PENDAHULUAN
Latar Belakang Kerja Praktek
Dengan latar belakang tersebut, untuk memberdayakan sumber daya manusia di Indonesia, Politeknik Negeri Bengkalis diharapkan mampu menghasilkan lulusan yang berkualitas sehingga mampu bersaing di dunia kerja. Untuk memenuhi harapan tersebut, Politeknik Negeri Bengal membuat program yang dapat membantu lulusan menjadi lulusan yang berkualitas yaitu program Praktek Kerja Lapangan (KP). Program studi Administrasi Bisnis merupakan salah satu program studi di Politeknik Negeri Bengal.
Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek
- Tujuan Kerja Praktek
- Manfaat Kerja Praktek
Dengan mengikuti kerja praktek, mahasiswa akan memperoleh pengalaman praktek di dunia kerja yang sebenarnya dan menerapkan ilmu yang telah diperolehnya di perkuliahan dalam praktek. Program gelar ini berharap melalui program pelatihan kerja ini, mahasiswa dapat merasakan langsung seperti apa dunia bisnis yang sebenarnya dan dapat menambah wawasan setiap mahasiswa sehingga menjadi lebih terampil, tanggap dan mampu bersaing di dunia kerja. Mahasiswa mendapatkan umpan balik dari kegiatan kerja praktek berupa proses pembetulan dan peningkatan keterampilan dan soft skill untuk pengembangan dan proses pembelajaran.
Waktu Kerja Praktek
Untuk mengetahui hardware dan software yang digunakan di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis. Untuk mengetahui kendala dan solusi yang anda temui selama kerja praktek di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis. Jadwal kerja praktek harian di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis adalah sebagai berikut.
Lokasi Kerja Praktek
Sehingga nama Kantor Imigrasi Kelas II Bengkalis berubah menjadi Kantor Imigrasi Kelas II Bengkalis. Adapun solusi yang dapat diambil dari kendala-kendala yang dihadapi selama mengikuti Praktek Kerja Lapangan di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis adalah sebagai berikut. Perangkat keras yang digunakan selama kerja praktek di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis adalah PC desktop dan printer.
Peralatan yang digunakan selama kerja praktek di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis adalah barcode scanner dan printer.
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Sejarah Singkat Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis
Visi dan Misi Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis
- Visi
- Misi
Struktur Organisasi Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis
Ruang Lingkup Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis
Tugas dan Fungsi Dari Masing-masing Bidang Selama
DESKRIPSI KEGIATAN KERJA PRAKTEK
Spesifikasi Tugas yang Dilaksanakan
- Laporan Agenda Kegiatan Harian Kerja Praktek
- Uraian Pekerjaan Selama Melaksanakan Kerja
Bab ini menguraikan dan menjelaskan kegiatan atau tugas selama melaksanakan Kerja Praktek (P) di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis mulai Rabu, 2 Maret 2022 sampai dengan Kamis, 30 Juni 2022.
Target yang Diharapkan
Tujuan yang diharapkan dalam memasukan data diri pemohon di aplikasi nxt office adalah untuk mengetahui data diri pemohon yang berisi alamat lengkap serta nomor paspor lama. Tujuan yang diharapkan dalam pencatatan data pemohon ke dalam buku besar adalah untuk menyimpan data pemohon berupa nomor berkas, nama pemohon, nomor paspor baru dan jenis kelamin. Tujuan penulisan nomor file yang diharapkan adalah untuk mendeteksi nomor file yang akan digunakan sebagai nomor file.
Tujuan yang diharapkan saat mengarsipkan berkas pemohon adalah agar berkas terpelihara dengan baik, tertata dan aman. Tujuan yang diharapkan saat membuat pesanan kerja dan pesanan perjalanan bisnis adalah menemukan karyawan yang akan melakukan perjalanan bisnis selama beberapa hari. Tujuan yang diharapkan saat mengajukan permohonan cuti adalah untuk mencari pegawai atau pegawai honorer yang akan mengambil cuti selama beberapa hari dengan alasan tertentu.
Tujuan yang diharapkan dari pencatatan surat masuk dan keluar pada buku agenda adalah untuk memudahkan pencarian surat masuk dan keluar pada arsip. Tujuan yang diharapkan dari penutupan semua buku harian surat masuk dan keluar adalah untuk memastikan jumlah surat masuk dan keluar yang dilakukan setiap akhir bulan. Tujuan yang diharapkan dalam pengarsipan disposisi adalah untuk menemukan salinan surat yang diterima yang telah dilacak oleh kantor pusat atau kantor pusat PLH.
Tujuan yang diharapkan dalam pembuatan pencatatan distribusi ATK adalah untuk mengetahui jumlah persediaan ATK yang baru dibeli, dan jumlah akhir ATK yang tersisa.
Perangkat Keras/Lunak yang Digunakan Selama Kerja
- Perangkat Keras yang Digunakan Selama Kerja
- Perangkat Lunak yang Digunakan Selama Kerja
Saat melakukan kerja praktek, printer digunakan untuk memindai dokumen, mencetak file yang dibuat oleh komputer, serta menggandakan dokumen dan sebagainya. Perangkat lunak (software) adalah perangkat yang berada di dalam komputer dan disimpan secara digital untuk mengolah dan menyimpan data. Microsoft word adalah perangkat lunak atau program aplikasi pengolah data berupa huruf atau angka yang digunakan untuk keperluan bisnis, pekerjaan, penyusunan laporan, pembuatan dokumen, makalah, skripsi atau hal lain yang berhubungan dengan penulisan, yang dikembangkan oleh Microsoft Company.
Program ini digunakan untuk membuat pesanan pekerjaan, pesanan perjalanan resmi, dan permintaan cuti. Microsoft Excel adalah program aplikasi lembar kerja yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation yang dapat berjalan di Microsoft Windows dan Mac OS.
Peralatan dan Perlengkapan yang Digunakan Selama Kerja
- Peralatan yang Digunakan Selama Kerja Praktek
- Perlengkapan yang Digunakan Selama Kerja
Staples sering digunakan untuk mempermudah berbagai jenis pekerjaan, staples umumnya digunakan untuk menggabungkan beberapa lembar surat atau dokumen penting lainnya. Folder merupakan salah satu perlengkapan kantor yang berfungsi untuk menyimpan lembaran-lembaran kertas agar lebih tertata dan terlindungi. Perforator (lubang pelubang) adalah alat kantor yang digunakan untuk melubangi kertas agar tersimpan di dalam binder.
Di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis, pelubang kertas digunakan untuk melubangi kertas atau dokumen, setelah pelubangan, dokumen disimpan atau diarsipkan.
Data-Data yang Diperlukan
Data yang diperlukan untuk mencatat nomor pada folder adalah nomor berkas yang tercatat pada buku data pemohon. Data yang diperlukan untuk mengarsipkan berkas pemohon adalah folder dengan nomor berkas tertulis di dalamnya. Data-data yang diperlukan untuk pembuatan penugasan penugasan dan surat perintah perjalanan dinas merupakan data-data yang diperlukan yang terdiri dari nama pegawai yang akan dipekerjakan di luar negeri, tujuan perjalanan dinas dan jangka waktu perjalanan dinas.
Maklumat yang diperlukan untuk membuat permohonan cuti ialah nama, NIP, pangkat dan jabatan pegawai yang ingin bercuti, sebab cuti dan alamat penuh semasa cuti tersebut. Data yang diperlukan untuk merekod surat-menyurat masuk dan keluar dalam buku agenda ialah lembaran surat-menyurat masuk dan keluar. Data yang diperlukan untuk melengkapkan semua buku harian surat masuk dan keluar adalah pengiraan akhir surat yang diterima dan keluar.
Data yang diperlukan untuk disposisi arsip adalah lembar disposisi yang diikuti oleh kantor pusat atau PLH kantor pusat. Data yang dibutuhkan untuk membuat record distribusi ATK adalah stok ATK yang baru dibeli dan stok ATK yang tersisa.
Dokumen-Dokumen yang Dihasilkan
Kendala-Kendala yang Dihadapi dalam Menyelesaikan
- Kendala-Kendala yang Dihadapi Selama Kerja
- Solusi dari Kendala yang Dihadapi
Dalam pelaksanaan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (Praktek) di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis Bagian Tikkim, Bagian Kepegawaian dan Bagian Umum, dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut. Spesifikasi pekerjaan yang dilakukan selama kerja praktek di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis bagian tikkim adalah membuat laporan bulanan, scan QR code pelamar, memasukkan data pelamar di aplikasi office nxt, mendaftarkan data pelamar di buku . , tulis nomor di folder berkas, Berkas pemohon sesuai dengan nomor berkas di ruang berkas. Pada bagian kepegawaian, pencetakan surat permintaan cuti dan pencetakan surat perintah tugas dan surat perjalanan dinas.
Tujuan yang diharapkan dari pekerjaan yang dilakukan selama kerja praktek di bidang tikkim dan administrasi adalah untuk mengetahui jumlah warga negara asing yang berada di Indonesia untuk kunjungan kerja atau wisata, memindai kode QR pelamar untuk mengetahui penghapusan data pemohon yang memuat nama, nomor paspor serta tempat dan tanggal lahir, memasukkan data pemohon ke dalam permohonan resmi berikutnya untuk menentukan data pemohon yang meliputi alamat lengkap, serta nomor paspor yang lama, pencatatan data pemohon pada buku induk untuk menyimpan data pemohon berupa nomor berkas, nama pemohon, nomor paspor baru dan jenis kelamin yang diketik, tulis nomor pada folder untuk menentukan nomor berkas, yang akan digunakan sebagai nomor arsip, berkas berkas pelamar dengan benar, tertib dan aman menyimpan berkas pelamar, membuat surat tugas dan surat perjalanan dinas mengidentifikasi pegawai, yang akan. Software yang digunakan selama kerja praktek di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis adalah Microsoft Word, Microsoft Excel dan NXT Office. Sedangkan perlengkapan yang digunakan selama kerja praktek di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis adalah perlengkapan kantor, staples, stempel, peta dan perforator (pembolong).
Data-data yang diperlukan selama kerja praktek saat scan QR code pelamar, memasukkan data paspor di aplikasi nxt office, mendaftarkan data paspor di buku besar, menuliskan nomor pada map untuk pengarsipan, mengarsipkan perkara pemohon sesuai nomor map yang ada di arsip adalah kode pemohon pada bukti pembayaran, nama pemohon, nomor paspor baru dan jenis kelamin pemohon. Dokumen yang dihasilkan selama pelaksanaan kerja praktek adalah laporan bulanan, data paspor pada buku besar, berkas pemohon, buku agenda surat masuk dan keluar, surat tugas dan surat perjalanan dinas, surat permohonan cuti, lembar disposisi. Pelaksanaan praktikum akan lebih teratur jika ada jadwal kegiatan yang harus dilakukan oleh mahasiswa.
Dengan adanya Praktek Kerja Lapangan ini diharapkan terjalin hubungan kerjasama yang baik antara Politeknik Negeri Bengkalis dengan tempat pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis).
PENUTUP
Kesimpulan
Bagian umum adalah pencatatan surat masuk dan surat keluar dalam buku agenda, menutup semua buku agenda surat masuk dan keluar, pengarsipan ketentuan dan pencatatan untuk pembagian TAK. 51 melakukan perjalanan dinas selama beberapa hari, mengajukan permohonan cuti untuk mencari pegawai atau pegawai honorer yang akan cuti beberapa hari karena alasan tertentu, mencatat surat masuk dan keluar di buku agenda untuk memudahkan pencarian surat masuk dan keluar di arsip , menutup seluruh buku agenda surat masuk dan surat keluar untuk mengetahui jumlah surat masuk dan surat keluar dan dilakukan setiap akhir bulan, tersedia arsip untuk mencari salinan surat masuk yang ditindaklanjuti oleh kepala kantor atau kepala kantor PLH, membuat catatan atas pembagian TAK untuk mengetahui jumlah stok TAK yang baru dibeli dan sisa stok TAK. Data yang diperlukan untuk membuat surat perintah tugas dan surat perjalanan dinas adalah nama pegawai, tujuan perjalanan dinas, tujuan perjalanan dinas dan lama perjalanan dinas.
Data yang diperlukan untuk mengajukan permohonan cuti pegawai adalah nama, NIP, pangkat dan jabatan pegawai. Solusi kendala yang dihadapi adalah dengan mengirimkan surat ke Kantor Pusat Imigrasi di Jakarta, agar data pemohon dapat terkirim dengan cepat, dan pegawai atau pegawai honorer yang mengambil ATK harus ke bagian inventaris laporan.
Saran
