Oleh karena itu peneliti tertarik untuk melakukan penelitian pada lembaga ini dengan judul “Penerapan Pengelolaan Kearsipan pada Sub Bagian Hukum Kepegawaian dan Administrasi pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Kalimantan Timur”. Bagaimana pelaksanaan pengelolaan arsip pada Subbagian Kepegawaian dan Tata Usaha Negara pada Kanwil Kementerian Agama Provinsi Kalimantan Timur. Apa saja faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan pengelolaan arsip pada Subbagian Kepegawaian dan Tata Usaha Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Kalimantan Timur.
Untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan arsip pada Sub Bagian Kepegawaian dan Hukum Administrasi pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Kalimantan Timur. Untuk mengetahui faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan pengelolaan arsip pada Sub Bagian Kepegawaian dan Hukum Administrasi pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Kalimantan Timur. Bertajuk “Penerapan Pengelolaan Kearsipan Dalam Peningkatan Mutu Pelayanan Administrasi Pada Dinas Pendidikan Madrasah Kantor Wilayah Kantor Keagamaan Kabupaten Malang”.
Tesis “Penerapan Manajemen Kearsipan Dalam Kinerja Administrasi Pada Sekolah Dasar Negeri Kulingkinari Kecamatan Tojo Una-una Kabupaten Batudaka” Institut Agama Islam Negeri Palu 2018. 10 Pipit Alifatul Masfufah, Tesis “Penerapan Manajemen Kearsipan Dalam Meningkatkan Mutu Pelayanan Administrasi “ masuk ke Jurusan Pendidikan Madrasah Kemenag Kabupaten Malang” Universitas Maulana Malik Ibrahim 2018. Ariyanto, Jurusan Manajemen Pendidikan Islam, Fakultas Tarbiyah dan Keguruan IAIN Palu 2018, dengan judul “Penerapan Manajemen Kearsipan dalam Kinerja Administrasi di Sekolah Dasar Negeri .
Khoirul Umam, Tesis “Penerapan Manajemen Kearsipan Dalam Administrasi di SMP Muhammadiyah Gading Rejo Kabupaten Pringsewu” Universitas Islam Negeri Raden Intan Lampung 2017.
Sistematika Penelitian
Landasan Teori
- Manajemen Kearsipan a. Pengertian Arsip
- Sistem Penyimpanan Menurut Abjad
- Sistem Pokok Masalah/Perihal/Subject Filing System Sistem penyimpanan berdasarkan pokok masalah /perihal
- Sistem Nomor/Numerical Filing System
- Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Chronological Filing System Sistem tanggal merupakan salah satu sistem penataan berkas
- Sistem Wilayah/Daerah/Regional/Geographical Filing System Sistem wilayah merupakan salah satu sistem penataan berkas
- Tata Usaha
Berhasil atau tidaknya pengelolaan bahan kearsipan hendaknya dilihat dari sudut pandang ini agar diperoleh penilaian terhadap pelaksanaan pengelolaan bahan kearsipan dari kegiatan tersebut 17. Arsip dinamis berbeda sebagai berikut. a) Bahan arsip aktif, yaitu bahan arsip yang senantiasa digunakan dalam operasional kantor. File aktif adalah file yang berisi arsip-arsip yang masih aktif dan sering digunakan dalam pekerjaan.
Di kantor-kantor pemerintah, swasta atau sejenisnya, pasti ada satuan kerja yang khusus menangani penerimaan surat masuk dan pengiriman surat keluar. Dalam kaitannya dengan kearsipan, sentralisasi berarti penyimpanan kearsipan yang terpusat pada satuan kerja khusus yang dalam bahasa sehari-hari disebut pusat kearsipan. Saat ini sentralisasi file murni cukup sulit diterapkan karena banyak sekali jenis surat atau file yang sulit dipisahkan dari unit kerja yang menangani pengolahannya, misalnya kwitansi, laporan dan lain sebagainya.
Ketika suatu kantor atau organisasi menggunakan sistem pengelolaan dokumen yang terdesentralisasi, berarti seluruh unit kerja mengelola dokumennya masing-masing. Sistem penyimpanan (filling system) yang digunakan oleh masing-masing satuan kerja tergantung pada fasilitas yang dimiliki masing-masing satuan kerja, tergantung pada fasilitas pada kantor tertentu. Dalam pengolahan arsip gabungan, arsip yang masih aktif digunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang jarang dipakai atau arsip tidak aktif dikelola di pusat arsip.
Pada tahap ini penyimpanan arsip dimulai dengan melakukan pengecekan pada setiap lembar arsip untuk memastikan bahwa arsip tersebut tergolong arsip tidak aktif (arsip telah diproses). Penentuan kata tangkapannya tergantung pada sistem penyimpanan arsip yang digunakan. dalam sistem alfabet, kata kuncinya adalah nama pengirim, yaitu nama badan pada kop surat atau nama orang yang menandatangani surat. Biasanya penggunaannya dilakukan secara seragam untuk seluruh satuan kerja di lingkungan instansi terkait.
Untuk arsip yang disimpan secara terpusat (sentralisasi), sistem ini merupakan sistem yang paling cocok digunakan bila disimpan secara terpusat, arsip yang berasal dari seluruh bagian atau satuan kerja yang mempunyai subyek masing-masing disimpan pada tempat yang cukup dengan sistem yang sama. Ruang penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering, terang, ruangan harus kuat dan mempunyai ventilasi yang cukup, sehingga terhindar dari kemungkinan terserang api, air atau serangga. Penyimpanan arsip pada rak atau lemari arsip diatur secara longgar sehingga terdapat udara di sela-sela arsip yang disimpan.
Setiap dokumen yang ada di perusahaan nantinya akan dimusnahkan, karena jika tidak dimusnahkan akan memenuhi ruang arsip. Pemusnahan bahan arsip adalah tindakan pemusnahan atau pemusnahan dokumen atau bahan arsip yang menurut masa simpan bahan arsip tersebut dianggap telah habis manfaatnya atau telah habis masa berlakunya.
Metode Penelitian 1. Jenis Penelitian
- Sumber Data
- Teknik Pengumpulan Data
- Teknik Analisis Data
- Keabsahan Data
Jadi, dapat disimpulkan bahwa penelitian kualitatif adalah penelitian yang dilakukan observasi langsung di lapangan. Sedangkan sumber data sekunder merupakan sumber data yang diperoleh peneliti melalui laporan buku, dokumentasi dan arsip pendukung. Dalam penelitian ini sumber data utama adalah Kepala Subbagian Kepegawaian dan Hukum Administrasi serta Pegawai Subbagian Kepegawaian dan Hukum Administrasi pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Kalimantan Timur.
Sumber data sekunder adalah dokumen-dokumen perkantoran yang berkaitan dengan kearsipan pada Subbagian Administrasi Umum dan Hukum Administrasi Kanwil Kementerian Agama Provinsi Kalimantan Timur. Observasi merupakan suatu metode atau metode penelitian yang mampu menggabungkan berbagai jenis informasi. Jadi, observasi adalah suatu instrumen atau alat penelitian yang dilakukan dengan cara observasi langsung dengan bantuan penglihatan untuk mengumpulkan berbagai jenis informasi dari sumber data.30.
Observasi yang dilakukan dalam penelitian ini dibantu oleh Kepala Subbagian Kepegawaian dan Hukum Administrasi bersama pegawai yang menangani Kearsipan pada Subbagian Kepegawaian dan Hukum Administrasi. Wawancara merupakan suatu cara pengumpulan data dengan menggunakan dialog langsung yang dikembangkan oleh pewawancara untuk memperoleh informasi dari orang yang diwawancarai 31 Teknik ini digunakan untuk menggali data yang berkaitan dengan pelaksanaan pengelolaan kearsipan. Wawancara merupakan sarana pengumpulan data informasi dengan mengajukan serangkaian pertanyaan lisan untuk dijawab juga secara lisan.
Proses reduksi data ini terus dilakukan oleh peneliti ketika melakukan penelitian untuk menyederhanakan data yang diperoleh pada saat data mining di lapangan. Langkah ini dilakukan dengan menyajikan kumpulan informasi terstruktur yang menawarkan kemungkinan untuk menarik kesimpulan. Hal ini dilakukan dengan data yang diperoleh selama proses penelitian kualitatif, biasanya berbentuk narasi sehingga memerlukan penyederhanaan tanpa mengurangi isinya.
Uji validitas data atau validasi data dalam penelitian ini menggunakan triangulasi data seperti menggabungkan beberapa teknik pengumpulan data seperti observasi, wawancara dan dokumentasi. Dengan validasi kualitatif dapat menunjukkan sejauh mana tingkat penafsiran (deskripsi atau penjelasan) dan konsep-konsep itu. tercapai, makna yang sesuai dan valid antara peneliti dan partisipan. Triangulasi adalah suatu teknik untuk memeriksa keabsahan data yang digunakan selain data untuk keperluan pengendalian atau sebagai pembanding. Triangulasi juga dapat diartikan keabsahan data dengan cara menyilangkan atau membandingkan informasi dari berbagai sumber sehingga diperoleh data yang valid.33.
Daftar Pustaka Buku
Pengelolaan Kearsipan Dalam Meningkatkan Pelayanan Di Kantor Kecamatan Muara Jawa Ulu Kabupaten Kutai Kartanegara” dalam Jurnal Ilmu Pemerintahan, ed. no. “Pelaksanaan Pelayanan Administrasi di SMK Batik 1 Surakarta” dalam Jurnal Informasi dan Komunikasi terbitan no. Penerapan Administrasi Umum Sistem Informasi Manajemen di Universitas Victory Sorong” dalam Jurnal Internasional Sistem Informasi &.
“Analisis Penanganan Kearsipan Pada Bagian Umum dan Protokol di Kantor Wali Kota Jakarta Timur” dalam Majalah Administrasi Bisnis edisi no. Efektivitas Pengelolaan Arsip Perintah Pencairan Pada Bidang Perbendaharaan Badan Pengelola Keuangan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan” dalam Jurnal Tinjauan Administrasi Bisnis Pinisi Edisi No. Skripsi “Penerapan Pengelolaan Kearsipan Terhadap Kinerja Administrasi di Sekolah Dasar Negeri Kulingkinari Kabupaten Tojo Una-una , Kecamatan Batudaka" Institut Agama Islam Negeri Palu.
Tesis “Penerapan Manajemen Kearsipan Dalam Meningkatkan Mutu Pelayanan Administrasi Pada Dinas Pendidikan Madrasah Kantor Kementerian Agama Kabupaten Malang” Universitas Maulana Malik Ibrahim. Tesis “Penerapan Pengelolaan Kearsipan Pada Bagian Tata Usaha Madrasah Aliyah Al-Muhajirin Kabupaten Tapung.
