Produksi / Operasional Laboratorium Kesehatan
A. ORGANISASI DAN MANAJEMEN LABORATORIUM
5. Evaluasi Hasil adalah penilaian hasil kegiatan apakah sesuai dengan perencanaan, apakah ada hambatan-kelemahan hingga perlu analisis SWOT untuk mengurangi
hambatan-kelemahan dan meningkatkan kesempatan kekuatan.
Tata kerja juga menyangkut deskripsi pekerjaan dan alur kerja di laboratorium klinik yang merupakan penjelasan apa yang telah digambarkan dalam struktur organisasi, prinsip kerja dan proses tata kerja.
Deskripsi Pekerjaan
Deksripsi pekerjaan walaupun diuraikan dari Kepala Laboratorium atau Unit Pelayanan Laboratorium sampai seksi atau sub unit terkecil sendiri-sendiri, tetapi tetap ada kaitannya dengan seksi atau sub unit lainnya. Di bawah ini diberikan beberapa contoh deskripsi pekerjaan dan alur kerja sesuai dengan Gambar 2. Contoh Struktur Organisasi Laboratorium Klinik Delapan Kegiatan.
Contoh Deskripsi Pekerjaan Kepala Laboratorium/ Unit Pelayanan Laboratorium.
Fungsi:
Bertindak sebagai koordinator pelaksanaan dan pengembangan pelayanan laboratorium, pelayanan pendidikan serta memfasilitasi penelitian di unit laboratorium.
Tugas-tugas:
1) Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan pelayanan di laboratorium.
2) Merencanakan, melaksanakan, mengawasi dan mengendalikan kegiatan pelayanan laboratorium, pelayanan pendidikan dan penelitian di laboratorium.
3) Mengkoordinasikan dan memelihara administrasi pelayanan , keuangan, rekam medik, informasi, promosi dan pemasaran sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
5) Memberikan pembinaan administrasi, pelatihan dan manajemen kepada seluruh staf laboratorium.
Wewenang:
1) Menentukan keputusan menyangkut kebijaksanaan pelayanan dan pengembangan laboratorium.
2) Mengusulkan program-program yang berkaitan dengan pelayanan dan pengembangan laboratorium kepada direktur/ pemilik.
3) Mengusulkan tambahan prasarana dan sarana sesuai dengan kebutuhan laboratorium. 4) Mengadakan pertemuan koordinasi sedikitnya sekali tiap bulan.
5) Memberikan teguran terakhir kepada staf yang melakukan pelanggaran Tanggung jawab:
1) bertanggung jawab kepada direktur/ pemilik atas kelancaran pelaksanaan dan pengembangan pelayanan laboratorium dan pelayanan pendidikan, pelatihan serta penelitian di laboratorium.
2) bertanggung jawab kepada direktur/ pemilik atas pemasukan dan pengeluaran keuangan laboratorium.
Contoh Deskripsi Pekerjaan Kepala Seksi Sub Unit Administrasi, Keuangan dan Logistik
Fungsi:
Bertindak selaku koordinator administrasi dan di bawah supervisi kepala laboratorium, merencanakan dan mengelola administrasi, keuangan dan logistik laboratorium.
Tugas-tugas:
1) Menangani sistem pencatatan dan distribusi surat masuk dan surat keluar.
2) Membuat rencana kebutuhan/ Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) tahunan. 3) Menyusun laporan keuangan setiap bulan.
4) Bekerjasama dengan para kepala sub unit lainnya menentukan kebutuhan-kebutuhan untuk pelayanan laboratorium.
5) Atas persetujuan kepala unit menentukan kontrak kerjasama dengan rekanan berdasarkan perbandingan harga produk/ reagen yang digunakan.
Wewenang:
1) Menentukan prioritas kebutuhan/ permintaan dari seksi/sub unit pelayanan baik dari segi keuangan maupun logistik.
2) Atas persetujuan kepala unit, meminta pertanggungjawaban kepala sub unit atas penggunaan alat/ reagen dan bahan habis pakai lainnya.
51
Contoh Deskripsi Pekerjaan Kepala Seksi/ Sub Unit Hematologi Fungsi:
Bertindak sebagai koordinator pelayanan, pengembangan dan pendidikan, pelatihan serta penelitian dalam bidang hematologi dan Bank Darah.
Tugas-tugas:
1) Mengawasi kelancaran pelayanan setiap hari di bidang Hematologi dan Bank Darah. 2) Mengawasi kontrol kualitas tes - tes hematologi dan Bank Darah setiap hari.
3) Melaksanakan pemantapan mutu internal setiap hari dan mengikuti Pemantapan Mutu Eksternal (PME) secara berkala.
4) Menentukan solusi atas permasalahan yang timbul di seksi/sub unit Hematologi dan Bank Darah termasuk masalah ketenagaan.
5) Mengupayakan pengembangan tes - tes Hematologi dan pelayanan Bank Darah sesuai kebutuhan pengguna jasa.
6) Membimbing peserta pendidikan dan pelatihan serta penelitian di bidang Hematologi dan Bank Darah.
7) Membimbing dan mengembangan penelitian di bidang Hematologi dan Bank Darah. Wewenang:
1) Meminta fasilitas yang diperlukan untuk pelaksanaan pelayanan di bidang Hematologi dan Bank Darah.
2) Mengusulkan perbaikan/ penggantian sarana atau alat yang dianggap bermasalah. 3) Mengusulkan pengadaan alat/ metode baru untuk tes Hematologi dan Bank Darah
sesuai kebutuhan pengguna jasa. Tanggung jawab:
1) Bertanggung jawab kepada kepala laboratorium atas kelancaran dan kualitas hasil pelayanan laboratirum di bidang Hematologi dan Bank Darah.
2) Bertanggung jawab atas pendidikan dan pelatihan serta penelitian di bidang Hematologi dan Bank Darah.
Alur Kerja
Alur kerja adalah tata kerja antara sub unit, diselaraskan dengan deskripsi pekerjaan.
Contoh tugas dan alur kerja Sub Unit Pelayanan, Pemeliharaan dan Sumber Daya Manusia 1. Produktivitas pelayanan di seluruh lab. klinik.
2. Penyiapan form paket check up setelah disepakati oleh unit fungsional diseragamkan dan diteruskan ke sub unit administrasi.
3. Penyiapan form paket tiap penyakit, misal diabetes melitus, infark miocard, anemi, obesitas dan lain-lain yang diperlukan pengguna jasa setelah disepakati oleh unit fungsional diseragamkan dan diteruskan ke sub unit administrasi.
4. Penyiapan paket pelatihan dan pendidikan.
Manajemen umum laboratorium maupun khusus misalnya keuangan.
Teknik tes laboratorium misalnya untuk keperluan analis medis dan lain-lain. Setelah disepakati oleh sub unit fungsional diteruskan ke kepala lab. untuk keputusan. 5. Menyiapkan fasilitas untuk penelitian dengan persetujuan sub unit fungsional dan
kepala laboratorium serta mengatur hingga tak menganggu fungsi lain. 6. Pemeliharaan prasarana, dan sarana.
7. Mengatur mutasi staf intra laboratorium secara berkala. 8. Meneruskan permohonan cuti staf kepada kepala laboratorium
9. Memberikan teguran pertama lisan dan kedua tertulis kepada staf yang tidak disiplin. Contoh tugas dan alur kerja Sub Unit Administrasi, Keuangan dan Logistik
1. Pengadaan form permintaan dan jawaban yang telah disetujui kepala unit. 2. Pengadaan fasilitas pelatihan yang telah disetujui kepala laboratorium. 3. Memfasilitasi penelitian yang telah disetujui kepala laboratorium.
4. Pelaksanaan pelaporan administrasi dan keuangan pada akhir minggu I tiap bulan. 5. Penyediaan logistik dengan mengusahakan tidak boleh kadaluwarsa.
6. Pengadaan alat baru sesuai permintaan sub unit/ seksi dan pengguna serta persetujuan kepala laboratorium.
7. Pembayaran honorarium paling lambat pada akhir minggu 3 tiap bulan.
8. Memberikan teguran pertama lisan dan kedua tertulis kepada stafnya yang tidak disiplin.
9. Penyiapan sanksi bagi karyawan yang tidak disiplin setelah disetujui kepala laboratorium.
10. Penyiapan penghargaan bagi yang berjasa besar setelah disetujui kepala laboratorium. Contoh tugas dan alur kerja Sub Unit Rekam Medik, Infromasi dan Pemasaran
1. Menyiapkan pelaksanaan komputerisasi sistem informasi laboratorium tentang:
hasil tes laboratorium untuk efektifitas pelayanan.
administrasi, keuangan dan logistik untuk pengawasan dan pengendalian. 2. Melaksanakan rekam medik dan analisis:
jumlah tes tiap bulan untuk evaluasi pelayanan dan permintaan.
jumlah 3 (tiga) tes terbanyak dan 3 (tiga) tes paling sedikit tiap bulan untuk pertimbangan keputusan.
3. Strategi promosi dan pemasaran tes sesuai paket check up dan targetnya. 4. Pemasaran tes sesuai paket penyakit dan targetnya.
internal ke unit pelayanan, komite medik/ klinik, unit pelayanan dan lain-lain.
eksternal ke instansi lain, pertemuan ilmiah dan lain-lain 5. Pemasaran paket pelatihan dan targetnya.
Manajemen laboratorium klinik sesuai kebutuhan pengguna jasa.
53
6. Penyebaran info laboratorium dan dampaknya ke unit lain, komite medik, lain-lain dan follow up serta targetnya misalnya meningkatnya pengguna jasa 5 % tiap bulan.
7. Memberikan teguran pertama lisan dan kedua tertulis kepada staf yang tidak disiplin. Tata kerja dan alur kerja di seksi/ sub unit fungsional yaitu Sampling/ Imunologi, Kimia Klinik, Hematologi, Bank Darah, Analisis Cairan Tubuh, Mikrobiologi dan Parasitologi Klinik tidak diberikan contoh, karena sudah umum diketahui namun dapat dibuat sesuai kebutuhan untuk peningkatan produktivitas. Tiap seksi/ sub unit tersebut bertanggung jawab atas kegiatan pra-analitik, analitik, dan pasca-analitik, pemantapan mutu internal, eksternal serta tetap ada partisipasi antar seksi.