1
PRINSIP-PRINSIP DASAR PERENCANAAN ADMINISTRASI
Disusun oleh :
Disusun Oleh : Cristov Zebua ( 220010004 ) Putri Mulia Zebua ( 220010019 ) Agustinus agusman ndruru ( 220010002 )
Efilina halawa ( 220010033 ) Bunga Aprilia Purba ( 220010017 )
Dosen Pengampuh :
ROMI KURNIAWAN ZAI. S.Sos.,M.Si Mata Kuliah :
Sistem Perencanaan Administrasi
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ADMINISTRASI NEGARA
UNIVERSITAS PEMBINAAN MASYARAKAT INDONESIA MEDAN_2024
2
KATA PENGANTAR
Segala puji Syukur kehadiran allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunianya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini. Makalah ini berjudul
“PRINSIP-PRINSIP DASAR PERENCANAAN ADMINISTRASI “
Kami menyadari bahwa dalam proses penulisan makalah ini, tidak terlepas dari bantuan banyak pihak, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini. Pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih kepada bapak ROMI KURNIAWAN ZAI. S.Sos. M.Si selaku dosen pengampu mata kuliah Sistem Perencanaan Administrasi.
Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka penulis menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ilmiah ini.
3 DAFTAR ISI
JUDUL ... 1
KATA PENGANTAR ... 2
DAFTAR ISI ... 3
BAB I PENDAHULUAN ... 4
A. LATAR BELAKANG ... 4
B. RUMUSAN MASALAH ... 5
C. TUJUAN PENULISAN ... 5
D. MANFAAT PENULISAN ... 5
BAB II PEMBAHASAN ... 6
A. PRINSIP-PRINSIP DASAR PERENCANAAN ADMINISTRASI ... 6
B. WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB ... 10
C. DISIPLIN ... 11
BAB III PENUTUP ... 14
A. KESIMPULAN ... 14
B. SARAN ... 14
DAFTAR PUSTAKA ... 15
4 BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Prinsip-prinsip dasar perencanaan administrasi berasal dari kebutuhan untuk mengelola organisasi atau entitas dengan lebih efektif dan efisien. Perencanaan administrasi adalah proses yang penting dalam mengatur dan mengarahkan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Kepastian lingkungan juga memerlukan dinamis yang berubah dengan cepat memerlukan rencana yang fleksibel dan keputusann. Prinsip-prinsip dasar perencanaan administrasi membantu organisasi dalam menyesuaikan rencana dengan perubahan yang terjadi di lingkungan eksternal.
Dengan memahami dan menerapkan prinsip-prinsip dasar perencanaan administrasi, organisasi dapat menghadapi tantangan dan peluang dengan lebih baik, sehingga meningkatkan kinerja dan keberlanjutan dalam jangka keputusan.
5 B. RUMUSAN MASALAH
1. Apa yang dimaksud dengan prinsip-prinsip dasar perencanaan administrasi?
2. Apa yang dimaksud dengan wewenang dan tanggung jawab?
3. Apa yang dimaksud dengan disiplin?
C. TUJUAN PENULISAN
1. Agar mahasiswa mengetahui prinsip-prinsip dasar perencanaan administrasi 2. Agar mahasiswa mengetahui wewenang dan tanggung jawab
3. Agar mahasiswa mengetahui disiplin
D. MANFAAT PENULISAN
1. Mampu meningkatkan pengetahuan dan pemahaman tentang prinsip-prinsip dasar perencanaan administrasi
2. Pengembangan keterampilan seperti kritis, analisi, dan penulisan ilmiah
3. Pemenuhan persyaratan untuk menyelesaikan studi atau program pada mata kuliah sistem perencanaan administrasi
6 BAB II
PEMBAHASAN
A. PRINSIP-PRINSIP DASAR PERENCANAAN ADMINISTRASI
Prinsip-prinsip dasar perencanaan administrasi adalah pedoman atau aturan yang menjadi dasar dalam merencanakan dan mengelola administrasi di dalam organisasi. Prinsip-prinsip tersebut membantu dalam keputusan strategi, menetapkan tujuan, dan mengelola sumber daya organisasi dengan efektif dan efisien. Beberapa prinsip dasar perencanaan administrasi meliputi kejelasan tujuan, keterlibatan pihak terkait, fleksibilitas, konsistensi, dan evaluasi serta koreksi secara berkala. Dengan memahami dan menerapkan prinsip-prinsip ini, organisasi dapat meningkatkan kinerja administratifnya dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan lebih baik.
Tujuan dari prinsip-prinsip dasar perencanaan administrasi adalah untuk memberikan arahan dan pedoman yang diperlukan dalam merencanakan, mengelola, dan mengkoordinasikan berbagai aktivitas keputusan dalam sebuah organisasi.
Beberapa tujuan utamanya adalah :
1) Memberikan fokus dan arahan : Tentang menetapkan tujuan yang jelas dan spesifik serta memberikan panduan tentang langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapainya.
Hal ini melibatkan identifikasi prioritas, alokasi sumber daya, dan pengaturan tugas dan tanggung jawab secara efisien.
Tujuan dari memberikan fokus dan arahan adalah :
Klarifikasi Tujuan: Memastikan bahwa semua anggota organisasi memahami tujuan yang ingin dicapai dan memiliki pemahaman yang seragam tentang arah yang akan diambil.
Menghindari Pemecahan Sumber Daya : Dengan memiliki keputusan yang jelas, organisasi dapat mengalokasikan sumber daya secara efisien dan menghindari pemborosan pada aktivitas yang tidak relevan atau tidak mendukung tujuan utama.
7
Meningkatkan Produktivitas : Dengan arahan yang jelas, anggota tim akan lebih terfokus dan termotivasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, yang pada gilirannya akan meningkatkan produktivitas keseluruhan organisasi.
Memfasilitasi Pengambilan Keputusan : Fokus dan arahan membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik, karena setiap keputusan dapat dievaluasi berdasarkan sejauh mana mereka berkontribusi terhadap pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Meningkatkan Koordinasi : Dengan arahan yang jelas, setiap anggota organisasi dapat bekerja secara terkoordinasi dan sinergis, karena mereka memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang perlu dicapai dan bagaimana cara mencapainya.
2) Meningkatkan efektivitas dan efisiensi : Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam konteks perencanaan administrasi merujuk pada kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan dengan cara yang optimal, baik dari segi hasil yang dicapai maupun penggunaan sumber daya yang diperlukan.
- Efektivitas : Kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
Organisasi dianggap efektif jika berhasil mencapai tujuan dengan baik.
- Efisiensi: Kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan dengan menggunakan sumber daya yang tersedia secara optimal. Efisiensi berfokus pada menghindari pemborosan sumber daya dan memaksimalkan output dengan input yang tersedia.
Tujuan dari meningkatkan efektivitas dan efisiensi :
Meningkatkan Kinerja Organisasi : Dengan meningkatkan efektivitas dan efisiensi, organisasi dapat mencapai kinerja yang lebih baik, mencapai tujuan dengan lebih cepat dan dengan biaya yang lebih rendah.
Optimalisasi Penggunaan Sumber Daya : Meningkatkan efisiensi memungkinkan organisasi untuk menggunakan sumber daya (seperti waktu, uang, dan tenaga kerja) dengan lebih bijak, menghindari pemborosan dan alokasi yang tidak efisien.
Peningkatan Kualitas Produk atau Layanan : Dengan meningkatkan efektivitas, organisasi dapat ouput pada penyempurnaan produk atau layanan mereka, yang
8
pada gilirannya akan meningkatkan kepuasan pelanggan atau pemangku kepentingan.
Keunggulan Kompetitif : Organisasi yang efektif dan efisien cenderung lebih kompetitif di pasar karena mereka mampu memberikan produk atau layanan dengan biaya yang lebih rendah atau kualitas yang lebih tinggi daripada pesaing mereka.
Inovasi : Dengan menghemat sumber daya yang berharga melalui efisiensi, organisasi dapat mengalokasikan lebih banyak sumber daya untuk inovasi dan pengembangan produk baru, yang dapat membantu tetap relevan dan beradaptasi dengan perubahan pasar.
3) Menghindari kesalahan dan kerancuan : Menghindari kesalahan dan kerancuan dalam konteks perencanaan administrasi berarti mengambil tindakan untuk mencegah terjadinya kesalahan dan kebingungan dalam pelaksanaan tugas .
Tujuan dari menghindari masalah dan kerancuan :
Mempertahankan Kualitas Kinerja : Dengan menghindari kesalahan, organisasi dapat mempertahankan kualitas kinerja dan mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dengan lebih konsisten.
Mengurangi Risiko dan Kerugian : Menghindari kesalahan membantu organisasi untuk mengurangi risiko yang terkait dengan kesalahan, seperti kerugian finansial, reputasi yang rusak, atau pelanggaran hukum.
Meningkatkan Efisiensi : Dengan mengurangi kesalahan dan kerancuan, organisasi dapat meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan tugas, menghemat waktu dan sumber daya yang berharga.
Meningkatkan Kepercayaan dan Reputasi : Organisasi yang mampu menghindari kesalahan dan kerancuan cenderung membangun reputasi yang baik dan mendapatkan kepercayaan dari karyawan, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya.
Memastikan Kepatuhan dan Akuntabilitas : Dengan menghindari kesalahan, organisasi dapat memastikan bahwa mereka mematuhi aturan dan regulasi yang berlaku, serta mempertahankan akuntabilitas yang tinggi terhadap keputusan.
9
4) Menghadapi perubahan lingkungan : Pada kemampuan organisasi untuk beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi di lingkungan eksternal dan internal.
Tujuan menghadapi perubahan lingkungan :
Mempertahankan Relevansi dan Daya Saing : Menghadapi perubahan lingkungan membantu organisasi untuk tetap relevan dan kompetitif di pasar yang terus berubah. Dengan merespon perubahan dengan cepat, organisasi dapat mempertahankan daya saing mereka.
Mengidentifikasi Peluang : Perubahan lingkungan sering kali membawa peluang- peluang baru untuk pertumbuhan atau inovasi. Dengan menghadapi perubahan, organisasi dapat mengidentifikasi dan mengeksploitasi peluang-peluang ini.
Mengurangi Risiko : Menghadapi perubahan lingkungan membantu organisasi untuk mengurangi risiko-risiko yang terkait dengan ketidakpastian atau ketidakstabilan di lingkungan bisnis mereka.
Mengoptimalkan Kinerja : Dengan merespon perubahan lingkungan secara efektif, organisasi dapat mengoptimalkan kinerja mereka dan mencapai hasil-hasil yang lebih baik dalam jangka yang sudah di tetapkan.
Meningkatkan Fleksibilitas : Menghadapi perubahan lingkungan memperkuat fleksibilitas organisasi, memungkinkan untuk menyesuaikan strategi, taktik, atau operasi sesuai dengan kebutuhan dan kondisi yang berubah.
5) Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas : Tentang membuka informasi dan proses organisasi kepada semua pihak terkait dengan cara yang jelas dan terbuka, serta memastikan bahwa organisasi bertanggung jawab atas keputusan yang telah dibuat.
Tujuan dari meningkatkan transparansi :
Meningkatkan Kepercayaan : Dengan meningkatkan transparansi, organisasi dapat membangun kepercayaan dengan memberikan akses yang lebih besar terhadap informasi kepada pemangku kepentingan, sehingga memperkuat hubungan dan citra organisasi.
Mencegah Korupsi dan Penyalahgunaan Kekuasaan : Transparansi membantu mencegah korupsi dan penyalahgunaan kekuasaan dengan memungkinkan pengawasan yang lebih efektif dari berbagai pihak terkait.
10
Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas : Dengan transparansi, informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan yang mudah diakses, sehingga memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dan cepat.
Mempromosikan Inovasi dan Pembelajaran : Transparansi memungkinkan organisasi untuk membagikan pengetahuan dan pengalaman dengan lebih mudah, yang dapat mempromosikan inovasi dan pembelajaran organisasi.
Memenuhi Kewajiban Hukum dan Etika : Dengan meningkatkan akuntabilitas, organisasi memastikan bahwa mereka memenuhi kewajiban hukum dan etika yang berlaku, serta menegaskan komitmen mereka terhadap prinsip-prinsip keadilan dan integritas.
B. WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB
Wewenang adalah hak atau kekuasaan yang dimiliki seseorang atau suatu entitas untuk melakukan tindakan atau pengambilan keputusan dalam suatu konteks tertentu. Sedangkan tanggung jawab adalah kewajiban atau tugas yang harus dipenuhi oleh seseorang atau suatu entitas sesuai dengan peran atau posisinya dalam suatu sistem atau organisasi. Dalam konteks administrasi, wewenang seringkali terkait dengan keputusan dan kontrol, sedangkan tanggung jawab berkaitan dengan pelaksanaan tugas atau kewajiban yang telah ditetapkan.
Dalam prinsip-prinsip dasar perencanaan administrasi tentang wewenang akan mencakup bagaimana kekuasaan atau hak untuk merencanakan dan mengatur sumber daya organisasi diberikan kepada individu atau unit tertentu. Sedangkan tanggung jawab akan menyoroti kewajiban-kewajiban yang terkait dengan perencanaan administrasi, seperti membuat rencana, mengimplementasikannya, dan mengevaluasi hasilnya.
Tujuan dari kewenangan dan tanggung jawab :
1. Efisiensi Organisasi : Dengan memberikan wewenang yang sesuai kepada individu atau unit yang kompeten, serta menetapkan tanggung jawab yang jelas, organisasi dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan mencapai hasil secara efisien.
2. Pencapaian Tujuan Organisasi : Melalui pemberian wewenang yang tepat dan penentuan tanggung jawab yang sesuai, perencanaan administrasi membantu organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan strategisnya dengan lebih efektif.
11
3. Akuntabilitas : Dengan menetapkan tanggung jawab yang jelas, individu atau unit dalam organisasi menjadi lebih bertanggung jawab atas kinerja dan tindakan mereka. Hal ini memungkinkan untuk evaluasi kinerja yang objektif dan meningkatkan akuntabilitas di dalam organisasi.
4. Pengendalian Risiko : Dengan mendefinisikan wewenang dan tanggung jawab dengan baik, organisasi dapat mengurangi risiko terjadinya kesalahan atau keputusan yang tidak tepat dalam proses perencanaan administrasi.
5. Inovasi dan Pengembangan : Dengan memberikan wewenang kepada individu atau unit untuk membuat keputusan dan merencanakan inisiatif baru, perencanaan administrasi dapat mendorong inovasi dan pengembangan di dalam organisasi.
Tujuan-tujuan ini membantu organisasi untuk menciptakan lingkungan yang efisien, efektif, dan responsif terhadap perubahan lingkungan eksternal maupun internal.
C. DISIPLIN
Disiplin merujuk pada kualitas mental yang mencakup ketaatan terhadap aturan, ketertiban, dan tanggung jawab dalam melakukan tugas atau mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.di siplin juga salah satu sikap mental yang mencakup ketaatan, ketertiban, dan kesediaan untuk mengikuti aturan atau prosedur yang telah ditetapkan. Disiplin mencakup kedisiplinan diri, kepatuhan terhadap norma dan nilai-nilai, serta kemampuan untuk bertanggung jawab.
Beberapa bagian dari disiplin antara lain :
1. Ketaatan terhadap aturan dan prosedur : Ketaatan terhadap aturan dan prosedur dalam konteks prinsip-prinsip dasar perencanaan administrasi merujuk pada kepatuhan individu atau unit dalam organisasi terhadap peraturan, kebijakan, dan prosedur yang telah ditetapkan untuk melaksanakan aktivitas perencanaan administrasi.
Berikut beberapa hal yang mencakup ketaatan terhadap aturan prosedur :
1. Kepatuhan terhadap kebijakan organisasi : Mematuhi kebijakan organisasi yang mengatur proses perencanaan administrasi, termasuk prosedur untuk menyusun rencana, mengalokasikan sumber daya, dan menetapkan tujuan.
12
2. Penggunaan metode dan alat yang tepat : Menggunakan metode dan alat yang telah ditetapkan oleh organisasi untuk melakukan perencanaan administrasi secara konsisten dan efektif, seperti analisis ,peramalan, dan teknik perencanaan lainnya.
3. Pelaporan dan transparansi : Memberikan laporan secara berkala tentang kemajuan perencanaan administrasi kepada pihak yang berwenang, serta menjaga transparansi dalam proses perencanaan dan pengambilan keputusan.
2. Menciptakan keterliban dan konsistensi : Menciptakan keterlibatan dan konsistensi dalam konteks administrasi yaitu pada upaya untuk melibatkan semua pihak yang terkait dan memastikan bahwa kebijakan, tindakan, dan keputusan yang diambil konsisten dengan tujuan dan nilai-nilai organisasi.
Keterlibatan dan konsistensi terbagi dua yaitu :
1. Keterlibatan : Ini melibatkan pihak yang terkait dalam proses pengambilan keputusan atau perencanaan administrasi. Dengan melibatkannya, organisasi dapat memperoleh masukan berharga, membangun dukungan, dan menciptakan rasa kepemilikan yang lebih besar terhadap hasilnya.
2. Konsistensi : Ini berarti bahwa kebijakan, tindakan, dan keputusan yang diambil oleh organisasi sesuai dengan tujuan, nilai-nilai, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan menjaga konsistensi, organisasi dapat meningkatkan prediktabilitas, memperkuat citra merek, dan menghindari konflik internal maupun eksternal.
Secara keseluruhan, menciptakan keterlibatan dan konsistensi membantu organisasi untuk membangun hubungan yang kuat dengan stakeholder, memperkuat legitimasi, dan mencapai tujuan-tujuan strategis dengan lebih efektif.
Tujuan Menciptakan keterliban dan konsistensi :
Meningkatkan motivasi : Salah satu proses atau usaha untuk merangsang, memperkuat, atau memperbesar dorongan atau keinginan seseorang untuk mencapai tujuan tertentu. Ini melibatkan mempengaruhi faktor-faktor psikologis, emosional, dan situasional untuk mendorong seseorang agar lebih bersemangat, dengan gigih dalam mengejar tujuan atau tugas yang dihadapinya.
13
Kinerja : Kinerja dalam konteks prinsip-prinsip dasar perencanaan administrasi merujuk pada pencapaian hasil atau prestasi yang diharapkan dari suatu organisasi, departemen, atau individu dalam menjalankan tugas-tugas administratifnya. Ini melibatkan evaluasi terhadap sejauh mana tujuan-tujuan telah tercapai, sumber daya telah dimanfaatkan secara efisien, dan proses-proses telah dijalankan dengan baik.
Komitmen : Komitmen dalam konteks prinsip-prinsip dasar perencanaan administrasi yaitu pada kesediaan dan tekad untuk mematuhi rencana, kebijakan, dan tindakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan organisasi. Ini melibatkan dedikasi dan konsistensi dalam menjalankan tugas-tugas administratif, serta upaya untuk mengatasi hambatan dan tantangan yang mungkin timbul selama pelaksanaan rencana.
14
BAB III PENUTUP
A. KESIMPULAN
Prinsip-prinsip dasar perencanaan administrasi meliputi pengaturan tujuan, pengorganisasian sumber daya, pengkoordinasian aktivitas, pelaksanaan kegiatan, dan evaluasi hasil. Kesimpulannya, perencanaan administrasi adalah fondasi yang penting untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan suatu organisasi atau proyek.
B. SARAN
Beberapa saran prinsip dasar perencanaan administrasi:
1. Klarifikasi Tujuan : Pastikan tujuan jelas dan terukur agar menjadi pedoman dalam perencanaan.
2. Fleksibilitas : Tetapkan rencana yang dapat disesuaikan dengan perubahan kondisi dan kebutuhan.
3. Partisipasi : Libatkan semua pemangku kepentingan dalam proses perencanaan untuk mendapatkan dukungan dan pemahaman yang lebih luas.
4. Koordinasi : Pastikan bahwa semua bagian organisasi bekerja secara terkoordinasi untuk mencapai tujuan bersama.
15
DAFTAR PUSTAKA
Robbins, Stephen P., dan Coulter, Mary. (2017). Manajemen (Edisi 13). Jakarta:
Salemba Empat.
Stoner, James A.F., Freeman, R. Edward, dan Gilbert Jr., Daniel R. (2006).
Manajemen (Edisi 6). Jakarta: Prentice Hall.
Koontz, Harold, dan Weihrich, Heinz. (2007). Manajemen (Edisi 12). Jakarta:
Erlangga.
Griffin, Ricky W. (2016). Manajemen (Edisi 12). Jakarta: Salemba Empat.
Daft, Richard L. (2018). Management (Edisi 13). Andover, Hampshire: Cengage Learning.
