A. Control Environment
Penerimaan kas dimulai pada saat pelanggan melakukan penyetoran pada pihak fungsi keuangan bagian pembuatan bukti. Setelah itu, bukti-bukti penerimaan akan dibuat dan dibagi ke dalam tiga bagian lembar dokumen. Ke tiga lembar dokumen tersebut akan diberikan kepada juru bayar perusahaan bidang fungsi keuangan. Kasir akan mengeluarkan invoice (asli) dan invoice lembar ketiga (lembar kasir) untuk dicocokan dengan penerimaan kas. Apabila sudah sesuai, maka invoice asli dan invoice rangkap ketiga di cap lunas dan ditanda-tangani kasir. Invoice asli beserta dengan dokumen lain kemudian diberikan kepada pelanggan. Sedangkan invoice lembar ketiga akan di arsip bersama dengan voucher penerimaan kas.
Fungsi keuangan dan seksi akuntansi merupakan lingkungan pengendalian terhadap proses berjalannya arus penerimaan kas yang terstruktur dan sesuai dengan prosedur dibawah pengawasan secara langsung oleh direktorat keuangan SDM dan administrasi umum. Perusahaan mendapatkan banyak ancaman terhadap proses penerimaan kas, kas yang akan diterima dapat mudah hilang karena pihak kemanan
perusahaan yang masih kurang memadai. Fungsi keuangan hanya melakukan pengendalian atas proses penerimaan kas yang berjalan, tetapi tidak memperhatikan sebagian kas yang mudah di ambil oleh pihak-pihak yang tidak kompeten dalam melaksanakan tugas sebagai akuntan perusahaan. Pembuatan voucher penerimaan kas, merupakan dokumen yang digunakan oleh kasir sebagai bukti penerimaan kas. Voucher penerimaan kas dilampirkan dengan invoice (copy kasir), kemudian di arsip urut nomor voucher penerimaan kas. (mengenai invoice lihat artikel mengenai pengawasan atau kontrol penjualan).
Voucher penerimaan kas biasanya memberikan informasi mengenai : a) Tanggal dan Voucher Penerimaan Kas.
b) Jenis Voucher Penerimaan Kas. Misalkan Penerimaan kas–Kecil, penerimaan kas–besar.
c) Perincian mengenai penerimaan kas, seperti nomor invoice, nama langganan dan jumlah penerimaan kas.
d) Tanda-tangan kasir, tanda tangan yang memeriksa dan yang menyetujui.
Fungsi keuangan membuat voucher penerimaan kas sebagai alat pengendalian lingkungan dalam menjalankan proses sistem akuntansi informasi penerimaan kas agar dapat mempermudah setiap bagian dari fungsi keuangan untuk mencatat data dan informasi pelanggan yang menggunakan jasa angkutan umum baik untuk jasa pengiriman maupun jasa penyewaan unit angkutan umum.
Sistem COSO memberikan beberapa komponen prinsip yang dapat di jalankan untuk mempermudah proses perolehan penerimaan kas secara tunai. Berikut prinsip–prinsip yang dapat digunakan untuk membantu pengendalian lingkungan dalam penerimaan kas :
1. Prinsip Pengembangan Kode Etik dan Integritas :
Pengendalian lingkungan dalam penerimaan kas dilakukan oleh subdit akuntansi dalam direktorat keuangan, SDM dan Administrasi Umum. Penerimaan ini berdasarkan kebijakan yang telah dibuat untuk memebrikan pelanggan informasi data penagihan sesuai dengan rincian permintaan pelanggan tanpa ada perubahan apapun. Subdit akuntansi tidak akan merubah isi laporan keuangan karena itu merupakan komitmen pekerjaan agar tidak terjadi kehilangan dan potensi pengurangan jumlah kas yang di simpan.
Penyimpanan kas terdiri atas kode transaksi dan pengiriman barang yang di masukan ke dalam bukti, sehingga pelanggan dapat mengerti tentang kejelasan penerimaan kas oleh perusahaan. Perusahaan memiliki nilai dan integritas kode etik yang tinggi untuk melakukan proses penerimaan kas, dimana perusahaan tidak menggunakan kas tersebut sebagai biaya operasional perusahaan, karena kas tersebut akan di terima oleh juru bayar perusahaan sebagai pemegang tanggung jawab untuk menjaga dan membuat bukti pernyataan penerimaan kas.
Oleh karena itu, semua jenis penerimaan pendapatan (termasuk pendapatan jasa) akan di pisahkan oleh petugas juru bayar/kasir agar pengambilan data untuk arsip tidak mengalami kesulitan dan harus melalui
juru bayar untuk mendapatkan hsil penerimaan kas tersebut, karena itu merupakan tugas dan kode etik pengendalian lingkungan dalam mengatur penerimaan kas.
2. Prinsip Pentingya Pengawasan Dewan Direksi :
Pengawasan dewan direksi mengacu pada pola kinerja direktorat keuangan, SDM dan Administrasi Umum atas pencapaian penerimaan kas yang diterima. Komitmen dan integritas atas proses penagihan kas terdapat pada jumlah pencapaian yang didapat, sehingga dewan pengawasan tidak memberikan sanksi sesuai dengan kebijakan apabila penagihan tidak memiliki bukti transaksi yang dibawa secara bersamaan tanpa melalui proses pencatatan pada invoice terlebih dahulu.
Dewan direksi memulai pengawasan terhadap penerimaan kas dengan melihat pengendalian lingkungan yang dilakukan, diantaranya invoice yang diberikan pada pelanggan memiliki informasi dan identitas yang akan di arsipkan sebagai pengembangan kinerja perusahaan dalam membedakan penerimaan kas berdasarkan urutan kode pengiriman yang ada.
Berdasarkan prinsip dan kebijakan yang berjalan, Perusahaan Umum DAMRI menerima penerimaan kas dengan tepat seuai jangka waktu yang ditentukan melalui jasa penyewaan angkutan umum yang digunakan oleh pelanggan. Penyewaan tersebut mendapatkan pengawasan dari subdit usaha pelayanan jasa dan dewan pengawas yang mengurusi bagian operasi dan keuangan perusahaan.
B. Risk Assessment
Penerimaan kas yang telah dilakukan dengan tingkat pengendalian lingkungan melalui penerapan sistem COSO, maka penilaian resiko terhadap sistem penerimaan kas juga sangat diperlukan. Adanya ancaman kehilangan kas yang beresiko mengurangi pendapatan perusahaan, sangat mempengaruhi kebijakan yang telah dibuat. Direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum akan melekukan evaluasi kebijakan karena dapat mengurangi terjadinya ancaman kehilangan kas tersbut.
Subdit akuntansi akan memeriksa setiap perlengkapan bukti yang sudah dibuat sesuai dengan jumlah kas yang diterima dan arsip yang sudah di simpan oleh petugas buku pembantu dan petugas verifikasi. Selanjutnya, unit kerja keuangan akan mengelola semua data keuangan perusahaan secara optimal agar dapat menganalisis dokumen dan kas yang hilang tersebut. Direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum harus memberikan kebijakan dan sistem pengendali resiko yang lebih baik untuk meningkatkan kemanan pada alur proses penerimaan kas dengan memberikan kode pengaman terhadap kas yang akan di simpan. Dengan terjadinya resiko yang mengancam proses berajlannya sistem informasi akuntansi yang diterapkan, maka perusahaan akan mengalami permasalahan terhadap penyusunan laporan arus kas secara langsung. Penrapan laporan arus kas pada perusahaan akan berkurang karena perusahaan mengalami kerugian pada jumlah pendapatan jasa yang mengalami kehilangan kas atas tingkat pengendalian sistem keamanan pihak akuntansi yang masih lemah.
Prosedur di atas memiliki pengaruh terhadap prinsip – prinsip yang juga dijalankan sebagai acuan penerapan Risk Assessment untuk mengontrol penerimaan kas agar tidak terjadi kesalahan dalam menyimpan penerimaan tersebut. Prinsip – prinsip tersebut ialah :
1. Prinsip Pencapaian Tujuan Pengelolaan Resiko :
Resiko yang ada untuk penerimaan kas berkaitan dengan kesalahan prosedur dalam menyimpan kas tersebut oleh juru bayar/kasir pada fungsi keuangan yang menyebabkan subdit akuntansi mengalami kesulitan pada saat pengambilan data. Hal ini sangat berpengaruh terhadap lingkungan penerimaan kas karena pengelolaan resiko tersebut memiliki pengawasan yang cukup tinggi dari dewan direksi sehingga pengelolaan resiko lebih berpengaruh pada proses penerimaan kas yang menggunakan sistem penerimaan secara langsung.
Prinsip pengelolaan resiko ini sangat berkaitan dengan proses pengendalian penerimaan kas karena proses tersebut berjalan dengan jangka waktu perusahaan dalam melakukan pencatatan laporan keuangan atas penerimaan pendapatan jasa yang diperoleh.
Oleh karena itu, penerimaan kas terhadap pendapatan jasa Perusahaan Umum DAMRI berjalan dengan baik karena proses tersebut mengacu pada prinsip yang telah diterapkan oleh sistem COSO di atas, dengan begitu fungsi keuangan untuk subdit akuntansi tidak lagi memperoleh salah pencatatan terhadap penerimaan kas.
C. Control Activities
Penerimaan kas dilakukan perusahaan untuk mencatat dan menghitung jumlah pendapatan jasa yang di dapatkan melalui transaksi produk jasa angkutan umum dan pengiriman barang terhadap pelanggan. Perusahaan memiliki sistem dan prosedur untuk mengendalikan semua aktivitas penerimaan kas melalui fungsi keuangan dan seksi akuntansi. Aktivitas pengendalian penerimaan kas berlangsung pada saat petugas pengiriman barang telah kembali dan memberikan bukti laporan formulir pelanggan yang sudah menerima barang tersebut.
Selanjutnya pihak subdit pelayanan jasa akan memberitahukan pihak fungsi keuangan untuk segera membuat bukti penerimaan kas karena data dan informasi dari pelanggan yang telah menerima barang sudah lengkap. Fungsi keuangan akan mengendalikan aktivitas pembuatan bukti dengan memberikan tugas kepada pihak juru bayar ( kasir ) sebagai petugas yang bertanggung jawab dalam melakukan pelunasan pembayaran piutang untuk perusahaan.
Sebagai perusahaan jasa, laporan penerimaan kas terhadap pendapatan jasa perusahaan sangat mempengaruhi kinerja sistem pengendalian aktivitas secara internal. Perusahaan akan menyetorkan kas yang sudah diterima dengan membawa bukti pembayaran pelanggan atas penggunaan jasa penyewaan angkutan umum dan pariwisata, serta jasa ngkutan pengiriman barang atau ekspedisi. Fungsi keuangan melalui bagian pembuatan bukti akan meminta untuk membuatkan slip setoran bank karena kas yang di simpan akan di setorkan ke bank.
Perusahaan akan memberikan cash recipe kepada pelanggan yang telah membayar dan mengisi lembaran formulir permintaan pelanggan. Pelanggan yang menggunakan penyewaan jasa angkutan umum dan bus pariwisata, akan mendapat cash recipe pada saat setelah unit kendaraan tersebut dikembalikan. Direktorat usaha akan memberikan cash recipe tersebut sehingga pelanggan mendapatkan bukti pembayaran yang sah untuk digunakan perusahaan sebagai bukti penyetoran penerimaan kas pada bank.
Prinsip–prinsip yang diberikan untuk mendukung pengendalian aktivitas terhadap penerimaan kas ialah :
1. Prinsip Pengembangan Kontribusi Pencapaian Tujuan :
Tujuan untuk kegiatan penerimaan kas dilakukan agar perusahaan mendapatkan hasil dari transaksi atas penyewaan jasa angkutan umum dan jasa pengiriman barang, dimana kontribusi pendapatan jasa yang didapat semuanya melalui pembayaran oleh pelanggan kepada petugas subdit usaha pelayanan jasa. Kontribusi yang sudah dilakukan oleh subdit pelayanan jasa sangat bermanfaat dan mendapatkan tujuan atas peningkatan pendapatan jasa, sehingga direktur keuangan, SDM dan Administrasi Umum akan membandingkan pendapatan jasa yang di peroleh sekarang dengan pendapatan sebelumnya.
Pelaporan atas penerimaan kas memiliki sifat yang memiliki sifat kontribusi tinggi kepada pendapatan jasa perusahaan, sangat bermanfaat karena dewan pengawas internal perusahaan akan
meminta data penerimaan kas yang telah di catat oleh petugas subdit akuntansi sehingga kebenaran data tersebut dapat diketahui secara langsung oleh dewan pengawas Perusahaan Umum DAMRI.
2. Prinsip Penerapan Teknologi :
Prinsip teknologi yang digunakan untuk membantu proses penerimaan kas ialah dengan penerapan sistem pembayaran secara langsung dengan program pendaftaran identitas pembayaran pelanggan. Perusahan tidak menggunakan sistem penerimaan kas melalui kartu kredit karena hanya menerpakan sistem penerimaan kas secara tunai dari pelanggan. Oleh karena itu untuk penerapan teknologi ini Perusahaan Umum DAMRI memerlukan pendekatan dan terhadap penggunaan kartu kredit agar dapat memudahkan subdit usaha pelayanan jasa dan subdit akuntansi mencatat dan memasukan jumlah data penerimaan kas secara cepat.
D. Information and Communication
Penerimaan kas pendapatan jasa perusahaan perusahaan umum DAMRI menggunakan komunikasi dan informasi dari pihak luar sehingga perusahaan dapat mengetahui penyebab dari berkurang dan bertambahnya penerimaan kas pendapatan jasa perusahaan. Komunikasi antara pihak pembuatan bukti dan pihak yang melakukan transaksi untuk menunjang pelayanan jasa angkutan umum dan pengiriman barang, di kendalikan secara langsung oleh direktorat pelayanan jasa dan driektorat keuangan, SDM dan administrasi umum.
Informasi mengenai penerimaan kas pada perusahaan akakn disimpan dengan menggunakan e-mail sebagai media untuk mengkomunikasikan informasi penerimaan kas tersebut. Informsi penerimaan kas hanya dapat di akses oleh direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum, karena informasi penerimaan kas tersebut akan disampaikan kepada kementerian BUMN sebagai bukti nyata pengganaan kas dan penerimaan pendapatan jasa perusahaan umum DAMRI.
Informasi dan komunikasi yang digunakan oleh petugas subdit usaha pelayanan jasa dalam mendistribusikan proses penerimaan kas pada subdit akuntansi, memiliki acuan terhadap prinsip – prinsip berikut ini :
1. Pengembangan Kualitas Informasi dan Komunikasi :
Kualitas informasi dan komunikasi oleh pihak subdit usaha pelayanan jasa terhadap subdit akuntansi dilakukan dengan pengiriman data yang lengkap atas penerimaan kas. Pengiriman data tersebut menggunakan alat komunikasi elektronik yakni e-mail khusus oleh Perusahaan Umum DAMRI sehingga direktorat Keuangan, SDM dan Administrasi Umum serta subdit akuntansi akan mengetahui jumlah besaran penerimaan kas yang diterima oleh perusahaan.
Jenis penerimaan kas dibedakan menjadi beberapa bagian antara jasa pengiriman barang dengan jasa penyewaan angkutan umum dan pariwisata. Penerimaan kas atas jasa pengiriman barang akan langsung di distribusikan keapada subdit akuntansi untuk
kemudian akan di hitung dan disimpan oleh pihak juru bayar/kasir perusahaan.
E. Monitoring Acticities
Aktivitas pengawasan terhadap siklus pendapatan penerimaan kas perusahaan sudah berjalan dengan baik dibawah arahan direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum. Pengawasan dilakukan dengan meningkatkan fasilitas keamanan untuk menjaga proses penerimaan kas dimana akses untuk menggunakan e-mail hanya dapat dilakukan oleh direktorat keuangan dan direktorat akuntansi.
Pengawasan ini dilanjutkan dengan memisahkan fungsi penanganan uang penerimaan kas dari rekening fungsi piutang dan kredit. Perusahaan menetapkan untuk membuat rekening sendiri sebagai tempat untuk menyimpan kas yang berasal dari sumber pendapatan dan penagihan piutang. Hal ini merupakan sikap pengawasan direktorat usaha untuk mencapai pengendalian pada sistem informasi akuntansi siklus pendapatan.
Berdasarkan aktivitas pemantauan yang telah dilakukan, COSO memberikan beberapa prinsip sebagai pendukung dalam meningkatkan kinerja aktivitas pengawasan. Berikut prinsip – prinsip yang dapat diberikan :
1. Prinsip Pengawasan Berkelanjutan :
Pengawasan terhadap penerimaan kas mendapat berbagai peningkatan terutama dalam pendapatan jasa. Peningkatan ini
merupakan kinerja atas jumlah transaksi dan perolehan bukti pendapatan jasa yang di simpan sebagai arsip perusahaan. Kegiatan pengawasan secara berkelanjutan dilakukan oleh dewan pengawas dan subdit pelayanan jasa atas proses penerimaan kas yang akan didistribusikan kepada subdit akuntansi.
Laporan penerimaan kas akan diberikan kepada Direktur Keuangan, SDM dan Administrasi Umum sebagai pengendalian terhadap tanggung jawab subdit usaha pelayanan jasa yang sudah melakukan transaksi jasa penyewaan dan pengiriman barang. Pengawasan terhadap laporan penerimaan kas merupakan tindakan yang korektif oleh manajemen dalam meningkatka proses penerimaan kas sebagai pendapatan jasa perusahaan.
Oleh karena itu dengan adanya prinsip–prinsip yang mengacu sebagai penerapan proses penerimaan kas, maka perusahaan akan dapat mengatur setiap tugas dan tagungg jawab pada proses penerimaan kas, dimana kas yang diterima akan dijadikan pendapatan jasa yang telah diakui oleh dewan pengawas serta subdit akuntansi karena telah memiliki bukti atau invoice yang sudah dikeluarkan.