D. Manajemen Persediaan
3. Reorder Point (ROP)
Setiap penjualan berarti terjadi pengeluaran barang dari apotek dari barang dan barang yang keluar tersebut harus diisi kembali hingga jumlah barang itu tetap. Tetapi hal ini tidak mungkin mengadakan keseimbangan
setiap hari karena frekuensi pembelian menjadi sangat tinggi dan volume pekerjaan menjadi besar. Selain itu, keseimbangan antara persediaan dan permintaan perlu diciptakan agar kemampuan pelayanan pada pasien dapat berlanjut. Terputusnya kemampuan pelayanan adalah karena persediaan sudah habis (Anief, 2001).
Oleh karena itu sebelum persediaan habis maka pemesanan barang harus sudah dilakukan. Untuk itu dicari waktu yang tepat, pada saat mana pembeliaan harus dilakukan sehingga terjadi keseimbangan antara beban pekerjaan dan kemampuan memenuhi permintaan sehingga pelayanan tidak terputus tetapi persediaan masih dalam batas-batas yang ekonomis (Anief, 2001). Apabila terjadi masa tenggang (lead time) maka kita harus menentukan tingkat persediaan minimal sehingga apabila tingkat ini sudah dicapai, kita harus mengajukan pesanan baru untuk menjaga jangan sampai terjadi kekosongan dalam stok (Siagian, 1987).
Pada gambar di bawah ini, tingkat pemesanan kembali ditetapkan untuk persediaan yang cukup untuk menutupi penggunaan selama menunggu pesanan tiba. Dengan demikian sediaan habis tepat pada saat pesanan tiba.
Gambar 2.3
Pengendalian Tingkat Pemesananan Kembali (Johns dan Harding, 2001)
persediaan
ROP
waktu Menurut Johns dan Harding (2001), variasi pada pola permintaan atau lead time akan menyebabkan grafik berbentuk gigi gergaji, sehingga apabila permintaan ditingkatkan dan waktu tenggang pemasok yang diperpanjang akan mengakibatkan stock out. Untuk itu dibutuhkan suatu ancangan yang dapat mengatasi variabilitas ini dan dibutuhkan sediaan pengaman (safety stock) tujuannya adalah untuk menangani ketidakpastian dalam pengendalian sediaan, semakin besar tingkat ketidakpastian atau variabilitasnya semakin besar pula tingkat sediaan pengaman yang diperlukan.
Kebutuhan selama masa tenggang (lead time) adalah tidak tetap dan jarang sama dengan kebutuhan sebagaimana diharapkan, bahkan kemungkinan akan terjadi stock out selalu ada. Untuk menghadapi ketidakpastian ini, perlu diambil suatu tindakan dengan cara mempersiapkan
cadangan penyangga (buffer stock) yang bertindak sebagai penyangga terhadap kenaikan yang tidak diharapkan dalam kebutuhan masa tenggang (lead time) (Siagian, 1987).
Berikut adalah gambar tingkat pemesanan kembali dengan memperhitungkan Safety Stock:
Gambar 2.4
Pengendalian Tingkat Pemesananan Kembali dengan Safety Stock
(Johns dan Harding, 2001) persediaan
ROP
waktu
Fungsi persediaan pengaman atau safety stock/buffer stock adalah menyangkut perubahan jangka pendek, baik dalam permintaan maupun dalam pengisian kembali. Kebutuhan akan persediaan pengaman adalah disebabkan
Persediaan pengaman (Safety Stock)
Normal lead time
meningkat Permintaan
oleh ketidakpastian mengenai penjualan di masa depan dan pengisian kembali persediaan. Persediaan pengaman itu merupakan proteksi terhadap 2 jenis ketidakpastian. Pertama, ketidakpastian mengenai penjualan yang melebihi ramalan selama periode pengisian kembali. Yang kedua adalah ketidakpastian mengenai keterlambatan (delays) dalam penerimaan pesanan, pengolahan pesanan, atau keterlambatan transportasi selama pengisian kembali (Bowersox, 1995).
Faktor-faktor yang menentukan besarnya persediaan pengaman menurut Rangkutty (1996), yaitu penggunaan bahan baku rata-rata, faktor waktu, dan biaya–biaya yang digunakandan dihutung berdasarkan service level . Menurut Bowesox, Closs dan Cooper (2010), service level adalah tujuan kinerja persediaan atau target kinerja yang ditetapkan oleh manajemen. Menurut Heizer dan Render (2010) hal yang penting dalam manajemen adalah menjaga tingkat pelayanan yang cukup untuk menghindari permintaan yang tidak pasti. Tingkat pelayanan (service level) adalah komplemen dari probabilistik kehabisan persediaan. Sebagai contoh, jika probabilitas kehabisan persediaan adalah 0,05 maka tingkat pelayanannya adalah 0,95.
Menurut Assauri (2004), jika buffer stock/safety stock dengan service level dan standar lead time diketahui dan bersifat konstan, maka perhitungannya adalah sebagai berikut:
SS = Z x d x L
Keterangan :
SS = Safety Stock/Buffer stock Z = Service level
D = Rata-rata pemakaian L = Lead Time
Menurut Johns dan Harding (2001), pengendalian dengan Reorder Point (ROP), keputusan mengenai kapan mengajukan pemesanan kembali terletak pada dua faktor, yaitu; yang pertama pertimbangan tingkat pemesanan kembali secara langsung berdasarkan pada pemakaian normal dan yang kedua pertimbangan sediaan pengaman berdasarkan derajat ketidakpastian dan tingkat pelayanan yang diminta.
Dengan mempertimbangkan safety stock maka perhitungan titik pemesanan kembali menurut Heizer dan Render (2010), Johns dan Harding (2001) adalah:
ROP = (d x L) + SS Keterangan:
ROP = Reorder Point d = permintaan harian
L = lead time (waktu tunggu)
Menurut Seto (2004), beberapa cara dalam pengendalian persediaan: 1. Two and Bag Account System (Two Bin System)
Dengan menggunakan 2 kantong, dimana kantong pertama merupakan tempat persediaan yang jumlahnya sama dengan jumlah persediaan pada tingkat Reorder Point (ROP) dan berfungsi sebagai persediaan cadangan. Persediaan selebihnya (sisanya) ditempatkan pada kantong kedua. Cara penggunaanya adalah mula-mula digunakan persediaan di kantong kedua sampai habis. Pada saat habis maka pemesanan kembali harus dilakukan. Sebelum obat yang dipesan tiba di gudang, kantong pertama digunakan. Apabila obat yang dipesan tiba kantong pertama diisi kembali sesuai jumlah semula dan sisanya dimasukkan ke dalam kantong kedua.
2. One Storage Bin System (One Bin System)
Dengan menggunakan 1 kantong. Dalam kantong persediaan ini diadakan pembagian terhadap persediaan menjadi 2 bagian. Bagian 1 untuk memenuhi kebutuhan rutin, bagian 2 untuk kebutuhan selama periode pengisian kembali.
Syarat untuk 1 atau 2 kantong tersebut adalah apabila hoding cost (biaya penyimpanan) cukup mahal. Obat yang diminta tertentu dan jenisnya tidak banyak dan kepastian waktu pemesanan tidak jelas.
3. Fixed Order Period System (Reorder Cycle System)
Dengan memesan pada waktu-waktu tertentu, misalnya setiap awal bula tanpa mengindahkan tingkat persediaan yang tergantung pemakaian selama interval waktu tersebut. Jumlah yang dipesan tidak boleh melebihi batas maksimum yang ditentukan.
Pada sistem ini ada dua nilai yang harus ditentukan, yaitu: a. Interval waktu pemesanan
b. Batas maksimum persediaan oada setiap kali diadakan pemesanan
Pengendalian lebih mudah, namun apabila terjadi ketidaktepatan di dalam penentuan batas maksimum persediaan dapat mengakibatkan persediaan yang berlebihan ataupun kehabisan persediaan.
4. Fixed Order Quantity System (Reorder Level System)
Yaitu, obat tertentu, jumlah yang dipesan dari pemasok adalah tetap pada titik kritis (Reorder Point/ROP). Jumlah ini adalah yang paling ekonomis ditinjau dari biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Untuk sistem ini ada dua yang harus ditentukan untuk setiap jenis obat, yaitu:
a. Berapa jumlah yang harus dipesan (Q) b. Kapan harus dilakukan pemesanan
5. Economic Order Quantity (Economic Lot Size)
Jumlah pesanan hendaknya mengeluarkan biaya-biaya yang ditimbulkannya dari adanya pesanan tersebut dan penyimpanannya adalah minimal. Untuk menentukan jumlah pesanan yang ekonomis, harus diusahakan untuk memperkecil biaya-biaya pemesanan (ordering cost) dsan biaya penyimpanan (carrying cost/holding cost).
6. ABC Analysis Method
Ini menekankan pada persediaan yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggi/mahal. Dalam persediaan terdiri dari berbagai jenis obat yang mempunyai nilai penggunaan yang berbeda-beda.
7. Kombinasi EOQ dengan Analisis ABC
Kombinasi ini ditekankan pada jumlah persediaan pengaman (safety stock) dan perode pemesanan/frekuensi pesanan per periode tertentu (N kali pesan), terutama untuk kelompok A dengan persediaan pengaman yang sedikit dengan periode pesanan sesering mungkin (N>>). Untuk kelompok C sebaliknya.
8. Safety Stock (Buffer Stock)
Yang dimaksud adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (stock out) yang disebabkan karena adanya permintaan yang lebih besar dari perkiraan semula atau karena keterlambatan barang yang dipesan sampai di
gudang penyimpanan (lead time yang lebih lama dari perkiraan semula) dengan menentukan/menghitung besarnya persediaan pengaman yang kemudian diikuti dengan sistem jumlah pesamam tetap atau EOQ.
9. Komputerisasi
Dari cara-cara pengendalian tersebut di atas, dapat dipadukan. Digabungkan dan dikembangkan di dalam program komputer dengan bantuan ProgrammerComputer dan System Analyst Computer.
