Nama : Jasmine NIM : 531256
Tugas : RMK Sistem Informasi dan Pengendalian Internal Sesi 10 Siklus SDM dan Produksi
THE PRODUCTION CYCLE
Production Cycle Information System
Sistem informasi siklus produksi mengintegrasikan data operasional dan keuangan dari banyak sumber. Aktivitas pada siklus ini memiliki ketergantungan terhadap data induk atas barang jadi maupun bahan baku, maka dari itu tantangan yang utama ialah data induk yang tidak akurat atau valid. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan dalam perhitungan biaya produk dan juga penilaian persediaan yang tidak tepat, bahkan dapat juga berdampak terhadap proses produksi yang terganggu. Untuk mengatasinya maka dapat dilakukan pembatasan akses, pemisahan tugas, dan lainnya. Ancaman lainnya ialah pengungkapan informasi yang tidak sah dan juga hilangnya atau rusaknya data produksi. Untuk mengatasi hal tersebut selain adanya pembatasan akses, penting pula memberikan gambaran umum tentang sistem informasi siklus produksi.
Product Design
Dalam desain produk terdapat dua dokumen yaitu daftar bahan baku dan juga daftar operasi. Product Life-cycle Management (PLM) dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses desain produk. Perangkat lunak manufaktur digital memungkinkan perusahaan menentukan kebutuhan tenaga kerja, mesin, dan proses untuk memproduksi barang secara optimal di berbagai fasilitas di seluruh dunia guna meminimalkan biaya. Dalam hal ini manfaat baru dapat dirasakan jika terdapat pengawasan yang baik dari manajemen senior. Ancaman yang mungkin dihadapi ialah desain produk yang buruk, terlalu banyak komponen yang unik sehingga proses produksi tidak efisien. Hal ini berdampak secara langsung terhadap biaya. Dalam rangka mengantisipasi ancaman tersebut maka seharusnya akuntan ikut serta dalam tahap desain produk.
Planning and Scheduling
Dalam perencanaan produksi dapat dipilih MRP-II atau lean manufacturing. Baik MRP-II dan lean manufacturing sama-sama melakukan perencanaan produksi terlebih dahulu, perbedannya terletak pada jangka waktu perencanaan. MRP-II dapat mengembangkan rencana produksi hingga 12 bulan sebelumnya, sedangkan lean manufacturing lebih pendek. Jika permintaan dapat diprediksi dan produk memiliki siklus hidup yang panjang maka dapat menggunakan MRP-II, namun juka sifatnya tidak dapat diprediksi dengan siklus hidup pendek maka dapat menggunakan lean manufacturing.
Informasi tentang pesanan pelanggan, prakiraan penjualan, dan tingkat persediaan barang jadi digunakan untuk menentukan tingkat produksi. Hasilnya disebut dengan Master Production Schedule (MPS) yang menetapkan berapa banyak setiap produk yang akan diproduksi selama periode perencanaan dan kapan produksi tersebut harus dilakukan. Namun kompleksitas akan meningkat jika terdapat penambahan jumlah pabrik. Ancaman yang dihadapi ialah kelebihan atau kekurangan produksi. Hal ini dapat diatas dengan sistem perencanaan produksi, dimana hal ini
Nama : Jasmine NIM : 531256
Tugas : RMK Sistem Informasi dan Pengendalian Internal Sesi 10
perlu didukung dengan data yang akurat dan juga otorisasi yang memadai (terdapat pembatasan akses).
Production Operations
Dalam pembuatan produk yang sebenarnya dapat digunakan berbagai bentuk TI seperti robot hingga mesin yang disebut sebagai Computer-Integrated Manufacturing (CIM). Salah satu dampak operasional CIM adalah peralihan dari produksi massal ke produksi berdasarkan pesanan khusus. Ancaman yang perlu dihadapi ialah pencurian persediaan dan juga aset tetap, untuk mengatasinya maka akses harus dibatasi dan setiap pergerakan perlu didokumentasikan. Apabila memungkinkan dapat menggunakan tag RFID atau barcode untuk melakukan pelacakan. Dalam hal ini pemisahan tugas juga penting untuk dilakukan. Selain itu perlu dilakukan perhitungan fisik secara berkala.
Cost Accounting
Sistem akuntansi biaya harus dirancang untuk mengumpulkan data waktu nyata tentang kinerja aktivitas produksi sehingga manajemen dapat membuat keputusan yang tepat waktu.
Sistem akuntansi biaya sistem harus mengklasifikasikan biaya berdasarkan berbagai kategori dan kemudian menetapkan biaya tersebut ke produk dan unit organisasi tertentu.
THE HUMAN RESOURCES MANAGEMENT AND PAYROLL CYCLE
HRM/Payroll Cycle Information System
Basis data induk HRM/penggajian menyediakan informasi terkait dengan karyawan mana yang memiliki keterampilan apa dan siapa yang telah mengikuti berbagai program pelatihan. Untuk menggunakan pengetahuan dan keterampilan karyawan secara lebih efektif, banyak organisasi telah berinvestasi dalam sistem manajemen pengetahuan. Sistem manajemen pengetahuan tidak hanya berfungsi sebagai direktori yang mengidentifikasi bidang keahlian yang dimiliki oleh masing-masing karyawan tetapi juga menangkap dan menyimpan pengetahuan tersebut sehingga dapat dibagikan dan digunakan oleh orang lain. Mengenali nilai pengetahuan dan keterampilan karyawan dapat membantu perusahaan lebih memahami biaya sebenarnya yang terkait dengan pergantian karyawan yang berlebihan. Namun dalam hal ini perlu digarisbawahi bahwa aktivitas siklus HRM/penggajian bergantung pada basis data terintegrasi yang berisi informasi tentang karyawan, penggajian, dan penggunaan waktu karyawan maka ancaman utama yang akan muncul ialah data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Untuk mencegahnya dapat dilakukan menggunakan berbagai kontrol integritas pemrosesan.
Payroll Cycle Activities
Secara berkala data induk perlu dimutakhirkan, untuk data induk penggajian pertanggungjawaban departemen SDM, sedangkan untuk data pajak dan potongan gaji lainnya menjadi tanggungjawab departemen penggajian. Meskipun penggajian diproses dalam mode
Nama : Jasmine NIM : 531256
Tugas : RMK Sistem Informasi dan Pengendalian Internal Sesi 10
batch, departemen SDM memiliki akses daring untuk memutakhirkan basis data induk penggajian sehingga semua perubahan penggajian dimasukkan tepat waktu dan tercermin dengan tepat pada periode pembayaran berikutnya. Namun, catatan karyawan yang berhenti atau dipecat tidak boleh langsung dihapus, karena beberapa laporan pajak akhir tahun. Ancamannya ialah perubahan yang tidak sah maka dari itu dibutuhkan pemisahan tugas. Bagi karyawan yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan harian karyawan. Karyawan yang memperoleh gaji tetap (misalnya, manajer dan staf profesional) jarang mencatat upaya kerja mereka pada kartu waktu. Sebaliknya, supervisor mereka memantau kehadiran mereka di tempat kerja secara informal. Ancaman utamanya ialah data waktu dan kehadiran yang tidak akurat. Untuk mengatasinya maka dapat diterapkan sistem otomatisasi.
Dalam melakukan penggajian ancaman yang dihadapi ialah kompleksitas proses hingga kegagalan untuk mencatat data yang akurat, hal ini dapat diantisipasi dengan batch totals, cross-footing, payroll clearing account, serta supervisory review. Setelah gaji disiapkan, bagian hutang usaha meninjau dan menyetujui daftar gaji, dimana ancamannya berupa pencurian gaji atau penerbitan gaji kepada karyawan fiktif atau yang diberhentikan. Hal ini dapat dimitigasi dengan pembatasan akses ke cek, penomoran cek, kasir harus menandatangani seluruh cek gaji yang hanya didukung oleh dokumen, cek gaji tidak boleh ditarik dari rekening bank biasa organisasi. Tidak hanya gaji, perusahaan juga harus membayar pajak Jaminan Sosial sebagai tambahan atas jumlah yang dipotong dari gaji karyawan. Ancaman dari aktivitas tersebut ialah gagal melakukan pengiriman uang yang diperlukan, pengiriman uang yang tidak tepat waktu, atau kesalahan dalam pengiriman uang tersebut. Hal ini dapat dikurangi potensi terjadinya dengan control integrasi pemrosesan, dimana informasi dalam Surat Edaran harus digunakan untuk mengonfigurasi sistem penggajian agar secara otomatis mencairkan dana saat penggajian diproses.
Outsourcing Options: Payroll Service Bureaus and Professional Employer Organizations Dalam upaya untuk mengurangi biaya, banyak organisasi mengalihdayakan fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro layanan penggajian dan organisasi pemberi kerja profesional. Selain mengurangi biaya, hal ini juga bermanfaat dalam hal membeskan sumber daya computer (freeing up space or storage)
Referensi:
Romney, Steinbart, Summers and Wood. 2021. Accounting Information Systems, 15th Ed., Pearson Education Limited.
