C. Manajemen Logistik
3. Fungsi Manajemen Logistik
Di dalam pengelolaan logistik, fungsi-fungsi manajemen logistik menurut Aditama (2007) dan Subagya (1994) adalah perencanaan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian, pemeliharaan, penghapusan dan pengendalian. Sedangkan menurut Seto (2004), fungsi-fungsi logistik terdiri dari perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penerimaan dan penyimpananan, penyaluran, pemeliharaan, penghapusan, dan pengawasan. Fungsi-fungsi tersebut merupakan suatu siklus kegiatan manajemen logistik.
Berikut adalah siklus manajemen logistik yang dapat dijalankan sebagai berikut:
Bagan 2.1
Siklus Manajemen Logistik (Seto, 2004)
Sukses atau gagalnya pengelolaan logistik ditentukan oleh kegiatan di dalam siklus tersebut. Apabila lemah dalam perencanaan, misalnya dalam penentuan suatu item barang yang seharusnya kebutuhannya di dalam satu periode (misalnya 1 tahun) sebesar kurang lebih 1.000 unit, tetapi direncanakan sebesar 10.000 unit. Akibatnya akan mengacaukan suatu siklus manajemen logistik secara keseluruhan mulai dari pemborosan dalam penganggaran, membengkaknya biaya pengadaan dan penyimpanan, tidak tersalurkannya obat/barang tersebut sehingga barang bisa rusak, kadaluarsa
Perencanaan dan Penentuan Kebuthan Penerimaan dan Penyimpanan Pengendalian/ Pengawasan Penganggaran Pengadaan Pemeliharaan Penyaluran Penghapusan
yang bagaimanapun baiknya pemeliharaan di gudang, tidak akan membantu sehingga perlu dilakukan penghapusan yang berarti kerugian.
Apabila barang tidak rusak, akan menumpuk di gudang yang merupakan opportunity cost. Harus selalu dijaga agar semua unsur di dalam siklus pengelolaan logistik sama kuatnya dan segala kegiatan tersebut harus selalu selaras, serasi dan seimbang.
a. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan
Menurut Seto (2004), Perencanaan merupakan dasar tindakan manajer untuk dapat menyelesaikan tugas pekerjaanya. Penentuan kebutuhan merupakan perincian dari fungsi perencanaan menyangkut proses memilih jenis dan menetapkan dengan prediksi jumlah kebutuhan persediaan barang/obat perjenis di apotek ataupun di rumah sakit. Penentuan kebutuhan obat di rumah sakit harus berpedoman kepada daftar obat essensial, formularium rumah sakit, standar terapi dan jenis penyakit di rumah sakit, dengan mengutamakan obat-obat generik.
Menentukan kebutuhan perbekalan farmasi merupakan tantangan yang berat yang harus dihadapi oleh tenaga farmasi di rumah sakit karena masalah kekosongan atau kelebihan dapat terjadi. Dengan koordinasi dan proses perencanaan untuk pengadaan perbekalan farmasi secara terpadu diharapkan perbekalan farmasi yang direncanakan dapat tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan tersedia pada saat dibutuhkan. (Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI, 2010).
Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui beberapa metode:
1) Metode Konsumsi
Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi didasarkan pada data riel konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.
2) Metode Morbiditas/Epidemiologi
Dinamakan metode morbidotas karena dasar perhitungan adalah jumlah kebutuhan perbekalan farmasi yang digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load) yang harus dilayani. Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan, dan waktu tunggu (lead time). 3) Metode Kombinasi
Kombinasi antara metode konsumsi dan metode morbiditas disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
b. Fungsi Penganggaran
Menurut Seto (2004) Fungsi penganggaran adalah menyangkut kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam satu skala standar yaitu dengan skala mata uang (dollar, rupiah, dan lain-lain). Begitu juga menurut Aditama (2007) menambahkan
dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku terhadapnya.
c. Fungsi Pengadaan
Fungsi ini merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan dan penentuan kepada instansi-instansi pelaksana (Aditama, 2007). Menurut Seto (2004), fungsi pengadaan adalah usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan (dengan peramalan yang baik), maupun penganggaran.
Menurut Kepmenkes No 1197/MENKES/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi dan sumbangan/hibah. Pembelian dapat dilakukan secara tender oleh Panitia Pembelian Barang Farmasi dan secara langsung dari pabrik/distribusi/pedagang besar farmasi/rekanan.
Menurut Subagya (1994) metode dalam pembelian yaitu pembelian melalui pelelangan terbuka yang membuka peluang para usahawan untuk memberikan pelayanan kepada pembeli dan sebaliknya. Pembelian melalui pelelangan terbatas yang dilakukan apabila produk yang akan dibeli membutukan desain khusus dan produsen yang terbatas. Sedangkan
pembelian dengan penunjukan langsung, pembeli dapat menunjuk langsung produsen tanpa melalui prosedur pelelangan terbuka maupun terbatas. d. Fungsi Penerimaan dan Penyimpanan
Menurut keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, Penerimaan merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan. Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alar Kesehatan Kemenkes RI (2010), tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu.
Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), Tujuan penyimpanan adalah:
1) Memelihara mutu sediaan farmasi
2) Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab 3) Menjaga ketersediaan
4) Memudahkan pencarian dan pengawasan
Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan dan alfabetis dengan menerapkan prinsip FEFO dan FIFO dan disertai sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.
e. Fungsi Penyaluran
Proses pemindahan dari satu tempat ke tempat lain atau suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan pemindahan barang dari suatu tempat ke tempat lain, yaitu dari tempat penyimpanan ke tempat pemakainya. Pendisitribusian adalah kegiatan menyalurkan barang sesuai permintaan, tepat waktu, tepat jumlah serta sesuai dengan spesifikasinya (Subagya, 1994)
Menurut Subagya (1994), hal-hal yang harus diperhatikan dalam pendistribusian barang yaitu:
1) Ketepatan jenis dan spesifikasi logistik yang disampaikan 2) Ketepatan nilai logistik yang disampaikan
3) Ketepatan jumlah logistik yang disampaikan 4) Ketepatan waktu penyampaian
5) Ketepatan tempat penyampaian
6) Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan
Menurut Seto (2004) khusus menyangkut fungsi penyaluran untuk farmasi Rumah Sakit, beberapa hal yang dijadikan pegangan adalah dengan prinsip:
1) Distribusi obat harus aman, efektif dan efisien.
2) Harus menjamin: obat benar bagi penderita tertentu, dosis yang tepat pada waktu yang ditentukan dan cara penggunaan yang benar.
f. Fungsi Pemeliharaan
Fungsi pemeliharaan merupakan usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil barang inventaris (Aditama, 2007). Pemeliharaan meliputi seluruh kegiatan penting untuk mempertahankan sistem atau porduk tersebut tetap mempunyai nilai manfaat. Pemeliharaan terdiri dari dua kategori, yaitu pemeliharaan korektif dan pemeliharaan preventif. Pemeliharaan korektif merupakan seluruh kegiatan pemeliharaan yang tidak terjadwal sebagai akibat kegagalan sistem atau produk, untuk mengembalikan sistem dalam kondisi tertentu. Siklus pemeliharaan korektif antara lain identifikasi kegagalan, lokalisasi dan isolasi, pembongkaran, pemindahan item atau perbaikan, penyusunan kembali, pemeriksaan atau verifikasi. Sedangkan pemeliharaan preventif merupakan kegiatan yang terjadwal untuk mempertahankan sistem atau produk dalam kondisi tertentu. Pemeliharaan dilakukan dengan inspeksi secara periodik, monitoring, penggantian item yang rusak dan kalibrasi (Blanchard, 2004).
g. Fungsi Penghapusan
Fungsi Penghapusan merupakan kegiatan dan usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban yang berlaku. Dengan kata lain, fungsi penghapusan adalah usaha untuk menghapus kekayaan (assets) karena kerusahakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi ekonomis maupun teknis, kelebihan, hilang, susut dan karena hal-hal
lain menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku (Aditama, 2007).
Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. Tujuan penghapusan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang berlaku. Adanya penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi risiko terjadi penggunaan obat yang sub standar. Cara-cara penghapusan menurut Subagya (1994) adalah dengan pemanfaatan langsung, pemanfaatan kembali, pemindahan, hibah, penjualan/pelelangan dan pemusnahan.
h. Fungsi Pengendalian/Pengawasan
Pengendalian persediaan adalah berhubungan dengan aktivitas dalam pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin kelancaran proses produksi atau persediaan obat di apotek dan farmasi rumah sakit agar menjamin kelancaran pelayanan pasiennya secara efektif dan efisien (Seto, 2004). Semua kegiatan dalam siklus logistik harus selalu dilakukan pengawasan mulai dari fungsi perencanaan, penganggaran, pengadaan, penerimaan dan penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan, dan
penghapusan. Pengendalian dilakukan untuk memantau pelaksanaan kegiatan logistik agar tidak terjadi penyimpangan dari rencana yang ditetapkan. Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010) tujuan pengendalian adalah agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan. Kegiatan dalam pengendalian mencakup:
1) Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu. Jumlah stok ini disebut stok kerja
2) Menentukan stok optimum, yaitu stok obat yang diserahkan kepada unit pelayanan agar tidak mengalami kekurangan/kekosongan
3) Menentukan waktu tunggu (lead time) adalah waktu tunggu yang diperlukan mulai pemesanan sampai obat diterima.
Pengawasan/pengendalian dari siklus pengelolaan logistik dapat dikategorikan dalam (Seto, 2004):
1) Harga barang persediaan yang dibeli
2) Biaya-biaya yang dikeluarkan dalam siklus pengelolaan logistik
3) Menyangkut prosedur pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan penyaluran
4) Kesesuaian barang/obat menyangkut spesifikasi barang, kecocokan kartu barang terhadap bukti-bukti pembukuan dan jumlah barang dari masing-masing item di gudang pada suatu waktu tertentu
5) Perhatian terhadap kualitas barang, obat expired date/rusak, alur obat dengan menggunakan metode FIFO, turn over rate dengan penandaan terhadapa fast moving item, slow moving item, dead inventory, dated inventory/perishable inventory.
6) Tertib pencatatan dan pelaporan (recording dan reporting).
Pencatatan dalam persediaan adalah untuk menjamin obat-obat yang ada dalam persediaan dipergunakan secara efisien, maka perlu dilakukan pencatatan-pencatatan atas persediaan obat tersebut. Pencatatan yang dikerjakan secara teratur dan terus-menerus diharapkan Apotek, PBF, Industri Farmasi dan Farmasi Rumah Sakit akan dapat mengikuti perkembangan persediaan bahan-bahan/obat jadi dengan baik, karena itu sangat penting mencatat semua barang (bahan/obat) yang ada di dalam persediaannya, agar dapat mengikuti perkembangan keadaan usahanya dari waktu ke waktu.
Pencatatan tersebut meliputi penerimaan, persediaan di gudang dan penerimaan barang (dagangan), barang pembantu, inventaris dan lain-lain. Sistem pengawasan persediaan dengan pencatatan ini perlu selalu ditingkatkan untuk memenuhi usaha pengawasan yang optimal. Pencatatan tersebut antara lain: Permintaan Pembelian (Purchasing Requestion), Surat Pesanan, Berita Acara Penerimaan dan Laporan Penerimaan, Catatan Persediaan (kartu obat/stok dan kartu kadaluarsa),
dan surat bukti penyerahan barang (berita acara penyerahan barang, resep resep obat, dan lain-lain)
Fungsi pengendalian merupakan fungsi inti dari pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha untuk mengawasi dan mengamankan keseluruhan pengelola logistik. Dalam fungsi ini diantaranya terdapat kegiatan pengendalian inventarisasi (inventory control) dan expediting yang merupakan unsur-unsur utamanya (Aditama, 2004).
Menurut Sabarguna (2005), pengendalian logistik sangat penting artinya pada segi dibawah ini:
1) Pada hal tertentu obat akan merupakan salah satu penyebab selamatnya seseorang juga keberadaannya harus tersedia dengan tepat
2) Alat tulis kantor keberadaannya akan menunjang kelancaran administrasi, dan bentuk serta perawatan yang indah dan jelas akan mewujudkan kelas pelayanan rumah sakit.
3) Pelayanan makanan dari dapur akan merupakan bagian kepuasan pasien yang penting dari sehari-hari berlangsung.
4) Ketiga komponen logistik ini mempunyai spesifikasi tersendiri, sehingga perlu disesuaikan dengan keadaan
5) Nilai uang yang beredar pada ketiga hal ini dapat sekitar 15-25% total penerimaan atau pengeluaran, terutama yang besar dari sektor farmasi.
