SISTEM MANAJEMEN LOGISTIK ALAT KESEHATAN DI RSIA “X”
DOSEN PENGAMPU:
Dr. Iwan Setiawan Ir., ST., MT., MCP., MCSA., CAR., CAP., CSEP., CSEM., CSSA., CITAP., CITGOV., IPM, ASEAN ENG
MATA KULIAH:
SISTEM INFORMASI E-HOSPITAL DI SUSUN OLEH:
KELOMPOK 6:
1. M. Luthfi (……..) 2. Ni Made Dwita (……..) 3. Prima Juandana (……..)
4. Yoseph Lee (71230132)
PROGRAM PASCASARJANA MAGISTER MANAJEMEN UNIVERSITAS ADHIRAJASA RESWARA SANJAYA
BANDUNG 2023
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Sistem Informasi Manajemen Logistik merupakan sistem pengelolaan persediaan barang habis pakai yang dapat memberikan kemudahan dalam pengelolaan data dan informasi logistik, menyediakan data logistik yang akurat untuk keperluan perencanaan kebutuhan barang, analisa kebutuhan dan distribusi.
Manajemen Logistik merupakan proses perencanaan, implementasi dan pengendalian dari proses-proses kegiatan logistik mulai dari pengadaaan, penyimpanan, penghapusan dan pendistribusian guna memenuhi kebutuhan pelanggan (Rahmatullah et al, 2020).
Manajemen Logistik memiliki peran dalam organisasi pemerintah, meliputi logistik internal, yaitu kebutuhan barang untuk beroperasinya organisasi pemerintah dan melayani logistik eksternal yaitu melayani logistik untuk masyarakat, perusahaan, maupun institusi lainnya. Pelaksanaan tugas pemerintah bersifat eksternal, yaitu pemberian pelayanan kepada masyarakat.
Dalam pelayanan logistik eksternal, pemerintah tidak bertindak sebagai pelaku logistik secara langsung namun pemerintah bertindak dalam hal kebijakan, informasi, dukungan fasilitas umum. Logistik yang dikelola dengan tepat, baik secara kuantitas, kualitas maupun waktu dan biaya dapat menjadi asset utama dalam organisasi publik sebagai sumber pendapatan yang mendukung kegiatan ekonomi (Sri Wahyuni, 2019).
Salah satu kebutuhan perbekalan kesehatan yang kebutuhannya meningkat adalah manajemen logistik alat kesehatan. Menurut Peraturan Menteri Kementrian Kesehatan RI Tahun 2017 bahwa alat kesehatan adalah instrument, apparatus, mesin dan/atau impian yang tidak mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosa, menyembuhkan, dan meringankan penyakit, merawat orang sakit, memulihkan kesehatan pada
manusia dan/atau membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh (KEMENKES, 2017).
Pembangunan kesehatan juga dilakukan melalui upaya manajemen logistik alat kesehatan di Rumah Sakit dan Pusat Kesehatan Masyarakat.
Manajemen Logistik dapat menjawab tujuan, untuk bisa fokus pada pencapaian organisasi agar lebih efisien dan efektif, serta bagaimana cara mencapai tujuan tersebut dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dieprgunakan secara efisien dan efektif. Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya didukung oleh beberapa faktor yaitu Man, Money, Machine, Method, and Material (Siregar, 2017).
Saat ini hampir tidak mungkin memberikan pelayanan kesehatan tanpa alat kesehatan menurut (Dey, 2018) dalam (Faizal Ramadhan et al, 2020).
Mengingat ketersediaan alat kesehatan begitu penting dalam upaya pelayanan kesehatan, maka perlu adanya manajemen logistik alat kesehatan untuk menjaga kualitas dalam jumlah yang sesuai dengan memperhatikan standard sesuai dengan klasifikasi (Husni Faruq et al, 2017).
Manajemen Logistik harus mampu menjawab proses perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian aliran yang efisien dan efektif dari barang atau jasa dan informasi terkait mulai dari titik asal sampai titik penggunaan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan (Kasengkang, dkk, 2016)
Mengingat ketersediaan alat kesehatan begitu penting dalam upaya pelayanan kesehatan, maka perlu adanya Manajemen Logistik alat kesehatan untuk menjaga kualitas dalam jumlah yang sesuai dengan memperhatikan standar sesuai dengan klasifikasi (Faruq, dkk, 2017)
B. Identifikasi Masalah
Perencanaan adalah kegiatan dalam menentukan kebutuhan logistik alat kesehatan
Penerapan adalah merealisasikan kebutuhan logistik yang sudah ditetapkan dalam perencanaan
Pengendalian adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengukur rencana yang telah ditetapkan agar sesuai dengan perencanaan
C. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas kami kelompok 6 merumuskan “Bagaimana Sistem Manajemen Logistik Alat Kesehatan Di RSIA “X Bekasi.S”
D. Tempat dan Jadwal Kegiatan RSIA “X” Bekasi
Jadwal Kegiatan
NO Jadwal Waktu Penelitian Tanggal
1 Perencanaan 06 Nov 2023 – 11 Nov 2023
2 Analisa 13 Nov 2023 – 17 Nov 2023
3 Desain 20 Nov 2023 – 24 Nov 2023
BAB II TINJAUAN TEORI A. Sistem Informasi Logistik
Manajemen Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan atau seni dalam proses perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat. Manajemen Logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan tersebut dengan ketersediaan bahwa logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif.
Manajemen Logistik adalah proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang dari penyedia kepada para pengguna (Lestari dan Haksama, 2017). Manajemen Logistik mampu menjawab proses perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian aliran yang efisien dan efektif dari barang atau jasa dan informasi terkait mulai dari titik asal sampai titik penggunaan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan (Kasengkang, dkk, 2016).
Manajemen Logistik merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi ( Siregar, 2017).
Manajemen Logistik sangat dipengaruhi oleh sistem logistik, pengertian sistem itu sendiri adalah suatu keseluruhan yang terorganisir terdiri dari bagian bagian yang dihubungkan dengan cara tertentu dan diarahkan untuk tujuan tertentu, unsur-unsurnya yaitu Input, Proses, dan Output.
Manajemen Logistik merupakan suatu proses perencaan, implementasi dan pengendalian dari proses-proses kegiatan logistik mulai dari pengadaan, penyimpanan, penghapusan dan pendistribusian guna memenuhi kebutuhan
pelanggan. Dalam organisasi publik, Manajemen Logistik sangat erat hubungannya dengan penyelenggaraan fungsi pemerintah. Proses ini tidak hanya berputar disekitar aktifitas pengadaan barang untuk kebutuhan suatu instansi pemerintah, tetapi juga mempunyai peranan penting dalam kehidupan masyarakat. Hal ini dikarenakan aktifitas manajemen logistik sangat menyangkut kehidupan sehari-hari yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pemerintah (Rahmatullah et al, 2020).
a. Tujuan Manajemen Logistik
Tujuan utama dari manajemen logistik adalah untuk memulihkan dan mengelola peralatan medis, mencari untuk memenuhi kekurangan tenaga professional, untuk menangani dan mengoperasikan peralatan dan mempromosikan perawatan pasien secara aman (Oliviera, dkk, 2017).
Secara umum kegiatan Manajemen Logistik memiliki 3 tujuan yaitu:
1) Tujuan Operasional adalah agar tersedia barang, serta bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang memadai,
2) Tujuan Keuangan meliputi pengertian bahwa upaya tujuan operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah-rendahnya,
3) Tujuan Pengamanan bermaksud agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainnya, serta nilai persediaan yang sesungguhny dapat tercermin di dalam sistem akuntansi (Ardiyanti, 2014)
b. Fungsi Manajemen Logistik
Menurut Subagya (1994) fungsi manajemen logistik meliputi fungsi perencanaan, fungsi penganggaran, fungsi pengadaan, fungsi penyimpanan, fungsi pendistribusian, fungsi pemeliharaan, fungsi penghapusan, dan fungsi pengendalian.
B. Alur Diagram
Menurut Subagya 1996 dalam (Guswani, 2016) Gambaran siklus manajemen logistik sebagai berikut:
Gambar 2. Alur Diagram (Sesuai Identifikasi Masalah) Di RSIA “X”
Manajemen Alat Kesehatan Perencanaan
Penerapan
Pengendalian
Fungsi Logistik:
Perencanaan
Penganggaran
Pengadaan
Penyimpanan
Penyaluran
Pemeliharaan
Penghapusan
Pengendalian Fungsi Manajemen:
Plativining
Organizing
Actuating
Controling Unsur Manajemen:
Man
Money
Material
Machine
Methode
Gambar 1. Sistem Manajemen Logistik Subagya 1996 dalam (Guswani, 2016)
C. Teori Basis Data
Gambar 3. Siklus Logistik di RSIA “X”
D. Alur Diagram Pembelian ALKES/Obat
Suplier Operator Apoteker
Siklus Logistik
Perencanaan
Anggaran
Pengadaan
Catat
Distribusi Manfaat
Pelihara Hapus
PemesananBaran g
LaporanPemesan anBarang
PenerimaanBaran g
LaporanPenerim aanBarang
Laporan RekapPenerimaanB
arang FakturPembelian
LaporanPemesan anBarang
Gambar 4. Diagram Alur Pembelian ALKES/Obat
Keterangan:
Pada gambar 4 Diagram Alur Pembelian ALKES/Obat terdiri dari 3 entitas yaitu Suplier, Operator, dan Apoteker. Pada alur ini Operator melakukan proses pesanan ALKES/Obat kemudian dibuat bentuk laporan pemesanan ALKES/Obat rangkap dua, satu didistribusikan ke Suplier dan satu lagi disimpan sebagai dokumen arsip Operator. Suplier menerbitkan faktur pembelian lalu diserahkan kepada Operator untuk diproses sebagai aplikasi penerimaan ALKES/Obat, sehingga menghasilkan laporan penerimaan ALKES/Obat rangkap dua. Satu arsip sebagai dokumen Operator dan satu arsip lagi sebagai dokumen Apoteker dalam bentuk laporan rekap penerimaan ALKES/Obat.
E. Alur Diagram Penjualan ALKES/Obat
Customer Operator Apoteker
PenjualanBarang
Nota Penjualan Barang Nota
PenjualanBarang ResepALKES/
Obat
Resep
Data MasterBarang
Laporan PenjualanBarang
Gambar 5. Diagram Alur Penjualan ALKES/Obat
Keterangan:
Diagram alur penjualan ALKES/Obat terdiri dari 3 entitas yaitu Customer, Operator dan Apoteker. Proses ini dimulai dari resep obat berasal dari Customer yang diterima oleh Operator, kemudian diproses dan dilakukan entry data ALKES/Obat sebagai data master ALKES/Obat. Tahap berikutnya adalah menghasilkan dokumen daftar penjualan ALKES/Obat, dokumen ini diproses sebagai aplikasi penjualan ALKES/Obat, sehingga nota penjualan ALKES/Obat rangkap dua, satu diterima oleh Customer untuk disimpan sebagai arsip dan satu lagi disimpan oleh Operator sebagai arsip dokumen, satu diterima Apoteker dalam bentuk laporan penjualan ALKES/Obat.
F. Diagram ERD
Penjualan Dokter Penjualan
Customer
Detail Penjualan ALKES/Obat
Data Penjualan
ALKES/Obat Pengiriman
Detail Pembelian ALKES/Obat Data
Pembelian ALKES/Obat Pembelian
Suplier
Penjualan Data Penjualan
Data Pembelian
Customer Dokter
Lokasi Gudang ALKES
Obat Pembelian
Apoteker
DAFTAR PUSTAKA
Ahmadi, E., & Masel, D. T. (2019). Inventory management of surgical supplies and sterile instruments in hospital : A literature review, health systems,8(2) 134-151. https://doi.org/10.1080/20476965.2018.1496875
Dwi Darmawan, I. 2016. Sistem Informasi Obat di Apotek Nisa Berbasis Web.
Skripsi program studi Informatika. Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Kusumastuti Dyah. (n.d.). Peranan Manajemen Logistik dalam Organisasi Publik. 1-50.
Kalare, Gisela. 2015. Sistem Informasi Penjualan Obat Pada Apotek Lia Farma Manado. Tugas Akhir. Program Studi Teknik Elektro. Politeknik Negeri Manado.
Logistik Alat Kesehatan Di PUSKESMAS Faizal Ramadhan, M ., Ilmu Kesehatan Masyarakat, J., Ilmu Keolahragaan, F., & Negeri Semarang, U.
(2020), 212 Higeia 4 (2) (2020) Higeia Journal Of Public Health Research and Development, https://doi.org/10.15294/higeia/v4i2/32328.
Mia Widia Utami, R. P. C. M (2020). Analisis Sia Pengadaan Peralatan Medis Dan Persediaan (BHP) di BLUD RSU Jampang Kulon, 2, 176-182.
Ninla Elmawati Falabiba. (2019). Unsur-Unsur Sistem Manajemen Logistik, Jurnal Manajemen 2.
P. L. Lokapitasari Belluano, I. Indrawati, H. Harlinda, F. A. Tuasamu, and D.
Lantara, “Analisis Tingkat Kepuasan Pengguna Sistem Informasi Perpustakaan Menggunakan PIECES Framewrok,” Ilk, J., Ilm, Vol. 11, No.
2, pp. 118-128, 2019
Rahayu, Nina dkk. 2017. “SWOT Analysis Recruitment: PT Indo Taichen Textile Industry”. Jurnal Semnasteknomedia Vol.5 No. 1.STMIK Raharja Tangerang, Banten.
Riolles, (2020) Penerapan Sistem Informasi Logistik Obat, Vol. 2, No. 2 Mei, 2020.
