Proses jasa pengiriman barang yang dilakukan oleh Perusahaan Umum DAMRI mengacu pada kebijakan yang sudah ditetapkan oleh
perusahaan. Perusahaan hanya mengirimkan barang pelanggan yang dititipkan melalui jasa DAMRI. Pengiriman barang akan diberikan kode sebagai tanda untuk mengetahui data informasi pelanggan yang mengisi formulir permintaan. Formulir tersebut kemudian akan dipakai sebagai bukti yang akan diberikan kepada pelanggan yang dituju dituju untuk pengiriman barang.
Terdapat pengendalian–pengendalian internal perusahaan yang mengacu pada sistem COSO sebagai prinsip pencapaian tujuan perusahaan, yaitu :
1. Control Environment
Pengendalian lingkungan merupakan dasar untuk semua komponen lain dari pengendalian internal. Dewan dan manajemen senior menetapkan nada dari atas mengenai pentingnya pengendalian internal dan standar perilaku yang diharapkan. Perusahaan umum DAMRI menetapkan kedisiplin, proses, dan struktur yang terorganisasi dalam melakukan aktivitas pengiriman barang pelanggan melalui jasa pengiriman atau ekspedisi DAMRI.
Direktorat pelayanan jasa menunjukkan komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika dalam sistem pengiriman barang untuk perusahaan umum DAMRI yang berbeda dengan sistem pengiriman barang perusahaan lainnya. Perusahaan DAMRI menetapkan konsep pengiriman barang hanya sebagai jasa kurir yang beroperasi dalam lingkungan pengendalian direktorat pelayanan jasa, dan direktorat akuntansi & administrasi, dimana perusahaan mengendalikan setiap
barang pelanggan dengan memberikan kode pelanggan dan meminta informasi serta alamat yang jelas pada pelanggan.
Lingkungan pengendalian untuk pengiriman barang sangat terkendali dengan baik. Petugas dari pihak direktorat usaha yang bekerja dalam satuan subdit pelayanan jasa akan menghitung jumlah barang yang akan di kirim. Dewan direksi menunjukkan kemandirian manajemen dan latihan pengawasan untuk pengembangan dan kinerja pengendalian internal melalui direktorat usaha akan meminta kepada subdit pelayanan jasa untuk memastikan barang-barang yang akan di kirim tersebut aman dan sampai ke tempat tujuan dengan utuh melalui pengendalian yang dilakukan oleh bidang jaminan keselamatan dan kualitas jasa.
Struktur pengendalian lingkungan untuk jasa pengiriman barang perusahaan umum DAMRI dikembangkan dan diawasi melalui direktorat umum pelayanan jasa dengan menetapkan jangka waktu pengiriman sebagai jaminan kepada pelanggan. Pengiriman barang telah ditetapkan sebagai pelayanan jasa yang memilii kebijakan bergaransi sebagai perlindungan terhadap barang pelanggan yang akan dikirim. Perusahaan akan bertanggung jawab untuk mengganti dan mengembalikan atau memperbaiki setiap kehilangan dan kerusakan barang yang dialami selama pengiriman barang berlangsung.
Prinsip yang digunakan dalam mencapai tujuan pengendalian lingkungan untuk pengiriman barang ialah :
1. Prinsip Pengembangan Kode Etik dan Integritas :
Jasa pengiriman barang yang dilakukan oleh perusahaan memiliki kode etik serta komitmen yang besar pada pelanggan.
Perusahaan akan berusaha tidak mengecewakan pelanggan dengan merusak dan menghilangkan kepercayaan dalam penggunaan jasa pengiriman oleh Perusahaan Umum DAMRI. Pengiriman barang akan berlangsung selama 3 sampai 4 hari untuk jalur dalam kota, dimana barang pelanggan akan diawasi secara penuh oleh subdit usaha pelayanan jasa sehingga tidak mengurangi tingkat kepercayaan pelanggan.
Perusahaan akan mengirim barang pelanggan dengan disertai bukti pengiriman yang akan di tanda tangani oleh pelanggan yang menerima barang tersebut. Integritas dan komitmen perusahaan dalam mengirimkan barang tersebut pada pelanggan dilakukan sesuai dengan jangka waktu yang sudah ditentukan, sehingga subdit usaha pelayanan jasa akan memberi laporan dengan lengkap bahwa barang tersebut sudah sampai kepada direktorat usaha pelayanan jasa.
2. Prinsip Pentingya Pengawasan Dewan Direksi :
Pengawasan oleh dewan direksi sangat diperlukan dalam proses jasa pengiriman barang. Pemantauan kinerja petugas pengiriman barang akan dilakukan dengan mengkomunikasikan secara optimal agar dapat mengetahui posisi dan keberadaan barang tersebut. Dewan direksi mengkomunikasikan petugas pengiriman barang dengan cara menelepon petugas sebagai tindakan pengawasan untuk mengetahui jika barang yang di kirim sudah berada pada alamat yang dituju.
B. Risk Assessment
Direktorat pelayanan jasa akan mengidentifikasi setiap resiko yang akan dialami selama proses pengiriman barang berlangsung. Resiko kesalahan pengiriman barang yang terjadi sangat mempengaruhi kinerja pelayanan jasa perusahaan. Petugas kurir yang menyimpan semua barang di dalam gudang, tidak memberikan kode pengiriman pada barang tersebut sehingga pengambilan barang tidak secara berurut melainkan secara acak dan tercampur dengan barang yang memiliki kode pengiriman.
Perusahaan mempertimbangkan potensi kecurangan dalam menilai risiko terhadap pencapaian tujuan. Pertimbangan terhadap potensi kehilangan barang akan dilakukan penilaian terhadap kinerja direktorat pelayanan jasa yang kurang baik dimana penyediaan pengiriman barang harus menggunakan kode pengiriman agar dapat disamakan dengan informasi pada formuril pemesanan jasa pengiriman barang pada pelanggan sesuai dengan prinsip dan kebijakan yang mengacu pada Risk Assessment, yaitu :
1. Prinsip Penilaian Resiko untuk Proses Jasa Pengiriman :
Jasa pengiriman barang Perusahaan Umum DAMRI memiliki tingkat resiko yang cukup tinggi, karena jangkauan lokasi pengiriman yang cukup luas. Resiko pengiriman barang terdiri atas :
a) Kecelakaan lalu lintas, perusahaan akan mengirim barang sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan, namun resiko dalam bentuk kecelakaan lalu lintas akan menghambat dan mengurangi intensitas pengiriman barang sehingga dapat membuat pengiriman barang yang lainnya di batalkan.
b) Pengiriman barang yang tidak sesuai, kesalahan pengumpulan barang yang diangkut menjadi resiko dengan tingkat yang rendah, karena perusahaan akan mengambil barang yang salah kirim tersebut kepada pelangan dan memberikan barang yang sesuai dengan jenis barang yang ditulis dalam formulir permintaan pelanggan.
Berdasarkan prinsip penilaian resiko yang sudah dilakukan, maka perusahaan akan meningkatkan pengendalian mutu kinerja dengan menggunakan kode pengiriman barang dan memisahkan jenis barang yang sudah diberikan kode pengiriman dengan barang yang belum diberikan kode pengiriman.
C. Control Activities
Aktivitas pengiriman barang yang berlangsung akan di kendalikan secara langsung oleh pihak direktorat pelayanan jasa dan direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum. Direktorat pelayanan jasa akan menghubungi petugas kurir pengiriman barang untuk menanyakan posisi dan penempatan barang yang dikirim. Pengendalian ini akan disampaikan kepada direktorat keuangan untuk mencatat laporan keuangan sebagai pembaharuan pada piutang yang sudah tertagih pada saat barang tersebut telah sampai.
Perusahaan menggunakan teknologi sebagai pendukung untuk mengendalikan semua proses pengiriman barang dan penerimaan pendapatan dari hasil penjualan jasa pengiriman tersebut. Pembatasan pengguna untuk mengakses setiap dokumen menjadi kebijakan dalam internal perusahaan untuk mencegah terjadinya kehilangan data. Direktorat usaha menggunakan password khusus untuk mengakses data pengiriman barang, karena informasi
tersebut berisikan jumlah pendapatan dan penerimaan kas yang akan diserahkan kepada direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum.
Proses pengendalian aktivitas yang berjalan mengacu pada prinsip– prinsip sebagai berikut :
1. Prinsip Pengembangan Kontribusi Pencapaian Tujuan :
Pengendalian aktivitas terhadap pengiriman barang dilakukan berdasarkan kebijakan perusahaan yakni memberikan peringatan tegas kepada petugas jasa pengiriman barang oleh dewan direksi karena subdit usaha pelayanan jasa melakukan kesalahan dengan megirimkan barang yang salah dan tidak dilengkapi dengan kode pengiriman barang. Pengiriman barang seharusnya dilakukan dengan menyertai kode pengiriman agar barang yang diterima pelanggan sesuai dengan jenis barang yang diisi dalam formulir permintaan pelanggan. Dengan begitu, subdit usaha pelayanan jasa sudah mencapai kontribusi dalam melakukan proses pengiriman dan mencapai tujuan sesuai dengan kebijakan internal perusahaan.
2. Prinsip Penerapan Teknologi dalam Pencapaian Tujuan :
Perusahaan tidak memliki dukungan penerapan teknologi terhadap proses pengiriman barang pelanggan, karena proses pencatatan transaksi dan data informasi pengiriman pelanggan masih menggunakan sistem manual dan hanya menyimpan data tersebut ke dalam sistem komputer yang tidak dilengkapi dengan sistem keamanan password. Penerapan teknologi dengan menggunakan sistem keamanan komputer
diperlukan oleh Perusahaan Umum DAMRI karena akan menyimpan data– data dan informasi barang yang siap untuk di kirim, dengan adanya dukungan teknologi sistem komputerisasi perusahaan juga dapat mengetahui jumlah unit kendaraan yang masih bisa dipakai dan yang sudah tidak layak untuk digunakan dalam proses pengiriman.
D. Information and Communication
Perusahaan memperoleh atau menghasilkan dan menggunakan, kualitas informasi yang relevan dengan mendukung fungsi komponen pengendalian internal lainnya. Informasi dan komunikasi yang di proses perusahaan untuk mengumpulkan informasi keuangan dalam mendukung pencapaian tujuan pelaporan keuangan, mengidentifikasi, dan mendistribusikan informasi keuangan untuk mendukung proses pengendalian internal lainnya.
Komunikasi internal yang efektif antara top management dengan pihak pelaksana tugas yang berada di bawah kebijakan dan prosedur perusahaan akan mengalami kesulitan karena perusahaan yang memiliki tingkat jangkauan yang luas. Komunikasi dilakukan dengan menghubungi pihak pelayanan jasa untuk mengetahui informasi pengiriman barang yang telah sampai ke tempat tujuan. Komunikasi antara direktorat pelayanan jasa dengan pelanggan adalah sebuah pengendalian terhadap perkembangan pengiriman barang yang sudah sampai, sehingga perusahaan memerlukan informasi dari pelanggan untuk mengetahui barang yang di kirim telah sampai.
Pengembangan informasi dan komunikasi dalam proses pengiriman barang memiliki prinsip–prinsip dan aturan kebijakan yang mendukung proses pengendalian pengiriman barang, berikut beberap prinsip informasi dan komunkasi yang digunakan :
1. Prinsip Pengembangan Kualitas Informasi dan Komunikasi :
Pengiriman barang dilakukan dengan melihat data informasi yang berasal dari formulir permintaan pelangan. Informasi tersebut kemudian dimasukan ke dalam paket pengiriman yang disertai dengan tarif harga jasa pengiriman, sehingga bukti yang akan diberikan oleh perusahaan kepada pelanggan sudah akurat dan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan.
Informasi yang diperoleh perusahaan merupakan informasi yang berasal dari pihak luar perusahaan yang dapat mempengaruhi proses pengiriman barang. Perusahaan mendapatkan informasi tersebut dari hasil laporan subdit usaha pelayanan jasa mengenai barang yang sudah di kirim kepada pelanggan, laporan dibuat berdasarkan jumlah dan jenis barang yang di kirim oleh petugas pengiriman. Jumlah dan jenis barang tersebut kemudian dibuatkan laporan yang disebut dengan formulir persetujuan pengiriman.
Formulir tersebut merupakan informasi tentang data pelanggan yang menggunakan jasa pengiriman barang dan berkaitan dengan pengendalian terhadap pencatatan laporan permintaan pemesanan pelanggan. Pengembangan kualitas informasi diberikan kepada Dewan Pengawas Perusahaan Umum DAMRI sebagai penyusunan perkiraan yang
disesuaikan dengan operasi jasa pengiriman untuk mengelompokkan transaksi penggunaan jasa pengiriman barang.
Penerapan prinsip COSO di atas merupakan tindakan manajemen internal perusahaan yang dinilai dapat mengembangkan komponen pengendalian lingkungan yang lainnya. Oleh karena itu pengendalian informasi pengiriman barang menggunakan sistem komunikasi dengan pihak luar agar dapat memberikan perubahan internal yang mengacu pada kebijakan perusahaan.
E. Monitoring Activities
Pemantauan merupakan proses perusahaan untuk menentukan apakah pengendalian internal atas pelaporan keuangan beroperasi secara efektif dan laporan keuangan yang andal dan akurat disiapkan. Pemantauan memerlukan mekanisme untuk menangkap dan melaporkan kekurangan pengendalian internal. Kekurangan-kekurangan ini dilaporkan dan ditangani oleh manajemen. COSO telah mengidentifikasi beberapa prinsip yang terkait dengan pemantauan prestasi, seperti :
1. Prinsip Monitoring Berkelanjutan :
Pengawasan berkelanjutan memungkinkan manajemen untuk menentukan apakah pengendalian internal dalam siklus pengiriman barang berfungsi dengan baik atau tidak. Perusahaan Umum DAMRI memiliki unit pengendalian internal dalam perusahaan. Direktorat pelayanan jasa berkewajiban untuk mengontrol dan memantau kegiatan pengiriman barang yang sedang berlangsung, dan jika ada sesuatu yang salah dengan kegiatan tersebut, direktorat pelayanan jasa memiliki
kewenangan bisa terlibat langsung untuk memperbaiki kesalahan. Petugas jasa pengiriman barang hanya melaporkan kejadian yang terjadi pada saat pengiriman berlangsung, laporan yang diterima mencakup kerusakan unit kendaraan atau kehilangan barang akibat pencurian.
2. Prinsip Pelaporan Kekurangan :
Kekurangan pengendalian internal diidentifikasi dan dikomunikasikan secara tepat waktu kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan korektif, dan untuk manajemen dan dewan yang sesuai. Kriteria prinsip kekurangan pelaporan berdasarkan kerangka COSO ialah :
a) Tindakan tepat waktu, dimana laporan dari sumber internal dan eksternal yang dipertimbangkan untuk implikasi pengendalian internal dalam pengiriman barang, dipakai untuk menentukan ketepatan waktu pengiriman secara cepat dan akurat.
b) Pelaporan kekurangan yang ditemukan merupakan temuan dari kekurangan pengendalian internal termasuk sistem dan kelemahan pengendlian keamanan jasa pengiriman barang yang dilaporkan kepada individu yang memiliki proses dan kontrol terkait dalam pengambilan tindakan korektif.
c) Melaporkan kekurangn yang mempengaruhi pengendalian internal atas pelaporan keuangan dikomunikasikan kepada direktorat pelayanan jasa dan dewan direksi direktorat keuangan, SDM dan administrasi umum secara teratur dan objektif.