KOMUNIKASI LISAN
Komunikasi lisan (oral communication) merupakan saluran yang paling
banyak digunakan dalam bisnis.
Percakapan tatap muka (wawancara, pidato,
rapat, presentasi)
Telepon
Radio, televisi
Pita audio dan video
Teleconference
Vidio conference
KAPAN KOMUNIKASI LISAN DIGUNAKAN?
Komunikasi lisan cocok digunakan apabila:
Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
Pesan relatif sederhana
Tidak memerlukan catatan sebagai dokumen
Audiens dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis
Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan
KEUNGGULAN KOMUNIKASI LISAN
Keunggulannya
1. Pesan langsung diterima oleh komunikan dengan lebih cepat
2. Ditunjang oleh mimik wajah dan gerak tubuh akan memperkuat pesan yg disampaikan sehingga efekti- vitasnya lebih tinggi.
3. Umpan balik dapat langsung dilihat dan dirasakan
Kelemahannya
1. Adanya hambatan teknis, yang menghalangi secara tenik sampainya pesan, spt suara gaduh, mic mati, kurang
pendengaran.
2. Jika tidak diberi perhatian, maka kemungkinan beasr poin penting akan hilang
3. Audien seringkali menilai isi pembicaraan berdasarkan penampilan fisik, tanpa mendengar dulu apa yang
disampaikan
BERBICARA DAN MENDENGARKAN
Secara garis besar komunikasi lisan tediri dua aspek, yakni bebicara dan menyimak.
Berbicara, yaitu menyampaikan informasi yang
dilakukan secara lisan melalui pengucapan kata-kata .
Mendengarkan atau menyimak yaitu menerima pesan secara aktif melalui suara dengan meng-gunakan indera dan juga pikiran.
Berbicara dan menyimak dapat terjadi dalam:
Komunikasi lisan antarpribadi yg hanya melibatkan dua orang
Komunikasi lisan dalam kelompok yang melibatkan audiens yang lebih banyak
KETERAMPILAN MENDENGARKAN
Untuk menjadi pendengar yang baik variasikan cara anda mendengarkan agar sesuai dengan situasi yang dihadapi.
Mendengarkan isi, adalah memahami dan menguasai pesan pembicara.
Mendengarkan dengan kritis, adalah memahami dan mengevaluasi arti pesan pembicara pada beberapa
tingkat; logika argumen, bukti yang kuat, konklusi yang valid, implementasi pesan, motif pembicara.
Mendengarkan dengan empati, adalah memahami perasaan, kebutuhan, dan keinginan pembicara
sehingga anda dapat menghargai sudut pandangnya, terlepas apakah anda mempunya perspektif yang
sama.
PROSES MENDENGARKAN
Bovee & Thill (2007:57) lima langkah mendengarkan;
1. Menerima. Yaitu menerima suara melalui indra pendengaran.
2. Menginterpretasikan. Memberikan arti dari suara yang dapat dilakukan menurut nilai, harapan,
kebutuhan, dan sejarah pribadi
3. Mengingat. Menyimpan dalam memori, yaitu buku catatan sementara dalam otak.
4. Mengevaluasi. Mengevaluasi pesan dengan menerapkan keterampilan berfikir kritis
5. Merespon. Mereaksi bisa dalam bentuk umpan balik lisan, tepuk tangan, tertawa, atau diam. Baru kemudian mungkin bertindak berdasarkan apa yang ada dengar.
Tabel 2.2. Perbedaan pendengar efektif dan pendengar tidak efektif.
Pendengar efektif Pendengar tidak efektif
• Mendengar secara aktif • Mendengar dengan pasif
• Mencatat dengan cermat dan lengkap
• Tidak mencatat atau mencatat sebarangan
• Sering melakukan kontak mata dengan pembicara
• Melakukan sedikit atau tidak melakukan kontak mata
• Tetap fokus pada pembicara dan pembicaraan
• Membiarkan pikirannya
mengembara; perhatiannya mudah teralihkan.
• Menyesuaikan gaya mendengarkan
• Mendengarkan dengan gaya yg sama
• Memberikan isyarat nonverbal
kepada pembicara • Gagal memberikan umpan balik nonverbal kepada pembicara.
• Menyimpan pertanyaan atau ketida-ksetujuan sampai waktu yg tepat
• Memotong ketika mereka tidak setuju atau tidak mengerti.
• Membedakan antara poin utama dan detail pendukung
• Tidak membedakan antara poin utama dan detail pendukung
PRESENTASI BISNIS
Priyatna & Ardianto (2009:107) presentasi adalah menjual gagasan (selling ideas), yaitu komunikasi praktis yg bersifat informatif dan persuasif, …
dengan menguraikan informasi secara jelas dan disertai suatu ajakan agar pesan/gagasan itu
diterima khalayak.
Presentasi bisnis dapat berupa:
Laporan kemajuan
Wawancara media
Presentasi penjualan
Proposal proyek
Dan lain-lain
TUJUAN PRESENTASI
1. Presentasi Informatif, adalah untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, untuk mendapat- kan umpan balik. Presen-tasi jenis ini biasanya banyak memberikan data dan informasi.
2. Presentasi Persuasif adalah untuk mengajak audiens melakukan sesuatu atau percaya terhadap sesuatu sesuai yang dikehendaki presenter.
3. Menghibur pendengar, adalah melakukan pembicaraan yang sifatnya menghibur tetapi relevan dan profesional sehingga audience dapat menikmati acara tersebut.
4. Memperkenalkan diri, Presentasi ini biasa digunakan ketika melakukan wawancara, seperti seseorang yang melamar pekerjaannya kemudian ia memperkenalkan dirinya dengan menyebutkan data pribadi dan daftar riwayat hidupnya kepada pihak yang menanyakan.
PERSIAPAN PRESENTASI BISNIS
Menurut Purwanto (2005:236) persiapan dalam presentasi bisnis meliputi:
1.
Penguasaan topik atau materi yang akan dipresentasikan
2.
Penguasaan dan pemanfaatan berbagai alat bantu presentasi.
3.
Menganalisis audiens yang akan melihat dan mendengarkan presentasi
4.
Menganalisis lingkungan lokasi atau
tempat presentasi.
ALAT BANTU PRESENTASI BISNIS
Dalam presentasi, pembicara dapat menggunakan alat bantu visual:
1.
Alat bantu visual dalam bentuk tulisan
2.
Alat bantu visual dalam bentuk grafik
Media yang digunakan antara lain;
Papan tulis
Handout
Flip Chard
Tranparansi Overhead Projector
Slide
STRUKTUR PRESENTASI
Introduksi [awal] !
Anda melakukan kontak dengan audience
Anda mengintroduksikan pokok pembicaraan Anda dan menyatakan tema utamanya
Pengembangan [tengah] !
Anda menjelaskan tema utama tadi secara mendetail
Mengembangkan tema utama, serta
Argumen-argumen bagi tema utama itu
Kesimpulan [akhir] !
Anda merangkumkan tema utama
Memberikan rekomendasi [bila diperlukan
BAHASA TUBUH
Salah satu keunggulan dalam presentasi bisnis adalah digunakannya komunikasi nonverbal
Eksppresi wajah menunjukkan perasaan seperti sedih, senang, marah
Senyuman, tersenyumlah secara wajar dan jangan berlebihan
Gerakan anggota tubuh (tangan, bahu, kepala)
memperlihatkan tekanan pada apa yang ingin kita sampaikan.
Jangan menggunakan tekanan suara atau ekpresi
wajah yang bertentangan dengan kata-kata yang
Anda ucapkan, dan yang memberi kesan berbeda
Forum Presentasi
1. Konferensi, merupakan media komunikasi tatap muka yang memberikan suatu kemungkinan mencapai
pemahaman bersama yang tidak mungkin dicapai melalui komunikasi secara tertulis.
2. Simposium, pertemuan yg diselenggarakan untuk mendengarkan pendapat para ahli mengenai suatu masalah dalam bidang ttt.
3. Diskusi panel, diskusi yang dilakukan oleh sekelompok orang yang membahas suatu topik yang menjadi
perhatian umum dihadapan hadirin, pendengar , atau pemirsa [siaran TV]
4. Seminar, pertemuan para pakar yang berusaha
mendapatkan kata sepakat mengenai suatu masalah.
5. Lokakarya [workshop], pertemuan para pakar yang membahas suatu karya
6. Kongres, rangkaian pertemuan para wakil organisasi untuk mendiskusikan dan mengambil keputusan mengenai suatu masalah
7. Santiaji, pertemuan yang diselenggarakan untuk
memberikan pengarahan singkat menjelang pelaksanaan suatu kegiatan.
Rapat adalah pertemuan dua orang atau lebih untuk membicarakan dan
merundingkan suatu masalah.
Berdasarkan tujuannya rapat dibedakan;
Rapat informasional
Rapat pengambilan keputusan
Rapat perundingan
RAPAT
PERSIAPAN RAPAT
Persiapan yang baik menghindari dua kesalahan besar pada rapat:
1.
Menyelenggarakan rapat padahal memo atau pesan lain dapat menggantikan rapat.
2.
Mengadakan rapat tanpa memikirkan tujuan spesifik.
Sebelum anda memulai mempersiapkan
rapat, pastikan bahwa rapat tersebut benar
benar dibutuhkan.
MERENCANAKAN RAPAT
Bovee & Thill (2007:57) perencanaan rapat meliputi kegiatan:
1. Memutuskan tujuan rapat dan mengkomunikasikan ke partisipan
Untuk berbagi informasi dan mungkin koordinasi tindakan atau untuk pengambilan keputusan
2. Memilih partisipan untuk ikut rapat
Untuk berbagi informasi dapt mengundang kelompok yang besar, namun bila untuk pemecahan masalah undanglah dalam ukuran lebih terbatas.
3. Memilih waktu dan fasilitas
Untuk sesi kerja, rapat di pagi hari biasanya lebih produktif dari-pada rapat pada sesi siang hari. Perhatikan beberapa detail spt, pengaturan tempat duduk, temperatur, akustik, dan makanan kecil.
4. Menyusun agenda
Distribusikan agenda yang telah ditulis secara baik ke para partipsipan, beri mereka waktu yg cukup untuk mempersiapkan
MENYELENGGARAKAN RAPAT
Dalam penyelenggaraan rapat dengan sukses perlu diperhatikan kegiatan-kegiatanyang berikut:
Undangn rapat
Urutan pelaksanaan rapat
Pengaturan ruang rapat
Perlengkapan rapat
Akomodasi
kesehatan
TERIMA KASIH
SUARA
1. P rojection [proyeksi] Proyeksikan [arahkan] suara Anda sampai ke bagian paling belakang ruangan tanpa harus berteriak. Ini akan terbantu dengan sikap berdiri yang tegak.
2. A rtikulasi [Artikulasi/ Kejelasan Makna]
Berbicaralah dengan jelas. Jangan menelan atau hanya menggumamkan kata-kata Anda.
3. P ronounciation [Lafal Ucapan]
Beberapa kata tertentu sulit kita lafalkan, tetapi orang lain mungkin tidak sulit melakukannya. Seperti, profesionalisme, restrukturisasi, mendiskreditkan, dll
4. E nunciation [Pengucapan]
Berilah tekanan yang lebih nyata pada kata-kata kunci, suku-suku kata, dan frase-frase. Presentasi lebih daripada sekedar percakapan sehari-hari.
5. R epetition [Pengulangan]
Jangan ragu-ragu untuk mengulangi kata-kata, terutama bila Anda menggunakan irama dan nada yang berbeda.
6. S peed [Kecepatan] ditambah dengan Ritme [Keteraturan] dan Bersuara diafragma [tarik napas, embuslah perlahan dari dasar paru- paru dekat diafragma sampai ke dada]
