Profesor Riset merupakan pengakuan, kepercayaan,
5. P ENGEL OLAAN ARSIP
Arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-negara atau swasta, dalam membentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan lembaga tersebut.
Kegiatan pengelolaan arsip terdiri dari: Azaz penataan arsip, System penataan arsip, Prosedur penataan arsip, Peralatan dalam penataan arsip, Peminjaman arsip, Penyusunan arsip, dan Pemeliharaan arsip.
Adapun capaian atas indikator kinerja persentase pengelolaan administrasi dan ketatausahaan Balitbang KP yang sesuai ketentuan dideskripsikan di bawah ini.
Tabel : C AP AIA N IND I KA TO R KI N ERJ A U T AM A S E K RE T ARI A T B A LI TB A NG KP
INDIKATOR KINERJA UTAMA 2016
T R %
Persentase pengelolaan administrasi dan ketatausahaan
Balitbang KP yang sesuai ketentuan 95 95 100,0 Baik (Capaian >=100%)
Hati-Hati (Capaian 80% <= - <100%) Buruk Capaian <80%
Belum ada capaian
Berdasarkan tabel 3.xxx diatas menunjukan bahwa capaian atas indikator kinerja persentase pengelolaan administrasi dan ketatausahaan Balitbang KP yang sesuai ketentuan sudah memenuhi target yaitu sebesar 100%.
persentase pengelolaan administrasi dan ketatausahaan Balitbang KP yang sesuai ketentuan dengan parameter yang digunakan meliputi :
1. Adanya standar operasional prosedur (SOP) yang baku dalam pengelolaan surat (surat masuk dan/atau surat keluar);
2. Penggunaan sistem informasi persuratan yang berbasis IT, berupa aplikasi SIPAR yang dapat mendokumentasikan surat masuk dan/atau surat keluar;
3. Semenjak Juli 2016 sudah diterapkan penggunaan aplikasi disposisi elektronik (DISTRO) untuk pengelolaan surat masuk Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Kelautan dan Perikanan beserta disposisinya, yang memudahkan pelacakan surat/disposisi dan memperkecil resiko kehilangan dokumen; dan
4. Pengelolaan arsip didukung 2 orang arsiparis yang memahami tugas dan fungsinya.
Gambar 3.8. S IS T EM IN FO RM ASI D I SP OSI SI EL E K TR ON I K
B AD A N P E NE L IT IA N D AN P EN G EMB A N GAN K E LAU TA N D A N P E RI KA NA N
Di dalam pelaksanaan pengelolaan administrasi dan ketatausahaan Balitbang KP yang sesuai ketentuan dapat terlihat proses pengelolaan persuratan per-bulan sebagai berikut :
-100 0 100 200 300 400 500
S. Masuk S. Keluar S. Tugas S. Perintah Pengiriman S.
JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGT SEPT OKT NOV DES
Grafik 3.4. J U MLAH P ENGEL OL AAN SU RAT/D OKUM EN ADMI NIS TRAS I KETATAUS AH AAN BAD AN PENELI TIAN DAN P ENGEM BANGAN KEL AU TAN DAN
paling banyak ada pada jumlah surat masuk yang setiap bulannya rata-rata sebanyak >350 - 400 surat/dokumen, diikuti jumlah surat keluar, surat tugas, surat perintah dan pengiriman surat yang setiap bulannya antara >80 - 150 kali pengiriman surat/dokumen.
IKU ke -23 : JUM LAH SARANA D AN PRAS ARANA, SERTA KELEM BAGAAN LITBANG KP YANG D ITI NGKATKAN KAP ASI STAS NYA
Sekretariat Badan Penelitian dan Pengembangan Kelautan dan Perikanan sebagai salah satu unit eselon II yang mendukung kinerja Badan Penelitian dan Pengembangan Kelautan dan Perikanan yang mempunyai tugas dan fungsi sebagai peningkatan dukungan manajemen dan pelaksanaan tugas teknis lainnya Badan Penelitian dan Pengembangan Kelautan dan Perikanan. Guna menunjang program tersebut perlu dilakukan penguatan dukungan sarana dan prasarana berupa penambahan alat pengolah data baik peralatan portable maupun yang bersifat mobile.
Dalam proses pelaksanaan pengadaan peralatan pengolah data tersebut dilakukan sesuai dengan acuan pada prinsip-prinsip tata kelola pemerintah yang baik (good governance) dan dalam rangka mendukung visi dan misi Kementerian Kelautan dan Perikanan, bahwa semua instnasi pemerintah dan khususnya Sekretariat Badan Penelitian dan Pengembangan Kelautan dan Perikanan agar mengelola dan memanfaatkan aset dengan sebaik-baiknya.
Beberapa alat pengolah data yang ada pada beberapa bagian lingkup sekretariat Badan Penelitian dan Pengembangan Kelautan dan Perikanan, seperti Bagian Program dan Kerjasama, Bagian Hukum dan Kepegawaian, dan Bagian Data, Informasi dan Monitoring dan Evaluasi sudah tidak memadai lagi dan sudah tidak dapat digunakan secara efektif karena kondisinya sudah rusak. Untuk itu sangat perlu dilakukan peremajaan pengadaan alat pengolah data untuk mengganti peralatan pengolah data yang sudah tidak dapat dipakai atau dalam keadaan rusak untuk menunjang kinerja yang semakin cepat dan fleksibilitas.
Adapun capaian atas indikator kinerja jumlah sarana dan prasarana, serta kelembagaan Litbang KP yang ditingkatkan
Tabel : C AP AIA N IND I KA TO R KI N ERJ A U T AM A S E K RE T ARI A T B A LI TB A NG KP
INDIKATOR KINERJA UTAMA 2016
T R %
Jumlah sarana dan prasarana, serta kelembagaan
litbang KP yang ditingkatkan kapasistasnya 1 1 100,0 Baik (Capaian >=100%)
Hati-Hati (Capaian 80% <= - <100%) Buruk Capaian <80%
Belum ada capaian
Berdasarkan tabel 3.xxx diatas menunjukan bahwa capaian atas indikator kinerja jumlah sarana dan prasarana, serta kelembagaan Litbang KP yang ditingkatkan kapasitasnya sudah memenuhi target yaitu sebesar 100%. Beberapa faktor penyebab keberhasilan indikator jumlah sarana dan prasarana, serta kelembagaan Litbang KP yang ditingkatkan kapasitasnya adalah :
1. Pengadaan barang dan jasa sudah melalui LPSE dan e-Catalog yang bersifat on-line;
2. Pelaksanaan pengadaan alat pengolah data dilaksanakan tepat waktu;
3. Spesifikasi dan ketersedian alat pengolah data yang dibutuhkan mudah didapatkan dipasaran;
4. Pengadaan alat pengolah data tersedia ready di pasar indonesia dan tidak ada yang indent di luar negeri;
5. Sumber daya manusia pelaksanaan pengadaan barang dan jasa memiliki integritas serta kompetensi secara profesional dalam kegiatan pengadaan barang dan jasa.
Alat pengolah data yang telah selesai pengadaannya untuk mendukung tugas dan fungsi Sekretariat Badan Penelitian dan Pengembangan Kelautan dan Perikanan tahun 2016, berupa :
1. Notebook Merk LENOVO Idea Centre AIO70048ID ALL - In One 5 Unit;
2. ASUS Zenbook UX303UB - R4009T - Icicle Gold 4 Unit;
3. Epson Printer L655 3 Unit;
4. Epson Printer L1300 1 Unit;
5. Nikon Coolpix AW130 - Camouflage 1 Unit;
6. Fujitsu ScanSnap S1300i 1 Unit.
Pengadaan alat pengolah data pada tahun 2016 yaitu sebesar Rp. 164.727.000,- (Seratus enam puluh empat juta tujuh ratus dua
Nomor BAST/234/PPBJ/BALITBANGKP.0/PL.410/IX/2016 tanggal 8 September 2016.
Gambar 3.9. AL AT PENGOL AH DATA SEKRETARIAT BADAN PENELI TIAN DAN P ENGEM BANGAN KEL AU TAN DAN P ERI KANAN, 2016