A. Control Environment
Direktorat keuangan dapat menerapkan sistem COSO, khususnya yang berkaitan dengan komponen lingkungan pengendalian yang sesuai dan harus membantu manajemen penagihan piutang memahami peran yang diberikan dengan tingkatan pengendalian serta jenis pengendalian entitas yang harus ditangani dalam desain pengendalian internal yang efektif terhadap pelaporan penagihan.
Suatu integritas dan nilai-nilai etika, dikembangkan dan menetapkan standar dan menghasilkan perilaku untuk pelaporan keuangan dalam penagihan piutang. Integritas dan nilai etika yang terdapat dalam subdit akuntansi ialah kode etik sebagai perilaku dalam melakukan pencatatan dan penagihan yang menyertakan bukti penjualan jasa pengiriman barang.
Kemungkinan risiko yang terjadi mengenai siklus pendapatan pada integritas dan nilai-nilai etika bagian dalam perusahaan adalah tindakan kesalahan penagihan. Kurangnya integritas dan nilai etika dari karyawan merupakan dasar dari tindakan kesalahan penagihan itu terjadi. Karyawan tidak menggunakan informasi dengan benar terhadap data pelanggan yang sudah diberikan. Oleh karena itu perusahaan dapat mengendalikan resiko integritas kinerja yang lemah dengan memisahkan tugas penagihan dan fungsi pengiriman.
Penting bagi dewan direksi untuk memahami dan melatih tanggung jawab pengawasan yang terkait dengan pelaporan penagihan, terutama dalam siklus pendapatan jasa dan pengendalian internal terkait. Direktorat
keuangan harus sadar tentang kualitas jasa dan jumlah unit kendaraan (spare part), untuk memonitor risiko yang mungkin terjadi dalam kegiatan penyewaan dan pengiriman barang bersama dengan satuan pengawas intern. Pada perusahaan umum DAMRI, dewan direksi sangat menyadari tentang tanggung jawab mereka dalam melaksanakan penagihan kas pada pelanggan atas penggunaan jasa angkutan DAMRI sesuai dengan siklus akuntansi pendapatan jasa. Struktur organisasi perusahaan mendukung pengendalian internal yang efektif terhadap pelaporan keuangan penagihan piutang yang terdiri dari:
a) Pertanggung jawaban yang menetapkan manajemen direktorat usaha pelayanan jasa untuk melaporkan hasil penagihan kepada subdit akuntansi.
b) Mengatur struktur organisasi internal. Manajemen mempertahankan struktur organisasi dengan fasilitas pelaporan yang efektif dan komunikasi tentang pengendalian internal atas pelaporan penagihan piutang kepada direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum. c) Menjaga proses penagihan piutang pada pelanggan. Manajemen
pelaporan menyadari pentingnya menjaga proses untuk verifikasi tujuan informasi yang dilaporkan kepada pelanggan agar pelanggan dapat mengetahui jumlah yang akan di tagihkan oleh perusahaan.
Pengendalian lingkungan untuk proses penagihan memiliki prinsip yang berkaitan dengan penerapan sistem COSO. Prinsip – prinsip tersebut ialah :
1. Prinsip Pengembangan Kode Etik dan Integritas :
Kinerja penagihan piutang pada pelanggan dilakukan berdasarkan kebijakan dan prosedur yang sudah di terapkan oleh perusahaan. Penagihan berjalan secara cepat karena pihak subdit akuntansi berkomitmen untuk mencapai tujuan dengan meningkatkan pendapatan jasa dengan jelas dan sesuai jangka waktu yang telah di sepakati dengan pelanggan.
Integritas penagihan dilakukan oleh para petugas subdit usaha dan pelayanan jasa sebagai tanggung jawab yang telah mereka lakukan, karena itu merupakan suatu konsep yang merujuk pada konsistensi penagihan dengan kode etik yang baik agar pelanggan tidak merasa kecewa dengan penggunaan jasa perusahaan baik melalui jasa pengiriman maupun jasa penyewaan angkutan umum.
2. Prinsip Pentingya Pengawasan Dewan Direksi :
Penagihan sangat memerlukan tingkat pengawasan yang tinggi, dimana perusahaan mendapatkan pendapatan jasa melalui hasil dari penjualan jasa sebagai produk yang ditawarkan. Pengawasan dari dewan direksi merupakan tindakan yang baik dan sesuai dengan prosedur yang berjalan sehingga pelanggan harus mengikuti peraturan dan kebijakan penagihan yang sudah ditetapkan.
Dewan direksi melakukan pengawasan kepada subdit akuntansi untuk mengetahui jika penagihan tersebut di catat ke dalam buku besar atau tidak. Penagihan akan di catat ke dalam buku besar jika semua piutang telah tertagi kepada pelanggan karena subdit
akuntansi tidak akan mencatat dan melaporkan kepada dewan direksi apabila seluruh penagihan piutang belum tertagih. Oleh karena itu dewan direksi melakukan pengawasan sebagai bentuk pengendalian yang terstrukur dalam organisasi internal Perusahaan Umum DAMRI.
B. Risk Assessment
Risiko yang mungkin terjadi dalam proses pendokumentasian dan pencatatan transaksi penagihan pada siklus pendapatan jasa adalah : a) Tidak mendapatkan semua tagihan.
b) Kesalahan dalam proses penagihan. c) Pencatatan transaksi yang tidak akurat.
Adanya penetapan tujuan dalam menjalankan proses penagihan yang pendapatan jasa harus memiliki bukti transaksi antara pelanggan dan subdit pelayanan jasa, dengan begitu semua tagihan kepada pelanggan dapat dilakukan dan akan segera di simpan dengan membuatkan bukti penerimaan terlebih dahulu. Bukti penerimaan tersebut dapat digunakan sebagai konfirmasi penegasan atas kesalahan dalam proses penagihan disebabkan oleh pengendalian lingkungan yang tidak tegas dari direktorat keuangan. Perusahaan mencatat semua jenis transaksi penggunaan jasa oleh pelanggan, tetapi tidak menggunakan packing slip atau surat pemberitahuan untuk pengumpulan paket barang yang akan di kirim. Oleh karena itu perusahaan tidak dapat menagih kepada pelanggan yang tidak menerima surat pemberitahuan pada saat melakukan pengiriman barang.
Penilaian resiko proses penagihan meliputi prinsip – prinsip yang mengacu pada penerapan sistem COSO, prinsip – prinsip tersebut ialah : 1. Prinsip Pencapaian Tujuan Pengelolaan Resiko :
Perusahaan harus menggunakan sistem keamanan dan teknologi yang dapat membantu untuk menyimpan seluruh hasil penagihan piutang pada pelanggan. Penggunaan teknologi tersebut mengacu pada data infomasi pelangan yang sudah di simpan dan memiliki jumlah tagihan yang harus di minta. Petugas subdit akuntansi cukup memberikan formulir berupa bukti penagihan atas penggunaan jasa yang telah digunakan kepada petugas subdit usaha pelayanan jasa, sehingga pelanggan dapat mengetahui arah dan tujuan penagihan uang tunai dari hasil peggunaan jasa angkutan umum dan pengiriman barang.
Pengelolaan resiko yang berkaitan dengan tidak dapat tertagihnya piutang terhadap pelanggan dilakukan dengan menggunakan bukti formulir permintaan tersebut, sehingga data penagihan dapat diketahui oleh pelanggan dan subdit pelayanan jasa akan membawa bukti penagihan tersebut kepada subdit akuntansi seceara langsung.
Dengan demikian, perusahaan memiliki langkah – langkah yang kongrit dan tepat dalam membuat dokumen bukti penagihan sebagai acuan dalam mengurangi kegagalan penagihan terhadap pelanggan serta kesalahan pencatatan atas ketidak akruatan data dan informasi jumlah penagihan atas penggunaan jasa penyewaan angkutan umum dan pengiriman barang.
C. Control Activities
Kegiatan aktivitas pengendalian dilakukan pada berbagai tingkat perusahaan untuk mengurangi risiko terhadap pencapaian tujuan pelaporan penagihan pengiriman barang. Pada tingkat yang lebih tinggi, manajemen melakukan tinjauan tingkat atas membandingkan kinerja aktual serta anggaran perkiraan, atas ulasan laporan penagihan kepada pelanggan. Aktivitas pengendalian penagihan piutang memiliki hubungan erat dengan pemantauan terhadap kinerja jasa pengiriman barang dan jasa penyewaan angkutang umum bus pariwisata, karena efektivitas kegiatan pengendalian perusahaan dilakukan oleh direktorat pelayanan jasa melalui bidang operasi.
Tujuan pengendalian aktivitas untuk proses penagihan, memiliki prinsip yang berkaitan dengan penerapan kebijakan perusahaan, yaitu : 1. Prinsip Pengembangan Kontribusi Pencapaian Tujuan :
Pengendalian aktivitas dalam proses penagihan mendapat kontribusi yang penuh dari dewan direksi dan subdit akuntansi. Kontirbusi yang diberikan sangat bermanfaat karena pihak subdit usaha pelayanan jasa memiliki bantuan untuk mendapatkan tagihan pada pelanggan dengan memberikan bukti formulir permintaan dan hasil transaksi kepada subdit usaha pelayanan jasa, untuk kemudian di berikan kepada pelanggan.
Kontribusi tersebut dilakukan atas pencapaian tujuan untuk mendapatkan biaya tagihan yang akan segera direkonsiliasi secara total melalui pemisahan data yang sudah di tagih dengan data yang belum tertagih, pemisahan data ini meliputi dua cara, yaitu (1)
perusahaan mengakses master data yang memiliki jumlah harga dan informasi mengenai pelanggan, (2) subdit akuntansi akan memberikan informasi data tersebut kepada subdit pelayanan jasa melalui sistem pengawasan internal direktorat keuangan.
2. Prinsip Penerapan Teknologi :
Penerapan teknologi merupakan proses pendukung yang memiliki kontribusi penuh terhadap proses penagihan kepada pelanggan. Teknologi membantu subdit usaha pelayanan jasa dengan mengkomunikasikan seluruh petugas melalui e-mail dan pembatasan untuk mengakses data informasi penagihan mengenai pelanggan dengan menggunakan kebijakan yang telah ditetapkan jika yang berhak mengakses data informasi penagihan pelanggan hanya subdit akuntansi dan subdit pelayanan jasa.
Berdasarkan prinsip–prinsip pengendalian aktivitas, kontribusi penerapan teknologi dan komitmen perancangan sistem merupakan hasil kinerja pengendalian internal perusahaan yang mendapatkan hasil penagihan terhadap pelanggan sehingga perusahaan tidak mencatatkan laporan keuangan yang memiliki kekurangan piutang dan perubahan akun piutang yang dapat dikendalikan melalui pemisahan data serta batasan mengakses sebagai bijakan perusahaan dalam mencapai tujuan pengendalian aktivitas.
D. Information and Communication
Tanpa saluran komunikasi formal biasanya ditemukan di perusahaan-perusahaan yang lebih besar, banyak perusahaan yang lebih kecil mencapai komunikasi yang efektif melalui kontak sehari-hari yang ditambah dengan kebijakan penagihan bagi direktorat keuangan. Tindakan dewan direksi juga dapat berbicara lebih keras dalam interaksi dengan direktorat usaha pelayanan jasa. Sistem komunikasi diarahkan kepada manajemen tingkat menengah ke manajemen tingkat atas dan mereka menggunakan memo sebagai alat untuk berkomunikasi dalam setiap divisi.
Pada bagian informasi dan komunikasi unit penagihan, perusahaan umum DAMRI sudah memenuhi persyaratan COSO, meskipun masih ada satu kriteria yang tidak sepenuhnya disesuaikan. Pengendalian informasi, komunikasi manajemen, dan komunikasi dengan pihak luar adalah kriteria yang memenuhi persyaratan kerangka COSO. Kebutuhan informasi adalah satu-satunya kriteria yang tidak sepenuhnya beradaptasi persyaratan COSO. Dalam persyaratan COSO, perusahaan harus memiliki semua informasi karena untuk mendukung proses pengambilan keputusan.
Dalam siklus pendapatan, informasi merupakan bagian yang sangat penting karena harus berurusan dengan pihak luar (pelanggan) untuk melakukan penagihan secara langsung, karena pelanggan yang meminta penggunaan jasa dan direktorat keuangan akan memberi invoice sebagai informasi jumlah penagihan. Jika informasi tersebut tidak sepenuhnya jelas, seluruh jajaran pihak direktorat keuangan akan mendapatkan
dampak. Dampak yang akan terjadi yaitu penagihan dengan data yang salah kepada pelanggan, jumlah penagihan yang tidak akurat, dan subdit akuntansi harus merubah posisi akun penagihan piutang yang sudah di masukan ke dalam buku besar.
Jadi, penting bagi perusahaan untuk memiliki sepenuhnya kesadaran tentang informasi, meskipun itu bisa dianggap sebagai risiko menengah, akan tetapi perusahaan umum DAMRI sudah menerapkan persyaratan kerangka COSO. Namun demikian, secara keseluruhan untuk kerangka informasi dan komunikasi, telah diterapkan dengan baik pada perusahaan, dan tingkat penanganan risiko pada unit penagihan masih rendah.
Prinsip–prinsip penerapan sistem informasi dan komunikasi penagihan merupakan dasar dari pengendalian proses pengurangan terjadinya resiko. Berikut prinsip–prinsip yang diterapkan untuk pengendalian informasi dan komunikasi :
1. Prinsip Pengembangan Kualitas Informasi dan Komunikasi :
Kualitas informasi dan komunikasi dalam menjalankan proses penagihan kepada pelanggan, dilakukan perusahaan agar pelanggan dapat mengetahui peraturan terhadap tarif penagihan yang akan dikenakan kepada pelanggan atas penggunaan jasa Perusahaan Umum DAMRI. Peraturan tarif yang diberikan meliputi informasi biaya pengiriman dan jangka waktu penyewaan jasa angkutan umum.
Komunikasi dan informasi yang diberikan melalui bukti tagihan perusahaan telah menjelaskan dan mengikuti prosedur sebagai perumusan kebijakan dalam menyusun laporan keuangan dengan
memperbaharui akun pendapatan dan piutang. Bukti pembaharuan akun piutang terhadap laporan keuangan akan diberikan pada customer sebagai informasi bahwa tagihan atas pengiriman barang telah dilakukan, serta masa waktu penyewaan jasa angkutan umum sudah selesai.
E. Monitoring Activities
Aktivitas pengawasan untuk proses penagihan merupakan hal penentuan apakah pengendalian internal atas pelaporan transaksi dengan pelanggan beroperasi secara efektif dan laporan keuangan serta pelanggan dapat mengerti informasi pengawasan yang dilakukan. Direktorat usaha pelayanan jasa harus menjelaskan setiap jumlah penagihan dari berbagai produk jasa yang digunakan.
Pengawasan ini dilaporkan dan ditangani oleh direktorat usaha pelayanan jasa. COSO telah mengidentifikasi beberapa bagian yang terkait dengan penagihan terhadap pelanggan, diantaranya :
a) Pengendalian memasukan data penagihan pelanggan.
b) Pengaturan sistem konfigurasi secara otomatis dalam memasukan data penagihan pelanggan.
c) Mendistribusikan dokumen penagihan kepada pelanggan dibawah pengawasan fungsi keuangan dan seksi akuntansi, dimana dokumen tersebut sudah berisi informasi penggunaan jasa oleh pelanggan.
Perusahaan menggunakan aktivitas pengendalian dengan mengacu dan memberikan arahan kepada para staf dan pegawai subdit usaha pelayanan jasa agar melakukan penagihan dengan tepat dan sesuai
dengan invoice yang sudah diberikan kepada pelanggan. Penerapan arahan dan kebijakan tersebut membenarkan prinsip kerja sistem COSO yang terdiri dari :
1. Prinsip Monitoring Berkelanjutan :
Pengawasan berkelanjutan untuk proses penagihan merupakan kebijakan yang diterapkan untuk melihat jumlah tagihan yang dilakukan oleh pihak fungsi akuntansi dan direktorat keuangan. Penempatan posisi pengawasan secara berkelanjutan, di miliki oleh subdit akuntansi yang secara penuh mengawasi berjalannya proses penagihan dan konfigurasi pencatatan oleh petugas pembuatan bukti, juru bayar (kasir), dan petugas buku pembantu. Dengan adanya pengawasan berkelanjutan tersebut, pengambilan data untuk bukti penagihan dapat dilakukan sesuai prosedur, karena subdit akuntansi akan memberikan data tersebut setelah mengakses jaringan penyimpanan data yang sudah di pisah.
2. Prinsip Pelaporan Kekurangan :
Penerapan sistem COSO yang di miliki oleh Perusahaan Umum DAMRI, meliputi penempatan model pengawasan yang dijalankan, dimana perusahaan memberikan tanggung jawab kepada subdit akuntansi untuk mengawasi dan melaporkan kekurangan kepada direktorat keuangan, SDM dan Administrasi Umum, sehingga jumlah data yang memiliki tagihan dapat diketahui oleh dewan direksi sebagai bahan untuk mengendalikan pencapaian tujuan pendapatan laporan keuangan perusahaan.
Berdasarkan prinsip-prinsip monitoring activitiesi di atas, maka Perusahaan Umum DAMRI harus menetapkan kondisi penagihan yang dapat mempengaruhi penerapan pengawasan berkelanjutan sehingga perusahaan mendapatkan tagihan secara tunai dan tepat waktu kepada pengguna jasa angkutan umum dan pengiriman barang.