I
nspektorat Jenderal mempunyai tugas menyelenggarakan pengawasan fungsional terhadap pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian Agama berdasarkan kebijakan yang ditetapkan oleh Menteri, sesuai dengan PMA Nomor: 3 Tahun 2006 pasal 720. Untuk melaksanakan tugas dimaksud, berdasarkan pasal 721 Inspektorat Jenderal Kementerian Agama menyelenggarakan fungsi, yaitu: Perumusan visi, misi, dan kebijakan pengawasan fungsional di lingkungan kementerian; pelaksanaan pengawasan fungsional akuntabilitas kinerja aparatur; pelaksanaan penyelenggaraan administrasi Inspektorat Jenderal; pembinaan teknis terhadap kelompok jabatan fungsional auditor; penyusunan laporan hasil pengawasan.Visi Inspektorat Jenderal adalah: ”Menjadi Pengendali dan Penjamin Mutu Kinerja Kementerian Agama”. Menjadi pengendali mutu kinerja memiliki arti bahwa Itjen diharapkan mampu mengendalikan pelaksanaan tugas dan fungsi seluruh satuan organisasi/kerja melalui peran pengawasan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Ruang lingkup pengendalian dimulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi, hingga pelaporan. Sedangkan menjadi penjamin mutu kinerja memiliki pengertian bahwa Itjen diharapkan mampu melakukan pengawasan dalam rangka memastikan bahwa seluruh satuan organisasi/kerja pada Kementerian Agama dapat mewujudkan kinerja yang tinggi sesuai tugas dan fungsinya (quality assurance).
Pencapaian kinerja yang tinggi tersebut adalah salah satu wujud dari akuntabilitas publik.
Dalam rangka terwujudnya Implementasi program Reformasi Birokrasi yang terdiri dari 9 program meliputi 23 kegiatan, yaitu: Arahan strategis, mencakup kegiatan percepatan (quick wins), penilaian kinerja organisasi, dan postur birokrasi 2025; manajemen perubahan, dengan kegiatan proses sosialisasi dan internalisasi; penataan sistem, dengan kegiatan analisis jabatan, evaluasi jabatan dan sistem tunjangan kinerja; penataan organisasi, dengan kegiatan redefinisi visi, misi, strategi, restrukturisasi, dan analisa beban kerja; penataan tata laksana, meliputi kegiatan penyusunan tata laksana (business process) yang menghasilkan Standard Operating
Prosedure (SOP), elektronifikasi dokumentasi/
kearsipan; penataan sistem manajemen SDM, meliputi asesmen kompetensi individu bagi pegawai/tenaga ahli, membangun sistem penilaian kinerja, mengembangkan sistem pengadaan dan seleksi, mengembangkan pola pengembangan dan pelatihan, memperkuat pola rotasi, mutasi, promosi, memperkuat pola karir, dan membangun/memperkuat database pegawai; penguatan unit organisasi, dengan kegiatan penguatan unit kerja/ organisasi kepegawaian, penguatan unit kerja kediklatan, dan perbaikan sarana dan prasarana; penyusunan peraturan perundang-undangan, dengan kegiatan memetakan regulasi, deregulasi, menyusun regulasi baru; dan pengawasan internal,
Pengawasan
dengan kegiatan menegakkan disiplin kerja, dan menegakkan kode etik. Sesuai dengan kebijakan Menteri Agama bahwa Reformasi Birokrasi pada Kementerian Agama akan mulai dilaksanakan tahun 2011 dan try out mulai bulan Juli 2010.
Inspektorat Jenderal telah melakukan langkah konkrit dalam melaksanakan kegiatan guna mempercepat langkah Reformasi Birokrasi dan mendukung pelaksanaan remunerasi pada Kementerian Agama. Beberapa prasyarat yang menjadi karakteristik remunerasi telah dilakukan, misalnya penggunaan sistem absensi dengan pinjer print (sidik jari), sistem penggajian melalui bank umum pemerintah, tersedianya SOP, tersedianya uraian dan analisis jabatan, serta penerapan jam kerja pegawai mulai pukul 07.30 dan pulang pukul 16.00 atau setara dengan 8,5 jam kerja efektif.
Peningkatan kinerja pegawai yang ditandai dengan kehadiran atau presensi pegawai juga menjadi perhatian serius untuk dilaksanakan. Saat ini Inspektorat Jenderal sedang mencanangkan penggunaan sistem barcode yang akan dipergunakan untuk mendeteksi, mengontrol, dan memonitor kehadiran pegawai pada Inspektorat Jenderal. Hal ini dilakukan selain untuk meningkatkan budaya kerja untuk menghasilkan nilai kinerja yang lebih baik, juga dimaksudkan untuk mengoptimalkan penggunaan Teknologi Informasi di tempat kerja. Pada tulisan kali ini akan dijabarkan secara singkat mengenai sistem barcode, meliputi pengertian, sejarah, manfaat atau kegunaan, keuntungan serta karakteristik penggunaannya.
Ada dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan komponen atau
elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Menurut Robert A. Leitch, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sedangkan menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur: Prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (What) yang harus dikerjakan, siapa (Who) yang mengerjakannya, kapan (When) dikerjakan dan bagaimana
(How) mengerjakannya. Pendekatan sistem
yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefiniskan sistem sebagai berikut, yaitu suatu kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Barcode atau Kode batang adalah suatu kumpulan data optik yang dibaca mesin. Barcode dimaksud dirancang dapat mengumpulkan data dalam lebar (garis) dan spasi garis paralel dan dapat disebut sebagai
barcode atau simbologi linear atau 1D (1
Dimensi). Di samping juga memiliki bentuk persegi, titik, heksagon dan bentuk geometri lainnya di dalam gambar yang disebut kode matriks atau simbologi 2D (2 Dimensi). Selain tanpa ada garis, sistem 2D sering juga disebut sebagai barcode. Penggunaan awal
Pengawasan
atau berkas yang akurat dan menampilkan dengan cepat informasi yang diperlukan dalam sebuah kumpulan data tanpa harus menghafal angka atau nomor yang tertera.
Sejarah mencatat bahwa penggunaan
barcode dimulai pada tahun 1932, yaitu Wallace Flint membuat sistem pemeriksaan
barang di perusahaan retail. Awalnya, penggunaan teknologi barcode dikendalikan oleh perusahaan retail, lalu diikuti oleh perusahaan industry. Lalu pada tahun 1948, pemilik toko makanan lokal meminta Drexel
Institute of Technology di Philadelphia, untuk
membuat sistem pembacaan informasi produk selama checkout secara otomatis.
Pada perkembangan selanjutnya,
Bernard Silver dan Norman Joseph Woodland,
lulusan Drexel patent application, bergabung untuk mencari solusi. Woodland mengusulkan tinta yang sensitif terhadap sinar ultraviolet.
Prototype ditolak karena tidak stabil dan
mahal. Tangal 20 Oktober 1949 Woodland dan Silver berhasil membuat prototipe yang lebih baik. Akhirnya pada tanggal 7 Oktober 1952, mereka mendapat hak paten dari hasil penelitian mereka. Tahun 1966 Pertama kalinya barcode dipakai dan secara komersial tahun 1970 ketika Logicon Inc. membuat
Universal Grocery Products Identification Standard (UGPIC).
Barcode sudah menjadi bagian penting dalam peradaban modern. Penggunaan yang sudah tersebar luas menjadikan barcode terus digunakan dan berkembang dengan baik; hampir semua barang yang dijual di toko grosir,
departement store, sudah menggunakan dan
memiliki Barcode UPC. Hal tersebut sangat membantu dalam melacak seluruh item yang dibeli dengan memunculkan harga dan data yang sebelumnya sudah diprogram;
barcode adalah untuk mengotomatiskan
sistem pemeriksaan di swalayan, tugas di mana mereka menjadi universal saat ini. Penggunaannya telah menyebar ke berbagai kegunaan lain juga, tugas yang secara umum disebut sebagai Auto ID Data Capture (AIDC). Barcode dapat dibaca oleh pemindai optik yang disebut pembaca barcode atau dipindai dari sebuah gambar oleh perangkat lunak khusus.
Definisi lain menyatakan bahwa arti barcode adalah kode batang, sehingga datanya adalah berupa kumpulan batang yang kebanyakan berwarna hitam dan putih dan bisa diterjemahkan menjadi sebuah angka. Komputer tidak dapat dengan cepat menterjemahkan tulisan dan angka tetapi dengan mudah menterjemahkan warna hitam dan putih atau 0 dan 1. Komputer memerlukan sebuah media untuk menterjemahkan kode tersebut yaitu Barcode Scanner. Mengapa kita menggunakan Barcode Scanner? karena memenuhi peran Itjen sebagai lembaga pengawasan harus lebih dahulu memastikan adanya kedisiplinan dalam pelaksanaan tugas, dengan adanya Barcode Scanner kita tidak perlu lagi memasukan angka atau nomor secara manual melalui keyboard, hanya dengan menyinari (meng-scan) kode tersebut menggunakan Barcode Scanner maka kita telah memperoleh angka yang diperlukan secara cepat melalui kumputer.
Aplikasi database melalui media
barcode sangat mendesak untuk dilakukan.
Penggunaan Aplikasi database melalui media
barcode adalah sebuah solusi pengganti
lemari kertas yang menumpuk, pencarian data yang manual dari satu kertas ke kertas yang lain dengan nomor petunjuk yang rumit menjadi sebuah otomatisasi pencarian nomor
Pengawasan
penggunaan pada kartu anggota Ritel (hampir seluruh toko ritel seperti alat olah raga, kosmetik, peralatan kantor, obat, dan
factory outlet) untuk mengidentifikasikan
konsumen yang menjadi anggota; pelacakan gerakan item, termasuk sewa mobil, bagasi maskapai penerbangan. Sejak tahun 2005, maskapai menggunakan standar IATA 2D
barcode di boarding pass (BCBP); Beberapa
2D barcode embed hyperlink ke halaman web page. Sebuah telepon genggam dapat digunakan untuk membaca barcode dan
browsing situs yang terhubung; Pada 1970-an
dan 1980-an, perangkat lunak kode sumber ini kadang-kadang dikodekan dalam barcode dan dicetak di atas kertas.
Terdapat 6 (enam) kategori barcode berdasarkan kegunaannya, yaitu: Barcode untuk keperluan retail. Barcode untuk keperluan retail, salah satu contohnya adalah UPC (Universal Price Codes), biasanya digunakan untuk keperluan produk yang dijual di supermarket; Barcode untuk keperluan
packaging. Barcode untuk packaging
biasanya digunakan untuk pengiriman barang, dan salah satunya adalah barcode tipe ITF; barcode untuk penerbitan. Barcode untuk keperluan penerbitan, sering digunakan pada penerbitan suatu produk, misalkan
barcode yang menunjukkan ISSN suatu buku; barcode untuk keperluan farmasi. Barcode
untuk keperluan farmasi biasanya digunakan untuk identifikasi suatu produk obat-obatan. Salah satu barcode farmasi adalah barcode jenis HIBC; Barcode untuk keperluan non retail. Barcode untuk kepentingan non retail, misalkan barcode untuk pelabelan buku-buku yang ada di perpustakaan. Salah satu tipe barcode untuk keperluan non retail ini adalah Code 39; Barcode untuk keperluan
lain. Pada awalnya pembaca Barcode yaitu scanner atau pemindai dibangun dengan mengandalkan cahaya yang tetap dan satu
photosensor yang secara manual digosokkan
pada Barcode.
Barcode terdiri dari garis hitam dan putih. Ruang putih di antara garis-garis hitam adalah bagian dari kode. Ada perbedaan ketebalan garis. Garis paling tipis “1”, yang sedang “2”, yang lebih tebal “3”, dan yang paling tebal “4”. Setiap digit angka terbentuk dari urutan empat angka. 0 = 3211, 1 = 2221, 2 = 2122, 3 = 1411, 4 = 1132, 5 = 1231, 6 = 1114, 7 = 1312, 8 = 1213, 9 = 3112.
Standar Barcode retail di Eropa dan seluruh dunia kecuali Amerika dan Kanada adalah EAN (European Article Number) – 13. EAN-13 standar terdiri dari: Kode negara atau kode sistem: 2 digit pertama Barcode menunjukkan negara di mana manufacturer terdaftar; Manufacturer Code: Ini adalah 5 digit kode yang diberikan pada manufacturer dari wewenang penomoran EAN; Product Code: 5 digit setelah manufacturer code. Nomor ini diberikan manufacturer untuk merepresentasikan suatu produk yang spesifi;
Check Digit atau Checksum. Digit terakhir dari
Barcode, digunakan untuk verifikasi bahwa Barcode telah dipindai dengan benar.
Keuntungan atau benefit yang didapatkan jika menggunakan barcode, antara lain adalah Proses Input Data lebih cepat, karena Barcode Scanner dapat membaca/ merekam data lebih cepat dibandingkan dengan melakukan proses input data secara manual; proses Input data lebih tepat, karena Teknologi Barcode mempunyai ketepatan yang tinggi dalam pencarian data; Proses Input lebih akurat mencari data, karena teknologi barcode mempunyai akurasi dan
Pengawasan
ketelitian yang sangat tinggi; mengurangi Biaya, karena dapat mengindari kerugian dari kesalahan pencatatan data, dan mengurangi pekerjaan yang dilakukan secara manual secara berulang-ulang; peningkatan Kinerja Manajemen, karena dengan data yang lebih cepat, tepat dan akurat maka pengambilan keputusan oleh manajemen akan jauh lebih baik dan lebih tepat, yang nantinya akan sangat berpengaruh dalam menentukan kebijakan perusahaan; kemampuan bersaing dengan perusahaan saingan atau kompetitor akan lebih terjaga.
Pelaksanaannya mempunyai beberapa karakter yang saling terkait satu sama lain. Karakteristik sistem dimaksud antara lain adalah: Pertama, Komponen Sistem. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.
Kedua, Batas Sistem. Batas sistem
merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem
ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
Ketiga, Lingkungan Luar Sistem.
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
Keempat, Penghubung Sistem.
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
Kelima, Input Sistem. Sistem adalah
energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan
(maintenance input) dan masukan sinyal
Tanamkan dalam setiap detik satu pujian,
setiap menit satu gagasan, dan setiap jam satu pekerjaan. (Syahdunya Untaian Pujangga Hikmah)
Pengawasan
(signal input). Maintenance input adalah
energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance
input yang digunakan untuk mengoperasikan
komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
Keenam, Output Sistem. Keluaran
sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
Ketujuh, Pengolah (process) Sistem.
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
Kedelapan, Sasaran (objectives) atau
Tujuan (goal). Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu objektives dan suatu goal
adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali goal dan objectives digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
Penerapan barcode untuk keperluan lain seperti absensi kehadiran pegawai sangat dimungkinkan penggunaannya. Dengan menggunakan sistem barcode yang terintegrasi dengan ID Card pegawai atau Kartu Pegawai Elektronik (KPE) yang telah terkompurisasi dalam satu sistem akan sangat memudahkan pendataan keberadaan pegawai, baik menyangkut kedatangan, keaktifan (keberadaan) pegawai di ruangan kerja akan memudahkan kontrolnya. Ke depan jika dimungkinkan penerapan kinerja pegawai juga dapat diukur dengan menggunakan sistem barcode ini. Bagaimana aplikasi, penerapan, penyediaan infrastruktur yang meliputi hardware dan softwarenya bisa dilaksanakan di lingkungan Kementerian Agama? Hal ini perlu dikaji secara matang dan pembentukan sebuah Tim Khusus yang menangani penerapan sistem barcode ini sebagai suatu keharusan. Dapatkah sistem barcode ini dilaksanakan, dengan membaca basmallah, Insya Allah akan diterapkan untuk mewujudkan Kementerian Agama yang lebih baik demi mewujudkan Reformasi Birokrasi yang akan dilaksanakan. [Abdul Karim]
Pengawasan
P
engawasan adalah mendeter- minasi apa yang telah di laksanakan; yaitu mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan(George R. Tery, 2006:395). Pengawasan
adalah tanggung jawab pimpinan, namun karena tidak mungkin pimpinan melakukan semuanya, maka pengawasan dilimpahkan kepada unit pengawasan.
Pada Sidang Kabinet Terbatas di Kantor BPKP pada 7 Januari 2008, Presiden menginstruksikan agar fungsi pengawasan intern (APIP) segera ditata kembali sehingga dapat melakukan fungsinya dengan baik. Presiden juga menyatakan sangat memahami pentingnya peran dan fungsi pengawasan
intern sebagai fungsi manajemen pemerintahan secara menyeluruh.
Untuk dapat menjawab instruksi Presiden itu, maka Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) jangan hanya bisa menghitung dan memeriksa, namun harus mampu mengawal pencapaian visi dan misi instansinya masing-masing. APIP juga harus dapat memberikan kesadaran pada pimpinan akan pentingnya akuntabilitas, terutama akuntabilitas di bidang pengelolaan keuangan Negara. APIP harus berupaya agar fungsi pengawasan intern dapat memberikan manfaat dan nilai tambah. Hasil kerja APIP harus memberikan manfaat bagi pimpinan dan lebih jauh lagi pada masyarakat.
Oleh sebab itu, untuk mewujudkan pengelolaan keuangan Negara yang akuntabel