Dalam upaya mendukung operasional Grup Perseroan, Teknologi informasi dan komunikasi menjadi salah satu komponen penting. Dengan sumber daya manusia yang berjumlah 9 orang di 2015 dan 5 orang pada 2016 secara keseluruhannya di dalam Grup Reswara, sistem teknologi informasi dan komunikasi yang diterapkan sangat berperan dalam:
1. Mendukung sistem manajemen terintegrasi 2. Mempermudah komunikasi baik audio maupun
visual antara satu lokasi/kantor dengan lokasi/kantor operasional di dalam Grup Reswara serta antara satu karyawan dengan karyawan lainnya
3. Memudahkan operasional setiap karyawan dalam melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien Agar keterampilan dan profesionalitas SDM di bidang teknologi informasi dan komunikasi meningkat lebih baik, selama 2015 telah dilakukan pelatihan dan pengembangan SDM, semua staf ict mengikuti program pelatihan yang diselengarakan oleh HR departemen dalam pengetahuan administrasi dan untuk managernya diberikan pelatihan pengembangan “TIM Leadership’’ ,
In an effort to support the operations of the Company Group, information and communication technology and is one important component. With human resources consist of 9 employee in 2015 and 5 in 2016 in overall at the Reswara Group, the applied information and communication technology systems played an instrumental role in:
1. Supporting an integrated management system 2. Making it easier for both audio and visual
communication between one locations/offices with other locations/offices operating within the Reswara Group and between one employee with another employee
3. Facilitating easy operation for every employee in carrying out its duties effectively and efficiently In order to improve the skill and professionalism of human resources in area of information and communication technologies, in 2015 the Company has conducted some training and human resources development, where all the ICT staff joined a program organized by the HR department in administrative knowledge and for their managers are given development training “TEAM
Departemen Teknologi Informasi dan Komunikasi juga telah melakukan berbagai Pengembangan Aplikasi dan kegiatan lainnya selama 2015, antara lain:
a. Implementasi Fuel Management
Pelaksanaan penggunaan modul Fuel Management yang bertujuan untuk mengatur dan mengawasi penggunaan bahan bakar minyak di wilayah operasional Grup Reswara.
b. Implementasi aplikasi Plant Maintenance (PM)
Pelaksanaan penggunaan modul PM bertujuan menyusun pelaksanaan atau perencanaan maintenance di Site TIA, Mifa dan BEL. Dengan memasukkan nilai perencanaan maintenance yang sudah sesuai dengan standar prosedur, aplikasi akan membantu dalam me-record/merekam dan mengeluarkan laporan terkait perencanaan maintenance tersebut dan terkoneksi dengan modul Material Management.
c. Implementasi aplikasi Warehouse Management
Penggunaan modul Warehouse Management digunakan untuk mengelola data inventory Grup Reswara. Dengan memasukkan nilai inventory beserta lokasi rak penyimpanan, sistem aplikasi akan me-record/merekam serta memberikan laporan untuk setiap inventory yang masuk maupun yang keluar dari Warehouse atau gudang penyimpanan.
d. Develop HRIS (Human Resource Information
System)
Pengembangan modul HRIS bertujuan mendukung kinerja operasional Departemen SDM. Modul ini terkait erat dengan sistem pengelolaan SDM, seperti payroll, EDM, cuti, medical record dan lain-lain. Modul ini diharapkan dapat digunakan oleh setiap karyawan dalam aktifitasnya yang terkait dengan sistem pengelolaan SDM, sehingga Departemen SDM dapat dengan mudah menganalisa dan membuat laporan terkait aktifitas karyawan.
e. Peluncuran situs TIA dengan tampilan baru
Situs TIA yaitu tiacoal.co.id telah diluncurkan mulai tahun 2009, dan dapat diakses oleh seluruh pengguna untuk mengenalkan profil dan informasi lainnya terkait TIA, dan pada 2015, situs tersebut diperbaharui dengan tampilan yang lebih fresh
f. Peluncuran situs Mifa
Situs Mifa yaitu www.mifacoal.co.id sebagai anak perusahaan Perseroan elah diluncurkan dan dapat diakses oleh seluruh pengguna untuk memberikan segala informasi publik terkait Mifa
g. Pengembangan dan Implementasi aplikasi “cataloguing system”
Merancang dan membangun aplikasi “cataloguing system” yang berguna dalam membuat standar penamaan data material yang tercatat dalam sistem. Pada modul ini, karyawan dapat meminta standar penamaan data material yang sebelumnya tidak tersedia. Kemudian, sistem akan memroses dan memberikan standar penamaan yang selanjutnya dapat diinput dan digunakan kedalam aplikasi.
Department of Information and Communication Technology has also undertaken some Application Development and other activities in 2015, among others:
a. Implementation of Fuel Management
Implementation of using Fuel Management module which aims to regulate and supervise the use of fuel oil in the operational area of Reswara Group. b. Implementation of Plant Maintenance (PM)
application
Implementation of using the PM module aims to develop the implementation or maintenance planning in TIA, Mifa and BEL Sites. By entering the maintenance planning values according to the standard procedures, the application will help in recording and issuing a report related to the maintenance planning and connected to the Materials Management module.
c. Implementation of Warehouse Management
application
Using the Warehouse Management module to manage inventory data of Reswara Group. By entering the inventory value as well as the location of the storage rack, the application system is recording and providing inventory reports for each incoming and outgoing activities from Warehouse or storage. d. Develop HRIS (Human Resource Information
System)
HRIS module aims to support the operational performance of the HR Department. This module is closely related to human resources management systems, such as payroll, EDM, leave, medical records and others. This module can be used by every employee in their activities related to human resources management system, therefore the HR department can easily analyze and create reports related to the employees activities.
e. Launch website of PT Tunas Inti Abadi with a new interface
TIA website tiacoal.co.id has been published in 2009, and can be accessed by all users to introduce the profile and other information related to TIA, and in 2015, the website is updated with fresh interface f. Launching Website of Mifa
Mifa websites www.mifacoal.co.id as the Company subsidiary has been published and can be accessed by all users to provide all public information related to Mifa
g. Development and Implementation of the cataloging system application
Designing and creating the cataloging system application that is useful in developing the material data naming standard recorded in the system. In this module, employees can request material data naming standards that were not previously available. Then, the system will process and provide naming standards which can be inputted and used into the application.
h. ICT Internal audit and certification support
In addition to supporting ISO certification programs in TIA, periodic internal audits related to information and communication technologies have been implemented at every location, both in the Jakarta office (Head Office) and in operational areas, like in TIA Site in South Kalimantan and Mifa and BEL Sites in Aceh. From these activities there are some findings that will be used in developing the IT department for the following year, includes:
• Expanding the storage of both the IT asset data and IT devices.
• Developing standard procedures for the implementation of the IT operation including its maintenance
• Enhancing the security of the database system. • Strengthening the supervision of network operations
both internally and with the provider
• Developing electricity system and to keep the IT devices remained stable,
Infrastructure development has also been conducted by the Company during 2015, among others:
a. Bandwidth Separation and Addition
To improve the service to its users, ICT adds a special line for the Internet that can be directly accessible to users, this tool is expected to help in increasing knowledge on global information for employees of the company despite being located in a remote place. In addition, ICT also add network bandwidth at all locations, which is extremely helpful and facilitate the communication between head office and branch offices both for the data communications, audio and visual aspect.
b. Secure Printer
Since Reswara Group is a large organization with many companies and departments within, secure printer system has been developed to improve the efficiency and effectiveness of the management in printing documents.
With a secure system and equipped with other features, such as print anywhere, facilitate the employees’ to print the document in the closest unit can also reduce the error in printing the document, the System also makes printing document activities within the company be controlled both in terms of its use to the cost incurred by each individual.
c. The development of a centralized data storage system.
To avoid uncontrolled company data storage, the Company has developed a centralized data system by using NAS (Network Attached Storage) as data storage media, NAS is connected and can be accessed from within the network of Reswara Group. Currently utilized capacity is 20 TB (terabyte), besides being used as an active data storage, NAS is also h. Internal audit ICT dan mendukung sertifikasi
Selain untuk menunjang program sertifikasi ISO di TIA, secara berkala Audit internal terkait teknologi informasi dan komunikasi telah dilaksanakannya pada Setiap lokasi baik di kantor Jakarta (Head Office) maupun di wilayah operasional yaitu di Site TIA di Kalimantan Selatan dan Site Mifa serta BEL di Aceh. Dari kegiatan tersebut ada beberapa temuan yang akan yang akan menjadi pengembangan depeartemen iT di tahu selanjutnya yakni : • Memperluas tempat penyimpan asset IT baik itu
data maupun perangkat IT.
• \Mengembangkan standart prosedur mengenai pelaksanaan operation IT dan termasuk pemeliharaanya
• Meningkatkan keamanan database system.
• Memperkuat pengawasan operasional jaringan baik internal maupun dengan pihak provider
• Mengembangkan system kelistrikan dan untuk menjaga perangkat IT tetap stabil,
Pengembangan Infrastruktur juga telah dilakukan Perseroan selama 2015, antara lain:
a. Pemisahan dan Penambahan Bandwitdh
Untuk meningkatkan service kepada para
penggunanya, ICT menambahkan satu jalur khusus untuk internet yang bisa langsung diakses para penggunanya, sarana ini diharapkan membantu menambah pengetahuan di bidang informasi global bagi karyawan perseroan walaupun berada di tempat yang remote.
Selain itu , ICT juga menambahkan lebar pita jaringan di semua lokasi, hal ini sangat membantu dan memperlancar komunikasi antara kantor pusat dengan kantor cabang baik dari sisi komunikasi data, audio dan visual.
b. Secure Printer
Dengan besarnya organisasi Grup Reswara dengan banyak perusahaan dan departemen didalamnya, system secure printer dikembangkan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolan pencetakan dokumen.
Dengan sistem yang aman dilengkapi fitur-fitur lainya, seperti print anywhere, memudahkan karywan untuk mencetak dokumen di unit terdekar juga dapat mengurangi kesalahan dalam mencetak dokumen, Sistem ini juga menjadikan kegiatan pencetakan dokumen di lingkungan Perseroan menjadi terkontrol dan baik dari segi pengunaannya itu sendiri sampai biaya yang dikeluarkan tiap individu.
c. Pengembangan sistem penyimpanan data terpusat.
Untuk menghindari penyimpanan data perusahaan yang tidak terkontrol, maka Perseroan sudah mengembangkan system data terpusat dengan menggunakan NAS (Network Attached Storage) sebagai media penyimpanan datanya, NAS terkoneksi dan dapat diakses dari dalam jaringan Grup Reswara. Saat ini kapasitas yang digunakan
Perseroan dalam hal ini melalui Departemen Procurement dan General Services di Grup Reswara telah
menerapkan sistem manajemen yang terintegrasi untuk mengidentifikasi, menyatukan dan mengoordinasikan rangkaian prosedur, proses dan aktifitas yang saling berhubungan antara satu departemen dan departemen lain dalam satu perseroan dan antara satu Perseroan dan Perseroan lainnya di dalam Grup Reswara.
Dengan sistem manajemen yang terintegrasi tersebut, kebijakan, proses dan standar dapat dikelola dan dikomunikasikan dalam satu sistem di bawah payung Perseroan untuk diterapkan di semua anak Perusahaan. Sistem ini secara bertahap dapat mengukur, memantau dan memastikan sebuah proses secara konsisten dan berkesinambungan berjalan sesuai kebutuhan atau tidak, efektif atau tidak dan yang terpenting adalah mengacu kepada tata kelola perusahaan yang baik atau GCG. Penerapan sistem manajemen terintegrasi dengan basis teknologi informasi selain telah membuat prosedur Perseroan menjadi transparan dan akuntabel, juga sangat mendukung upaya pelestarian lingkungan dan efisiensi Perseroan serta Grup. Sistem ini tidak lagi menggunakan dokumentasi tertulis (paperless). Segala dokumen yang telah menggunakan system ini terekam dengan baik secara elektronik yang dikelola oleh tim Informasi dan Teknologi Grup Reswara.
Manfaat dari penerapan system manajemen terintegrasi antara lain:
1. Ramah Lingkungan (Paperless). Proses administrasi hanya dilakukan secara elektronik dengan sistem teknologi informasi
2. Transparan dan akuntabel. Manajemen dapat memantau dan memastikan segala sesuatu sesuai dengan prosedur yang sudah diprogramkan. Pengguna tidak dapat melakukan negosiasi dikarenakan yang dihadapi adalah sistem teknologi informasi yang sudah deprogram sesuai prosedur. 3. Efektif. Segala proses yang menggunakan sistem manajemen terintegrasi dapat dilakukan oleh setiap karyawan maupun manajemen dimanapun mereka berada, asalkan terdapat jaringan internet. Hal ini sangat mendukung kelancaran operasional di Grup Reswara yang wilayah operasionalnya di berbagai daerah di Indonesia dengan tingkat mobilisasi karyawan atau manajemen cukup tinggi. 4. Efisien. Sistem ini dapat dan telah mengurangi
penggunaan kertas, tempat penyimpanan dokumen transaksi, waktu proses dan biaya mobilisasi yang dibutuhkan dalam proses tersebut seperti kurir dan lainnya.
5. Dan masih banyak lagi manfaat lainnya secara budaya kerja yang berlandaskan Nilai-nilai Inti Perseroan.
The company through the Department of Procurement and General Services in Reswara Group has implemented integrated management system to identify, unify and coordinate a series of procedures, processes and activities that are interconnected between the department and other departments within the company and between the Company and other Company in Reswara Group. With an integrated management system, policies, processes and standards can be managed and communicated in a single system under the umbrella of Reswara to be applied to all subsidiaries. This system is gradually able to measure, monitor and ensure a consistent and sustainable process runs as needed or not, effective or not, and most importantly is referring to good corporate governance or GCG.
Implementation of an integrated management system on the basis of other information technology has made the procedure of the Company to be transparent and accountable, also strongly supports the efforts in
environment conservation and efficiency of the Company and the Group. This system no longer uses the written documentation (paperless). All the documents that have been using this system are well documented electronically and managed by a team of Information and Technology in Reswara Group.
The benefits of implementing an integrated management system include:
1. Environmentally friendly (Paperless). Only the administrative process is done electronically with information technology systems
2. Transparent and accountable. Management can monitor and make sure everything is in accordance with the procedures that have been programmed. Users can not negotiate because they are dealing with an information technology systems that are already programmed in accordance with procedures 3. Effective. Any process that uses an integrated
management system can be made by any employee or management wherever they are, as long as there is Internet connection. This strongly supports the smooth operation in the Reswara Group since its operations are located in various regions in Indonesia with high level of mobilization among the management and employees..
4. Efficient. This system can and has reduced paper usage, transaction document storage, processing time and mobilization costs that are required in the process such as couriers and others.
5. And there are many other benefits as a work culture based on the Company Core Values.