BAGIAN IV ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
BAB 11: KONSEP SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
D. SERBA-SERBI IMPLEMENTASI SISTEM ERP
Pentingnya penggunaan sistem ERP dapat dilihat dari kegunaan sistem tersebut untuk perusahaan. Seperti telah disinggung secara implisit di depan, sistem informasi yang terpadu akan mengarah pada peningkatkan efisiensi proses bisnis dalam arti bahwa biaya akan lebih rendah dibandingkan dengan penggunaan sistem informasi yang tidak terintegrasi.
1. Keuntungan ERP
Beberapa keuntungan penggunaan sistem ERP dalam perusahaan antara lain dapat disebutkan sebagai berikut.
• ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.
• ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang
tadinya berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.
• ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan
kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem komputer yang terpisah.
• ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar
memonitor saja. Dengan ERP, manajemen tidak hanya mampu untuk menjawab pertanyaan ’Bagaimana keadaan kita ?’ tetapi lebih-lebih mampu menjawab pertanyaan ’Apa yang kita kerjakan untuk menjadi lebih baik ?’
• ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan
kemampuan memadukannya.
2. Biaya ERP
Kalau suatu perusahaan akan mengimplementasikan sistem ERP, biaya apa saja yang diperlukan ? Untuk menjawab pertanyaan ini, di bawah ini diberikan beberapa hal yang memerlukan pembiayaan.
• Pembelian perangkat lunak ERP, yang tergantung dari pemasok yang dipilih dan besarnya modul yang digunakan, sesuai dengan besarnya perusahaan.
• Pembelian perangkat keras baru, yang mampu mengerjakan perangkat lunak ERP yang cukup kompleks.
• Biaya untuk konsultan dan analis.
• Biaya dari waktu yang digunakan untuk implementasi, yang merupakan sedikit interupsi dan gangguan dalam proses bisnis.
• Biaya pendidikan dan pelatihan, baik dalam bentuk uang maupun dalam bentuk waktu.
Sebagai gambaran, biaya perangkat lunak untuk sistem ERP dapat berkisar antara US$ 30.000 untuk paket komputer mikro sampai beberapa juga dolar untuk paket komputer
mainframe. Untuk pedoman umum, untuk perusahaan manufaktur kecil, biaya perangkat lunak ini berkisar antara US$ 50.000 dan US$ 200.000. Penggunaan perangkat keras tergantung dari jenis perangkat lunak yang digunakan. Perangkat keras mungkin perlu ditingkatkan atau diganti. Sebagai gambaran umum, perusahaan manufaktur kecil atau menengah yang sudah menggunakan komputer mikro dan LAN, hanya memerlukan tambahan perangkat lunak yang relatif sedikit.
3. Pengembalian Investasi ERP
Keuntungan penggunaan sistem ERP sering kali sulit untuk mengukur secara kuantitatif karena 1) kadang-kadang ERP meningkatkan pendapatan dan mengurangi biaya namun secara tidak kelihatan sehingga sulit untuk diukur, dan 2) kadang-kadang perubahan dan keuntungan terjadi dalam jangka waktu yang cukup lama, sehingga sulit untuk dilacak kembali. Namun hal-hal sebagai berikut dapat disampaikan sebagai faktor yang mempengaruhi pengembalian investasi yang ditanamkan untuk penggunaan ERP.
• Karena ERP mengurangi bahkan mungkin menghilangkan usaha percuma dan
duplikasi data, maka akan ada penghematan dalam biaya operasi. Salah satu studi menunjukkan bahwa 33% perusahaan memperoleh penghematan biaya dalam manajemen pesanan penjualan, dan 34% mengatakan bahwa sistem ERP mereka sangat mengurangi kebutuhan jumlah karyawan.
• Karena sistem ERP dapat membantu arus barang dan jasa dengan lebih cepat, lebih
banyak penjualan dapat diciptakan untuk setiap bulan.
• Beberapa perusahaan yang tidak menggunakan sistem ERP kadang-kadang
terpaksa ditutup karena tidak mampu bersaing dengan perusahaan yang menggunakan ERP. Pertanyaan yang cukup sulit dijawab ialah bagaimana mengukur keuntungan keuangan ini agar dapat perusahaan dapat tetap hidup. • Pelaksanaan sistem ERP yang lancar akan menghilangkan frustasi di kalangan
pemasok, pegawai sendiri, pelanggan, dan distributor, di mana keuntungan ini sulit dihitung secara kuantitatif.
• Karena penghematan biaya dan penambahan pendapatan terjadi dalam waktu
yang lama, maka sulit juga untuk menghitung berapa nilai uang yang didapat sebagai akibat investasi ERP untuk pertama kalinya.
• Karena implementasi ERP memerlukan waktu, dan sementara itu mungkin ada
faktor lain dalam bisnis yang mempengaruhi keuntungan dan biaya perusahaan, maka sulit untuk mengisolasi pengaruh yang hanya diakibatkan oleh implementasi ERP.
4. Waktu Pengembalian Investasi ERP
Pengembalian investasi biasanya dapat dihitung dengan perhitungan return on investment
proyek tersebut. Untuk kasus implementasi ERP perhitungan ini tidak mudah karena sering kali keuntungan yang didapat tidak dapat dihitung secara kuantitatif dan berbagai sebab seperti telah disebutkan di atas. Namun beberapa perusahaan toh mencoba menghitung ROI ini. Misalnya Pitney Bowes, perusahaan pembuat mesin fax dan fotokopi, mengatakan bahwa pengembalian investasi ERP didapat hampir secara langsung, berupa pengurangan biaya operasi total sebesar 28%, kenaikan penjualan sebesar 4% (dari $ 4 miliar per tahun), dan peningkatan akurasi agen penjualan sebesar 41% yang berarti meningkatkan kepuasan pelanggan.
Toro, pedagang besar dari pabrik pemotong rumput, mengaku memperoleh keuntungan dari implementasi ERP dalam jangka panjang. Toro menghabiskan biaya US$ 25 juta untuk sistem ERP selama 4 tahun. Semula, sulit menghitung berapa ROI yang diperoleh. Kemudian dengan tambahnya jumlah pelanggan, maka lebih mudah untuk menghitung ROI ini. Misalnya, diperoleh penghematan sebesar US$ 10 juta dalam bentuk pengurangan persediaan barang, sebagai hasil dari perbaikan pengelolaan persediaan, pergudangan, dan metoda distribusi.
Namun ada juga, misalnya Fox Meyer, yang mengalami bangkrut gara-gara mengimplementasikan ERP ini. Tentu ada sebab-sebab tertentu yang menyebabkan kegagalan implementasi ini.
5. Mengapa beberapa implementasi ERP mengalami kegagalan ?
Seperti telah disinggung di depan, tidak semua perusahaan yang mengimplementasikan sistem ERP berhasil secara mulus dan segera mendapatkan ROI yang tinggi. Hal ini perlu dimengerti dalam perspektif tertentu, karena semua aplikasi sistem baru yang didukung dengan perangkat lunak, selalu menghadapi kesulitan dalam implementasi, khususnya dalam bentuk kelambatan, melampaui anggaran, dan problema kinerja. Namun dari pengalaman banyak perusahaan, kiranya perlu diperhatikan bahwa kegagalan atau kelambatan keberhasilan implementasi ERP umumnya disebabkan oleh faktor manusia, bukan oleh kerusakan mesin atau kekurangan perangkat lunak. Beberapa sebab sebagai berikut banyak ditemui dalam implementasi ERP yang menyebabkan kegagalan tersebut.
• Beberapa eksekutif secara buta berharap bahwa perangkat lunak dan sistem baru
dapat memecahkan kesulitan fundamental bisnis, yang sebetulnya tidak akan dapat dipecahkan oleh perangkat lunak apapun.
• Beberapa eksekutif dan manajer teknologi informasi kurang komit dan kurang menyisihkan waktu untuk melakukan analisis yang cukup pada waktu tahap perencanaan dan implementasi.
• Beberapa eksekutif dan manajer teknologi informasi kurang memperhatikan
mengenai pendidikan dan pelatihan karyawan.
Bandingkan hal tersebut dengan pengalaman kegagalan implementasi ERP yang dialami ole Manco Group di bab belakang.