LAPORAN MIDTERM IMPLEMENTASI PROGRAM HIBAH KOMPETENSI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK-PKPD) Untuk kegiatan TAHUN

(1)

Skema:  Skema A,  Skema B,  Skema C Jenis Laporan:  Tengah Tahunan,  Tahunan

LAPORAN MIDTERM IMPLEMENTASI PROGRAM HIBAH KOMPETENSI

PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK-PKPD)

Untuk kegiatan TAHUN 2011-201321

Universitas Mataram

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan dan KebudayaanNasional

201321

Formatted: Different first page header

Formatted: English (United States)

Formatted: Font: 14 pt

Formatted: Font: 14 pt, English (United States) Formatted: Font: 14 pt

Formatted: Font: 14 pt, English (United States)

(2)

i

LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN IMPLEMENTASI PHK-PKPD

Periode Anggaran 20132 1. Nama Perguruan Tinggi : Universitas Mataram

2. Fakultas : Fakultas Kedokteran

3. Penanggung Jawab :

Prof. Mulyanto

4. Direktur Eksekutif

N a m a : Ir. H. M. A. Rachim, M.Ag.Sc.

Alamat : Jalan Pendidikan No. 37 Mataram

Telepon Kantor : (0370) 640874/(0370) 6848227 Telepon Cellular : 08123766516

Fax : (0370) 641717

e-mail : [email protected]

5. Skema : Skema A,  Skema B, Skema C

6. Jenis Laporan  Tengah Tahunan, Tahunan

9 September8Agustus32

NIP. 130369898

Formatted ...

(3)

ii Laporan Tengah Tahunan

RINGKASAN EKSEKUTIF

Berdasarkan hasil evaluasi diri pada tahun 2010, rencana program yang diajukan oleh FK Universitas Mataram (FK Unram) adalah Penguatan Kapasitas FK Universitas Mataram dalam Menghasilkan Lulusan Berstandar Nasional. Program ini terdiri dari enam aktivitas yang berorientasi pada peningkatan mutu lulusan dokter FK Unram dengan menguatkan komponen input, proses dan penilaian terhadap output pendidikan dokter yang dilaksanakan di FK Unram. Indikator keberhasilan program ini adalah peningkatan status akreditasi FK Unram dari C menjadi B pada akhir program, peningkatan persentase kelulusan dokter lulusan FK Unram dalam UKDI menjadi 70%, peningkatan nilai rata-rata dalam UKDI menjadi 65, serta perbaikan pada proses pelaksanaan KBK yang dinilai dari IPK lulusan, persentase kelulusan tepat waktu, peningkatan kualitas pembelajaran berbasis masalah dan student centered, serta penerapan early clinical exposure. Pada tahun kedua sejumlah program merupakan lanjutan dari program pada tahun sebelumnya. Tujuan implementasi di tahap kedua ini adalah diharapkan terdapat peningkatan dari indikator kinerja sebelumnya. Sehingga masing-masing aktivitas memiliki program yang menunjang pencapaian sampai akhir tahun 2012.

PadaSampai dengan tengah tahun kedua dari implementasi Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) hanya beberapa kegiatan yang terlaksana. Kegiatan tersebut diantaranya adalah dua kegiatan policy study yang merupakan luncuran dari tahun 2011. Policy study analisis kondisi Rumah Sakit pendidikan sudah sampai pada tahapan mengumpulkan data dan menganalisis dari Rumah Sakit Provinsi NTB yang sekarang dijadikan Rumah Sakit Pendidikan FK Unram, Rumah Sakit Jiwa Provinsi NTB dan beberapa Rumah Sakit dari tiap kabupaten serta beberapa Puskesmas yang akan dijadikan Rumah Sakit dan Puskesmas jejaring. Sedangkan untuk policy study Pengembangan Staf sampai pada tahapan pengumpulan data dan analisis tentang skema pengembangan staf yang diajukan oleh tim policy study serta dalam tahap persiapan workshop. Kegiatan lain yang telah dilaksanakan adalah pelatihan embalming jenazah pada bulan April 2012.

Untuk kegiatan kemitraan telah terlaksana 1 kali dimana dalam bentuk pertemuan antara FK Udayana, FK Warmadewa, FK Unram dan FK Unizar dalam rangka rapat kerja kemitraan penyusunan muatan nasional modul blok dan pedoman kepaniteraan klinik. Fakultas Kedokteran Universitas Mataram diundang sebagai peserta dalam kegiatan ini karena merupakan mitra kerja FKIK Universitas Warmadewa bersama dengan FK Udayana. Kegiatan kemitraan ini penting untuk diikuti oleh FK UNRAM karena dapat mendukung kegiatan pelaksanaan Aktivitas 1 HPEQ FK UNRAM yaitu memfasilitasi pemantaban rencana

Formatted: Font: Bold Formatted: Justified Formatted: Left: 3 cm

Formatted: Space After: 10 pt

Formatted: Not Highlight

(4)

iii

pembelajaran KBK. Tujuan penyelenggara kegiatan ini adalah menginisiasi FKIK Warmadewa dalam penyusunan modul blok yang akan diterapkan dalam KBK. Selama proses rapat kerja, narasumber (dalam hal ini dari tim MEU FK Udayana) memberikan berbagai alternatif strategi penyusunan kurikulum blok dan modul blok. Pada kesempatan ini, FK Unram sebagai peserta rapat diminta untuk berbagi pengalaman terkait penyusunan modul blok yang telah diterapkan di FK Unram. Terdapat berbagai manfaat yang diperoleh oleh FK Unram dengan mengikuti kegiatan kemitraan ini. Manfaat tersebut antara lain, dengan mengikuti kegiatan ini maka dapat menambah pemahaman terkait berbagai strategi dalam penyusunan KBK, memahami berbagai permasalahan dan alternatif solusi dalam penyusunan dokumen KBK serta implementasi KBK. Hal ini tentunya akan memperkuat implementasi KBK di FK Unram sendiri.

Sampai dengan akhir qkuartal kedua total realisasi dari bagian keuangan adalah sebesar Rp 64.200.000,- untuk managemen pengelolaan (dari dana DRK) dan Rp 16.225.500,- untuk kegiatan kemitraan dan pelatihan embalming jenanzah (dari dana WB). sSerapan dana sampai dengan akhir qkuartal kedua ini masih sangat rendah karena kegiatan tidak dilaksanakan sebelum mendapatkan persetujuan ToR dari CPCU, kecuali untuk kegiatan yang dilaksanakan oleh pihak eksternal yang tidak dapat ditunda.

Sampai dengan tengah tahun 2012 proses pengadaan barang yang merupakan luncuran 2011 sudah sampai pada tahap pengajuan NOL BER untuk NCB dan untuk pengadaan Bahan Ajar yang dilaksanakan melalui metode Shopping sudah dalam proses penyusunan konsep Kontrak.

Sedangkan paket pengadaan furniture luncuran tahun 2011, Peralatan Laboratorium Luncuran Tahun 2011 dan peralatan penunjang Pendidikan Luncuran Tahun 2011 yang dilaksanakan melalui metode shopping sedang dalam penyusunan dokumen pengadaan. Sementara itu, untuk paket pengadaan tahun 2012 masih dalam proses penyusunan Dokumen. Sedangkan pada bagian pengadaan sudah sampai pada tahap ……….

Indikator kinerja untuk implementasi tahun kedua ini terdapat peningkatan terhadap baseline yang ditetapkan dalam RIP 2012. Pada indikator presentase kelulusan UKDI diperoleh 100%

dengan nilai rerata UKDI adalah 70.50. Dalam pelaksanaan KBK IPK lulusan dokter dan kelulusan dokter yang tepat waktu masih dalam analisis data sedangkan IPK tahap profesi 3,13. Untuk indikator kinerja lainnya belum dapat dipastikaanalisis (terutama yang terkait dengan peningkatan nilai tiap semester). Hal ini dikarenakan masih ada mahasiswa yang mengikuti ujian perbaikan dan kegiatan progsus (program khusus).

Formatted: Font: (Default) Times New Roman, Font color: Auto

Formatted: Font color: Auto Formatted: Font color: Red Formatted: Font: Italic

(5)

iv

Dari semua keterlambatan implementasi PHK-PKPD pada FK Unram, terutama disebabkan oleh faktor eksternal yaitu masa menunggu persetujuan ToR secara tertulis dari CPCU yang berkepanjangan. SehinggaHal ini membuat pengelola tidak berani untuk menjalankan semua kegiatan. Namun terhadapdapatnya kendala itu telah dilakukan beberapa usaha dengan menghubungi pihak CPCU baik secara lisan dan tulisan beberapa kali sampai dengan membuatkan format lengkap agar mempermudah pihak CPCU memberikan persetujuan.

Sampai akhirnya pada tanggal 16 Juli 2012 pengelola baru memperoleh persetujuan ToR dari CPCU secara tertulis. Selama masa menunggu persetujuan tersebut sesuai dengan saran dari tim Monevin agar penanggungjawab masing-masing akativitas mulai mencoba menyusun rencana kegiatan seperti membentuk kepanitiaan sampai dengan melakukan komunikasi dengan narasumber untuk kegiatan yang melibatkan pihak ketiga.

Untuk rencana ke depan sampai dengan akhir Desember 2012, pengelola memiliki target agar semua kegiatan yang telah direncanakan pada tahun ini dapat rampung pada akhir bulan November 2012. Pada beberapa kegiatan yang sekiranya tidak memungkinkan dapat terlaksana secara penuh akan diluncurkan ke tahun 2013 seperti Pengadaan Peralatan Laboratorium Dasar dan Profesi, lanjutan kegiatan hHibah pPengajaran, dan sSosialisasi SIM FK Unram.

RINGKASAN EKSEKUTIF Ringkasan Eksekutif

a. Ringkasan implementasi program dan hasil utama yang dicapai sampai dengan 31 Juli 2011.

b. Ringkasan kemajuan fisik, pengadaan dan keuangan sampai dengan 31 Juli 2011.

c. Ringkasan status indikator kinerja.

d. Ringkasan analisis kekuatan dan kelemahan dalam implementasi program serta strategi perbaikan.

e. Rencana implementasi aktivitas sampai dengan Desember 2011.

Fakultas Kedokteran Universitas Mataram (FK Unram) merupakan satu-satunya fakultas kedokteran negeri di Provinsi Nusa Tenggara Barat (NTB), didirikan pada tahun 2003 sebagai program studi dengan tujuan untuk meningkatkan status kesehatan masyarakat NTB melalui penyediaan tenaga dokter berkualitas. Sejak pendiriannya FK Unram mendapatkan dukungan

Formatted: Font: Bold

Formatted: Font: 12 pt Formatted: Justified

Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Font color: Black, Indonesian (Indonesia) Formatted: Font: 12 pt

Formatted: Font: Font color: Auto, English (United States)

(6)

v

dari berbagai stakeholder, terutama Pemda. Dalam upaya menghasilkan lulusan dokter yang berkualitas, sejak tahun 2007 FK Unram telah melaksanakan Kurikulum Berbasis Kompetensi. Meski demikian, berbagai keterbatasan seperti ketidak lengkapan panduan pelaksanaan kurikulum berbasis kompetensi (KBK), keterbatasan SDM berkualitas serta akses terhadap sumber belajar mahasiswa merupakan masalah yang masih dihadapi sampai saat ini.

Berdasarkan hasil evaluasi diri pada tahun 2010,tersebut, maka FK Unram mengajukan rencana program yang diajukan oleh FK Universitas Mataram (FK Unram) adalah Penguatan Kapasitas FK Universitas Mataram dalam Menghasilkan Lulusan Berstandar Nasional.

Program ini terdiri dari enam aktivitas yang berorientasi pada peningkatan mutu lulusan dokter FK Unram dengan menguatkan komponen input, proses dan penilaian terhadap output pendidikan dokter yang dilaksanakan di FK Unram. Indikator keberhasilan program ini adalah peningkatan status akreditasi FK Unram dari C menjadi B pada akhir program, peningkatan persentase kelulusan dokter lulusan FK Unram dalam UKDI menjadi 70%, peningkatan nilai rata-rata dalam ujian UKDI menjadi 65, serta perbaikan pada proses pelaksanaan KBK yang dinilai dari IPK lulusan, persentase kelulusan tepat waktu, peningkatan kualitas pembelajaran berbasis masalah dan student centered, serta penerapan early clinical exposure. Pada

Formatted: Normal, Justified, Space After: 0 pt

(7)

vi

akhir pelaksanaan tahun 2011, target pada indikator kinerja utama tidak berbeda dari baseline, namun umumnya masing-masing aktivitas memiliki target untuk merampungkan dokumen yang disusun dalam aktivitasnya.

Aktivitas pertama, pengembangan KBK, memiliki tujuan untuk menyediakan dokumen KBK yang dapat mengarahkan proses pembelajaran mahasiswa mencapai kompetensi yang ditargetkan, serta pemantapan KBK secara berkesinambungan. Pada tahun pertama, FK Unram aktivitas ini berakan fokus untuk menyusun pada penyusunan dan menetapkan penetapan dokumen KBK yang berisi penjabaran kurikulum makro, meso dan mikro. Untuk menilai keberhasilan aktivitas, maka ketersediaan dokumen KBK dan rencana pembelajaran untuk blok/bagian yang akan dilaksanakan pada tahun 2012 merupakan indikator yang ditargetkan untuk tercapai pada tahun pertama.kegiatan yang telah dilaksanakan adalah

(8)

vii

Technical Assistance penyusunan KBK. Keluaran dari aktivitas ini adalah blueprint blok dan bagian serta draft dokumen lengkap KBK. Kemajuan fisik yang telah dicapai sampai dengan akhir juli 2011 adalah 14% dari total TA domestik pada seluruh aktivitas.Kharus dilaksanakan secara sekuensial/berurutan, di mulai dengan kegiatan Technical Assisstance. Oleh karena itu, turunnya pada seluruh Akan tetapi, ditargetkan lengkap sudah dapat Total dana yang telah digunakan dalam aktivitas ini adalah Rp. 28,000,000,-

Kelemahan, kekuatan

Aktivitas kedua, Iimplementasi Pproses Ppembelajaran KBK dengan Ppendekatan Bberbasis Mmasalah dan Student Centered Learning (SCL), merupakan tindak lanjut dari aktivitas pertama. Aktivitas ini bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pembelajaran mahasiswa di FK Unram. Untuk itu, KBK di FK Unram menggunakan pendekatan berbasis masalah dan SCL. Sumber daya yang digunakan dalam aktivitas ini secara garis besar adalah pengembangan staf dan In House Training, pengembangan program (policy study), hibah pengajaran dan pengadaan (buku dan barang). Aktivitas ini akan melaksanakan upaya-upaya untuk meningkatkan kualitas pelaksanaan strategi pembelajaran pada tahap akademik dan profesi, mendorong terciptanya SCL, serta meningkatkan kesempatan mahasiswa untuk mendapatkan paparan klinis sedini mungkin. kegiatan yang telah dilaksanakan dalam aktivitas ini adalah pengembangan staf bergelar dan tidak bergelar, serta In House Training. Sementara, Indikator yang digunakan untuk menilai aktivitas ini antara lain persentase mahasiswa yang menyatakan puas terhadap proses pembelajaran, staf pengajar, persentase kelulusan blok,aktivitas pdan policy study di, sedangkan hibah pengajaran masih dalam pelaksanaanSnpengembangan staf dan hibah pengajaran dapat dilaksanakan. Total dana yang telah digunakan dalam aktivitas ini adalah Rp. 136,825,300,- kelulusan ujian Keterampilan Medik dan rerata IP per semester. li

Aktivitas ketiga , Standardisasi dan Peningkatan Kualitas Pelaksanaan Hasil Evaluasi Belajar Mahasiswabertujuan agar pelaksanaan evaluasi hasil belajar dapat menjamin bahwa mutu lulusan memenuhi SKDI. Kegiatan yang dilaksanakan dalam aktivitas ini bertujuan untuk Untuk itu, perlu dimenyususun panduan sistem evaluasi mahasiswa (blueprint assessment), metode standar penilaian mahasiswa, instrumen evaluasi yang berkualitas, serta kriteria kelulusan mahasiswa yang terstandar. Pada tahun pertama ditargetkan telah tersusun dokumen panduan sistem evaluasi.Sampai dengan akhir Julitelah terlaksana kegiatan In House Training, namun demikian blueprint assessment sejauh ini baru berupa blueprint pada tingkat blok yang dikerjakan bersama dengan tim kurikulum. Total dana yang telah digunakan dalam aktivitas ini adalah Rp. 24,617,800,-

Aktivitas keempat,Penyelenggaraan Manajemen Pendidikan Kedokteran yang Berkualitas dan Berbasis Sistem Informasi Terintegrasi,yang berbertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pendidikan kedokteran di FK Unram, dan serta meningkatkan kepuasan konsumen internal maupun eksternal melalui perbaikan manajemen. Aktivitas ini akan

Formatted: Font: Italic, Font color: Auto, English (United States)

Formatted: Font: Font color: Auto, English (United States), Highlight

Formatted: Font: 12 pt, Font color: Auto, English (United States)

(9)

viii

dilaksanakan aktivitas yang telah terlaksana adalah melalui penyusunan rencana kerja tahunan,pengembangan staf tidak bergelar dan sebagian persiapan kegiatan Technical Assisstanceperbaikan manajemen SDM, perbaikan pelayanan FK Unramdalam penyelenggaraan kegiatan pendidikan kedokteran, Total dana yang telah digunakan dalam aktivitas ini adalah Rp. 25,788,400,- serta peningkatan efisiensi pengelolaan melaluilayanan sistem informasi manajemen yang cepat dan akurat. Pada tahun pertama, target aktivitas ini adalah dihasilkannya rencana kerja tahunan, ditetapkannya kebijakan perencanaan pengembangan SDM, meningkatnya kepuasan staf terhadap pengelolaan data akademik, data kepegawaian, dan SDM, serta kepuasan mahasiswa terhadap pengelolaan data akademik, dan kegiatan pembelajaran.

Aktivitas kelima, Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Sebagai Bentuk Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi bertujuan untuk menjamin kualitas pelaksanaan pendidikan kedokteran di FK Unram sesuai dengan standar nasional. Untuk itu, kegiatan yang akan dilakukan adalah pemantapan unit dan sistem penjaminan mutu di FK Unram, dilaksanakan kegiatan penjaminan mutu secara berkala, serta persiapan untuk evaluasi eksternal. Pada tahun pertama, ditargetkan FK Unram telah memiliki struktur unit penjaminan mutu yang mantap,dan berhasil menyusun manual mutu, standar mutu dan dokumen mutu.Kegiatan yang telah terlaksana berupa pelatihan-pelatihan di bidang . Keluaran dari kegiatan ini adalah draft struktur organisasi mutu dan draft manual mutu yang belum di sahkan. adalah mengesahkan struktur penjaminan mutu dan manual mutu serta menyusun manual prosedur untuk setiap bagian. Total dana yang telah digunakan dalam aktivitas ini adalah Rp. 36,619,200,-

Aktivitas keenam, Peningkatan Kualitas Input Mahasiswa Baru bertujuan untuk meningkatkan kualitas input mahasiswa baru melalui pengembangan dan implementasi sistem penerimaan mahasiswa yang terstandar dan berkualitas. Kegiatan-kegiatan dalam aktivitas ini pelaksanaannya direncanakan secara sekuensial. Oleh karena itu, keterlambatan pada kegiatan pertama menyebabkan keterlambatan pada seluruh kegiatan. Terdapat beberapa permasalahan terkait dengan prosedur pelaksanaan Technical Assistance dalam kegiatan ini, sehingga sSampai dengan akhir Juli 2011, semua kegiata pada aktivitas ini belum dapat ada kegiatan yang dapat terlaksana. Akibatnya, target yang dipasang untuk tahun 2011 tidak dapat tercapai penuh. Namun diharapkan, pada dan diharapkan dapat terlaksanan sampai akhir Desember 2011 FK Unram telah dapat mengajukan usulan sistem penerimaan mahasiswa terstandar yang dapat diimplementasikan untuk penerimaan mahasiswa baru tahun dan baru dapat diterapkan pada pertengahan tahun 2012. Belum ada dana yang digunakan untuk aktivitas ini.2

Ditargetkan pada akhir tahun pertama 30% mahasiswa akan diterima melalui SNMPTN dan passing grade ujian masuk lokal meningkat menjadi 40%.

Keseluruhan aktivitas ini akan dilaksanakan oleh Unit Pelaksana Proyek (UP2) di Universitas Mataram sebagaimana yang terlampir dalam proposal lengkap dan isi RIP.

Formatted: Font: 12 pt, Font color: Auto, English (United States)

(10)

ix

Jumlah total anggaran yang diusulkan selama 3 tahun adalah Rp. 12,040,757,000.00 dengan dana pendamping sebesar Rp.887,750,000.00 Anggaran yang diusulkan pada tahun 2011 adalah atau Rp.2,983,860,000.00 atau 24,78% dari total anggar,- dengan dana pendamping sebesar Rp. 299,450,000,- . Dari seluruh kegiatan yang telah terlaksana ditambah dengan penggunaan dana untuk manajemen program, an.dana yang terserap sampai dengan dari total anggaran Pengadaan barang dan jasa pada tahun 2011 akan dikemas dalam paket-paket sejenis, dan dilaksanakan sesuai dengan Pedoman Pengaturan Barang dan Jasa dari Bank Dunia (Procurement Guidelines).

Formatted: Justified

(11)

x BAB I

PENDAHULUAN Bab 1. Pendahuluan

Laporan tTengah tahunan ini merupakan gambaran umum kemajuan dari implementasi HPEQ Project di Fakultas Kedokteran Universitas Mataram (FK Unram).. Melalui dana Dimana dengan adanya dana hibah dari Program Hibah Kompetisi – Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) membuka peluang FK Unram untuk mempercepat pencapaian sasaran FK Unram dalam menghasilkan dokter yang berkualitas menjadi lebih besar. Program yang diusulkan FK Unram dalam hibah ini adalah Penguatan Kapasitas FK Unram dalam Menghasilkan Lulusan Berstandar Nasional. Program yang diusulkan ini ini bertujuan untuk memperbaiki kelemahan pada beberapa aspek penyelenggaraan pendidikan kedokteran yang teridentifikasi dalam evaluasi diri FK Unram, serta mengoptimalkan potensi dan peluang yang dimiliki FK Unram. Kelemahan tersebut antara lain pada sistem penerimaan mahasiswa, ketersediaan dokumen panduan pelaksanaan KBK, pelaksanaan proses pembelajaran, pelaksanaan evaluasi hasil belajar mahasiswa, tata kelola organisasi, dan upaya penjaminan mutu.

Program penguatan kapasitas FK Unram terdiri dari 6 aktivitas utama; 1) Pengembangan Kurikulum Berbasis Kompetensi, (2) Implementasi proses pembelajaran KBK dengan pendekatan berbasis masalah, pembelajaran secara aktif dan terfokus pada peserta didik, (3) Standardisasi dan Peningkatan Kualitas Pelaksanaan Evaluasi Hasil Belajar Mahasiswa, (4) Penyelenggaraan Manajemen Pendidikan Kedokteran yang Berkualitas dan Berbasis Sistem Informasi Terintegrasi, (5) Implementasi sistem penjaminan mutu sebagai bentuk pelaksanaan monitoring dan evaluasi, dan (6) Peningkatan Kualitas Input Mahasiswa Baru. Dalam pelaksanaan program, Universitas Mataram bekerja sama dengan Universitas Udayana sebagai pembinambing. Program akan dilaksanakan dalam waktu 3 tahun, mulai 2011 sampai dengan 2013.

Sasaran yang ingin dicapai melalui program ini adalah peningkatan kualitas pendidikan dokter di FK Unram. Sasaran ini dinilai melalui beberapa parameter hal pada akhir 2013, yaitu;

peningkatan akreditasi FK Unram dari C menjadi B; persentase kelulusan lulusan dokter FK Unram dalam UKDI sebesar 70%; rerata nilai UKDI 65; dan perbaikan pada pelaksanaan KBK yang dinilai melalui rerata IPK lulusan dokter (target 3.00), IPK tahap profesi (target 3.20), rerata IPK lulusan Sarjana Kedokteran (target 3.00), persentase kelulusan dokter tepat waktu (target 60%), serta pelaksanaan inovasi pada strategi pembelajaran dengan PBL yang diterapkan pada blok-blok dan bagian dan peningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan Early Clinical ExposureEarly clinical exposure.

Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Bold

Formatted: Font: Bold, Font color: Auto, English (United States)

Formatted: Font: Bold

Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Bold

Formatted: Font: 12 pt, Bold Formatted: Font: 12 pt Formatted: Normal, Justified

Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Font color: Black

Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Italic, Font color: Black

Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt

Formatted: Tab stops: Not at 0.63 cm

Formatted: Font: (Default) Times New Roman

Formatted: Font: Italic

(12)

xi

Landasan dasar dari implementasi tahun kedua ini adalah RIP 2012. Namun dalam perjalanannya terdapat beberapa perubahan rancangan kegiatan sesuai dengan saran dari tim reviewer. Pada aktivitas 2 dimana terdapat 3 kegiatan IHT yaitu IHT advance tutorial, IHT penyusunan modul tramed, kasus tramed dan clinical reasoning serta IHT instructional design, modul ajar dan pembuatan media ajar, yang semula ketiga IHT ini akan mengundang narasumber yang berasal dari FK UGM, terpaksa dialihkan ke FK Brawijaya (sekarang dalam tahap komunikasi terkait kegiatan ini). Pergantian narasumber ini mengingat dana yang ditetapkan pihak BPK UGM lebih tinggi dari biaya yang dianggarkan pada TOR kegiatan ini.

Selain itu, hibah pengajaran dengan target pemenang 6 judul modul yang semula diprediksi rampung samapai dengan akhir desember 2012, kemungkinan akan diluncurkan 30% pada tahun 2013. Hal ini terjadi karena proses pengumpulan proposal hibah pengalami perpanjangan waktu.

Pada aktivitas 4 kegiatan rapat kerja fakultas, rapat evaluasi fakultas dan lokakarya SDM MEU ditiadakan dan diganti dengan program workshop pengembangan rubrik EWMP untuk tahap akademik dan profesi. Hal ini dengan pertimbangan bahwa kegiatan-kegiatan tersebut di atas merupakan kegiatan rutin yang dapat dilakukan oleh pihak fakultas, sehingga oleh reviewer disarankan untuk diganti. Untuk pengadaan SIM fakultas pun anggarannya digunakan untuk sosialisasi SIM. Hal ini dikarenakan pihak Uuniversitas Mataram sedang mengembangkan SIM pada tiap-tiap fakultas. Karena kegiatan pengembangan SIM ini masih dalam tahap persiapanproses pelaksanaan, maka sehingga pada akhirnya kegiatan sosialisasi SIM FK Unram ini akan diluncurkan ke tahun 2013.

Pada aktivitas 5 hanya terdapat satu kegiatan yaitu lokakarya internal audit.Kegiatan ini belum dapat dilaksanakan, karena selain menunggu persetujuan ToR dari CPCU, unit tim penjaminan mutu FfK Unram sedang melaukukan persiapan pengajuan akreditasi sehingga kegiatan ini mundur ke awal bulan September 2012. Pada aktivitas 6 pun demikian, hanya terdapat satu kegiatan namun tidak dalam pembiayaan PHK-PKPD yaitu kegiatan sosialisasi sistem penerimaan mahasiswa baru. Draft untuk sistem penerimaan mahasiswa baru ini sudah selesai dibuat sebagai hasil implementasi di tahun pertama dan dDekan FK Unram telah menyampaikan hal tersebut kepada rRektor Unram untuk membahas hal ini. Namun, kegiatan ini juga belum dapat terlaksana dikarenakan dari pihak rektorat menyatakan akan terdapat perubahan dalam menetapkan peraturan baru dalam sistem penerimaan mahasiswa baru.

Sebagaimana diketahui bahwa penerimaan mahasiswa baru di Universitas Mataram adalah menjadi kewenangan rRekctor. Untuk kegiatan pada aktivitas 1 dan 3 tidak terdapat perubahan (masih sesuai dengan RIP 2013).

(13)

xii

Secara spesifik, sasaran yang ingin dicapai oleh masing-masing aktivitas pada akhir tahun pertama adalah sebagai berikut:

Aktivitas 1.Pengembangan Kurikulum Berbasis Kompetensi

Aktivitas ini bertujuan untuk menyediakan dokumen KBK yang mengarahkan proses pembelajaran mahasiswa untuk mencapai kompetensi yang ditargetkan serta memantapkan KBK secara berkesinambungan. Sasaran yang ingin dicapai pada akhir tahun pertama adalah :

Dokumen KBK yang memuat penjabaran vertikal dan longitudinal kurikulum untuk keseluruhan tahap pendidikan dokter telah tersusun.

Rencana pembelajaran untuk 28% blok yang akan dilaksanakan pada tahun kedua telah selesai direvisi dan disusun.

Rencana pembelajaran untuk 21 blok dan 12 bagian klinik telah tersusun.

Tingkat kelulusan blok 76,13% (sama dengan baseline)

Tingkat kelulusan Keterampilan Medik 74% (sama dengan baseline)

Rerata IP per semester pada tahap pendidikan akademik: Semester I 3,00; semester II 2,98; semester III 2,55; semester IV 2,82; semester V 2,58; semester VI dan VII 2,8. (sama dengan baseline)

Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Font color: Black, Indonesian (Indonesia) Formatted: Tab stops: Not at 0.63 cm Formatted: Font: 12 pt

Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Font color: Black, Indonesian (Indonesia) Formatted: Space After: 10 pt, No bullets or numbering, Tab stops: Not at 0.63 cm

Formatted: No bullets or numbering, Tab stops: Not at 0.63 cm

(14)

xiii

Persentase mahasiswa yang menyatakan puas terhadap kurikulum : 21% terhadap tutorial, 57,8% terhadap keterampilan medik. (sama dengan baseline)

Aktivitas 2. Implementasi proses pembelajaran KBK dengan pendekatan berbasis masalah, pembelajaran secara aktif dan terfokus pada peserta didik

Aktivitas ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas implementasi KBK pada tahap pendidikan akademik maupun profesi. Sasaran yang ingin dicapai pada akhir tahun pertama adalah:

Persentase kelulusan dalam UKDI 50%

Rerata nilai UKDI 60

Belum ada peningkatan persentase kelulusan Dokter tepat waktu.(sama dengan baseline, 0%)

Rerata IPK lulusan Sarjana Kedokteran 2.90 (sama dengan baseline) Rerata IPK tahap Profesi 3.00 (sama dengan baseline)

Rerata IPK lulusan Dokter 2.75 (sama dengan baseline)

Rerata IP per semester I – V sama dengan baseline, yaitu semester I 3,0; II 2,98; III 2,55; IV 2,82; V 2,58;sedangkan semester VI dan VII 2,90 (sama dengan baseline)

Persentase kelulusan mahasiswa dalam ujian Keterampilan Medik 74% (sama dengan baseline)

Persentase kelulusan mahasiswa dalam Blok 76,13% (sama dengan baseline)

Peningkatan persentase mahasiswa yang menyatakan puas terhadap proses pembelajaran pada tahap akademik: 30% terhadap tutorial, dan 60% terhadap Keterampilan Medik (sama dengan baseline)

Peningkatan persentase mahasiswa yang menyatakan puas terhadap staf pengajar pendidikan tahap akademik; secara umum meningkat menjadi 25%, pembimbing akademik meningkat menjadi 25%, dan tutor 40%. (sama dengan baseline)

Peningkatan persentase mahasiswa yang menyatakan puas terhadap proses pembelajaran tahap profesi menjadi 20%. (sama dengan baseline)

Peningkatan persentase mahasiswa yang menyatakan puas terhadap staf pengajar tahap profesi secara umum 10% dan sebagai supervisor klinik 28%. (sama dengan baseline)

Formatted: Space After: 10 pt, No bullets or numbering, Tab stops: Not at 0.63 cm

Formatted: Space After: 10 pt, No bullets or numbering

Formatted: No bullets or numbering

(15)

xiv

Aktivitas 3. Standardisasi dan Peningkatan Kualitas Pelaksanaan Evaluasi Hasil Belajar Mahasiswa

Tujuan umum yang ingin dicapai dalam aktivitas ini adalah agar FK Unram dapat melaksanakan evaluasi hasil belajar mahasiswa yang terstandard dan berkualitas untuk menjamin mutu lulusan yang memenuhi SKDI. Sasaran yang ingin dicapai dalam aktivitas pada akhir tahun pertama adalah:

Tersedianya blueprint assessment

Penerapan metode evaluasi yang terstandar pada tahap akademik: MCQ dengan vignette diterapkan pada 18 blok, dan 3 blok telah menggunakan CBT.

Aktivitas 4. Penyelenggaraan Manajemen Pendidikan Kedokteran yang Berkualitas dan Berbasis Sistem Informasi Terintegrasi

Tujuan umum yang ingin dicapai dalam aktivitas ini adalah peningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pendidikan kedokteran dan kepuasan konsumen internal dan eksternal kerja melalui perbaikan manajemen. Sasaran yang ingin dicapai dalam aktivitas ini setiap tahunnya adalah:

Memiliki rencana kerja tahunan untuk tahun 2011

Memiliki kebijakan dalam rencana pengembangan SDM

Peningkatan persentase staf yang menyatakan puas terhadap pengelolaan SDM, data kepegawaian dan data akademik

Peningkatan persentase mahasiswa yang menyatakan puas terhadap pengelolaan kegiatan pembelajaran dan data akademik

Perbaikan sistem pengelolaan SDM, kegiatan pembelajaran, data akademik, dan data kepegawaian.

Aktivitas 5. Implementasi sistem penjaminan mutu sebagai bentuk pelaksanaan monitoring dan evaluasi,

Tujuan aktivitas ini adalah menjamin mutu pelaksanaan pendidikan kedokteran di FK Unram agar sesuai standar nasional. Sasaran yang ingin dicapai dalam aktivitas ini pada akhir tahun pertama adalah:

Terbentuk unit penjaminan mutu yang struktur dan koordinasi yang jelas dengan organisasi penjaminan mutu pada tingkat universitas

Tersedia manual mutu dan standar mutu

Formatted: Space After: 10 pt, No bullets or numbering, Tab stops: Not at 0.63 cm Formatted: No bullets or numbering, Tab stops: Not at 0.63 cm

Formatted: Normal, Justified

Formatted: Space After: 10 pt, No bullets or numbering, Tab stops: Not at 0.63 cm

Formatted: No bullets or numbering, Tab stops: Not at 0.63 cm

Formatted: Normal, Justified

Formatted: Normal

Formatted: Normal, No bullets or numbering, Tab stops: Not at 0.63 cm

(16)

xv

Tersedia manual prosedur dan instruksi kerja pada masing-masing unit kerja di FK Unram

Aktivitas 6. Peningkatan Kualitas Input Mahasiswa Baru.

Tujuan umum yang ingin dicapai dalam aktivitas ini adalah meningkatkan kualitas input mahasiswa. Sasaran yang ingin dicapai dalam aktivitas ini pada akhir tahun pertama adalah:

Tersusun dan disahkannya sistem penerimaan mahasiswa baru yang terstandar Tersusun kriteria seleksi mahasiswa yang masuk melalui ujian masuk lokal Peningkatan persentase mahasiswa yang diterima melalui SNMPTN menjadi 30%

Peningkatan passing grade mahasiswa yang masuk melalui ujian masuk lokal menjadi 40% dari total skor

Beberapa kegiatan dari program yang direncanakan telah dilaksanakan. Namun demikian, seluruh kegiatan dimulai lebih lambat dari rencana yang telah dibuat. Keterlambatan ini disebabkan oleh berbagai kendala internal dalam PIU maupun proses persetujuan dokumen oleh CPCU, antara lain ToR, Procurement Plan, ataupun akibat perubahan pada panduan pelaksanaan hibah. Keterlambatan dimulainya kegiatan berdampak pada keterlambatan hampir seluruh kegiatan. Hal ini karena rancangan kegiatan dalam program di FK Unram banyak yang bersifat sekuensial mengingat kegiatan tahun pertama difokuskan pada perbaikan dan penyusunan blueprint (kurikulum, assessment, manual prosedur, dan sebagainya) ataupun sistem (sistem manajemen, sistem penjaminan mutu).

Kendala internal yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan terjadi pada beberapa kegiatan seperti policy study, hibah pengajaran dan pengadaan (barang dan bahan pustaka). Keterbatasan kapasitas staf dalam menyusun proposal policy study menyebabkan proposal belum disetujui sampai lewat tengah tahun 2011. Demikian pula dalam pelaksanaan hibah pengajaran; baru terkumpul 3 dari 6 proposal yang diharapkan. Hal ini karena sebagaian besar staf kesulitan dalam menyusun proposal yang mensyaratkan adanya kerangka teoritis. Keterlambatan pada proses pengadaan barang disebabkan karena adanya revisi pada Procurement Plan yang belum mendapatkan persetujuan.

Berbagai kendala di atas menyebabkan keterlambatan yang tidak memungkinkan kegiatan pada tahun pertama selesai seluruhnya. Hal-hal yang sudah pasti tidak mungkin diselesaikan pada tahun pertama antara lain adalah : policy studi analisis kondisi RS pendidikan utama dan RS serta puskesmas jejaring, policy studi pengembangan staf FK Unram, serta penerapan standarisasi sistem penerimaan mahasiswa baru.

Dalam implementasi program dengan kegiatan yang berlangsung selama setengah tahun ini telah sesuai dengan program yang dirancanga dalam RIP. Hanya saja dalam pelaksanaannya

Formatted: Normal, Justified Formatted: Tab stops: Not at 0.63 cm

Formatted: Normal, No bullets or numbering, Tab stops: Not at 0.63 cm

Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Font color: Black, Indonesian (Indonesia) Formatted: Normal, Justified, Space After: 0 pt

(17)

xvi

masih terdapat kendala-kendala antara lain adalah terlambatnya turunnya NOL dari Bank Dunia mengakibatkan penundaan jadwal pada banyak kegiatan.

Bab 1. Pendahuluan

Bab 2. Implementasi dan Pengelolaan Program

Formatted: Normal, Space After: 0 pt, Line spacing: single

(18)

xvii BAB II2.

IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM

1. BAB II

Pelaksanaan kegiatan dilaksanakan oleh tim yang dibentuk berdasarkan SK Rektor Unram No.

708/UN18/HK.00.01/2012No 6024/H18/HK/2010, tanggal 16 januari 2012. Meskipun terdapat perubahan personalia pada SK tersebut dikarenakan beberapoa personalia tidak dapat melanjutkan tugasnya di dalam tim karena melanjutkan studi ke jenjang yang lebih tinggi, tetapi struktur organisasi tidak mengalami perubahan sebagaimana sebagaimana yang diperlihatkan pada bagan 2.1berikut.

Dari Struktur Organisasi tersebut terlihat bahwa ada keterkaitan antara Pimpinan dan Staf Administrasi di tingkat Universitas dengan pelaksana program PHK-PKPD yang dikoordinir oleh Dekan Fakultas Kedokteran melalui Direktur Eksekutif PIU PHK-PKPD. Segala sesuatu yang terkait dengan pihak luar Fakultas Kedokteran Unram diselesaikan melalui Dekan dan ke dalam diselesaikan oleh Direktur Eksekutif sesuai arahan Dekan.

Direktur Eksekutif membawahi 3 Koordinator, yaitu Koordinator Program, Koordinator Pengadaan, dan Koordinator Keuangan. Masing-masing koordinator bertanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan di bidangnya.

Dalam pelaksanaan aktivitas-aktivitas di atas telah ditetapkan satu atau dua orang Person in Charge (PiC) untuk masing-masing aktivitas, dan karena masing-masing aktivitas mempunyai beberapa sub-aktivitas (kegiatan) maka ditunjuk penanggung jawab kegiatan.

2. Pengelola bagian keuangan bertanggung jawab terhadap akuntabilitas penggunaan anggaran selama implementasi program, menyusun usulan penggunaan anggaran tahunan dan laporan keuangan. Pengelola bagian pengadaan bertanggung jawab terhadap proses pengadaan barang dan jasa selama implementasi program, menyusun rencana pengadaan barang dan jasa tahunan dan laporan pengadaan barang dan jasa. Sementara itu, pengelola program (PiC) bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditetapkan, kegiatan monitoring dan evaluasi program, dan menyusun laporan pelaksanaan program. Direktur eksekutif bertanggung jawab terhadap pelaksanaaan keseluruhan program serta menyusun laporan kwartal dan tahunan yang diserahkan pada ketua pelaksana program.

Comment [il1]: MAAP SAYA GAK NGERTI APA ISINYA INI MBAK 

Formatted: Normal, No bullets or numbering Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt

Formatted: Font: (Default) Times New Roman Formatted: Font color: Red

Formatted: Font: (Default) Times New Roman Formatted: Font: (Default) Times New Roman, Font color: Auto

Formatted: Font: (Default) Times New Roman Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt

Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt, Italic

Formatted: Normal, No bullets or numbering

(19)

xviii

3. Berikut ini adalah susunan personalia Unit Pelaksana Proyek PHK-PKPD Fakultas Kedokteran Universitas Mataram :

Penanggung Jawab

: Prof. Ir. Sunarpi, PhD

(Rektor Universaitas Mataram)

Ketua Pelaksana : Prof. Mulyanto

(Dekan Fakultas Kedokteran Unram)

Direktur Eksekutif : Ir. M.A. Rachim, M.Ag.Sc.

Sekretaris : Rini Astutik, SKM

Bagian Keuangan : Dian Pramawati, SE (Koord)

Muparihin, SH

Bagian Pengadaan : Irpan Siswadi, S.Sos., M.Si. (Koord)

Dra. Tita

Koordinator Program : dr. Dian Puspita Sari

Person in Charge Aktivitas 1 : dr. Deasy Irawati, M.Sc.

Person in Charge Aktivitas 2 : dr. Nurhidayati, M.Kes

dr. Ika Primayanti

Person in Charge Aktivitas 3 : dr. Ardiana Ekawanti, M.Kes.

dr. Anom Josafat

Person in Charge Aktivitas 4 : dr. Arfi Syamsun, M.Si.Med., SpKF

dr. Ida Ayu Eka Widiastuti, M.Fis.

Person in Charge Aktivitas 5 : dr. Hamsu Kadriyan, M.Kes., SpTHT

dr. Fathul Djannah, SpPA

Person in Charge Aktivitas 6 : dr. Joko Anggoro, M.Sc., SpPD

Person in Charge untuk beberapa aktivitas (Aktivitas 1 – Pengembangan KBK, aAktivitas 2- Impelementasi KBK, Aaktivitas 3 – Assessment , Aaktivitas 4 – Perbaikan Manajemen, dan Aaktivitas 5 – Penjaminan Mutu, dan Aaktivitas 6 – Peningkatan Kulaitas Input Mahasiswa Baru) diambil dari staf yang dalam struktur organisasi FK Unram bertanggung jawab pada

Formatted: Space After: 10 pt, Line spacing:

Multiple 1.15 li

Multiple 1.15 li Formatted: Font: Italic Formatted: Justified

(20)

xix

bagian yang sesuai dengan aktivitas dalam program ini. Contohnya pada aAktivitas 1- Pengembangan KBK, adalah staf bagian kurikulum MEU, Aktivitas 2 – implementasi KBK, PiC adalah ketua program studiMEU FK Unram, aAktivitas 3 – PiC merupakan tim assessment dan koordinator laboratorium keterampilan medik, aAktivitas 4 – perbaikan manajemen, PiC merupakan anggota tim perencana fakultas, dan pada aAktivitas 5 - penjaminan mutu, PiC merupakan ketua dan anggota tim penjaminan mutu., sedangkan aktivitas 6 – Peningkatan Kualitas Input Mahasiswa Baru, PiC merupakan …………..

Integrasi struktur pelaksana program ini dengan struktur organisasi di universitas membantu kelancaran pelaksanaan program, terutama dengan adanya integrasi pada struktur pengelola keuangan. Koordinasi keuangan dan pengadaan antara fakultas dan universitas juga dimudahkan dengan dilibatkannya staf keuangan dan pengadaan FK Unram untuk membantu kerja staf rektorat Unram yang menjadi koordinator untuk kedua bagian tersebut. Dengan demikian, komunikasi antara bagian keuangan di Rektorat Unram dan di FK Unram tidak terkendala. Hal yang sama juga dirasakan pada beberapa aktivitas program (aktivitas 1 – 65) seperti yang telah disebutkan sebelumnya.

Untuk melaksanakan suatu kegiatan, penanggung jawab kegiatan dan PiC terkait mengajukan rencana pelaksanaan kegiatan sesuai ToR yang telah disetujui oleh CPCU kepada Koordinator Program untuk diteruskan kepada Dekan melalui Direktur Eksekutif. Selanjutnya Dekan mengajukan pencairan dana kepada Rektor yang selanjutnya setelah mendapat persetujuan Rektor dan melalui mekanisme administrasi keuangan yang berlaku, Koordinator Keuangan PIU akan menerima panjar untuk penyelenggaraan kegiatan dari Pemegang Uang Muka Kerja.

Koordinator Keuangan PIU kemudian menyerahkan dana kepada Penanggung Jawab kegiatan untuk digunakan membiayai kegiatan sesuai alokasi anggaran yang telah disetujui dalam ToR.

Laporan pelaksanaan kegiatan dibuat oleh Penanggung Jawab kegiatan dan diserahkan kepada Koordinator Program sedangkan Pertanggung jawaban penggunaan dana diserahkan kepada Pemegang Uang Muka Kerja melalui Koordinator Keuangan PIU (lihat Lampiran 2)..

Dalam hal pengelolaan keuangan, kendala yang pernah dijumpai sampai dengan tengah tahun kedua ini adalah pemblokiran anggaran Unram. Sehingga mengakibatkan perlunya beberapa kali dilakukan revisi keuangan terhadap RKA-KL. Hal ini menyebabkan keterlambatan proses implementasi pada kegiatan PHK-PKPD di FK Unram selain karena faktor persetujuan ToR dari CPCU yang terlambat. Salah satu kegiatan PHK-PKPD pada tahun ini yang terpaksa dilakukan sebelum turunnya persetujuan dari CPCU adalah pelatihan embalming jenazah. Hal ini dilakukan karena pihak penyelenggara telah menetapkan jadwal kegiatan di bulan April 2012, dengan kondisi RKA-KL yang masih terblokir, pengelola mengusahakan untuk mendapatkan dana pinjaman dari pihak ketiga yang akan dikembalikan setelah dana cair dari Universitas. Dengan demikian pelaksanaan kegiatan tidak terhambat oleh terlambatnya pencairan dana.

Formatted: Font color: Red

(21)

xx

Pada tahun 2012 untuk proses pengadaan tberfokus pada pengadaan barang saja. Proses ini dirasakan cukup berat mengingat pengadaan barang pada tahun 2011 diluncurkan ke tahun ini, sehingga proses pengadaannya dilakukan bertahap. Sampai dengan tengah tahun 2012 proses pengadaan barang yang merupakan luncuran 2011 sudah sampai pada tahap pengajuan NOL BER untuk NCB dan untuk pengadaan Bahan Ajar yang dilaksanakan melalui metode Shopping sudah dalam proses penyusunan konsep Kontrak. Sedangkan paket pengadaan furniture luncuran tahun 2011, Peralatan Laboratorium Luncuran Tahun 2011 dan peralatan penunjang Pendidikan Luncuran Tahun 2011 yang dilaksanakan melalui metode shopping sedang dalam penyusunan dokumen pengadaan. Sementara itu, untuk paket pengadaan tahun 2012 masih dalam proses penyusunan Dokumen. Paket pengadaan tahun 2012 terdiri dari 3 paket NCB, yaitu Pengadaan Peralatan Laboratorium Dasar dan Profesi 2012, Pengadaan Alat Ketrampilan Medik Dasar dan Profesi 2012 dan Pengadanan Peralatan Penunjang Pendidikan 2012 dan 3 paket Shopping, yaitu Pengadaan Software Penunjang Pendidikan 2012, Pengadaan Furniture 2012, Pengadaan Bahan Ajar 2012. Paket pekerjaan yang akan dilaksanakan melalui metode NCB saat ini sedang dalam proses penyusunan dokumen untuk diajukan ke Bank Dunia, sedangkan untuk paket pekerjaan yang akan dilaksanakan melalui metode shopping sedang dilakukan penyusunan dokumen pengadaan untuk persiapan pelaksanaannya. Adanya kKeterlambatan dalam pelaksananaan proses pengadaan, dikarenakan beberapa hal, antara lain:

Belum adanya tanggapjawaban terhadap pengajuan NOL BER yang diajukan ke World Bank melalui CPCU, baik NOL BER NCB maupun Shopping.

Adanya tanda bintang dalam DIPA APBN Universitas Mataram

Adanya revisi DIPA terkait dengan paket pengadaan yang akan dilaksanakan.

Sampai dengan tengah tahun 2012 proses pengadaan barang sudah sampai pada tahapan …….

Formatted: Font: (Default) Times New Roman, Font color: Auto

Formatted: Font: (Default) Times New Roman Formatted: Normal, No bullets or numbering Formatted: Font: (Default) Times New Roman Formatted: Font: (Default) Times New Roman

Formatted: Font color: Red Formatted: Justified

(22)

xxi Bagan 2.1.

Struktur organisasi pelaksanaan program PHK-PKPD REKTOR PENANGGUNG JAWAB

Direktur Keuangan PUREK II PUREK I

Formatted: Normal, Tab stops: Not at 7.78 cm

Formatted: Normal Formatted: Font: 12 pt

(23)

xxii

adalah keterlambatan dalam pencairan dana. Sebagaimana diketahui bahwa pengelolaan dana internal di Unram dilakukan secara terpisah oleh masing-masing fakultas tetapi pencairan dana di KPN dilakukan sebagai satu kesatuan oleh Universitas. Jika salah satu atau beberapa fakultas yang belum menyelesaikan administrasi pertanggung jawaban keuangan yang digunakannya maka pencairan dana berikutnya melalui KPN akan terhambat. Kondisi seperti ini tidak jarang terjadi. Untuk mengatasi hal ini, dalam pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD Fakultas Kedokteran Unram diusahakan mendapatkan dana pinjaman dari pihak ketiga yang akan dikembalikan setelah dana cair dari Universitas. Dengan demikian pelaksanaan kegiatan tidak terhambat oleh terlambatnya pencairan dana.

Dalam hal pengembangan kapasitas pengelola program, tidak ada kegiatan pengembangan kapasitas khusus yang dilaksanakan oleh PIU selain melalui kegiatan workshop yang dilaksanakan oleh CPCU. Hanya saja pengelola program selalu mendapatkan bimbingan dan masukan terkait dengan berbagai program PHK - PKPD dari direktur eksekutif dan kegiatan monitoring dan evaluasi yang rutin dilakukan tiap bulannya oleh tim Monevin.

Melihat analisis kendala yang dihadapi oleh pengelola program PHK-PKPD FK Unram yang facktor terbesarnya adalah keterlambatan dari persetujuan ToR oleh CPCU, pengelola merasa perlu untuk melakukan persiapan lebih awal terhadap kegiatan-kegiatan yang melibatkan pihak ketiga selaku narasumber. Sebagai contoh beberapa kegiatan yang melibatkan narasumber dari pihak FK Udayana, telah dilakukan koordinasi jauh-jauh hari untuk memastikan kesediaan untuk terlibat dalam kegiatan ini. Pengelola program telah mengumpulkan dan mengirimkan beberapa ToR kegiatan yang melibatkan pihak Udayana, dengan begitu akan memudahkan penyesuaian jadwal pada narasumber dan FK Unram sendiri. Contoh lain adalah kegiatan yang direncanakan melibatkan pihak BPK UGM dalam penyelenggaraan beberapa kegiatan IHT, berdasarkan beberapa pertimbangan dalam rapat monevin akhirnya nuntuk narasumber dari kegiatan ini akan dialihkan ke FK Brawijaya dan penanggungjawab kegiatan ini telah melakukan koordinasi dengan pihak Brawijaya. Alasan pengalihan ini adalah besarnya anggaran yang ditetapkan oleh BPK – UGM lebih tinggi dari besaran dana yang dialokasikan melalui PHK-PKPD.

Selama lebih kurang 7 bulan pertama pelaksanaan program ini di FK Unram, terdapat beberapa kendala yang dihadapi. Secara umum, kendala yang dihadapi dibagi menjadi kendala eksternal dan internal. Kendala internal yang dihadapi umumnya adalah keterbatasan kapasitas

Formatted: Font: (Default) Times New Roman

(24)

xxiii

staf dalam melaksanakan tugas yang diberikan, kurangnya komitmen terhadap tugas dan beban kerja staf.

Kendala internal yang dihadapi oleh pelaksana program adalah keterbatasan kapasitas dalam mengelola program karena baru pertama kali mengelola hibah semacam ini,serta kendala dalam berkoordinasi dengan staf-staf pengajar yang umumnya lebih senior, terutama dengan staf di pendidikan klinik/profesi. Kekurangan ini terutama dirasakan dalam mekanisme monitoring program, dan kontrol terhadap pelaksanaan program. Kendala lainnya adalah padatnya aktivitas staf yang menjadi PiC di masing-masing aktivitas. Hal ini telah disiasati dengan menempatkan 2 orang staf menjadi PiC pada satu aktivitas dengan tujuan agar dapat saling membantu. Namun pada kenyataannya tidak semuanya berjalan lancar karena ada PiC yang cuti melahirkan, mendapat penugasan baru sebagai PD II, dan melanjutkan sekolah sehingga beban PiC lainnya bertambah berat. Penggantian staf yang menjadi PiC telah dipikirkan dan diajukan kepada Dekan.

Kendala internal lainnya adalah pada kapasitas staf yang melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu seperti Policy study dan Hibah Pengajaran. Kedua kegiatan ini adalah kegiatan yang termasuk terlambat dilaksanakan. Penyusunan proposal policy study oleh tim yang berlangsung tersendat dan juga dianggap memerlukan perbaikan oleh CPCU menyebabkan kegiatan ini belum dapat dilaksanakan.

Terdapat 2 kegiatan policy study (PS) pada tahun 2011, yang pertama adalah PS analisis kondisi RS Pendidikan dan calon RS serta Puskesmas jejaring. Anggota tim PS analisis kondisi RS pendidikan umumnya adalah staf pendidikan klinik (spesialis) yang diharapkan memiliki akses lebih baik untuk bekerja sama dengan staf di RS Pendidikan dan RS calon jejaring pendidikan. Namun pada kenyataannya tim mengalami kesulitan menyusun proposal karena belum pernah mempelajari teori mengenai proses pendidikan kedokteran di tahap profesi dan tidak memahami persyaratan RS Pendidikan. Selain itu, tim yang tadinya sebagian besar adalah dokter spesialis juga belum berpengalaman dalam menyusun proposal policy study. Karenanya dalam perjalanan penyusunan proposal ini, pengelola sempat beberapa kali mengganti anggota tim dengan staf lain yang dianggap lebih mampu merancang proposal penelitian dan memiliki komitmen lebih baik untuk belajar hal-hal baru seperti kriteria RS Pendidikan dan RS jejaring. Namun demikian, dengan keterbatasan staf yang ada di FK Unram saat ini, cukup sulit untuk menemukan staf yang benar-benar memenuhi kedua kriteria di atas, sehingga staf-staf baru yang mau belajar dan berkomitmen pada pendidikan diikut sertakan sebagai tim penyusun. Kesulitan lain yang dihadapi dalam rangka pelaksanaan kegiatan ini adalah perbedaan cara pandang antara pengelola program dan penanggung jawab kegiatan. Meski demikian, proses perbaikan terhadap proposal sejauh ini masih berjalan dalam pengawasan koordinator program.

Policy study lainnya adalah kebijakan pengembangan staf. Anggota tim penyusun PS ini merupakan perwakilan dari staf pengajar dan staf luar biasa FK Unram di pendidikan pre-

(25)

xxiv

klinik maupun profesi. Pada awal tahun, tim telah mengajukan proposal tetapi belum disetujui.

Setelah melalui perbaikan, tim kembali mengusulkan proposal-nya pada pertengahan tahun 2011 tetapi belum mendapatkan keputusan.

Kegiatan hibah pengajaran belum dapat dilaksanakan karena sampai sejauh ini baru 3 proposal yang terkumpul dari 6 yang diharapkan. Meskipun penanggung jawab kegiatan telah menyebarkan pengumuman pengajuan proposal hibah ke seluruh bagian pre-klinik dan profesi, proposal yang terkumpul sejauh ini adalah proposal untuk pendidikan pre-klinik.

Panitia hibah masih memperpanjang batas pengumpulan sampai awal September 2011 agar proposal yang masuk lebih banyak.

Kendala lainnya yang dihadapi adalah dalam proses pengadaan. Sampai akhir Juli 2011, baru pengadaan jasa konsultan yang terealisasi. Sementara pengadaan bahan pustakan dan barang- barang belum. Hal ini selain terkait dengan keterlambatan turunnya NOL dari World Bank, juga karena terdapat beberapa hal yang harus direvisi dan diajukan kembali revisinya. Beban kerja staf yang bertanggung jawab menjadi koordinator pengadaan di Universitas juga membuat proses pengadaan di internal pengelola menjadi terhambat, antara lain terbitnya SK panitia pengadaan. Dalam hal ini, pengelola program meminta bantuan pada Dekan FK Unram untuk membina koordinasi di bidang pengadaan.

Padatnya aktivitas tahun pertama terkait dengan program PHK-PKPD ini cukup menyita waktu termasuk pada akhir pekan, terutama jika berlangsung kegiatan In House Training.

Sangat disadari bahwa semangat dan komitmen staf untuk mengikuti kegiatan ini akan menurun, terutama staf luar biasa. Oleh karena itu, penanggung jawab dan panitia IHT untuk kegiatan yang banyak mengundang staf spesialis dan staf luar biasa ditunjuk dari staf spesialis juga, agar rasa memiliki dan kepedulian terhadap kegiatan tersebut lebih baik.

Kendala eksternal yang dihadapi dalam pelaksanaan antara lain karena keterlambatan persetujuan TOoR, perubahan SOP pelaksanaan PHK-PKPD sehingga anggaran biaya yang diajukan dalam ToR harus diperbaiki berulang kali, serta kendala dalam kerja sama dengan institusi penyelenggara pelatihan.

Keterlambatan persetujuan TOoR memiliki banyak implikasi terhadap pelaksanaan program.

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, kegiatan pada beberapa aktivitas seperti aktivitas 1 – Pengembangan KBK, aktivitas 5 – Penjaminan Mutu , dan aktivitas 6 – Standarisasi Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru adalah kegiatan yang bersifat sekuensial karena umumnya didahului dengan pengembangan kapasitas staf yang akan mengerjakan tugas dalam aktivitas tersebut. Pengembangan kapasitas staf pada aktivitas-aktivitas di atas dilaksanakan dalam bentuk Technical Assisstance yang memerlukan proses pengadaan. Sehingga, ketika NOL untuk pengadaan jasa konsultan terlambat disetujui, maka seluruh kegiatan dalam aktivitas tersebut juga menjadi terlambat. Proses penyusunan kurikulum yang tadinya ditargetkan