IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM
2.4 Implementasi dan Pengelolaan Pengadaan sampai dengan Juli 2013
Pada tahun 2012 untuk proses pengadaan terfokus pada pengadaan barang saja. Proses ini dirasakan cukup berat mengingat pengadaan barang pada tahun 2011 diluncurkan ke tahun ini, sehingga proses pengadaannya dilakukan bertahap. Pengadaan yang sudah terlaksana pada tahun 2012 hanya pengadaan dengan metode shopping yaitu Pengadaan Peralatan Laboratorium Klinis Luncuran TA 2011, Pengadaan Alat Penunjang Pendidikan TA 2011,Pengadaan Furniture Luncuran TA 2011, Pengadaan Furniture TA 2012 dan Pengadaan Bahan Pustaka Luncuran TA 2011. Serapan dana pengadaan tahun 2012 senilai Rp.
965.274.710. Komponen barang yang disebutkan diatas telah diterima oleh FK Unram dan sedang dalam tahap distribusi ke masing-masing bagian.
Formatted: Not Highlight
23
Terdapat beberapa paket pengadaan baik tahun 2011 dan tahun 2012 yang diluncurkan ke tahun 2013. Paket pengadaaan tersebut adalah: Pengadaan Peralatan Laboratorium Tramed Luncuran Anggaran 2011, Pengadan Laboratorium Dasar Luncuran Anggaran 2012, Pengadaan Alat Kesehatan Penunjang Pendidikan Luncuran Anggaran 2012, Pengadaan Alat Keterampilan Medik Dasar dan Profesi Luncuran 2012, Pengadaan Peralatan Penunjang Pendidikan Luncuran 2012 dan Pengadaan Software Bank Soal 2012. Total luncuran pengadaan barang ketahun 2013 adalah sebesar Rp. 5.901.892.000.
Pada tahun 2013 untuk proses pengadaan terfokus pada pengadaan barang saja dengan total nilai sebesar Rp.7.700.283.000. Proses ini dirasakan cukup berat mengingat adanya pengadaan barang pada tahun 2012 diluncurkan ke tahun ini. Pengadaan yang akan dilaksanakan sebanyak 11 paket, yaitu 6 (enam) paket menggunakan metode NCB dan 5 paket menggunakan metode Shopping. Pelaksanaan pengadaan sampai akhir Juli 2013 melalui metode NCB yang sudah sampai pada pelaksanaan kontrakadalah: 1) Pengadaan Peralatan Laboratorium Keterampilan Medik Luncuran 2011 dengan nilai kontrak sebesar Rp.825.554.556,-; 2) Pengadaan Peralatan Penunjang Pendidikan Luncuran 2012 dengan nilai kontrak Rp.642.950.000,-; 3) Pengadaan Peralatan Penunjang Pendidikan 2013 dengan nilai kontrak Rp.742.808.000; 4) Pengadaan Alat Ketrampilan Medik Dasar dan Profesi Luncuran 2012 dengan nilai kontrak sebesar Rp.1.580.040.000,-. Sedangkan paket pengadaan dengan metode NCB yang masih dalam proses penyusunan RFQ yaitu sebagai berikut: 1) Pengadaan Peralatan Laboratorium Dasar Luncuran 2012; dan 2) Pengadaan Alat Kesehatan Penunjang Pendidikan Luncuran 2012.
Pelaksanaan pengadaan melalui metode shopping yang sudah sampai pada serah terima barang adalah Pengadaan Furniture 2013 dengan nilai kontrak sebesar Rp.239.115.000,-,sedangkan paket pengadaan yang masih dalam penyusunan RFQ adalah sebagai berikiut: 1) Pengadaan Bahan Ajar 2012; 2) Pengadaan Alat Laboratorium Kedokteran Terpadu 2013; 3) Pengadaan Peralatan Laboratorium Biomedik 2013; 4) Pengadaan Software Bank Soal 2013.
Terdapat kendala internal dan eksternal yang menyebabkan keterlambatan dalam pelaksananaan proses pengadaan.
Kendala internal meliputi:
1. Overload kegiatan oleh panitia pengadaan Unram, disamping terlibat dalam pengadaan PHK-PKPD juga terlibat dalam pengadaan rutin universitas dan fakultas.
2. Adanya tanda bintang dalam DIPA APBN Universitas Mataram. Hal ini disebabkan karena pembahasan yang belum memadai oleh Tim Perencaan Unram
3. Adanya revisi DIPA terkait dengan paket pengadaan yang akan dilaksanakan.
4. Adanya revisi berulang terhadap penyusunan dokumen NCB. Permasalahan ini kemudian diatasi dengan adanya pendampingan penyusunan dokumen NCB oleh CPCU.
24 Kendala eksternal meliputi:
Kurangnya komunikasi dengan CPCU terkait dengan pengajuan usulan NOL yang diajukan ke World Bank melalui CPCU.
Secara umum serapan dana tahun 2012 masih sangat kecil dengan kisaran 19,48%. Hal ini disebabkan karena pembiayaan yang paling besar ada di komonen pengadaan barang yang belum bisa terlaksana semua di tahun ini. Adapun realisasi serapan dana tahun 2012 adalah sebagai berikut: 1) Pengadaan sebesar Rp. 965.274.710 2) Pengembangan Staf bergelar senilai Rp. 158.800.000,- 3) Pengembangan staf tidak bergelar senilai Rp. 215.644.500, 4) Lokakarya dan pengembangan system senilai Rp. 123.287.100,- 5) Hibah pengajaran senilai Rp.
140.000.000,- 6) Kemitraan senilai Rp. 26.667.900 dan 7) Manajemen Program senilai Rp.
238.531.375,-
Dalam hal pengelolaan keuangan, kendala yang dijumpai sepanjang tahun 2012 adalah pemblokiran anggaran Unram, terlambatnya persetujuan ToR dari CPCU dan terlambatnya proses pencaiaran dana di tingkat universitas. Pemblokiran anggaran mengakibatkan perlunya beberapa kali dilakukan revisi keuangan terhadap RKA-KL. Terkait dengan lambatnya proses pencaiaran dana di tingkat universitas disebabkan karena meskipun pengelolaan dana internal di Unram dilakukan secara terpisah oleh masing-masing fakultas tetapi pencairan dana di KPN dilakukan sebagai satu kesatuan oleh Universitas. Jika salah satu atau beberapa fakultas yang belum menyelesaikan administrasi pertanggung jawaban keuangan yang digunakannya maka pencairan dana berikutnya melalui KPN akan terhambat. Kondisi seperti ini tidak jarang terjadi. Untuk mengatasi hal ini, dalam pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD Fakultas Kedokteran Unram diusahakan mendapatkan dana pinjaman dari pihak ketiga yang akan dikembalikan setelah dana cair dari Universitas. Dengan demikian pelaksanaan kegiatan tidak terhambat oleh terlambatnya pencairan dana.
Adapun prosedur pencairan dana dan pengelolaan Keuangan adalah sebagai berikut:
Pencairan dana dari PIU untuk Perguruan Tinggi Negeri (PTN) yang mendapatkan Hibah di lakukan berdasarkan dana yang ada di DIPA Perguruan Tinggi dan pengajuan dananya berdasarkan RIP atau TOR yang telah di setujui oleh CPCU.
Pencairan dana pada masing-masing perguruan tinggi secara umum sama yaitu mengajukan permintaan dana ke KPPN.
Pengelola keuangan PHK-PKPD mengajukan surat permintaan dana ke rektorat yang di tujukan kepada Rektor Unram.
25
Setelah surat permohonan sampai ke Rektor dan Rektor memberikan Disposisi untuk di proses, barulah BPP Proyek, memberikan Panjar dana kepada pengelola keuangan PHK-PKPD Fakultas Kedokteran Unram.
Dan pertanggungjawaban keuangan hanya sebulan, dan apabila ada kelebihan uang harus di setor kembali ke BPP Proyek untuk di kembalikan ke KPPN.
Setelah selesai penggunaan dana, pengelola keuangan wajib membuat BKU dan buku bantu lainnya untuk mencatat semua transaksi yang sudah di lakukan dan di sahkan oleh PD II Fakultas Kedokteran Unram.
2.4 Implementasi dan Pengelolaan Pengadaan sampai dengan Juli 2013
Pada tahun 2012 untuk proses pengadaan terfokus pada pengadaan barang saja. Proses ini dirasakan cukup berat mengingat pengadaan barang pada tahun 2011 diluncurkan ke tahun ini, sehingga proses pengadaannya dilakukan bertahap. Pengadaan yang sudah terlaksana pada tahun 2012 hanya pengadaan dengan metode shopping yaitu Pengadaan Peralatan Laboratorium Klinis Luncuran TA 2011, Pengadaan Alat Penunjang Pendidikan TA 2011, Pengadaan Furniture Luncuran TA 2011, Pengadaan Furniture TA 2012 dan Pengadaan Bahan Pustaka Luncuran TA 2011. Serapan dana pengadaan tahun 2012 senilai Rp.
965.274.710. Komponen barang yang disebutkan diatas telah diterima oleh FK Unram dan sedang dalam tahap distribusi ke masing-masing bagian.
Terdapat beberapa paket pengadaan baik tahun 2011 dan tahun 2012 yang diluncurkan ke tahun 2013. Paket pengadaaan tersebut adalah: Pengadaan Peralatan Laboratorium Tramed Luncuran Anggaran 2011, Pengadan Laboratorium Dasar Luncuran Anggaran 2012, Pengadaan Alat Kesehatan Penunjang Pendidikan Luncuran Anggaran 2012, Pengadaan Alat Keterampilan Medik Dasar dan Profesi Luncuran 2012, Pengadaan Peralatan Penunjang Pendidikan Luncuran 2012 dan Pengadaan Software Bank Soal 2012. Total luncuran pengadaan Barang di tahun 2013 adalah sebesar Rp. 5.901.892.000. Sampai dengan bulan Desember 2012 semua komponen pengadaan yang telah disebutkan di atas kecuali pengadaan software bank sedang dalam tahap bidding dokumen.
Terdapat kendala internal dan eksternal yang menyebabkan keterlambatan dalam pelaksananaan proses pengadaan.
Kendala internal meliputi:
Overload kegiatan oleh panitia pengadaan Unram, disamping terlibat dalam pengadaan PHK-PKPD juga terlibat dalam pengadaan rutin universitas dan fakultas.
Adanya tanda bintang dalam DIPA APBN Universitas Mataram. Hal ini disebabkan karena pembahasan yang belum memadai oleh Tim Perencaan Unram
26
Adanya revisi DIPA terkait dengan paket pengadaan yang akan dilaksanakan.
Adanya revisi berulang terhadap penyusunan dokumen NCB. Permasalahan ini kemudian diatasi dengan adanya pendampingan penyusunan dokumen NCB oleh CPCU.
Kendala eksternal meliputi:
Kurangnya komunikasi dengan CPCU terkait dengan pengajuan usulan NOL yang diajukan ke World Bank melalui CPCU.
27
Bagan 2.1. Struktur organisasi pelaksanaan program PHK-PKPD
REKTOR PENANGGUNG JAWAB
Person in Charge Aktivitas 6 Peningkata n Kualitas Input Mahasiswa Baru Person in
Charge Aktivitas 5Implemen tasi Sistem Penjaminan Mutu Person in
Charge Aktivitas 4
Penyelengg araan Manajemen Pendidikan Kedokteran Berkualitas Person in
Charge Aktivitas 1 Pengemban gan KBK FK Unram
Person in Charge Aktivitas 3
Standardisa si dan Peningkata n Kualitas Pelaksanaa n Evaluasi Person in
Charge Aktivitas 2Implemen tasi KBK
Koordinator Administrasi &
keuangan TIM MONEVIN
Unram
Bagian UHTL
Koordinator Pengadaan Koordinator Program
Direktur Eksekutif DEKAN FAKULTAS KEDOKTERAN
Bagian Keuangan Direktur Keuangan
KEPALA BAUK PUREK II PUREK I
Formatted: Font: Not Italic
28 BAB III
HASIL YANG DICAPAI
Implementasi program PHK-PKPD menjadi katalis institusi dalam penguatan kapasitas FK Unram. Diseminasi kegiatan PHK-PKPD yang tertuang dalam program kerja Aktivitas 1 hingga Aktivitas 6 diharapkan memberikan dampak yang dapat dirasakan langsung kemanfaatnnya oleh seluruh komponen yang terlibat di FK Unram, hanya saja tidak semua kegiatan dapat langsung dirasakan dampaknya oleh institusi.