KEHABISAN PERSEDIAAN TIDAK DIKETAHU
BAB 3: FORMULA LAIN DALAM SISTEM PERMINTAAN INDEPENDEN
A. ECONOMIC ORDER INTERVAL (EOI)
Sejaman dengan pengembangan perhitungan kebutuhan barang dengan konsep EOQ, berkembang pula konsep-konsep lain. Konsep-konsep itu antara lain ialah formula berdasarkan perencanaan berkala atau economic order interval (EOI), metoda persediaan minimum-maksimum, economic production quantity (EPQ), runout time (ROT), dan aggregate runout time (AROT). Sama dengan konsep EOQ, perencanaan berkala atau EOI, sesuai dengan namanya, ialah perencanaan dan perhitungan kebutuhan barang yang dilakukan secara berkala tetap, misalnya setiap bulan, setiap tiga bulan, setiap enam bulan, dan sebagainya. Sedangkan konsep persediaan min-maks, seperti nanti akan dijelaskan di belakang, berdasarkan suatu perhitungan lain.
Salah satu jenis formula yang digunakan dalam perencanaan berkala untuk menghitung kebutuhan barang sekaligus juga untuk menghitung jumlah pemesanan kembali, adalah sebagai berikut.
Q = C ( P + T + R ) - ( S + O )
di mana :
Q = Quantity, adalah jumlah yang harus dipesan (dalam satuan barang)
C = Consumption, yaitu pemakaian rata-rata per bulan (dalam satuan barang), dihitung dari rata-rata selama setahun terakhir.
P = Periode, adalah periode antara perhitungan (dalam bulan), yang dapat dihitung
dengan menggunakan rumus EOQ (frekuensi) atau dapat ditentukan secara khusus.
T = Total Elapsed Time, atau lead time pembelian (dalam bulan)
R = Reserve, atau safety stock (dalam
bulan), dapat dihitung dengan metode tertentu.
S = Stock on hand, atau jumlah yang tersedia di gudang (dalam satuan
barang)
O = On order, atau jumlah yang sedang dipesan (dalam satuan barang)
Rumus tersebut terdiri dari 2 bagian besar, yang pertama ialah (P+T+R) sedangkan bagian kedua adalah (S+O). Bagian pertama menunjukkan kebutuhan yang akan datang dan yang kedua menunjukkan persediaan pada saat ini. Jadi Q atau kebutuhan yang perlu dipesan adalah selisih kebutuhan yang akan datang dikurangi dengan persediaan saat ini. Secara lebih jelas, setiap komponen perhitungan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut ini.
1. Consumption (C)
Ini adalah kebutuhan rata-rata per bulan, yang umumnya dapat dihitung dari kebutuhan satu tahun terakhir dibagi dengan 12. Perlu dijelaskan bahwa ini adalah kebutuhan rutin, bukan kebutuhan ekstra. Dengan cara perhitungan di atas, agaknya sekaligus diasumsikan bahwa kebutuhan rata-rata per bulan yang akan datang sama dengan kebutuhan rata-rata per bulan pada tahun yang lalu.
2. Period (P)
Period adalah waktu antara setiap perhitungan kebutuhan atau pemesanan kembali. Beberapa perusahaan, berdasarkan pengalaman membuat perhitungan ini secara mudah atau dengan pembulatan. Misalnya untuk barang yang pemakaiannya cepat (fast moving items), perhitungan dilakukan perbulan sekali, jadi P = 1; untuk barang yang pemakaiannya lambat (slow moving items), perhitungan dilakukan setiap tahun, jadi P=12; dan sebagainya. Namun perusahaan yang ingin lebih akurat, dapat menggunakan rumus EOQ frekuensi.
3. Total Elapsed Time (T)
Total elapsed time atau disebut juga lead time, adalah waktu yang dibutuhan untuk memesan barang, dari sejak perhitungan jumlah kebutuhan sampai barang itu tiba di gudang pembeli, siap untuk digunakan. Waktu ini termasuk permintaan penawaran atau tender,
analisis tender, pembuatan surat pesanan, pembuatan barang, pengapalan,
pembongkaran, dan sebagainya. Perlu diperhatikan, apabila T makin besar, maka Q juga makin besar.
4. Reserve (R)
Reserve stock atau safety stock atau persediaan pengaman adalah persediaan ekstra yang perlu ditambah untuk menjaga sewaktu-waktu ada tambahan kebutuhan atau keterlambatan kedatangan barang. Cara perhitungan yang teliti adalah seperti telah dijelaskan di bab terdahulu. Dengan demikian, formula tersebut sudah memperhitungkan persediaan pengaman.
5. Stock on Hand (S)
Ini adalah jumlah persediaan yang ada di gudang, yang dapat digunakan, yang dinyatakan dalam satuan barang. Perlu diperhatikan bahwa satuan P, T, dan R adalah bulan, sedangkan satuan S dan O adalah satuan barang. Satuan C adalah satuan/bulan.
6. On Order (O)
Kadang-kadang istilah on order disebut juga stock on order, karena barang yang sudah dipesan sudah dapat diperhitungkan juga sebagai persediaan yang belum datang. Hal ini dari perhitungan formula memang benar, tetapi tetap perlu diingat waktu kedatangan barang harus sedemikian rupa, sehingga jangan sampai S menjadi nol.
Rumus di atas akan lebih jelas penggunaannya dengan contoh perhitungan sebagai berikut.
Misalkan :
Pemakaian barang X selama setahun terakhir adalah : 120 buah, Waktu pemesanan rata-rata : 6 bulan,
Setiap 4 bulan sekali dilakukan perhitungan mengenai pemesanan, artinya berapa yang dibutuhkan dan perlu dipesan,
Sekarang ini yang tersedia di gudang masih : 50 buah, dan
Yang sedang dipesan tidak ada.
Sedangkan telah ditetapkan bahwa persediaan pengaman adalah 2 bulan pemakaian,
maka perhitungannya adalah : C = 10 T = 6 R = 2 P = 4 S = 50 O = 0 sehingga : Q = C ( P + T + R ) - ( S + O ) = 10 ( 4 + 6 + 2 ) - ( 50 + 0 ) = ( 10 x 12 ) - 50 = 70 buah
Jadi jumlah barang yang perlu dipesan adalah 70 buah. Namun perhitungan tidak berhenti sampai di situ. Penghitung yang jeli akan melihat bahwa persediaan sekarang (S) tinggal 50 yang berarti hanya cukup untuk 5 bulan saja (S : C), dan tidak ada yang sedang dipesan, sedangkan pemesanan baru sebanyak 70 buah tersebut baru datang enam bulan kemudian (T). Jadi akan ada kekosongan persediaan selama 1 bulan. Oleh karena itu, di samping ditetapkan dipesan 70 buah, perlu ada usaha ekstra lain untuk menghindari kekosongan tersebut. Usaha ekstra tersebut misalnya meminta pemasok untuk sekurang-kurangnya mengirim 10 buah dahulu selambat-lambatnya 5 bulan dengan pengiriman ekstra (misalnya dengan kapal terbang).
Untuk analisis lebih lanjut, bagaimana perhitungan dalam dua kali perhitungan yang akan datang, yaitu 4 bulan kemudian (Q1) dan 4 bulan kemudian lagi (Q2) ? Untuk perhitungan ini, diasumsikan bahwa komponen C, P, T, dan R adalah tetap sama.
Untuk menghitung Q1, S = 50 – (4x10) dan O = 70 Q1 = 10 (4+6+2) – (10+70) = 120-80
Untuk menghitung Q2, S = 10 + 70 – (4x10) dan O = 40 Q2 = 10(4+6+2) – (40+40)
= 120-80 = 40 buah
Kalau diteruskan ke Q3,Q4 dan seterusnya dengan asumsi bahwa C, P, T, R tetap sama maka akan selalu menghasilkan angka 40. Apa artinya angka-angka tersebut ? Dalam perhitungan pertama, Q=70 karena di dalamnya telah terhitung tambahan jumlah untuk persediaan pengaman, dan karena sesudah itu persediaan pengaman tidak digunakan (C=tetap 10), maka jumlah setiap kali kebutuhan, tetap 40 buah.
Kalau misalkan pada masa antara Q dan Q1 persediaan pengaman digunakan karena ada peningkatan penggunaan barang (misalnya C=12), maka perhitungan Q1 akan bertambah karena akan memperhitungkan koreksi tambahan untuk persediaan pengaman. Perhitungannya adalah sebagai berikut.
Q1 = 12(4+6+2) – (10+70) = 144-80
= 64 buah
Perhitungan selanjutnya untukk Q2, Q3, dan seterusnya apabila C tetap 12 buah, akan selalu menghasilkan angka 48 dan seterusnya.