ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1 Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan
Pendapatan atau revenue memiliki aktivitas yang meliputi empat tahap di antaranya adalah sales order entry, shipping, billing, and cash collection. Perusahaan Umum DAMRI menggunakan aktivitas tersebut untuk menetapkan arus pendapatan yang bergerak dalam bidang jasa yang memberikan pelayanan transportasi umum kepada masyarakat. Berikut ini adalah evaluasi dari ketiga tahap yang diterapkan oleh perusahaan.
4.1.1 Sales Order Entry
Perusahaan Umum DAMRI memiliki produk-produk yang menawarkan layanan jasa angkutan umum dan ekspedisi kepada para pelanggan. Pendapatan yang diperoleh perusahaan melalui jasa angkutan umum yang diberikan kepada konsumen untuk mempermudah melakukan perjalanan dengan moda transportasi darat. Perusahaan juga mendapatkan pendapatan melalui penggunaan jasa kurir sebagai jasa ekspedisi pengiriman barang. Customer memesan jasa ekspedisi pada kantor cabang atau terminal DAMRI yang terdapat di setiap daerah kota maupun pedesaan di Indonesia.
untuk mengisi formulir permintaan pelanggan dan setelah itu mendaftarkan jenis paket yang akan dikirimkan. Perusahaan akan memasukan jenis barang tersebut ke dalam sistem komputer yang sudah terintegrasi dengan satuan harga pengiriman yang kemudian dibuatkan bukti penerimaan atas pembayaran yang telah dilakukan oleh customer. Paket yang sudah di daftarkan, akan dikumpulkan ke gudang terlebih dulu karena akan disatukan dengan tujuan pengiriman ke daerah yang sama. Setelah terkumpulkan, pihak gudang dari perusahaan akan melakukan pengecekan atau verifikasi ulang atas barang yang ada dengan daftar pengirim serta penerima yang sudah tercatat dalam formulir permintaan pelanggan.
Pengecekan ulang terhadap barang yang akan dikirim harus dilakukan untuk menghindar terjadinya human error atau kesalahan kurir yang akan mengirim barang tersebut tidak sesuai dengan alamat yang dituju. Barang yang sudah diverifikasi dengan benar akan dimasukan ke dalam truk box yang digunakan perusahaan sebagai kendaraan transportasi pengiriman barang. Kurir akan mengantarkan barang sampai ke tempat tujuan sesuai dengan alamat yang telah terdaftar dalam formulir permintaan pelanggan.
Selain jasa pengiriman, perusahaan umum DAMRI mempunyai produk jasa transportasi darat angkutan umum yang bersedia melayani para pelanggan yang siap untuk berpergian baik hanya dalam antar kota dalam provinsi maupun sampi ke perbetasan antar kota antar provinsi di Indonesia. Sistem yang digunakan oleh
perusahaan untuk meningkatkan pendapatan melalui jasa angkutan umum sangat sederhana, pelanggan hanya datang ke terminal DAMRI yang sudah tersedia di setiap daerah, kemudian perusahaan akan menyediakan tiket sebagai syarat dalam menggunakan jasa transportasi umum tersebut. Pelanggan membeli tiket sesuai tarif yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Tarif untuk antar kota dalam provinsi berbeda dengan tarif antar kota antar provinsi. Perusahaan akan membuat bukti penerimaan uang dari hasil penjualan tiket tersebut.
Bukti penerimaan di buat sesuai dengan data pemesanan pelanggan yang akan menggunakan jasa transportasi umum. Bukti penerimaan tersebut kemudian diberikan kepada staff fungsi keuangan pembuatan bukti yang kemudian akan dibuat laporan Administrasi Keuangan 1 (AK/1). Bukti peneriamaan pendapatan jasa ini dimasukan ke dalam lembar 1 dalam laporan Administrasi Keuangan, karena lembar 1 merupakan kumpulan data yang berisikan hasil kegiatan transaksi melalui layanan jasa angkutan umum dan jasa angkut barang kepada pelanggan.
Dalam peneletian yang penulis dapatkan, Perusahaan Umum DAMRI memberlakukan sistem penerimaan order penjualan jasa kepada pelanggan melalui terminal-terminal yang berada di setiap daerah atau kota. Penulis melakukan penelitian dengan melihat data permintaan pelanggan melalui kantor pusat di Jakarta. Kantor pusat bertugas untuk melakukan pencatatan penerimaan pesanan pelanggan
yang telah di catat secara langsung melalui kantor cabang atau terminal yang ada.
4.1.1.1 Sales Order Threats
Dalam menjalankan proses bisnis, setiap perusahaan memiliki ancaman yang berasal dari pihak-pihak luar yang akan ikut bersaing dalam bisnis tersebut. Persaingan bisnis ini seringkali membuat pendapatan dari suatu perusahaan ikut terpengaruh karena adanya begitu banyak persaingan. Perusahaan umum DAMRI memiliki sebuah ancaman yang mempengaruhi proses berjalannya sistem pemesanan terhadap penjualan jasa angkutan di perusahaan. Perusahaan mencatat setiap pelanggan yang akan menggunakan atau menyewa jasa angkutan umum seperti bus antar kota atau bus pariwisata, setelah itu perusahaan akan mencatat jumlah unit bus yang telah disewakan. Ancaman terhadap perusahaan melalui penjualan jasa ini ialah kurangnya jumlah kendaraan bus yang beroperasi, terutama jasa bus pariwisata.
Perusahaan hanya memiliki unit kendaraan yang terbatas sehingga pelanggan tidak dapat lagi memesan bus karena telah habis disewakan. Pelanggan harus menunggu untuk sampai masa sewa dari pelanggan sebelumnya selesai. Perusahaan tidak dapat menawarkan unit kendaraan lainnya, karena hal ini sangat berpengaruh terhadap kepuasan pelanggan. Pelanggan akan melakukan pemesanan penyewaan
jasa angkutan umum kepada perusahaan lain yang akan mengakibatkan PERUM DAMRI kehilangan pelanggan.
4.1.2 Shipping
Pengiriman merupakan salah satu produk jasa transportasi Perusahaan Umum DAMRI. Pengiriman yang dimaksud bukan menjual barang dan di kirimkan, tetapi perusahaan menyediakan jasa hanya sebagai kurir pengiriman barang. Perusahaan melakukan pendataan atau mencatat para pelanggan yang akan menggunakan jasa pengiriman DAMRI. Perusahaan memberikan formulir permintaan kepada pelanggan untuk mengisinya, formulir tersebut berguna untuk informasi bagi jumlah dan jenis barang yang akan dikirim ke konsumen terakhir. Pihak pegawai jasa pengiriman kemudian memasukan data pelanggan ke dalam komputer untuk di simpan sebagai bukti penerimaan yang akan di buat.
Pengiriman barang akan berlangsung selama jam kerja yang sudah ditentukan. Setelah pelanggan mengisi data pada formulir permintaan pelanggan, barang akan di ambil dan dimasukan ke gudang. Barang-barang yang sudah dikumpulkan akan diberikan kode di masing-masing barang agar tidak tertukar dengan barang yang sama lainnya. Kode yang diberikan merupakan kode untuk pengiriman barang dan akan dicatat ke dalam surat jalan atau surat pengiriman untuk pelanggan yang akan menerima barang tersebut. pelanggan yang akan menerima barang tersebut menandatangani surat itu sebagai tanda terima barang yang sudah sampai. Barang yang di
kirim merupakan tanggung jawab sepenuhnya pihak perusahaan yang meyediakan layanan jasa angkut barang tersebut, dalam hal ini penulis melakukan penelitian dan pengamatan kepada Perusahaan Umum DAMRI. Perusahaan akan bertanggung jawab terhadap barang yang dikirim selama perjalanan dalam pengiriman barang.
4.1.2.1 Shipping Threats
Ancaman yang di hadapi oleh perusahaan pada saat melakukan pengiriman barang ialah terjadinya kesalahan pencatatan alamat dan jumlah barang yang akan di kirim. Petugas gudang akan mengangkut barang ke dalam kendaraan yang sudah di tentukan tujuan pengirimannya. Jasa angkutan pengiriman barang dalam kota akan di pisahkan dengan jasa angkutan pengiriman ke daerah luar kota. Perusahaan mengalami kendala dengan alamat yang salah pada saat dituju. Hal ini sangat mempengaruhi kinerja dan efektifitas waktu yang dibutuhkan dalam beroperas.
Perusahaan bertanggung jawab terhadap barang yang sudah dipercayakan oleh pelanggan untuk di kirim pada alamat tujuan yang sudah diberikan. Ancaman yang sangat mempengaruhi kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan yaitu hilangnya barang kiriman yang di simpan atau barang tersebut tidak sampai pada alamat yang di tuju. Kehilangan barang sangat berakibat buruk terhadap kinerja perusahaan jasa, perusahaan akan kehilangan kepercayaan dari pelanggan
dan perusahaan akan mengganti barang yang hilang tersebut dengan sejumlah uang yang memiliki nominal sesuai dengan barang tersebut.
Sistem yang di pakai dalam perusahaan saat ini masih sangat kurang mengendalikan barang-barang yang telah disiapkan untuk di kirim, perusahaan hanya melakukan pencatatan manual terhadap barang yang telah disimpan dan yang akan siap untuk di kirim sehingga data tidak di input ke dalam komputer dan hanya di buatkan nota atau surat jalan yang dapat berpotensi dan tercampur secara acak sehingga pengiriman barang tidak terlaksana dengan baik, melainkan dapat terjadinya kesalahan pengiriman dan kehilang data pengirim.
4.1.3 Billing
Pembayaran terhadap penagihan piutang atas jasa yang telah diberikan oleh perusahaan akan langsung dibayarkan oleh pelanggan yang menerima kiriman barang. Barang akan di kirim sampai ke tempat tujuan beserta dengan surat penagihan terhadap biaya pengiriman yang harus di tanggung oleh pelanggan, kemudian kurir akan membuat faktur atau tanda bukti untuk di tandatangani sebagai bukti terhadap barang yang telah sampai ke tempat tujuan dan telah dibayar oleh pelanggan yang menerima barang tersebut. Pelanggan akan membayar tagihan yang sudah ditetapkan sesuai dengan tarif jasa pengiriman yang telah ditentukan oleh perusahaan. Kurir akan
memberikan faktur tersebut ke bagian pembuatan invoice karena faktur tersebut adalah bukti tagihan dari perusahaan kepada pelanggan terhadap penggunaan jasa pengiriman barang atau ekspedisi.
Bagian pengiriman akan mengantarkan bukti penagihan kepada pihak sales order entry untuk dibuatkan bukti penerimaan kas serta pendapatan jasa yang telah diterima oleh bagian shipping atau kurir dalam mengantarkan barang ke tempat tujuan. Setelah bukti penagihan dikembalikan kepada pihak sales order entry, maka bagian penagihan atau billing akan membuat data yang baru yaitu mengenai pembaharuan piutang atau updating account receivable. Perusahaan Umum DAMRI memperbaharui piutang yang sudah tertagi kepada pelanggan pada jurnal buku besar yang di buat oleh petugas buku besar. Petugas buku besar akan memperbaharui jurnal piutang yang sudah tertagi tersebut dan akan segera dicocokan dengan bukti data yang sudah dimasukan ke dalam buku pembantu untuk dibuatkan ikhtisar bulanan.
4.1.3.1 Billing Threats
Perusahaan Umum DAMRI akan melakukan pengihan dan piutang usaha terhadap jasa yang telah dipakai oleh para pelanggan. Perusahaan menjual jasa kepada pelanggan berupa jasa angkutan pengiriman barang dan jasa penyewaan angkutan umum bus kota maupun bus pariwisata. Penagihan jasa piutang tehadap konsumen terdapat berbagai ancaman diantaranya :
1. Perusahaan mengalami kegagalan pada saat melakukan penagihan terhadap pelanggan, pelanggan yang menggunakan jasa angkutan DAMRI tidak memenuhi pembayaran tepat waktu seperti yang sudah ditentukan sebelum melakukan penyewaan bus angkutan umum DAMRI. Oleh karena itu perusahaan memberlakukan dengan memberikan sistem penagihan piutang yang sudah diberikan nilai bunga yang harus di bayar karena tidak membayar masa sewa dengan tepat waktu.
2. Petugas mengalami kesalahan pada saat melakukan penagihan kepada pelanggan. Petugas melakukan kesalahan dengan mencatat jumlah tagihan yang berlebihan dan tidak sesuai dengan tarif daftar harga pengiriman dan penyewaan jasa angkutan umum DAMRI.
3. Perusahaan melakukan kesalahan pada saat memasukan data pelanggan yang mengirimkan barang dengan data pelanggan alamat tujuan pelanggan yang akan dikirm. Petugas mencatat tagihan pada saat barang belum di kirim, dimana seharusnya petugas mencatat faktur atau tagihan secara lengkap pada saat barang sudah sampai ke alamat pelanggan yang dituju.
4.1.4 Cash Collection
Cash collection atau penerimaan dilakukan perusahaan untuk menghitung dan membuat bukti-bukti selama melakukan transaksi penjualan jasa. Perusahaan memiliki sistem penerimaan kas yang sudah di buat dan dikendalikan secara langsung oleh direktur administrasi keuangan. Perusahaan membagi tugas dan fungsi penerimaan kas ke dalam dua pihak, yang pertama pihak fungsi keuangan dan yang kedua pihak seksi akuntansi. Pihak fungsi keuangan memiliki tiga peran penting yaitu melakukan pembuatan bukti, mengumpulkan kas atau menyimpan kas pada juru bayar (casier), dan petugas buku pembantu. Pihak seksi akuntansi memiliki tugas yang sangat penting dan hanya mempunyai dua peran yang dibagi untuk melaksanakan tugasnya yaitu petugas verifikasi dan petugas buku besar.
Setiap transaksi penjualan jasa angkutan dan jasa pengiriman barang yang sudah di lakukan akan dibuatkan bukti-bukti penerimaan kas dari hasil transaksi tersebut. Bukti-bukti penerimaan tersebut kemudian akan di distribusikan ke pihak fungsi keuangan pada bagian pembuatan bukti. Bukti-bukti penerimaan kas dibuat menjadi tiga lembar bagian. Petugas buku harian akan membuat bukti pelunasan dan penerimaan kas/bank, segera disiapkan bukti penerimaan uang (Bpru) AK/1. Catatan transaksi sesuai informasi ke dalam Bpru, dibuat rangkap tiga. Bpru yang sudah diisi dan ditanda tangani Kasi Keuangan didistribusikan sebagai berikut :
1) Lembar 1 diserahkan kepada pembayar
2) Lembar 2 bersama bukti pendukung diserhkan ke petugas buku pembantu sebagai dasar pencatatan ke dalam buku pembantu kas/bank dan kartu piutang (AK/5).
3) Lembar 3 bersama bukti pendukungnya disampaikan ke seksi akuntansi setelah dicantumkan jurnal sebagai berikut :
Kas/Bank Rp. xxx
Piutang Rp. xxx
Petugas Buku Pembantu akan melaporkan bukti lembar ke dua berdasarkan Bpru lembar 2 dan bukti pendukungnya, lakukan pencatatan pada buku pembantu kas/bank sisi debet dan kartu piutang (AK/5) sisi kredit. Penerimaan piutang melalui bank, oleh pemegang buku pembantu mencatat penerimaan tersebut sebelah debet buku pembantu bank rekening no: ______, dan membukukan sebelah kredit kartu piutang (AK/5) debitur yang bersangkutan. Bpru lembar 2 di arsipkan secara teratur berdasarkan nomor urut dan waktu terjadinya transaksi.
Petugas verifikasi akan mengecek dan memeriksa kembali setiap data atau bukti yang sudah dibuat oleh bagian fungsi keuangan. Hal ini dilakukan untuk menghindar terjadinya kesalahan input data yang dilakukan oleh pihak pembuatan bukti. Petugas verifikasi selanjutnya akan membuat arsip untuk data yang sudah diperiksa dan di catat ke dalam buku besar. Petugas buku besar menerima dokumen yang sudah di verifikasi oleh petugas verifikasi sehingga data yang
sudah benar dan tepat akan langsung dicatat ke dalam buku besar dan akan dimasukan ke dalam neraca saldo.
4.1.4.1 Cash Collection Threats
Perusahaan dapat melakukan pengumpulan kas dengan menggunakan sistem pengendalian alur distribusi dokumen dan pembukuan bukti penerimaan kas dalam departemen administrasi dan keuangan yang berjalan, akan tetapi terdapat beberapa hal yang dapat mengancam keamanan proses berjalannya dari sistem tersebut.
Pengumpulan kas yang dilakukan memiliki dua ancaman yang sangat penting dan sangat mempengaruhi proses bisnis peursahaan, diantaranya:
1. Perusahaan mendapatkan ancaman terhadap kas yang disimpan oleh pihak pemegang kas atau bendahara. Kas yang diterima berasal dari juru bayar (kasir) yang kemudian kas tersebut dibuatkan bukti penerimaan dan persetujuan pemeriksaan oleh pihak juru bayar perusahaan. Jumlah kas yang diperoleh akan dicatat dan di simpan sebagai arsip agar perusahaan menggunakan arsip tersebut untuk membandingkan jumlah uang tunai yang hilang dengan jumlah kas yang di simpan sebelumnya.
2. Masalah pada arus kas sangat mempengaruhi kondisi laporan keuangan yang akan dicatat oleh pihak akuntan perusahaan. Perusahaan mendapat ancaman berupa masalah
pada pencatatan arus kas dimana pihak akuntan mencatat laporan arus kas yang tidak sesuai dengan berjalannya proses operasioanal dan bisnis yang diterapkan oleh perusahaan untuk mendapatkan investasi yang di inginkan.
4.2 Evaluasi Hubungan Sales Order Entry dengan Sistem COSO
Proses pencatatan order penjualan untuk perusahaan umum DAMRI menggunakan sistem pencatatan secara langsung, yaitu :
1. Direktorat usaha pelayanan jasa memberikan dokumen formulir pendaftaran permintaan pelanggan kepada pelanggan pada saat terjadi transaksi penggunaan jasa angkutan umum dan pengiriman barang. Transaksi yang berjalan ialah transaksi antara petugas yang menjual jasa angkutan umum bus pariwisata untuk disewakan beserta dengan driver yang akan membawa unit kendaraan tersebut.
2. Petugas subdit usaha pelayanan jasa memberikan formulir tersebut pada pelanggan untuk kemudian di isi dengan lengkap sebagai data penggunaan jasa pengiriman barang.
3. Setelah formulir pencatatan di isi, pelanggan akan mengembalikan formulir tersebut kepada petugas pelayanan jasa. Pencatatan data formulir pemesanan pelanggan terdiri atas pengisian nama, alamat pengirim, alamat yang akan di kirimkan, dan nomor kode pengiriman.
Direktorat pelayanan jasa merespon pertanyaan pelanggan mengenai status pesanan terhadap ketersediaan penggunaan jasa angkutan penyewaan unit kendaraan dan bus pariwisata pada saat melakukan pengisian formulir
permintaan pelanggan. Pemesanan yang diajukan akan mendapat pengawasan dari pihak subdit pelayanan jasa yang bertugas sebagai pengendalian manajeman internal permintaan pelanggan.
Dewan direksi menunjukkan kemandirian manajemen dan latihan pengawasan untuk pengembangan dan kinerja pengendalian internal perusahaan dengan menggunakan subdit pelayanan jasa sebagai penghubung antara customer dan perusahaan. Subdit pelayanan jasa akan menyiapkan laporan administrasi dokumen operasi pelayanan jasa angkutan umum secara terstruktur dengan mengembangkan informasi data pelanggan yang telah di isi melalui formulir permintaan pelanggan.
Manajemen perusahaan menetapkan bersama pengawasan dewan direksi, yang berwenang dan bertanggung jawab dalam mengejar tujuan melalui pengecekan terhadap kredit pelanggan yang dapat di terima dan yang tidak dapat di terima. Kredit pelanggan yang dapat diterima merupakan kredit yang sudah disepakati antara perusahaan dan pelanggan, perusahaan akan memberikan jangka waktu tertentu dalam melunasi pembayaran kredit jasa tersebut.
Subdit pelayanan jasa akan menghubungi pelanggan yang masih belum melunasi kredit penggunaan jasa angkutan umum dan bus pariwisata. Pelanggan akan dihubungi oleh subdit pelayanan jasa melalui petugas penyedia jasa angkutan umum dengan mengirimkan surat permintaan pelanggan sebagai bukti atas data dan informasi dari pelanggan tersebut.
Perusahaan menunjukkan komitmen untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan kompeten individu yang sejalan dengan tujuan dalam mencapai penerapan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan jasa.
Individu yang kompeten terdapat pada struktur internal perusahaan dengan lingkungan pengendalian langsung dari pihak direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum. Secara terstruktur, direktorat keuangan akan menyiapkan pengaturan untuk menetukan jangka waktu penetapan kredit yang ditawarkan karena hal ini dapat mengurangi dampak pengurangan piutang perusahaan terhadap pelanggan.
Berdasarkan proses berjalannya sistem sales order entry di atas, maka dapat di berikan penerapan sistem COSO yang berkaitan dengan prinsip – prinsip sebagai berikut :
A. Control Environment
1. Prinsip Kode Etik dan Nilai Integritas :
Proses penetapan sales order entry dalam perusahaan meliputi kinerja yang diberikan oleh para karyawan perusahaan untuk membangun pengendalian lingkungan yang baik. Penetapan ini menggunakan sistem pembuatan order pemesanan pelanggan dengan membuatkan formulir permintaan pelanggan sebagai dasar informasi yang diperlukan untuk menyimpan data pelanggan. Penyimpanan data pelanggan dilakukan oleh karyawan yang telah memiliki integritas dan kepercayaan yang baik oleh manajer, dalam hal ini adalah Direktorat Keuangan, SDM dan Administrasi Umum.
Prinsip kode etik yang diterapkan perusahaan dalam mencatat dan menyimpan formulir pemesanan pelanggan merupakan peraturan dan kebijakan dalam perusahaan yang sudah diatur. Pencatatan data
pemesanan pelanggan dilakukan dengan secara manual dan tidak menggunakan aplikasi tertentu untuk menyimpan data tersebut. Tetapi perusahaan mencatat dan menyimpan data tersebut secara rapih dan tersusun namun tidak terpisah. Perusahaan Umum DAMRI telah memenuhi persyaratan kode etik sebagai pekerja dan staff yang bertanggung jawab memegang dan menyimpan data pelanggan. Pentingnya integritas dan nilai-nilai etika yang dikomunikasikan akan memperkuat hubungan antar karyawan dan direktorat pelayanan jasa.
Hal yang paling penting mengenai hal ini adalah untuk memantau aktivitas perusahaan yang sesuai dengan prinsip-prinsip integritas suara dan nilai-nilai etika untuk mencegah penyimpangan, tetapi jika penyimpangan ada dalam proses pencatatan pemesanan pelanggan, maka akan segera diidentifikasi secara tepat waktu dan ditangani untuk diperbaiki oleh dewan pengawas dalam perusahaan. Hal ini dianggap sebagai risiko rendah, karena proses ini membutuhkan proses pengumpulan bukti data atas penyimpangan yang terjadi. Kemungkinan risiko yang akan terjadi mengenai siklus pendapatan pada integritas dan nilai-nilai etika bagian dalam perusahaan adalah tindakan penipuan. Kurangnya integritas dan nilai etika dari karyawan mungkin mengarah ke tindakan penipuan.
2. Prinsip Pentingnya Pengawasan Dewan Direksi :
Pengawasan dari dewan direksi sangatlah penting mengingat pencatatan pemesanan oleh pelanggan merupakan hal yang sangat penting untuk mengetahui jumlah penggunaan jasa penyewaan
angkutan dan pengiriman barang. Penggunaan jasa penyewaan angkutan umum mendapat pengawasan dari subdit usaha pelayanan jasa, sehingga pencatatan data pelanggan sangat akurat dan memiliki informasi yang jelas.
Pengawasan selanjutnya dilakukan pada penerimaan data pelanggan yang menggunakan layanan jasa pengiriman barang. Dewan pengawas akan meminta setiap data pelanggan yang melakukan pengiriman melalui ekspedisi DAMRI agar setiap barang yang dikirimkan dapat diketahui dan pelanggan bisa mengetahui lama waktu yang dibutuhkan dalam proses pengiriman.
3. Prinsip Kinerja Struktur Organisasi Perusahaan :
Manajemen perusahaan menerapkan prinsip terhadap kinerja setiap peran dalam struktur organisasi, termasuk dalam melakukan proses pencatatan pemesanan pelanggan. Berikut prinsip kinerja untuk Sales Order Entry :
a) Perusahaan memberikan tugas kepada subdit usaha pelayanan jasa untuk melakukan pencatatan pemesanan pelanggan secara lengkap dan jelas. Subdit pelayanan jasa akan membagi pencatatan untuk angkutan penyewaan umum dan pengiriman barang secara terpisah. b) Subdit pelayanan jasa akan meminta bidang oeperasi untuk menyimpan barang – barang pelanggan yang akan dikirim ke dalam gudang yang sudah di sediakan oleh perusahaan.
sehingga laporan penerimaan pendapatan jasa akan langsung diberikan kepada Direktorat Keuangan, SDM dan Administrasi Umum.
Perusahaan Umum DAMRI memiliki tingkat kualitas manajemen yang baik dan sudah mendapat kepercayaan penuh oleh kementrian BUMN secara langsung. Kepercayaan tersebut diberikan dengan melihat proses kinerja struktur organisasi perusahaan umum DAMRI yang sudah menghasilkan pendapatan jasa begitu banyak melalui transaksi – transaksi dengan pelanggan yang menggunakan jasa penyewaan angkutan umum dan pengiriman barang.
B. Risk Assessment
Proses pencatatan dan penyimpanan penerimaan pelanggan yang dilakukan secara manual oleh subdit usaha pelayanan jasa, memiliki tingkat resiko yang cukup tinggi. Penyimpanan data tidak memiliki aplikasi khusus yang dapat menampung seluruh data pelanggan. Penyimpanan data hanya dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan secara manual, dimana subdit pelayanan jasa menyimpan data pemesanan pelanggan ke dalam aplikasi yang tidak memiliki password dan tidaks saling terintegrasi.
Manajemen menilai hal tersebut sebagai resiko dari rancangan dan pelaksanaan pengendalian internal yang dapat menimbulkan kekeliruan serta kecurangan, direktorat usaha pelayanan jasa seharusnya menyimpan data pemesanan pelanggan secara terpisah. Direktorat keuangan secara efektif menilai dan merespons resiko kehilangan data
pelanggan pada saat petugas pelayanan jasa menyimpan dokumen permintaan pelanggan.
Direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum menetapkan tujuan mengidentifikasi penilaian risiko yang berhubungan dengan pencapaian kinerja internal bidang akuntansi perusahaan. Kesalahan pencatatan pemesanan menimbulkan ketidak puasan kepada pelanggan terhadap pelayanan jasa yang diberikan perusahaan. Pelanggan tidak mendapatkan unit kendaraan yang sesuai dengan permintaan untuk disewa sehingga pelanggan akan membatalkan pesanan yang sudah dilakukan. Subdit akuntansi memasukan data pelanggan yang berbeda dengan data yang telah di berikan oleh subdit pelayanan jasa, hal ini karena data yang didistribusikan dari subdit pelayanan jasa ke subdit akuntansi tidak akurat.
Berdasarkan proses penilaian resiko di atas, terdapat prinsip – prinsip Risk Assessment yang harus dijalankan oleh perusahaan umum damri, di antaranya :
1. Prinsip Penilaian Resiko untuk Proses Pencatatan Pemesanan :
Resiko yang mungkin terjadi dalam proses pendokumentasi dan pencatatan data transaksi pemesanan jasa :
a) Data yang dicatat tidak sesuai dengan informasi pelanggan
b) Perusahaan akan kehilangan data karena tidak memiliki aplikasi khusus dan hanya menyimpan data pelanggan ke dalam aplikasi yang tidak di sertai dengan password sebagai alat untuk
c) Kesalahan dalam menyimpan data pelanggan. d) Pencatatan transaksi yang tidak akurat.
Berdasarkan resiko yang terjadi di atas, maka perusahaan perlu meningkatkan kualitas keamanan dalam menyimpan data. Subdit usaha pelayanan jasa perlu membuat penyimpanan aplikasi khusus dengan menggunakan sistem keamanan yang dapat melindungi data pelanggan. Aplikasi yang digunakan cukup memakai sistem keamanan password agar subdit pelayanan jasa dapat melindungi dan mengambil data pelanggan dengan baik.
2. Prinsip Penilaian Perubahan Sistem Pengendalian Intern :
Perubahan sistem pengendalian intern terjadi karena potensi kecurangan dan kehilangan data sangat besar. Hal ini sangat mempengaruhi proses pengendalian sistem internal perusahaan, dimana perusahaan tidak melakukan komunikasi secara terintegrasi dengan dewan pengawas. Dewan pengawas tidak mengetahui perubahan–perubahan yang terjadi selama transaksi penjualan jasa berlangsung.
Perubahan yang terjadi pada saat penjualan jasa berlangsung ialah :
a) Penetapan harga yang tidak sesuai dan menguntungkan pihak individu yang bekerja dalam perusahaan. Hal ini merupakan tindak kecuarangan yang sangat buruk terhadap nilai dan integritas perusahaan sebagai penyedia layanan jasa transportasi umum dan pengiriman barang.
b) Terjadinya kecurangan dalam mengurangkan harga oleh pihak operasi pelayanan jasa kepada pelanggan agar laporan penggunaan jasa dan pengiriman barang dapat dipenuhi.
c) Kurangnya pengawasan terhadap barang pelanggan yang tersimpan di gudang sehingga menyebabkan kehilangan barang yang cukup banyak.
Oleh karena itu, Perusahaan Umum DAMRI harus memperbaiki sistem keamanan pengendalian barang untuk mengurangi resiko – resiko yang mungkin terjadi. Perusahaan harus memeriksa setiap barang yang di simpan dan memisahkan barang yang tidak memiliki kode pengiriman dengan barang yang memiliki kode pengiriman.
C. Control Activities
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur, selain yang sudah termasuk dalam empat komponen lainnya, yang membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan telah diambil untuk menangani resiko guna mencapai tujuan entitas. Perusahaan memilih dan mengembangkan aktivitas pengendalian yang berkontribusi terhadap mitigasi penyelesaian risiko untuk mencapaian tujuan ke tingkat yang dapat diterima oleh pelanggan. Aktivitas pengendalian dilakukan oleh subdit pelayanan jasa yang memastikan semua pesanan pelanggan telah memesan dan mengisi formulir permintaan pelanggan sebagai bagian dari prosedur untuk melakukan transaksi penggunaan jasa penyewaan angkutan umum dan bus pariwisata.
Pada tingkat yang lebih tinggi, manajemen melakukan tinjauan tingkat atas membandingkan kinerja aktual dengan anggara, ulasan laporan keuangan, dan mempertimbangkan indikator kinerja terkait informasi akuntansi keuangan yang berbeda. Aktivitas pengendalian memiliki hubungan erat dengan pemantauan, karena efektivitas kegiatan pengendalian perusahaan tergantung pada bagaimana kegiatan transaksi tersebut dipantau.
Perusahaan memilih dan mengembangkan pengendalian aktivitas dengan teknologi untuk mendukung pencapaian tujuan. Penggunaan teknologi pada bagian fungsi keuangan sangat bermanfaat, dimana fungsi keuangan dapat mengetahui jumlah bukti-bukti penerimaanm, dan pesanan yang masuk. Subdit akuntansi akan membatasi penggunaan komputer dengan menggunakan password sebagai akses masuk ke dalam pengambilan data informasi pelanggan.
Perusahaan umum DAMRI menggunakan pengendalian aktivitas yang diwujudkan dalam kebijakan dan menetapkan apa yang diharapkan pada prosedur yang relevan untuk mempengaruhi kebijakan. Kebijakan direktorat keuangan untuk menyetujui jasa penyewaan angkutan umum bus pariwisata dan jasa pengiriman barang, mendapat persutujan dari pihak subdit akuntansi karena subdit akuntansi akan memeriksa kembali setiap penjualan yang melebihi batas kredit pelanggan. Setiap penjualan yang dilakukan, perusahaan menggunakan kebijakan dan prosedur yang meliputi beberapa prinsip aktivitas pengendalian yang berkaitan dengan siklus pendapatan jasa di Perusahaan Umum DAMRI, yaitu :
Subdit usaha pelayanan jasa menggunakan beberapa teknologi komputer dalam mendukung proses berjalannya sistem pencatatan dan penyimpanan data pemesanan pelanggan. Penggunaan teknologi berbasis komputer ini tidak menjamin keamanan yang ada dalam penyimpanan data perusahaan, dimana perusahaan hanya menyimpan data–data yang penting seperti formulir permintaan pelanggan, dan bukti pengiriman barang. Perusahaan tidak menggunakan sistem keamanan berbasis komputer dalam mengontrol gudang penyimpanan barang pelanggan yang dititipkan untuk di kirim.
2. Penerapan Kebijakan dan Prosedur yang Relevan :
Perusahaan Umum DAMRI hanya mengandalkan GCG (Good Corporate Governance) untuk mengelola perusahaan dan itu mengarah pada pelaksanaan sertifikasi ISO, karena GCG diperlukan sertifikasi manajemen. Pengendalian yang mengacu pada GCG merupakan prosedur dalam mengendalikan proses penerimaan pemesanan pelanggan, pelanggan akan mendapat layanan jasa yang sudah diawasi dan diakui oleh kementerian BUMN.
D. Information and Communication
Perusahaan umum DAMRI memperoleh dan menggunakan kualitas informasi yang relevan dengan mendukung fungsi komponen pengendalian internal perusahaan. Kebutuhan informasi terhadap penilaian kinerja perusahaan didapatkan dengan memberitahukan kepada pelanggan tentang waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman barang
dengan jasa ekspedisi DAMRI, serta jasa penyewaan bus yang memiliki jangka waktu yang ditetapkan oleh pelanggan.
Direktorat akuntansi keuangan, SDM dan administrasi, mengkomunikasikan informasi secara internal, termasuk tujuan dan tanggung jawab untuk pengendalian internal. Komunikasi secara internal dilakukan dengan adanya rapat koordinasi departemen direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum. Rapat koordinasi membahas laporan keuangan dan usaha yang sudah dilakukan dalam bentuk pelayanan jasa kepada pelanggan, fungsi keuangan memberitahukan pesanan pelanggan yang tidak dapat dipenuhi karena kesalahan pencatatan dan kekurangan unit kendaraan penyewaan bus angkutan umum dan pariwisata oleh perusahaan.
Perusahaan berkomunikasi dengan pihak luar mengenai hal-hal yang mempengaruhi fungsi komponen pengendalian internal lainnya. Komunikasi dengan pihak luar antara lain :
a. Perusahaan dapat menentukan harga pokok jasa untuk di gunakan di masa depan.
b. Direktorat keuangan dapat menetapkan kebijakan baru mengenai retur penjualan jasa dan garansi terhadap unit kendaraan angkutan umum yang disewakan, kemudian direktorat pelayanan jasa memberikan garansi untuk jasa pengiriman barang.
c. Penetapan jangka waktu sebagai batas jasa penyewaan unit kendaraan angkutan umum dan bus pariwisata.
Terdapat prinsip dalam penerapan proses yang berjalan di atas sebagai acuan untuk melakukan hubungan komunikasi sehingga mendapatkan informasi yang relevan, yaitu :
1. Pengembangan Informasi Pemesanan Pelanggan :
Subdit usaha pelayanan jasa akan memberikan data informasi pemesanan pelanggan kepada direktorat pelayanan jasa untuk diberikan persetujuan kecocokan data antara barang yang akan di kirim dan penyewaan unit angkutan umum. Kecocokan data di perlukan untuk mengetahui pelanggan yang sudah pernah melakukan transaksi penggunaan layanan jasa angkutan dan pengiriman barang sehingga perusahaan dapat menyimpan informasi pemesanan tersebut sebagai arsip perusahaan.
Pengembangan informasi berlanjut dengan mengambil beberap data dari pihak luar untuk mengetahui jumlah unit kendaraan yang tidak dapat digunakan atau rusak. Direktorat usaha pelayanan jasa akan memberikan data – data yang berkaitan dengan jumlah unit kendaraan yang rusak kepada dewan pengawas Perusahaan Umum DAMRI sehingga unit kendaraan tersebut dapat di tarik dan diperbaiki atau diganti.
Informasi terhadap pemesanan pelanggan yang berkaitan dengan kurangnya unit kendaraan yang akan disewakan adalah pemberitahuan secara langsung oleh perusahaan kepada pelanggan melalui pengiriman e-mail dan pemberitahuan secara tertulis yang diberikan secara langsung pada pelanggan, sehingga pelanggan dapat
mengetahui jika ada beberapa unit kendaraan yang harus diperbaiki atau tidak dapat dipakai lagi.
E. Monitoring Activities
Aktivitas pengawasan berhubungan dengan penilaian mutu pengendalian internal secara berkelanjutan atau periodik oleh manajemen untuk menentukan bahwa pengendalian itu telah beroperasi seperti yang diharapkan dan telah dimodifikasi sesuai dengan perubahan kondisi. Informasi yang dinilai ini berasal dari berbagai sumber, termasuk studi atas pengendalian internal yang ada, laporan auditor internal, pelaporan pengecualian tentang aktivitas pengendalian, laporan dari pembuat peraturan seperti badan pengatur bank, umpan balik dari personil operasional dan keluhan pelanggan tentang jumlah tagihan.
Perusahaan memilih, mengembangkan, setiap pengendalian-pengendalian yang sudah dilakukan oleh direktorat keuangan sebagai kepala dalam bidang pengelolaan laporan keuangan pendapatan jasa perusahaan. Pengendalian sistem informasi akuntansi siklus pendapatan mendapat aktivitas pengawasan dari direktorat keuangan sebagai ototritas pengendali internal keuangan perusahaan.
Direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum mengkomunikasikan kekurangan dalam pengendalian internal secara tepat waktu kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan korektif, termasuk manajemen senior dan dewan direksi perusahaan.
Kekurangan yang dimaksud dalam pengendalian internal perusahaan ialah komunikasi antara subdit akuntansi dan subdit pelayanan jasa yang tidak memberikan informasi mengenai kehilangan data kepada direktorat keuangan akibat sistem keamanan penyimpanan data yang belum terjamin. Oleh karena itu, direktorat keuangan melakukan pengawasan dengan memanggil seluruh staf dan pegawai fungsi keuangan dan seksi akuntansi untuk menggunakan password pada setiap penyimpanan data di dalam komputer agar dapat mengurangi terjadinya kehilangan data tersebut.
Proses yang berjalan di atas akan dilaporkan dan ditangani oleh manajemen. COSO telah mengidentifikasi beberapa prinsip yang terkait dengan pengawasan yang diberikan pada pencatatan penerimaan pelanggan, seperti :
1. Prinsip Pengawasan yang Berkelanjutan :
Pengawasan dilakukan pada saat subdit usaha pelayanan jasa melakukan proses transaksi dengan pelanggan. Transaksi yang berjalan ialah transaksi yang mencakup pencatatan pemesanan pelanggan, dimana pengawasan diberikan dalam proses transaksi tersebut. Pengawasan yang diberikan merupakan pengawasan bermutu dengan kebijakan perusahaan untuk mengurangi kesalahan pencatatan dan penyimpanan data pelanggan.
Perusahaan memiliki sistem pengawasan internal yang berkewajiban untuk mengontrol dan memantau kegiatan yang sedang berlangsung di perusahaan, dan jika ada sesuatu yang salah dengan kegiatan tersebut, pihak pengawasan internal tidak memiliki
kewenangan bisa terlibat langsung untuk memperbaiki kesalahan. Pihak pengawasan internal hanya perlu melaporkan kesalahan. Perusahaan menggunakan prasyarat dan kebijakan yang mengacu pada GCG sebagai panduan untuk menjaga pemantauan dalam siklus pendapatan jasa.
2. Prinsip Pelaporan Kekurangan Pengendalian Internal :
Pelaporan terhadap kekurangan pengendalian internal perusahaan, merupakan hasil pengawasan secara berkelanjutan yang telah dilakukan. Perusahaan tidak menggunakan pihak individu tertentu yang tidak kompeten dalam menjalankan proses pengendalian dengan baik. Tindakan yang korektif sangat diperlukan untuk menindak perlakuan manajemen yang tidak bertanggung jawab atas terjadinya kekurangan data pencatatan dan penyimpanan barang pelanggan.
Laporan pengawasan ini disampaikan secara langsung oleh subdit usaha pelayanan jasa kepada dewan pengawas Perusahaan Umum DAMRI. Data yang dilaporkan merupakan bagian informasi yang berisi tentang pihak – pihak yang tidak bertanggung jawab dalam menjalankan proses pencatatan dan penerimaan pesanan pelanggan.
4.3 Eveluasi Hubungan Shipping dengan Sistem COSO
Proses jasa pengiriman barang yang dilakukan oleh Perusahaan Umum DAMRI mengacu pada kebijakan yang sudah ditetapkan oleh
perusahaan. Perusahaan hanya mengirimkan barang pelanggan yang dititipkan melalui jasa DAMRI. Pengiriman barang akan diberikan kode sebagai tanda untuk mengetahui data informasi pelanggan yang mengisi formulir permintaan. Formulir tersebut kemudian akan dipakai sebagai bukti yang akan diberikan kepada pelanggan yang dituju dituju untuk pengiriman barang.
Terdapat pengendalian–pengendalian internal perusahaan yang mengacu pada sistem COSO sebagai prinsip pencapaian tujuan perusahaan, yaitu :
1. Control Environment
Pengendalian lingkungan merupakan dasar untuk semua komponen lain dari pengendalian internal. Dewan dan manajemen senior menetapkan nada dari atas mengenai pentingnya pengendalian internal dan standar perilaku yang diharapkan. Perusahaan umum DAMRI menetapkan kedisiplin, proses, dan struktur yang terorganisasi dalam melakukan aktivitas pengiriman barang pelanggan melalui jasa pengiriman atau ekspedisi DAMRI.
Direktorat pelayanan jasa menunjukkan komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika dalam sistem pengiriman barang untuk perusahaan umum DAMRI yang berbeda dengan sistem pengiriman barang perusahaan lainnya. Perusahaan DAMRI menetapkan konsep pengiriman barang hanya sebagai jasa kurir yang beroperasi dalam lingkungan pengendalian direktorat pelayanan jasa, dan direktorat akuntansi & administrasi, dimana perusahaan mengendalikan setiap
barang pelanggan dengan memberikan kode pelanggan dan meminta informasi serta alamat yang jelas pada pelanggan.
Lingkungan pengendalian untuk pengiriman barang sangat terkendali dengan baik. Petugas dari pihak direktorat usaha yang bekerja dalam satuan subdit pelayanan jasa akan menghitung jumlah barang yang akan di kirim. Dewan direksi menunjukkan kemandirian manajemen dan latihan pengawasan untuk pengembangan dan kinerja pengendalian internal melalui direktorat usaha akan meminta kepada subdit pelayanan jasa untuk memastikan barang-barang yang akan di kirim tersebut aman dan sampai ke tempat tujuan dengan utuh melalui pengendalian yang dilakukan oleh bidang jaminan keselamatan dan kualitas jasa.
Struktur pengendalian lingkungan untuk jasa pengiriman barang perusahaan umum DAMRI dikembangkan dan diawasi melalui direktorat umum pelayanan jasa dengan menetapkan jangka waktu pengiriman sebagai jaminan kepada pelanggan. Pengiriman barang telah ditetapkan sebagai pelayanan jasa yang memilii kebijakan bergaransi sebagai perlindungan terhadap barang pelanggan yang akan dikirim. Perusahaan akan bertanggung jawab untuk mengganti dan mengembalikan atau memperbaiki setiap kehilangan dan kerusakan barang yang dialami selama pengiriman barang berlangsung.
Prinsip yang digunakan dalam mencapai tujuan pengendalian lingkungan untuk pengiriman barang ialah :
1. Prinsip Pengembangan Kode Etik dan Integritas :
Jasa pengiriman barang yang dilakukan oleh perusahaan memiliki kode etik serta komitmen yang besar pada pelanggan.
Perusahaan akan berusaha tidak mengecewakan pelanggan dengan merusak dan menghilangkan kepercayaan dalam penggunaan jasa pengiriman oleh Perusahaan Umum DAMRI. Pengiriman barang akan berlangsung selama 3 sampai 4 hari untuk jalur dalam kota, dimana barang pelanggan akan diawasi secara penuh oleh subdit usaha pelayanan jasa sehingga tidak mengurangi tingkat kepercayaan pelanggan.
Perusahaan akan mengirim barang pelanggan dengan disertai bukti pengiriman yang akan di tanda tangani oleh pelanggan yang menerima barang tersebut. Integritas dan komitmen perusahaan dalam mengirimkan barang tersebut pada pelanggan dilakukan sesuai dengan jangka waktu yang sudah ditentukan, sehingga subdit usaha pelayanan jasa akan memberi laporan dengan lengkap bahwa barang tersebut sudah sampai kepada direktorat usaha pelayanan jasa.
2. Prinsip Pentingya Pengawasan Dewan Direksi :
Pengawasan oleh dewan direksi sangat diperlukan dalam proses jasa pengiriman barang. Pemantauan kinerja petugas pengiriman barang akan dilakukan dengan mengkomunikasikan secara optimal agar dapat mengetahui posisi dan keberadaan barang tersebut. Dewan direksi mengkomunikasikan petugas pengiriman barang dengan cara menelepon petugas sebagai tindakan pengawasan untuk mengetahui jika barang yang di kirim sudah berada pada alamat yang dituju.
B. Risk Assessment
Direktorat pelayanan jasa akan mengidentifikasi setiap resiko yang akan dialami selama proses pengiriman barang berlangsung. Resiko kesalahan pengiriman barang yang terjadi sangat mempengaruhi kinerja pelayanan jasa perusahaan. Petugas kurir yang menyimpan semua barang di dalam gudang, tidak memberikan kode pengiriman pada barang tersebut sehingga pengambilan barang tidak secara berurut melainkan secara acak dan tercampur dengan barang yang memiliki kode pengiriman.
Perusahaan mempertimbangkan potensi kecurangan dalam menilai risiko terhadap pencapaian tujuan. Pertimbangan terhadap potensi kehilangan barang akan dilakukan penilaian terhadap kinerja direktorat pelayanan jasa yang kurang baik dimana penyediaan pengiriman barang harus menggunakan kode pengiriman agar dapat disamakan dengan informasi pada formuril pemesanan jasa pengiriman barang pada pelanggan sesuai dengan prinsip dan kebijakan yang mengacu pada Risk Assessment, yaitu :
1. Prinsip Penilaian Resiko untuk Proses Jasa Pengiriman :
Jasa pengiriman barang Perusahaan Umum DAMRI memiliki tingkat resiko yang cukup tinggi, karena jangkauan lokasi pengiriman yang cukup luas. Resiko pengiriman barang terdiri atas :
a) Kecelakaan lalu lintas, perusahaan akan mengirim barang sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan, namun resiko dalam bentuk kecelakaan lalu lintas akan menghambat dan mengurangi intensitas pengiriman barang sehingga dapat membuat pengiriman barang yang lainnya di batalkan.
b) Pengiriman barang yang tidak sesuai, kesalahan pengumpulan barang yang diangkut menjadi resiko dengan tingkat yang rendah, karena perusahaan akan mengambil barang yang salah kirim tersebut kepada pelangan dan memberikan barang yang sesuai dengan jenis barang yang ditulis dalam formulir permintaan pelanggan.
Berdasarkan prinsip penilaian resiko yang sudah dilakukan, maka perusahaan akan meningkatkan pengendalian mutu kinerja dengan menggunakan kode pengiriman barang dan memisahkan jenis barang yang sudah diberikan kode pengiriman dengan barang yang belum diberikan kode pengiriman.
C. Control Activities
Aktivitas pengiriman barang yang berlangsung akan di kendalikan secara langsung oleh pihak direktorat pelayanan jasa dan direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum. Direktorat pelayanan jasa akan menghubungi petugas kurir pengiriman barang untuk menanyakan posisi dan penempatan barang yang dikirim. Pengendalian ini akan disampaikan kepada direktorat keuangan untuk mencatat laporan keuangan sebagai pembaharuan pada piutang yang sudah tertagih pada saat barang tersebut telah sampai.
Perusahaan menggunakan teknologi sebagai pendukung untuk mengendalikan semua proses pengiriman barang dan penerimaan pendapatan dari hasil penjualan jasa pengiriman tersebut. Pembatasan pengguna untuk mengakses setiap dokumen menjadi kebijakan dalam internal perusahaan untuk mencegah terjadinya kehilangan data. Direktorat usaha menggunakan password khusus untuk mengakses data pengiriman barang, karena informasi
tersebut berisikan jumlah pendapatan dan penerimaan kas yang akan diserahkan kepada direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum.
Proses pengendalian aktivitas yang berjalan mengacu pada prinsip– prinsip sebagai berikut :
1. Prinsip Pengembangan Kontribusi Pencapaian Tujuan :
Pengendalian aktivitas terhadap pengiriman barang dilakukan berdasarkan kebijakan perusahaan yakni memberikan peringatan tegas kepada petugas jasa pengiriman barang oleh dewan direksi karena subdit usaha pelayanan jasa melakukan kesalahan dengan megirimkan barang yang salah dan tidak dilengkapi dengan kode pengiriman barang. Pengiriman barang seharusnya dilakukan dengan menyertai kode pengiriman agar barang yang diterima pelanggan sesuai dengan jenis barang yang diisi dalam formulir permintaan pelanggan. Dengan begitu, subdit usaha pelayanan jasa sudah mencapai kontribusi dalam melakukan proses pengiriman dan mencapai tujuan sesuai dengan kebijakan internal perusahaan.
2. Prinsip Penerapan Teknologi dalam Pencapaian Tujuan :
Perusahaan tidak memliki dukungan penerapan teknologi terhadap proses pengiriman barang pelanggan, karena proses pencatatan transaksi dan data informasi pengiriman pelanggan masih menggunakan sistem manual dan hanya menyimpan data tersebut ke dalam sistem komputer yang tidak dilengkapi dengan sistem keamanan password. Penerapan teknologi dengan menggunakan sistem keamanan komputer
diperlukan oleh Perusahaan Umum DAMRI karena akan menyimpan data– data dan informasi barang yang siap untuk di kirim, dengan adanya dukungan teknologi sistem komputerisasi perusahaan juga dapat mengetahui jumlah unit kendaraan yang masih bisa dipakai dan yang sudah tidak layak untuk digunakan dalam proses pengiriman.
D. Information and Communication
Perusahaan memperoleh atau menghasilkan dan menggunakan, kualitas informasi yang relevan dengan mendukung fungsi komponen pengendalian internal lainnya. Informasi dan komunikasi yang di proses perusahaan untuk mengumpulkan informasi keuangan dalam mendukung pencapaian tujuan pelaporan keuangan, mengidentifikasi, dan mendistribusikan informasi keuangan untuk mendukung proses pengendalian internal lainnya.
Komunikasi internal yang efektif antara top management dengan pihak pelaksana tugas yang berada di bawah kebijakan dan prosedur perusahaan akan mengalami kesulitan karena perusahaan yang memiliki tingkat jangkauan yang luas. Komunikasi dilakukan dengan menghubungi pihak pelayanan jasa untuk mengetahui informasi pengiriman barang yang telah sampai ke tempat tujuan. Komunikasi antara direktorat pelayanan jasa dengan pelanggan adalah sebuah pengendalian terhadap perkembangan pengiriman barang yang sudah sampai, sehingga perusahaan memerlukan informasi dari pelanggan untuk mengetahui barang yang di kirim telah sampai.
Pengembangan informasi dan komunikasi dalam proses pengiriman barang memiliki prinsip–prinsip dan aturan kebijakan yang mendukung proses pengendalian pengiriman barang, berikut beberap prinsip informasi dan komunkasi yang digunakan :
1. Prinsip Pengembangan Kualitas Informasi dan Komunikasi :
Pengiriman barang dilakukan dengan melihat data informasi yang berasal dari formulir permintaan pelangan. Informasi tersebut kemudian dimasukan ke dalam paket pengiriman yang disertai dengan tarif harga jasa pengiriman, sehingga bukti yang akan diberikan oleh perusahaan kepada pelanggan sudah akurat dan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan.
Informasi yang diperoleh perusahaan merupakan informasi yang berasal dari pihak luar perusahaan yang dapat mempengaruhi proses pengiriman barang. Perusahaan mendapatkan informasi tersebut dari hasil laporan subdit usaha pelayanan jasa mengenai barang yang sudah di kirim kepada pelanggan, laporan dibuat berdasarkan jumlah dan jenis barang yang di kirim oleh petugas pengiriman. Jumlah dan jenis barang tersebut kemudian dibuatkan laporan yang disebut dengan formulir persetujuan pengiriman.
Formulir tersebut merupakan informasi tentang data pelanggan yang menggunakan jasa pengiriman barang dan berkaitan dengan pengendalian terhadap pencatatan laporan permintaan pemesanan pelanggan. Pengembangan kualitas informasi diberikan kepada Dewan Pengawas Perusahaan Umum DAMRI sebagai penyusunan perkiraan yang
disesuaikan dengan operasi jasa pengiriman untuk mengelompokkan transaksi penggunaan jasa pengiriman barang.
Penerapan prinsip COSO di atas merupakan tindakan manajemen internal perusahaan yang dinilai dapat mengembangkan komponen pengendalian lingkungan yang lainnya. Oleh karena itu pengendalian informasi pengiriman barang menggunakan sistem komunikasi dengan pihak luar agar dapat memberikan perubahan internal yang mengacu pada kebijakan perusahaan.
E. Monitoring Activities
Pemantauan merupakan proses perusahaan untuk menentukan apakah pengendalian internal atas pelaporan keuangan beroperasi secara efektif dan laporan keuangan yang andal dan akurat disiapkan. Pemantauan memerlukan mekanisme untuk menangkap dan melaporkan kekurangan pengendalian internal. Kekurangan-kekurangan ini dilaporkan dan ditangani oleh manajemen. COSO telah mengidentifikasi beberapa prinsip yang terkait dengan pemantauan prestasi, seperti :
1. Prinsip Monitoring Berkelanjutan :
Pengawasan berkelanjutan memungkinkan manajemen untuk menentukan apakah pengendalian internal dalam siklus pengiriman barang berfungsi dengan baik atau tidak. Perusahaan Umum DAMRI memiliki unit pengendalian internal dalam perusahaan. Direktorat pelayanan jasa berkewajiban untuk mengontrol dan memantau kegiatan pengiriman barang yang sedang berlangsung, dan jika ada sesuatu yang salah dengan kegiatan tersebut, direktorat pelayanan jasa memiliki
kewenangan bisa terlibat langsung untuk memperbaiki kesalahan. Petugas jasa pengiriman barang hanya melaporkan kejadian yang terjadi pada saat pengiriman berlangsung, laporan yang diterima mencakup kerusakan unit kendaraan atau kehilangan barang akibat pencurian.
2. Prinsip Pelaporan Kekurangan :
Kekurangan pengendalian internal diidentifikasi dan dikomunikasikan secara tepat waktu kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan korektif, dan untuk manajemen dan dewan yang sesuai. Kriteria prinsip kekurangan pelaporan berdasarkan kerangka COSO ialah :
a) Tindakan tepat waktu, dimana laporan dari sumber internal dan eksternal yang dipertimbangkan untuk implikasi pengendalian internal dalam pengiriman barang, dipakai untuk menentukan ketepatan waktu pengiriman secara cepat dan akurat.
b) Pelaporan kekurangan yang ditemukan merupakan temuan dari kekurangan pengendalian internal termasuk sistem dan kelemahan pengendlian keamanan jasa pengiriman barang yang dilaporkan kepada individu yang memiliki proses dan kontrol terkait dalam pengambilan tindakan korektif.
c) Melaporkan kekurangn yang mempengaruhi pengendalian internal atas pelaporan keuangan dikomunikasikan kepada direktorat pelayanan jasa dan dewan direksi direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum secara teratur dan objektif.
4.4 Evaluasi Hubungan Billing dengan Sistem COSO
A. Control Environment
Direktorat keuangan dapat menerapkan sistem COSO, khususnya yang berkaitan dengan komponen lingkungan pengendalian yang sesuai dan harus membantu manajemen penagihan piutang memahami peran yang diberikan dengan tingkatan pengendalian serta jenis pengendalian entitas yang harus ditangani dalam desain pengendalian internal yang efektif terhadap pelaporan penagihan.
Suatu integritas dan nilai-nilai etika, dikembangkan dan menetapkan standar dan menghasilkan perilaku untuk pelaporan keuangan dalam penagihan piutang. Integritas dan nilai etika yang terdapat dalam subdit akuntansi ialah kode etik sebagai perilaku dalam melakukan pencatatan dan penagihan yang menyertakan bukti penjualan jasa pengiriman barang.
Kemungkinan risiko yang terjadi mengenai siklus pendapatan pada integritas dan nilai-nilai etika bagian dalam perusahaan adalah tindakan kesalahan penagihan. Kurangnya integritas dan nilai etika dari karyawan merupakan dasar dari tindakan kesalahan penagihan itu terjadi. Karyawan tidak menggunakan informasi dengan benar terhadap data pelanggan yang sudah diberikan. Oleh karena itu perusahaan dapat mengendalikan resiko integritas kinerja yang lemah dengan memisahkan tugas penagihan dan fungsi pengiriman.
Penting bagi dewan direksi untuk memahami dan melatih tanggung jawab pengawasan yang terkait dengan pelaporan penagihan, terutama dalam siklus pendapatan jasa dan pengendalian internal terkait. Direktorat
keuangan harus sadar tentang kualitas jasa dan jumlah unit kendaraan (spare part), untuk memonitor risiko yang mungkin terjadi dalam kegiatan penyewaan dan pengiriman barang bersama dengan satuan pengawas intern. Pada perusahaan umum DAMRI, dewan direksi sangat menyadari tentang tanggung jawab mereka dalam melaksanakan penagihan kas pada pelanggan atas penggunaan jasa angkutan DAMRI sesuai dengan siklus akuntansi pendapatan jasa. Struktur organisasi perusahaan mendukung pengendalian internal yang efektif terhadap pelaporan keuangan penagihan piutang yang terdiri dari:
a) Pertanggung jawaban yang menetapkan manajemen direktorat usaha pelayanan jasa untuk melaporkan hasil penagihan kepada subdit akuntansi.
b) Mengatur struktur organisasi internal. Manajemen mempertahankan struktur organisasi dengan fasilitas pelaporan yang efektif dan komunikasi tentang pengendalian internal atas pelaporan penagihan piutang kepada direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum. c) Menjaga proses penagihan piutang pada pelanggan. Manajemen
pelaporan menyadari pentingnya menjaga proses untuk verifikasi tujuan informasi yang dilaporkan kepada pelanggan agar pelanggan dapat mengetahui jumlah yang akan di tagihkan oleh perusahaan.
Pengendalian lingkungan untuk proses penagihan memiliki prinsip yang berkaitan dengan penerapan sistem COSO. Prinsip – prinsip tersebut ialah :
1. Prinsip Pengembangan Kode Etik dan Integritas :
Kinerja penagihan piutang pada pelanggan dilakukan berdasarkan kebijakan dan prosedur yang sudah di terapkan oleh perusahaan. Penagihan berjalan secara cepat karena pihak subdit akuntansi berkomitmen untuk mencapai tujuan dengan meningkatkan pendapatan jasa dengan jelas dan sesuai jangka waktu yang telah di sepakati dengan pelanggan.
Integritas penagihan dilakukan oleh para petugas subdit usaha dan pelayanan jasa sebagai tanggung jawab yang telah mereka lakukan, karena itu merupakan suatu konsep yang merujuk pada konsistensi penagihan dengan kode etik yang baik agar pelanggan tidak merasa kecewa dengan penggunaan jasa perusahaan baik melalui jasa pengiriman maupun jasa penyewaan angkutan umum.
2. Prinsip Pentingya Pengawasan Dewan Direksi :
Penagihan sangat memerlukan tingkat pengawasan yang tinggi, dimana perusahaan mendapatkan pendapatan jasa melalui hasil dari penjualan jasa sebagai produk yang ditawarkan. Pengawasan dari dewan direksi merupakan tindakan yang baik dan sesuai dengan prosedur yang berjalan sehingga pelanggan harus mengikuti peraturan dan kebijakan penagihan yang sudah ditetapkan.
Dewan direksi melakukan pengawasan kepada subdit akuntansi untuk mengetahui jika penagihan tersebut di catat ke dalam buku besar atau tidak. Penagihan akan di catat ke dalam buku besar jika semua piutang telah tertagi kepada pelanggan karena subdit
akuntansi tidak akan mencatat dan melaporkan kepada dewan direksi apabila seluruh penagihan piutang belum tertagih. Oleh karena itu dewan direksi melakukan pengawasan sebagai bentuk pengendalian yang terstrukur dalam organisasi internal Perusahaan Umum DAMRI.
B. Risk Assessment
Risiko yang mungkin terjadi dalam proses pendokumentasian dan pencatatan transaksi penagihan pada siklus pendapatan jasa adalah : a) Tidak mendapatkan semua tagihan.
b) Kesalahan dalam proses penagihan. c) Pencatatan transaksi yang tidak akurat.
Adanya penetapan tujuan dalam menjalankan proses penagihan yang pendapatan jasa harus memiliki bukti transaksi antara pelanggan dan subdit pelayanan jasa, dengan begitu semua tagihan kepada pelanggan dapat dilakukan dan akan segera di simpan dengan membuatkan bukti penerimaan terlebih dahulu. Bukti penerimaan tersebut dapat digunakan sebagai konfirmasi penegasan atas kesalahan dalam proses penagihan disebabkan oleh pengendalian lingkungan yang tidak tegas dari direktorat keuangan. Perusahaan mencatat semua jenis transaksi penggunaan jasa oleh pelanggan, tetapi tidak menggunakan packing slip atau surat pemberitahuan untuk pengumpulan paket barang yang akan di kirim. Oleh karena itu perusahaan tidak dapat menagih kepada pelanggan yang tidak menerima surat pemberitahuan pada saat melakukan pengiriman barang.
Penilaian resiko proses penagihan meliputi prinsip – prinsip yang mengacu pada penerapan sistem COSO, prinsip – prinsip tersebut ialah : 1. Prinsip Pencapaian Tujuan Pengelolaan Resiko :
Perusahaan harus menggunakan sistem keamanan dan teknologi yang dapat membantu untuk menyimpan seluruh hasil penagihan piutang pada pelanggan. Penggunaan teknologi tersebut mengacu pada data infomasi pelangan yang sudah di simpan dan memiliki jumlah tagihan yang harus di minta. Petugas subdit akuntansi cukup memberikan formulir berupa bukti penagihan atas penggunaan jasa yang telah digunakan kepada petugas subdit usaha pelayanan jasa, sehingga pelanggan dapat mengetahui arah dan tujuan penagihan uang tunai dari hasil peggunaan jasa angkutan umum dan pengiriman barang.
Pengelolaan resiko yang berkaitan dengan tidak dapat tertagihnya piutang terhadap pelanggan dilakukan dengan menggunakan bukti formulir permintaan tersebut, sehingga data penagihan dapat diketahui oleh pelanggan dan subdit pelayanan jasa akan membawa bukti penagihan tersebut kepada subdit akuntansi seceara langsung.
Dengan demikian, perusahaan memiliki langkah – langkah yang kongrit dan tepat dalam membuat dokumen bukti penagihan sebagai acuan dalam mengurangi kegagalan penagihan terhadap pelanggan serta kesalahan pencatatan atas ketidak akruatan data dan informasi jumlah penagihan atas penggunaan jasa penyewaan angkutan umum dan pengiriman barang.
C. Control Activities
Kegiatan aktivitas pengendalian dilakukan pada berbagai tingkat perusahaan untuk mengurangi risiko terhadap pencapaian tujuan pelaporan penagihan pengiriman barang. Pada tingkat yang lebih tinggi, manajemen melakukan tinjauan tingkat atas membandingkan kinerja aktual serta anggaran perkiraan, atas ulasan laporan penagihan kepada pelanggan. Aktivitas pengendalian penagihan piutang memiliki hubungan erat dengan pemantauan terhadap kinerja jasa pengiriman barang dan jasa penyewaan angkutang umum bus pariwisata, karena efektivitas kegiatan pengendalian perusahaan dilakukan oleh direktorat pelayanan jasa melalui bidang operasi.
Tujuan pengendalian aktivitas untuk proses penagihan, memiliki prinsip yang berkaitan dengan penerapan kebijakan perusahaan, yaitu : 1. Prinsip Pengembangan Kontribusi Pencapaian Tujuan :
Pengendalian aktivitas dalam proses penagihan mendapat kontribusi yang penuh dari dewan direksi dan subdit akuntansi. Kontirbusi yang diberikan sangat bermanfaat karena pihak subdit usaha pelayanan jasa memiliki bantuan untuk mendapatkan tagihan pada pelanggan dengan memberikan bukti formulir permintaan dan hasil transaksi kepada subdit usaha pelayanan jasa, untuk kemudian di berikan kepada pelanggan.
Kontribusi tersebut dilakukan atas pencapaian tujuan untuk mendapatkan biaya tagihan yang akan segera direkonsiliasi secara total melalui pemisahan data yang sudah di tagih dengan data yang belum tertagih, pemisahan data ini meliputi dua cara, yaitu (1)
perusahaan mengakses master data yang memiliki jumlah harga dan informasi mengenai pelanggan, (2) subdit akuntansi akan memberikan informasi data tersebut kepada subdit pelayanan jasa melalui sistem pengawasan internal direktorat keuangan.
2. Prinsip Penerapan Teknologi :
Penerapan teknologi merupakan proses pendukung yang memiliki kontribusi penuh terhadap proses penagihan kepada pelanggan. Teknologi membantu subdit usaha pelayanan jasa dengan mengkomunikasikan seluruh petugas melalui e-mail dan pembatasan untuk mengakses data informasi penagihan mengenai pelanggan dengan menggunakan kebijakan yang telah ditetapkan jika yang berhak mengakses data informasi penagihan pelanggan hanya subdit akuntansi dan subdit pelayanan jasa.
Berdasarkan prinsip–prinsip pengendalian aktivitas, kontribusi penerapan teknologi dan komitmen perancangan sistem merupakan hasil kinerja pengendalian internal perusahaan yang mendapatkan hasil penagihan terhadap pelanggan sehingga perusahaan tidak mencatatkan laporan keuangan yang memiliki kekurangan piutang dan perubahan akun piutang yang dapat dikendalikan melalui pemisahan data serta batasan mengakses sebagai bijakan perusahaan dalam mencapai tujuan pengendalian aktivitas.
D. Information and Communication
Tanpa saluran komunikasi formal biasanya ditemukan di perusahaan-perusahaan yang lebih besar, banyak perusahaan yang lebih kecil mencapai komunikasi yang efektif melalui kontak sehari-hari yang ditambah dengan kebijakan penagihan bagi direktorat keuangan. Tindakan dewan direksi juga dapat berbicara lebih keras dalam interaksi dengan direktorat usaha pelayanan jasa. Sistem komunikasi diarahkan kepada manajemen tingkat menengah ke manajemen tingkat atas dan mereka menggunakan memo sebagai alat untuk berkomunikasi dalam setiap divisi.
Pada bagian informasi dan komunikasi unit penagihan, perusahaan umum DAMRI sudah memenuhi persyaratan COSO, meskipun masih ada satu kriteria yang tidak sepenuhnya disesuaikan. Pengendalian informasi, komunikasi manajemen, dan komunikasi dengan pihak luar adalah kriteria yang memenuhi persyaratan kerangka COSO. Kebutuhan informasi adalah satu-satunya kriteria yang tidak sepenuhnya beradaptasi persyaratan COSO. Dalam persyaratan COSO, perusahaan harus memiliki semua informasi karena untuk mendukung proses pengambilan keputusan.
Dalam siklus pendapatan, informasi merupakan bagian yang sangat penting karena harus berurusan dengan pihak luar (pelanggan) untuk melakukan penagihan secara langsung, karena pelanggan yang meminta penggunaan jasa dan direktorat keuangan akan memberi invoice sebagai informasi jumlah penagihan. Jika informasi tersebut tidak sepenuhnya jelas, seluruh jajaran pihak direktorat keuangan akan mendapatkan
dampak. Dampak yang akan terjadi yaitu penagihan dengan data yang salah kepada pelanggan, jumlah penagihan yang tidak akurat, dan subdit akuntansi harus merubah posisi akun penagihan piutang yang sudah di masukan ke dalam buku besar.
Jadi, penting bagi perusahaan untuk memiliki sepenuhnya kesadaran tentang informasi, meskipun itu bisa dianggap sebagai risiko menengah, akan tetapi perusahaan umum DAMRI sudah menerapkan persyaratan kerangka COSO. Namun demikian, secara keseluruhan untuk kerangka informasi dan komunikasi, telah diterapkan dengan baik pada perusahaan, dan tingkat penanganan risiko pada unit penagihan masih rendah.
Prinsip–prinsip penerapan sistem informasi dan komunikasi penagihan merupakan dasar dari pengendalian proses pengurangan terjadinya resiko. Berikut prinsip–prinsip yang diterapkan untuk pengendalian informasi dan komunikasi :
1. Prinsip Pengembangan Kualitas Informasi dan Komunikasi :
Kualitas informasi dan komunikasi dalam menjalankan proses penagihan kepada pelanggan, dilakukan perusahaan agar pelanggan dapat mengetahui peraturan terhadap tarif penagihan yang akan dikenakan kepada pelanggan atas penggunaan jasa Perusahaan Umum DAMRI. Peraturan tarif yang diberikan meliputi informasi biaya pengiriman dan jangka waktu penyewaan jasa angkutan umum.
Komunikasi dan informasi yang diberikan melalui bukti tagihan perusahaan telah menjelaskan dan mengikuti prosedur sebagai perumusan kebijakan dalam menyusun laporan keuangan dengan
memperbaharui akun pendapatan dan piutang. Bukti pembaharuan akun piutang terhadap laporan keuangan akan diberikan pada customer sebagai informasi bahwa tagihan atas pengiriman barang telah dilakukan, serta masa waktu penyewaan jasa angkutan umum sudah selesai.
E. Monitoring Activities
Aktivitas pengawasan untuk proses penagihan merupakan hal penentuan apakah pengendalian internal atas pelaporan transaksi dengan pelanggan beroperasi secara efektif dan laporan keuangan serta pelanggan dapat mengerti informasi pengawasan yang dilakukan. Direktorat usaha pelayanan jasa harus menjelaskan setiap jumlah penagihan dari berbagai produk jasa yang digunakan.
Pengawasan ini dilaporkan dan ditangani oleh direktorat usaha pelayanan jasa. COSO telah mengidentifikasi beberapa bagian yang terkait dengan penagihan terhadap pelanggan, diantaranya :
a) Pengendalian memasukan data penagihan pelanggan.
b) Pengaturan sistem konfigurasi secara otomatis dalam memasukan data penagihan pelanggan.
c) Mendistribusikan dokumen penagihan kepada pelanggan dibawah pengawasan fungsi keuangan dan seksi akuntansi, dimana dokumen tersebut sudah berisi informasi penggunaan jasa oleh pelanggan.
Perusahaan menggunakan aktivitas pengendalian dengan mengacu dan memberikan arahan kepada para staf dan pegawai subdit usaha pelayanan jasa agar melakukan penagihan dengan tepat dan sesuai
