KERANGKA BERPIKIR DAN DEFINISI ISTILAH
B. Pengendalian Persediaan
Dalam struktur organisasi unit farmasi, yang terlibat dalam pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi adalah Kepala Unit Farmasi dan 1 orang Staf Gudang Farmasi. Kepala unit farmasi bertanggung jawab atas seluruh
pengelolaan dan kegiatan gudang farmasi, khusunya menentukan kebutuhan/perencanaan pembelian perbekalan farmasi di gudang farmasi. Sedangkan Staf Gudang Farmasi bertugas untuk menginput data yang berhubungan dengan persediaan, seperti menginput pemesanan kepada distributor, input penerimaan barang (perbekalan farmasi) dan pengiriman barang ke apotek (administrasi keluar masuknya perbekalan farmasi) di gudang farmasi. Menurut Bowersox (1995), tujuan manajemen logistik adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan dan dengan total biaya yang terendah. Manajemen persediaan berusaha mencapai keseimbangan diantara kekurangan dan kelebihan persediaan dalam suatu periode perencanaan yang mengandung risiko ketidakpastian. Tujuan pengendalian menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010) adalah agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan. Sejalan dengan itu tujuan Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) menurut Siregar (2003) adalah membantu dalam penyediaan perbekalan farmasi yang memadai.
Berdasarkan hal tersebut unit farmasi yang mengelola dan mengendalikan perbekalan farmasi pada sebuah RS harus dapat menyediakan perbekalan farmasi dengan jumlah yang tepat, disediakan pada waktu yang dibutuhkan dan dengan biaya yang serendah-rendahnya. Sesuai dengan visi RS Islam Asshobirin, yaitu menjadi Rumah Sakit yang efektif, efisien dan mandiri yang berazaskan Islam sehingga RS ini berupaya mengoptimalkan pelayanan kepada pasien dengan
menyediakan obat dengan jumlah yang tepat, pada waktu yang dibutuhkan serta dengan harga yang serendah-rendahnya.
RS Islam Asshobirin didukung oleh instalasi farmasi khususnya gudang farmasi yang bertanggung jawab mengelola dan menyelenggarakan kegiatan yang mendukung ketersediaan obat dan alat kesehatan di RS Islam Asshobirin. Sehingga untuk mencapai tujuan tersebut, dibutuhkan pengendalian persediaan yang baik dalam memenuhi kebutuhan pasien dengan jumlah yang cukup, tersedia pada waktu yang dibutuhkan, terhindar dari kekurangan dan kelebihan persediaan, namun disediakan dengan biaya yang serendah-rendahnya untuk mencapai efisiensi sesuai dengan visi RS Islam Asshobirin.
Berikut adalah pengendalian/pengawasan yang dilakukan oleh gudang farmasi untuk menjaga persediaan obat:
1. Stock Opname
Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), stock opname diperlukan untuk kebutuhan audit dan perencanaan yang wajib dilaksanakan. Tujuan inventory control (manajemen persediaan) menurut Anief (2001) adalah menciptakan keseimbangan antara persediaan dan permintaan oleh karena itu hasil stock opname harus yang seimbang dengan permintaan yang didasarkan atas satu kesatuan waktu tertentu.
Berdasarkan teori tersebut stock opname dalam persediaan obat di RS Islam Asshobirin harus dilakukan untuk menciptakan keseimbangan antara permintaan dan persediaan. Stock opname di gudang farmasi dilaksanakan
setiap 6 bulan sekali atau 2 kali dalam setahun untuk mengecek dan mencocokan kondisi fisik barang dengan kartu stok pada komputer. Selain itu melalui stock opname juga dapat diketahui obat yang mendekati kadaluarsa. Obat yang mendekati kadaluarsa segera diinformasikan kepada user (dokter) untuk digunakan terlebih dahulu atau dikembalikan kepada distributor/Perusahaan Besar Farmasi (PBF) tiga bulan sebelum expired date (tanggal kadaluarsa).
2. Kartu Stok
Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS. Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk digital maupun manual. Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan adalah kartu stok. Setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/kadaluarsa) langsung dicatat di dalam kartu stok. Penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi dijumlahkan pada setiap akhir bulan.
Kartu stok di Gudang Farmasi RS Islam Asshobirin merupakan pencatatan yang dilakukan secara komputerisasi menggunakan sistem informasi. Dalam sistem informasi tersebut terekam setiap obat masuk yang baru dikirim oleh distributor dan obat keluar dari gudang farmasi yang dikirim ke apotek.
Namun sistem informasi di RS Islam Assobirin tersebut tidak dapat secara otomatis melaporkan penggunaan obat dan pembelian obat baik setiap bulan maupun setiap tahun. Kartu stok ini seharusnya dapat menghasilkan informasi mengenai pemakaian dan pembelian pada periode tertentu sehingga dapat diguanakan untuk pengendalian persediaan obat di Gudang Farmasi RS Islam Asshobirin. Karena salah satu manfaat informasi yang didapat dari kartu stok menurut Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010) adalah untuk perencanaan pengadaan dan pengendalian persediaan.
3. Buku Defekta
Menurut Seto (2004), Pencatatan dalam persediaan adalah untuk menjamin obat-obat yang ada dalam persediaan dipergunakan secara efisien. Pencatatan tersebut meliputi penerimaan, persediaan di gudang dan penerimaan barang (dagangan), barang pembantu, inventaris dan lain-lain.
Begitu juga di Gudang Farmasi RS Islam Asshobirin, terdapat buku defekta yang berfungsi sebagai pendataan/pencatatan keluar masuknya perbekalan farmasi sebelum diinput ke kartu stok pada komputer. Obat yang diminta oleh apotek dicatat dalam buku tersebut, selanjutnya Staf Gudang Farmasi memeriksa stok yang ada apakah cukup untuk memenuhi permintaan, setelah itu jumlah obat yang dikirim dan sisa stok yang ada di gudang farmasi dicatat dalam buku tersebut.
Menurut Seto (2004), pencatatan yang dikerjakan secara teratur dan terus-menerus diharapkan Apotek, PBF, Industri Farmasi dan Farmasi Rumah Sakit akan dapat mengikuti perkembangan persediaan bahan-bahan/obat jadi dengan baik. Sistem pengawasan persediaan dengan pencatatan ini perlu selalu ditingkatkan untuk memenuhi usaha pengawasan yang optimal.
4. Laporan
Kepala Unit Farmasi setiap bulan melaporkan pembelian obat dan jatuh tempo pembayaran kepada Kepala Bidang Penunjang Medis, yang selanjutnya akan diteruskan kepada Kepala Bagian Keuangan. Selain itu Kepala Unit Farmasi melaporkan jenis persediaan perbekalan farmasi dan pemakaian perbekalan farmasi.
