LAMPUNG
Untuk memenuhi persyaratan mendapatkan nilai Praktik Kerja Lapangan
Disusun Oleh :
1. ALAL IKNAWAN (15311721) 2. AYU LAILA NINGSIH (15311608) 3. MARISA SEKARSARI (15311155)
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS TEKNOKRAT INDONESIA BANDAR LAMPUNG
2018
ii
Nama : 1. Alal Iknawan (15311721) 2. Ayu Laila Ningsih (15311680)
3. Marisa Sekarsari (15311155) Program Studi : S1 Sistem Informasi
Instansi/perusahaan : Dinas Perpusakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung.
Alamat Instansi/perusahaan : Jl. Wolter Monginsidi No. 107, Teluk betung, Bandar Lampung – Lampung 35214.
Pembimbing,
Pembimbing laporan PKL Pembimbing lapangan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Instansi/Perusahaan PKL,
Imam Ahmad, M.Kom. Ir. Romi Hendri, M.Kom.
NIK. 021 15 04 01 NIP. 1972117 200311 1 001
Menyetujui,
Program Studi S1 Sistem Informasi Ketua,
Rusliyawati, S.Kom., MTI.
NIK. 031 02 08 02
iii
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL) DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
PROVINSI LAMPUNG
Dipersiapkan dan disusun oleh : 1. ALAL IKNAWAN (15311721) 2. AYU LAILA NINGSIH (15311680)
3. MARISA SEKARSARI (15311155) Telah dipresentasikan di depan Dewan Penguji
Pada tanggal, 02 Oktober 2018.
Dewan Penguji
Pembimbing, Penguji,
Imam Ahmad, M.Kom. Heni Sulistiani, S.Kom., M.Kom.
NIK. 021 15 04 01 NIK. 022 13 02 11
Laporan ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan Untuk memperoleh nilai Praktik Kerja Lapangan
Pada tanggal, 10 Oktober 2018.
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Program Studi S1 Sistem Informasi
Dekan, Ketua,
Y. Agus Nurhuda, S.Si., M.Cs. Rusliyawati, S.Kom., MTI.
NIK. 021 05 02 05 NIK. 031 02 08 02
iv
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas berkat dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini. Penulisan Laporan PKL ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mendapatkan nilai Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada Program Studi S1 Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Teknokrat Indonesia Bandar Lampung. Penulis menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesaikan Laporan PKL ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Dr. HM. Nasrullah Yusuf, SE., MBA., selaku Rektor Universitas Teknokrat Indonesia.
2. Bapak Yeni Agus Nurhuda, S.Si., M.Cs., selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Teknokrat Indonesia.
3. Ibu Rusliyawati, S.Kom., M.T.I., selaku Ketua Program Studi S1 Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Teknokrat Indonesia.
4. Bapak Imam Ahmad, S.Kom., M.Kom., selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk membimbing penulis menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini.
5. Heni Sulistiani, S.Kom., M.Kom., selaku Dosen Penguji yang telah memberikan dan membantu dalam memeriksa kesalahan dalam penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini.
6. Herlina Warganegara, SE, MM., selaku Kepala Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung.
7. Ir. Romi Hendri, M.Kom., selaku pembimbing yang telah banyak membantu dan memberikan bimbingan kepada penulis selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan dan juga membantu penulis dalam usaha memperoleh data yang penulis perlukan.
Akhir kata, penulis berharap semoga Allah SWT berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu dan semoga Laporan Praktik Kerja Lapangan ini dapat membawa manfaat.
Bandar lampung, 02 Oktober 2018 Penulis
v
LEMBAR JUDUL ...i
LEMBAR PERSETUJUAN...ii
LEMBAR PENGESAHAN ...iii
KATA PENGANTAR ...iv
DAFTAR ISI ...v
DAFTAR TABEL ...vii
DAFTAR GAMBAR ...viii
DAFTAR LAMPIRAN ...x
RINGKASAN PELAKSANAAN ...xi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang PKL ... 1
1.2 Tujuan PKL ... 2
1.3 Kegunaan PKL ... 2
1.4 Tempat PKL ... 3
1.5 Jadwal Pelaksanaan PKL ... 4
BAB II TINJAUAN UMUM TEMPAT PKL ... 5
2.1 Sejarah Perusahaan ... 5
2.2 Struktur Organisasi ... 7
2.3 Kegiatan Umum Perusahaan ... 8
BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN ... 20
3.1 Pelaksanaan PKL : ALAL IKNAWAN, NPM 15311721 ... 20
3.1.1 Bidang Kerja ... 20
3.1.2 Pelaksanaan Kerja ... 20
3.1.3 Kendala Yang Dihadapi ... 27
3.1.4 Cara Mengatasi Kendala ... 28
3.2 Pelaksanaan PKL : AYU LAILA NINGSIH, NPM 15311608 33 3.2.1 Bidang Kerja ... 33
3.2.2 Pelaksanaan Kerja ... 34
3.2.3 Kendala Yang Dihadapi ... 41
3.2.4 Cara Mengatasi Kendala ... 42
3.3 Pelaksanaan PKL : MARISA SEKARSARI, NPM 15311155 . 3.3.1 Bidang Kerja ... 44
3.3.2 Pelaksanaan Kerja ... 45
3.3.3 Kendala Yang Dihadapi ... 54
3.3.4 Cara Mengatasi Kendala ... 56
vi
DAFTAR PUSTAKA ... 60 LAMPIRAN ... 61
vii
Hal.
Tabel 1.1 Jadwal Waktu Kerja Selama PKL ... 4
Tabel 2.1 Jumlah Pegawai ... 9
Tabel 2.2 Jumlah Buku ... 10
Tabel 2.3 Data Pengguna Perpustakaan ... 10
Tabel 3.1 Tabel Kegiatan Alal Iknawan ... 21
Tabel 3.2 Tabel Kegiatan Ayu Laila Ningsih ... 34
Tabel 3.3 Tabel Kegiatan Marisa Sekarsari ... 45
viii
Gambar 1.1 Rute dari Universitas Teknokrat Indonesia ke Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung ... 3
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi ... 7
Gambar 2.2 Alur Pendaftaran Anggota ... 12
Gambar 2.3 Alur Peminjaman Buku ... 13
Gambar 2.4 Alur Pengembalian Buku ... 13
Gambar 2.5 Layanan Anggota atau informasi ... 14
Gambar 2.6 Layanan Pembaca ... 15
Gambar 2.7 Ruang Umum ... 15
Gambar 2.8 Penelusuran Informasi ... 16
Gambar 2.9 Layanan Perpustakaan Keliling ... 17
Gambar 2.10 Label Buku ... 17
Gambar 2.11 Ruang Pengolahan bahan Pustaka ... 18
Gambar 2.12 Denah ruang Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung ... 19
Gambar 3.1 Melakukan Instalasi windows pada komputer ... 22
Gambar 3.2 Tampilan Login INLIS ... 22
Gambar 3.3 Memasukan judul dan anak judul ... 23
Gambar 3.4 Menambah eksemplar buku. ... 23
Gambar 3.5 Bib Id dan Nomor Registrasi ... 24
Gambar 3.6 Proses Cetak Barcode ... 24
Gambar 3.7 Menempelkan Kode Barcode Ke dalam Buku... 25
Gambar 3.8 Mencetak Kartu Pinjam ... 25
Gambar 3.9 Mengambil Sample Cover Buku ... 26
Gambar 3.10 Memperbarui Cover Buku Di dalam Photoshop ... 26
Gambar 3.11 Mengubah cover buku. ... 27
Gambar 3.12 Klik Dua Kali Set Up Software Adobe Photoshop ... 28
Gambar 3.13 Pilih Install With Serial Number ... 28
Gambar 3.14 Memasukan Serial Number ... 29
Gambar 3.15 Pilih Adobe Photoshop CS6 ... 29
Gambar 3.16 Proses Install Adobe Photoshop CS6 Telah Selesai ... 30
Gambar 3.17 Pilih File Lalu Klik New ... 30
Gambar 3.18 Membuat Ukuran Lembar Kerja ... 31
Gambar 3.19 Memotong Cover buku ... 31
Gambar 3.20 Menambahkan Teks Pada Cover Buku ... 32
Gambar 3.21 Save As Hasil Cover Yang Sudah Diperbaharui ... 32
Gambar 3.22 Memasukan Data Buku Baru. ... 34
Gambar 3.23 Tampilan Menu Entry Data Baru ... 35
Gambar 3.24 Cap Inventarisasi yang belum diisi ... 36
Gambar 3.25 Cap Inventarisasi setelah diisi. ... 36
Gambar 3.26 Alat scan laser barcode ... 36
Gambar 3.27 Komputer dan alat scan yang berada di bagian Layanan ... 37
ix
Gambar 3.31 Tampilan sistem nomor induk ... 39
Gambar 3.32 Mencetak kartu pinjam ... 39
Gambar 3.33 Memperbarui cover buku di dalam photoshop... 40
Gambar 3.34 Mengunggah cover buku. ... 40
Gambar 3.35 Tampilan menu entry data baru ... 41
Gambar 3.36 Contoh nomor induk yang belum lengkap pada No. Reg ... 41
Gambar 3.37 Contoh nomor induk yang sudah lengkap pada No. Reg dalam kotak merah ... 42
Gambar 3.38 Tampilan Sistem Nomor Induk ... 42
Gambar 3.39 Bagan Alur Kerja Bag. Pengolahan. ... 43
Gambar 3.40 Suasana Memasukan Data Buku ... 46
Gambar 3.41 Memasukan Nomor Anggota Pada Entry Peminjaman ... 47
Gambar 3.42 Memasukan Kode Barcode Pada Entry Pengembalian ... 47
Gambar 3.43 Menyimpan Data Peminjaman. ... 48
Gambar 3.44 Memasukan Kode Barcode Pada Entry Pengembalian ... 49
Gambar 3.45 Menyimpan Data Pengembalian ... 49
Gambar 3.46 Pencatatan Data Pelanggaran ... 50
Gambar 3.47 Rak Buku Pengembalian Awal Berdasarkan Kelasnya ... 51
Gambar 3.48 Merapihkan Buku yang Telah Selesai Di pinjam ... 51
Gambar 3.49 Mengesahkan Nomor Anggota dan Tanggal Pengembalian. 52
Gambar 3.50 Rak Bukti Kartu Peminjaman ... 53
Gambar 3.51 Mengambil Gambar Cover Buku ... 53
Gambar 3.52 Menggunakan Aplikasi Adobe photoshop ... 54
Gambar 3.53 BAD pencatatan denda ke dalam buku denda... 55
Gambar 3.54 Buku denda ... 56
Gambar 3.55 BAD Pembuatan Laporan Denda Menggunakan Microsoft Excel ... 57
Gambar 3.56 Laporan Denda Menggunakan Microsoft Excel. ... 57
x
Lampiran 1. Kantor Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi
Lampung... 61
Lampiran 2. Ruang Bagian Layanan ... 61
Lampiran 3. Ruang Bagian Pengolahan ... 62
Lampiran 4. Foto Kunjungan PKL Bersama Pembimbing ... 62
Lampiran 5. Ruang Perpustakaan ... 63
Lampiran 6. Ruang Baca ... 63
Lampiran 7. Kertas Pengembalian Buku ... 64
Lampiran 8. Kantong Peminjaman Buku ... 64
Lampiran 9. Kartu Pengembalian Buku ... 65
Lampiran 10. Buku Pelanggaran (Denda) ... 65
Lampiran 11. Entry Peminjaman Memasukan Nomor Anggota ... 66
Lampiran 12. Entry Peminjaman Memasukan Kode barcode Buku ... 66
Lampiran 13. Entry Pengembalian Memasukan Kode Barcode Buku .. 67
Lampiran 14. Kartu Anggota Perpustakaan ... 67
Lampiran 15. Halaman Login ... 68
Lampiran 16. Halaman Utama INLIS ... 68
Lampiran 17. Entry buku baru dalam sistem INLIS ... 69
Lampiran 18. Form untuk menambah jumlah eksemplar ... 70
Lampiran 19. Tampilan untuk mencetak kode barcode ... 70
Lampiran 20. Daftar hadir PKL ... 71
Lampiran 21. Catatan harian Alal Iknawan ... 73
Lampiran 22. Catatan harian Ayu Laila Ningsih ... 75
Lampiran 23. Catatan harian Marisa Sekarsari ... 77
Lampiran 24. Formulir penilaian mahasiswa PKL Alal Iknawan ... 80
Lampiran 25. Formulir penilaian mahasiswa PKL Ayu Laila Ningsih . 84
Lampiran 26. Formulir penilaian mahasiswa PKL Marisa Sekarsari .... 88
xi
Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan sarana mengaktualisasi diri terhadap beberapa keahlian baik softskill atau hardskill yang sudah diperoleh selama perkuliahan, kegiatan PKL diterapkan di sebuah perusahaan selama beberapa bulan, penulis melaksanakan PKL di kantor Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung selama ± 2 bulan yaitu 09 Juli 2018 sampai dengan 31 Agustus 2018. Penempatan PKL pada perusahaan ini dibagi pada dua bagian yaitu bagian layanan dan bagian pengolahan. Kegiatan pada bagian layananya itu melayani kegiatan pinjam meminjam buku yang ada di perpustakaan, dan melayani mengenai segala macam informasi yang berkaitan dengan perpustakaan. Sedangkan kegiatan pada bagian pengolahan yaitu memasukan data buku baru pada sistem INLIS (Integrated Library System), mencetak kartu pinjam, mencetak barcode, memperbaharui cover buku sampai dengan buku dikirmkan ke bagian pelayanan.
Dalam pelaksanaan PKL penulis menemukan beberapa masalah yang kemudian diusulkan beberapa saran untuk menangani masalah tersebut. Pada Bagian Pengolahan sebaiknya agar menyatukan sistem nomor induk kedalam sistem INLIS agar proses pengolahan dalam memasukan data buku baru dengan jumlah banyak tidak memakan waktu yang lama. Pada bagian layanan sebaiknya agar membuat laporan mengenai pelanggaran dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel agar ketika bendahara (Bagian Keuangan) dapat memeriksa data pelanggaran dengan bijak.
Kata Kunci : Perpustakaan, Bahan Pustaka, Kearsipan, Layanan.
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PKL
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung merupakan unsur pelaksana urusan pemerintah di bidang perpustakaan dan kearsipan, yang dipimpin oleh Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Dinas.
Penerapan sistem informasi pada suatu instansi pemerintah sangat dibutuhkan karena perkembangan teknologi yang sangat pesat menuntut suatu instansi pemerintah untuk memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat, dapat mengurangi terjadinya kesalahan yang tidak diinginkan sehingga dapat meningkatkan kinerja yang lebih efisien dan kecepatan operasional instansi pemerintah.
Alasan penulis memilih Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan. Karena, penulis tertarik belajar dan mengetahui bagaimana pemanfaatan dan penerapan teknologi informasi dalam pengembangan sistem dan pemeliharaan sistem di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung.
Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan program akumulasi dari kegiatan belajar yang telah ditempuh oleh mahasiswa di Fakultas Teknik Ilmu Komputer (FTIK) Universitas Teknokrat Indonesia. PKL dapat diartikan sebagai sarana pelatihan mental, sikap, penerapan ilmu, dan pembentukan awal lulusan yang kompeten pada bidangnya masing-masing. Dengan demikian PKL adalah suatu kegiatan yang terpadu dari seluruh pengalaman belajar sebelumnya ke dalam program pelatihan berupa kinerja dalam semua hal yang berhubungan dengan penerapan ilmu yang telah dipelajari.
Universitas Teknokrat Indonesia adalah salah satu institusi pendidikan yang mempersiapkan mahasiswa untuk dapat bermasyarakat, khususnya pada disiplin ilmu yang telah dipelajari selama mengikuti perkuliahan. Dalam dunia pendidikan hubungan antara teori dan praktik merupakan hal penting untuk membandingkan serta membuktikan sesuatu yang telah dipelajari dalam teori dengan keadaan sebenarnya dilapangan.
Universitas Teknokrat Indonesia mewajibkan setiap mahasiswanya melaksanakan PKL di instansi pemerintah atau perusahaan swasta sebagai salah satu syarat yang harus di penuhi untuk menyelesaikan pendidikan Strata 1 (S1) Sistem Informasi di Universitas Teknokrat Indonesia. Melalui PKL ini mahasiswa akan dapat mengaplikasikan ilmu yang telah di peroleh di bangku perkuliahan kedalam lingkungan kerja yang sebenarnya serta mendapat kesempatan untuk mengembangkan cara berpikir, menambah ide - ide yang berguna dan dapat menambah pengetahuan mahasiswa terhadap apa yang ditugaskan kepadanya.
Program PKL adalah penerapan ilmu pengetahuan mahasiswa pada bidangnya masing-masing, yang dapat dilakukan pada instansi pemerintahan maupun perusahaan swasta. Dalam kegiatan PKL dilaksanakan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung sebagai tempat pelaksanaannya.
1.2 Tujuan PKL
Adapun tujuan pelaksanaan kegiatan PKL adalah:
1. Memperoleh gambaran nyata tentang penerapan atau implementasi dari ilmu atau teori yang selama ini diperoleh pada perkuliahan dan membandingkannya dengan kondisi nyata yang ada di lapangan.
2. Melatih kedisiplinan dan tanggung jawab mahasiswa terhadap tugas yang diberikan.
1.3 Kegunaan PKL
Adapun kegunaan pelaksanaan kegiatan PKL ini adalah:
1. Bagi Mahasiswa
a. Agar dapat menerapkan teori - teori yang diperoleh selama kuliah dengan praktik yang nyata di dunia kerja dan lingkungan masyarakat.
b. Melatih diri dan menambah pengalaman untuk beradaptasi dengan dunia kerja yang sebenarnya.
c. Mengetahui hal - hal yang dibutuhkan oleh perusahaan.
2 Bagi Universitas Teknokrat Indonesia
a. PKL ini diharapkan berguna bagi perkembangan ilmu komputer.
b. Mempererat kerjasama antara Universitas dengan Instansi.
3 Bagi Instansi Pemerintah
a. Dapat memberikan masukan dan pertimbangan untuk lebih meningkatkan kualitas dan kuantitas Intansi Pemerintah.
b. Dapat membantu pekerjaan yang ada di perusahaan.
1.4 Tempat PKL
Kegiatan PKL ini dilaksanakan di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung. Telepon : (0721) 484892. Berikut gambar rute dari Univerrsitas Teknokrat Indonesia menuju lokasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung melalui google maps :
Gambar 1.1 Rute dari Universitas Teknokrat Indonesia ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung
Sumber : Menurut Google Maps terlihat pada gambar 1.1 (2018)
1.5. Jadwal Pelaksanaan PKL
PKL dilaksanakan pada tanggal 9 Juli 2018 sampai dengan 1 September 2018, waktu pelaksanaan PKL di DPK yaitu setiap hari senin – kamis pukul 07.45 – 15.30 WIB dan hari jumat pukul 07.45 – 16.00 WIB. Waktu penyusunan laporan PKL adalah selama 2 bulan terhitung dari keluarnya Surat Keputusan. Berikut jadwal waktu kerja dapat dilihat :
Tabel 1.1 Jadwal Waktu Kerja Selama PKL
No Hari Jam Kerja
Masuk Selesai
1 Senin 07:45 15:30
2 Selasa 07:45 15:30
3 Rabu 07:45 15:30
4 Kamis 07:45 15:30
5 Jum'at 07:45 16:00
BAB II
TINJAUAN UMUM TEMPAT PKL 2.1 Sejarah Perusahaan
Pada awalnya Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung ini disebut Perpustakaan Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Lampung yang merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Pusat Pembinaan Depkdibud. Dengan terbitnya Keppres RI No. 11 tahun 1989 tentang Perpustakaan, Perpustakaan Wilayah berubah nomenklatur menjadi Perpustakaan Daerah Lampung.
Selanjutnya, untuk mengoptimalkan tugas dan fungsinya dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa, maka terbit Keppres RI No. 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional sebagai dasar peningkatan status Perpustakaan Daerah Provinsi Lampung (Eselon III) menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi Lampung (Eselon II).
Kemudian dengan diberlakukan Otonomi Daerah, kelembagaan Perpustakaan Nasional Provinsi Lampung berubah lagi menjadi Perpustakaan Daerah Provinsi Lampung yang merupakan Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Dinas Pendidikan Propinsi Lampung sesuai dengan Keputusan Gubernur No. 03 Tahun 2001 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD). Sedangkan Kantor Arsip Daerah Provinsi Lampung sendiri terbentuk melalui Peraturan Daerah Lampung No. 2 Tahun 1996 tentang pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Lampung tanggal 8 Mei 1996 dan disahkan dengan Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 7 tahun 1997 tanggal 14 Januari 1997.
Tugas pokok Kantor Arsip Daerah adalah menyelenggarakan sebagian kewenangan Rumah Tangga Provinsi (Desentralisasi) dalam bidang kearsipan yang menjadi kewenangannya serta melaksanakan kegiatan yang ditetapkan oleh Gubernur berdasarkan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku, tugas dekonsentrasi dan tugas pembantu yang diberikan oleh pemerintah kepada Gubernur.
Sedangkan fungsi Kantor Arsip Daerah meliputi pengaturan perencanaan dan penetapan standar/ pedoman, pembinaan, akuisi, pengelolaan, penyimpanan, perawatan, layanan arsip in-aktif dan statis, pengendalian, pengawasan dan koordinasi sumberdaya manusia dan sistem kearsipan, pelestarian, layanan informasi, dan penerbitan naskah sumber arsip.
Berdasarkan Keputusan Gubernur No, 10 Tahun 2007 tentang Pembentukan Organisasi Dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Lampung, tanggal 12 Desember 2007 ditetapkan bahwa UPTD Perpustakaan Daerah dan Kantor Arsip Daerah digabung menjadi satu dengan nomenklatur Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Daerah Provinsi Lampung (BPAD).
Dengan keluarnya Peraturan Pemerintah No.18 Th.2016 Tentang Perangkat Daerah ( Lembaga Negara RI Th.2016 No.114 tambahan lembaran Negara RI. No.5887), dan ditindak lanjuti dengan Peraturan Daerah Provinsi Lampung No. 8 tahun 2016, Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Daerah Provinsi Lampung berubah lagi dengan nomenklatur Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung.
1. Visi Dan Misi
Visi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung adalah
“Terwujudnya Masyarakat Lampung Yang Berbudaya, Cerdas, dan Sadar Informasi serta Terwujudnya Tertib Arsip di Provinsi Lampung.”
Sedangkan misinya adalah :
1. Meningkatkan pembinaan, pengendalian, pengawasan, pengembangan sistem dan Sumber Daya Manusia (SDM).
2. Meningkatkan layanan perpustakaan dan informasi.
3. Melaksanakan penyelamatan dan pelestarian arsip sebagai sumber informasi dan bahan pertanggung jawaban serta pelestarian karya cetak dan karya rekam dan karya tulis hasil budaya bangsa.
4. Pengelolaan arsip dalam penyelenggaraan pemerintah, pembangunan dan kemasyarakatan serta pengelolaan bahan pustaka guna mencerdaskan kehidupan bangsa.
2. Motto
Motto Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung adalah
“Membaca Menjadikan Masyarakat Lampung Cerdas, Berbudaya Dan Sadar Informasi.”
2.2 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Sumber : Seksi Layanan dan TIK (2018)
3. Uraian Tugas a. Tugas Pokok
Melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan, tugas dekonsentrasi dan tugas pembantuan yang diberikan pemerintah kepada Gubernur serta tugas lain yang sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Gubernur berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Fungsi
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dalam melaksanakan tugasnya menyelenggarakan fungsi :
1) Perumusan kebijakan teknis pengelolaan Perpustakaan, dan Kearsipan
2) Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang pengelolaan perpustakaan, dan Kearsipan, 3) Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pengelolaan
perpustakaan, dan Kearsipan
4) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur di bidang Peerpustakaan, Karsipan, dan
5) Pengelolaan administratif.
3.2 Kegiatan Umum Perusahaan 1. Kepegawaian
Saat ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung memiliki pegawai sebanyak 117 orang dengan perincian sebagai berikut :
Jumlah Pegawai Berdasarkan Pendidikan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung dapat dilihat pada tabel 2.1 :
Tabel 2.1 Jumlah Pegawai
Sumber : Bagian Kepegawaian Dinas Perpustakaan & Kearsipan, bulan Februari 2017
2. Koleksi
Jumlah koleksi yang dimiliki oleh Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan sampai dengan tahun 2014 berdasarkan golongan, jumlah judul buku dan jumlah eksemplar adalah sebagai berikut :
Keadaan koleksi buku di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Propinsi Lampung Tahun 2017.
Tabel 2.2 Jumlah Buku
No Golongan Jumlah
Judul Jumlah Eks
1 000 - Karya Umum
5.499 13.432
2 100 – Filsafat
3.943 11.304
3 200 – Agama
5.111 13.855
4 300 – Ilmu Sosial
12.416 27.818
5 400 – Bahasa
3.863 8.509
6 500 – Ilmu Murni
4.096 10.022
7 600 – Ilmu Terapan
9.951 39.210
No Status TINGKAT PENDIDIKAN
Jlh
KETERANGAN SD SMP SMA D2/3 S1 S2 Laki-laki Perempuan
1 Struktural - - - - 12 13 25 11 14
2 Pustakawan - - 5 4 3 1 13 3 10
3 Arsiparis - - - - - - - - -
4 JFU/Staff 2 8 31 9 16 5 71 29 42
5 PTHL - 1 3 1 3 - 8 5 3
Jumlah 2 9 39 14 34 19 117 52 69
Tabel 2.2 Jumlah Buku (Lanjutan)
No Golongan Jumlah
Judul Jumlah Eks
8 700 – Kesenian/Olahraga
2.461 7.213
9 800 – Kesusasteraan
2.605 9.629
10 900 – Sejarah /Geografi
4.292 12.245
11 F – Fiksi
5.943 13.628
12 Monograf
- -
13 Lain-lain
1.653 1.653
14 Berkala
21 548
Jumlah
61.854 169.085
Sumber : Bid. Layanan TIK, sampai dengan bulan Oktober 2017.
3. Data Pengguna
Data pengguna perpustakaan yang meliputi data anggota, peminjam, dan pemustaka adalah sebagai berikut :
Data Anggota, Peminjam dan Pemustaka di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tahun 2017
Tabel 2.3 Data Pengguna Perpustakaan
No Status Anggota Peminjam Pemustaka
1 Umum 15.490 5.514 9.862
2 Mahasiswa 35.599 11.221 26.534
3 Pelajar 23.638 7.544 38.332
4 Jumlah 74.727 24.279 74.728
Sumber : Bid. Layanan Informasi DPDK, sampai dengan Oktober 2017.
4. Ketentuan Umum dan Keanggotaan A. Ketentuan Umum
1. Perpustakaan adalah milik masyarakat dan layanannya pun terbuka untuk seluruh lapisan masyarakat.
2. Koleksi Referensi dan Deposit hanya boleh dibaca di tempat atau di fotocopy dan tidak boleh dibawa pulang.
B. Persyaratan Menjadi Anggota 1. Mengisi Formulir Pendaftaran.
2. Menyerahkan pasphoto berukuran 2x3, 3x4 atau 4x6 cm sebanyak 2 (dua) lembar.
3. Menyerahkan fotokopi KTP yang masih berlaku.
4. Menyerahkan fotokopi KK bagi yang belum mempunyai KTP.
5. Masa berlaku keanggotaan 5 (lima) tahun.
C. Persyaratan Berhenti Menjadi Anggota Perpustakaan
1. Mengembalikan koleksi yang di pinjam, kartu anggota dan kantong peminjaman.
2. Minimal telah menjadi anggota selama 12 (dua belas) bulan.
D. Peminjaman
1. Buku hanya bisa dipinjam oleh anggota dengan memperlihatkan kartu anggota yang bersangkutan.
2. Kartu anggota tidak bisa digunakan oleh orang lain untuk meminjam buku.
3. Setiap anggota diberikan 2 (dua) kantong buku peminjaman, satu kantong untuk satu buku.
4. Buku yang dipinjam hanya dapat diperpanjang selama 3 x (tiga kali) perpanjangan secara berturut-turut.
5. Buku yang dipinjam maksimal 2 (dua) eks dengan waktu peminjaman 1 (satu) minggu.
6. Apabila buku terlambat dikembalikan, peminjam dikenakan denda sebesar Rp. 1000,- (seribu rupiah)/buku/hari.
7. Apabila buku hilang, menjadi tanggung jawab peminjam dengan ketentuan mengganti buku dengan buku yang sama atau dengan uang seharga dua kali lipat buku yang hilang.
E. Tata Tertib Perpustakaan
1. Pemustaka diwajibkan mengisi buku tamu
2. Berpakaian rapi (baju dimasukkan ke pinggang celana)
3. Menitipkan tas/jaket di tempat titipan tas kecuali barang berharga (uang, perhiasan, dll), kehilangan atas barang berharga tsb diatas, menjadi tanggung jawab masing-masing.
4. Selesai membaca buku yang dibaca tersebut diletakkan saja di atas meja karena akan dihitung dan dicatat.
5. Menjaga kesopanan, ketenangan dan kebersihan ruangan baca dan buku -buku.
6. Di larang merokok, makan dan minum di ruang baca.
7. Mematuhi semua peraturan yang berlaku F. Alur Kerja Pendaftaran Anggota Perpustakaan.
Gambar 2.2 Alur Pendaftaran Anggota Sumber : Seksi Layanan dan TIK (2018)
G. Alur Peminjaman dan Pengembalian Buku 1. Peminjaman Bahan Pustaka bagi anggota.
Gambar 2.3 Alur Peminjaman Buku Sumber : Seksi Layanan dan TIK (2018) 2. Alur pengembalian bahan pustaka bagi anggota.
Gambar 2.4 Alur Pengembalian Buku Sumber : Seksi Layanan dan TIK (2018)
H. Jasa Layanan Informasi
1. Jam Buka Layanan Informasi
Perpustakaan dibuka setiap hari, kecuali hari libur nasional, dengan ketentuan sebagai berikut :
Hari Senin s.d Kamis : Pukul 08.00 – 15.30 WIB Hari Jumat : Pukul 08.00 – 16.00 WIB Hari Sabtu & Minggu : Pukul 08.00 – 12.30 WIB
2. Jenis Layanan
Jenis Layanan Perpustakaan yang diberikan Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung adalah :
a. Layanan Anggota atau Informasi
Berfungsi sebagai tempat layanan informasi bagi pengunjung dan tempat dimana pengunjung ingin membuat kartu keanggotaan pepustakaan.
Gambar 2.5 Layanan Anggota Atau Informasi Sumber : Seksi Layanan dan TIK (2018)
b. Layanan Pembaca (Ruang Anak atau Story Telling)
Ruang khusus bagi anak - anak yang memiliki berbagai macam jenis buku dengan banyak cerita, yang dapat dibaca sesuai dengan umur anak usia dini.
Gambar 2.6 Layanan Pembaca Sumber : Seksi Layanan dan TIK (2018) c. Layanan Sirkulasi.
setiap pengunjung yang datang ke perpustakaan pasti akan melewati ruangan ini. Layanan sirkulasi memberikan berbagai informasi terkait perpustakaan, maupun sebagai tempat dimana pengunjung dapat melakukan peminjaman dan pengembalian buku secara langsung.
Petugas layanan yang ada akan selalu siaga setiap saat dalam melayani pengunjung yang datang setiap harinya.
Gambar 2.7 Ruang Umum Sumber : Seksi Layanan dan TIK (2018)
d. Penelurusan Informasi
Perpustakaan tidak akan lepas dengan buku, oleh sebab itu setiap pengunjung yang datang ke perpustakaan pastinya akan mencari buku yang mereka inginkan. Di perpustakaan menyediakan rak - rak buku yang berjejeran rapih sesuai dengan kelas dan kategori isinya. Walupun demikian, ada saja pengunjung yang kesulitan dalam mencari buku yang mereka inginkan dan ingin menemukan buku dengan cepat. Maka di sediakannya komputer yang terdapat sistem pencarian penelusuran informasi di dalamnya yang berfungsi untuk mencari informasi mengenai buku yang mereka inginkan. Pada sistem ini pengunjung dapat mengetahui cover buku, judul buku, pengarang, tahun terbit, kelas, dan stok buku yang tersedia.
Gambar 2.8 Penelusuran Informasi Sumber : Seksi Layanan dan TIK (2018) e. Layanan Perpustakaan Keliling
Perpustakaan kecil berjalan yang menggunakan mobil sebagai media pelayanan untuk masyakat.
Gambar 2.9 Layanan Perpustakaan Keliling Sumber : Seksi Layanan dan TIK (2018) 3. Pengolahan Koleksi
Pengolahan koleksi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung dilakukan dengan mengacu kepada Peraturan Katalogisasi Indonesia yang diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, dan menggunakan Klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification) yang mengelompokkan ilmu pengetahuan ke dalam 10 disiplin ilmu, antara lain : 000 Karya Umum 600 Ilmu Terapan (teknologi)
100 Filsafat 700 Kesenian dan Olahraga 200 Agama 800 Kesusastraan
300 Ilmu sosial 900 Sejarah dan Geografi 400 Bahasa
500 Ilmu-ilmu Murni
Kemudian pada setiap punggung buku ditempelkan label buku yang berisi nomor panggil (call number), 3 (tiga) huruf pertama nama pengarang, dan 1 (satu) huruf pertama judul buku.
Gambar 2.10 Label Buku
Sumber : Seksi Layanan dan TIK (2018)
0.025 --- Nomor panggil
Yus --- 3 (tiga) huruf pertama nama pengarang (Yusuf) P --- 1 (satu) huruf pertama dari judul buku.
Berikut adalah gambar ruang pengolahan tempat dimana semua buka baru diproses untuk dapat dinikmati oleh pengunjung dapat dilihat pada gambar :
Gambar 2.11 Ruang Pengolahan Bahan Pustaka Sumber : Seksi Layanan dan TIK (2018)
4. Tata Ruang Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung Tanah Dan Bangunan
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung, sejak diberlakukanya Keputusan Gubernur No.10 Tahun 2007 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Lampung, UPTD Perpustakaan dan Kantor Arsip Daerah Provinsi Lampung menjadi satu lembaga, yaitu Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Daerah Provinsi Lampung menempati Kantor di 2 (dua) lokasi :
Jln.Wolter Monginsidi No.107 Telukbetung Bandar Lampung dengan Luas Tanah 4.449 m2 dan Luas Bangunan 1.500 m2
Gedung Depo Arsip di Jln. Beringin Raya Teluk Betung Bandar Lampung memiliki 2 (dua) gedung;
➢ Gedung A: Luas Bangunan 1.485 m2, 2 (dua) lantai
➢ Gedung B: Luas Bangunan 148 m2.
Berikut adalah gambar denah ruangan lantai I dan lantai II dinas perpustakaan dan kearsipan :
Gambar 2.12 Denah Ruang Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung
Sumber : Seksi Layanan dan TIK (2018)
BAB III
PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
3.1 ALAL IKNAWAN NPM 15311721
3.1.1 Bidang Kerja
Selama melakukan PKL di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung yang dimulai dari tanggal 9 Juli samapi dengan 1 September penulis ditempatkan di Bagian Pengolahan Bahan Pustaka dibawah bimbingan Bapak Ir.
Romi Hendri, M. Kom, Kepala Bagian Pengolahan Bahan Pustaka. Berikut beberapa tugas dari Bagian Pengolahan Bahan Pustaka yaitu :
1. Buku baru datang diterima bagian pengolahan bahan pustaka.
2. Melakukan verifikasi pada buku baru dengan daftar pembelian apabila ada buku yang tidak cocok dengan daftar pembelian maka akan dikembalikan kepada pengirim.
3. Memberikan stempel pada buku (cap perpustakaan, cap inventarisasi)
4. Mengklasifikasi buku dengan cara menentukan nomor klasifikasi dan subyek.
5. Memasukan data buku baru kedalam sistem INLIS (Integrated Library System).
6. Memvalidasi kelengkapan pada buku baru seperti nomor bib id, item id, nomor registrasi, kode barcode, nomor induk buku, label buku, kartu katalog, kartu buku, kantung buku, kartu tanggal kembali, scotlite, dan sampul buku.
7. Mencetak daftar buku baru yang sudah di masukan pada sistem INLIS.
8. Mengirim buku yang sudah selesai di proses ke bagian layanan.
3.1.2 Pelaksanaan Kerja
Selama melakukan pelaksanaan PKL di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung, penulis melakukan beberapa tugas dari Bagian Pengolahan Bahan Pustaka yang telah dijabarkan. Untuk mempermudah dalam mengetahui kegiatan - kegiatan yang dilakukan selama melakukan PKL, maka penulis membuat
tabel kegiatan yang berfungsi untuk mempermudah dalam melihat rincian kegiatan.
Tabel rincian kegiatan tersebut dapat dilihat pada tabel 3.1 : Tabel 3.1 Tabel Kegiatan Alal Iknawan
Kegiatan - kegiatan yang dilakukan penulis selama melaksanakan PKL di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung pada bagian pengolahan bahan pustaka, diantaranya yaitu :
1. Instalasi Windows
Pada bidang pengolahan bahan pustaka sudah tertera kegiatan- kegiatan yang dilakukan tetapi masih ada kegiatan lain yang penulis lakukan yaitu melakukan instalasi windows pada komputer di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung. Berikut adalah gambar pada saat instalasi windows pada komputer di bagian pelayanan dapat dilihat pada gambar 3.1 :
No. Kegiatan Ringkasan Kegiatan Daftar
Halaman 1. Instalasi windows pada
komputer
Instalasi windows pada komputer
yang gagal masuk windows Hal. 21
2.
Memasukan data buku baru ke dalam sistem INLIS
Memasukan data buku baru kedalam INLIS untuk dapat ditampilkan ke dalam OPAC (Online Public Access Catalog) supaya dapat digunakan oleh pengunjung
Hal. 22
3. Mencetak kode barcode Mencetak kode barcode untuk
ditempelkan pada buku. Hal. 24 4. Menempelkan kode
barcode ke buku
Menempelkan kode barcode supaya dapat di scan pada saat peminjaman buku.
Hal. 25
5. Mencetak kartu pinjam buku
Mencetak kartu pinjam untuk ditaruh di dalam buku yang akan dipinjamkan
Hal. 25
6. Mengambil sample cover buku
Mengambil sample cover buku untuk diperbaharui dan di unggah ke sistem INLIS supaya tampil pada OPAC
Hal. 26
7. Memperbaharui sample cover buku
Memperbaharui sample cover buku untuk dikecilkan
ukurannya dan ditambahkan watermark
Hal. 26
Gambar 3.1 Melakukan Instalasi Windows Pada Komputer.
Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018) 2. Memasukan data buku kedalam INLIS.
Dinas perpustakaan dan kearsipan provinsi lampung mempunyai sistem untuk memasukan data buku, sistem tersebut adalah INLIS (Integrated Library System). Berikut adalah tahapan memasukan data buku baru pada INLIS :
a. Sebelum dapat masuk pada sistem INLIS penulis harus terlebih dahulu login, penulis login dengan menggunakan salah satu akun dari pegawai bagian pengolahan bahan pustaka. Berikut adalah tampilan login dapat dilihat pada gambar 3.2 :
Gambar 3.2 Tampilan login INLIS
Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018)
b. Kemudian akan masuk pada tampilan menu utama INLIS lalu pilih menu katalog lalu klik entry katalog lalu akan muncul tampilan untuk memasukan data buku baru selajutnya masukkan judul buku, pengarang buku , penerbit buku , deskripsi fisik, masukkan catatan lalu klik simpan. Berikut gambar memasukan data buku baru dapat dilihat pada gambar 3.3 :
Gambar 3.3 Memasukan judul dan anak judul.
Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018)
c. Lalu klik tombol tambah exsemplar untuk menambah jumlah eksemplar buku, rata – rata buku baru dari pembelian memiliki jumlah eksemplar sebanyak 3 buku. Tampilan tambah eksemplar dapat dilihat pada gambar 3.4 :
Gambar 3.4 Menambah eksemplar buku.
Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018)
d. Mencatat bib id, nomor registrasi, dan kode barcode kedalam cap inventarisasi yang ada didalam buku, setelah di dapat dari proses memasukan data buku pada sistem INLIS. Berikut adalah proses pencatatan Bib Id dan Item Id dapat dilihat pada gambar 3.5 :
Gambar 3.5 Bib Id dan Nomor Registrasi Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018) 3. Mencetak Kode Barcode.
Kode barcode dicetak untuk memudahkan petugas bagian pelayanan pada saat anggota meminjam buku dan mengembalikan buku, untuk mencetak kode barcode yaitu pada sistem INLIS pilih akuisisi lalu pilih daftar koleksi kemudian cari judul buku yang akan dicetak kode barcode, lalu pada aksi pilih cetak label, kemudian pada ukuran kertas pilih kertas barcode roll, lalu pilih data buku yang akan dicetak kode barcode lalu proses, kemudian pilih hasil untuk mencetak.
Berikut adalah proses mencetak barcode dapat dilihat pada gambar 3.6 :
Gambar 3.6 Proses cetak barcode
Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018)
4. Menempelkan kode barcode yang sudah dicetak kedalam buku dengan menyesuaikan item id yang ada didalam buku, supaya petugas dapat memindainya. Berikut adalah kode barcode yang sudah ditempel dapat dilihat pada gambar 3.7 :
Gambar 3.7 Menempelkan Kode barcode ke dalam buku.
Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018) 5. Mencetak Kartu Pinjam Buku.
Kartu pinjam berfungsi untuk mencatat peminjaman yang dilakukan pengunjung perpustakaan. Bagian pengolahan bahan pustaka sudah memiliki format atau template untuk mencetak kartu pinjam. Berikut adalah kartu pinjam yang sudah dicetak dapat dilihat pada gambar 3.8 :
Gambar 3.8 Mencetak Kartu Pinjam
Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018)
6. Mengambil sample cover buku untuk diunggah pada INLIS supaya tampil di OPAC. Pengambilan sample cover buku ini dilakukan oleh beberapa orang dikarenakan banyaknya jumlah buku yang terdapat pada ruang baca umum.
Pengambilan sample cover buku dapat dilihat pada gambar 3.9 :
Gambar 3.9 Mengambil Sample Cover Buku Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018)
7. Memperbaharui ukuran cover dan menambahkan watermark pada gambar dengan menggunakan software adobe photoshop yang sudah disetujui ukuran dan transparansi watermark tersebut oleh kepala seksi bidang pengolahan bahan pustaka yaitu Bapak Ir. Romi Hendri, M. Kom,. Berikut adalah pembaharuan cover dapat dilihat pada gambar 3.10 :
Gambar 3.10 Memperbarui cover buku di dalam photoshop Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018)
Mengunggah sample gambar yang telah diberi watermark kedalam INLIS.
Pengunggahan ini berfungsi supaya pengunjung perpustakaan yang sedang mencari judul buku pada sistem diruang baca perputakaan dapat melihat contoh gambar buku yang dicari. Pada menu akuisisi pilih daftar katalog lalu cari judul buku yang akan diunggah gambarnya, kemudian klik kanan pada judul buku tersebut pilih open link in new tab untuk mempermudah pencarian selanjutnya, lalu pilih menu cover dan cari gambar sesuai judul buku kemudian klik unggah.
Berikut adalah proses mengunggah cover buku yang telah selesai diperbaharui dapat dilihat pada gambar 3.11 :
Gambar 3.11 Mengunggah cover buku Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018) 3.1.3 Kendala Yang Dihadapi
Selama melakukan PKL di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung, pada bagian pengolahan bahan pustaka penulis menemukan permasalahan yaitu pada saat cover buku akan di perbaharui menggunakan software Adobe photoshop, tetapi terdapat kendala yaitu pada semua komputer di bagian pengolahan bahan pustaka tidak tersedia software tersebut.
Andri (2008) menyatakan bahwa Adobe photoshop merupakan suatu aplikasi yang paling populer dikalangan desainer grafis dan pengolahan citra (image processing). Sejak pertama diperkenalkan oleh Adobe corporation pada dekade 90-an, Photoshop langsung mendapatkan hati dikalangan profesional dan praktisi imege editing dengan segala kecanggihan fitur dan kemampuan yang maksimal serta kemudahan dalam penggunaannya (user friendly).
3.1.4 Cara Mengatasi Kendala
Dari kendala yang dihadapi, penulis memiliki solusi yaitu melakukan instalasi software Adobe photoshop supaya dapat digunakan untuk memperbaharui cover buku agar tampilannya menarik dan diberi watermark Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung. Berikut ini adalah cara unuk intalasi software adobe photoshop pada komputer di bagian pengolahan bahan pustaka :
a. Sebelum melakukan instalasi adobe photoshop matikan terlebih dahulu anti virus dan koneksi nternet yang ada pada komputer. Langkah pertama pilih set up software adobe photoshop atau klik kanan run administrator, lalu tunggu hinga proses initializing selesai seperti pada gambar 3.12 :
Gambar 3.12 klik dua kali Set up software adobe photoshop Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018)
b. Setelah selesai proses initializing lalu pilih install with a serial number pada tampilan welcome Adobe Photoshop CS6 Master Collection. Berikut adalah proses initializing dapat dilihat pada gambar 3.13 :
Gambar 3.13 Pilih install with a serial number Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018)
c. Kemudian masukkan serial number, klik dua kali pada serial Adobe Photoshop Master Collection CS6 lalu pilih salah satu dari serial number yang tersedia lalu klik next. Berikut adalah proses memasukan serial number dapat dilihat pada gambar 3.14 :
Gambar 3.14 Memasukan serial number Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018)
d. Setelah itu akan ada pembertiahuan untuk koneksi ke internet lalu pilih connect later, kemudian akan muncul tampilan option lalu pilih Adobe Photoshop CS6 sesuai sistem operasi pada komputer lalu klik next, Berikut adalah tampilan option dapat dilihat pada gambar 3.15 :
Gambar 3.15 Pilih Adobe Photoshop CS6 Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018)
e. Proses install memerlukan waktu yang cukup lama, kemudian tunggu proses hingga selesai, Berikut adalah gambar selesainya proses install dapat dilihat pada gambar 3.16 :
Gambar 3.16 Proses install adobe photoshop cs6 telah selesai Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018)
f. Setelah proses intalasi Adobe Photoshop selesai, kemudian buat lembar kerja baru dengan cara buka Adobe Photoshop lalu klik file pilih new. Berikut adalah gambar membuat lembar kerja baru dapat dilihat pada gambar 3.17 :
Gambar 3.17 Pilih file lalu klik new
Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018)
g. Kemudian akan muncul tampilan new, lalu pada name isikan sesuai nama lembar kerja yang akan dikerjakan dan isikan 250 pada weight dan 300 pada height dengan ukuran pixels, lalu klik ok. Berikut adalah gambar membuat ukuran lembar kerja baru dapat dilihat pada gambar 3.18 :
Gambar 3.18 Membuat ukuran lembar kerja.
Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018)
h. Lalu open file cover buku yang akan diperbaharui, setelah itu pilih select atau crop untuk memotong gambar supaya lebih rapi dan drag pada lembar kerja yang sudah dibuat. Berikut proses crop dapat dilihat pada gambar 3.19 :
Gambar 3.19 Memotong cover buku Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018)
i. Kemudian sesuaikan ukuran gambar dengan lembar kerja yang sudah dibuat, lalu tambahkan teks Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung dan sesuaikan opacity pada teks agar terlihat tranparan. Berikut adalah gambar menambahkan teks dapat dilihat pada gambar 3.20 :
Gambar 3.20 Menambahkan teks pada cover buku Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018)
j. Lalu tahap akhir yaitu save as cover yang sudah diperbaharui dan pada file name diisi dengan judul buku yang sudah diperbaharui kemudian pada format pilih jpeg atau png. Berikut adalah gambar save as dapat dilihat pada gambar 3.21 :
Gambar 3.21 Save as hasil cover yang sudah di perbaharui Sumber : Dokumentasi Pribadi Alal Iknawan (2018)
3.2 AYU LAILA NINGSIH NPM 15311608
3.2.1 Bidang Kerja
PKL adalah salah satu bentuk implementasi program pendidikan atau penguasaan keahlian yang diperoleh pada perkuliahan untuk diterapkan pada dunia kerja agar mendapatkan pengalaman, kemampuan serta pengetahuan tentang dunia kerja. PKL dilaksanakan di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung (DPK) pada tanggal 09 Juli 2018 sampai dengan 1 September 2018. Selama penulis melakukan kegiatan PKL di DPK, penulis bekerja di Bagian Pengolahan dibawah bimbingan Bapak Ir. Romi Hendri, M.Kom., Kepala Seksi Pengolahan Bahan Pustaka.
Tugas dari Bagian Pengolahan adalah : 1. Menerima buku baru dari pembelian.
2. Mencocokan buku dengan daftar pembelian.
3. Memberi stempel pada buku (cap perpustakaan, cap inventarisasi) 4. Mengklasifikasi buku dengan cara menentukan nomor dan subyek.
5. Menginput data buku baru kedalam INLIS (Integrated Library Sistem).
6. Mengecek kelengkapan pada buku baru, yaitu : a. Nomor Bib Id Dan Item Id
b. Nomor Registrasi c. Kode Barkode d. Nomor Induk Buku e. Label Buku
f. Kartu Pinjam g. Kartu Buku h. Kantung Buku i. Scotlite j. Sampul Buku
7. Mencetak daftar buku baru yang sudah di memasukan kedalam INLIS.
8. Mengirim buku tersebut pada Bagian Layanan.
3.2.2 Pelaksanaan Kerja
Selama melakukan pelaksanaan PKL di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung, penulis melakukan beberapa tugas dari Bag. pengolahan yang telah dijabarkan. Dapat dilihat pada Gambar 3.22 Melakukan Penginputan Data Buku Baru.
Gambar 3.22 Memasukan Data Buku Baru Sumber : Dokumentasi Pribadi Ayu Laila Ningsih (2018)
Tabel 3.2 Tabel Kegiatan Ayu Laila Ningsih
No. Kegiatan Ringkasan Kegiatan Daftar
Halaman 1
Memasukan Data buku baru ke INLIS
Memasukan data buku baru
kedalam INLIS (Integrated Library System) agar data buku tersimpan kedalam database sistem tersebut.
Hal. 35
2 Mencetak kode barcode
Mencetak kode barcode
Hal. 36
3 Menempelkan kode barcode ke buku
Menempelkan kode barcode kedalam buku, supaya dapat membantu pekerjaan Bagian
Pelayanan dalam mengindentifikasi buku.
Hal. 38
4
Mencetak kartu pinjam buku
Mencetak kartu pinjam untuk setiap buku, agar pengunjung dapat meminjam buku tersebut.
Hal. 39
5 Memberi Nomor Induk Buku Baru
Memberikan 4 digit terdepan pada nomor induk buku baru yang masih kosong.
Hal. 39
Tabel 3.2 Tabel ringkasan kegiatan (Lanjutan)
No. Kegiatan Ringkasan Kegiatan Daftar
Halaman 6 Mengirim buku ke
bagian pelayanan
Mengirim buku yang telah selesai diproses oleh Bagian Pengolahan kepada Bagian Pelayanan
Hal. 40
7 Mengambil Gambar Cover Buku
Mengambil sample gambar cover buku secara satu-persatu berdasarkan kelasnya.
Hal. 40
8 Memperbarui Cover Buku
Merubah tampilan buku dengan memberika watermark pada setiap sample gambar.
Hal. 40
9
Mengunggah sample gambar kedalam sistem sesuai dengan judul buku.
Mengunggah sample gambar buku yang telah diubah dan diberikan watermark kedalam sistem INLIS (Integrated Library System).
Hal. 40
Kegiatan yang dilakukan penulis selama melaksanakan PKL di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung di bidang Pengolahan, diantaranya, yaitu :
1. Memasukan data buku kedalam INLIS (Integrated Library Sistem).
Memasukan data per buku kedalam INLIS, dengan memisahkan judul buku dan anak buku, nama pengarang dan editor buku, dan lain-lain.
Gambar 3.23 Tampilan Menu Entry Data Baru Sumber : Dokumentasi Pribadi Ayu Laila Ningsih (2018)
Menulis tanggal terima, No. Registrasi, Bib I.D, serta Item I.D kedalam cap inventarisasi yang berada dibuku, setelah mendapatkannya dari proses memasukan data buku kedalam INLIS yang sudah selesai.
Gambar 3.24 Cap Inventarisasi yang belum diisi Sumber : Dokumentasi Pribadi Ayu Laila Ningsih (2018)
Gambar 3.25 Cap Inventarisasi setelah diisi Sumber : Dokumentasi Pribadi Ayu Laila Ningsih (2018) 2. Mencetak Kode Barcode.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Privinsi Lampung, Bagian Pelayanan sudah difasilitasi dengan scan laser barcode.
Gambar 3.26 Alat scan laser barcode
Sumber : Dokumentasi Pribadi Ayu Laila Ningsih (2018)
Berikut adalah gambar komputer dan scanner di bagian layanan yang digunakan untuk mempermudah peminjaman dan pengembalian buku :
Gambar 3.27 Komputer dan alat scan yang berada di bagian Layanan Sumber : Dokumentasi Pribadi Ayu Laila Ningsih (2018)
Gambar 3.28 Saat Memindai Barcode pada buku Sumber : Dokumentasi Pribadi Ayu Laila Ningsih (2018)
Dimana petugas pelayanan perpustakaan bisa dengan mudah dan cepat dalam menginputkan data peminjaman buku tampa harus menulis judul serta
pengarangnya kedalam sistem. Petugas hanya perlu mendekatkan kode barcode pada scan laser.
Gambar 3.29 Mencetak barcode
Sumber : Dokumentasi Pribadi Ayu Laila Ningsih (2018)
3. Menempelkan Kode Barcode yang sudah diprint kedalam buku, dengan menyesuaikan nomor yang ada didalam cap inventarisasi pada Item I.D.
Gambar 3.30 contoh buku setelah penempelan kode barcode Sumber : Dokumentasi Pribadi Ayu Laila Ningsih (2018)
4. Memberikan Nomor Induk pada buku.
Pada sistem yang terpisah dari sistem INLIS. Sistem nomor induk dapat diaplikasikan dengan cara : mencari buku yang akan diberi nomor induk menggunakan nomor yang tersedia pada kode Barcode atau Item I.D. setelah itu masukan 4 digit angka pada textbox data perubahan secara berurutan sesuai dengan nomor induk terakhir. Klik simpan agar nomor induk tersimpan kedalam sistem.
Gambar 3.31 Tampilan sistem nomor induk Sumber : Dokumentasi Pribadi Ayu Laila Ningsih (2018) 5. Mencetak Kartu Pinjam Buku.
Dimana kartu pinjam berfungsi untuk mencatat peminjaman yang dilakukan pengunjung perpustakaan.
Gambar 3.32 Mencetak kartu pinjam
Sumber : Dokumentasi Pribadi Ayu Laila Ningsih (2018)
6. Mengirim Buku yang telah selesai diproses oleh Bagian Pengolahan kepada Bagian Pelayanan untuk diklarifikasi kembali sebelum buku baru dikeluarkan untuk diletakan dirak perpustakaan agar pengunjung bisa membacanya serta meminjamnya.
7. Mengambil sample gambar pada buku untuk dijadikan cover pada menu pencarian disistem pelayanan.
8. Mengubah sample gambar yang sudah ambil untuk diberikan watermark pada gambar tersebut.
Gambar 3.33 Memperbarui cover buku di dalam photoshop Sumber : Dokumentasi Pribadi Ayu Laila Ningsih (2018)
9. Mengunggah sample gambar yang telah diberi watermark kedalam INLIS (Integrated Library System).
Pengungahan ini, berfungsi agar disaat pengunjung perpustakaan yang sedang mencari judul buku pada sistem di pelayanan perputakaan dapat melihat contoh gambar buku yang dicari.
Gambar 3.34 Mengunggah cover buku
Sumber : Dokumentasi Pribadi Ayu Laila Ningsih (2018)
3.2.3 Kendala Yang Dihadapi
Selama melakukan PKL di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung, pada Bagian Pengolahan. penulis menemukan permasalahan pada:
1. Nomor induk yang keluar secara otomatis setelah selesai entry data buku baru pada sistem INLIS tidak lengkap.
Gambar 3.35 Tampilan menu entry data baru Sumber : Dokumentasi Pribadi Ayu Laila Ningsih (2018)
Setelah memilih salah satu dari pilihan yang terdapat didalam textbook, yaitu /DPK/APBD-P/2017. Seharusnya, nomor induk yang keluar pada gambar setelah pemilihan, yaitu 0001/ DPK/APBD-P/2017. Namun, 4 digit angka terdepan pada nomor induk tidak ada. Karena, memang sistem tidak mengeluarkan 4 digit angka terdepan pada nomor induk.
Berikut adalah contoh nomor induk yang belum lengkap dapat dilihat pada gambar 3.36 :
Gambar 3.36 Contoh nomor induk yang belum lengkap pada No. Reg Sumber : Dokumentasi Pribadi Ayu Laila Ningsih (2018)
Gambar 3.37 Contoh nomor induk yang sudah lengkap pada No. Reg Sumber : Dokumentasi Pribadi Ayu Laila Ningsih (2018)
Setelah semua data buku yang sudah dimasukan ke dalam sistem INLIS (Integrated Library System) serta sudah mendapat semuah kelengkapan buku. Buku masih tidak bisa dikirim kepada Bag. Pelayanan. Karena, 4 digit angkat terdepan pada nomor induk belum terisi.
3.2.4 Cara Mengatasi Kendala
Menurut Kuriniawati dan Prayitno (2009) menyatakan bahwa sistem dapat didefinisikan sebagai sekelompok elemen yang saling terhubung atau berinteraksi hingga membentuk satu kesatuan yang dimaksud untuk memcapai suatu tujuan tertentu.
Menurut Suryana, S. (1982) menyatakan bahwa apapun jenis koleksi perpustakaan yang merupakan milik dan kekayaan pepustakaan harus dicatat dalam buku inventarisasi, yang dapat disebut juga sebagai buku induk. Buku induk merupakan sumber informasi tentang bahan pustaka yang merupakan kunci pustaka itu sendiri.
1. Penulis mendapat bantuan oleh kepala bagian pengolahan untuk Memproses ulang nomor induk pada sistem yang berbeda, setelah sistem telah selesai dibuat oleh kepala bagian pengolahan.
Gambar 3.38 Tampilan Sistem Nomor Induk Sumber : Dokumentasi Pribadi Ayu Laila Ningsih (2018)
Berikut adalah bagan alur kerja bagian pengolahan dapat dilihat pada gambar 3.39 :
Gambar 3.39 Bagan Alur Kerja Bag. Pengolahan Sumber : Dokumentasi Pribadi Ayu Laila Ningsih (2018)
3.3 MARISA SEKARSARI NPM 15311155
3.3.1 Bidang Kerja
Ketika melaksanakan PKL di kantor Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung pada tanggal 9 Juli 2018 sampai dengan 1 September 2018 yang berfungsi untuk meningkatkan kemampuan, pengalaman serta pengetahuan mengenai dunia kerja. Selama melaksanakan kegiatan PKL di kantor Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung penulis bekerja di Bagian Layanan dan Bagian Pengolahan dibawah bimbingan Bapak Ir. Romi Hendri, M.Kom., Kepala Seksi Pengolahan Bahan Pustaka. Tugas dari masing - masing bagian adalah sebagai berikut :
a) Tugas Bagian Layanan :
1. Merapihkan buku - buku yang telah selesai dipinjam ke dalam rak buku sesuai dengan kelasnya.
2. Mencatat data pelanggaran sekaligus denda.
3. Memasukan data buku seperti data peminjaman dan pengembalian ke dalam sistem.
b) Tugas Bagian Pengolahan :
1. Mengambil gambar cover buku yang ada di perpustakaan menggunakaan kamera ponsel.
2. Mengubah tampilan cover buku menggunakan aplikasi Adobe photoshop.
3.3.2 Pelaksanaan Kerja
Supaya mempermudah dalam mengetahui kegiatan apa saja yang dilakukan selama melakukan PKL di kantor Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung, dibuatlah tabel kegiatan yang berfungsi untuk mempermudah dalam melihat ringkasan kegiatan. Tabel ringkasan kegiatan tersebut adalah sebagai berikut :
Tabel 3.3 Tabel Kegiatan Marisa Sekarsari
Kegiatan yang dilakukan penulis selama melakukan PKL di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Lampung, dimulai dari tanggal 9 Juli 2018 sampai dengan 1 September 2018, waktu kerja pada hari senin sampai hari jumat.
Dalam pelaksanaan kegiatan PKL, penulis ditempatkan pada Bagian Pelayanan dan
No. Kegiatan Ringkasan Kegiatan Daftar
Halaman 1 Memasukan Data
Peminjaman Buku
Memasukan nomor anggota dan barcode buku yang dipinjam ke dalam entry peminjaman.
Hal. 46
2 Memasukan Data Pengembalian Buku
Memasukan barcode buku yang dikembalikan ke dalam entry pengembalian.
Hal. 48
3 Pencatatan Data pelanggaran
Mencatat data pelanggaran dan
total denda yang harus dibayar. Hal. 50
4
Merapihkan Buku - Buku Yang Telah Selesai Dipinjam
Merapihkan buku - buku yang telah selesai dipinjam ke dalam rak buku sesuai dengan
kelasnya.
Hal. 51
5
Menulis Nomor Anggota Dan Tanggal
Pengembalian Didalam Buku
Menulis nomor anggota dan tanggal pengembalian didalam buku yang akan dipinjam.
Hal. 52
6
Mengambil Gambar Cover Buku - Buku Menggunakan Kamera Ponsel
Mengambil gambar cover buku satu - persatu menggunakan kamera ponsel sesuai dengan kelasnya.
Hal. 53
7
Merubah Tampilan Cover Buku
Menggunakan Aplikasi Adobe photoshop
Merubah tampilan cover buku menggunkan aplikasi Adobe photoshop agar lebih rapi saat diunggah ke sistem.
Hal. 54
Bagian Pengolahan Bahan Pustaka. Penulis membantu melaksanakan berbagai macam tugas yang diberikan.
Suasana memasukan data buku dapat dilihat pada gambar 3.40 :
Gambar 3.40 Suasana Memasukan Data Buku Sumber : Dokumentasi Pribadi Marisa Sekarsari (2018) Adapun kegiatan yang dilaksanakan yaitu :
1. Memasukan Data Peminjaman Buku
Dalam proses kegiatan memasukan data peminjaman buku terdapat beberapa proses yang dilakukan yaitu :
a. Memasukan nomor anggota perpustakaan yang ingin meminjam buku kedalam kolom entry peminjaman yang terdapat di sistem. Seperti gambar 3.41 :
Gambar 3.41 Memasukan Nomor Anggota Pada Entry Peminjaman Sumber : Dokumentasi Pribadi Marisa Sekarsari (2018)
b. Setelah muncul nama anggota yang akan meminjam buku, lalu masukan kode barcode buku yang ingin dipinjam (1 orang hanya dapat meminjam buku maksimal 2 buah buku saja). Ketika memasukan kode barcode buku dapat dilakukan dengan cara scan barcode dengan mesin scan atau dengan cara memasukan kode barcode kedalam kolom yang tersedia pada entry peminjaman. Seperti gambar dibawah ini :
Gambar 3.42 Memasukan Kode Barcode Pada Entry Pengembalian Sumber : Dokumentasi Pribadi Marisa Sekarsari (2018)
Kolom untuk memasukan nomoranggota
Kolom untuk memasukan kode barcode
c. Ketika buku yang ingin dipinjam muncul pada database, maka klik simpan.
secara otomatis proses peminjaman telah tersimpan (apabila anggota tersebut sebelumnya pernah melakukan peminjaman buku namun belum mengembalikannya dan melewati batas tempo yaitu 7 hari maka anggota tersebut tidak dapat melakukan peminjaman buku lagi karena terkena suspend selama waktu yang ditentukan oleh sistem yaitu selama 2 minggu, setelah masa suspend berakhir maka anggota tersebut bisa meminjam buku kembali). Seperti gambar dibawah ini :
Gambar 3.43 Menyimpan Data Peminjaman Sumber : Dokumentasi Pribadi Marisa Sekarsari (2018)
d. Setelah buku di masukan ke dalam sistem, maka buku tersebut diberikan kepada anggota yang meminjamnya.
2. Memasukan Data Pengembalian Buku
Dalam proses kegiatan memasukan data pengembalian buku terdapat beberapa proses yang dilakukan yaitu :
a. Memasukan kode barcode buku yang dipinjam kedalam kolom entry pegembalian yang terdapat di sistem. Seperti gambar 3.44 :
Menyimpan data peminjaman
Gambar 3.44 Memasukan Kode Barcode Pada Entry Pengembalian Sumber : Dokumentasi Pribadi Marisa Sekarsari (2018)
b. Setelah memasukan kode barcode akan mucul nama anggota perpustakaan yang meminjam buku tersebut. Lalu klik simpan. Dapat terlihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 3.45 Menyimpan Data Pengembalian Sumber : Dokumentasi Pribadi Marisa Sekarsari (2018) c. Secara otomatis proses pengembalian telah tersimpan.
Kolom untuk memasukan kode barcode
Menyimpan data pengembalian
