LAPORAN PEREKAYASAAN TAHUN 2021

(1)

DISEDIAKAN OLEH: ZURIA BINTI AMINSIN

JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN WP LABUAN

LAPORAN

PEREKAYASAAN TAHUN 2021

TAJUK : E-PENGURUSAN KENDERAAN

(2)

LAMPIRAN 3 (ii)-A INISIATIF NO. 3 (ii): PEREKAYASAAN

BAHAGIAN / NEGERI: WILAYAH PERSEKUTUAN LABUAN

TAHAP 1 (KENAL PASTI BPR SEDIA ADA)

TAJUK PEREKAYASAAN : PROSEDUR PERMOHONAN KENDERAAN

PROSES PEREKAYASAAN : MENYEDIAKAN PROSEDUR PERMOHONAN KENDERAAN DENGAN LEBIH CEPAT DAN MESRA PENGGUNA

Kumpulan yang terlibat dalam proses perekayasaan :

Bil. Nama Jawatan

1. En. Mohd Firdaus Bin Muhamad Timbalan Pengarah, J41 2. Tn. Hj Abdul Karim bin Md Kassim Penolong Jurutera, JA36 3. Pn. Zuria binti Aminsin Penolong Jurutera, JA36 4. En. Abdul Wahab bin Abdul Rahman Penolong Jurutera, JA29 5. Pn. Tuty Suziani binti Sukimin Pembantu Tadbir (P/O), N19 6. En. Mohd Ridhwan bin Ghani Pemandu Kenderaan, H11

Nota:

• Adakah proses yang dipilih melibatkan bidang / perkhidmatan utama pejabat?

• Senaria proses sebelum BPR (tempoh masa, kos)

(3)

LAMPIRAN 3 (ii) – B1 INISIATIF NO. 3 (ii): PEREKAYASAAN

TAHAP 1 (KENAL PASTI BPR SEDIA ADA)

Mengenalpasti Keadaan Semasa (As-Is) Kod

Aktiviti

Aktiviti Sedia Ada (As-Is) Peranan (Jawatan / Jabatan)

Masa Pemprosesan

Penerangan Aktiviti A Memohon borang daripada Unit Pentadbiran Pegawai memohon 1 minit Pegawai yang memerlukan kenderaan

memohon borang Permohonan

Menggunakan Kenderaan daripada Unit Pentadbiran.

B Mengisi borang permohonan kenderaan Pegawai memohon 5 minit Pegawai memohon perlu mengisi Borang Permohonan Menggunakan kenderaan dengan lengkap untuk menggunakan kenderaan jabatan.

C Menghantar borang permohonan Pegawai memohon 2 minit Pegawai memohon perlu menghantar borang permohonan kepada pegawai kenderaan.

D Semakan bagi kenderaan dan pemandu. Pegawai kenderaan 10 minit Pegawai kenderaan akan memeriksa kenderaan yang boleh digunakan bersama pemandu pada masa yang dipohon.

E Kelulusan Permohonan Kenderaan. Pemandu 2 minit Pegawai kenderaan akan memaklumkan pemandu dan memaklumkan masa, no kereta dan bilangan penumpang untuk menggunakan kenderaan jabatan.

(4)

F Makluman kelulusan permohonan. Pegawai kenderaan/

pegawai memohon

5 minit Borang kelulusan ditandatangani oleh Pegawai kenderaan dan memaklumkan kepada pegawai pemohon.

G Merekod. Pembantu Am

(Pentadbiran)

5 minit Borang Kelulusan diserahkan kepada Bahagian Khidmat Pengurusan untuk tujuan rekod.

Borang disimpan di dalam fail penggunaan kenderaan.

JUMLAH MASA 30 minit

(5)

LAMPIRAN 3 (ii) – B2 INISIATIF NO. 3 (ii): PEREKAYASAAN

TAHAP 2 (PELAKSANAAN BPR BARU)

Mengenalpasti Proses kerja Baharu (To-Be) Kod

Aktiviti

Aktiviti Sedia Ada (As-Is) Peranan (Jawatan / Jabatan)

Masa Pemprosesan Penerangan Aktiviti

A Mengimbas KOD QR e-Pengurusan Kenderan yang disediakan di ruang kerja masing-masing.

Pegawai Memohon 1 minit Pegawai yang memerlukan kenderaan perlu megimbas KOD QR e-Pengurusan Kenderan. Kod QR e-Pengurusan

Kenderaan disediakan di ruang kerja semua pegawai bagi memudahkan pegawai mengimbas dan

menggunapakai kenderaan jabatan.

B Pengisian borang secara atas talian di dalam sistem e-Pengurusan Kenderaan.

Pegawai Memohon 2 minit Pegawai membuat pengisian borang secara atas talian di dalam sistem e- Pengurusan Kenderaan dengan mudah dan menekan HANTAR untuk menghantar permohonan.

C Permohonan diterima secara online oleh pegawai kenderaan dan semakan pemandu dibuat

Pegawai Kenderaan / Pemandu

10 minit Pegawai kenderaan menerima permohonan secara online dan memeriksa kenderaan yang boleh digunakan bersama pemandu pada masa yang dipohon.

(6)

D Makluman kelulusan. Pegawai kenderaan/

Pegawai memohon

2 minit Pegawai Kenderaan memaklumkan kepada pegawai memohon tentang kelulusan permohonan melalui telefon dan memaklumkan terus kepada pemandu.

E Merekod. Pembantu Am

(Pentadbiran)

5 minit Kelulusan akan dibuat melalui sistem dan cetakan borang kelulusan dibuat bagi tujuan rekod dan diserahkan kepada Bahgian Khidmat Pengurusan

Borang disimpan di dalam fail penggunaan kenderaan.

JUMLAH MASA ^{20 minit}

(7)

LAMPIRAN 3 (ii) – C INISIATIF NO. 3 (ii): PEREKAYASAAN

TAHAP 3 (PENILAIAN SEMULA BPR)

Penilaian Program

Nama Program BPR

PROSEDUR PERMOHONAN KENDERAAN KURANG MESRA PENGGUNA Pegawai

(Champion) 1. Mohd firdaus bin Muhamad 2. Hj Abdul Karim bin Md Kassim 3. Zuria binti Aminsin

4. Abdul Wahab bin Abdul Rahman 5. Tuty Suziani binti Sukimin

6. Mohd Ridhwan bin Ghani

Tarikh Mula 2/5/2020 Tarikh pelaksanaan 2/1/2021

Aspek Pengukuran Prestasi Sebelum Sasaran Pencapaian Pelaksanaan

Peratusan Penambahbaikan

(Improvement)

Masa 30 minit 20 minit Pengurangan masa

permohonan sebanyak 10 minit

33%

Kos RM 11.50 x 12 bln =

RM 138.00

RM0.00 Cetakan borang permohonan kenderaan tidak perlu

dibuat kerana

100%

(8)

RM 11.50/ream (kertas – untuk penggunaan borang)

permohonan hanya dalam system.

Bilangan - - - -

Lain-Lain Indikator 1. Tiada produk inovasi dicipta untuk selesaikan masalah

2. Proses kerja dari 7 langkah utama .

1. E-Pengurusan Kenderaan

2. Hanya 5

langkah utama

1. E-Pengurusan Kenderaan dijadikan produk Inovasi JPS WP Labuan

2. Sistem kerja lebih egronomik,teratur, cekap,efisien, mudah dan cepat.

100%

JUMLAH MASA

Pengurangan masa permohonan sebanyak 59 minit

73%

(9)