가. 1단계 : 직무분석 준비
1) 자료 조사 및 면담
직무분석 대상 직업의 직무 분류와 직무 범위 및 직무 수준에 관련된 자 료를 수집하고 검토한다. 우선, 한국표준직업분류, 한국표준산업분류, 직업 전 망 관련 자료 등 자료를 검토하여 대상 직업의 대략적인 직무 범위와 수준 을 판단한다. 여기서 이상의 자료에 직무분석 대상 직업이 없을 경우에는 유 사 직업과의 차이점을 검토한다. 대상 직업의 직무 범위와 관련된 자료를 검 토하여 직무 범위를 몇 개의 전문 분야로 나누어 정리한다. 이 때, 직무분석 의 항목인 직무의 범위, 책임, 권한, 자격 요건, 작업 환경, 정신적 및 신체적 노력 등에 대한 자료가 발견되면 이를 정리한다.
직업별 직무분석 책임자는 1차 전문가 협의회를 개최하기 전에 직무분석 대상 직업에 대해서 자료 조사 및 현장 면담을 통하여 관련 기술 정보를 수 집하고 직무의 범위 및 수준을 검토하여야 하며, 직업 명세서 작성 기초 자 료를 수집하여야 한다.
위와 같이 자료 조사 및 정리하는 과정에서 직무분석 대상 직업과 관련이 있는 전문가와 면담을 하여 자료에 대한 신뢰성을 검토받고, 직무의 범위와 수준에 대하여 자문을 받는다.
2) 직무분석 협의회 전문가 선정
데이컴(DACUM ; developing a curriculum)법에서는 직무분석에 참여하는
전문가 선정에 학교 교사나 대학 교수를 포함시키지 않는 것이 원칙으로 되 어 있다. 그러나 교육 훈련 과정 및 출제 기준을 개발하여 적용하는 것은 학 교 및 대학이 직접적으로 관련이 있으므로 직무분석 단계에서도 교사나 교 수가 참여하여 전체적인 직무 범위에 대하여 의견을 개진하여야 할 필요가 있다. 이는 교사나 교수가 학생들에게 무엇을 어떻게 가르쳐야 하는가에 대
해서 가장 잘 알고 있기 때문이다. 따라서, 직무분석 전문가 협의회 구성은 분석 대상 직업의 전문 분야별로 현장 내용 전문가를 대표성 있게 구성하며, 교육 훈련 전문가들로 선정한다.
직무 내용 전문가(subject matter expert)와 교육 훈련 전문가의 인적 구성 은 일반적으로 현장 내용 전문가 5∼6인, 교육 훈련 전문가 2∼3인 정도로 구성하는데, 직무분석 대상 직업의 전문 분야가 많을 경우에는 전문 분야별 로 내용 전문가를 구성하여야 한다.
다음은 직무분석 협의회에 참여하는 전문가를 선정할 때 고려해야 할 사 항이다.
가) 기술적 전문성
분석 대상 직무에 기술적으로 유능해야 하고, 전체 내용을 알고 있어야 하 며, 고도의 기술 또는 기능이 있어야 하고, 현재의 기술 수준 및 미래에 필요 하게 될 기술을 알고 있거나 어느 정도 예측할 수 있어야 한다. 반드시 그 분야에 오래 근무했다고 기술적 전문성이 좋다고 할 수는 없으며, 직무 내용 을 잘 아는 업무 수행자이어야 한다.
나) 직무의 대표성
분석 대상 직무의 현직 종사자이어야 하고, 한 직무에 속하는 임무가 서로 간에 있어서 내용 차이가 심할 때에는 그 직무를 대표할 수 있는 자이어야 한다.
다) 의사 소통 능력
관련 직무를 정확한 말로 표현할 수 있는 자이어야 한다. 특히, 산업체 현 장 전문가의 경우, 대상 직무의 기술이나 기능은 탁월하지만 논리적 언어 구 사 능력 표현이 미흡하거나, 표현을 꺼리는 사람이 예상보다 많으므로 이를 고려하여야 한다.
라) 구성원 간 상호 협력성
협의회는 여러 사람이 여러 가지 의견을 제시하여 협의를 통하여 결론을 도 출하는 것이므로 타인의 의견을 존중해야 하고, 토의에 적극적으로 참여해야 한다. 그러므로 직무분석 협의회 참여 전문가를 추천받을 때에는 이상에서 제
시한 내용을 고려하여야 하며, 이를 고루 갖춘 자를 우선적으로 선정한다.
나. 2단계 : 직무의 모형 설정
직무분석을 실시하는 데 있어서 수행되고 있는 일이 어떻게 할당되어 있 는가 하는 점을 고려하여, 몇 개의 책무를 묶어서 하나의 직무로 조직하는가 하는 것을 명확하게 해야 하는 절차가 필요하다. 다시 말하면 몇 개의 책무 가 모여서 하나의 직무를 이루는지, 또는 각각의 책무가 별개의 직무인지를 판단해야 한다.
생산 조직이 분업화되어 있지 않거나 각 직무의 성격이 명료하지 않을 경 우, 유사 또는 관련 직무 사이에 중복되는 내용이 나타날 수 있다. 그러나 작 업자 개개인이 담당하는 임무와 책임의 일치 여부는 직무분석이 이루어진 후에 그 결과가 명료하게 밝혀 주는 것이므로, 분석에 앞서서 직무 단위를 결정하는 것은 많은 어려움이 따른다고 할 수 있다. 그렇지만 가급적 분석에 앞서 각 책무 간에 명확하게 구분될 수 있는 근거를 제시할 필요가 있다.
책무의 단위를 결정하기 위해서는 다음의 조건들을 기준으로 하여 판단한다.
첫째, 작업을 수행하는 업무가 대부분 같을 것, 어떤 직무에서 수행되는 일 의 종류, 성질, 범위가 동일한지 또는 어느 정도 유사한지를 파악한다.
둘째, 직무 수행에 요구되는 능력과 기술에 큰 차이가 없을 것, 그 직무의 일을 수행할 때 필요한 지식, 경험, 기술, 기능 등의 수준이 동일한지 또는 어느 정도 유사한지를 파악한다.
셋째, 그 책무에 기대되고 있는 요구 수준과 책임이 거의 같을 것, 그 직무 에 맡겨진 책임의 정도가 같은지를 파악한다.
이와 같은 점을 고려하여 분석의 목적에 따른 분석 실시를 전제로 하고 책무 단위의 크기를 결정하여야 한다. 그러나 몇 개의 작업이 모여 1개의 책 무를 구성한다고 볼 것인지, 2개 이상의 직무로 나눌 것인지는 분석 결과에 따라 최종적으로 결정된다고 할 수 있다. 실제 분석을 해 보면 처음에 결정 했던 대로 되지 않고 단위의 구분이 달라지는 경우가 흔히 있을 수 있다. 그
러므로 분석 전 책무 단위의 결정은 수집된 자료와 예비 조사의 분석에 의 해 대략적인 책무 단위를 선정하여 직무분석을 추진하기 위한 과정이다.
1) 1차 전문가 협의회
실질적인 직무분석이 이루어지는 단계로, 분석 대상 직업의 직무 범위에서 책무와 작업 내용이 분류되고 일의 수행 수준이 정의된다.
직무 모형 설정에 앞서 분석 대상 직업에 대한 개괄적인 직무의 정의를 설정하고, 직무에 필요한 요소들을 명확하게 정의한다. 또한, 직무와 관련된 일에 포함 또는 배제시켜야 할 사항을 분명하게 정리, 확인한다.
직무의 정의에 대해서 확정하면 일을 수행하기 위해 필요한 책무를 선정 하며, 수행 직무의 범위가 확정되면 책무별로 작업 내용을 도출한다.
직무분석은 직무를 책무와 작업으로 분류하기 위하여 활용하는 절차이다. 책무는 직무에서 수행되는 일의 중요 영역들이며, 각 책무는 관련된 작업들 로 구성된다. 작업은 의미 있는 성과로 도출되는 일련의 행위를 나타내므로, 각 작업은 다른 작업과 명확하게 구분되며 처음과 끝이 명료하게 도출되어 야 한다.
직무 모형의 배열은 그 직업을 처음으로 알고 조사하는 순서대로, 책무의 경우는 좌측 상단에서 하단으로, 작업의 경우는 책무를 기준으로 좌측에서부 터 우측으로 한다. 배열 도중이나 배열 후에 누락된 부분이나 배제되어야 할 부분이 발견될 경우마다 약간씩의 수정․보완을 함으로써 신뢰도를 높여 간 다. 책무와 작업의 배열이 확정된 후에는 각각의 번호를 부여한다.
예비 조사, 1차 전문가 협의회 등을 통하여 수집된 자료는 직업 명세서에 정리한다.
2) 1차 현장 검토
1차 전문가 협의회에서 작성된 직무 모형은 직업교육훈련과정의 내용과 밀 접한 관계가 있으며, 이어질 직무분석 단계들의 기본이 되므로 신중한 검토 가 필요하다. 따라서, 분석 책임자는 관련된 업체를 3곳 이상 선정해서 현장
실무자와의 방문 면담을 통해 협의회에서 작성된 직무 모형에 대해 의견을 수렴한다.
직무 모형과 직업 명세서(안)을 산업 현장에서 해당 직무를 수행하는 실무 자에게 검토받는 과정은 그 직무가 교육 훈련생들이 졸업 후 취업하여 수행 할 수 있어야 하는 것이기 때문에 매우 중요하다고 할 수 있다.
다. 3단계 : 직업 명세서 및 작업 분석
이 단계는 작업별 작업 요소를 열거하고, 요소별로 필요한 지식, 기능, 도 구, 태도를 추출하는 것으로, 전체 전문가 협의회 중에서 가장 많은 시간이 소요되기 때문에 분석 책임자와 위원들의 상당한 인내심과 집념이 요구된다.
이 단계에서는 위원들로 하여금 각각의 작업별로 취업 초기 인력이 갖추어 야 할 수준과 취업 후 3년 정도 경력자의 수준을 진술하도록 한다.
작업 요소의 속성은 작업 요소에서 뚜렷이 구별되는 특성을 말하며, 실제 작업 또는 작업 요소에 관련되는 모든 세부 사항을 포함한다. 또한, 속성은 직무 수행중이나 직무 수행 결과 발생하는 상황 및 여건, 그리고 작업 요소 의 수행에 필수적인 정보를 포함한다.
일반적으로 능력이란 ‘어떤 일을 할 수 있다는 것’, ‘어떤 행동을 취하는 것이 가능하다는 것’으로서, 직무와 관련된 지식, 기능, 기술뿐만 아니라 의 욕 및 태도, 기본 성품, 인간 관계 등을 망라한 개념이다. 이에 비해 업무 수 행 능력이란 기업이 구성원 각자에게 부여한 업무를 수행하는 데 반드시 필 요한 능력으로 지식, 기능, 도구 등을 말한다.
이와 같이 어떠한 업무를 수행하는 데에는 반드시 지식, 기능, 도구 등이 필요한데, 이러한 내용을 세밀하고 체계적으로 추출하기란 쉽지 않다. 따라 서, 이 단계는 위원들 간의 브레인스토밍이 가장 활발하게 이루어지며, 각 직 무의 내용을 구체화하는 즉 직무분석의 핵심 부분을 도출하는 단계로서, 직 업교육훈련과정 개발을 위한 직무분석에서 가장 중요하다고 할 수 있다. 분 석 책임자는 작업 요소를 진술하는 데 있어서 지식이나 태도보다는 관찰이