MAKALAH
ADMINISTRASI PERKANTORAN TATA KEARSIPAN
DOSEN 1: Dr. Irawan, S.Pd., M.Hum. CESE.
2: Ade Irpan Al Anshory, M.Pd
Kelompok 10:
Andi Nur Fadhillah (1232010034) Erni Fitriyani (1232010016) Syifa Fauziah (1232010021)
JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM/III/A FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG
2024
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat dan karunia-Nya, makalah yang berjudul “Tata Kearsipan di Jurusan Manajemen Pendidikan” ini dapat diselesaikan dengan baik. Makalah ini disusun guna memenuhi tugas dalam mata kuliah Manajemen Pendidikan serta diharapkan dapat memberikan pemahaman lebih mendalam mengenai pentingnya pengelolaan arsip yang tertata dalam lingkup akademik.
Makalah ini membahas berbagai aspek tata kearsipan, mulai dari definisi, tujuan, hingga pentingnya penerapan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip yang efektif dan efisien di jurusan Manajemen Pendidikan. Harapannya, makalah ini dapat memberikan kontribusi positif bagi pengelolaan arsip yang lebih baik di lingkungan pendidikan.
Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kami sangat terbuka terhadap kritik dan saran yang membangun demi perbaikan di masa mendatang.
Semoga makalah ini bermanfaat bagi para pembaca.
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... ii
BAB I PENDAHULUAN ... iii
1.1 Latar Belakang ... iii
1.2 Rumusan Masalah ... iii
1.3 Tujuan Masalah ... iii
BAB II PEMBAHASAN ... 1
2.1 Pengertian Arsip ... 1
2.2 Fungsi Arsip ... 2
2.3 Pengelolaan Arsip ... 5
2.4 Organisasi Kearsipan ... 6
2.5 Konsep pengelolaan kearsipan ... 7
2.6 Pengorganisasian Arsip ... 7
2.7 Tata kerja arsip dan Komputerisasi arsip ... 9
BAB III PENUTUP ... iv
3.1 Kesimpulan ... iv
3.2 Saran ... iv
DAFTAR PUSTAKA ... v
iii BAB I
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Tata kearsipan dalam konteks ilmu manajemen sekolah merupakan aspek penting yang mendukung efisiensi dan efektivitas administrasi pendidikan.
Manajemen kearsipan mencakup proses pengelolaan dokumen dan arsip, mulai dari penciptaan, penyimpanan, hingga pemusnahan arsip yang tidak lagi diperlukan. Di sekolah, tata usaha berperan sebagai pusat informasi yang mengelola semua dokumen penting seperti data siswa, surat-menyurat, dan administrasi lainnya.
Dengan adanya sistem pengarsipan yang baik, sekolah dapat memastikan bahwa informasi dapat diakses dengan cepat dan akurat, yang sangat penting dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan sehari-hari. Selain itu, tata kearsipan mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam administrasi sekolah, sehingga meningkatkan kepercayaan publik terhadap institusi pendidikan. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang efektif menjadi kunci dalam mencapai tujuan manajemen sekolah yang lebih baik.
1.2 Rumusan Masalah
1. Pengertian dan fungsi arsip 2. Organisasi Kearsipan
3. Tata kerja arsip komputerisasi arsip 1.3 Tujuan Masalah
1. Mengetahui Pengertian dan fungsi arsip 2. Mengetahui Organisasi Kearsipan
3. Mengetahui Tata kerja arsip komputerisasi arsip
1 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Arsip
1. Tata
Kata tata dalam bahasa jawa berarti nata atau menata. Sedangkan di dalam kamus besar bahasa indonesia (1989:906) Ddisebutkan bahwa kata tata dapat berarti aturan; dan susunan; cara menyusunan; sistem. Berdasarkan pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa tata merupakan kegiatan, penyelenggaraan atau aturan-aturan dalam mengurus, mengatur,mengelola, maupun menyusun dengan menggunakan suatu sistem.
2. Kearsipan
Menurut Ig. Wursanto (1995:19) Kearsipan atau filling adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut Basir Barthos(1990:43) filling adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.
Dalam kamus Administrasi Perkantoran (Dikutip Ig Wursanto, 1995:15-16) filling atau penyimpanan warkat adalah kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem.
Berdasarkan pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa tata Merupakan kegiatan, penyelenggaraan atau aturan-aturan dalam mengurus,mengatur, mengelola, maupun menyusun dengan menggunakan suatu sistem.
Undang-Undang.Nomor 43.Tahun 2009 menjelaskan bahwa pengertian arsip adalah “rekaman peristiwa atau kegiatan.yang diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, perusahaan, organisasi politik, lembaga pendidikan, dan
2
perseorangan untuk pelaksanaan.kehidupan bermasyarakat yang berupa berbagai bentuk dan media sosial dengan perkembangan komunikasi dan perkembangan teknologi informasi”. Berdasarkan.pengertian arsip di atas diketahui bahwa arsip adalah naskah tertulis yang didalamnya memuat keterangan-keterangan penting.
Arsip sangat berperan penting dalam suatu lembaga, yaitu sebagai penyajian informasi maupun pusat ingatan bagi seorang pimpinan untuk dapat merumuskan kebijakan dan membuat.keputusan, maka untuk dapat memberikan atau menyajikan informasi yang akurat dan lengkap harus memiliki prosedur tertentu dan sistem yang baik dalam pengelolaan.kerasipannya. Proses yang sedemikian tersebut dapat menciptakan arsip apapun jenisnya baik yang tekstual maupun non tekstual. Arsip inilah yang suatu saat akan.diberkaskan berdasarkan transaksi dan kegiatannya sesuai kepentingan unit kerja agar mudah dicari dan ditemukan kembali.1
Arsip adalah media penyimpanan untuk setiap aktivitas, karena tidak mungkin bagi seseorang untuk menyimpan semua file penting dan catatan rumit.Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 1 dan 3 tentang ketentuan pokok kearsipan, dikatakan bahwa alasan kearsipan adalah untuk menjamin perlindungan bahan-bahan pertanggungjawaban nasional mengenai perencanaan, dan pelaksanaan keberadaan arsip nasional untuk menawarkan materi untuk tanggung jawab sebagai bukti tanggung jawab kinerja secara keseluruhan, instansi dan instansi pribadi, alangkah baiknya sivitas akademika sebagai wadah untuk mencetak generasi berikut pemerintahan yang akan membangun Indonesia juga turut serta dalam menyelenggarakan penyiapan arsip dengan baik sebagai wujud tugas negara terhadap pedoman hukum yang telah ditetapkan.2
2.2 Fungsi Arsip
menurut Ana Pujiastuti (2016) bahwa fungsi arsip dapat dikelompokkan dalam 4 kepentingan, yaitu:
1 Wijaya, R. A., Wiyono, B. B., & Bafadal, I. (2018). Pengelolaan Kearsipan. Jurnal Administrasi dan Manajemen Pendidikan, 1(2), 231-237.
2 Simangunsong, A. S., Salamah, I. A., Situmorang, M. S., Azrohid, F., & Darmansah, T.
(2024). Peran Manajemen Kearsipan Dalam Pengelolaan Tata Persuratan. Socius: Jurnal Penelitian Ilmu-Ilmu Sosial, 1(10), 267-272.
3
1. Arsip merupakan kebutuhan hidup manusia. Kehidupan modern menuntut ketersediaan dokumen yang menyertai kehidupan seseorang. Karena keberadaan dokumen tersebut sebagai representasi pemiliknya. Missal: akta kelahiran, ijazah, passport, KTP, SIM dll. Dalam hal ini arsip melekat pada individu yang bersangkutan. Bisa dikatakan jika arsip bertransformasi menjadi kebutuhan pokok setelah sandang, papan dan pangan.
2. Arsip merupakan urat nadi administrasi Organisasi sebagai suatu bentuk administrasi tidak mungkin mengabaikan keberadaan arsip. Oleh karena itu muncullah arsip sebagai produk organisasi. Dengan kata lain arsip merupakan sumber data informasi serta pusat ingatan dari seluruh aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi.11 Tidak jarang dalam berbagai perselisihan antara organisasi yang bersangkutan dengan pihak lain terbela atau terpecahkan dengan ketersediaan arsip.
3. Arsip merupakan bukti dan sumber informasi otentik Kehidupan modern dapat dikatakan bertumpu pada ketersediaan arsip. Status, kewenangan, hak, kewajiban, identitas maupun hasil kegiatan dari suatu organisasi atau individu tertumpu pada arsip yang tersedia sebagai bukti otentik. Dikatakan sebagai bukti otentik dan sumber informasi otentik karena arsip merupakan data yang tercipta paling dekat dengan kegiatan atau peristiwa yang mengiringi.
4. Rekaman kegiatan/peristiwa kehidupan modern yang memiliki kecanggihan teknologi yang cukup mengagumkan semakin memberi kemungkinan untuk menempatkan arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa. Arsip tekstual cenderung memiliki nilai formalitas yang cukup tinggi sebagai bukti kegiatan atau peristiwa tetapi arsip dalam bentuk non tekstual lebih memberi kemungkinan untuk merekam berbagai kegiatan atau peristiwa.
Apalagi ada kecenderungan terjadinya peristiwa yang tidak terencana misalnya bencana alam. Kecanggihan teknologi yang kepemilikannya tidak terbatas menjadikan semakin tersedianya bukti kegiatan ataupun bukti suatu peristiwa.
4
5. Catatan kinerja Dalam pelaksana operasional organisasi, baik bisnis maupun publik, senantiasa bertumpu pada ketersediaan data. Demikian halnya dengan prestasi kerja yang telah dicapai. Setiap kegiatan dalam suatu organisasi didasarkan pada catatan. Demikian halnya hasil dari kegiatan tersebut akan dituangkan dalam bentuk catatan. Catatan inilah yang menjadi dasar penilaian prestasi kerja. Secara lebih terperinci fungsi arsip dalam pelaksanaan manajemen meliputi beberapa hal, yaitu: mendukung proses pengambilan keputusan, menunjang proses perencanaan, mendukung pelaksanaan pengawasan, sebagai alat bukti, sebagai pusat ingatan dan menunjang kegiatan ekonomi.3
Misi yang paling penting dari organisasi kearsipan adalah melindungi bahan- bahan arsip yang mereka mempertahankan. Tapi, selain misi penting tersebut, menyediakan dan meningkatkan kualitas layanan juga penting bagi lembaga kearsipan sebagai perusahaan pelayanan dan kepuasan pengguna adalah elemen strategis untuk meningkatkan kualitas layanan di lembaga kearsipan.4
Setiap kegiatan administrasi yang dilaksanakan akan menghasilkan suatu arsip, dengan terus berlangsungnya kegiatan administrasi maka volume arsip pada suatu organisasi semakin hari akan semakin bertambah. Dengan bertambahnya arsip, jika tidak dikendalikan maka arsip itu tidak akan mempunyai nilai guna, sehingga hanya merupakan tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat jika sewaktuwaktu diperlukan. Dengan demikian diperlukan berbagai usaha pengaturan volume arsip. Penyusutan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna merupakan salah satu usaha mengendalikan arsip. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari berbagai permasalahan yang akan ditimbulkan, seperti permasalahan yang berkenaan dengan penyediaan anggaran, ruangan, tenaga serta perlengkapannya. Berdasarkan kegunaan arsip yang sangat penting, maka diperlukan adanya penataan arsip yang teratur dan menyeluruh.
3 Muslih Fathurrahman, (2018), Pentingnya Arsip Sebagai Sumber Informasi, jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Vol. 3 No. 2, 220-221
4 Burcak Senturk, “The Conceptof User Satisfaction in Archival Institutions”, Emerald Insight: LibraryManagement, Vol.33 Iss ½, Tahun 2011.
5
Kearsipan yang teratur dan menyeluruh merupakan alat informasi dan referensi sistematik yang dapat membantu pimpinan pada lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta guna memperlancar kegiatannya. Selain itu, penataan arsip yang baik dan benar akan memperlancar komunikasi dan tugas-tugas yang nantinya akan dikerjakan.
Menyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, pemerintah Indonesia memberlakukan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Terkait dengan adanya undang-undang khusus tentang kearsipan tersebut, arsip dalam suatu organisasi/instansi merupakan bahan pertanggungjawaban tertentu dan memiliki nilai guna bagi penyelenggaraan pemerintah. Oleh sebab itu sebuah lembaga/pencipta arsip memiliki tanggungjawab dibidang pengelolaan arsip dinamis. Karena arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan atau dipakai secara langsung dalam kegiatan sehari-hari, maka lembaga yang bersangkutan diharapkan untuk dapat mempertahankan arsip dinamis untuk masa tertentu.
2.3 Pengelolaan Arsip
Amsyah (1992:4) manajemen arsip adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati. Bahkan Amsyah menyampaikan bahwa sesungguhnya penanganan atau pengelolaan arsip sudah dimulai dari rumah. Pengelolaan arsip surat juga disebut dengan filling. Filling adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan (Basir, 1990:43). Dijelaskan bahwa ada 5 sistem filling yang bisa digunakan, yaitu:
6
1. Sistem Abjad (Alphabeticial Filling) Sistem untuk meyusun arsip menurut abjad. Dapat menurut nama-nama orang, instansi, wilayah, dll. Arsip-arsip disusun menurut urutan abjad dari huruf A sampai Z.
2. Sistem Subyek (Subject Filling) Sistem yang penyusunan surat menurut pokok soal yang terdapat dalam arsip. Pokok masalah tersebut dikelompokan menjadi satu subyek. Maka untuk menemukan arsip kembali, harus diketahui terlebih dahulu pokok arsip yang dibutuhkan.
3. Sistem Wilayah (Geographical Filling) Menggunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok permasalahan, arsip yang disimpan berdasarkan pembagian wilayah, seperti menurut provinsi, kabupaten/kota, kecamatan dll.
4. Sistem Nomor (Numerical Filing) Merupakan penyimpanan arsip dengan sistem nomor. Arsip disimpan dengan menggunakan kode nomor. Arsip disimpan menurut urutan angka dari 1, 2, 3 dan seterusnya.
5. Sistem Tanggal (Chronologicial Filing) Penyimpanan suatu warkat/surat disusun menurut urutan tanggal dari datangnya surat ataupun tanggal yang tercantum dalam surat.5
2.4 Organisasi Kearsipan
Definisi organisasi kearsipan tercantum dalam pasal16 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Organisasi kearsipan terdiri atas pencipta arsip pada unit kearsipan dan lembaga kearsipan.Unit kearsipan adalah satuan kerja yang bertugas dan bertanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.Sementara itu,lembag akearsipan memiliki fungsi,tugas,dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan,mewakili pengelola arsip dinamis.Contoh unit kearsipan, sebagai mana disebutkan dalam pasal 16 ayat 2, terdapat disetiap lembaga negara, pemerintahan daerah,perguruan tinggi negeri, BUMN,dan BUMD. Adapun Lembaga kearsipan, menurut pasal 16 ayat 3, terdiri atas ANRI,arsip daerah provinsi,arsip daerah kabupaten/kota,dana
5 Iffa N, F, Anwar A, Budiman, (2018) Studi tentang pengelolaan Kearsipan dalam menunjang pelayanan publik, eJournal illmu pemerintahan, vol 6 no 4, 1568
7
arsip perguruan tinggi.Seluruh organisasi kearsipan ini bertanggungjawab sebagai penyelenggara kearsipan nasional.6
2.5 Konsep pengelolaan kearsipan
Manajemen kearsipan adalah kegiatan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan, hal ini dapat dinamakan dengan siklus kehidupan arsip dimulai dari pencipataan sampai pemusnahan (Amsyah, 1992) dalam (Fahmi, 2018).
Sistem pengelolaan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan sistematis dan terstruktur, menyimpan serta memelihara arsip untuk digunakan secara efektif dan efisien. Sistem pengelolaan arsip yang baik dan teratur mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan berdampak besar terhadap pnegembanagn di masa yang akan datang. Dalam kearsipan terdapat unsur-unsur kegiatan penerimaan , penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip. (Darmawanti, 2017). Dalam hal ini pengelolaan kearsipan merupakan kegiatan mengatur dan menyusun arsip dengan terstruktur dan sistematis, menyimpan serta memelihara arsip untuk digunakan secara efektif dan efisien.7
2.6 Pengorganisasian Arsip
Organisasi dalam menyimpan arsipnya penting untuk dapat memilih pengorganisasian arsip yang cocok bagi mereka. Pengorganisasian ini dapat digunakan atau dipilih berdasarkan besar kecilnya suatu organisasi. Menurut Amsyah (2003), pengorganisasian arsip ada tiga macam yaitu :
1. Sentralisasi
6 Alfiansyah, M. A., & Safii, M. (2024). PENGEMBANGAN INSTRUMEN PENILAIAN KESIAPAN ORGANISASI KEARSIPAN DALAM MENANGGULANGI BENCANA DI DEPO ARSIP KOTA BATU. Shaut Al-Maktabah: Jurnal Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi, 16(1), 49- 68.
7 Simanjuntak, R., Hutagalung, S., & Karmilasari, V. (2021). Kapasitas Organisasi dalam Penyelenggaraan Kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandar Lampung.
Administrativa: Jurnal Birokrasi, Kebijakan dan Pelayanan Publik, 3(2).
8
Sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang sering disebut sebagai Sentral Arsip. Arsip ini sebenarnya adalah surat yang sudah disimpan karena sudah selesai diolah (diproses). Keuntungan yang dapat diperoleh organisasi dengan menggunakan sentralisasi arsip adalah a) Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat, b) Petugas dapat lebih mengkonsentrasikan diri pada pekerjaan kearsipan, c) Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan, dan d) Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan. Akan tetapi penggunaan sentralisasi arsip juga mempunyai beberapa kelemahan yaitu : a) Hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil, b) Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam, dan c) Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. Dewasa ini sentralisasi arsip yang murni agak sukar diterapkan sebab begitu banyak jenis surat atau arsip yang sukar dipisahkan dari unit kerja yang menangani pengolahannya.
2. Desentralisasi
Desentralisasi adalah pengelolaan arsip oleh unit kerja masing-masing.
Sistem penyimpanan (filing system) yang digunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor yang bersangkutan. Keuntungan apabila suatu kantor menggunakan desentralisasi arsip adalah sebagai berikut : a) Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing, b) Keperluan akan arsip lebih mudah dipenuhi karena berada pada unit kerja sendiri, dan c) Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsip sudah dikenal dengan baik.
Sedangkan kerugian dengan memakai desentralisasi arsip adalah : a) Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip, b) Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja (boros), c) Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan, dan d) Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja sehingga terjadi pemborosan.
3. Kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi
9
Sentralisasi dan desentralisasi arsip masih mempunyai kelemahan dalam penerapannya di sebuah organisasi. Untuk mengatasi kelemahan ini sering ditemukan sebuah organisasi menggunakan kombinasi dari dua cara tersebut.
Dalam kombinasi ini arsip yang masih aktif (active file) digunakan dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau inaktif dikelola di Sentral Arsip.8
Di dalam pengorganisasian arsip sering disebut-sebut istilah file aktif dan file inaktif. File aktif adalah file (di sini: tempat arsip) yang berisikan arsip yang masih aktif dan banyak dipergunakan di dalam pekerjaan. Sedangkan file inaktif adalah file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan. Setiap jenis arsip mempunyai nilai guna tertentu yang akan dijadikan patokan di dalam menentukan lama warkat bersangkutan disimpan pada file aktif atau file inaktif. Sesudah habis masa inaktifnya, maka arsip akan dimusnah- kan atau kalau mempunyai nilai nasional akan menjadi arsip statis yang harus dikirim kepada Arsip Nasional (ARNAS) untuk disimpan abadi sebagai bahan budaya nasjonal yang perlu dilestarikan. Di samping itu masih terdapat jenis warkat yang disebut arsip permanen, yaitu warkat yang disimpan selama-lama- nya di perkantoran. Contoh dari warkat ini antara lain adalah Akte Pendirian Perusahaan dan surat-surat penting lain.9
2.7 Tata kerja arsip dan Komputerisasi arsip
Tata kerja adalah suatu cara untuk mengatur sebuah pekerjaan agar terlaksana. Prosedur kerja adalah tahapan dalam tata kerja tentang cara mengelola sebuah pekerjaan, mulai dari pengertian pekerjaan itu sendiri, apa yang harus dilakukan dan caranya. Pedoman tata kerja sangat dibutuhkan dalam semua bidang, termasuk kearsipan. Suatu perusahaan atau organisasi harus memiliki pedoman tata kerja kearsipan bagi pegawainya yang bertugas mengelola arsip. Supaya, setiap
8 Pramudyo, A. (2016). Peran Manajemen Kearsipan dalam Kehidupan Organisasi. Jurnal Bisnis, Manajemen, dan Akuntansi, 3(2).
9 Amsyah, Z. (2003). Manajemen kearsipan. Gramedia Pustaka Utama.
10
petugas yang mengembang pekerjaan itu melaksanakannya selaras dengan lainnya dan memiliki tujuan jelas.10
Tata kerja sistem kearsipan menurut pokok soal, terdiri atas:
a. Kebutuhan Aksesibilitas
Memiliki dua hal yang perlu dipertimbangkan yaitu: Akses terhadap informasi dan bentuknya (misal arsip kertas untuk kepentingan hukum), akses atas informasinya, yaitu kepentingan atas informasi yang termuat dalam arsip, hal ini memerlukan alih media terbentuk
b. Lamanya Masa Simpan
informasinya dapat selelau di akses. Perbedanan panjang pendeknya masa simpan, dimana arsip vital yang masa simpannya pendek akan memerlukan metode simpan yang berbeda dengan arsip vital yang memiliki jangka simpan panjang.
c. Prosedur Pengelolaan Arsip
Ada beberapa prosedur untuk mengelola arsip vital yang ada:
1) Penataan arsip. Penataan arsip dimaksudkan agar informasi dapat di identifikasi, dialokasikan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk dapat menata arsip yang tergolong vital harus ada pemilahan antara arsip blasa dengan arsip vital. Arsip yang tercipta di instansi antara lain surat-surat keputusan seperti surat keputusan berdirinya perusahaan atau instansi, data penelitian, Laporan Tahunan, File Pegawai. Dari contoh tersebut, terdapat arsip yang penting bagi kehidupan instansi selama dan setelah arsip yang melindungi hak dan kewajiban organisasi, pegawai, pemegang saham pelanggan dan masyarakat.
2) Arsip tersebut merupakan arsip vital. Dari sekian banyak arsip yang berguna, hanya 3%-5% dari seluruh arsip dan informasi yang dianggap vital bagi perusahaan.
10 Yani Dwi Restani, 2024. Administrasi Perkantoran. Media Nusantara Creative : Malang hal 207-208
11
3) Arsip vital yang disimpan oleh instansi yang bersangktan merupakan arsip yang menunjang kegiatan operasional organisasi, seperti Surat- surat Keputusan, Akte Pendirian, Anggaran Organisasi, Asuransi, Daftar Gaji, Personal File, Laporan Keuangan, Surat Perjanjian, dan lain- lain. Untuk menata arsip arsip tersebut perlu diadakan kegiatan pemberkasan/filing. Pemberkasan/Filing adalah penataan arsip ke dalam kotak file folder atau alat lain menurut aturan yang telah direncanakan, termasuk pemberian indeks, pengkodean, penyusunan, penempatan arsip, kartu, kertas dan semua tipe arsip dengan cara yang sistematis, sehingga akan dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan bila sedang dibutuhkan.
4) Untuk dapat melaksanakan filing yang benar diperlukan petunjuk yang memuat informasi secara detail tentang berbagai langkah filing.
d. Kualitas Fisik Arsip
Media arsip akan menentukan bagaimana arsip akan dilindungi. Contoh: magnetic tape atau microfilm memerlukan perlindungan yang berbeda dengan arsip konvensional (kertas).11
Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang besar, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama, penggunaan komputer sangat banyak membantu. Komputer dapat me- nyimpan keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara lengkap, atau penyimpanan data-data dasarnya saja, tergantung kepada kebutuhan dan kemampuan komputer yang dipergunakan.12
Pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip secara elektronik mutlak diperlukan. Akan tetapi dalam proses hukum, arsip konvensional masih diperlukan sebagai alat bukti hukum. Arsip sebagai alat pertanggungjawaban baik pemerintahan, perusahaan, organisasi publik, privat, perseorangan. Sebagai bukti
11 H. A. Rusdiana dan Qiqi Yuliati Zaqiyah, 2022. MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN. Insan Komunikasi Jurusan Ilmu Komunikasi UIN SGD Bandung : Bandung hal 211- 212
12 Zulkifli Amasyah, 1989. Manajemen Kearsipan. PT. Gramedia Pustaka Utama : jakarta hal 222
12
akuntabilitas, perlu penanganan arsip yang baik, baik arsip elektronik maupun konvensional dan perlu memahami dengan seksama mengenai peraturan, standar dan juga pemahaman mengenai manajemen kearsiapan. Sehinnga arsip konvensional perlu di alih mediakan.
Sebelum menerapkan dengan menggunakan teknologi Informasi maka perlu dipertimbangan sebelum menggunakan komputerisasi
1. Volume arsip dengan berjalannya waktu semakin banyak dan terus berkembang dengan cepat?
2. Sarana dan prasarana yang mendukung dalam penyimpanan arsip elektronik sudah mendukung?
3. Anggaran dana dalam penggunaan teknologi apakah sudah tersedia?
4. Sudah siapkah sumberdaya manusia yang akan mendukung dalam menangani arsip elektronik baik dari sisi keamanan, kewenangan, dan pemahaman mengenai pengelolaan arsip elektronik?
5. Jenis arsip yang akan dialih mediakan apakah dari arsip yang baru diciptakan dan didalam proses diterima atau termasuk juga arsip yang sudah lama yang masih termasuk jenis aktif, inaktif, statis, atau arsip yang dalam proses akan dimusnahkan.13
Meskipun komputerisasi ini mempermudah pencarian arsip bagi mereka yang memang diperbolehkan mengaksesnya dan mengurangi ruang yang diperlukan untuk menyimpan arsip itu, komputerisasi juga membuat orang lain dapat lebih mudah menyalin dan menggunakan informasi itu tanpa ijin.14
13 Sovia Rosalin, 2017. Manajemen Arsip Dinamis. UB Press : Malang hal 231-232
14 Charles B. Fleddermann, 2006. Etika Enjiniring. PENERBIT ERLANGGA : hal 118
iv BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan
Menyoroti pentingnya pengelolaan arsip yang efektif untuk mendukung kelancaran administrasi akademik. Sistem kearsipan yang baik mempermudah penyimpanan, pencarian, dan pemeliharaan dokumen yang relevan dengan kegiatan akademik, administrasi, dan manajemen. Penggunaan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip juga meningkatkan efisiensi, keamanan, dan aksesibilitas data.
Dengan pengelolaan arsip yang tertata, lembaga pendidikan dapat meningkatkan kualitas pelayanan akademik serta menjaga integritas dan keandalan informasi.
Kearsipan yang baik adalah landasan bagi pengambilan keputusan yang lebih efektif di institusi pendidikan.
3.2 Saran
Perlunya peningkatan pemahaman dan kesadaran seluruh staf terhadap pentingnya arsip yang tertata rapi dan teratur. Pelatihan khusus mengenai manajemen arsip modern harus rutin dilakukan untuk memastikan seluruh staf mampu mengelola arsip secara efektif, terutama dalam penggunaan teknologi informasi. Selain itu, pengembangan sistem kearsipan berbasis digital perlu diprioritaskan untuk mempercepat proses penyimpanan dan pencarian dokumen.
Pihak jurusan juga sebaiknya menetapkan standar operasional prosedur (SOP) yang jelas terkait pengelolaan arsip, termasuk jadwal pemeliharaan dan pengarsipan ulang dokumen penting.
v
DAFTAR PUSTAKA
Alfiansyah, M. A. (2024). ). PENGEMBANGAN INSTRUMEN PENILAIAN KESIAPAN ORGANISASI KEARSIPAN DALAM MENANGGULANGI BENCANA DI DEPO ARSIP KOTA BATU. Shaut Al-Maktabah:Jurnal Perpustakaan, Arsip dan dokumentasi, 51.
Amasyah, Z. (2014). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Amsyah, Z. (2003). Manajemen kearsipan. Jakarta: Gramedia pustaka utama.
Fathurrahman, M. (2018). Pentingnya arsip sebagai sumber informasi. jurnal ilmu perpustakaan dan informasi, 220-221.
Fleddermann, C. B. (2006). Etika Enjiniring. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Iffa N, A. A. (2018). Studi tentang pengelolaan Kearsipan dalam menunjang pelayanan publik. ejournal ilmu pemerintahan, 1568.
Pramudyo, A. (2016). Peran manajemen kearsipan dalam kehidupan organisasi.
jurnal bisnis,manajemen dan akuntansi, 72-73.
Restani, Y. D. (2024). Administrasi Perkantoran. Malang: Media Nusantara Creative.
Rosalin, S. (2017). Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press.
Senturk, B. (2011). The Conceptof User Satisfaction in Archival Institutions.
Emerald Insight: Library Management, 221.
Simangunsong, A. S. (2024). Peran manajemen kearsipan dalam pengelolaan tata persuratan. socius:Jurnal penelitian ilmu-ilmu sosial, 267-268.
Simanjuntak, R. H. (2021). Kapasitas Organisasi dalam Penyelenggaraan Kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandar Lampung. . Jurnal Birokrasi, Kebijakan dan pelayanan publik, 201.
Wijaya R. A., W. B. (2018). Pengelolaan Kearsipan. Jurnal Administrasi dan Manajemen Pendidikan, 232.
vi
Zaqiyah, H. A. (2022). Manajemen Perkantoran . Insan Komunikasi Jurusan Ilmu Komunikasi, 211-212.
