BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.9 Kerangka Pikir
2.9 Kerangka Pikir
Berdasarkan permasalahan yang telah dijelaskan sebelumnya dan beberapa metode yang relevan untuk menyelesaikan permasalah tersebut, maka dapat dipilih suatu metode yang sesuai dengan karakter masalah. Konsep pemecahan masalah, memilih metode yang relevan, dan konsep solusi.
2.9.1 Analisa Masalah
Masalah yang terdapat di Garmen Jaya Bali adalah masalah kurang integrasi antara bagian gudang, bagian sablon, dan bagian pemotongan kain. Hal tersebut menyebabkan sering terjadi kesalahan jenis produk yang diproduksi sehingga terjadi kelebihan persediaan pada jenis produk tertentu. Permasalahan tersebut terjadi karena pencatatan produk masih dilakukan secara manual dengan nota, yang pada periode tertentu akan di masukkan ke Microsoft Excel. Pencatatan dilakukan dan diakses oleh satu orang saja, sehingga ketika pencatatan berhalangan masuk kerja, maka bagian yang membutuhkan informasi tidak akan bisa mengecek informasi tersebut melalui komputer dan harus melakukan pengecekan secara langsung di gudang penyimpanan. Transaksi penjulanan di Garmen Jaya Bali juga memiliki permasalahan yang sama, yaitu masih secara manual menggunakan nota, yang menyita banyak waktu saat melakukan pengecekan penjualan. Berdasarkan permasalahan diatas, dapat dianalisa kelemahan sistem pengendalian persediaan yang diterapkan Garmen Jaya Bali. Metode yang digunakan untuk menganalisis sistem baik sistem lama maupun sistem baru adalah metode PIECES (Whitten & Bentley, 2007). Analisis sistem saat ini pada Garmen Jaya Bali dijelaskan seperti pada tabel 1.4 berikut.
Tabel 2. 7
Analisa Kelemahan Sistem Informasi Garmen Jaya Bali No Keterangan Garmen Jaya Bali
1 Performace a. Throughput. Input data ke Microsof Excel tidak dilakukan
secara rutin setiap hari, karena data tidak diberikan ke bagian accounting setiap hari.
b. Response times. waktu untuk mengetahui jumlah persediaan secara keseluruhan adalah 2-3 hari.
2 Information Output.
a. Informasi data persediaan yang tidak di sajikan dalam format yang rapi dan mudah dipahami.
b. Informasi sulit di proses untuk menampilkan laporan.
c. Sulit untuk mengetahui informasi data per jenis produk, karena data persediaan yang disimpan masih secara keseluruhan produk per hari.
23
Tabel 2.7
Analisa Kelemahan Sistem Informasi Garmen Jaya Bali (Lanjutan)
Input.
a. Data dapat dicatat secara berlebihan, karena masih menggunakan kertas nota yang memungkinkan kekeliruan pencatatan.
b. Sering terjadi data error, karena ketidaksesuaian jumlah penjualan dengan jumlah yang ada di nota
Stored Data
a. Data tersimpan lebih dari satu kali, kedalam format yang berbeda.
b. Data yang tersimpan tidak terorganisasi dengan baik
3 Economy a. Cost. Rekap data masih menggunakan kertas untuk tiap
transaksi, yang mengeluarkan biaya tambahan untuk mencetak nota kertas.
b. Profit. Saat ini pemasaran produk Garmen Jaya Bali sudah tersebar di pasar seni di seluruh Bali. Pemasaran ini dapat ditingkatkan pada level yang lebih tinggi (luas).
4 Control a. Belum adanya sistem yang mengatur data sehingga besar
kemungkinan terjadinya human error.
b. Kesalahan pengambilan keputusan dapat terjadi,seperti kesalahan pembelian bahan baku, karena data yang ada belum akurat .
5 Efficiency a. Proses pencarian data dan pelaporan memerlukan waktu yang
cukup lama, karena harus melakukan pencarian secara manual. b. Dengan dua kali perekapan data, yaitu pada nota dan microsoft
excel, hal tersebut kurang efisien.
6 Service a. Sistem ini tidak fleksibel terhadap perubahan.
b. Data yang dibutuhkan tidak dapat diberikan saat diperlukan, karena harus dicari-cari terlebih dahulu.
2.9.2 Metode Yang Relevan
Setelah menganalisa permasalahan yang ada di Garmen Jaya Bali, kemudian dicari metode yang tepat untuk permasalahan tersebut. Metode yang akan dibahas pada subbab ini telah dibahas pada subbab-subbab sebelumnya.
2.9.2.1 Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan mempunyai fungsi yang penting untuk perusahaan manufaktur. Manajemen persediaan mengatur dan mengawasi seluruh persediaan yang ada sehingga tidak terjadi kekurangan dan kelebihan persediaan produk di gudang. Pengelolaan persediaan produk dengan jenis produk yang bermacam-macam akan dilakukan dengan menggunakan Material requirement planning (MRP), yang akan memberikan hasil perhitungan mengenai kuantitas produksi optimal untuk tiap jenis produk, sehingga dapat mengatasi kelebihan maupun kekurangan persediaan produk jadi. Semua kegiatan digudang juga harus direkap dalam bentuk laporan. Data-data yang ada
24
di gudang meliputi data jumlah persediaan saat ini, safety stock, dan kapan harus melakukan produksi suatu jenis produk.
Dalam MRP, diperlukan lot sizing untuk menentukan kuantitas produk dalam perencanaan. Metode lot sizing yang digunakan adalah metode fixed order quantity, hal ini didasarkan pada kondisi perusahaan yang memiliki kuantitas produksi rata-rata 150 pcs baju dengan masa pengerjaan selama 3 hari. Disamping itu dengan metode fixed order
quantity, apabila terjadi perubahan kapasitas produksi dapat dengan mudah disesuaikan
dalam sistem informasi.
2.9.2.2 Metode Sistem Basis Data
Basis data mempunyai fungsi yang diperlukan oleh perusahaan kecil menengah yang berkembang seperti pada Garmen Jaya Bali, untuk mempermudah kegiatan bisnisnya. Dengan adanya sistem basis data proses pengambilan keputusan menjadi lebih mudah dan cepat. Bagian-bagian dalam perusahaan juga lebih mudah untuk mencari informasi untuk kelancaran kegiatannya. Data-data terkait produksi, penjualan, dan bahan baku akan disimpan dalam basis data sehingga memudahkan dalam pengecekan data.
2.9.2.3 Sistem Informasi Manajemen
Atas dasar database dan manajemen persediaan maka dibangunlah sistem informasi manajemen persediaan untuk Garmen Jaya Bali, dengan tujuan untuk mempermudah dan mempercepat proses pengambilan keputusan oleh bagian sablon, bagian pemotongan kain, bagian penjualan, dan bagian gudang. Dengan adanya sistem informasi manajemen dengan database, sharing data antar bagian dalam perusahaan dapat berlangsung lebih mudah dan cepat.
2.9.2.4 Tools Penunjang
Tools penunjang yang dapat digunakan di Garmen Jaya Bali yang membutuhkan
sistem informasi basis data untuk mengintegrasikan setiap bagian adalah Microsoft Access, yang sesuai untuk diterapkan pada perusahaan kecil menengah. Tools ini mampu untuk melakukan rekapan data, pencarian data, penyimpanan data, dan membuat laporan data.
25
2.9.3 Konsep Solusi
Dari analisa permasalahan dan pemilihan metode yang relevan, maka disusun konsep solusi berupa pembuatan sistem informasi pencatatan persediaan dan penjualan dengan bantuan tool Microsoft Access. Sistem informasi pencatatan persediaan dan penjualan merupakan suatu rangkaian prosedur formal yang akan diterapkan di Garmen Jaya Bali dimana data dikelompokkan dan diproses menjadi informasi sehingga dapat dilaporkan kepada user atau pemakai. Berdasarkan hasil analisa permasalahan dan pemilihan metode yang relevan, maka dapat disusun konsep solusi seperti pada gambar 2.1.
Gambar 2. 3 Konsep solusi Garmen Jaya Bali
2.9.4 Output dan Outcome
Output yang diperoleh dari penelitian ini sistem informasi pada level prototype untuk melakukan pengendalian persediaan dan pencatatan setiap hari. Output dari sistem informasi ini adalah aplikasi pengendalian persediaan untuk menentukan jumlah optimal kebutuhan bahan baku dan waktu untuk melakukan pemesanan, status persediaan bahan baku dan produk jadi, serta pencatatan transaksi penjualan setiap harinya. Sedangkan untuk outcome dari penelitian ini adalah untuk memberikan kepastian unit produksi dan kapan waktu yang tepat untuk melakukan produksi, memberikan kemudahan proses pencarian data dan informasi, serta memberikan kecepatan dalam pencarian informasi.
Analisa masalah : 1. Kelebihan persediaan
produk jadi.
2. Integrasi antar bagian.
Teori : 1. Manajemen Persediaan MRP 2. Sistem infrormasi
Data yang dibutuhkan : Data persedian
Data penjualan Data bahan baku Data WIP
Data Bill of Material Data pendukung Tools penunjang : Microsoft access Output : Prototype sistem informasi pengendalian persediaan
26
27