П ропустили необходимые элементы при оформлении дела, что создаст трудности в учёте, поиске и исполь- зовании документов.
Провели с делом дополнительные работы, в которых нет необходимости, например: пронумеровали стра- ницы, переплели вновь, провели систематизацию до- кументов.
Оформили полностью дело временного срока хране- ния.
Оформили внутреннюю опись в деле с документами однородного состава и с простой регистрацией, нап- ример, в деле с приказами по основной деятельности.
Не составили внутреннюю опись для дел с разнород- ным составом документов, где заголовок дела не рас- крывает их содержания.
Неправильно пронумеровали страницы в деле, поэто- му неверно подсчитали количество листов дела.
Пронумеровали листы дела чернилами или тушью, стёрли некорректную нумерацию ластиком, перекры- ли номером листа текст документа и др.
Не оформили дела с временными сроками хранения.
Некорректно оформили обложку дела – забыли об обязательных реквизитах.
ВОПРОС – ОТВЕТ
Как правильно написать справку об условиях труда, харак- тере работы, должности по основной работе для сотрудни- ка, который устраивается в другую организацию совмести- телем?
Совместитель, согласно пп. 56) п. 1 ст. 1 ТК РК, должен выполнять другую регулярную оплачиваемую работу на условиях трудового договора в свобод
ное от основной работы время.
Для заключения трудового договора о работе по совместительству с дру
гим работодателем, в соответствии с п. 4 ст. 32 ТК РК, работник должен пред
ставить справку о характере и условиях труда по основному месту работы (место работы, должность, условия труда).
Не допускается трудоустройство на работу по совместительству работ
ников, не достигших восемнадцатилетнего возраста, и работников, занятых на тяжёлых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за исключением медицинских работников (пп. 5) п. 2 ст. 26 ТК РК).
Пункт 3 ст. 68 ТК РК устанавливает, что суммарная продолжительность ежедневной работы по месту основной работы и работы по совместитель
ству не должна превышать 8 часов ежедневной работы более чем на 4 часа.
Таким образом, справка с основной работы необходима для того, чтобы в пункте трудового договора, который определяет время работы совмести
теля, было указано его рабочее время, несовпадающее с временем основной работы, и его рабочий день не должен превышать 12 астрономических часов работы в сутки.
Если работник по основной работе работает во вредных, опасных услови
ях труда (кроме медработников), то его нельзя принимать на работу совмес
тителем.
Поэтому в справке с основного места работы нужно указать время работы на основной работе и то, что она не связана с вредными и опасными услови
ями труда.
Предлагаем образец справки:
https://vipkadry.mcfr.kz/#/
document/93/2408/dfask0i99u/
h t t p s : / / v i p k a d r y . m c f r . k z / # / document/93/2408/dfas1yuphf/
https://vipkadry.mcfr.kz/#/document/93/2408/
dfasn7w7qk/
h t t p s : / / v i p k a d r y . m c f r . k z / # / document/93/2408/dfasdecld6/
На вопрос отвечает Ш. Әбдіғалиқызы, магистр делового администрирования, тренер-инструктор, г. Алматы
ВОПРОС – ОТВЕТ
Бланк организации Наименование организации
Дата регистрационный номер
СПРАВКА
Справка выдана Ф. И. О. о том, что он (она) работает в ТОО «АВГД» с 12 августа 2018 года в должнос ти менеджера по продажам в отделе реализации продукции.
Место осуществления деятельности: г. Алматы, ул. Джандосова, 17.
Режим рабочего времени: пятидневная рабочая неделя, выходные дни: суббота, воскресенье.
Работа не связана с вредными и опасными условиями труда.
Время работы: с 9:00 ч до 17:00 ч., перерыв с 13:00 ч. до 14:00 ч.
Место проживания: г. Алматы, 2й микрорайон, дом___, кв.____.
Справка дана по месту требования.
Начальник отдела кадров подпись Н. Накенов Печать
Телефон +7 727 3810000 +77770000000
Что делать, если нарушили сквозную нумерацию приказов по личному составу: один и тот же приказ имеет двойную ну- мерацию, а после него идут другие приказы?
Так как нумерацию приказов после двойной нумерации продолжили, то её так и нужно вести дальше. О двойном номере одного приказа нужно сделать запись в конце календарного года в Заверительной записи дела с приказа
ми при подготовке дела к передаче в архив организации на хранение. Также необходимо в графе с приказами в номенклатуре дел структурного подраз
деления, к которому относятся дела с данными приказами, сделать запись об ошибочном присвоении номера приказу (указать номер приказа) в графе 5 «Примечания».
× то делать, если
нарушили сквозную
нумерацию приказов
по личному составу
ВОПРОС – ОТВЕТ
На вопрос отвечает Н. Маликова, директор юридического департамента ТОО «Factor Of Time», г. Алматы
Каков алгоритм учёта и оформления отгулов? Необходимо ли в компании разработать документ, регламентиру ющий данный процесс?
Трудовое законодательство Республики Казахстан не содержит опреде
ления такому термину, как «отгул». Поэтому необходимо определиться, что подразумевается под этим понятием, и для этого нужно обратиться к нормам ТК РК.
Отгул, то есть дополнительный день отдыха, предоставляется в связи с:
– донацией крови (ст. 126 ТК РК, ст. 167 Кодекса о здоровье народа);
– сверхурочной работой (ст. 108 ТК РК);
– работой в выходной или праздничный день (п. 2 ст. 85 ТК РК).
К отгулам мы не отнесли случаи, когда работники в счёт трудового отпус
ка берут день (дни), а также отпуск без сохранения средней заработной пла
ты (когда работник просто отпрашивается с работы), поскольку такие дни не являются дополнительными днями отдыха.
Если в организации накапливается большое количество отгулов, то по
рядок использования дополнительных выходных целесообразно зафиксиро
вать в локальном акте организации, в частности положении, регламен
тир ующем срок подачи заявления о предоставлении отгула, действия работодателя в случае расторжения трудового договора до использования положенного законодательством дополнительного дня отдыха и пр.
Специфика документального оформления отгула будет зависеть от его основания. При предоставлении дополнительного дня отдыха необходимо издать приказ, независимо от того, по какой причине он предоставляется.
Исключение составляют случаи, когда в приказе о сверхурочной работе или по другим основаниям, которые дают право на дополнительный день отды
ха, была указана его конкретная дата. Основанием для издания приказа яв
ляется заявление работника.
Также дни отгулов необходимо фиксировать в табеле учёта рабочего вре
мени, поскольку, в соответствии с п. 2 ст. 79 ТК РК, учёту подлежит отрабо
Í ли в компании еобходимо
разработать документ, регламентирующий
учёт и оформление отгулов
https://vipkadry.mcfr.kz/#/document/93/2408/
dfasgxxy6i/
https://vipkadry.mcfr.kz/#/document/93/481/
dfasugtnkl/
https://vipkadry.mcfr.kz/#/document/93/2408/
dfasmg9hgq/
https://vipkadry.mcfr.kz/#/document/93/2408/
dfask9bhps/
https://vipkadry.mcfr.kz/#/document/93/2408/
dfashplz5l/
ВОПРОС – ОТВЕТ
танное и неотработанное работником время. При этом отдельно учитывают время сверхурочных работ, работы в ночное время, выходные, праздничные дни, дни командировок.
Таким образом, для предоставления отгула необходим приказ, издава
емый на основании заявления работника. Учёт отгулов ведут в табеле учёта рабочего времени. Если в вашей компании часто случаются отгулы, рекомен
дуем разработать специальный локальный акт, к примеру, Положение о пре
доставлении дополнительных дней отдыха.