KATA PENGANTAR
Puji syukur hanyalah milik Allah SWT dengan karunia-Nyalah yang telah mengantarkan kami dapat menyusun makalah ini dengan judul “Pemrosesan Transaksi”. Shalawat dan salam tambatan hati pautan cinta kasih yakni Nabi Muhammad SAW beserta para sahabat.
Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak-pihak yang telah membantu kami dalam memyusun makalah ini.
Diharapkan makalah ini dapat memberikan manfaat dan informasi kepada semua pihak, serta kritik dan saran sangat kami butuhkan untuk penyusunan makalah selanjutnya.Untuk itu kami ucapkan terima kasih.
Serang, 28 Maret 2018 Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...I DAFTAR ISI...II
BAB I PENDAHULUAN...1
1.1 LATAR BELAKANG...1
1. 2 RUMUSAN MASALAH...1
BAB 2 PEMBAHASAN...2
2.1 PENGERTIAN SISTEM PEMROSESAN AKUNTANSI...2
2.2 KOMPONEN DAN SIKLUS PEMROSESAN TRANSAKSI...2
2.2.1 KOMPONEN-KOMPONEN SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI...2
2.3 FORMULIR DAN PERTIMBANGAN MERANCANG FORMULIR...3
2.3.1 DEFINISI FORMULIR...3
2.3.2 FORMULIR ELEKTRONIK...3
2.3.3 MANFAAT FORMULIR...4
2.3.4 PENGGOLONGAN FORMULIR...5
2.4 LATAR BELAKANG PERUSAHAAN...8
2.4.1 GAMBARAN UMUM PERUSAHAN...8
2.4.2 GAMBARAN SISTEM INFOMASI AKUNTANSI DI PT. KORYE POLYMER...8
BAB 3 PENUTUP...15
3.1 KESIMPULAN...15
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Sistem pemrosesan transaksi hampir selalu dimiliki oleh suatu perusahaan, organisasi, instansi pemerintah karena di dalam suatu perusahaan atau organisasi, transaksi selalu terjadi dan setiap transaksi yang terjadi harus dicatat.Jika organisasi telah memiliki Sistem Pengolahan Transaksi atau TPS (Transaction Processing Systems) yang baik, maka organisasi ini juga telah memiliki basis data yang berisi dengan transaksi-transaksi bisnis yang telah direkam oleh TPS tersebut.
TPS menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi operasional sekaligus mengurangi waktu, meskipun orang masih harus memasukkan data ke sistem komputer secara manual.
Sistem pemrosesan transaksi sangat penting karena merupakan dasar sistem bisnis yang melayani level operasional dalam organisasi. Output dari sistem ini akan menjadi input bagi sistem-sistem yang berada pada level manajemen dan level strategis. Setiap proses bisnis dimulai dari saksi, sehingga sistem pemrosesan transaksi yang ditempatkan oleh suatu perusahaan akan mempengaruhi proses bisnis yang dijalankan.
Sistem pemrosesan transaksi akan memproses data yang menguraikan operasi perusahaan sehari-hari. Pemrosesan ini akan menghasilkan suatu basis data yang digunakan oleh sistem-sistem lain di dalam perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi memproses pesanan pelanggan, memesan penggantian persediaan, dan memelihara buku besar.
1. 2 RUMUSAN MASALAH
1. Apa pengertian dari sistem pemrosesan transaksi?
2. Komponen dan siklus pemrosesan transaksi?
3. Apa pengertian formulir, manfaat, pengolongan, dan pinsip dasar penyusunan formulir ? 4. Apa Latar Belakang PT. Korye Polymer ?
5. Bagaimana gambaran sistem informasi akuntansi PT. Korye Polymer ? 6. Bagaimana sistem pengeluaran kas ?
BAB 2
PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN SISTEM PEMROSESAN AKUNTANSI
Sistem pemrosesan transaksi berasal dari istilah transaction processing system ( TPS ) adalah bentuksistem informasi paling sederhana karena fungsinya adalah mencatat data, memproses data, danmenghasilkan informasi baku. Sistem pemrosesan transaksi ( SPT) selalu dimiliki oleh entitas(perusahaan, organisasi, instansi pemerintah ).
Dibandingkan dengan sistem informasi yang lain SPT memang lebih dibutuhkan perusahaan karena berfungsi merekam semua aktiva yang ada di dalam perusahaan dan berbagai kejadian yang ada di dalamnya. SPT dapat diselenggarakan secara manual dan komputerisasi.Namun dalam era sekarang ini tidak mungkin sebuah perusahaan tidak menggunakan komputer untuk mengolah data. Bila dijalankan dengan baik maka SPT akan memberikan manfaat besar bagi perusahaan.
2.2
KOMPONEN DAN SIKLUS PEMROSESAN TRANSAKSI
Siklus-siklus transaksi dan sistem-sistem aplikasi dalam aktivitas bisnis ;
Siklus pendapatan, Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayan lain.
Siklus pengeluaran, Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
Siklus produksi, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.
Siklus keuangan, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan proleh dan menejemen dana-dana modal termasuk kas.
2.2.1 Komponen-Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi
Input : Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.
Contoh : Pesanan konsumen, Slip penjualan, Faktur, Kartu absen karyawan
Proses : Dalam system manual terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi
Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.
Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.
Penyimpanan :Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar.
Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi
Contoh : File transaksi, File Master, dan File referensi atau tabel.
Output : Jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dan Neraca Saldo
2.3 FORMULIR DAN PERTIMBANGAN MERANCANG FORMULIR
2.3.1 Definisi Formulir
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
2.3.2 Formulir Elektronik
Definisi tetang formulir kertas tersebut diatas dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam bisnis.Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Manfaat formulir elektronik yaitu;
1. Tidak pernah kehabisan formulir
Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir.
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya.Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan,Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki
“password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi
“password”.Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.
5. Kecepatan pengisian formulir
Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis.Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
6. Penangkapan data dilakukan sekali
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi.Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang
Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks.
2.3.3 Manfaat Formulir
Fomulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi.Hampir semua peristiwa dalam perusahaan trjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya.
Contoh: banyak orang berpikir pesawat bisa terbang karena pilotnya ini salah yang benar karena formulir yang memberikan ijin bagi pilot untuk menerbangkan pesawat tersebut.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memilki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut.
Contoh:
Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah terjadi transaksi bisnis.
Contoh:
Dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
Sering kita mendengar komentar “memang lidah tak bertulang” atau sulit dipercaya.Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan.
Misal: Order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adlaah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian kepada pemasok.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.
Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.
Contoh:
Bagian gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu bagian pembelian bahwa bagian gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti tertulis dalam formulir tersebut.
2.3.4 Penggolongan Formulir
Formulir dapat digolongkan menurut:
1. Sumbernya
Menurut sumbernya dibedakan menjadi 3 yaitu:
a). Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
Digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
Contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, m\kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
b). Formulir yang dibuat dan dikirmkam kepada pihak luar perusahaan Digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan.
Contoh: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, dll.
c). Formulir yang diterima dari luar perusahaan.
Formulir ini diterima dari pihak luar perusahaan sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dan pihak luar.
Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, rekening koran bank.
2. Tujuan Penggunaannya
Menurut tujuan penggunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
a). Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan.
Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
Contoh: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga, dll.
b). Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data abrng yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, dll.
2.3.5 Prinsip Dasar Yang Melandasi Perancangan Formulir
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima
dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Dalam mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali.
Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir.
Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
8. Formulir besar.
Jika kita mengisi banyak kolom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkina kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.
9. Pencetakan garis pada fomulir
Garis harus dicetak pad formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.
10. Pencatuman nomor urut tercetak
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulira dan untuk identifikasi transaksi bisnis.Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, faktur penjualan dan sebagainya merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut.Demikian juga dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.
11. Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V (cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.
12. Formulir ganda
Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, sebagai berikut: menyisipkan karbon, menggunakan kertas tanapa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.
2.4 LATAR BELAKANG PERUSAHAAN 2.4.1 Gambaran Umum Perusahan
PT. Korye Polymer merupakan produsen sole sepatu nasional yang berkantor pusat di Tangerang yang beralamat di Jl. Raya Serang KM.19,5 Kp. Cibadak Desa Bojong Kecamatan Cikupa Kabupaten Tangerang,Banten. PT. Korye Polymer pertama kali didirikan di Pusan Korea pada tahun 1984, dan berpindah ke Indonesia pada tahun 1994 di Bekasi, Jawa Barat.
Hasil produksi PT. Korye Polymer yaitu sole sepatu yang terdiri dari dua macam yaitu outsole dan insole. Kini Pt. Korye Polymer merupakan pemasuk sole sepatu untuk Nike, Adidas, Reebok, Ecco, dan New Balance. PT. Korye Polymer dulunya merupakan perusahaan sole sepatu yang 100% berointasi pada pasar dalam negeri. Tapi sekarang PT.
Korye Polymer sudah berubah pada pasar dalam negeri dan pasar luar negeri.
2.4.2 Gambaran Sistem Infomasi Akuntansi di PT. KORYE POLYMER
Siklus Pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli atau pun pembayaran biaya biaya yang harus dikeluarkan .Pembahasan kali ini memfokuskan pada pembelian bahan baku,barang jadi,perlengkapan dan jasa. Dalam Siklus pengeluaran yang merupakan siklus kedua dari siklus kegiatan pokok perusahaan,terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi akuntansi,yaitu pembelian, penerimaan barang,pencatatan utang dan pelunasan utang. Dalam melaksanakan keempat transaksi tersebut,perusahaan menggunakan empat subsistem,yaitu sistem pembelian,sistem penerimaan,sistem pencatatan utang atau sistem voucher,dan sistem pengeluaran kas.
Dalam siklus ini,pihak eksternal yang terlibat dalam pemasok,sedangkan pihak internal yang terkait adalah siklus produksi,siklus pendapatan,dan siklus buku besar dan
pelaporan. Bentuk Interaksi antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah siklus pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan sistem produksi tentang kebutuhan barang dan bahan baku,dan juga memberitahu kapan barang tersebut harus diterima.Siklus pengeluaran juga mengirimkan data biaya ke siklus buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan laporan kinerja.Interaksi tersebut digambarkan secara lengkap pada sebuah diagram konteks-yang merupakan level tertinggi dari diagram arus data.
Siklus pengeluaran dapat diselenggarakan secara manual dan berbasis komputer.
Perbedaan pokok kedua cara tersebut adalah pada mekanisme pengolahan
datanya,sedangkan input dan output yang dihasilkan relative sama.berikut ini akan diuraikan masing-masing sistem secara komprehensif.
Tujuan Siklus Pengeluaran
Tujuan Siklus pengeluaran adalah memudahkan pertukaran kas dengan pemasok barang atau jasa perusahaan.secara lebih luas,tujuannya adalah :
1. Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan aturan yang dibutuhkan.
2. Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi baik.
3. Mengamankan barang hingga dibutuhkan
4. Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar 5. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat
6. Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat
7. Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diizinkan.
8. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.
Dokumen dan Laporan
Dokumen yang digunakan dalam siklus ini adalah:
1. Jenis Transaksi
2. Dokumen yang Digunakan 3. Pembelian Kredit
4. Permintaan Pembelian 5. Pesanan Pembelian
6. Laporan Penerimaan Barang 7. Voucher
8. Pengeluaran Kas
9. Check
10. Retur Pembelian 11. Memo Debit
Laporan Yang Dihasilkan
Seperti halnya aplikasi yang lain,dalam aplikasi pengeluaran ini juga dihasilkan tiga macam laporan,yaitu laporan pengawasan( control report), register, dan laporan khusus (special report). Meskipun demikian,informasi yang disajikan dalam laporan-laporan tersebut berbeda-beda antara satu aplikasi dengan aplikasi yang lain.
Laporan Kontrol, Laporan ini meringkas perubahan yang dilakukan terhadap sebuah file.Akuntan menggunakan laporan ini untuk menentukan ada tidaknya perubahan file yang tidak semestinya atau untuk menjamin bahwa tidak ada transaksi yang hilang selama proses pengolahan data berlangsung.Laporan ini berisi informasi tentang (1) transaksi yang telah diposting,atau (2) jumlah angka atau nomor transaksi,atau (3) daftar perubahan yang dibuat selama pemeliharaan file,Dalam sistem berbasis komputer,laporan ini menyajikan record count,control total,dan hash total. Petugas pengawas data mengkaji laporan ini dan membandingkan total tersebut untuk menguji bahwa semua perubahan (terhadap file) telah dilakukan secara tepat.
Register, Laporan ini berisi daftar transaksi yang dicatat dalam periode waktu tertentu, misalnya satu hari, satu minggu, atau satu bulan. Laporan ini berisi ringkasan data yang telah di posting ke rekening buku besar,sehingga dapat digunakan untuk melakukan telusuran audit (audit trail) terhadap saldo-saldo rekening. Register ini dalam sistem manual disebut dengan jurnal khusus,oleh karenanya register dalam sistem yang berbasis komputer sering pula disebut dengan jurnal.
Laporan Khusus, Laporan khusus dalam siklus pengeluaran ini membantu manajer dalam membuat jadwal pembayaran utang kepada pemasok.Laporan khusus yang dihasilkan dalam siklus ini mencakup :
1) Laporan Faktur Terbuka (Open Invoices Report). Laporan ini berisi daftar faktur pembelian yang belum di bayar pada tanggal laporan. Data yang dilaporkan adalah data pemasok dan jumlah utang kepada setiap pemasok.
2) Laporan Umum Voucher. Laporan ini meringkas voucher menurut umumnya. Laporan ini sangat bermanfaat,karena jika perusahaan sampai memiliki utang yang tidak dibayar sampai jangka waktu tertentu, akan berakibat negative bagi perusahaan,yaitu : -Merusak hubungan baik dengan pemasok,
-Merusak citra kredit,yang pada gilirannya perusahaan akan sulit untuk dapat membeli barang dari pemasok secara kredit.
3) Laporan Kebutuhan Kas. Laporan ini meringkas faktur pembelian urut jatuh tempo.
Laporan ini membantu departemen utang dalam merencanakan pembayaran kas dan dalam mengidentifikasi faktur mana yang harus dibayar segera,agar dapat diperoleh potongan dan juga agar hubungan baik dengan pemasok dapat dipelihara.
4) Layanan Status Utang. Laporan ini dihasilkan kalau perusahaan menggunakan sistem on-line real-time,karena sistem ini memungkinkan pemakai untuk meminta database menyajikan informasi terbaru.Dalam siklus ini,karyawan bagian utang juga memerlukan informasi mengenai utang kepada setiap pemasok.kebutuhan ini dipenuhi dengan menyajikan informasi terbaru tentang utang kepada setiap pemasok.
Pengolahan Transaksi
Pengolahan transaksi akan diuraikan dalam 2 versi, yaitu untuk sistem yang diselenggarakan secara manual, dan untuk sistem yang diselenggarakan dengan menggunakan alat bantu komputer.
1. Sistem manual.
Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang diselenggarakan secara manual, mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut :
1. Prosedur Pembelian Kredit 2. Prosedur Pengeluaran Kas 2. Sistem berbasis komputer.
Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang berbasis komputer, mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut :
1. Prosedur Permintaan Pembelian
Aktivitas Bisnis yang pertama kali dilakukan dalam siklus pengeluaran adalah permintaan barang atau suplais.Keputusan Kunci yang dibuat pada proses ini adalah mengidentifikasi barang apa yang akan dibeli,kapan dibutuhkan,dan berapa banyak yang akan di beli.Keputusan ini normalnya dibuat oleh fungsi pengawas persediaan(inventory control),meskipun informasi tentang kebutuhan barang diperoleh dari departeman pengguna barang.Permintaan Pembelian kadang-kadang juga di buat oleh siklus produksi atau dari fungsi penjualan yang menyampaikan informasi tentang back order.
2. Prosedur Pemesanan Barang
Aktivitas pokok yang kedua dalam siklus pengeluaran adalah pemesana suplais dan bahan baku.Aktivitaspembelian biasanya dilakukan oleh petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam departeman pembelian.
Keputusan Kunci : Pemilihan Pemasok.Keputusan penting yang dibuat pada tahap ini adalah pemilihan pemasok dengan mempertimbangkan harga,kualitas,dan kualitas pengiriman. Komitmen terhadap kualitas dan pengiriman yang dimiliki oleh para pemasok sangat penting,terutama pada sistem,karena keterlambatan pengiriman atau dalam pengiriman terdapat produk cacat dapat mengancam seluruh sistem.Sekali seorang pemasok terpilih untuk memasok sebuah produk,identitas pemasok tersebut akan menjadi badian dari atau dimasukan ke dalam file induk persediaan.Hal ini dimaksudkan untuk menghindari proses seleksi pemasok ketika akan membeli barang yang sama di kemudian hari.Dengan cara ini,maka kinerja pemasok secara periodic dievaluasi untuk menentukan apakah pemasok tersebut masih dapat dipertahankan atau tidak. Evaluasi ini tidak hanya melibatkan masalah harga,namun juga kualitas produk yang dibeli dan kinerja pengiriman barang.Sistem Informasi Akuntansi yang baik,seharusnya juga dirancang untuk dapat menangkap dan menelusur informasi ini.
3. Prosedur Penerimaan Barang
Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang dipesan. Departeman penerima barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok. Selain barang diterima, kemudian dilaporkan ke manajer bagian gudang,untuk kemudian meneruskannya ke manajer pabrik. Departemen penyimpanan barang yang bertanggung jawab kepada manajer bagian gudang, bertanggung jawab untuk menyimpan barang. Informasi tentang tentang penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan, untuk memperbarui catatan persediaan. Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah :
1. untuk menjamin bahwa semua penerimaan bahan baku,perlengkapan,dan aktiva lain yang dibeli telah diotorisasikan
2. untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi.
4. Prosedur Pencatatan utang
Aktivitas keempat dalam siklus pengeluaran adalah proses persetujuan pembayaran faktur pembelian.Proses ini dilaksanakan oleh departemen hutang dagang yang bertanggung jawab terhadap direktur keuangan. Tujuan diselenggarakannya subsistem ini adalah untuk mancatat kewajiban membayar kepada pemasok. Input aplikasi ini adalah faktur pembelian,catatan penerimaan barang,pesanan pembelian (open purchase order) dan file rincian pesanan pembelian (purchase order detail files).
Secara legal,kewajiban untuk membayar ke pemasok mulai timbul saat barang diterima.meskipun demikian,untuk alasan praktis,sebagian besar perusahaan mencatat utang setelah diterima dan disetujuinya faktur pembelian.Tujuan dilakukannya cara ini adalah untuk mengotorisasi dan menentukan apakah faktur yang diterima layak di bayar.tentunya faktur pembelian dikatakan layak di bayar jika barang dan jasa yang dipesan benar-benar telah diterima oleh perusahaan.Untuk mencapai tujuan ini,diperlukan informasi dari bagian pembelian(berupa tembusan order pembelian) dan fungsi penerimaan barang (berupa laporan penerimaan barang). Tembusan order pembelian dari
bagian pembelian menegaskan bahwa barang atau jasa yang tercantum dalam faktur pembelian benar-benar dipesan. Tembusan laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian gudang menegaskan tentang kuantitas dan kondisi yang diterima.
5. Prosedur Pengeluaran Kas
Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran faktur yang telah disetujui. Aktivitas ini,disebut dengan aktivitas pengeluaran kas,dilaksanakan oleh kasir,yang bertanggung jawab kepada manajer keuangan.Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini adalah untuk menjamin bahwa pembayaran kepada pemasok dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang benar. Input bagi aplikasi ini adalah catatan dari file voucher.
Keputusan kunci dalam prosedur pengeluaran kas adalah menentukan apakah perusahaan akan memanfaatkan fasilitas potongan yang tersedia atau tidak. Untuk membuat keputusan ini,dibutuhkan informasi anggaran kas jangka pendek. Dalam anggaran kas tersebut tergambar taksiran arus kas masuk dan arus kas keluar untuk satu periode tertentu di masa mendatang (biasanya satu tahun).Informasi yang tercantum dalam anggaran tersebut berasal dari berbagai sumber.Bagian piutang dagang memberikan proyeksi penerimaan kas. File utang dagang dan file order pembelian menunjukan potensi pembayaran kepada para pemasok,yang bermakna taksiran arus kas keluar di masa mendatang. Fungsi sumber daya manusia memberikan informasi tentang kebutuhan kas untuk pembayaran gaji karyawan.jika cukup anggaran kas menunjukan bahwa perusahaan membutuhkan kas dalam jumlah yang untuk memenuhi kebutuhan pengeluaran kas,maka fasilitas potongan yang tersedia harus dimanfaatkan agar dapat diperoleh penghematan pengeluaran kas.
BAB 3
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Siklus Pengeluaran mencakup aktivitas atau transaksi bisnis yang berhubungan dengan pembelian barang dan jasa dari pemasok,dan pengeluaran kas untuk membayar pembelian.
Siklus ini dapat diselenggarakan secara manual atau dengan menggunakan komputer. Jika siklus pengeluaran diselenggarakan secara manual, maka subsistem yang terlibat hanya subsistem pembelian, dan subsistem pengeluaran kas. Untuk masing-masing subsistem juga dilengkapi dengan serangkaian aktivitas (prosedur) pengendalian, yaitu otorisasi transaksi oleh pejabat yang berwenang, pengamanan terhadap aktiva dan catatan, pemisahan fungsi atau tugas yaitu antara fungsi otorisasi, fungsi penyimpanan aktifa, dan fungsi pencatatan transaksi.
Dalam sistem yang berbasis komputer,siklus pengeluaran dibagi menjadi 5 subsistem,yaitu prosedur permintaan barang,prosedur pemesanan barang,prosedur penerimaaan barang,prosedur pencatatan uang,dan prosedur pengeluaran kas.Dalam setiap subsistem tersedia peluang penggunaan berbagai macam teknologi informasi terkini,seperti JTI,EDI,EFT,FEDI, mesin pembaca kode bar dan sebagainya.
MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
“PEMPROSESAN TRANSAKSI”
“Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi”
Dosen Pembimbing : Disusun oleh :
Kelompok 1
1. Ayu Ismayanti 11021700052 2. Nurhasanah 11021700042
3. Jahroh 11021700242
4. Dicky Nugraha 11021700
