Diikutsertakan dalam hal memutuskan sesuatu

Macam-macam bidang yang mengikutsertakan bawahan dalam pengambilan keputusan, tergantung dari unit masing-masing pimpinan, seperti salah satunya bawahan diikut sertakan dalam hal angket menurut Rektor Universitas Mercubuana :

“Ya itu dalam hal angket salah satunya…. Seperti asuransi.”21

Ibu yuli merupakan Direktur Sumber Daya, oleh sebab itu memberikan kepercayaan kepada bawahan yang berkaitan dengan sumber daya yang ada di kampus, dan tetap mendapat back up darinya, berikut penjelasannya:

“Bawahan yang saya maksud kepala biro ya, seperti kepala MGS ada sebuah fasilitas yang dibangun kan itu mekanismenya ada. Melalui sebuah tender, kadang ada pihak yang nilainya sama kan tidak mungkin dua-duanya jalan, dan kemudian ibu minta kepala biro menurut pak trival mana yang diputusi, disitu ibu full minta dia yang memutuskan. Dan ibu memberikan pengarahan Kalau keputusannya seperti ini konsekuensinya seperti ini, dan ibu mengembalikan lagi kepada dia, dan dia mantap

Bapak Arissetyanto Nugroho selaku Rektor Universitas Mercubuana Jakarta yang dilakukan pada tanggal 16 Juli 2013 pukul 08.00 – Selesai, bertempat Universitas Mercubuana

keputusannya adalah tersebut. Ya tidak apa-apa ibu support, dan itu adalah bentuk pembelajaran. Toh yang tanggung jawab adalah ibu, jadi memang ada hal-hal tertentu ibu beri kesempatan untuk mengajari dia mengambil keputusan yang besar ya ibu akan berikan, tentu dengan backup, bahwa yang kamu putuskan adalah keputusan ibu dan ibu backup dan tanggung jawabnya kan pada ibu.”²²

Pernyataan yang sama juga diungkapkan oleh ketiga pimpinan, termasuk Pak Dana Wakil Rektor Bidang Akademik yang menyatakan bawahan yang diikutsertakan adalah yang nanti dalam keputusan tersebut dia terlibat :

“Bawahan diikut sertakan Dalam hal yang nantinya dalam pelaksanaan terhadap keputusan itu dia terlibat. Contohnya mengenai pengaturan modul kuliah, nanti kan sehari-harinya yang memonitor siapa yang modulnya sudah masuk kan bukan saya ya tapi PPBA yang terdiri dari 6 atau 7 orang, sehingga saya mengajak mereka mengenai isu. “²³

Menurut Bapak Kholil seperti membuat SK Drop Out dan perkuliahan mahasiswa dilibatkan dalam memutusakannya, seperti pernyataan dibawah ini:

“Banyak hal yang kita dilibatkan, terkait dengan hal untuk membuat SK DO mahasiswa itu dilibatkan, karena kan prosesnya dari prodi dulu. Baru ke wakil rektor setelah itu ke rektor.Begitu pula dalam pembuatan kurikulum, dari prodi kemudian wakil rektor diperiksa, lalu kemudian di sahkan oleh rektor.Kita dilibatkan terkait dengan masalah perkuliahan dan sebagainya.”24

Pernyataan yang sama juga diungkapkan oleh Bapak Mulyana, bahwa bawahan diikutsertakan dalam hal belajar mengajar lebih ke akademis.

Adapun pernyataan dari Ibu Luna, dilibatkan dalam hal anggaran seperti yang diungkapkan sebagai berikut :

Ibu Yuli Harwani selaku Direktur Sumber Daya Universitas Mercubuanayang dilakukan pada tanggal 22 juli 2013 pukul 08.00 – selesai, bertempat di universitas mercubuana

Bapak Dana Santoso selaku wakil Rektor bidang akademik dan kemahasiswaan Universitas Mercu Buana yang dilakukan pada tanggal 17 Juli 2013 pukul 08.00 WIB – selesai, bertempat di universitas mercubuana

Bapak Muhammad Kholil selaku Ketua Program Studi Teknik Industri Universitas Mercubuana pada tanggal 11 juli 2013 pukul 10.51 –selesai, bertempat di Tata Usaha Fakultas Teknik Universitas Mercubuana.

“Biasanya anggaran itu sekprodi ikutan walaupun kalau tidak diikutkan seratakan kita sudah rapat kecil di fakultas gitu.Biasanay kalau undangan dari rektorat sampai sekprodi kan kebanyakan gitu jadi itu hanya soal efisensi saja, tapi soal suara kita kan sudah masukan dulu ke fakultas nanti baru fakultas ke rektorat.”25

Pernyataan Bapak Rizki, bahwa bawahan yang diikutsertakan dalam memutusakan sesuatu sesuai dengan bidangnya:

“Ya kalau menyangkut keputusan luar negri ya diikutsertakan, ya selama berhubungan dengan kerjasama mengajak saya.Karena kan awalnya kasusnya juga dari saya, tapi ada beberapa hal yang bukan urusan saya sih.”26

Adapun hal yang diungkapkan oleh Ibu Irmulan, dalam hal-hal yang berkaitan dengan job desknya pasti diikutsertakan baik eksternal maupun internal, berikut pemaparannya :

“Apa aja kita selalu dilibatkan mau eksternal dan internal. Yang terkait dengan job desk saya ya”27

Dari berbagai pernyataan tersebut peneliti mengambil kesimpulan, bahwa Beragam macam bawahan yang diikutsertakan dalam memutuskan sesuatu, tetapi tetap berpegang pada bidang dan job desk masing-masing.

Ibu Luna Haningsih selaku Sekretaris Program Studi Manajemen S-1 universitas Mercubuana pada tanggal 28 juni 2013 pukul 13.46 – selesai bertempat di Tata Usaha Fakultas Ekonomi

Bapak Mochammad Rizki Sadikin selaku Kepala Pusat Kerjasama dan Hubungan Internasional Universitas Mercubuana pada tanggal 26 juni 2013 pukul 13.00 – selesai, bertempat di Gedung A -104

Ibu Irmulan Sati T selaku Kepala Biro Sekretariat Universitas dan Hubungan Masyarakat pada tanggal 8 juli 2013 pukul 16.10 – selesai, bertempat di Sekretaiat Universitas dan HUMAS universitas Mercubuana

D. Pengambilan Keputusan Situasi Krisis dan Normal

1. Krisis

Tidak selamanya organisasi berjalan dengan lancar, pasti ada yang namanya keadaan krisis, berbagai penyelesaian dilakukan agar terlepas dari krisis bisa lewat formal dan informal tentunya.sebagaimana yang diuangkapkan oleh Bapak Arisetyanto, dalam situasi krisis tidak ada keputusan yang diputuskan sendiri karena mengacu kepada manajemen partisipasi, berikut penjelasannya :

“Ya itu yang saya sampaikan, tidak ada keputusan yang saya putuskan sendiri kan ini organisasi, Cuma kalau ada tim kecil iya ada Tapi tidak tim besar. Mengambil keputusannya ya itu tadi manajemen partisipasi, kalau kepemimpinan saya antara partisipasi lah.Jadi pendapat staff bisa sebagai bagian dari keputusan itu sendiri atau tidak, tapi tetap saya dengar.

Nah… kalau misalnya karena saya banyak dilapangan ya, seperti kemahasiwaan itu kan gak bisa rapat dulu baru diputusin kan itu harus cepat. Waktu itu saya mengalami, ada masalah ada oknum di mahasiswa itu yang memaksa untuk memasang band dalam akhir dunia kampus, itu kan kebetulan tidak boleh oleh kemahasiswaan, yang buat peraturan bukan saya. Karena alat sudah terlanjur disewa, dan apa yang saya lakukan kita bikin aja kesepakatan, dia juga harus menandatangani bahwa yang dia lakukan adalah kekeliruan Melanggar peraturan yang ada danmembuat pernyataan tidak akan diulangi di kemudian hari. Nah kedepan saya berikan pengarahan kepada kemahasiswaan, karena kita ada dikampus dan menghadapi anak-anak seperti anda kan kita harus ngerti dunianya, kalau saya itu jangan melarang music tapi kita fasilitasi musiknya.. ”²⁸

Pernyataan yang sama di jelaskan oleh Ibu Irmulan, mercubuana pola pengambilan keputusan bersifat kolektif kolega karena mengingat resikonya jadi pengambilan keputusan tidak pernah sendiri, berikut penjelasannya :

Bapak Arissetyanto Nugroho selaku Rektor Universitas Mercubuana Jakarta yang dilakukan pada tanggal 16 Juli 2013 pukul 08.00 – Selesai, bertempat Universitas Mercubuana

“Ohh gini… sebenarnya koalisi dominan gak pernah mengambil keputusan sendiri-sendiri ya, sejauh ini di mercubuana pola pengambilan keputusannya kan kolektif kolega, jadi mengambil keputusan itu tidak pernah sendiri. Pasti rektor melibatkan wakil rektor, atau rektor melibatkan direktur, atau rektor melibatkan dekan. Jadi posisinya rektor gak mungkin ngambil keputusan sendiri, termasuk wakil rektor juga sama selalu mengambil keputusannya selalu melibatkan biro atau dekan atau unit yang terkait. Sejauh ini rektor mengambil keputusan tidak pernah sendiri, kalau ngambil sendiri the only one itu gak pernah karena resikonya kan keman-mana ke anggran ke SDM, ke proses, ke infrastruktur, jadi paling gak berdua atau bertiga mengambil keputusannya tidak pernah sendiri.”29

Selanjutnya pernyataan dari Ibu Yuli, keadaan krisis merupakan keadaan yang tidak pernah diperkirakan sebelumnya, instruksi biasanya melalui informal dan penggalian informasi juga tidak terlalu banyak karena membutuhkan waktu. Serta resiko ditanggung oleh saya, berikut yang diutarakan :

“Emmm… krisis itu dimana tidak pernah diperkirakan sebelumnya, misalnya kebakaran. Walaupun antisipasi kebakarannya sudah ada. Mungkin juga ada krisis yang menyangkut fakultas, seperti orang sakit. Walapun UMB mempunyai dokter dan juga asuransi. Memang kalau seperti itu, siapa yang menggantikan yang mengajar, itu sebetulnya bukan tugas dari SDM itu adalah tugas fakultas, agar mahasiswa tidak kosong kuliahnya. Tapi SDM biasanya membantu dengan memberikna informasi-informasi dosen yang bisa menggantikan. Eeee… kalau instruksi ibu bisa kemana saja, artinya begini karena posisi direktorat kalau yang namanya instruksi dari atasan ke bawahan, ibu intruksi bisa lewat apa saja, kadang biro MGS belum tentu selalu ada diruangan. Jadi saya cari dulu memang saya cari kepala bironya dulu, jangan sampai kepala bironya dilewati. Terkecuali kepala biro tidak ada dan harus segera dijalankan baru turun ke kepala bagiannya. Tapi kita sekarang jaman modern ya, dimana alat-alat yang membantu komunikasi sudah ada, kadang kalau telepon internal yang dituju tidak ada, selanjutnya menggunakan Flexi kalaupun flexi juga tidak bisa dihubungi ada GSM dan kalau ini juga tidak ada ibu datangi yang bersangkutan. Jadi sebetulnya kalau instruksi tidak terlalu sulit ya dijaman sekarang. Dalam krisis ibu cenderung cenderung bersifat masukan yang digali tidak terlalu banyak. Begitu krisis kan harus segera

selesai, namanya krisis kan bukan informasi mau didapat banyak butuh waktu. Dan bawahan akan selalu menanyakan selanjutnya gimana, dan ibu langsung memberikan instruksi step-stepnya seperti apa. Biasnya karena kepala bironya sudah cukup berpengalaman, biasanya dia juga memberikan saran. Dan kalau solusi anda lebih baik ya jalankan, tetapi kalau solusi saya lebih baik ini yang dijalankan dan kamu harus mengikuti. Karena toh semua resiko yang nanggung ibu.Ibu mendasarkan keputusan yang penting itu relative memegang prinsip kehati-hatian. Apalagi kalau dampaknya ke banyak orang, kehati-hatian ini perlu waktu mendapatkan informasi yang selengkap-lengkapnya. Tapi kira-kira polanya seperti itu.”³⁰

Berikut pernyataan pak dana, apabila terjadi krisis mengenai akademik dan kemahasiswaan, lebih memberikan time limit kepada mereka, dan apabila di unit ada yang kontra produktif yang satu positif dan yang satu negatif Wakil Rektor mengambil keputusan sendiri. Kemudian krisis itu harus segera diselesaikan biasanya dengan informal, seperti yang dijabarkan sebagai berikut :

“Eee… krisis yang sifatnya akademik dan kemahasiswaan, artinya kedua tersebut berkaitan tetapi kontradiktif juga, karena dibawah saya ada 5 atau 6 unit kadang-kadang suka disini positif tetapi berakibat negative disni kadang-kadang begitu, nah disitulah saya mengambil keputusan sendiri. Saya tidak pro kemana-mana, dan saya biasnya dalam keputusan ini dan kalau ada resiko saya memberikan time limit kepada mereka.Nah kalau ditanya harus mengambil keputusan sendiri, kalau ada unit yang kontra produktif yang satu positif dan yang satu negative. Bahkan kalau hal-hal krusial cenderung orang tidak ngomong kan, karena tidak mau mengambil resiko. Nah distulah saya harus ngomong,dan bahasa saya agak ketus mungkin ya.Kalau krisis ya itu tadi, immediately actionnya saya telepon, sms atau bbm. Untuk krusial pasti saya follow up dengan surat. Apakah itu sifatnya surat edaran atau sifatnya surat keputusan. Tapi kalau krisis berarti ada time limit dong, itu biasanya lewat telepon atau ketemu dan setelah itu ada notulennya lebih kepada kita buat surat keputusan atau surat edaran.“31

Ibu Yuli Harwani selaku Direktur Sumber Daya Universitas Mercubuanayang dilakukan pada tanggal 22 juli 2013 pukul 08.00 – selesai, bertempat di universitas mercubuana

Adapun menurut pernyataan Pak Kholil, apabila situas krisis koalisi dominan mengambil keputusan sendiri terkait dengan kebijakan universitas yang menyangkut akademis, biasanya diambil di tingkat Rapim dan Yayasan, dan dalam pemberian instruksi bisa lewat telepon atau surat, karena tidak hanya mengandalkan peserta Rapim berikut yang disampaikan :

“ Eeeee… yang sifatnya kebijakan-kebijakan terkait dengan universitas, misalkan dia akan mengambil hal-hal yang penting seperti pelaksanaan akademik, atau kegiatan kemahasiswaan dan pengembangan universitas.Itu biasanya diambil ditingkat rapim dan yayasan.Dalam pemeberian instruksi langsung kepada bawahnnya, atau langsung ke kaprodi jadi pak rektor kita ini jeli, detail, sampai level yang kebawah. Dia tidak bisa hanya mengandalkan peserta rapim, tapi langsung bisa lewat surat, telepon dsb.”32

Ibu Luna mengatakan bahwa, Dalam situasi krisis koalisi dominan cendrung otoriter karena pengambilan keputusan harus segera diputuskan dan harus segera dijalankan. Dan Pernyataan ini dibenarkan oleh Bapak Rizki, bahwa pimpinan memberikan keputusan dan bawahan yang menjalankannya .

Hal yang berbeda di paparkan oleh Bapak Afdal, pengambilan keputusan tidak otoriter karena organisasi ini sudah sangat rasional dan sistemnya sudah berjalan baik. Jadi masing-masing punya tugas dan fungsi masing-masing, berikut penjelasannya dan Pernyataan yang sama didukung oleh Bapak Mulyana, yang mentakan bahwa dalam keadaan krisis instruksinya biasa saja, dan tidak otoriter dan selama ini enjoy aja dan tidak ada beban mengerjakan perkerjaan.

Biasanya krisis yang terjadi tidak sampai benar-benar krisis, dan selalu berkaitan dengan kemahasiswaan. Pimpinan memberikan Instruksi langsung ke direktur kemahasiwaan karena berkaitan dengan policy maker dan manajerial. Berikut pemaparan Ibu Irmulan :

“Emmm… biasanya kalau di universitas mercubuana itu krisisnya kan gak terlalu sampai benar-benar krisis ya. Krisis yang benar-benar krisis biasanya berkaitan dengan kemahasiswaan…Universitas sejauh ini so far tidak ada krisis, krisis kita tuh misalnya dengan kemahasiswaan demo, mahasiswa tertangkap polisi, narkoba, itu kan krisis ya kalau gitu-gitu untuk UMB. Tapi kalau untuk yang krisis financial, krisis SDM, krisi kepemimpinan so far si tidak sampai sejauh itu.Kalau pak rektor dalam pemberian instruksi yang berkaitan dengan kemahasiswaan langsung kepada direktur kemahasiswaan saya tidak dilibatkan kalau yang dengan kemahasiswaan… Kalau untuk policy maker dan manajerial biasanya langsung ke dirmawa. “³³

Hal senada juga diutarakan oleh Bapak Afdal, bahwa kita tidak mengalami situasi krisis, karena situasinya terkendali dan semua berjalan dengan mekanisme yang dicapai, seperti perkuliahan berjalan lancar :

“Kalau dalam situasi krisis kami tidak mengalami krisis, karena situasinya terkendali semua sesuai dengan mekanisme yang dicapai. Seperti perkuliahan berjalan dengan lancar”.³⁴

Dari berbagai pernyataan diatas peneliti dapat menarik kesimpulan bahwa, dalam keadaann krisis koalisi dominan dalam memberikan instruksi biasa saja, karena masing-masing orang punya fungsi dan tugas masing-masing. Selain itu pengambilan keputusan tetap berdasarkan keputusan bersama. Dan juga di Universitas Mercubuana Krisis tidak sampai benar-benar krisis, adapun pernyataan dari Bapak Rizki dan Ibu Luna mengatakan bahwa, koalisi dominan memang otoriter ketika ada krisis, karena harus segera diputuskan dan dijalankan.

bapak Afdal makkuraga selaku Sekretaris Bidang Broadcasting 2 Universitas Mercubuana pada tanggal 25 juni 2013 pukul 12.00 WIB – selesai, bertempat di Tata Usaha FIKOM

2. Normal

Kestabilan organisasi juga sangat diperlukan dalam suatu perusahaan atau institusi, begitu juga dalam pengambilan keputusan bawahan harus bisa mengikuti ritme mengambil keputusan agar tidak ada kesenjangan informasi, hal ini dijelaskan oleh Bapak Rektor :

“… Jadi teman-teman harus banyak melihat keluar karena bisa mengikuti ritme cara saya mengambil keputusan, kalau tidak nanti ada kesenjangan informasi.”35

Dalam pengambilan keputusan dalam keadaan normal biasanya dilakukan rutin bisa melalui rapat, dan instruksi juga biasa aja seperti pernyataan Bapak Rektor berikut :

“Kalau normal biasa saja, dengan forum rapat.Dalam pemberian instruksi kedaan normal, itu kan semua hidupnya ada yang sifatnya rutin”.36

Pernyataan yang sama juga di uraikan oleh Pak Dana, pengambilan keputusan bersifat rutin dan ter schedule tetapi tetap melalui rapat, selain itu pimpinan juga me-reminding kepada bawahan, berikut penjelasnnya:

“Eeee… lebih ter schedule, artinya okee..artinya alert-nya lebih jauh-jauh hari dan saya reminding kepada orang-orang di fakultas …kita briefing dan diskusi seminggu setelah itu misalkan. Itu kan sifatnya tidak krusial dan rutin.”37

Bapak Arissetyanto Nugroho selaku Rektor Universitas Mercubuana Jakarta yang dilakukan pada tanggal 16 Juli 2013 pukul 08.00 – Selesai, bertempat Universitas Mercubuana

Keadaan normal keputusan yang diambil ditingkat Rapim dan terlebih lagi instruksi yang diberikan lebih santai, Pernyataan Pak Arrisetyanto dan Pak Dana didukung oleh Pak Kholil sebagai berikut :

“Eeee..kalau keadaan normal itu diambil keputusannya ditingkat rapim, Pemberian instruksinya lebih santai.”38

Pak Mulyana mengatakan, bahwa dalam keadaan situasi normal pengambilan keputusan dan isntruksi Enjoy saja dalam pengambilan keputusan, tergantung dari masing-masing bawahan yang menyikapi, dan pernyataan yang sama diungkapkan oleh Bapak Afdal Bahwa dalam pengambilan keputusan dalam situasi normal ya normal saja.

Dari pernyataan, Bapak Arissetyanto, Pak Dana, Pak Mulyana, Pak Afdal dan Pak Kholil, dalam situasi normal keputusan yang diambil biasa saja tetap yang bekerja bawahannya . didukung oleh pernyataan Bu Luna sebagai berikut :

“Kalau keadaan normal biasa saja,biasanya semua kan yang bekerja yang diujung-ujungnya.”³⁹

Adapun dalam pengambilan keputusan kecendrungan tegas, tetapi ketegasannya cendrung berhati-hati berhati-hati karena berusaha mengumpulkan informasi sebanyak-banyaknya, berikut penjelasannya dari Ibu Yuli:

“Kadang ketegasan yang melihat ketegasan yang melihat orang, kalau ibu tidak tahu si suaranya dibicarakan termasuk orang yang tegas, tapi ketegasan ibu tadi cenderung berhati-hati. Karena ibu berusaha mengumpulkan informasi sebanyak-banyaknya tapi pada saat ibu sudah

Ibu Luna Haningsih selaku Sekretaris Program Studi Manajemen S-1 universitas Mercubuana pada tanggal 28 juni 2013 pukul 13.46 – selesai bertempat di Tata Usaha Fakultas Ekonomi

mengumpulkan informasi banyak dan sudah cukup memang kecenderungan tegas. “⁴⁰

Hal yang berbeda disampaikan oleh Bapak Rizki, bahwa situasi normal pengambilan keputusan mungkin bisa dikasih ke bawahannya ataupun mencari alternative, berikut penjelasnnya :

“Situasi normal mungkin bisa dikasih ke kita untuk pengambilan keputusan, atau mungkin dia minta masukan dari kita juga atau cari alternatiflah.⁴¹

Dari berbagai pernayataan diatas peneliti dapat mengambil keputusan bahwa, dalam keadaan normal keputusan biasanya diambil ditingkat rapat dan semua berjalan normal seperti biasa saja, instruksi juga santai.

Dalam dokumen BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN. Perguruan Taman Siswa, Pematang Siantar, Sumatera Utara, pada tanggal 10 (Halaman 23-33)