BAGIAN III MANUFACTURING RESOURCE PLANNING (MRP II)
BAB 8: KONSEP SISTEM MANUFACTURING RESOURCE PLANNING (MRP II)
H. HASIL DARI APLIKASI MRP
Pertanyaan yang patut diajukan setiap kali membicarakan suatu model atau metoda atau alat manajemen baru adalah apa yang dihasilkan dari penggunaan metoda tersebut. Hal ini juga berlaku untuk pengguna MRP II, yaitu hasil apakah yang dapat diharapkan dari padanya ? Hasil yang dapat diharapkan dari penggunaan metoda MRP II secara singkat dapat dirumuskan dengan satu kata yaitu PRODUKTIVITAS. Secara singkat pula, kata produktivitas tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut.
• Mengurangi persediaan barang.
• Memperbaiki pelayanan pelanggan.
• Memperbaiki produktivitas pekerja langsung.
• Mengurangi biaya pembelian.
• Mengurangi biaya angkutan.
• Mengurangi tinggal guna.
• Mengurangi lembur.
• Memiliki pedoman kuantitatif untuk melakukan bisnis.
• Memiliki akuntabilitas di seluruh organisasi.
1. Mengurangi Persediaan Barang.
Penggunaan MRP memungkinkan material disediakan pada waktunya sehingga di satu pihak menjamin penyediaan barang manakala diperlukan dan sekaligus menjaga tiadanya kelebihan barang. MRP merupakan juga alat untuk pengendalian persediaan barang. Perlu
diingat bahwa biaya penyediaan barang sangatlah mahal, sekitar 20%-40% per tahun dari
nilai barang. Hasil tipikal dari penggunaan MRP II adalah pengurangan sekitar 25%-33% dari biaya penyediaan barang tersebut.
2. Memperbaiki Pelayanan Pelanggan.
MRP II tidak hanya merupakan metoda perencanaan untuk bisnis, produksi, sumber daya, kebutuhan material, kebutuhan kapasitas, dan sebagainya, tetapi juga perencanaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sesuai dengan pesanan dan kehendak mereka. Oleh karena itu, sukses pelaksanaan MRP II merupakan pula peningkatan dan perbaikan pelayanan pada para pelanggan.
3. Memperbaiki Produktivitas Pekerja Langsung.
Penerapan MRP II secara baik akan mengurangi atau menghilangkan waktu tunggu karena keterlambatan barang atau kerusakan mesin, mengurangi waktu antrean, mempercepat waktu pembuatan barang, mempercepat waktu penyiapan, dan sebagainya. Dengan demikian produktivitas pekerja akan naik dengan sendirinya. Kenaikan produktivitas sebesar 5%-10% merupakan hal biasa, dan bahkan kenaikan sebesar 40% bukan merupakan hal yang mengherankan.
4. Mengurangi Biaya Pembelian.
Untuk menunjang MRP II, pembelian tidak dapat dilakukan seperti biasa tetapi haruslah atas dasar pembelian tanpa penyimpanan. Ini dapat dilakukan misalnya dengan blanket order, perjanjian jangka panjang, dengan pembelian-tepat-waktu, dan sebagainya. Dalam sistem pembelian tersebut, jadwal kebutuhan barang per bulan, per minggu, per hari, bahkan per jam diberitahukan kepada pemasok untuk penjadwalan pengiriman barang. Dengan cara ini biaya pembelian barang dapat dikurangi.
5. Mengurangi Biaya Angkutan.
Dengan perencanaan dan penjadwalan yang baik, akurat, terus menerus diawasi dan dikomunikasikan dengan pemasok barang, pengiriman dapat dilakukan secara terencana dengan alat dan biaya angkutan seoptimal mungkin. Dengan demikian, pengangkutan secara darurat atau mendesak, dengan udara atau cara angkutan lain yang lebih mahal dapat dikurangi bahkan dicegah. Di sinilah letak kemampuan MRP II dalam mengurangi biaya angkutan.
6. Mengurangi Tinggal Guna.
Sumber tinggal guna (obsolescence) adalah ketiadaan pengendalian atas perubahan rekayasa. Perubahan rekayasa haruslah merupakan bagian dari perencanaan produksi, bukan sesuatu yang datang tiba-tiba dan merupakan keterpaksaan yang harus dijalankan. Dengan demikian, penyediaan barang, komponen, atau suku cadang juga direncanakan dengan perubahan rekayasa ini sedemikian rupa sehingga tidak ada barang, komponen, atau suku cadang yang menjadi surplus karena perubahan rekayasa atau perubahan desain.
7. Mengurangi Kerja Lembur.
MRP II adalah suatu perencanaan formal yang memperhitungkan apa yang akan terjadi di kemudian hari, bukan perencanaan informal yang baru melakukan perbaikan sesudah kejadian. Ini akan mengurangi penambahan jam kerja yang tidak diperhitungkan, yaitu kerja lembur. Kerja lembur bukan saja menambah biaya karena biaya lembur, tetapi juga menambah biaya karena mengurangi produktivitas. Pengalaman menunjukkan, bahwa pekerja yang terpaksa kerja lembur secara berlebihan, akan menurun produktivitasnya karena kelelahan. Perusahaan manufaktur yang biasanya bekerja atas dasar tiga shift dan tujuh hari dalam satu minggu, yang berarti kerja lembur dua hari, setelah menggunakan perencanaan yang baik mengenai kebutuhan material dan kapasitas, mampu merubah jam kerjanya menjadi tiga shift dan lima hari kerja dalam satu minggu.
8. Memiliki Pedoman Kuantitatif untuk Melakukan Bisnis.
MRP II penuh dengan metoda perencanaan dengan angka, sehingga semuanya dilakukan secara kuantitatif dan saling berhubungan. Perencanaan penjualan, perencanaan produksi, perencanaan kebutuhan material, perencanaan kebutuhkan kapasitas, perencanaan kebutuhan anggaran dan sumber daya lainnya merupakan suatu kesatuan yang saling terkait, bukan perencanaan yang lepas satu sama lain. Dengan adanya data dan pedoman kuantitatif, semuanya dapat dihitung, efisiensi dan efektivitas dapat dihitung. Kemajuan proses, usaha meningkatkan efisiensi, usaha mengurangi biaya, dan sebagainya dapat dihitung secara kuantitatif.
9. Memungkinkan Akuntabilitas di Seluruh Organisasi.
Akuntabilitas sangat berhubungan dengan pengukuran kinerja. Apabila pengukuran kinerja dapat dilakukan dengan baik maka akuntabilitas dapat ditegakkan. Dalam suatu proses manufaktur misalnya, akuntabilitas para pekerja tidak dapat dilakukan apabila mereka tidak dapat bekerja dengan penuh karena menunggu kedatangan barang, demikian juga akuntabilitas para operator mesin tidak dapat diterapkan karena penjadwalan dan perencanaan tidak ada atau tidak berlaku, dan sebagainya. MRP II memberikan perencanaan, penjadwalan, peralatan yang memadai dan lengkap untuk itu semua, sehingga pengukuran dapat dilakukan dan akuntabilitas dapat diterapkan.
10. Meningkatkan Mutu Hidup.
Bekerja dengan tujuan dan perencanaan yang mantap, dengan penjadwalan yang baik, dengan sumber daya yang sesuai, dengan hasil yang memuaskan, merupakan kebahagiaan tersendiri bagi para manajer dan pekerja yang terlibat. Kepuasan dalam melaksanakan pekerjaan, akan mempererat kerja sama antara sesama pekerja, antara atasan dan bawahan, dan pada gilirannya akan memberikan rasa kepuasan atas pencapaian sesuatu, memberikan kebahagiaan, dan meningkatkan kesejahteraan rohani. Ini semua akan meningkatkan mutu hidup semua tenaga kerja yang terlibat.