UNIVERSITAS PEKALONGAN
UNTUK MEMENUHI TUGAS MAKALAH MATA KULIAH KOMUNKASI BISNIS
DOSEN PENGAMPU: MELLA MARDAYANTI
PEBULISAN DIRECT REQUEST DAN PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN
NAMA ANGGOTA KELOMPOK MUHAMMAD IQBAL HAQIQI (0123080191) MUH.NAJIB PRASETYA RAMADHAN (0123080341)
ADITIYA FERNANDA (0123080181) MUHAMMAD SAEFURROHMAN (0123078311)
FATHI YAKAN FAZA (0123080211) KEVIN SUSANTO (0123080271)
MUHAMMAD NOVAN FAISOLA (0123080221)
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kami kemudahan sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu. Tanpa pertolongan-Nya tentunya kami tidak akan sanggup untuk menyelesaikan makalah ini dengan baik.
Tidak lupa kami ucapkan terimakasih pada Ibu. : selaku Dosen Pengampu Komunikasi Bisnis yang membimbing kami dalam pengerjaan tugas makalah ini.
Kami berharap semoga makalah ini bisa menambah pengetahuan kami dan para pembaca. Namun terlepas dari itu, kami memahami bahwa makalah ini
masih jauh dari kata sempurna, sehingga kami sangat mengharapkan kritik serta saran yang bersikap membangun demi terciptanya makalah selanjutnya
yang lebih baik dan kami dan terbuka terhadap saran dan masukan dari semua pihak. Akhir kata kami ucapkan terimakasih.
DAFTAR ISI
COVER………
KATA PENGANTAR……….
DAFTAR ISI………
BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang………
B. Rumusan Masalah………...
C. Tujuan Pembelajaran………...
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Direct Request………..
B. Permintaan Informasi Rutin………
C. Penulisan Permintaan Pesan – Pesan Rutin Dan Positif…….
BAB III PENUTUP
A. KESIMPULAN………..
DAFTAR PUSTAKA………..
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Hampir setiap hari kita menuliskan pesan permintaan rutin kepada pemasok kita supaya kegiatan produksi dan pemasaran dapat berjalan dengan baik. Juga pesan-pesan positif, mulai dari ucapan selamat sampai menulis akan kabar baik kepada pelanggan ataupun mitra organisasi.
Disamping itu kita harus melakukan pesan-pesan pendek lainnya dan merespon terhadap pesan kabar buruk. Seperti klaim dari pelanggan.
Semua itu menjadi tantangan bagaimana organisasi mengelola pesan- pesan pendek yang bersifat harian. Penguasaan dalam menulis pesan- pesan pendek akan sangat membantu efektifitas anggota organisasi secara keseluruhan, mengingat pesan-pesan tersebut bersifat rutin dan harus dilakukan sehari-hari.Penguasaan penulisan pesan-pesan rutin dengan baik, termasuk permintaan rutin, pesan kabar dan bahkan penanganan penulisan pesan kabar buruk yang mungkin harus dilakukan akan meningkatkan citra organisasi dan juga efektifitas organisasi.
Dalam kegiatan bisnis setiap hari anda akan menyusun banyak
banyak pesan-pesan rutin, atau berita baik,dan pesan-pesan positif lainnya.
Sebenarnya komunikasi karyawan yang paling umum adalah mengenai masalah rutin: pesanan, informasi, klaim, dan penyesuaian, kredit karyawan, produk, operasi dan seterusnya.
B. Rumusan Masalah
1.Apakah yang dimaksud dengan Direct Request ?
2.Bagaimana cara mengetahui permintaan informasi rutin ?
3.Bagaimana cara penulisan permintaan pesan -pesan rutin dan positif ? C. Tujuan Pembelajaran
Untuk mengetahui bagaimana startegi penulisan untuk permintaan pesan- pesan rutin dan pesan-pesan positif. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan pesan-pesan good news dan goodwill. Untuk mengetahui bagaimana cara menulis jawaban positif. Untuk mengetahui bagaimana
cara menangani kredit rutin. Untuk mengetahui bagaimana cara membuat surat dan pemberitahuan
BAB II PEMBAHASAN A.Pengertian Direct Request
Permintaan/permohonan langsung ( direct request ) sering diartikan sebagai permintaan barang dan jasa secara yang dilakukan dengan tatap muka( face to face ). Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai " Suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada pihak lain untukmeminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik. Sebagai contoh, suatu organisasi tertentu mengajukan permintaan informasitentang produk baru kepada suatu organisasi lain dengan menggunakan mediaelektronik, seperti telepon, faksimile atau e-mail.Ketika audiens mulai tertarik denganapa yang disampaikan atau paling tidak mau bekerja sama dengan komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung (directrequest).
1.Pengorganisasian direct request Pada bagian awal, sajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlusecara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan suatu pernyataan keramahan daritindakan yang diinginkan. Para pengirim direct request dapat memulai dalam pendahuluan dengan memperkenalkan dirinya. Cara yang baik untuk menyusun direct request adalah menyatakan apa
yangdiinginkan pada kalimat pertama, kemudian diikuti penjelasannya.
Gunakanlah bahasa yang sopan dalam penulisan surat direct request.
Contoh, "saya senang sekali...." atau "saya sangat berterima kasih ....".
Bagian pertengahan surat direct request biasanya menjelaskan permintaan yang sebenarnya, misalnya "saya ingin sekali memesan beberapa contoh buku referensi yang anda tawarkan pada bulan Januari 2005 yang lalu Pada bagian terakhir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang
diinginkan,misalnya dimana audiens dapat mencari informasi atau produk, batas waktunya, dansebagainya. Kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah yangmengingatkan audiens akan pentingnya permintaan tersebut, misaln ya, "jika buku - buku referensi terjual lancar, anda dapat
memesan buku-buku tambahan dari Juwita bookstore. Organisasi direct request mencakup :
Pembukaan
Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah menulisyang tidak sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman.Olehkarena itu, pada kalimat permulaan harus
menyatakan permintaan secara lebih khususyang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surattersebutSebagai contoh, jika kita meminta data sensus 2004 dari suatu lembaga pemerintah, ada kemungkinan orang yang menangani permintaan kita tersebut tidaktahu apakah yang kita inginkan adalah suatu rangkuman data yang satu atau duahalaman atau suatu laporan sensus yang rinci. Oleh karena itu, pada kalimat permulaan kita harus menyatakan permintaansecara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahamimaksud isi surat tersebut. bPenjelasan Rinci Agar penjelasan terhadap hasil
perkembangan kata-kata pembuka lebih lancar,kita perlu membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat yang kita buatdengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca. Pendekatan lain yang dapat diterpakan untuk bagian pertengahan adalahmembuat serangkaian
pertanyaan, terutama jika permintaan kita menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Seperti spesifikasi secara teknis, dimensi, dankegunaan dari suatu produk. Jika permintaan kita lebih dari satu jenis, kita sebaiknya membuat daftar danmemberi nomor secara berurutan. Ada 2 hal yang membuat permintaan kita dapatditangani dengan segera: (1) buatlah pertanyaan yang langsung mengenai inti permintaannya, (2) hindari meminta informasi yang sebenarnya kita bisa memperolehsendiri.
cPenutup Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permiantaan beberapatanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasiatau pemberian goodwiil. Untuk mempermudah
pembaca, cantumkan beberapainformasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapatdihubungi B.Permintaan Informasi Rutin Bila kita ingin mengetahui tentang suatu hal, untuk memperoleh opini dariseseorang atau memberikan saran untuk melakukan suatu tindakan, kita biasanya perlu bertanya. Contoh, permintaan secara sederhana adalah menanyakan apa yangdapat anda kerjakan atau mengapa saya membuat permintaan.
Surat-surat permintaan secara rutin layak memperoleh perhatian. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusa bahkan ribuan karyawan, konsumen, dan pemegang saham. Oleh karena
itu, ketika menulis surat-surat permintaan rutin, kita harus menjaga
maksud/tujuan menulis pesan dalam ingatan kita. Kita harus bertanya pada diri sendiri apa yang kita inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang kita sampaikan. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini: (1) apa yang ingin diketahui, (2) mengapa hal tersebut perlu diketahui, (3)mengapa hal ini dapat membantu. Dalam kaitannya dengan direct request,
permintaandapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisni
1.Permintaan di dalam organisasi Beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuktertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu danmembantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan. Pengiriman memodapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, antara pimpinan dengankaryawan, antara pimpinan dengan supervisor atau antara supervisor
dengankaryawan.Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yang jelas
mengenai alasan penulisan,kemudian diikuti dengan penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengantindakan yang dikehendaki 2.Permintaan ke Luar Organisasi. Sebagai seorang pelaku bisnis, tentunya kita perlu
berkomunikasi dengan para pelanggan, pemasok dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis yang akandigunakan untuk memperoleh informasi.Disamping itu, kita bisa memberi respons terhadap iklan yang dipasangdisuatu surat kabar. Dalam hal ini perlu kita perhatikan tiga hal, yaitu : (1) dimanakita membaca iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal, hari, bulan, tahun,(2) jelaskan apa yang kita inginkan atau
maksudkan, (3) cantumkan alamat kita yang jelas dan lengkap untuk balasan sirat kita tersebut. C.Penulisan Permintaan Pesan -Pesan Rutin Dan Positif Strategi Penulisan Untuk Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan- pesan Positif Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena pesan- pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untukmelakukan kegiatan bisnis setiap hari. Jika pesan-pesan itu tidak memerlukan suatuhal yang khusus, ditunjukan kepada audiens dengan perbedaan budaya minimal, atauaudiens yang cenderung tertarik pada apa yang ingin
disampaikan atau bersikapnetral, gunakan pendekatan langsung (direct aaproach) atau deduktif (deductiveapproach) untuk mengorganisasi pesan- pesan bisnis. Keunggulan: 1)Meningkatkan pemahaman secara
komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kalimembaca suatu pesan 2)Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan 3)Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apamaksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan
segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama. Kelemahan: (1)Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya. (2)Kesulit an untuk mengubah pola pikir yang cenderung "to the point"; hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya. 1.Strategi permintaan pesan-pesan rutin Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok denganmengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebihspesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yangrinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki.Selain itu pada bagian pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan
permintaaanyang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rincidisampaikan dalam penulisan pesan rutin. Pendekatan untuk bagian pertengahan dar permintaan rutin adalah denagan pendekatan tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentangspesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk dan apa manfaat dankegunaan produk. Pada bagian akhir, kemukakan pernyataan yang ramah,apresiasi/penghargaan dan tindakan khusus yang kita inginkan. Untuk memudahkanrespons pembaca,
makaakan lebih kalau dicantumkan informasi yang dapatdihubunhi segera seperti alamat kantor atau nomor. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini: 1)Apa yang ingin diketahui 2)Mengapa hal tersebut perlu diketahui 3)Mengapa hal ini dapat
membantu.
2.Strategi penulisan pesan-pesan positif Dilakukan dengan menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingi disampaikan. Tujuan yang ingindicapai adalah mengomunikasikan good news, menjawab semua pertanyaan,menyiapkan secara rinci apa yang diminta, dn memberikan suatu bentuk
penghargaanyang baik terhadap pihak lain, apapun bentuk permintaan yang diinginkan, usahakanselalu sopan, ramah, dan tidak emosional. Bagian awal punulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas dan mampu menarik perhatian pembaca. Pada bagian
pertengahan,sampaikan penjelasan secara rinci, dan pada bagian akhir pesan-pesan positifumumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan keramahandan pernyataan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh pembaca oIde-ide Pokok yang Jelas : Kemukakan ide poko dibagian awal penulisan pesan-pesan positif oPenjelasan Rinci : Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih rinci untukmendukung ide
pokok oPenutup Surat : Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan khususyang diharapkan.
BAB III PENUTUP
KESIMPULAN
Dengan mempelajari lebih dalam tentang pesan-pesan rutin dan pesan- pesan positif kita lebih tau tentang dunia bisnis dan memberikan informasi yang berkaiatan dengan dunia bisnis serta membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan membangun citra perusahaan dimata masyarakat. Pada kegiatan menulis makalah ini, dikembangkan karakter tekun, cermat, taat, dan kejujuran. Agar Mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif dan efisien dalam rangka pengelolaan bisnis dan menciptakan interaksi atau hubungan dalam perusahaan, hubungan antara perusahaan dengan konsumen, perusahaan dengan lembaga pemerintah, sesama dunia usaha, serta lingkungan sehingga tercipta hubungan harmonis yang akan makin meningkatkan pertumbuhan bisnis.
DAFTAR PUSTAKA
Situmorang, Cici Adrianta. Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi dan Informasi Formal pada Sekretariat Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset
Daerah Provinsi Sumatera Utara. Usuacid. Published online 2022.
doi:https://repositori.usu.ac.id/handle/123456789/47345 Riza Sarwono. KOMUNIKASI BISNIS PENULISAN DIRECT REQUEST DAN PENULISAN PERMINTAAN PESAN RUTIN DAN POSITIF.docx.KOMUNIKASI BISNIS PENULISAN DIRECT REQUEST DAN PENULISAN PERMINTAAN PESAN
RUTIN DAN POSITIF. Published 2019. Accessed March 5, 2024.
