resulting in inaccurate inventory values. Based on this issue, the author intends to design an inventory accounting information system application to assist the company in its operational activities. This research is a qualitative descriptive study with a case study approach. The data analysis technique employed by the author to design the application is the Systems Development Life Cycle (SDLC) method, specifically the waterfall model. The application will be designed using Microsoft Access 2019 software, with features tailored to the company's needs. It is expected that this application will address the existing challenges by generating information such as inventory data, inventory cards, and inventory transaction reports.

Keywords: Accounting Information Systems, System Development Life Cycle, Inventory, Application System.

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi telah meningkat sangat pesat, terutama di era modern ini.

Saat ini teknologi informasi terus dikembangkan untuk menjadi temuan baru baik itu menciptakan ataupun menyempurnakan teknologi yang sudah ada sebelumnya. Maka dari itu, dengan berkembangnya teknologi ini para penggiat bisnis bersaing untuk meningkatkan teknologi menjadi lebih tinggi agar dapat lebih unggul dibandingkan kompetitornya. Teknologi memiliki fungsi diantaranya yaitu untuk membantu kegiatan operasional pada suatu perusahaan. Salah satu teknologi yang umum digunakan oleh setiap perusahaan adalah sistem informasi.

Menurut Fauzi (2017:18) sistem informasi terdiri dari serangkaian prosedur formal yang melibatkan pengumpulan dan pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang akurat yang akan didistribusikan kepada pengguna. Selain itu, sistem informasi membantu manajemen membuat keputusan dan mengelola sumber daya perusahaan dengan baik. Sistem informasi manajemen, sistem informasi akuntansi, dan sistem informasi keuangan merupakan beberapa bagian dari banyaknya komponen yang akan membentuk sistem informasi.

(2)

Rangga Rif’aa Ariibah, Rendra Trisyanto Surya

Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu dari sekian banyak sistem informasi yang dipercaya dapat membantu kegiatan bisnis. Sistem informasi akuntansi menurut Muda, et al.

(2017:49) merupakan salah satu komponen terpenting dari semua informasi yang dibutuhkan perusahaan, terutama bagian manajemen. Jika perusahaan memiliki sistem informasi akuntansi yang memadai, maka dapat mengendalikan aset dan memperoleh informasi yang akurat untuk pengambilan keputusan manajerial..

Saat ini perekonomian negara Indonesia sedang dalam masa pemulihan yang dimana salah satu solusi agar perekonomian membaik ialah dengan memutar mata uang rupiah di dalam negeri, termasuk melakukan kegiatan jual beli dengan para penggiat usaha UMKM. Indonesia memiliki banyak sektor usaha yang umum seperti perdagangan, jasa, dan investasi. Salah satu subsektor dari sektor jasa yang menyediakan makanan dan minuman bagi pelanggan adalah kafe. Persediaan bahan baku merupakan salah satu aset terbesar perusahaan jasa di bidang makanan dan minuman, seperti kafe ini. Oleh karena itu, pengendalian persediaan sangat penting bagi perusahaan..

Perusahaan jasa yang bergerak di bidang makanan dan minuman terutama UMKM seringkali mengalami kesulitan seperti dalam mengendalikan persediaan bahan baku yang masuk dan keluar.

Hal ini dikarenakan perusahaan melakukan transaksi secara terus-menerus setiap harinya, sehingga dibutuhkan sebuah sistem informasi akuntansi persediaan yang baik agar mampu memastikan kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik. Selain itu, sistem informasi akuntansi dapat mengurangi kejadian-kejadian yang tidak diinginkan seperti adanya tindakan fraud.

Expose Coffee merupakan UMKM yang bergerak di sektor jasa yang memberikan pelayanan terhadap pelanggan berupa makanan dan minuman. UMKM ini memiliki menu utama berbagai macam jenis kopi serta makanan pendamping seperti roti bakar ataupun nasi goreng. Expose Coffee berdiri pada tahun awal tahun 2020 dan saat ini hanya memiliki satu cabang yang bertempat di Palabuan, Kabupaten Subang. Untuk melakukan transaksi, UMKM tersebut melakukannya sendiri baik itu dari pembelian bahan baku nya serta proses penyajiannya kepada pelanggan.

Berdasarkan hasil dari wawancara yang dilakukan oleh penulis kepada pemilik usaha Expose Coffee, saat ini perusahaan tersebut melakukan pencatatan persediaan secara manual yang dimana mengakibatkan dokumen-dokumen penting seperti catatan persediaan berceceran dan tidak rapi sehingga terdapat potensi hilangnya dokumen tersebut. Selain itu, terdapat kendala terhadap laporan persediaannya seperti tidak dapat mencatat nilai persediaan yang sesungguhnya baik itu untuk laporan harian ataupun laporan bulanan. Selain itu, narasumber mengungkapkan bahwa bahan baku yang digunakan oleh Expose Coffee terbagi menjadi dua bagian yaitu bahan baku habis pakai seperti sayuran, minyak dan bahan baku tahan lama seperti biji kopi. Maka dari itu, dengan perputaran transaksi yang cepat setiap harinya dan banyaknya persediaan bahan baku yang terpakai diperlukan pencatatan persediaan secara terkomputerisasi menggunakan sistem informasi akuntansi yang baik dan tepat, agar pencatatan tersebut dapat tersimpan dengan baik, dokumen tidak rusak, dan menghindari kekeliruan dalam pencatatan stok persediaan. Hal tersebut akan berdampak pada pihak manajerial dalam pengambilan keputusan yang tepat karena memperoleh informasi yang akurat.

Berdasarkan permasalahan yang dialami Expose Coffee, maka diperlukan sebuah sistem informasi akuntansi persediaan yang dapat membantu kegiatan operasional perusahaan tersebut dalam mencatat persediaannya. Salah satu alat yang menjadi solusi untuk permasalahan tersebut adalah dengan merancang sebuah aplikasi sistem informasi akuntansi persediaan. Penulis berencana untuk menggunakan Software Microsoft Access 2019 sebagai media yang akan membantu UMKM tersebut dalam mengolah data. Kelebihan dari software ini adalah dapat mempermudah pengguna dalam membuat basis data dan software ini juga menghadirkan fitur yang membantu pengguna untuk memproses penyimpanan data hingga menghasilkan laporan melalui objek table, form, query,

(3)

pencatatan persediaan dan tindakan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan lainnya.

Berdasarkan penjelasan yang sudah dipaparkan, maka penulis tertarik untuk meneliti yang berbentuk Tugas Akhir dengan judul “ANALISIS PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN MENGGUNAKAN SOFTWARE MICROSOFT ACCESS 2019 (STUDI KASUS PADA “EXPOSE COFFEE” – SUBANG”).

2. Kajian Pustaka

2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi (information system) menurut Muda, et al. (2017:14) merupakan gabungan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi satu sama lain, dengan tujuan menghasilkan output dalam berbagai bentuk seperti gambar, suara, atau tulisan.

2.2. Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi merupakan proses pengumpulan, pengolahan, dan pelaporan informasi yang berkaitan dengan aspek keuangan suatu perusahaan (Dull, et al. 2018:14).

2.3. Konsep Dasar Persediaan

Menurut Vikaliana, et al. (2020:3) persediaan didefinisikan sebagai kategori aset yang mencakup barang-barang yang dimiliki perusahaan dengan maksud untuk menjualnya selama periode operasi normal. Barang-barang yang masih dalam tahap produksi dan bahan baku yang diharapkan akan digunakan dalam proses produksi juga merupakan bagian dari persediaan.

2.4. Konsep dan Pengendalian Aplikasi

Menurut Novendri, et al. (2019:47) aplikasi merupakan program yang sudah jadi dan siap untuk digunakan dalam melakukan berbagai tugas ataupun perintah yang diminta oleh pengguna aplikasi tersebut. Aplikasi juga dirancang untuk membantu pengguna dalam mendapatkan hasil yang lebih akurat dan sesuai dengan tujuan aplikasi tersebut dibuat.

2.5. Metodologi Pengembangan Sistem

Menurut Mulyadi (2016:31) pengembangan sistem informasi adalah serangkaian langkah- langkah yang dilakukan oleh seorang analis sistem untuk membuat sistem..

2.6. Metode Pengembangan Software

Menurut Susanto (2017:341) metode SDLC merupakan rangkaian langkah-langkah yang dilakukan oleh programmer dan analis sistem informasi untuk membangun sistem informasi.

Perencanaan, pengambilan keputusan, dan pengendalian proses pengembangan sistem informasi dapat dilakukan melalui metode SDLC..

2.7. Mengenal Fitur Utama Software Microsoft Access

Apriani (2021:17) menyatakan bahwa Microsoft Access adalah aplikasi yang membantu user untuk mengelola basis data. Aplikasi ini memungkinkan user untuk memanipulasi dan mengelola data di berbagai lokasi. Selain itu, kemudahan penggunaan dan ketersediaannya yang luas di masyarakat menjadi keunggulan lain dari aplikasi ini.

3. Metode Penelitian dan Penyelesaian Masalah 3.1. Metode Penelitian

penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif dengan pendekatan studi kasus, hal ini dikarenakan data yang dikumpulkan oleh penulis merupakan data yang akan digunakan untuk merancang sebuah aplikasi. Lalu, data tersebut berupa data-data yang berkaitan dengan persediaan Expose Coffee, hasil wawancara dengan yang berwenang, dan hasil analisis serta dokumen yang

(4)

berkaitan dengan persediaan milik Expose Coffee.

3.2. Teknik Analisis Data

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan software Microsoft Access 2019 sebagai alat bantu untuk merancang aplikasi sistem informasi akuntansi persediaan dan juga penulis menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) sebagai teknik analisis data. Model yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini adalah model waterfall.

4. Hasil dan Pembahasan

4.1 Perancangan Spesifikasi Sistem Secara Umum

Gambar 4.1 Flowchart Persediaan Keluar Usulan

(5)

Gambar 4.2 DFD Konteks Persediaan Keluar Usulan

Gambar 4.3 DFD Lojik Persediaan Keluar Usulan

(6)

Gambar 4.4 Flowchart Persediaan Masuk Usulan

Gambar 4.5 DFD Konteks Persediaan Masuk Usulan

(7)

Gambar 4.6 DFD Lojik Persediaan Masuk Usulan 4.2 Perancangan Spesifikasi Sistem Secara Rinci

1. Diagram Kerangka Desain Hubungan Antar Objek Aplikasi

Kerangka desain antar objek dibuat untuk menggambarkan hubungan antara objek- objek yang ada dalam aplikasi. Pada perancangan aplikasi persediaan Expose Coffee, kerangka desain ini terdiri dari tabel, form, query, dan laporan. Berikut adalah kerangka desain hubungan antar objek dari perancangan aplikasi persediaan Expose Coffee.

Gambar 4.7 Kerangka Desain Hubungan Objek Aplikasi

(8)

2. Struktur Modul

Struktur modul untuk perancangan aplikasi sistem informasi akuntansi persediaan Expose Coffee adalah sebagai berikut:

Gambar 4.8 Struktur Modul Aplikasi Usulan 3. Perancangan Objek Tabel

Tabel adalah salah satu fitur yang berfungsi untuk menyimpan data pada suatu database. Dalam perancangan program aplikasi persediaan Expose Coffee dibutuhkan beberapa tabel. Berikut tabel yang akan penulis gunakan dalam aplikasi sistem informasi akuntansi persediaan pada Expose Coffee.

a. Tabel Data User

Tabel 4.1 Properties Tabel User Field Name Field

Size

Input Mask

Validation Rule

Validation Text

Required Allow Zero Length

Indexed

ID 10 - - - No Yes Yes (No

Duplicate)

NAMA 25 - - - No Yes No

STATUS 25 - - - No Yes No

PASSWORD 10 password - - No Yes No

Login Menu Utama Data

Master Kartu Persediaan

Data Persediaan

Transaksi

Input Data Input Pembelian

Input Penjualan

Laporan Transaksi

Harian Transaksi

Bulanan Transaksi

Detail

Lainnya Laporan

User

Settings Logout

Edit User

(9)

b. Tabel Data Produk

Tabel 4.2 Properties Tabel Produk Field

Name

Field Size

Input Mask

Validation Rule

Validation Text

Indexed

IDProduk 10 - - - No Yes Yes (No

Duplicate)

Nama 25 - - - No Yes No

Satuan 25 - - - No Yes No

HargaBeli - - - - No - No

c. Tabel Data Transaksi

Tabel 4.3 Properties Tabel Data Transaksi Field Name Field

Size

Input Mask

Validation Rule

Validation Text

Indexed

IDTransaksi - - - - - - Yes (No

Duplicate)

Tanggal - - - - No - No

Keterangan 50 - - - No Yes No

d. Tabel Data Detail

Tabel 4.4 Properties Tabel Data Detail Field Name Field

Size

Input Mask

Validation Rule

Validation Text

Indexed

NoUrut - - - - - - Yes (No

Duplicate)

IDTransaksi - - - - No - No

IDProduk 10 - - - No Yes No

Kuantitas - - - - No - No

e. Tabel Kode Transaksi

Tabel 4.5 Properties Tabel Kode Transaksi Field Name Field

Size

Input Mask

Validation Rule

Validation Text

Indexed

(10)

ID - - - - - - Yes (No

Duplicate)

KodeTransaksi - - - - No - No

NamaTransaksi 10 - - - No Yes No

4. Perancangan Relationship

Relationship atau hubungan adalah gambaran mengenai relasi antar objek tabel yang terdapat di dalam suatu database. Berikut ini merupakan gambaran dari relationship yang penulis rancang.

Gambar 4.8 Relationship Aplikasi 5. Perancangan Objek Form

Form merupakan salah satu objek yang penting dalam database. Fungsinya adalah mempermudah pengguna dalam menginput, mengedit, dan menampilkan data.

Berikut merupakan beberapa form yang digunakan oleh penulis dalam merancang aplikasi persediaan Expose Coffee.

a. Form Login

(11)

b. Form Menu Utama

Gambar 4.10 Form Menu Utama c. Form Input Data

Gambar 4.11 Form Input Data d. Form Input Pembelian

Gambar 4.12 Form Input Pembelian

(12)

e. Form Input Penjualan

Gambar 4.13 Form Input Penjualan 6. Perancangan Objek Report

Report adalah sebuah output yang dihasilkan oleh aplikasi persediaan ini. Berikut merupakan beberapa laporan yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan Expose Coffee.

a. Laporan Data Persediaan

Gambar 4.14 Laporan Data Persediaan b. Laporan Kartu Persediaan

(13)

c. Laporan Transaksi Persediaan Harian Masuk

Gambar 4.16 Laporan Transaksi Persediaan Harian Masuk d. Laporan Transaksi Persediaan Harian Keluar

Gambar 4.17 Laporan Transaksi Persediaan Harian Keluar 5. Kesimpulan dan Saran

5.1 Kesimpulan

Berikut merupakan beberapa kesimpulan yang berdasarkan temuan dari penelitian penulis pada Expose Coffee mengenai sistem informasi akuntansi persediaan:

1. Sistem informasi akuntansi persediaan yang diterapkan oleh Expose Coffee belum berjalan secara maksimal. Dalam penerapan sistem tersebut, kafe tersebut masih melakukan semua kegiatan khususnya bagian persediaan secara manual. Selain itu, pembagian tugas masih acak-acakan seperti pemilik kafe yang masih menjadi peranan penting dalam pemesanan persediaan sehingga apabila pemilik sulit untuk dihubungi,

(14)

maka pemesanan tersebut akan tertunda.

2. Selain karena sistem tersebut masih dijalankan secara manual, sehingga banyak dokumen tercecer dan menjadi hilang datanya, sistem tersebut juga belum menghasilkan laporan persediaan yang akurat dan sesuai, sehingga pemilik tidak tahu berapa nilai persediaan yang dimiliki oleh kafe tersebut pada saat tertentu untuk tujuan pengendalian.

3. Perancangan yang dilakukan oleh penulis adalah perancangan aplikasi sistem informasi akuntansi persediaan menggunakan software Microsoft Access 2019. Hal ini dikarenakan software tersebut sederhana dan user-friendly. Fitur yang dibuat oleh penulis disesuaikan dengan kebutuhan kafe yang sudah penulis simpulkan dan analisis sebelumnya. Perancangan ini menghasilkan berbagai fitur dan informasi seperti laporan data persediaan saat ini, kartu persediaan, serta laporan-laporan persediaan lainnya, yaitu laporan transaksi barang masuk dan barang keluar harian, laporan transaksi barang masuk dan barang keluar bulanan.

5.2 Saran

Berikut adalah beberapa saran penulis kepada perusahaan untuk dipertimbangkan dalam memperbaiki dan mengembangkan sistem akuntansi persediaan Expose Coffee..

1. Dalam pencatatan persediaannya, sebaiknya perusahaan memproses data yang di mulai dari tahapan pertama yaitu tahap input hingga tahapan terakhir yang akan menghasilkan laporan persediaan. Dari saran tersebut diharapkan perusahaan bisa mengetahui semua aktivitas yang terjadi di dalam kegiatan perusahaannya terutama dalam persediaannya karena sebelumnya perusahaan masih menjalankan sistemnya secara manual yang dimana sistem tersebut masih kurang efektif.

2. Agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien dibutuhkan bantuan dari aplikasi. Penulis menyarankan perusahaan untuk menggunakan aplikasi Microsoft Access 2019 yang telah penulis rancang agar mendapatkan hasil yang lebih akurat dikarenakan hasil dari aplikasi tersebut akan membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan.

Selain itu ada pula saran yang diberikan untuk penelitian berikutnya. Berikut merupakan saran yang diberikan penulis.

1. Penulis berharap laporan ini dapat dipakai sebagai bahan acuan untuk penelitian selanjutnya, khususnya bagi peneliti berikutnya yang ingin menjadikan usaha mikro kecil dan menengah sebagai subjek penelitiannya.

Daftar Pustaka

Apriani, A. (2021). PENERAPAN MICROSOFT ACCESS DALAM SISTEM

PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA USAHA ROTI BAGUS KUNING PLAJU [Politeknik Negeri Sriwijaya]. http://eprints.polsri.ac.id/10450/3/3.

BAB II.pdf

Dull, R. B., Wheeler, P. R., Hill, M. C., Gelinas, U. J., Dull, R. B., Wheeler, P. R., & Hill, M. C.

(2018). ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS, 11e.

Fauzi, R. A. (2017). Sistem Informasi Akuntansi. Deepublish.

https://books.google.co.id/books?hl=en&lr=&id=sf4wDwAAQBAJ&oi=fnd&pg=PR6&d

(15)

sh.&ots=YBK-Fqz416&sig=YAHJdt0Jm2h-

kJeyPau4fgZOp0Y&redir_esc=y#v=onepage&q&f=false Muda, I., Anwar, K., & Suhaili, A. (2017). Sistem Informasi Akuntansi.

https://dupakdosen.usu.ac.id/handle/123456789/69221%0Ahttps://dupakdosen.usu.ac.id /bitstream/handle/123456789/69221/fulltext.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Mulyadi. (2016). Sistem Akuntansi (3rd ed.). Salemba Empat.

Novendri, M. S., Saputra, A., & Firman, C. E. (2019). APLIKASI INVENTARIS BARANG PADA MTS NURUL ISLAM DUMAI MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL. 10(2), 46–57. http://ejournal.amikdumai.ac.id/index.php/Path/article/view/40/43

Susanto, A. (2017). Sistem Informasi Akuntansi. In Lingga Jaya.

Vikaliana, R., Sofian, Y., Solihati, N., Adji, D. B., & Maulia, S. S. (2020). Manajemen Persediaan.

Media Sains Indonesia.