Jumlah satuan kerja dan satuan pendidikan yang memanfaatkan e-Administrasi
Tabel 3.12 Tabel Indikator Kinerja-7
Jumlah satuan kerja dan satuan pendidikan yang memanfaatkan e-Administrasi SASARAN
STRATEGIS INDIKATOR KINERJA
REALISASI CAPAIAN TA 2017 TARGET REALISASI % Terlaksananya pengembangan dan pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) untuk pendidikan.
Jumlah satuan kerja yang memanfaatkan e-Administrasi. Output:
1. Satuan kerja yang memanfaatkan e-Administrasi. Sub Output: 1. Peningkatan kompetensi SDM dalam mengembangkan dan memanfaatkan e-Office. 2. Peningkatan kemampuan SDM teknis jejaring pendidikan. 380 48 332 380 77 303 100 160,42 91,27
Indikator kinerja ini capaian realisasinya diukur melalui 2 (sub output) kegiatan dengan rincian tingkat pencapaian sebagai berikut:
1. Peningkatan Kompetensi SDM dalam mengembangkan dan memanfaatkan
e-Office.
Salah satu Produk dari Indikator kinerja “Satuan Kerja yang memanfaatkan e-Administrasi” adalah Pengembangan & Pengelolaan sistem e-Office teritegrasi adalah Aplikasi Persuratan Elektronik merupakan aplikasi berbasis
web yang digunakan untuk membantu pengelolaan Persuratan di lingkungan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, dengan konsep membuat pekerjaan dan setiap tahapan proses dalam pengelolaan persuratan dilakukan secara elektronik sehingga dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja selama tersedia koneksi internet.
Pada Tahun 2017 tercatat 77 satker di lingkungan Kemendikbud sudah terlibat dalam pemanfaatan e-Office. Berikut data pemanfaatan e-Office oleh satker di lingkungan Kemendikbud pada tahun 2017.
Bab 3 - Akuntabilitas Kinerja
54 55
Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Pendidikan dan Kebudayaan - LAKIP 2017
Gambar 3.2
Monitoring Aktivitas Satker pada e-Office TA 2017
Perubahan proses pengelolaan persuratan dari manual menjadi elektronik, akan mengurangi kebutuhan penggunaan kertas, media penyimpanan arsip fisik dan penggunaan perangkat pengganda dokumen. Pengelolaan surat secara elektronik juga mengurangi resiko kehilangan surat, dan mempermudah pencarian surat.
Sampai dengan saat ini, aplikasi Persuratan Elektronik,yang dikelola dan dikembangkan oleh Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Pendidikan dan Kebudayaan bekerjasama dengan Biro Umum, telah diimplementasikan di hampir seluruh satuan kerja pusat dan di beberapa UPT daerah yang berada di bawah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
Bab 3 - Akuntabilitas Kinerja
56 57
Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Pendidikan dan Kebudayaan - LAKIP 2017
Pada Tahun 2017 terdapat penambahan satker yang menggunakan aplikasi
e-Office dari UPT Kemendikbud, sebagai dampak dari kebijakan Unit Utama
pembinanya. Tahun ini ditargetkan Aplikasi Persuratan Elektronik sudah diimplementasikan di seluruh satuan kerja Pusat kemudian diimplementasikan di seluruh UPT Daerah, sehingga manfaat percepatan layanan sebagai dampak dari implementasi aplikasi ini dapat segera dirasakan oleh seluruh pemangku kepentingan.
Pemutakhiran Aplikasi Persuratan Elektronik dilakukan secara periodik untuk memenuhi kebutuhan pengguna baik dari sisi fitur, keamanan, kemudahan akses dan kenyamanan pengguna. Dari sisi perangkat lunak, di tahun 2017, Aplikasi Persuratan Elektronik dibuat dalam versi Android dan versi iOS dan pada tahun yang sama pula, fitur tanda tangan elektronik akan mulai diujicobakan dengan didukung oleh regulasi yang mengesahkan bentuk tanda tangan elektronik untuk surat-surat yang diterbitkan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Kemudian dari sisi perangkat keras, peningkatan performa juga dilakukan antara lain dengan peningkatan kapasitas penyimpanan data, peningkatan spesifikasi perangkat keras disesuaikan dengan jumlah akses dan data tersimpan, membuat sistem DRC (Disaster Recovery Center) serta perbaikan celah-celah keamanan secara rutin untuk menjamin kehandalan dan kecepatan akses dari Aplikasi Persuratan Elektronik.
Bab 3 - Akuntabilitas Kinerja
56 57
Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Pendidikan dan Kebudayaan - LAKIP 2017
Dalam proses pencapaian target, sosialisasi pemanfaatan e-Office dilakukan melalui kegiatan bimtek dan fasilitasi, sehingga capaian kinerja untuk output ini dapat melebihi target yang ditetapkan di tahun 2017.
Dalam pelaksanaan dilapangan terdapat sejumlah catatan sebagai berikut: • Belum adanya payung hukum yang mewajibkan penggunaan aplikasi
persuratan elektronik.
• Masih lemahnya kemampuan TIK, terutama staf di persuratan. Seringkali staf di persuratan ditempati oleh staf yg mendekati masa pensiun atau yang memiliki kemampuan TIK rendah, karena dianggap sebagai pekerjaan dengan resiko rendah. Sehingga seringkali pula ada kekhawatiran dari pejabat yang membawahi persuratan di tiap-tiap satker, kalau aplikasi e-Office tidak akan bisa diimplementasikan karena lemahnya kemampuan SDM di persuratan. • Masih ada beberapa satker yang bagian persuratannya belum memiliki
infrastruktur yang baik. Serigkali dijumpai bagian yang menangani persuratan tidak mendapatkan infrastruktur TIK yang baik, karena dianggap tidak membutuhkan dukungan TIK dalam pemrosesan surat. Misalnya tidak adanya perangkat scanner yg memiliki fitur ADF, ketersediaan bandwidth yg kecil di bagian persuratan, banyaknya perangkat PC dan Laptop yg tidak mutakhir. Dengan kurang baiknya infrastuktur TIK di bagian persuratan, penggunaan aplikasi e-Office menjadi tidak mempercepat pemrosesan surat, sehingga menjadi alasan untuk tidak menggunakan aplikasi e-Office.
• Belum tersedianya Dukungan aplikasi untuk perangkat komunikasi bergerak
(smartphone, tablet PC, dl). Aplikasi e-Office sudah bisa diakses melalui
perangkat komunikasi bergerak, namun belum murni menjadi aplikasi yang berjalan di dalam sistem operasi perangkat komunikasi bergerak tersebut. Sehingga masih membutuhkan internet browser untuk mengaksesnya dan email untuk mengirimkan notifikasinya. Di era aplikasi smartphone seperti saat ini, hal tersebut menjadikan aplikasi e-Office masih kurang praktis dan kurang user friendly jika diakses menggunakan perangkat komunikasi bergerak.
• Masih adanya satker yang menanggap aplikasi e-Office belum sesuai dengan pengelolaan persuratan di satker tersebut. Hal ini dijadikan alasan untuk tidak menggunakan aplikasi e-Office. Ada juga beberapa satker yang memiliki aplikasi sendiri namun tidak terintegrasi dengan e-Office, dan hanya digunakan untuk lingkungan satkernya sendiri, sehingga masih belum mau memanfaatkan aplikasi e-Office karena aplikasi yang dimiliki satker dianggap lebih cocok dan lebih lengkap untuk diimplementaskan di satkernya.
Bab 3 - Akuntabilitas Kinerja
58 59
Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Pendidikan dan Kebudayaan - LAKIP 2017
• Masih belum disahkanya tanda tangan elektronik. Hal ini menyebabkan proses penandatangan surat tetap harus dalam bentuk hardcopy. Dengan belum adanya tanda tangan elektronik, manfaat aplikasi e-Office untuk pemrosesan surat belum terlalu berasa manfaatnya dan belum secara signifikan memangkas waktu penerbitan sebuah surat. Saat ini untuk surat keluar, aplikasi e-Office hanya menyediakan fitur penomoran saja.
Dalam proses pencapaian target, sosialisasi pemanfaatan e-Office dilakukan melalui kegiatan bimtek dan fasilitasi, sehingga capaian kinerja untuk output ini dapat melebihi target yang ditetapkan di tahun 2017.
Adapun langkah antispasi yang bisa ditempuh untuk meminimalisir hambatan tersebut antara lain:
• Pembuatan permendikbud tentang tata naskah dinas elektronik, yang mewajibkan pemanfaatan aplikasi e-Office dalam pemrosesan surat. Jika memungkinkan, ada semacam mekanisme rewad & punishment dalam pemanfaatan aplikasi e-Office.
• Pelatihan TIK khusus yang diberikan untuk staf persuratan yang masih belum mampu menggunaan aplikasi e-Office. Pendampingan intensif juga dilakukan dengan cara memberikan pelatihan penggunaan aplikasi e-Office langsung di meja kerja, setiap hari selama rentang waktu tertentu. Aplikasi juga selalu dimutakhirkan sesuai masukan-masukan dari pengguna, sehingga tetap mudah dioperasikan oleh seorang pengguna yang memeliki kemampuan TIK tingkat rendah sekalipun.
• Pembuatan aplikasi berbasis Android dan iOS di tahun 2017. Basis android & iOS dipilih karena menjadi Sistem operasi terbanyak digunakan di perangkat komunikasi bergerak. Diharapkan dengan aplikasi ini, setiap pengguna yang mengakses via perangkat komunikasi bergerak menjadi lebih nyaman. Notifikasi surat/disposisi juga lgsg terintegrasi di perangkat milik masing-masing pengguna.
• Pemutakhiran aplikasi dilakukan secara terus menerus, berdasarkan masukan dari pengguna. Agar fitur-fitur yang tersedia di aplikasi menjadi semakin dapat memenuhi kebutuhan pengguna.
• Mengajukan permendikbud yang mengatur penggunaan tanda tangan dan paraf elektronik, untuk melegalkan penggunaan tanda tangan elektronik dilingkungan Kemendikbud. Mempersiapkan aplikasi e-Office untuk menunjang tanda tangan elektronik, dengan memperhatikan aspek kenyamanan pengguna dan keamanan.
Bab 3 - Akuntabilitas Kinerja
58 59
Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Pendidikan dan Kebudayaan - LAKIP 2017
2. Peningkatan kemampuan SDM teknis jejaring pendidikan
Capaian kinerja untuk output peningkatan kemampuan SDM teknis jejaring pendidikan pada tahun 2017 adalah 303 satker/satuan pendidikan adapun persentase capaian kinerjanya pada Tahun 2017 sebesar 91,27%. Peningkatan kemampuan teknis jejaring dilakukan di setiap satuan kerja baik itu dilingkungan sekolah maupun di satuan kerja/kantor yang berada dibawah Kemendikbud. Berdasarkan data di atas dapat dijelaskan bahwa Indikator Kinerja “Jumlah satuan kerja dan satuan pendidikan yang memanfaatkan e-Administrasi” jika dibandingkan antara realisasi dengan target kinerja yang ditetapkan, pada tahun 2017 tercapai 100%. Jumlah realisasi sasaran pada tahun 2017 ini dapat dikatakan stabil dibandingkan dengan realisasi sasaran tahun 2016 yang besaran capaiannya 100% pula.
