Pengelolaan Ketersediaan Layanan Wifi di Jurusan Sistem Informasi ITS

(1)

0 Kelompok 9:

Siti Oryza Khairunnisa 5213100110 Hisyam Naufal Gandhi 5213100114 Bagas Ananta Prakosa 5213100115 Rani Oktavia 5213100122

Pengelolaan Ketersediaan

Layanan Wifi di Jurusan Sistem Informasi

Tata Kelola Teknologi Informasi - C

Jurusan Sistem Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

2016

(2)

1

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ... 1

PENDAHULUAN ... 3

Mapping of Control ... 4

Mapping of Document ... 8

KEBIJAKAN ... 9

PEDOMAN ... 10

PE.BAI.04 2 ... 11

PE.BAI.04 1 – Dasar dan Acuan ... 11

PE.BAI.04 3 ... 12

PE.BAI.04 2 – Tujuan dan Indikator... 12

PE.BAI.04 4 ... 13

PE.BAI.04 3 – Ruang Lingkup ... 13

PE.BAI.04 5 ... 14

PE.BAI.04 4 – Proses Bisnis ... 14

PE.BAI.04 6 ... 15

PE.BAI.04 5 – Struktur Organisasi dan Pengelolaan Hubungan ... 15

PE.BAI.04 7 ... 16

PE.BAI.04 6 – Daftar Istilah dan Definisi ... 16

PANDUAN ... 17

PA.BAI.04... 18

PA.BAI.04 1-Deskripsi Proses ... 18

PA.BAI.04 1-Maksud Proses ... 18

PA.BAI.04 1-Tujuan dan Indikator Kinerja... 18

PA.BAI.04 1-Praktek Manajemen Kunci ... 18

PROSEDUR ... 20

PR.BAI.04 ... 21

PR.BAI.04.1- Penilaian Ketersediaan, Kinerja, Kapasitas yang ada dan Pembuatan Acuan ... 21

PR.BAI.04.4 ... 24

PR.BAI.04.4- Pemantauan Ketersediaan dan Kapasitas ... 24

PR.BAI.04.4 ... 27

PR.BAI.04.4- Pemeliharaan Ketersediaan dan Kapasitas ... 27

PR.BAI.04.5 ... 30

PR.BAI.04.5- Penelusuran dan Penyampaian Ketersediaan, Kinerja dan Permasalahan ... 30

FORMULIR ... 33

FO.BAI.04.01-1 ... 34

(3)

2

FO.BAI.04.01-1 Penilaian Ketersediaan, Kinerja, dan Kapasitas ... 34

FO.BAI.04.01-2 ... 36

FO.BAI.04.01-2 Evaluasi Ketersediaan, Kinerja, dan Kapasitas ... 36

FO.BAI.04.04-1 ... 38

FO.BAI.04.04-1 Daftar Aset TI yang Membutuhkan Pemeliharaan ... 38

FO.BAI.04.05-1 ... 40

FO.BAI.04.05-1 Daftar Prioritas Kapasitas dan Persediaan ... 40

LAMPIRAN ... 42

Hasil Wawancara ... 42

Pembagian Jobdesk ... 44

(4)

3

PENDAHULUAN

Tata kelola perusahaan merupakan konsep untuk meningkatkan kinerja layanan baik dalam perusahaan maupun organisasi. Peningkatan kinerja dicapai melalui pengawasan atau pemantauan kinerja manajemen dan jaminan akuntabilitas manajemen kepada stakeholder berdasarkan kerangka aturan tertentu. Penting bagi sebuah perusahaan atau Organisasi memiliki prinsip Tata Kelola yang baik untuk menunjang pengoptimalan kinerja layanan yang ingin dicapai.

Wi-Fi atau sambungan internet nirkabel merupakan sebuah aset kritis dan penting yang turut serta menjadi pemeran utama dalam perkembangan dunia akademik di Jurusan Sistem Informasi. Era Informasi pada globalisasi yang menuntut untuk selalu terhubung satu sama lain dimanapun menjadi alasan bahwa Wi-Fi selalu dibutuhkan di Jurusan Sistem Informasi yang notabene adalah jurusan yang mempelopori era informasi di Indonesia. Wi-Fi menyediakan sambungan internet yang bebas digunakan dan diakses oleh stakeholder Jurusan Sistem Informasi dan ITS. Pentingnya Wi-Fi tersebut membuat pengelolaannya membutuhkan prosedur tata kelola yang baik agar kinerja dari layanan Wi- Fi semakin optimal dan mencapai tujuan penggunaanya.

COBIT 5 menyediakan keranka kerja sebagai acuan dalam mengatur pengelolaan aset – aset seperti Wi-Fi diatas. Lebih spesifiknya dalam hal Mengelola Ketersediaan dan Kapasitas dari aset tersebut (BAI.04). Dibuatlah beberapa prosedur dalam mengelola aset Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi meliputi Penilaian, Pemantauan, Pemeliharan, dan Penelusuran serta penyampaian laporan terhadap ketersediaan dan kapasitas dari aset Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi yang didasarkan pada COBIT 5 dengan beberapa acuan terlampir dan Key Activities yang telah ditentukan. Harapanya Prosedur tersebut dapat membantu pengelolaan ketersediaan dan kapasitas aset Wi-Fi di Jurusan Sistem Infromasi dan meningkatkan mutu kinerja dan pelayanan kedepan.

(5)

4

Mapping of Control

Sub Proses (Key Management Practices)

Deskripsi Sub Proses Aktivitas Justifikasi

BAI04.01 Penilaian Ketersediaan,

Kinerja, Kapasitas yang ada dan Pembuatan

Acuan

Menilai ketersediaan, kinerja, dan kapasitas dari layanan Wi- Fi untuk memastikan bahwa justifikasi biaya kapasitas dan kinerja tersedia untuk mendukung kebutuhan Jurusan Sistem Informasi ITS. Membuat acuan ketersediaan, kinerja, dan kapasitas dari layanan Wi- Fi sebagai pembanding untuk proses penilaian selanjutnya

1. Mempertimbangkan (saat ini dan perkiraan di waktu mendatang) kebutuhan civitas akademika, prioritas jurusan sistem informasi, tujuan jurusan sistem informasi, dampak anggaran, kemampuan IT, dan tren industri dalam penilaian ketersediaan, kinerja, dan kapasitas Wi-Fi.

Tidak adanya acuan untuk menentukan kapasitas dan ketersediaan layanan Wi-Fi dari pihak jurusan. Meskipun dari segi bandwidth cukup yaitu sudah berada diatas rata-rata kecepatan internet di Indonesia, namun dari segi akses bisa dibilang kurang karena kurangnya jumlah Access Point yang tersedia.

Dari hasil monitoring sudah optimal, namun tidak ada komplain yang tersampaikan.

2. Membandingkan kinerja dan penggunaan kapasitas aktual terhadap batas yang ditetapkan dengan menggunakan sistem informasi monitoring.

3. Secara teratur mengevaluasi tingkat kinerja saat ini untuk semua tingkat pengolahan (kapasitas layanan dan kapasitas sumber daya) dengan membandingkannya terhadap tren serta memperhatikan perubahan dalam lingkungan layanan.

BAI04.04 Pemantauan dan Ketersediaan Kapasitas

Memantau dan selanjutnya menganalisa ketersediaan, kinerja dan kapasitas Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi.

Mengidentifikasi masalah yang timbul dari risiko baik risiko certain maupun risiko uncertain serta menganalisa

1. Menetapkan proses untuk mengumpulkan data sebagai media untuk menyediakan manajemen pemantauan dan pelaporan informasi terkait ketersediaan, kinerja dan kapasitas beban kerja dari semua sumber informasi yang terkait.

Pada proses pemantauan, masih belum memiliki SOP terkait aktivitas tersebut.

Pemantauan dilakukan Pranata Komputer sesuai dengan kebutuhan. Peraturan terkait rutinitas pemantauan juga belum ada.

Sehingga masalah – masalah kompleks terkait Wi-Fi JSI tidak bisa langsung diketahui oleh Pranata Komputer.

(6)

5 penyimpangan dari baseline

atau panduan yang didirikan.

Melaporkan analisa trend untuk mengidentifikasi adanya masalah yang signifikan dan varians, memulai tindakan jika diperlukan, dan memastikan bahwa semua isu yang beredar di tindak segera di tindak lanjuti.

2. Memberikan laporan rutin dari hasil pemantauan kinerja Wi-Fi dalam bentuk dokumen yang tepat untuk ditinjau berdasarkan perspektif TI dan manajemen bisnis serta sebagai informasi untuk manajemen Jurusan Sistem Informasi.

3. Mengintegrasikan aktivitas - aktivitas pemantauan dan kegiatan dalam tata pengelolaan kapasitas berulang sebagai dasar aktivitas pemantauan

(Pemantauan  Analisia

permasalahan  Perencanaan Tuning

 Implementasi) pelaporan.

4. Memberikan laporan kinerja ketersediaan dan kapasitas Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi untuk proses pengadaan dan penganggaran dalam upaya implementasi.

BAI04.04 Pemeliharaan Ketersediaan dan

Kapasitas

Aktifitas pemeliharaan berdasarkan hasil pemantauan ketersediaan dan kapasitas layanan Wi-Fi yang telah dilakukan sebelumnya untuk meningkatkan kinerja dan performa layanan Wi-Fi di Jurusan Sistem Informasi.

1. Menganalisa laporan hasil pemantauan dan melakukan

pendataan kebutuhan pemeliharaan ketersediaan dan kapasitas layanan Wi-Fi yang dikelola oleh Jurusan Sistem Informasi

Pada proses pemeliharaan sebelumnya, pranata computer melakukan tindakan pemeliharaan tanpa melakukan asistensi lebih lanjut kepada sekretaris jurusan, kecuali jika membutuhkan pengadaan aset baru. Setiap permasalahan dan tindakan penyelesaiannya pun tidak didokumentasikan, sehingga tidak ada dokumen panduan penyelesaian risiko atau permasalahan. Setiap penyelesaian hanya diketahui oleh pranata komputer.

2. Menentukan tindakan yang tepat untuk dapat menyelesaikan

kebutuhan pemeliharaan layanan Wi- Fi

3. Melaporkan hasil analisa laporan pemantauan dan kebutuhan

(7)

6 pemeliharaan untuk dapat

ditindaklanjuti

4. Melakukan tindakan pemeliharaan terkait kebutuhan ketersediaan dan kapasitas layanan Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi

5. Membuat dokumentasi kegiatan pemeliharaan terkait kebutuhan ketersediaan dan kapasitas layanan Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi 6. Melaporkan hasil pemeliharaan

ketersediaan dan kapasitas layanan Wi-Fi Jurusan sistem informasi BAI04.05

Penelusuran dan Penyampaian Ketersediaan, Kinerja, dan

Permasalahan Kapasitas

Menjelaskan tentang

bagaimana langkah

meningkatkan dan

mengembangkan layanan Wi-Fi dan pelayanan ke Jurusan Sistem Informasi untuk meyelaraskan perubahan kebutuhan layanan Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi.

1. Mendapatkan bimbingan dari vendor akan produk untuk memastikan tingkat penggunaan Wi-Fi yang tepat dari ketersediaan kinerja puncak pengolahan dan beban kerja.

Sebelumnya, pada proses ini tidak terdapat pelaporan dalam hasil pemantauan ketersediaan dan kapasitas layanan Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi. Gangguan atau kerusakan pada saat pemeliharaan hanya dilaporkan secara lisan.

2. Mengidentifikasi kesenjangan kinerja dan kapasitas didasarkan pada pemantauan kinerja saat ini dan diperkirakan. Gunakan spesifikasi ketersediaan diketahui, kontinuitas dan pemulihan untuk

mengklasifikasikan sumber daya dan memungkinkan prioritas.

3. Tentukan tindakan korektif (misalnya, pergeseran beban kerja,

memprioritaskan tugas-tugas atau menambahkan sumber daya, ketika kinerja dan kapasitas masalah diidentifikasi).

(8)

7 4. Tentukan prosedur eskalasi untuk

resolusi cepat dalam kasus darurat kapasitas dan kinerja masalah.

5. Mengintegrasikan tindakan perbaikan yang diperlukan ke dalam

perencanaan yang tepat dan mengubah proses manajemen.

(9)

8

Mapping of Document

BAI.04 KJ.BAI04.1

Prosedur Penilaian PR.BAI04.1

FORM PENILAIAN FO.BAI.04.01-1

FORM EVALUASI FO.BAI.04.01-2 Prosedur Pemantauan

PR.BAI04.4

Prosedur Pemeliharaan

PR.BAI04.4

FORM EVALUASI FO.BAI.04.01-2

Prosedur Penyampaian Laporan

PR.BAI04.5

DAFTAR PRIORITAS FO.BAI.04.05-1

(10)

9

Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi

NO.RILIS : NO. REVISI : TANGGAL TERBIT :

Maksud kebijakan

HALAMAN :

Kebijakan

KEBIJAKAN

A. TUJUAN

Kebijakan disini bertujuan untuk menjadi acuan dan dasar pembutaan prosedur pengelolaan Ketersediaan dan Kapasitas Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi

B. KEBIJAKAN UMUM

Berikut merupakan kebijakan umum yang berlaku pada Jurusan Sistem Informasi yang berkenaan dengan pelayanan :

1. Layanan di Jurusan Sistem Informasi dibagi menjadi dua kelompok, pertama Layanan JSI dan Layanan Non-JSI.

2. Layanan JSI adalah layanan yang dibuat, dikelola dan digunakan oleh civitas jurusan sistem Informasi serta Jurusan Informasi bertanggung jawab terhadap segala hal yang berkaitan dengan layanan.

3. Layanan Non-JSI adalah layanan yang digunakan oleh civitas jurusan sistem informasi, tetapi pengelolaannya tidak dipegang oleh pihak jurusan sistem informasi, dan hal-hal yang berkaitan dengan layanan Non-JSI tidak menjadi tanggung jawab jurusan sistem informasi.

4. Setiap layanan JSI harus memiliki kebutuhan yang ditentukan oleh pihak jurusan.

5. Setiap layanan JSI yang belum memiliki standar atau acuan ketersediaan dan kapasitas harus segera dibuatkan dokumennya paling lambat satu bulan dari waktu temuan.

6. Setiap layanan JSI harus dimasukkan dalam portofolio layanan JSI.

(11)

10

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

No.Dokuman :

Rilis :

Revisi :

Historis distribusi :

No Jumlah Eksemplar Tujuan Distribusi

DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH

Mahasiswa Dosen Pembimbing Kepala Jurusan

(12)

11

Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi

NO.RILIS :

PE.BAI.04 2

NO. REVISI : TANGGAL TERBIT :

Dasar dan Acuan

HALAMAN :

Pedoman

PE.BAI.04 1 – Dasar dan Acuan

1.1. Dasar dan Acuan

Berikut ini adalah dasar dan acuan dalam pembuatan tata kelola

 Dasar

Peraturan Pemerintah No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Perusahaan dan Barang Milik Negara

 Acuan

Acuan dalam pembuatan dokumen tata kelola adalah sebagai berikut:

1. COBIT APO09.05, APO02.02, MEA01.03, DSS02.02 2. ISO/IEC 20000

3. ITIL V3 2011

(13)

12

Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi

NO.RILIS :

PE.BAI.04 3

NO. REVISI : TANGGAL TERBIT :

TUJUAN DAN INDIKATOR

HALAMAN :

Pedoman

PE.BAI.04 2 – Tujuan dan Indikator

1.1. Tujuan dan Indikator

Tujuan dalam pembuatan tata kelola ini seperti pada tabel berikut ini.

Tujuan Indikator Kinerja

Menyediakan layanan Wi-Fi yang sesuai dengan kebutuhan Jurusan Sistem Informasi ITS

 Jumlah kerugian bisnis yang disebabkan insiden layanan Wi-Fi

 Persentase kepuasan civitas akademika Jurusan Sistem Informasi ITS terhadap ketersediaan dan kapasitas layanan Wi-Fi Mengoptimalkan aset IT, sumber daya,

dan kemampuan layanan Wi-Fi

 Frekuensi penilaian tingkat kedewasaan dan optimasi biaya

 Hasil penilaian kecenderungan

 Tingkat kepuasan dari eksekutif bisnis dan IT terhadap IT terkait biaya dan

kemampuan Ketersediaan dari informasi yang dapat

dipercaya dan berguna untuk membuat keputusan

 Tingkat kepuasan dari pengguna terhadap kualitas dan aktualitas pengelolaan informasi

 Jumlah insiden proses bisnis yang disebabkan ketidaktersediaan informasi

 Perbandingan dan tingkat kekeliruan keputusan bisnis dimana kekeliruan terjadi disebabkan oleh ketidaktersediaan

informasi

(14)

13

Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi

NO.RILIS :

PE.BAI.04 4

NO. REVISI : TANGGAL TERBIT :

RUANG LINGKUP

HALAMAN :

Pedoman

PE.BAI.04 3 – Ruang Lingkup

1.1. Ruang Lingkup

Ruang lingkup/scope penyusunan tata kelola ini yaitu terkait dengan proses sebagai berikut:

1. Dilakukan dalam lingkup Jurusan Sistem Informasi FTIf ITS

Tata kelola layanan TI ini dilakukan pada layanan yang ada di dalam lingkup Jurusan Sistem Informasi ITS. Terdapat dua router yang diletakkan di masing-masing lantai (lantai 1 dan lantai 2). Kemudian terdapat 11 access point yang digunakan untuk memancarkan sinyal Wi-Fi dari router, 6 buah di lantai 1 sekitar gazebo dan plasa Jurusan Sistem informasi, dan 5 buah di lantai 2 sekitar ruang dosen dan laboratorium.

2. Tata kelola layanan yang disediakan Jurusan untuk mendukung proses perkuliahan dan administrasi

Layanan yang ditata kelola adalah layanan Wi-Fi, mengenai prosedur penilaian, pemantauan, pemeliharaan, dan penelusuran penggunaan dan performa layanan ini sehubungan dengan kebutuhan penggunanya.

3. Ketersediaan layanan Wi-Fi terkait kebutuhan civitas akademika Jurusan Sistem Informasi akan layanan tersebut

4. Kapasitas perangkat keras dari layanan Wi-Fi terkait jumlah civitas akademika Jurusan Sistem Informasi yang menggunakan layanan tersebut

Perangkat keras yang digunakan dalam layanan ini adalah router, access point, dan kabel LAN.

5. Memanfaatkan hasil penilaian, pemantauan, dan pemeliharaan ketersediaan dan kapasitas layanan Wi-Fi di Jurusan Sistem Informasi sebagai langkah untuk pengembangan perbaikan layanan yang berkelanjutan.

(15)

14

PE.BAI.04 4 – Proses Bisnis

1.1. Proses bisnis

Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi

NO.RILIS :

PE.BAI.04 5

NO. REVISI : TANGGAL TERBIT :

PROSES BISNIS

HALAMAN :

Pedoman

(16)

15

PE.BAI.04 5 – Struktur Organisasi dan Pengelolaan Hubungan

1.1. Struktur Organisasi Pengelolaan Hubungan

Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi

NO.RILIS :

PE.BAI.04 6

NO. REVISI : TANGGAL TERBIT :

Struktur Organisasi Pengelolaan

hubungan

HALAMAN :

Pedoman

(17)

16

NO.RILIS :

PE.BAI.04 7

NO. REVISI : TANGGAL TERBIT :

DAFTAR ISTILAH DAN DEFINISI

HALAMAN :

Pedoman

PE.BAI.04 6 – Daftar Istilah dan Definisi

1.1. Instilah dan Definisi

Berisikan definisi dan istilah terkait pembuatan tata kelola:

KODE ISTILAH

D Dekan

KJ Ketua Jurusan SJ Sekretaris Jurusan KPS1 Ketua Program Studi S1 SPS1 Sektetaris Program Studi S1 KPS2 Ketua Program Studi S2 KLM Kepala Laboratorium MSI KLA Kepala Laboratorium ADDI KLR Kepala Laboratorium RDIB KLS Kepala Laboratorium SE KLI Kepala Laboratorium IKTI KSA Kepala Studio Aplikasi Terapan KSP Kepala Studio PSI

KSBG Ketua Sub Bagian DS Staff Pengajar PK Pranata Komputer SA Staff Administrasi TK Teknisi

(18)

17

LEMBAR PENGESAHAN

PANDUAN

No.Dokuman :

Rilis :

Revisi :

DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH

Jabatan Jabatan CIO Jabatan CEO

(19)

18

Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi

NO.RILIS :

PA.BAI.04

NO. REVISI : TANGGAL TERBIT :

Mengelola Ketersediaan dan

Kapasitas

HALAMAN :

Panduan

PA.BAI.04 1-Deskripsi Proses

1.1. Deskripsi proses

Proses menyeimbangkan kebutuhan yang ada dengan kebutuhan di masa yang akan datang terkait dengan ketersediaan, kinerja dan kapasitas layanan Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi dengan pelayanan terbaik. Proses ini termasuk dengan proses penilaian terhadap kapabilitas Wi-Fi yang tengah ada di Jurusan Sistem Informasi ITS, analisa akan kebutuhan dimasa yang akan datang berdasarkan kebutuhan, dampak bisnis, dan penilaian terhadap risiko untuk direncanakan dan diatur agar sesuai dengan kebutuhan proses bisnis.

PA.BAI.04 1-Maksud Proses

1.2. Maksud proses

Melakukan penilaian, pemantauan, dan pemeliharaan terhadap layanan Wi-Fi di Jurusan Sistem Informasi berhubungan dengan kebutuhan civitas akademika pada ketersediaan dan kapasitas layanan untuk mendukung proses perkuliahan. Dari sini akan diketahui kinerja dari layanan Wi-Fi di Jurusan Sistem Informasi sehingga dapat dijadikan masukkan untuk melakukan pengembangan layanan kea rah yang lebih baik di kemudian hari.

PA.BAI.04 1-Tujuan dan Indikator Kinerja

1.3. Tujuan dan Indikator kinerja

Tujuan Indikator Kinerja

Kapasitas, kinerja dan ketersediaan Wi-Fi sesuai dengan kebutuhan Jurusan Sistem Informasi ITS

 Jumlah bandwidth yang melebihi kapasitas Wi-Fi

 Jumlah insiden yang terjadi

 Jumlah kejadian dimana kapasitas telah melebihi batas yang direncanakan Masalah terkait ketersediaan, kinerja dan

Kapasitas Wi-Fi dapat diselesaikan secara rutin dan menyeluruh

 Persentase permasalahan ketersediaan dan kapasitas Wi-Fi yang terselesaikan

 Persentase permasalahan ketersediaan dan kapasitas Wi-Fi yang tidak terselesaikan

PA.BAI.04 1-Praktek Manajemen Kunci

(20)

19 Praktek manajemen kunci

Praktek manajemen kunci ini terdiri melibatkan stakeholder terkait disusun dalam bentuk sebuah RACI CHART

Praktek Manajemen kunci

Dekan Kepala Jurusan Sekretaris Jurusan Kaprodi S1 Sekprodi S1 Kaprodi S2 Kepala Lab. MSI Kepala Lab. ADDi Kepala Lab. RDIB Kepala Lab. SE Kepala Lab. IKTI Kepala Studi Aplikasi Terapan Kepala Studio PSI Ketua Sub. Bagian Staff Pengajar (Dosen) Pranata Komputer Staff Administrasi Teknisi

BAI04.01 Penilaian ketersediaan, kinerja dan kapasitas serta pembuatan baseline

C I C I C R,

A C

BAI04.02 Penilaian dampak bisnis

C A A C R C

BAI04.03 Perencanaan untuk kebutuhan layanan yang baru

C R R C R C

BAI04.04 Pemantauan dan review ketersediaan dan kapasitas

C R R C R C

BAI04.5 Investigasi dan peninjaun ketersediaan, kinerja dan permasalahan kapasitas

I C R C R R R R R R R R I A I R

(21)

20

LEMBAR PENGESAHAN

PROSEDUR

No.Dokuman :

Rilis :

Revisi :

DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH

(22)

21

Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi

NO.RILIS :

PR.BAI.04

NO. REVISI : TANGGAL TERBIT :

Penilaian Ketersediaan, Kinerja, Kapasitas

yang ada dan Pembuatan Acuan

HALAMAN :

Prosedur

PR.BAI.04.1- Penilaian Ketersediaan, Kinerja, Kapasitas yang ada dan Pembuatan Acuan

1.1. DESKRIPSI PROSES

Menilai ketersediaan, kinerja, dan kapasitas dari layanan Wi-Fi untuk memastikan bahwa justifikasi biaya kapasitas dan kinerja tersedia untuk mendukung kebutuhan Jurusan Sistem Informasi ITS. Membuat acuan ketersediaan, kinerja, dan kapasitas dari layanan Wi-Fi sebagai pembanding untuk proses penilaian selanjutnya.

1.2. STANDAR YANG BERLAKU

Berikut ini merupakan standar yang digunakan dalam menjalankan proses identifikasi layanan Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi yaitu sebagai berikut:

a. COBIT5 BAI04 Manage Availability and Capacity

b. ISO/IEC 20000 Service Continuity and Availability Management c. ITIL V3 2011 Availability Management

1.3. TUJUAN DAN INDIKATOR

Tujuan Indikator

Menilai dan mengevaluasi ketersediaan, kinerja, dan kapasitas layanan Wi-Fi

 Frekuensi penilaian ketersediaan, kinerja, dan kapasitas layanan Wi-Fi dalam satu bulan

 Frekuensi evaluasi ketersediaan, kinerja, dan kapasitas layanan Wi-Fi dalam satu bulan

1.4. ISTILAH DAN DEFINISI

a. SJ : Sekretaris Jurusan b. KPS1 : Ketua Program Studi S1 c. KPS2 : Ketua Program Studi S2 d. SPS1 : Sekretaris Program Studi S1 e. PK : Pranata Komputer

f. KSBG : Kepala Sub Bagian

(23)

22 1.5. PELAKU DAN PERAN

a. Responsibility : PK b. Accountability : PK

c. Consulted : SJ, SPS1, KSBG d. Informed : KPS1, KPS2 1.6. MASUKAN

No. Sumber Masukan Deskripsi

1. BAI02.01 Repositori Definisi Kebutuhan

2. BAI02.03 Daftar Resiko Kebutuhan

1.7. LUARAN

No. Tujuan Luaran Deskripsi

1. Internal Nilai acuan ketersediaan, kinerja, dan

kapasitas. (FO.BAI.04.01-1 Baseline Ketersediaan, Kinerja, dan Kapasitas)

2. APO09.05 Perbandingan nilai evaluasi dengan

kebutuhan (FO.BAI.04.01-2 Evaluasi Ketersediaan, Kinerja, dan Kapasitas)

1.8. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN

Kebutuhan akan peralatan-peralatan yang diperlukan selama proses ini berlangsung yaitu sebagai berikut:

a. Kertas dan alat tulis b. Laptop/Personal Computer c. Sistem Informasi Monitoring

(24)

23 1.9. ALUR KERJA PROSEDUR

Aktivitas Pelaku dan Peran Dokumen

Terkait

PK CONSULTED INFORMED

1.9.1. Pranata komputer mempertimbangkan (saat ini dan perkiraan di waktu mendatang) kebutuhan civitas akademika, prioritas jurusan sistem informasi, tujuan jurusan sistem informasi, dampak anggaran, kemampuan IT, dan tren industri dalam penilaian ketersediaan, kinerja, dan kapasitas Wi-Fi dan mencatatnya dalam dokumen FO.BAI.04.01-1.

FO.BAI.04.01-1

1.9.2. Pranata komputer melakukan pemantauan kinerja dan kapasitas dengan sistem informasi monitoring yang ada secara rutin setiap hari.

1.9.3. Secara teratur mengevaluasi tingkat kinerja saat ini untuk semua tingkat pengolahan (kapasitas layanan dan kapasitas sumber daya) dengan membandingkannya terhadap tren serta memperhatikan perubahan dalam lingkungan layanan.

1.9.4. Pranata komputer mengevaluasi tingkat kinerja layanan yang aktif yang ada pada portofolio layanan dengan mempertimbangkan penilaian yang ada di formulir FO.BAI.04.01-1.

FO.BAI.04.01-1

1.9.5. Pranata komputer membandingkan hasil evaluasi dengan kebutuhan yang telah ditentukan di formulir FO.BAI.04.01-1 dan dicatat dalam dokumen FO.BAI.04.01-2.

FO.BAI.04.01-1 dan

FO.BAI.04.01-2 1.9.6. Pranata komputer memberikan hasil evaluasi kepada sekretaris

jurusan untuk disetujui, lalu dikonsultasikan kepada sekretaris program studi S1 dan kepala sub bagian. Setelah itu, hasil evaluasi diberikan kepada ketua program studi S1 dan ketua program studi S2.

(25)

24

PR.BAI.04.4- Pemantauan Ketersediaan dan Kapasitas

1.1. DESKRIPSI PROSES

Memantau dan selanjutnya menganalisa ketersediaan, kinerja dan kapasitas Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi. Mengidentifikasi masalah yang timbul dari risiko baik risiko certain maupun risiko uncertain serta menganalisa penyimpangan dari baseline atau panduan yang didirikan. Melaporkan analisa trend untuk mengidentifikasi adanya masalah yang signifikan dan varians, memulai tindakan jika diperlukan, dan memastikan bahwa semua isu yang beredar di tindak segera di tindak lanjuti.

1.2. STANDAR YANG BERLAKU

Berikut ini merupakan standar yang digunakan dalam menjalankan proses identifikasi layanan TI yaitu sebagai berikut:

a. COBIT5 BAI04 Manage Availibility and Capacity

b. ISO/IEC 20000 Service Continuity and Availability Management c. ITIL V3 2011 Avaibility Management

1.3. INDIKATOR

Tujuan Indikator

 Memantau ketersesdiaan dan kapasitas Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi

 Mengidentifikasi dan menganalisa terkait permasalahan ketersediaan dan kapasitas Wi-Fi

 Jumlah kritik dan saran dari stakeholder yang memakai atau menggunakan Wi- Fi

 Jumlah Laporan kinerja Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi meliputi penggunaan Bandwidth, jumlah akses point yang dipakai, rata – rata traffic penggunaan Wi-Fi dan permasalahan akibat ketersediaan Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi

 Jumlah isu atau permasalahan yang ada dan belum ditindak lanjuti

 Jumlah isu atau permasalahan yang ada dan telah ditindak lanjuti

Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi

NO.RILIS :

PR.BAI.04.4

NO. REVISI : TANGGAL TERBIT :

BAI04.4 Pemantauan Ketersediaan dan

Kapasitas

HALAMAN :

Prosedur

(26)

25 1.4. ISTILAH DAN DEFINISI

SJ : Sekretaris Jurusan KP : Ketua Prodi SP : Sekretaris Prodi PK : Pranata Komputer PK : Pranata Komputer PK : Pranata Komputer KSBG : Kepala Sub Bagian SLA : Service Level Agreement 1.5. PELAKU DAN PERAN

Responsibility :

a. Ketua Program Studi Jurusan Sistem Informasi b. Pranata Komputer

c. Teknisi Accountability

a. Ketua Jurusan Sistem Informasi Consulted

a. Sekretaris Jurusan b. Sekretaris Program Studi c. Pranata Komputer Informed

a. – 1.6. MASUKAN 1.7. LUARAN

Luaran yang didapatkan pada prosedur ini meliputi : a. Laporan Ketersediaan, kapasitas dan kinerja Wi-Fi b. Laporan performa dari kinerja dan layanan Wi-Fi

c. Laporan isu – isu atau permasalahan yang didapatkan selama pemantauan atau dari kritik saran stakeholder pengguna Wi-Fi

1.8. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN

 Peralatan tulis dan kertas

 Laptop

 Dokumen ITIL V3 dan COBIT 5

 Dokumen Metode Pengukuran Kinerja dan Evaluasi

(27)

26 1.9. Alur Kerja dan Aktivitas

Aktivitas Pelaku dan Peran Dokumen

Terkait

PK SJ KP S1

1.9.1. Pranata Komputer memberikan saran tata cara pelaporan dan pemantauan dari ketersediaan, kinerja, dan kapasitas beban kerja kepada Sekretaris Jurusan

1.9.2. Sekretaris Jurusan memberikan persetujuan ataupun saran revisi tata cara pelaporan dan pemantauan dari ketersediaan, kinerja, dan kapasitas beban kerja kepada Sekretaris Jurusan

1.9.3. Pranata Komputer memberikan laporan rutin kepada Sekretaris Jurusan dan Ketua Prodi

FO.BAI.04.01-1

1.9.4. Pranata Komputer mengintegrasikan bentuk laporan rutin dengan pemantauan kegiatan berulang

1.9.5. Sekretaris Jurusan memberikan laporan kapasitas dan penganggaran kepada Kepala Prodi

1.9.6. Kepala Prodi memberikan rekomendasi dan persetujuan laporan kapasitas dan penganggaran

(28)

27

NO.RILIS :

PR.BAI.04.4

NO. REVISI : TANGGAL TERBIT :

Pemeliharaan Ketersediaan dan

Kapasitas

HALAMAN :

Prosedur

PR.BAI.04.4- Pemeliharaan Ketersediaan dan Kapasitas

BAI04.04 merupakan aktifitas pemeliharaan berdasarkan hasil pemantauan ketersediaan dan kapasitas layanan Wi-Fi yang telah dilakukan sebelumnya untuk meningkatkan kinerja dan performa layanan Wi-Fi di Jurusan Sistem Informasi.

 COBIT 5 BAI04 Manage Availibility and Capacity

 ISO/IEC 20000 service Continuity and Availibility Management

 ITIL V3 2011 Availibility Management 1.3. INDIKATOR

Tujuan Indikator

 Melakukan pendataan aset TI yang membutuhkan pemeliharaan lebih lanjut

 Menentukan tindakan yang akan dilakukan pada aset TI yang

membutuhkan pemeliharaan lebih lanjut

 Jumlah aset TI yang mengalami masalah dan membutuhkan pemeliharaan

 Jumlah tindakan pemeliharaan yang akan dilakukan

 Jumlah tindakan pemeliharaan yang sudah dilakukan

1.4. ISTIlAH DAN DEFINISI

 SJ : Sekretaris Jurusan

 KPS1 : Ketua Prodi

 SP : Sekretaris Prodi

 PK : Pranata Komputer

 KSBG : Kepala Sub Bagian

(29)

28 1.5. PELAKU DAN PERAN

a. Responsibility:

 Ketua Prodi

 Pranata Komputer b. Accountability:

 Pranata Komputer c. Consulted:

 Sekretaris Jurusan

 Sekretaris Program Studi

 Pranata Komputer d. Informed: -

1.6. INPUT

 Laporan hasil pemantauan layanan Wi-Fi di Jurusan Sistem Informasi 1.7. OUTPUT

 Laporan hasil pemeliharaan yang dilakukan terhadap layanan Wi-Fi di Jurusan Sistem Informasi

1.8. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN a. Alat tulis dan kertas

b. Formulir pemeliharaan layanan c. Laptop

d. Dokumen COBIT 5 BAI04

(30)

29 1.9. ALUR KERJA SUB AKTIVITAS

No. Sub Aktivitas Pelaku dan Peran Dokumen

Terkait

SJ PK KP

1.9.1 Pranata Komputer melakukan pemeriksaan/review terhadap hasil laporan hasil pemantauan kinerja ketersediaan dan kapasitas layanan Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi

1.9.2 Pranata Komputer mendata asset-asset yang membutuhkan pemeliharaan lebih lanjut berdasarkan laporan hasil pemantauan kinerja ketersediaan dan kapasitas Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi FO.BAI.04.04-1

FO.BAI.04.04- 1

1.9.3 Pranata Komputer menentukan tindakan yang tepat dari setiap kebutuhan

pemeliharaan asset terkait dengan ketersediaan dan kapasitas layanan Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi FO.BAI.04.04-1

FO.BAI.04.04- 1

1.9.4 Pranata Komputer melaporkan kebutuhan pemeliharaan dan tindakan yang harus dilakukan untuk dapat menyelesaikan masalah pemeliharaan yang dibutuhkan terkait dengan ketersediaan dan kapasitas layanan Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi kepada Sekretaris Jurusan

1.9.5 Sekretaris Jurusan memberikan persetujuan maupun saran perbaikan tata cara pemeliharaan terkait dengan administrasi kebutuhan pemeliharaan

1.9.6 Pranata Komputer melakukan tindakan pemeliharaan yang dibutuhkan untuk

melakukan pemeliharaan terhadap ketersediaan dan kapasitas layanan Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi

1.9.7 Pranata Komputer mendokumentasikan kegiatan pemeliharaan yang dilakukan beserta peningkatan kinerja yang nampak setelah dilakukannya pemeliharaan dengan mengisi formulir pemeliharaan ketersediaan dan kapasitas layanan Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi FO.BAI.04.04-1

FO.BAI.04.04- 1

1.9.8 Pranata Komputer melaporkan hasil tindakan pemeliharaan yang telah dilakukan terkait ketersediaan dan kapasitas layanan Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi 1.9.9 Sekretaris Jurusan menerima dan melakukan review kembali terkait hasil

pemeliharaan yang telah dilakukan dan memberikannya kepada Kepala Prodi

(31)

30

NO.RILIS :

PR.BAI.04.5

NO. REVISI : TANGGAL TERBIT :

Penelusuran dan Penyampaian Ketersediaan, Kinerja

dan Permasalahan Kapasitas

HALAMAN :

Prosedur

PR.BAI.04.5- Penelusuran dan Penyampaian Ketersediaan, Kinerja dan Permasalahan

BAI04.5 menjelaskan tentang bagaimana langkah meningkatkan dan mengembangkan layanan Wi-Fi dan pelayanan ke Jurusan Sistem Informasi untuk meyelaraskan perubahan kebutuhan layanan Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi.

a. COBIT5 BAI04 Manage Availibility and Capacity

b. ISO/IEC 20000 Service Continuity and Availability Management c. ITIL V3 2011 Availability Management

1.3. INDIKATOR DAN TUJUAN

Tujuan Indikator

 Melakukan penelusuran yang berkaitan dengan layanan kapasitas dan

ketersediaan Wi-Fi

 Mengidentifikasi permasalahan yang ada pada layanan Wi-Fi dan menetapkan skala prioritas permasalahan tersebut

 Penyampaian informasi mengenai kinerja kapasitas dan ketersediaan layanan Wi-Fi JSI

 Presentase kesesuaian kinerja Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi dan standar beban kerja Wi-Fi

 Tindakan korektif yang dilakukan untuk meningkatkan kinerja Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi

1.4. ISTILAH dan DEFINISI

a. KJ : Ketua Jurusan b. SJ : Sekretaris Jurusan c. KPS1 : Ketua Program Studi S1 d. SPS1 : Sektetaris Program Studi S1 e. KPS2 : Ketua Program Studi S2 f. KLM : Kepala Laboratorium MSI g. KLA : Kepala Laboratorium ADDI h. KLR : Kepala Laboratorium RDIB

(32)

31 i. KLS : Kepala Laboratorium SE

j. KLI : Kepala Laboratorium IKTI k. KSA : Kepala Studio Aplikasi Terapan l. KSP : Kepala Studio PSI

m. KSBG : Ketua Sub Bagian n. DS : Staff Pengajar o. PK : Pranata Komputer p. SA : Staff Administrasi q. TK : Teknisi

1.5. PELAKU dan PERAN

 Responsibility

a. Ketua Program Studi S1 b. Ketua Program Studi S2 c. Kepala Laboratorium MSI d. Kepala Laboratorium ADDI e. Kepala Laboratorium RDIB f. Kepala Laboratorium SE g. Kepala Laboratorium IKTI h. Kepala Studio Aplikasi Terapan i. Kepala Studio PSI

j. Teknisi

 Accountability

a. Pranata Komputer

 Consulted

a. Sekretaris Jurusan

b. Sektetaris Program Studi S1

 Informed

a. Ketua Jurusan b. Ketua Sub Bagian c. Staff Administrasi 1.6. INPUT

Tidak terdapat input dari Proses BAI04.5.

1.7. OUTPUT

Yang menjadi output dari proses ini yaitu tentang:

1.7.1 Kinerja dan kapasitas kesenjangan Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi

1.7.2 Tindakan korektif atas permasalahan yang terjadi pada Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi

1.7.3 Tindakan eskalasi terhadap kapasitas Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi 1.8. PERALATAN dan PERLENGKAPAN

a. Alat Tulis serta Kertas b. Laptop

(33)

32 1.9. ALUR KERJA SUB AKTIVITAS

Aktivitas Pelaku dan Peran Dokumen

Terkait

PK SP KSBG KP SJ

1.9.1 Pranata Komputer mempersiapkan dokumen yang dibutuhkan untuk melakukan penelusuran dan pemantauan kinerja

1.9.2 Ketua Prodi memberikan tugas kepada Pranata Komputer melakukan pemantauan terhadap kinerja Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi selama kurun waktu tertentu.

1.9.3 Ketua Prodi mengidentifikasi hasil dari kesenjangan kinerja dan kapasitas Wi-Fi Jurusan Sistem Informasi yang diberikan oleh Pranata Komputer.

1.9.4 Pranata Komputer mengelompokkan prioritas pekerjaan sesuai dengan keperluan.

1.9.5 Pranata Komputer membuat solusi terhadap prioritas kinerja kedepannya.

1.9.6 Pranata komputer merundingkan solusi terhadap ketersediaan sumber daya yang ada dengan prioritas kinerja yang akan ditingkatkan dengan Sekretaris Progam Studi, Ketua Prodi dan sekretaris jurusan.

1.9.7 Pranata Komputer memberikan hasil evaluasi kepada Ketua Jurusan untuk disetujui.

1.9.8 Pranata komputer menetapkan SOP eskalasi kinerja.

1.9.9 Pranata komputer mendokumentasikan prosedur dari hasil evaluasi yang disetujui oleh ketua jurusan dan telah melalui perundingan dengan Ketua Prodi, Sekretaris Jurusan, Sekretaris Prodi.

1.9.10 Pranata computer menjalankan SOP yang telah ditentukan bersama dan telah diinfokan ke semua Kepala Prodi.

(34)

33

LEMBAR PENGESAHAN

FORMULIR

No.Dokuman :

Rilis :

Revisi :

DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH

(35)

34

FO.BAI.04.01-1 Penilaian Ketersediaan, Kinerja, dan Kapasitas

a. Ketersediaan Layanan

ID Nama Sumber Daya Availability (%) Reliability MTBSI Relibility MTBF Maintainability MTRS

Keterangan:

Availability = [(agreed service time – total downtime) / agreed service time] * 100%

Reliability MTBSI (Mean Time between System Incidents) = agreed service time/total incident

Reliability MTBF (Mean Time between Failures) = (agreed service time – total downtime) / total incident Maintainability = total downtime / number of service breaks

Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi

NO.RILIS :

FO.BAI.04.01-1

NO. REVISI : TANGGAL TERBIT :

Penilaian Ketersediaan, Kinerja, dan Kapasitas

HALAMAN :

Formulir

(36)

35 b. Kapasitas Layanan

ID Nama Sumber Daya PU MU PPTT IO QL DU TR RT BD DU IU HR CU NTR

<AP001> <Access Point W123> 95% 90% 95% 90% 10 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 1000 90%

Keterangan:

PU : Processor utilization RT : Response times

MU : Memory utilization BD : Batch duration

PPTT : Percent processor per transaction type DU : Database usage IO : IO rates (physical and buffer) and device utilization IU : Index usage

QL : Queue lengths HR : Hit rates

DU : Disk utilization CU : Concurrent user numbers

TR : Transaction rates NTR : Network traffic rates

Diisi Oleh Divalidasi Oleh

(………..) (………..)

(37)

36

Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi

NO.RILIS :

FO.BAI.04.01-2

NO. REVISI : TANGGAL TERBIT :

Evaluasi Ketersediaan, Kinerja, dan Kapasitas

HALAMAN :

Formulir

FO.BAI.04.01-2 Evaluasi Ketersediaan, Kinerja, dan Kapasitas

a. Ketersediaan Layanan

ID Nama

Sumber Daya

Availability (%) Reliability MTBSI Reliability MTBF Maintainability MTRS

Aktual Kebutuha n

Perbedaan Aktual Kebutuhan Perbedaan Aktual Kebutuhan Perbedaan Aktual Kebutuhan Perbedaan

<99%> <95%> +4 <2510 jam>

<5020 jam>

<2510 jam>

<2500 jam>

<5000 jam>

<2500 jam>

<10 jam>

<10 jam> -

Keterangan:

Kolom kebutuhan diisi dengan ketentuan yang ditentukan oleh jurusan

Kolom aktual diisi dengan nilai komponen yang ada pada formulir FO.BAI.04.01-1

(38)

37 b. Kapasitas Layanan

ID Nama Sumber Daya Aspek Perencanaan Aktual Perbedaan

<AP001> <Access Point W123> Processor utilization 95% 96% 1%

Memory Utilization 90% 90% -

Percent processor per transaction type 95% 96% 1%

IO rates (physical and buffer) and device utilization 90% 91% 1%

Queue lengths 10 4 6

Disk utilization 90% 93% 3%

Transaction rates 90% 98% 8%

Response times 90% 99% 9%

Batch duration 90% 92% 2%

Database usage 90% 90% -

Index usage 90% 90% -

Hit rates 90% 90% -

Concurrent user numbers 1000 1200 200

Network traffic rates 90% 95% 5%

Keterangan:

Kolom aktual berisi nilai aktual yang ada pada formulir FO.BAI.04.01-1

DIisi Oleh Divalidasi Oleh

(………..) (………..)

(39)

38

Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi

NO.RILIS :

FO.BAI.04.04-1

NO. REVISI : TANGGAL TERBIT:

Daftar Aset TI yang Membutuhkan Pemeliharaan

HALAMAN :

Formulir

FO.BAI.04.04-1 Daftar Aset TI yang Membutuhkan Pemeliharaan

Daftar aset TI yang membutuhkan pemeliharaan No. Formulir :____________________

Tanggal Pembuatan :____________________

No. Aset TI Permasalahan pada Aset TI

Tindakan yang Akan

Dilakukan Tindakan yang Berhasil Dilakukan Hasil dari Perbaikan yang Dilakukan

Penanggung Jawab

<1> <Access Point LPSI-

Spot>

<Telepon selular tidak dapat tersambung ke

access point>

<Memeriksa pengaturan access pont,

melakukan konfigurasi ulang terhadap access

point>

<Memeriksa pengaturan access pont, melakukan konfigurasi ulang

terhadap access point>

<telepon selular sudah dapat tersambung ke

access point>

Keterangan:

(40)

39 Kolom No urut berisi no urut aset TI

Kolom Permasalahan pada Aset TI berisi permasalahan yang terjadi pada aset TI

Kolom Tindakan yang Akan Dilakukan berisi tindakan yang akan dilakukan untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi

Kolom Tindakan yang Berhasil Dilakukan berisi tindakan yang telah berhasil dilakukan untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi (bisa saja berbeda dengan rencana tindakan penyelesaian)

Kolom penanggung jawab, berisi orang yang bertanggun jawab atas terjadinya masalah.

(………..) (………..)

(41)

40

Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi

NO.RILIS :

FO.BAI.04.05-1

NO. REVISI : TANGGAL TERBIT :

Daftar Prioritas Kapasitas dan Persediaan

HALAMAN :

Formulir

FO.BAI.04.05-1 Daftar Prioritas Kapasitas dan Persediaan

Daftar Prioritas

No Formulir :____________________

Tanggal Pembuatan :____________________

No. Permasalahan Kinerja dan Kapasitas Wi-Fi Solusi dan Tindakan Urgensitas Penanggung Jawab

<1> <Access Point LPSI-Spot Rusak Karena Faktor Usia>

(42)

41 Keterangan:

Kolom No urut berisi no urut prioritas.

Kolom permasalahan kinerja dan kapasitas wi-fi berisi, permasalahan yang terjadi terkait dengan kapasitas dan ketersediaan layanan Wi-Fi.

Kolom Solusi dan Tindakan berisi solusi atas permasalahan yang terjadi Kolom Urgensi berisi alasan mengapa permasalahan harus diprioritaskan

Kolom penanggung jawab, berisi orang yang bertanggun jawab atas terjadinya masalah.

(………..) (………..)

(43)

42

LAMPIRAN

Hasil Wawancara

Pertanyaan 1 Ada berapa Wi-Fi di JSI? Perangkatnya apa aja? Pakai layanan apa?

- Lantai 1: 6 yang terdapat diluar kelas, 8 di dalam kelas (perangkat wifi dikelas disediakan langsung dari ITS)

- Lantai 2: 5 unit termasuk lab-lab dan ruang dosen

- Lantai 3: tidak ada karena dikelola masing-masing lab (bukan dikelola mas nanok)

- Perangkat yang dikelola Mas Nanok: LinkSys yang langsung belinya ke distributor (merknya beda dengan yang didalam kelas)

- Tidak bisa monitoring wifi didalam kelas

- Pakai layanan itu tergantung ITS sesuai tender, sejauh ini selalu menggunakan layanan dari Telkom

Pertanyaan 2 Kapasitas masing-masing Wi-Fi?

- Sesuai kebutuhan jurusan, maunya sebesar-besarnya (bandwidth) seukuran rata-rata besar Indonesia

- Setiap access point maksimal 32 device, yang mempengaruhi banyaknya device itu merk dari access pointnya

- Untuk kelas, karena access point diberi oleh ITS (TP Link) kapasitasnya lebih kecil, hanya menampung 10 user

Pertanyaan 3 Apa ada kebijakan yang mengatur ketersediaan dan kapasitas nya dari jurusan atau institut?

- Tidak ada, pokoknya menyediakan kapasitas sebesar-besarnya, kapasitas tergantung merk yang dipakai.

- Menurut Mas Nanok masih sangat kurang dengan kapasitas dan jumlah perangkatnya.

Pertanyaan 4 Apa ada hubungannya dengannya Wi-Fi ITS?

- Ada, pusatnya di ITS. Kalau wifi di kelas-kelas lagi tidak dapat digunakan, berarti dari pusatnya memang lagi error dan harus direstart. Terkadang Mas Nanok harus lapor dulu kesana supaya yang disana direstart.

- Setiap jaringan mengarahnya ke pusat jaringan ITS

Pertanyaan 5 Bagaimana kinerjanya selama ini? Apa pernah mengalami gangguan? Seperti apa?

Seberapa sering?

- Kalau melalui monitor, kinerjanya sudah bagus karena, selalu menyala.

- Jarang ada komplain (karena komplainnya tidak langsung ke mas nanok) jadi jarang mengetahui kalau ada masalah.

(44)

43 Pertanyaan 6 Apa dampaknya terhadap proses bisnis jurusan jika ada gangguan?

- Mengganggu proses akademik, karena sangat butuh internet

- Karena sering listrik padam, perangkat untuk WiFi terkadang cepat rusak karena ketidak stabilan arus listrik. Harus ada pengadaan kembali.

Pertanyaan 7 Apa pernah mengalami perubahan layanan? Misalnya ganti provider?

- Sesuai ITS

- Sejauh ini tidak ada. Karena provider yang menang tender selalu sama, Telkom.

Pertanyaan 8 Apa pernah mengganti perangkat? Menambah perangkat? Bagaimana dengan perangkat yang rusak prosedur penggantinya?

- Tidak ada prosedur maintenance, kalau ada 6 bulan sekali dan langsung turun ke lapangan dicek satu-satu yang mana yang bisa konek yang mana yang tidak bisa, dan melihat user admin nya bisa melakukan koneksi.

- Belum ada survey kepuasan terhadap layanan wifi JSI

- Sejauh ini biasanya membeli produk kepada satu distributor, agar urusan administrasi tidak berbelit.

Pertanyaan 9 Apa kekurangan layanan wifi (dalam hal kapasitas)?

- Masih kurang kapasitas, ingin menambah access point paling tidak mengakomodir seluruh mahasiswa yang sedang ada perkuliahan di JSI

Pertanyaan 10 Harapan?

- Inginnya ada integrasi antara sarpras yang menangani masalah listrik, dan LPTSI selaku penyedia jaringan. Apabila ada kejadian listrik ingin padam, baiknya memberikan pemberitahuan terlebih dahulu. Agar jaringan wifi bisa di shutdown sebelum terjadi pemadaman, meminimalisir kerusakan hardware.

- Kalau ada yang merasa tidak puas dengan layanan WiFi JSI, harap segera melapor. Agar cepat ditindaklanjuti

(45)

44

Pembagian Jobdesk

1. Siti Oryza Khairunnisa

 Membuat ruang lingkup pada pedoman

 Membuat maksud proses pada panduan

 Membuat prosedur pemeliharaan ketersediaan dan kapasitas

 Membuat formulir daftar aset TI yang membutuhkan pemeliharaan 2. Hisyam Naufal Gandhi

 Membuat struktur organisasi dan pengelolaan hubungan pada pedoman

 Membuat praktek manajemen kunci pada panduan

 Membuat prosedur penelusuran dan penyampaian ketersediaan, kinerja, dan permasalahan

 Membuat formulir daftar prioritas kapasitas dan persediaan 3. Bagas Ananta Prakosa

 Melakukan wawancara dengan Mas Nanok

 Membuat pendahuluan dokumen

 Membuat deskripsi proses pada panduan

 Membuat prosedur pemantauan ketersediaan dan kapasitas 4. Rani Oktavia

 Membuat proses bisnis pada pedoman

 Membuat tujuan dan indikator kinerja pada panduan

 Membuat prosedur penilaian ketersediaan, kinerja, kapasitas yang ada dan pembuatan acuan

 Membuat formulir penilaian ketersediaan, kinerja, dan kapasitas

 Membuat formulir evaluasi ketersediaan, kinerja, dan kapasitas