FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
“P-O-A-C”
Ramanda Yogi Pratama
Program Studi S-1 Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Jenderal Achmad Yani
DAFTAR ISI
Halaman BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
BAB II
BAB III
1.2 Rumusan Masalah ...
1.3 Tujuan Penulisan ...
PEMBAHASAN
2.1 Definisi Manajemen ...
2.2 Fungsi Manajemen ...
2.2.1 Fungsi Planning ...
2.2.2 Fungsi Organizing ...
2.2.3 Fungsi Actuating ...
2.2.4 Fungsi Controlling ...
PENUTUP
Kesimpulan ...
Saran ...
2 3
4 6 7 11 13 17
21 21
DAFTAR PUSTAKA ... 22
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah
Manajemen is the art of getting things done through people. Manajemen merupakan seni dalam mencapai tujuan orang lain. Definsi ini mengandung arti bahwa para manager mencapai tujuan melalui orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin diperlukan, Mary Parker Follett (Wibowo, Sampurno, 2009: 4).
Manajemen adalah “proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan”. Selanjutnya Terry (Sagala, 2006: 14) menyatakan arti manajemen adalah “suatu proses yang nyata mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pergerakan, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan menyelesaikan sasaran yang telah ditetapkan dengan menggunakan orang dan sumber-sumber daya lainnya”.
Pengembangan pengelolaan sumber daya manusia dapat dilakukan melalui pendidikan. Menurut Undang-Undang Sistem Pendidikan Nasional Nomor 20 tahun 2003, BAB I Ketentuan Umum Pasal 1. Pendidikan adalah “usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara”.
Pada masa sentralistik pengelolaan pendidikan tidak mendidik sekolah untuk belajar mandiri baik dalam hal manajemen kepemimpinan maupun dalam pengembangan institusional, pengembangan kurikulum, penyediaan sumber belajar, alokasi sumber daya, dan terutama membangun partisipasi masyarakat untuk ikut memiliki sekolah.
2
Manajemen mancakup kegiatan untuk mencapai tujuan, dilakukan oleh orang yang mendedikasikan usaha terbaiknya melalui suatu tindakan yang ditentukan sebelumnya. Hal tersebut meliputi pengetahuan, tentang apa yang harus dilakukan, menerapkan metode bagaimana melakukannya, memahami bagaimana harus melakukannya dan mengukur efektivitas dari usaha-usaha tersebut.
Manajemen merupakan suatu proses menyelesaikan aktivitas secara efisien dengan atau melalui orang lain dan berkaitan dengan rutinitas tugas suatu organisasi. Kombinasi manajemen dan kepemimpinan yang kuat akan menghasilkan output yang tinggi. Kepemimpinan akan berhasil bila didukung oleh kemampuan manajemen yang kuat. Manajemen akan kuat dan mampu mengembangkan oraganisasi bila dijalankan oleh seorang pemimpin yang kuat.
Dengan demikian, antara kepemimpinan dan manajemen dalam suatu organisasi termasuk organisasi sekolah bagaikan dua sisi mata uang yang tidak dapat dipisahkan. Keduanya menduduki peranan yang penting dalam rangka mencapai tujuan.
Selanjutnya, bahwa di dalam manajemen terdapat beberapa kegiatan yang merupakan fungsi dari manajemen yang harus dilakukan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien, diantaranya: fungsi Planning, fungsi Organizing, fungsi Actuating, dan fungsi Controlling. Fungsi- fungsi tersebut akan dijabarkan dalan pembahasan secara detail dan terperinci.
1.2. Rumusan masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan tersebut, maka penulis mengangkat beberapa rumusan masalah sebagai berikut:
1. Apa definisi dari fungsi Planning?
2. Apa definisi dari fungsi Organizing?
3. Apa definisi dari fungsi Actuating?
4. Apa definisi dari fungsi Controlling?
3
1.3. Tujuan Penulisan
Berdasarkan beberapa rumusan masalah tersebut, maka dapat disimpulkan tujuan penulisan makalah ini sebagai berikut :
1. Dapat mengetahui definisi dari fungsi Planning 2. Dapat mengetahui definisi dari fungsi Organizing 3. Dapat mengetahui definisi dari fungsi Actuating 4. Dapat mengetahui definisi dari fungsi Controlling
4 BAB II PEMBAHASAN 2.1. Definisi Manajemen
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.1 Robert L. Kats mendefinisikan manajemen merupakan suatu profesi yang menuntut persyaratan tertentu. Seorang manajer harus memiliki tiga keahlian atau kemampuan hakiki, yaitu kompetensi secara konseptual, sosial (hubungan manusiawi), dan teknikal.
Kemampuan konsep adalah kemampuan untuk berpikir dan menggagas situais-situasi abstrak, untuk melihat organisasi sebagai suatu kesamaan dan hubungan diantara sub-sub unit, dan untuk menggambarkan bagaimana organisasi dapat masuk dalam suatu lingkungan. Kemampuan sosial (manusiawi) adalah kemampuan untuk bekerja dengan baik bersama orang lain, baik secara individual maupun dalam suatu kelompok.
Kemampuan ini dimiliki oleh manajemen menengah. Kemampuan teknikal mencakup pengetahuan dan keahlian dalam bidang khusus tertentu, misalnya rekayasa, keuangan, produksi, dan komputer. Kemampuan ini dimiliki oleh manajemen tingkat rendah.
Dalam sejarahnya, akar kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) “maneggiare” yang berarti “ mengendalikan kuda“ yang berasal dari bahasa latin manus yang berarti “tangan”. Kata ini mendapat
1Wibowo, Sampurno. 2009. Pengantar Manajemen Bisnis. Bandung: Politeknik Telkom Bandung(halaman 4)
5
pengaruh dari bahasa Perancis “manege” yang berarti “kepemilikan kuda”
(berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda). 2
Berdasarkan definisi dan kajian singkat diatas, dapat dipahami bahwa manajemen bisa saja sulit untuk diartikan, tapi juga sebaliknya. Kita sendiri bisa mengambil pengertian umum dari penjelasan diatas, bahwa manajemen pada dasarnya bisa diartikan sebagai suatu seni mengatur yang melibatkan proses, cara, dan tindakan tertentu, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan secara efesien dan efektif dengan dan melalui orang lain.
Dari definisi manajemen di atas dapat dilihat bahwa teori manajemen banyak ragamnya, demikian pula fungsi-fungsinya, dari yang sangat sederhana sampai yang kompleks. Beberapa contoh model manajemen yang digunakan dalam suatu organisasi beserta penjabaran fungsinya adalah sebagai berikut:
1. Model P-I-E (Planning, Implementation, and Evaluation). Model ini termasuk yang paling sederhana, karena hanya meliputi 3 fungsi saja yaitu fungsi perencanaan, implementasi, dan evaluasi sumber daya agar mencapai tujuan yang ditetapkan.
2. Model P-O-A-C (Planning, Organizing, Actuating, and Controling).
Namun m, pengertian tersebut mengalami transformasi sekitar tahun 1914, dimana seorang ahli bernama Henry Fayol yang berkebangsaan Perancis mengatakan bahwa manajemen melaksanakan lima fungsi utama, yaitu merencanakan (plan) aktivitas yang akan dilakukan, kemudian mengorganisasikan (organize) untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mengarahkan (direct) sumber daya yang dimiliki untuk melaksanakan rencana dan memimpin sumber dayanya (leading).
2Sulastri, Lilis. 2012. Manajemen Sebuah Pengantar. Bandung: La Goods Publishing. (halaman 10)
6
3. Model P1-P2-P3, dimana P1 adalah Perencanaan, P2 adalah Penggerakan dan Pelaksanaan, dan P3 terdiri dari Pengawasan, Pengendalian, dan Penilaian.
4. Model A-R-R-I-F (Analisis, Rumusan, Rencanam Implementasi, dan Forum komunikas). Model ini digunakan oleh organisasi yang bergerak di bidang partisipasi masyarakat.
5. Model A-R-R-I-M-E (Analisis, Rumusan, Rencana, Implementasi, Monitoring, dan Evaluasi). Model ini tidak jauh berbeda dengan model A-R-R-I-F, perbedaannya terletak pada fungsi Monitoring dan Evaluasi yang diletakkan terpisah.
2.2. Fungsi Manajemen
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Manajemen berlangsung dalam suatu proses berkesinambungan secara sistemik, yang meliputi fungsi-fungsi manajemen, yaitu; Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pelaksanaan), Controlling (pengawasan).
Untuk memperoleh hasil secara maksimal, para manajer harus mampu menguasai seluruh fungsi manajemen yang ada. Berikut adalah gambaran
tentang fungsi- fungsi
manajemen.
7 2.2.1.Fungsi Planning
Planning atau Perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan seefektif dan seefisien mungkin.
Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan kepada organisasi tujuan-tujuannya dan menetapkan prosedur terbaik untuk pencapaian tujuan-tujuan tersebut. Dengan adanya rencana, maka memungkinkan:
1. Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan.
2. Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konsisten dengan berbagai tujuan dan prosedur yang ada.
3. Kemajuan dapat terus dimonitoring dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.3
Pembagian Perencanaan
Perencanaan dari sudut pandang jenjang manajemen bias dibagi kedalam beberapa jenjang:
a. Top Level Planning (Perencanaan Jenjang Atas)
Perencanaan dalam jenjang ini bersifat strategis. Jenjang atas ini memberikan petunjuk umum,rumusan tujuan, pengambilan keputusan, serta memberikan petunjuk pola penyelesaian dan sifatnya menyeluruh. Top level planning menekankan tujuan jangka panjang organisasi dan tentu saja menjadi tanggungjawab manajemen puncak.
b. Middle Level Planning (Perencanaan Jenjang Menengah) Jenjang perencanaan menengah sifatnya lebih administratif.
Jenjang menengah menyiapkan cara-cara yang akan ditempuh untuk merealisasikan tujuan dari sebuah perencanaan dijalankan.
c. Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah)
Perencanaan jenjang bawah lebih focus terhadap bagaimana caramenghasilkan. Jenjang bawah ini lebih mengarah kepada kegiatan
3Wibowo, Sampurno. 2009. Pengantar Manajemen Bisnis. Bandung: Politeknik Telkom Bandung(halaman 25)
8
operasional perusahaan. Manajemen pelaksana adalah pihak yang bertanggungjawab dalam perencanaan jenjang bawah ini.
Jenis-jenis perencanaan pendidikan:
1) Perencanaan makro adalah perencanaan yang menetapkan kebijakan- kebijakan yang akan ditempuh, tujuan yang ingin dicapai dan cara- cara mencapai tujuan tersebut pada tingkat nasional.
2) Perencanaan Meso
Kebijaksanaan yang telah ditetapkan pada tingkat makro, kemudian dijabarkan ke dalam program-program yag berskala kecil. Pada tingkat ini perencanaan sudah lebih bersifat operasional disesuaikan dengan unit-unit.
3) Perencanaan Mikro
Perencanaan mikro adalah perencanaan pada tingkat institusional dan merupakan penjabaran dari perencanaan tingkat meso. Contoh:
kegiatan proses pembelajaran.
Untuk mengembangkan suatu rencana, seseorang harus mengacu pada masa depan (forecast) atau menentukan pengaruh pengeluaran biaya dan keuntungan, menetapkan perangkat tujuan atau hasil akhir; mengembangkan strategi untuk mencapai tujuan akhir; menyusun program yakni menetapkan prioritas dan urutan strategi; anggaran biaya atau lokasi sumber-sumber;
menetapkan prosedur kerja dengan metode yang baru; dan mengembangkan kebijakan-kebijakan berupa aturan dan ketentuan.
Dalam kerangka manajemen sekolah, perencanaan bermakna bahwa kepala sekolah bersama timnya harus berpikir untuk menentukan sasaran- sasaran dikaitkan dengan kegiatan mereka sebelumnya. Untuk menjamin pencapaian hasil akhir dari perencanaan, kepala sekolah harus berpijak pada data yang cermat dan akurat.
Rencana memberikan arah sasaran bagi organisasi dan mencerminkan prosedur terbaik untuk mencapai sasaran tersebut. Selain itu, rencana memungkinkan:
9
a. Sekolah dapat memperoleh serta mengikat sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuannya;
b. Anggota organisasi dapat melanjutkan kegiatan-kegiatan secara konsisten dengan tujuan dan prosedur yang telah dipilih; dan
c. Kemajuan ke arah tujuan dapat dipantau dan diukur, sehingga tindakan perbaikan dapat diambil apabila kemajuan itu tidak memuaskan.
Stephen Robbins dan Merry Coulter (1966) dalam hal ini mengemukakan bahwa terdapat empat tujuan utama dari perencanaan, yakni;
pertama, untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi.
Kedua, untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh kedepan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Ketiga, adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efisien dan mengurangi pemborosan.
Keempat, untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu pross pengontrolan dan pengevaluasian.
Pada titik ini dapat dikatakan bahwa tujuan memegang peranan penting dalam proses perencanaan. Tujuan ini umumnya berfungsi sebagai:
Dasar dan patokan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi baik pengarahan, penyaluran usaha-usaha maupun kegiatan dari para anggota organisasi tersebut tanpa kecuali.
Sumber legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan guna mendapatkan sumber daya yang diperlukan dalam proses produksi dan mendapatkan dukungan dari lingkungan yang berada disekitarnya.
10
Standar pelaksanaan dengan melaksanakan diri pada tujuan yang akan dicapai yang dibuat secara jelas dan dapat dipahami oleh anggota lainnya.
Sumber motivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya.
Unsur rasional perusahaan, karena tujuan ini merupakan dasar perancangan dari organisasi.
Selain maksud dan tujuan dari perencanaan tersebutm setidaknya terdapat dua alasan dasar mengapa perencanaan ini diperlukan oleh manajemen organisasi, yakni bahwa perencanaan dilakukan untuk mencapai:
1. Protective benefit; yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan,
2. Positive benefit; ini dalam bentuk meningkatknya sukses pencapaian tujuan tim organisasi.
Fungsi Perencanaan :
Mengimbangi ketidaktentuan dan perubahan
Memusatkan perhatian kepada sasaran
Memperoleh operasi yang ekonomis
Memudahkan pengawasan
Manfaat Fungsi Perencanaan :
Bisa membuat pelaksanaan tugas jadi tepat dan kegiatan pada tiap- tiap unit akan lebih terorganisir kearah tujuan yang sama
Dapat menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi
Memudahkan pengawasan
Menjadi pedoman dasar didalam menjalankan kegiatan.
Unsur-unsur perencanaan
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan yaitu:
11
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan
2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan 3. Dimana tindakan tersebut dilakukan
4. Kapan tindakan tersebut dilakukan
5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut 6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.
2.2.2.Fungsi Organizing
Fungsi manajemen berikutnya adalah pengorganisasian (organizing). George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa:
“Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien, dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas-tugas tertentu, dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu”.
Dari definisi diatas, dipahami bahwa pengorganisasian pada dasarnya merupakan upaya untuk melengkapi rencana-rencana yang telah dibuat dengan susunan organisasi pelaksananya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pengorganisasian adalah bahwa setiap kegiatan harus jelas siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan apa targetnya.
Pengorganisasian (organizing) mencakup menentukan tugas, mengelompokkan tugas, mendelegasikan otoritas, dan mengalokasikan sumberdaya diseluruh organisasi4
Fungsi Organizing menciptakan struktur formal dimana pekerjaan ditetapkan, dibagi, dan dikoordinasikan. Sebagaimana halnya yang tertera pada gambar fungsi-fungsi manajemen diatas, bahwa pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang didalamnya terdiri dari:
1. Penentuan sumberdaya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi
4L. Daft, Richard. 2014. Era Baru Manajemen. Edisi ke-9. Jakarta: Salmeba Empat (halaman 7)
12
2. Perancangan dan pengembangan suatu organisasi yang akan membawa hal-hal tersebut untuk mencapai tujuan
3. Penugasan tanggung jawab tertentu
4. Pendelegasian wewenang kepada individu-individu tertentu untuk melaksanakan tugas-tugasnya.5
Ernest Dale seperti dikutip oleh Nanang Fattah mengemukakan tiga langkah dalam proses pengorganisasian, yaitu: (a) pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi; (b) pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang logik dapat dilaksanakan oleh satu orang; dan (c) pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.
Pengorganisasian bisa memudahkan manajer untuk mengawasi dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas yang telah dibagi-bagi. Misalnya,
Tugas apa yang harus dikerjakan ?
Siapa personil yang akan melakukannya ?
Bagaimana tugasnya dikelompokkan ?
Siapa yang harus bertanggungjawab terhadap tugas tersebut?
Unsur-unsusr Pengorganisasian
Sekelompok orang yang diarahkan untuk bekerjasama
Melakukan kegiatan yang sudah ditetapkan
Kegiatan yang diarahkan untuk mencapai tujuan.
Fungsi Pengorganisasian
Pendelegasian wewenang dari menejemen puncak kepada menejemen pelaksana
Adanya pembagian tugas yang jelas
5Wibowo, Sampurno. 2009. Pengantar Manajemen Bisnis. Bandung: Politeknik Telkom Bandung(halaman 25)
13
Mempunyai manajer puncak yang professional untuk bisa mengkoordinasikan semua kegiatan yang dilakukan.
Manfaat Pengorganisasian
Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan kondisi perusahaan
Menciptakan spesialisasi saat menjalankan tugas
Personil dalam perusahaan mengetahui tugas apa yang akan dilakukan.
2.2.3.Fungsi Actuating
Setelah rencana disusun, mengorganisir sumber daya uang ada maka fungsi selanjutnya adalah menggerakkan atau mengarahkan anggota untuk bergerak dalam mencapai tujuan yang diinginkan
Fungsi ini secara sederhana adalah bagaimana membuat anggota organisasi mau melakukan apa yang diingninkan organisasi. Dengan demikian fungsi ini sangat melibatkan kualitas, gaya kepemimpinan, motivasi, komunikasi, dan budaya organisasi.
Fungsi manajemen seperti perencanaan dan pengorganisasian menyangkut aspek-aspek yang abstrak dalam organisasi, sedangkan fungsi pengarahan sangat berkaitan langsung dengan anggota dalam organisasi.6
Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut. Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat
6Wibowo, Sampurno. 2009. Pengantar Manajemen Bisnis. Bandung: Politeknik Telkom Bandung(halaman 26)
14
melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Pelaksanaan terdiri dari staffing dan motivating. Pada tahap staffing bertujuan untuk menentukan keperluan-keperluan sumber daya manusia, pengerahan, penyaringan, latihan dan pengembangan tenaga kerja.
Sedangkan pada tahap motivating kegiatan ini mengarahkan atau menyalurkan perilaku manusia ke arah tujuan-tujuan.7
Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :
1. merasa yakin akan mampu mengerjakan,
2. yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya, 3. tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang
lebih penting, atau mendesak,
4. tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan 5. hubungan antarteman dalam organisasi tersebut harmonis.
W. H. Newman Luther Gullick Lyndall F.Urwick John D. Millet 1. Planning Planning Forecasting Directing 2. Organizing Organizing Planning
3. Assembling Resources
Staffing Organizing Facilitating
4. Directing
5. Controlling Directing Commanding 6. _________ Coordinating Coordinating 7. _________ Reporting Controlling
7 George R. Terry dan Leslie W. Rule, Dasar-dasar Manajemen, (Jakarta: Bumi Aksara, 2012), hlm. 9.
15
Dari fungsi-fungsi manajemen di atas, tampak bahwa ada kesamaan pandangan tentang fungsi manajemen. Untuk menjabarkan makna dari fungsi-fungsi manajemen sebagai berikut:
Planning adalah menetapkan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh kelompok untuk mencapai tujuan yang digariskan. Planning mancakup kegiatan pengambilan keputusan, karena termasuk pemilihan alternatif-alternatif keputusan.
Organizing mencakup: (a) membagi komponen-komponen kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan ke dalam kelompok- kelompok, (b) membagi tugas kepada seorang manajer untuk mengadakan pengelompokan tersebut dan (c) menetapkan wewenang di antara kelompok atau unit-unit organisasi. Pengorganisasian berhubungan erat dengan manusia, sehingga penugasannya di unit- unit organisasi dimasukkan bagian dari unsur organizing. Ada yang tidak berpendapat demikian, justru memasukkan staffing sebagai fungsi utama.
Actuating mencakup penetapan dan pemuasan kebutuhan manusiawi dari pegawai-pegawainya, memberi penghargaan, memimpin, mengembangkan memberi kompensasi kepada mereka.
Motivating merupakan kata yang lebih disukai oleh beberapa pihak daripada kata actuating. Ada yang beranggapan bahwa kedua kata tersebut adalah sama. Motivating berkonotasi emosional dan irrasional. Actuating bersifat motivasional dan mencakup lebih banyak formulasi formal dan rasional.
Staffing mencakup mendapatkan, menempatkan dan mempertahankan anggota pada posisi yang dibutuhkan oleh pekerjaan organisasi yang bersangkutan.
Directing mencakup pengarahan yang diberikan kepada bawahan sehingga mereka menjadi pegawai yang berpengetahuan dan akan bekerja efektif menuju sasaran yang telah ditetapkan.
16
Controlling mencakup kelanjutan tugas untuk melihat apakah kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai rencana. Pelaksanan kegiatan dievaluasi dan penyimpangan-penyimpangan yang tidak diinginkan diperbaiki supaya tujuan-tujuan dapat tercapai dengan baik.
Innovating mencakup pengembangan gagasan-gagasan baru, mengkombinasikan pemikiran baru dengan yang lama, mencari gagasan-gagasan dari kegiatan lain dan melaksanakannya.
Representing mencakup pelaksanaan tugas pegawai sebagai anggota resmi dari sebuah perusahaan dalam urusannya dengan pihak pemerintah, kalangan swasta, bank, penjual, langganan dan kalangan luar lainnya.
Coordinating merupakan sinkronisasi yang teratur dari usaha-usaha individu yang berhubungan dengan jumlah, waktu dan tujuan mereka, sehingga dapat diambil tindakan yang serempak menuju sasaran yang telah ditetapkan.
2.2.4. Fungsi Controlling
Semua fungsi yang ada tidak akan berjalan efektif tanpa adanya pengawasan (controlling). Pengawasan ini merupakan penerapan suatu cara atau tools yang mampu menjamin bahwa rencana yang telah dilaksanakan telah sesuai dengan yang ditetapkan.
Pengawasan dapat terjadi dalam dua sisi, yaitu pengawasan postif dimana mencoba mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan efektif dan efisien.
Pengawasan negatif dimana mencoba menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak akan terjadi kembali.
Pada fungsi pengawasan (controlling), terdapat empat (4) tahapan proses yang harus dilakukan, yaitu:
1. Penetapan standar pelaksanaan
Pada tahap ini, manajer memutuskan standar kerja dan target di masa mendatang yang akan dipergunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi secara keseluruhan atau bagian/unit dari organisasi.
17
Standar kinerja yang dibuat akan mengukur efisiensi, kualitas, responsivieness terhadap pelanggan dan inovasi. Sebagai contoh, jika manajer memutuskan untuk menerapkan strategi biaya rendah (low cost strategy), maka yang diperlukan adalah mengukur efesiensi pada semua tingkatan dalam organisasi. Standar juga harus jelas, spesifik dan terukur;
sehingga persepsi semua orang sama, disamping dapat memberikan arahan yang jelas, motivasi, juga mengurangi konflik karena misintrepretasi.
Dengan adanya standar penilaian, maka dapat diperkirakan hasilnya sebelum selesai, dengan demikian dapat diantisipasi sebelumnya.
Aspek-aspek yang dapat digunakan sebagai indicator penilaian:
a. Besaran-besaran input, misalnya bahan baku, biaya yang telah digunakan
b. Hasil yang telah dicapai sementara, sehingga dapatmemprediksi hasil akhirnya
c. Symptom, gejala-gejala timbul selama proses berjalan, misalnya gejala-gejala proses yang tidak produktif
d. Perubahan pada konsisi yang diansumsikan, misalnya terjadi perubahan harga, kebijakan pemerintah, perusahaan, dll.
Standar ini juga harus memiliki 2 (dua) fungsi, yaitu:
a. Memberikan motivasi kepada orang/kelompok, dengan demikian harus realistik dan menantang
b. Tolak ukur untuk membandingkan.
2. Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan
Langkah selanjutnya adalah mengukur kinerja yang sebenarnya yaitu: (1) keluaran nyata sebagai hasil dari perilaku para anggota yang disebut pengendalian keluaran (output control), perilaku juga akan dinilai.
1
3. Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan
Manajer mengevaluasi kinerja yang sebenarnya untuk melihat seberapa menyimpang dari standar yang ditetapkan. Apabila kinerja lebih tinggi dari standar, maka manajer mungkin memutuskan bahwa sandar terlalu rendah dan akan menaikkan dalam periode berikutnya sehingga memberikan tantangan bagi para bawahannya. Akan tetapi, jika kinerja lebih rendah dari standar yang ditetapkan, maka manajer harus memutuskan apakah akan melakukan tindakan korektif. Tindakan perbaikan mudah dilakukan apabila penurunan kinerja diketahui penyebabnya dan bisa dikenali.
4. Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar
Langkah terakhir dalam proses pengawasan adalah mengevaluasi hasil. Apakah kinerja telah dipenuhi atau tidak, dimana manajer banyak belajar pada tahap ini. Jika manajer memutuskan bahwa kinerja tidak bisa diterima, maka mereka harus berusaha memecahkan masalah tersebut.
Kadangkala, masalah kinerja timbul karena standar yang ditetapkan terlalu tinggi. Misalnya, target penjualan sangat tinggi sehingga sulit tercapai.
Dalam hal, menetapkan standar harus yang lebih realistis sehingga akan mengurangi gop antara kinerja actual dan kinerja yang diharapkan.
Jenis- Jenis Pengawasan
Pengawasan Internal dan eksternal
Pengawasan internal merupakan suatu pengawas yang dilaksanakan oleh orang atau badan yang ada didalam lingkungan unit lembaga atau organisasinya, sedangkan Pengawsan eksternal ialah pengawasan yang dilaksanakan oleh unit pengawasan yang terdapat diluar unit lembaga atau organisasi yang diawasi.
2
Pengawasan Preventif dan Represif
Pengawasan preventif ialah suatu bentuk pengawasan yang dilaksanakan pada kegiatan sebelum kegiatan tersebut dilakukan, sehingga mampu mencegah terjadinya kegiatan yang melenceng, sedangkan Pengawasan represif ialah suatu bentuk pengawasan yang dilaksanakan pada kegiatan setelah kegiatan itu sudah selesai dilakukan.
Pengawasan Aktif dan Pasif
Pengawasan aktif ialah suatu bentuk pengawasan yang dilaksanakan ditempat kegiatan yang bersangkutan, sedangkan Pengawasan pasif ialah suatu bentuk pengawasan yang dilaksanakan melalui penelitian dan pengujian terhadap surat-surat ataupun laporan pertanggungjawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.
Pengawasan Kebenaran Formil
merupakan bentuk pengawasan menurut hak dan pemeriksaan kebenaran materi ihwal maksud dan tujuan pengeluaran.
Fungsi Pengawasan
Sebagai penilai apakah setiap unit-unit telah melaksanakan kebijaksanaan dan prosedur yang menjadi tanggungjawabnya masing-masing
Sebagai penilai apakah surat-surat atau laporan yang didapat sudah menggambarkan kegiatan-kegiatan yang sebenarnyasecara tepat dan cermat.
Sebagai penilai apakah pengendalian manajemen sudah cukup memadai dan dilakukan secara efektif.
Sebagai peneliti apakah kegiatan telah dilaksanakan secara efektif yakni mencapai tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Sebagai peneliti apakah kegiatan telah dilaksanakan secara efektif.
Jadi fungsi pengawasan ialah untuk memberikan nilai, analisis, merekomdenasikan, dan menyampaikan hasil laporan atau surat yang berhubungan dengan bidang pekerjaan sebuah lembaga atau organisasi yang telah diteliti.
3 Hal –Hal yang Mempengaruhi Pengawasan
• Waktu yang dipengaruhi untuk pengawasan.
• Kapasitas mental dan daya pribadi pengawas.
• Kompleksitas hal-hal yang diawasi.
• Tugas-tugas lain dari eksekutif.
• Stabilitas operasi (proses pelaksanaan).
• Kemampuan dan pengalaman bawahan.
Faktor Penghambat
a) Perasaan sungkan yang berlebihan.
b) Takut terhadap pengawas.
c) Pimpinan tidak menguasai substansi yang diawasi.
d) Pengawas terlibat skandal / penyelewengan / pemborosan.
e) Ada beberapa sistematika budaya kita yang memang tidak mendukung pengawasan.
4 BAB III PENUTUP Kesimpulan
Manajemen adalah ilmu yang memanfaatkan semua sumer daya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Dengan kata lain, manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-uaha para anggota organisasi dan penggunaan.
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Manajemen berlangsung dalam suatu proses berkesinambungan secara sistemik, yang meliputi fungsi- fungsi manajemen, yaitu;
1. fungsi perencanaan (planning) 2. fungsi pengorganisasian (organizing) 3. fungsi pelaksanaan (actuating) 4. fungsi pengawasan (controlling) Saran
Demikian Makalah ini penulis susun, penulis menyadari banyaknya kekurangan dalam Makalah ini. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangatlah kami perlukan. Untuk generasi selanjutnya, penulis sarankan untuk melanjutkan makalah ini agar pemahaman tentang Fungsi-Fungsi Manajemen dapat dipahami oleh masyarakat khusunya bagi calon-calon manajer.
Semoga dengan makalah ini, penulis dapat memberikan gambaran tentang Fungsi- Fungsi Manajemen.
5
DAFTAR PUSTAKA
Wibowo, Sampurno. 2009. Pengantar Manajemen Bisnis. Bandung: Politeknik Telkom Bandung.
Sulastri, Lilis. 2012. Manajemen Sebuah Pengantar. Bandung: La Goods Publishing.
R. Griffin. 2006. Business. Cet. VIII. New York: Prentice Hall.
L. Daft, Richard. 2014. Era Baru Manajemen. Edisi ke-9. Jakarta: Salmeba Empat.
George R. Terry dan Leslie W. Rue. 2012. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta:
Bumi Aksara.
Muwahid, Shulhan dan Soim. 2013. Manajemen Pendidikan Islam.Yogayakarta:
Teras.
Robbins, dkk. 2007. Management. Cet. VIII. New York: Prentice Hall.
