PENGENDALIAN PERSEDIAAN PADA INDUSTRI GARMEN
MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS
(Studi Kasus: Garmen Jaya Bali, Tabanan, Bali)
SKRIPSI
TEKNIK INDUSTRI
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Teknik
NI WAYAN RASTITI NIM. 135060700111010
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
FAKULTAS TEKNIK
MALANG
2017
i
PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Ida Sang Hyang Widhi Wasa, Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat rahmat dan karunia-Nya, penulisan skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik. Skripsi dengan judul “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI UNTUK PERBAIKAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN PADA INDUSTRI GARMEN” disusun sebagai salah satu persyaratan untuk menyelesaikan studi dan memperoleh gelar sarjana Strata satu (S-1) di jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Brawijaya.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini tidak dapat diselesaikan tanpa adanya bantuan, petunjuk, dan bimbingan dari semua pihak yang telah membantu dalam pengerjaan skripsi ini. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Orang tua Penulis, yang selalu memberikan kasih sayang, doa, dukungan serta motivasi dalam pengerjaan skripsi ini.
2. Adik-adik penulis, yang sangat disayangi dan dicintai dan senantiasa memberikan dukungan dan semangat.
3. Bapak Ishardita Pambudi Tama ST., MT., Ph.D, selaku Ketua Jurusan Teknik Industri, atas kesediaan, saran, arahan, serta ilmu yang diberikan.
4. Bapak Ir. Purnomo Budi S, M.Sc., Ph.D., selaku Dosen Pembimbing Skripsi 1, yang senantiasa memberikan arahan, motivasi dan bimbingan, serta meluangkan waktu untuk memberikan solusi dan ilmu yang sangat berharga bagi penulis. 5. Bapak Ihwan Hamdala, ST.,MT., selaku Dosen Pembimbing Skripsi 2, yang
senantiasa memberikan arahan, motivasi dan bimbingan, serta meluangkan waktu untuk memberikan solusi dan ilmu yang sangat berharga bagi penulis. 6. Seluruh Dosen Jurusan Teknik industri, yang telah berbagi ilmu dan pengalaman
yang sangat berharga bagi penulis selama menempuh studi Di Jurusan teknik Industri.
7. Seluruh Karyawan Jurusan Teknik Industri, yang selalu membantu dan melayani untuk kelancaran administrasi akademik.
8. Teman-Teman Teknik Industri 2013, yang selalu memberikan dukungan, saran
ii
9. Teman Baik Penulis, Lia, Putri, Susan, Sanisca, dan Evi, yang telah memberikan semangat, bantuan dan doa.
10.Nata K, yang selalu memberikan semangat, bantuan dan doa. 11.Serta pihak lain yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, untuk itu penulis juga menyampaikan permohonan maaf yang sebesar-besarnya. Kritik dan saran yang membangun sangan diharapkan demi kesempurnaan skripsi ini. Semoga skripsi ini memberikan manfaat bagi berbagai pihak yang membutuhkan.
Malang , 1 Juni 2017
iii
DAFTAR ISI
Halaman PENGANTAR...i DAFTAR ISI...iii DAFTAR TABEL...vii DAFTAR GAMBAR...ix DAFTAR LAMPIRAN...xiii RINGKASAN...xv SUMMARY...xvii BAB I PENDAHULUAN ...1 1.1 Latar Belakang ...1 1.2 Identifikasi masalah ...5 1.3 Rumusan Masalah ...5 1.4 Batasan Penelitian ...6 1.6 Tujuan Penelitian ...6 1.7 Manfaat Penelitian ...6BAB II TINJAUAN PUSTAKA ...7
2.1 Penelitian Terdahulu ...7
2.2 Penelitian Saat Ini ...8
2.3 Manajemen Persediaan ...8
2.3.1 Tujuan Pengelolaan Persediaan ...9
2.3.2 Peramalan ...9
2.3.3 Material requirement planning (MRP) ... 11
2.4 Sistem Basis Data... 15
2.4.1 Hierarki Data ... 15
2.4.2 Model Data ... 16
2.4.3 Tujuan Basis Data ... 19
2.4.4 Normalisasi Basis Data ... 19
2.4.5 Keuntungan Basis Data ... 20
2.5 Sistem Informasi Manajemen ... 20
2.6 Visual Basic For Application ... 21
2.7 Prototype ... 21
2.8 Microsoft Access ... 21
2.9 Kerangka Pikir ... 22
2.9.1 Analisa Masalah ... 22
iv
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... 27
3.1 Jenis Penelitian ... 27
3.2 Tempat dan Waktu Penelitian ... 27
3.3 Langkah-Langkah Penelitian ... 27
3.3.1 Diagram Alir Penelitian ... 28
3.3.2 Diagram Alir Pembuatan Sistem Basis Data ... 31
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA ... 33
4.1 PENGUMPULAN DATA ... 33
4.1.1 Profil Garmen Jaya Bali ... 33
4.1.2 Struktur Organisasi ... 34
4.1.3 Gambaran Produk ... 34
4.1.4 Data Permintaan Tahun 2016 ... 35
4.1.5 Data Bill of material (BOM) Tree Produk ... 35
4.1.6 Data Persediaan Bahan Baku dan Work In Process... 36
4.2 PENGOLAHAN DATA... 37
4.2.1 Peramalan Permintaan Tahun 2017 ... 37
BAB V PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ... 45
5.1 Penetapan Tujuan ... 45
5.1.1 Spesifikasi Sistem Informasi ... 45
5.1.2 Batasan Sistem Informasi ... 45
5.2 Analisis ... 45
5.2.1 Analisis Sistem Lama ... 45
5.2.2 Kebutuhan Pengguna ... 46
5.2.3 Daftar Entitas... 50
5.2.4 Daftar proses bisnis... 51
5.3 Desain Sistem ... 51
5.3.1 Pemodelan Data ... 51
5.3.2 Pemodelan Proses ... 55
5.3.3 Desain Database ... 56
5.3.3.1 Desain Database Logis ... 56
5.3.3.2 Desain Basis Data Fisik ... 59
5.3.4 Desain User interface ... 60
5.3.4.1 Hirarki menu user interface ... 60
5.3.4.2 Desain Form ... 63
v
5.3.4.4 Desain Algoritma ... 68
5.4 Implementasi... 71
5.4.1 Implementasi Database... 71
5.4.2 Implementasi Form dan Laporan ... 71
5.4.2.1 Form ... 71
5.4.2.2 Laporan (Report) ... 76
5.4.3 Integrasi Antar Bagian ... 77
5.5 Pengujian (Testing) ... 78
5.5.1 Uji Verifikasi ... 78
5.5.2 Uji Validasi ... 84
5.5.3 Uji Prototype ... 93
5.6 Prototype Sistem Informasi Pengendalian Persediaan ... 96
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN... 97
6.1 Kesimpulan ... 97
vi
vii
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
Tabel 1. 1 Persediaan Produk pada Bulan November 2016 ...3
Tabel 1. 2 Persediaan Seluruh Produk ...3
Tabel 2. 1 Perbandingan Penelitian Terdahulu dan Penelitian Saat Ini ...8
Tabel 2. 2 Metode Peramalan ... 10
Tabel 2. 3 Contoh Bill of materialTable... 12
Tabel 2. 4 Contoh Jadwal Induk dan MRP... 14
Tabel 2. 5 Simbol Data Flow Diagram (DFD) ... 18
Tabel 2. 6 Simbol Entity Relationship Diagram ... 19
Tabel 2. 7 Analisa Kelemahan Sistem Informasi Garmen Jaya Bali ... 22
Tabel 3. 1 Data Pendukung Penelitian ... 29
Tabel 4. 1 Permintaan Tahun 2016 ... 34
Tabel 4. 2 Data Persediaan Produk Pada Desember 2016 ... 36
Tabel 4. 3 Data Persediaan WIP Sablon ... 36
Tabel 4. 4 Data Persediaan WIP Jahit ... 36
Tabel 4. 5 Data Persediaan WIP Potong ... 36
Tabel 4. 6 Hasil Perhitungan Peramalan Metode WMA Produk Sparasi dan STA ... 38
Tabel 4. 7 Peramalan Permintaan dengan Metode Exponential Smoothing... 40
Tabel 4. 8 Peramalan Produk Sparasi dan STA ... 42
Tabel 5. 1 Analisa Kelemahan Sistem Informasi Garmen Jaya Bali ... 44
Tabel 5. 2 System Requirement Checklist Bagian Produksi ... 45
Tabel 5. 3 System Requirement Checklist Bagian Gudang/Pengadaan ... 46
Tabel 5. 4 System Requirement Checklist Bagian Penjualan ... 46
Tabel 5. 5 System Requirement ChecklistAccounting ... 47
Tabel 5. 6 System Requirement Checklist Pemilik ... 47
Tabel 5. 7 Daftar Entitas Sistem Informasi Pengendalian Persediaan ... 48
Tabel 5. 8 Daftar Entitas Sistem Informasi Pengendalian Persediaan (Lanjutan) ... 49
Tabel 5. 9 Daftar Proses Bisnis Garmen Jaya Bali ... 49
Tabel 5. 10 Aturan Proses Bisnis Garmen Jaya Bali ... 54
Tabel 5. 11 Daftar Entitas dan Atribut ... 55
Tabel 5. 12 Identifikasi Relasi dan Entitas ... 56
Tabel 5. 13 Spesifikasi dan Tipe Data Produk Jadi ... 58
Tabel 5. 14 Spesifikasi dan Tipe Data WIP 1 ... 59
viii
Tabel 5. 17 Hasil Uji Validasi (Lanjutan) ... 93
Tabel 5. 18 Perbandingan Sistem Lama dan Sistem Baru... 93
Tabel 5. 18 Perbandingan Sistem Lama dan Sistem Baru (Lanjutan) ... 94
ix
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
Gambar 1. 1 Contoh produk kaos Garmen Jaya Bali ...2
Gambar 2. 1 Contoh bill of material tree ... 12
Gambar 2. 2 Hirarki DFD sesuai simbol Gane dan Sarson ... 17
Gambar 2. 3 Konsep solusi Garmen Jaya Bali ... 25
Gambar 3. 1 Diagram alir penelitian ... 30
Gambar 3. 2 Diagram alir pembuatan sistem informasi pengendalian persediaan ... 32
Gambar 4. 1 Lokasi produksi Garmen Jaya Bali...33
Gambar 4. 2 Struktur organisasi Garmen Jaya Bali ... 34
Gambar 4. 3 BOM tree Sparasi... 35
Gambar 4. 4 BOM tree STA... 35
Gambar 4. 5 Permintaan aktual tahun 2016 ... 37
Gambar 4. 6 Perbandingan sebaran data aktual dengan peramalan Sparasi ... 39
Gambar 4. 7 Perbandingan sebaran data aktual dengan peramalan STA ... 39
Gambar 4. 8 Perbandingan sebaran data dengan metode exponential smoothing produk Sparasi ... 41
Gambar 4. 9 Perbandingan sebaran data dengan metode exponential smooting produk STA ... 42
Gambar 5. 2 Context diagram sistem informasi pengendalian persediaan ... 51
Gambar 5. 3 Hierachy chart sistem informasi pengendalian persediaan ... 52
Gambar 5. 4 Hirarki menu utama ... 60
Gambar 5. 5 Hirarki menu pemilik ... 60
Gambar 5. 6 Hirarki menu accounting ... 61
Gambar 5. 7 Hirarki menu penjualan ... 61
Gambar 5. 8 Hirarki menu produksi ... 62
Gambar 5. 9 Hirarki menu gudang ... 62
Gambar 5. 10 Desain menu login ... 63
Gambar 5. 11 Desain menu sistem informasi ... 64
Gambar 5. 12 Report 1 ... 67
Gambar 5. 13 Report 2 ... 68
Gambar 5. 14 Langkah proses input data ... 69
Gambar 5. 15 Langkah proses transaksi ... 69
Gambar 5. 16 Langkah proses pelaporan ... 70
Gambar 5. 17 Langkah proses pencarian ... 70
x
Gambar 5. 21 Printscreenform pemilik... 72
Gambar 5. 22 Form Bagian Produksi ... 73
Gambar 5. 23 Form Bagian Accounting ... 74
Gambar 5. 24 Form Bagian Gudang ... 74
Gambar 5. 25 Form Bagian Penjualan ... 75
Gambar 5. 26 Form Master Production Schedule (MPS) ... 75
Gambar 5. 27 FormMaterial requirement planning (MRP) ... 76
Gambar 5. 28 Implementasi report estimasi permintaan produk Sparasi ... 77
Gambar 5. 29 Implementasi integrasi data estimasi permintaan ... 77
Gambar 5. 30 Implementasi integrasi data kebutuhan bahan baku ... 78
Gambar 5. 31 Implementasi integrasi data penjualan ... 78
Gambar 5. 32 Printscreen proses login bagian produksi ... 79
Gambar 5. 33 Printscreen hasil login bagian produksi ... 80
Gambar 5. 34 Proses transaksi pengambilan bahan baku ... 80
Gambar 5. 35 Printscreen hasil laporan ... 81
Gambar 5. 36 Proses pencarian bahan baku ... 81
Gambar 5. 37 Printscreen MPS bulan Mei ... 82
Gambar 5. 38 Printscreen hasil perhitungan MRP bulan Mei ... 82
Gambar 5. 39 Printscreen MRP leve 2 bulan Mei... 83
Gambar 5. 40 Printscreen MRP level 3 bulan Mei... 83
Gambar 5. 41 Printscreen proses estimasi permintaan ... 84
Gambar 5. 42 Printscreen kebutuhan Pemilik ... 85
Gambar 5. 43 Printscreen proses input data karyawan ... 85
Gambar 5. 44 Printscreen input data pembelian bahan ... 86
Gambar 5. 45 Printscreen laporan pembelian bahan ... 86
Gambar 5. 46 Printscreen proses input data produk jadi ... 87
Gambar 5. 47 Printscreen pengambilan WIP ... 87
Gambar 5. 48 Printscreen laporan estimasi permintaan ... 88
Gambar 5. 49 Printscreen proses pencarian data ... 88
Gambar 5. 50 Printscreen pengembalian produk ... 89
Gambar 5. 51 Printscreen proses pengambilan produk ... 89
Gambar 5. 52 Printscreen laporan pengambilan produk ... 90
Gambar 5. 53 Printscreen proses input data bahan baku ... 90
Gambar 5. 54 Laporan penambahan bahan baku ... 91
xi
Gambar 5. 56 Laporan pengambilan bahan baku ... 91 Gambar 5. 57 Printscreen laporan kebutuhan bahan baku ... 92
xii
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
No. Judul Halaman
Lampiran 1 Peramalan Permintaan Produk Sparasi dengan metode WMA...101
Lampiran 2 Peramalan Permintaan Produk STA dengan metode WMA...102
Lampiran 3 Peramalan Permintaan Produk Sparasi dengan metode Exponential Smoothing ...103
Lampiran 4 Peramalan Permintaan Produk STA dengan metode Exponential Smoothing...104
Lampiran 5 Data Flow Diagram (DFD) level 0 105 Lampiran 6 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Sistem Pengolahan Data...106
Lampiran 7 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Sistem Informasi Produksi...107
Lampiran 8 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Sistem Pelaporan...108
Lampiran 9 Entity Relationship Diagram (ERD)...109
Lampiran 10 Desain Tabel Sistem informasi pengendalian Persediaan...111
Lampiran 11 Contoh Ketelitian Hitung pada Sistem Informasi...117
Lampiran 12 Menu Pencarian untuk Mempercepat Response Times...120
Lampiran 13 Contoh Laporan ...120
Lampiran 14 Contoh Laporan ...120
Lampiran 15 Contoh Output Laporan...121
Lampiran 16 Contoh Opsi Cetak...121
xiv
xv
RINGKASAN
Ni Wayan Rastiti, Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Brawijaya, Mei 2017, Rancang Bangun Sistem Informasi untuk Perbaikan Pengendalian Persediaan pada Industri Garmen Menggunakan Microsoft Access (Studi Kasus: Garmen Jaya Bali,
Tabanan, Bali), Dosen Pembimbing : Purnomo Budi Santoso dan Ihwan Hamdala.
Garmen Jaya Bali merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang memproduksi baju kaos, jasa sablon, dan penjualan kain. Masalah yang terdapat di Garmen Jaya Bali adalah masalah kurang integrasi antara bagian gudang, bagian sablon, dan bagian pemotongan kain. Hal tersebut menyebabkan sering terjadi kesalahan jenis produk yang diproduksi sehingga terjadi kelebihan persediaan pada jenis produk tertentu. Permasalahan tersebut terjadi karena pencatatan produk masih dilakukan secara manual dengan nota, yang pada periode tertentu akan di masukkan ke Microsoft Excel. Pencatatan dilakukan dan diakses oleh satu orang saja, sehingga ketika pencatat berhalangan masuk kerja, maka bagian yang membutuhkan informasi tidak akan bisa mengecek informasi tersebut melalui komputer dan harus melakukan pengecekan secara langsung di gudang penyimpanan. Transaksi penjulanan di Garmen Jaya Bali juga memiliki permasalahan yang sama, yaitu masih secara manual menggunakan nota, yang menyita banyak waktu saat melakukan pengecekan penjualan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk memberikan solusi pengendalian persediaan dengan mendesain database
untuk proses penyimpanan persediaan produk di gudang, proses perencanaan produksi, dan proses transaksi pengambilan produk agar mampu memberikan respon yang cepat terhadap kebutuhan pengguna, serta mengurangi penggunaan kertas dalam proses transaksi.
Solusi yang dapat diberikan untuk mengatasi masalah yang dihadapai Garmen Jaya Bali adalah dengan membuat sistem informasi pengendalian persediaan berbasis
database. Database yang dibuat dalam penelitian ini menggunakan Microsoft Access. Sedangkan pengendalian persediaan dilakukan dengan menggunakan metode MRP (Material Requirement Planning) yang mampu memberikan kebutuhan bersih suatu komponen hingga level material. Dalam perancangan sistem informasi, metode yang digunakan adalah prototyping. Tahapan dalam perancangan sistem terdiri dari analisis kebutuhan sistem, desain, implementasi, dan pengujian sistem.
Prototype sistem informasi pengendalian persediaan dibuat untuk memberikan kemudahan pengguna untuk mendapatkan dan mengolah informasi serta mengakses informasi dari bagian lain, selama masih dalam lingkup hak aksesnya. Perencanaan sistem informasi ini mampu memberikan kebutuhan bersih material, kebutuhan produksi harian dan kecepatan memperoleh informasi terkait jumlah persediaan, pengambilan produk, penjualan produk, serta data karyawan. Selain itu, dengan sistem informasi ini risiko terhadap nota hilang dapat dihindari karena data telah terekam dalam database, serta integrasi antar bagian dapat meningkat.
Kata kunci : Prototyping, Sistem Informasi, Material Requirement Planning, Microsoft Access, Database.
xvi
xvii
SUMMARY
Ni Wayan Rastiti, Department of Industrial Engineering, Faculty of Engineering, Universitas Brawijaya, May 2017, Design of Information System for Improvement of Inventory Control on Garment Industry Using Microsoft Access (Case Study: Garment Jaya Bali, Tabanan, Bali), Supervisor: Purnomo Budi Santoso And Ihwan Hamdala.
Garmen Jaya Bali is a manufacturing company that produces t-shirts, screen printing services, and fabric sales. Problem found in Garmen Jaya Bali is the lack of integration between the warehouse, the screen printing, and the cutting department. It causes frequent errors of product types produced so that there is excess inventory on certain types of products. The problem occurs because the product recording is still done manually with a paper, which in a certain period will be inserted into Microsoft Excel. Recording is done and accessed by one person only, so that when the recorder is absent, the department that requires information will not be able to check the information through the computer and must check directly in the warehouse. The product transaction in Garmen Jaya Bali also has the same problem, which is still manually using paper, which takes a lot of time when conducting sales checks. The purpose of this research is to provide inventory control solution by designing database for storage process of product inventory in warehouse, production planning process, and transaction processing of product to be able to give quick response to user requirement, and reduce paper usage in transaction process.
The solution that can be given to solve the problems faced by Garment Jaya Bali is to create database based inventory control information system. The database created in this study is using Microsoft Access. The inventory control is done by using the MRP (Material Requirement Planning) method that is able to provide the net requirement of a component to the material level. In the design of information systems, the method used is prototyping. Stages in system design consist of system requirement analysis, design, implementation, and system testing.
The prototype of inventory control information system is made to provide ease of users to obtain and process information and access information from other departement. The Information system prototype is able to provide the net requirement of the material needs, daily production needs and get information related to the amount of inventory, product taking, product sales, and employee data quickly. In addition, with this information system, the risk of missing paper can be avoided because the data has been recorded in the database, as well as the integration between departement can increase.
Keywords: Prototyping, Information System, Material Requirement Planning, Microsoft Access, Database.
xviii
1
BAB I
PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai hal yang melatarbelakangi penelitian ini. Permasalahan yang diidentifikasi, tujuan dilakukannya penelitian serta manfaat yang bisa diperoleh setelah melakukan penelitian ini.
1.1 Latar Belakang
Perkembangan industri semakin populer di kalangan masyarakat. Dewasa ini banyak terdapat industri kecil menengah di Indonesia yang bergerak dalam berbagai bidang. Peningkatan jumlah industri menimbulkan persaingan yang semakin ketat antar industri untuk mempertahankan pangsa pasar dan keunggulan produk masing-masing. Upaya untuk bersaing dapat dilakukan dengan meningkatkan efisiensi, efektivitas, produktivitas serta peningkatan kualitas produk, sehingga dapat diperoleh profit maksimal dengan sumber daya seminimal mungkin.
Penyajian data yang cepat, efisien dan kemudahan dalam pencarian informasi sangat dibutuhkan oleh setiap orang dalam perkembangan teknologi informasi saat ini. Perkembangan industri pun tidak lepas dari dukungan teknologi informasi untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi proses bisnisnya. Penerapan teknologi informasi yang baik dapat memberikan efisiensi dan efektivitas dalam melakukan kegiatan produksi. Kelancaran kegiatan produksi dipengaruhi oleh arus informasi, apabila arus informasi baik, maka kegiatan produksi dapat berjalan dengan baik pula. Arus informasi yang baik ditentukan oleh pengelolaan data yang dilakukan dengan cepat, akurat dan tepat. Fasilitas penujang juga diperlukan seperti perangkat komputer sebagai media penyimpana data.
Selain itu, manajemen persediaan merupakan kunci keberhasilan setiap perusahaan, baik bagi perusahaan manufaktur maupun perusahaan dagang. Pengelolaan persediaan yang baik memungkinkan penggunaan sumber daya dan penjadwalan produksi secara efisien. Perusahaan harus memelihara persediaan barang dalam jumlah tertentu selama proses produksi. Tanpa adanya persediaan para perusahaan akan dihadapkan pada risiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan (Rangkuti, 1995). Oleh karena itu riset dan pengembangan di bidang sistem informasi
2
dan pengelolaan persediaan untuk perusahaan jasa atau manufaktur khususnya pada industri kecil menengah perlu dilakukan, sehingga dapat memberikan kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan keputusan serta meningkatkan efisiensi perusahaan.
Garmen Jaya Bali merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang memproduksi baju kaos, jasa sablon, dan penjualan kain. Garmen Jaya Bali adalah perusahaan yang berbasis make to stock dan make to order. Garmen Jaya Bali dikatakan make to stock
ketika memproduksi baju kaos, sedangkan make to order ketika ada pesanan pakaian dari konsumen, seperti pakaian sekolah, pakaian dinas dan lain-lain. Selain itu, Garmen Jaya Bali juga melayani jasa sablon dan penjualan kain kaos. Namun dalam kegiatan produksi, Garmen Jaya Bali lebih banyak melakukan make to stock, dengan dua produk utama, yaitu kaos dewasa dan kaos anak-anak. Kaos dewasa terdiri dari dewasa warna dan dewasa putih. Kaos anak-anak terdiri setelan warna, putih, kombinasi warna dan kombinasi putih. Berikut ini merupakan contoh produk yang diproduksi oleh Garmen Jaya Bali.
Gambar 1. 1 Contoh produk kaos Garmen Jaya Bali
Berdasarkan wawancara dengan pihak perusahaan, perencanaan kuantitas produksi pada Garmen Jaya Bali tidak mempertimbangkan jumlah persediaan yang ada di gudang, hal tersebut menyebabkan Garmen Jaya Bali memiliki persediaan yang banyak. Keputusan untuk memproduksi suatu jenis produk didasarkan atas jumlah penjualan, jumlah persediaan produk yang ada dan ketersediaan bahan baku. Pembelian bahan baku akan dilakukan ketika diperkirakan bahan tersebut habis dan tidak mencukupi untuk melakukan produksi. Setelah proses produksi, produk jadi akan disimpan digudang, sebelum dikirim ke pasar. Pencatatan produk masuk gudang dilakukan dengan pengisian di nota, atau pencatatan dikertas di masing-masing proses. Selama ini, pendataan bahan baku dan produk jadi di gudang masih dilakukan secara manual, dengan cara melihat secara langsung persediaan apa yang ada di gudang untuk membuat keputusan dalam
3
pembelian ataupun keputusan produksi. Tabel 1.1 berikut merupakan data persediaan pada bulan November 2016.
Tabel 1. 1
Persediaan Produk pada Bulan November 2016 No Nama Produk
Jumlah Persediaan (Unit)
1 STA Putih 2.085
2 STA Warna 1.547
3 Sparasi Putih Dewasa 4.214
4 Sparasi Warna Dewasa 1.837
5 Batik Putih Dewasa 2.308
6 Batik Warna Dewasa 605
Sumber : Garmen Jaya Bali
Keterangan : STA = setelan anak
Tabel 1.1 menunjukkan persediaan produk pada bulan november 2016, produk STA putih dan Sparasi Putih Dewasa merupakan produk yang memiliki tingkat penjualan tertinggi diantara produk lainnya dan memiliki jumlah persediaan tertinggi. Maka perlu dilakukan pengendalian persediaan yang berfokus pada kedua produk tersebut. Sedangkan untuk persediaan seluruh produk yang ada di Garmen Jaya Bali ditunjukkan pada tabel 1.2 berikut.
Tabel 1. 2
Persediaan Seluruh Produk
No Bulan
Persediaan
Awal Periode Barang Masuk Barang Keluar
Persediaan di Akhir Periode (Unit) 1 Agustus 38.957 22.899 30.189 31.667 2 September 31.667 22.698 30.189 24.176 3 Oktober 24.176 15.225 16.509 22.892 4 November 22.892 29.695 28.650 23.937
Sumber : Garmen Jaya Bali
Proses penjualan produk juga sama, yaitu menggunakan pencatatan transaksi penjualan secara manual dengan nota, yang akan direkap pada periode waktu tertentu. Apabila perusahaan mendapatkan pesanan dari pelanggan, bagian gudang akan mengecek persediaan di gudang terlebih dahulu, sehingga tidak bisa memberikan informasi secara langsung kepada pelanggan. Hal ini menyita banyak waktu, dalam proses pengecekan dan pencarian informasi, mengingat banyak varian produk yang diproduksi oleh Garmen Jaya Bali, selain itu pencatatan dengan menggunakan nota menyebabkan sering terselip bahkan hilang.
Sejauh ini, nota barang masuk dan nota penjualan di Garmen Jaya Bali akan direkap dan diinput ke Microsoft Excel pada periode tertentu, yang kemudian akan di proses lebih
4
lanjut untuk menampilkan informasi. Microsoft Excel adalah aplikasi spreedsheet
canggih yang populer serta banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mepresentasikan data (Syahril, 2009). Microsoft Excel hanya mencatat unit-unit informasi pada baris dan kolom suatu sel yang disebut
worksheet dan tidak terjadi hubungan relational data antar tabel apabila data disimpan pada dua atau lebih tabel yang berbeda, sehingga perlu menginput data sesuai jumlah tabel yang diinginkan (Fuller & Cook, 2013). Berdasarkan wawancara dengan pihak perusahaan, data persediaan maupun data transaksi akan diinput pada tiga file excel yang berbeda, hal ini dapat menimbulkan data yang dibuat kurang akurat dan membutuhkan lebih banyak waktu untuk melakukan input data. Hal tersebut terjadi karena pada
Microsoft Excel tidak terjadi relasi antar tabel, sehingga harus dibuat ulang secara manual. Disamping itu, data yang disimpan dalam Microsoft Excel hanya data jumlah persediaan keseluruhan jenis produk, untuk data jenis dan ukuran produk tidak dibuat secara rinci.
Data persediaan bahan baku dan produk jadi secara rinci sangat penting diketahui oleh seluruh bagian perusahaan untuk memberikan kemudahan informasi baik bagi pihak internal perusahaan maupun pelanggan, serta tidak terjadi kelebihan produksi maupun kelebihan persediaan bahan baku. Untuk itu, maka diusulkan untuk merancang sistem informasi pengelolaan persediaan menggunakan database. Database adalah sekumpulan
file yang saling berhubungan dan terorganisasi atau kumpulan record-record yang menyimpan data dan hubungan diantaranya. Sedangkan pengendalian persediaan adalah untuk menjaga persediaan pada tingkat yang optimal sehingga diperoleh penghematan-penghematan untuk persediaan tersebut (Ristono, 2009). Pengendalian persediaan bahan baku dan produk jadi untuk memberikan persediaan yang optimal dapat dilakukan dengan
Material requirement planning (MRP). Tujuan dari MRP adalah untuk menentukan berapa banyak komponen yang dibutuhkan dan kapan dibutuhkannya,sehingga biaya kelebihan persediaan dapat dihindari (Rangkuti, 1995).
Pada penelitian ini akan dibuat sistem informasi pengendalian persediaan. Sistem informasi ini bisa diakses oleh semua bagian terkait di Garmen Jaya Bali, sehingga antara bagian pemotongan kain, bagian sablon, bangian penjualan, dan pemilik dapat mengetahui apa yang dibutuhkan oleh satu sama lain. Hal ini dapat mempercepat keputusan dan ketepatan jenis barang yang akan diproduksi, serta data akan tersimpan aman, tanpa perlu khawatir akan terselip atau hilangnya nota. Pembuatan sistem perencanaan produksi ini akan menggunakan bantuan Microsoft Access. Microsoft Access
5
perusahaan kecil menengah (Wasito, 2010). Dalam pengelolaan database, penggunaan
Microsoft Acces memiliki keunggulan yaitu data antar tabel dapat memiliki hubungan relational ketika data yang sama tersimpan dalam dua tabel, sehingga input data hanya perlu dilakukan satu kali saja (Fuller & Cook, 2013). Pada Micrososft Access rumus hanya dibuat sekali, namun dapat menampilkan hasil otomatis sejumlah data yang diinput baik melalui tabel maupun form. Keunggulan lainnya adalah proses pencarian data pada
Microsoft Access lebih cepat dibandingkan dengan Microsoft Excel.
Berdasarkan permasalahan diatas, maka pengendalian persediaan dan
pengembangan sistem informasi yang berfokus pada pengelolaan persediaan produk jadi di Garmen Jaya Bali perlu dilakukan untuk meminimumkan jumlah persediaan dan mempercepat proses pengambilan keputusan oleh bagian terkait, mengingat data persediaan bahan baku dan produk jadi perlu diketahui untuk menentukan jenis produk yang akan di produksi. Pengembangan sistem informasi akan dilakukan dengan Microsoft
Acces dan VBA.
1.2 Identifikasi masalah
Berasarkan uraian latar belakang yang dijelaskan pada sub bab sebelumnya, terdapat beberapa masalah di Garmen Jaya Bali, yaitu:
1. Aliran kas tidak lancar dan terjadi penurunan kualitas produk yang diakibatkan oleh lamanya produk berada di gudang penyimpanan. Hal ini karena persediaan terus bertambah, sedangkan penjualan tidak terlalu banyak.
2. Sulitnya mencari data persediaan setiap jenis dan ukuran produk serta sulit untuk melakukan pembaharuan persediaan secara cepat. Hal tersebut karena penyimpanan data dilakukan secara keseluruhan produk dan tidak terperinci per jenis dan ukuran produk. Hal ini menyulitkan bagian potong, bagian jahit, dan bagian penjualan untuk mengambil keputusan.
3. Penyimpanan data pada Microsoft Excel dilakukan pada tiga file yang berbeda, dibuat terpisah secara manual satu per satu dengan format berbeda tiap file hal ini memerlukan waktu cukup lama dan dapat menimbulkan ketidakakuratan data..
1.3 Rumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah yang dijelaskan pada sub bab sebelumnya, dapat dirumuskan permasalahan dalam penelitian ini sebagai berikut :
1. Bagaimana pengendalian persediaan dengan MRP dapat mengoptimalkan jumlah persediaan bahan baku?
6
2. Bagaimana membangun sistem informasi pengelolaan persediaan menggunakan
software database untuk mengoptimalkan integrasi seluruh bagian perusahaan? 3. Bagaimana hasil pengujian terhadap rancangan prototype sistem informasi
manajemen persediaan yang telah dibuat?
1.4 Batasan Penelitian
Batasan masalah dari penelitian tugas akhir adalah sebagai berikut:
1. Pengendalian persediaan hanya dilakukan pada produk make to stock kaos sparasi dewasa dan kaos anak putih di Garmen Jaya Bali.
2. Rekayasa sistem informasi yang dibuat hanya sebatas prototype. 3. Penelitian tidak membahas mengenai keamanan sistem informasi ini.
1.5 Asumsi-Asumsi
1. Tidak terjadi perubahan biaya bahan baku.
2. Selama penelitian berlangsung, tidak terjadi perubahan aliran informasi.
1.6 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Membuat sistem informasi pengendalian persediaan produk make to stock
menggunakan MRP untuk mengoptimalkan jumlah persediaan.
2. Membuat sistem informasi yang dapat meningkatkan integrasi antara bagian pemotongan kain, bagian sablon, bagian penjualan, bagian jahit, dan bagian gudang. 3. Melakukan pengujian terhadap hasil rancangan sistem informasi pengelolaan
persediaan.
1.7 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Dapat memberikan informasi mengenai kebutuhan bahan baku dan produk jadi
untuk memenuhi permintaan pelanggan.
2. Sistem informasi yang dibangun dapat memberikan kemudahan akses informasi
7
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Tinjauan pustaka merupakan studi literatur yang dibuat untuk mendapatkan data teori yang berkaitan dengan penelitian yang dilakukan, dengan harapan studi literatur dapat digunakan sebagai penunjang dalam pelaksanaan penelitian.
2.1 Penelitian Terdahulu
Penelitian terkait dengan perkembangan sistem informasi perusahaan pernah dilakuakan sebelumnya.
a. Opeyemi (2013), melakukan penelitian untuk mendesain sistem informasi
manajemen pada supermarket. Penelitian ini menggali tantangan yang dihadapi oleh sistem pengelolaan persediaan secara manual pada supermarket. Permasalahan yang terjadi adalah supermarket masih menggunakan metode manual dari pemesanan, pembayaran dan penyimpanan, sehingga sering terjadi kesalahan, ketidaklengkapan, dan tidak cukup data untuk analisis pengambilan keputusan. Hasil yang didapatkan untuk perbaikan adalah dengan membuat sistem informasi berbasis komputer untuk memastikan level persediaan sehingga memudahkan manajemen untuk pengambilan keputusan. Pengembangan sistem informasi ini dirancang menggunakan Microsoft Access dan Visual Basic for Application.
b. Amelia (2013), melakukan penelitian terkait perancangan sistem basis data persediaan bahan baku dengan metode EOQ. Hasil dari penelitian tersebut adalah penghematan biaya produksi sebesar 4,39% per tahun, dan perancangan sistem basis data untuk mempercepat proses pengambilan keputusan.
c. Astuti (2016), melakukan penelitian mengenai pengembangan sistem informasi basis data dengan menggunakan Microsoft Access untuk perencanaan produksi yang dapat mengintegrasikan departemen terkait di perusahaan pengolahan jamur dan untuk mengefisienkan waktu proses pesanan pelanggan.
8 2.2 Penelitian Saat Ini
Penelitian saat ini, penelitian yang akan dilakukan sekarang adalah perancangan sistem informasi pengendalian persediaan pada Garmen Jaya Bali. Tujuan dari penelitian ini adalah melakukan pengendalian terhadap jumlah persediaan bahan baku, yang akan memberikan jumlah persediaan produk jadi yang optimal. Penelitian ini juga dibuat untuk memberikan kemudahan akses informasi bagi pihak yang terkait, agar semua pihak dapat menggunakan aplikasi dan tidak terjadi kemacetan informasi. Pengembangan sistem informasi pada penelitian ini adalah menggunakan bantuan Microsoft Access.
Beberapa penelitian yang telah dijelaskan diatas merupakan referensi awal untuk membantu penulis dalam melakukan perancangan sistem informasi kedepannya. Secara singkat perbandingan penelitian di atas dapat dilihat pada tabel 2.1.
Tabel 2. 1
Perbandingan Penelitian Terdahulu dan Penelitian Saat Ini
Peneliti Objek Penelitian Metode Tools Hasil
Opeyemi (2013)
Supermarket Prototyping Microsoft
Access
Membuat sistem informasi basis
data untuk memastikan level
persediaan sehingga memudahkan manajemen untuk pengambilan keputusan Amalia (2013) PT. Malindo Intima Raya EOQ dan prototyping Microsoft access
penghematan biaya produksi
sebesar 4,39% per tahun, dan perancangan sistem basis data untuk mempercepat proses pengambilan keputusan Astuti (2016) PT. Agaricus Sido Makmur Sentosa Prototyping Microsoft Access
Membuat sistem informasi untuk
mengintegrasikan departemen
terkait di perusahaan pengolahan jamur dan untuk mengefisienkan waktu proses pesanan pelanggan Penelitian saat ini Garmen Jaya Bali MRP & Prototyping Microsoft Access
Membuat sistem informasi untuk
pengendalian persediaan,
pencatatan data persediaan bahan baku, produk jadi, data penjualan, serta untuk memudahkan proses pengambilan keputusan oleh bagian terkait.
2.3 Manajemen Persediaan
Menurut Ristono (2009) inventory atau persediaan adalah suatu teknik untuk manajemen material yang berkaitan dengan persediaan. Manajemen material dalam inventory dilakukan dengan beberapa input yang digunakan yaitu : permintaan yang terjadi (demand) dan biaya-biaya yang terkait dengan penyimpanan, serta biaya apabila terjadi kekurangan persediaan (shortage). Secara teknis, inventory adalah suatu teknik
9
yang berkaitan dengan penetapan terhadap besarnya persediaan bahan yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan operasi produksi, serta menetapkan jadwal pengadaan dan jumlah pemesanan barang yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan. Penetapan jadwal dan jumlah pemesanan yang harus dipesan merupakan pernyataan dasar yang harus terjawab dalam pengendalian persediaan.
Pengendalian persediaan adalah aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Beberapa istilah dalam manajemen persediaan antara lain :
a. Lead time adalah tenggat waktu antara pemesanan sampai barang tiba di gudang. b. Reorder point adalah batasan jumlah stock dimana pengambil keputusan harus
memesan barang ke pemasok.
c. Safety stock adalah persediaan pengaman apabila penggunaan persediaan melebihi perkiraan.
2.3.1 Tujuan Pengelolaan Persediaan
Menurut Ristono (2009), terdapat lima tujuan pengelolaan persediaan, antara lain :
a. Dapat memnuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan cepat.
b. Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak mengalami kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses produksi.
c. Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan dan laba perusahaan.
d. Menjaga agar pembelian secara kecil kecilan dapat dihindari, karena dapat mengakibatkan ongkos pesan menjadi besar.
e. Menjaga agar penyimpanan dalam emplacement tidak besar-besaran,karena akan mengakibatkan biaya menjadi besar.
2.3.2 Peramalan
Peramalan adalah melakukan estimasi kemungkinan yang terjadi terhadap ketidakpastian kejadian dimasa yang akan datang. Dalam proses produksi, peramalan penting dilakukan untuk menjadikan operasi produksi berjalan lebih lancar. Peramalan dapat memberikan informasi yang memudahkan pihak manajemen untuk mengambil keputusan terkait aktivitas dimasa yang akan datang yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi (Kumar & Suresh, 2009).
10 2.3.2.1Metode Peramalan
Terdapat berbagai macam metode untuk melakuakan peramalan. Pemilihan metode yang akan digunakan tergantung pada pengambil keputusan. Metode peramalan dikelompokkan menjadi dua jenis yaitu (Kumar & Suresh, 2009):
1. Metode kualitatif
Peramalan dengan metode kualitatif menggabungkan faktor seperti intuisi, emosi, pengalaman pribadi, dan sistem nilai pengambil keputusan untuk meramal. Peramalan kuantitatif menggunakan model matematis yang beragam dengan data masa lalu dan variabel sebab akibat untuk meramalkan permintaan.
2. Metode deret waktu atau kuantitatif
Model deret waktu membuat prediksi dengan asumsi bahwa masa depan merupakan fungsi masa lalu. Dengan kata lain, metode deret waktu melihat apa yang terjadi selama kurun waktu tertentu, dan menggunakan data masa lalu tersebut untuk melakukan peramalan. Metode deret waktu mempunyai empat komponen (Kumar & Suresh, 2009), yaitu:
a. Tren, merupakan pergerakan data sedikit demi sedikit meningkat atau menurun. b. Musim, adalah pola data yang berulang pada kurun waktu tertentu seperti hari,
minggu, bulan, atau kuartal.
c. Siklus, adalah pola dalam data yang terjadi setiap beberapa tahun. Siklus ini biasanya terkait pada siklus bisnis dan merupakan satu hal penting dalam analisis dan perencanaan bisnis jangka pendek.
d. Variasi acak, merupakan satu titik khusus dalam data, yang disebabkan oleh peluang dan situasi yang tidak biasa. Variasi acak tidak mempunyai pola khusus, jadi tidak dapat diprediksi.
Tabel 2. 2 Metode Peramalan
Komponen data Metode yang dipakai
1. Acak Simple average
Moving average
Single exponential smoothing
2. Trend dan acak Double exponential smoothing
Holt Winter
3. Seasonal dan acak Moving average with index seasonal,
Multiplikatif winter, dekomposisi
4. Trend, seasonal, dan acak
11 2.3.3 Material requirement planning (MRP)
Material Requrement Planning (MRP) adalah suatu sistem perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material untuk produksi yang memerlukan beberapa tahapan proses/fase atau dengan kata lain adalah suatu rencana produksi untuk sejumlah produk jadi yang diterjemahkan ke bahan mentah (komponen) yang dibutuhkan dengan menggunakan waktu tenggang, sehingga dapat ditentukan kapan dan berapa banyak yang dipesan untuk masing-masing komponen suatu produk yang akan dibuat (Rangkuti, 1995).
2.3.3.1Tujuan Material requirement planning
Menurut Rangkuti (1995) tujuan dari penerapan MRP adalah sebagai berikut :
1. Pengurangan Jumlah Persediaan
MRP menentukan berapa banyak komponen yang dibutuhkan dan kapan dibutuhkannya, sehingga MRP membantu manajer untuk menyediakan komponen saat dibutuhkan sehingga biaya kelebihan persediaan dapat dihindari.
2. Pengurangan Produksi dan Tenggang Waktu Pengiriman
MRP mengidentifikasi jumlah material yang dibutuhkan, waktunya, ketersediaan, perolehannya dan produksi untuk menyelesaikan pada waktu yang dibutuhkan untuk dikirim.
3. Meningkatkan Efisiensi
MRP menyediakan koordinasi yang dekat antara bermacam-macam divisi kerja (work center) yang terlibat dalam proses produksi. Akibatnya produksi dapat berjalan lebih efisien karena keterlibatan secara tidak langsung dengan karyawan dapat dikurangi dan kegiatan interupsi produksi tanpa rencana dapat dikurangi.
2.3.3.2Input dan Output Material Requirement Planning
MRP memiliki tiga input informasi yang diperlukan yaitu (Nasution & Prasetyawan, 2008) :
1. Bill of material (BOM)
Bill of material (BOM) merupakan daftar seluruh kebutuhan material dan komponen yang diperlukan untuk menyusun satu produk jadi. BOM merupakan daftar item yang diperlukan untuk membuat atau merakit satu unit produk jadi. BOM berisi penjelasan yang lengkap atas produk, tidak hanya mencantumkan data mengenai bahan baku dan item tetapi juga mencantumkan mengenai urutan-urutan produksi. Informasi dalam BOM penting untuk diketahui untuk menentukan kebutuhan kotor dan kebutuhan bersih suatu produk. Tabel 2.3 dan gambar 2.1 merupakan contoh BOM table dan BOM tree.
12
Contoh Bill of material Table
Sumber : (Kumar & Suresh, 2009)
Gambar 2. 1 Contoh bill of material tree Sumber : (Kumar & Suresh, 2009)
2. Jadwal Induk Produksi
Jadwal induk produksi didasarkan pada peramalan atas permintaan independen dari setiap produk akhir yang akan dibuat. Hasil peramalan (perencanaan jangka panjang) dipakai untuk membuat rencana produksi agregat (jangka menengah), yang pada akhirnya dibuat rencana detail (jangka pendek) yang menentukan jumlah produksi yang dibutuhkan untuk setiap produk akhir beserta periode waktunya untuk suatu jangka perencanaan.
3. Informasi Persediaan
Informasi persediaan menggambarkan status semua item yang ada dalam persediaan. Setiap item persediaan harus didefinisikan untuk menjaga kekeliruan perencanaan. Sedangkan untuk output dari MRP adalah sebagai berikut:
1. Memberikan catatan tentang penjadwalan pesanan yang harus dilakukan atau direncanakan baik dari pabrik sendiri maupun dari supplier
2. Memberikan indikasi untuk pembatalan atas pesanan
13
2.3.3.3Langkah Dasar Pengolahan MRP
Menurut Nasution & Prasetyawan (2008), terdapat empat langkah mendasar pada proses MRP. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut :
1. Netting
Netting adalah proses untuk menetapkan jumlah kebutuhan bersih, yang besarnya merupakan selisih antara kebutuhan kotor dengan keadaan (yang ada dalam persediaan dan yang sedang dipesan). Data yang diperlukan dalam proses perhitungan kebutuhan bersih ini adalah :
a. Kebutuhan kotor untuk setiap periode
b. Persediaan yang dipunyai pada awal perencanaan c. Pencana penerimaan untuk setiap periode perencanaan.
2. Lotting
Proses lotting merupakan suatu proses untuk menentukan besarnya pesanan individu yang optimal berdasarkan pada hasil perhitungan kebutuhan bersih. Terdapat banyak alternatif untuk menghitung ukuran lot. Penggunaan dan pemilihan teknik yang tepat sangat mempengaruhi keefektifan rencana kebutuhan bahan. Ukuran lot dikaitkan dengan besarnya ongkos-ongkos persediaan, seperti ongkos pengadaan barang (ongkos setup), ongkos simpan, biaya modal, serta harga barang itu sendiri.
3. Offsetting
Langkah ini bertujuan untuk menetukan saat yang tepat untuk melakukan rencana pemesanan dalam rangka memenuhi kebutuhan bersih. Rencana pemesanan diperoleh dengan cara mengurangkan saat awal tersedianya ukuran lot yang diinginkan dengan besarnya lead time. Lead time merupakan besarnya waktu saat barang mulai dipesan atau diproduksi sampai barang tersebut selesai dan diterima siap untuk dipakai.
4. Explosion
Proses explosion merupakan proses perhitungan kebutuhan kotor untuk tingkat item/komponen yang lebih bawah dan didasarkan atas rencana pemesanan. Dalam proses explosion ini data struktur produk dan Bill of materials memegang peranan penting karena menetukan arah explosion item komponen.
14
Tabel 2.4 merupakan contoh jadwal induk dan MRP yang memberikan output mengenai penjadwalan pesanan yang harus dilakukan dan kuantitas pemesanan terhadap suatu jenis item.
Tabel 2. 4
Contoh Jadwal Induk dan MRP
Sumber : (Kumar & Suresh, 2009)
2.3.3.4Teknik penentuan ukuran Lot
Teknik penentuan lot mana yang baik dan tepat bagi perusahaan merupakan persoalan yang sulit, karena sangat tergantung kepada hal-halsebagai berikut (Nasution & Prasetyawan, 2008) :
1. Variasi dari kebutuhan, baik dari segi jumlah maupun periodenya.
2. Lamanya horison perencanaan
3. Ukuran periodenya (mingguan, bulanan, dan sebagainya
4. Perbandingan biaya pesan dan biaya unit
Teknik-teknik penentuan ukuran lot menurut Nasution & Prasetyawan (2008) adalah sebagai berikut:
a. Fixed Order Quantity
Jumlah persediaan tetap ini sangat spesifik untuk menentukan persediaan item. Penentuan besarnya lot dapat sesuai dengan keinginan pengambil keputusan, atau menggunakan intuisi maupun faktor empirik.
15
Dalam teknik EOQ, besarnya ukuran lot adalah tetap. Namun perhitungannya sudah mencakup biaya-biaya pesan serta biaya simpan. Perumusan yang dipakai dalam teknik ini adalah sebagai berikut :
𝐸𝑂𝑄 = √2𝐷𝑘
ℎ (2-1)
Sumber : (Nasution & Prasetyawan, 2008)
Dimana :
D = rata-rata kebutuhan k = Biaya pesan’ h = biaya simpan
c. Lot for Lot
Teknik penetapan ukuran lot dengan ini dilakukan atas dasar pesanan diskrit, disamping itu teknik ini merupakan teknik paling sederhana dari teknik penentuan ukuran lot lainnya.
2.4 Sistem Basis Data
Menurut Laudon (2012) basis data merupakan kumpulan dari data-data yang diatur dan dipusatkan untuk memberikan informasi secara efisien pada suatu perusahaan atau instansi dalam batasan tertentu. Sistem basis data adalah kumpulan basis data dalam suatu sistem yang mungkin tidak berhubungan satu sama lain, tetapi secara umum mempunyai hubungan sistem.
2.4.1 Hierarki Data
Hirarki data merupakan urutan tingkatan penyusun data dari yang terkecil hingga menjadi sebuah basis data. Berikut merupakan tingkatan data dalam susunan basis data (Laudon, 2012) :
a. Basis data
Basis data adalah kumpulan bermacam-macam tipe record yang mempunyai hubungan antar record, agregat data, dan field terhadap satu objek tertentu.
b. File
File adalah kumpulan record sejenis secara relasi. file yang sederhana memiliki jumlah field yang sama pada masing-masing recordnya, tetapi file yang lebih kompleks mungkin mempunyai variasi jumlah field yang berbeda-beda pada
recordnya.
16
Record merupakan kumpulan field atau agregat data yang saling berhubungan dengan suatu objek tertentu.
d. Field
Field merupakan unit terkecil yang disebut data, item atau elemen data.
e. Byte
Bagian kecil yang dialamatkan pada memori. Byte adalah kumpulan bit secara konvensional dari 8 bit. Satu byte digunakan untuk mengkodekan satu buah karakter dalam memori.
f. Bit
Bit adalah sistem angka biner yang terdiri dari angka 0 dan 1. Sistem angka biner merupakan dasar yang dapat dipakai untuk komunikasi antar manusia dan mesin.
2.4.2 Model Data
Model data adalah sekumpulan cara untuk mendeskripsikan data-data, hubungannya satu sama lain, serta batas konsistensi. Untuk memperlihatkan konsep dari model data, dalam penelitian ini menekankan pada dua konsep data yaitu Data Flow Diagram (DFD),
Entity Relationship Diagram (ERD).
a. Data flow Diagram
Proses bisnis biasanya terlalu kompleks untuk ditunjukkan dalam 1 DFD. Dekomposisi adalah proses untuk menggambarkan sistem dalam hirarki dari DFD. Diagram anak menggambarkan proses yang lebih detail dibandingkan dengan diagram induk. Adapun hirarki dari suatu DFD dapat dilihat pada gambar berikut ini.
17
Gambar 2. 2Hirarki DFD sesuai simbol Gane dan Sarson Sumber : (Dennis,Wixom & Roth, 2012)
1. Context Diagram
DFD pertama dalam proses bisnis. Menunjukkan konteks dimana proses bisnis berada. Menunjukkan semua proses bisnis dalam 1 proses tunggal (proses 0). Context Diagram juga menunjukkan semua entitas luar yang menerima informasi dari atau memberikan informasi ke sistem.
2. Level 0 Diagram
Menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Level ini juga menunjukkan komponen internal dari proses 0 dan menunjukkan bagaimana proses-proses utama direlasikan menggunakan data flow. Pada level ini juga ditunjukkan bagaimana proses-proses utama terhubung dengan entitas eksternal. Pada level ini juga dilakukan penambahan data store.
18
3. Level 1 Diagrams
Umumnya diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap prosesproses utama dalam level 0, sekaligus menunjukkan bagaimana informasi berpindah dari satu proses ke proses yang lainnya. Jika misalnya proses induk di pecah, katakanlah menjadi 3 proses anak, maka 3 proses anak ini secara utuh menyusun proses induk.
4. Level 2 Diagrams
Menunjukkan semua proses yang menyusun sebuah proses pada level 1. Bisa saja penyusunan DFD tidak mencapai level 2 ini. Atau mungkin harus dilanjutkan ke level berikutnya.
Data Flow Diagram (DFD) disebut juga dengan Diagram Arus Data (DAD). DFD
adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan aliran informasi, membagi sistemkedalammodul-modul untuk menggambarkannya secara detail (Laudon, 2012). Adapun simbol DFD yang digunakan adalah sesuai dengan simbol DeMarco dan Yourdon, seperti pada tabel 2.1 :
Tabel 2. 5
Simbol Data Flow Diagram (DFD)
No Simbol Keterangan Fungsi
1 entitas Entitas luar/ terminator. Simbol ini menunjukkan
orang, organisasi, atau sistem yang berada di luar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem
2 Arus Data Arus data diberi simbol panah. Simbol ini
menunjukkan suatu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau diakhiri pada suatu proses.
3 Proses Proses ini dilambangkan dengan simbol lingkaran.
Proses adalah aktivitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik, biasanya berupa manual maupun terkomputerisasi.
4 Data store Data store adalah kumpulan data yang disimpan
dengan cara tertentu. Data yang mengalir disimpan dalam data store. Alirandata di up-date atau ditambahkan ke data store.
19
b. Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Dennis, Wixom, & Roth (2012) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram dari sistem yang memberikan informasi mengenai bagaimana informasi itu dibuat, disimpan dan digunakan dalam sistem bisnis.. ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan dari data user. Dalam ERD data-data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol entity. Dalam perancangan sistem ini terdapat beberapa entity yang saling terkait untuk menyediakan data-data yang dibutuhkan oleh sistem. Adapun simbol dari ERD sesuai dengan simbol Peter chen adalah sebagai berikut.
Tabel 2. 6
Simbol Entity Relationship Diagram
No Simbol Keterangan Fungsi
1 entitas Persegi panjang menyatakan himpunan entitas
adalah orang, kejadian, atau berada dimana data akan dikumpulkan.
2 Relasi Merupakan hubungan antar entitas.
3 Atribut Atribut merupakan informasi yang diambil tentang
sebuah entitas.
4 Link Garis sebagai penghubung antara himpunan, relasi,
dan himpunan entitas dengan atributnya. Sumber : Dennis, Wixom, & Roth (2012)
2.4.3 Tujuan Basis Data
Tujuan pembuatan database atau basis data adalah untuk memudahkan dalam mengakses data mempercepat pemrosesan data.
2.4.4 Normalisasi Basis Data
Normalisasi data adalah suatu teknik menstrukturkan data dalam cara-cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam basis data. Normalisasi membantu menganalisis memvalidasi data agar model yang dibuat merepresentasikan data secara tepat. Harianto (1994) menjelaskan ada beberapa langkah dalam normalisasi tabel, yaitu :
20
a. Bentuk tidak normal, pada bentuk ini semua data yang ada pada tiap entity (diambil atributnya) masih ditampung dalam satu tabel besar. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.
b. Normal form pertama, pada tahapan ini tiap field hanya memiliki satu pengertian dan ditetapkan primary key untuk tabel atau relasi.
c. Normal tahap kedua, pada tahapan ini tabel dianggap memenuhi normal kedua
apabila pada tabel tersebut semua atribut yang bukan kunci primer bergantung penuh terhadap kunci primer tabel tersebut.
d. Bentuk normal ketiga, setiap atribut pada tabel selain kunci primer atau kunci utama harus bergantung penuh pada kunci utama.
2.4.5 Keuntungan Basis Data
Menurut Date (2000) ada beberapa keuntungan dari penggunaan basis data di dalam sistem informasi, yaitu :
1. Ketidakkonsistenan dapat dihindari. 2. Data dapat dibagikan
3. Standar – standar dapat diselenggarakan
4. Pembatasan keamanan dapat diselenggarakan
5. Integritas dapat dipertahankan
6. Keperluan yang bertentangan dapat diseimbangkan
2.5Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi merupakan susunan dari manusia, data, proses, dan teknologi informasi yang berinterakasi untuk mencari, memproses, menyimpan dan menyajikan data informasi yang bertujuan untuk mendukung sebuah organisasi (Whitten & Bentley, 2007).
Laudon (2012) mengemukakan bahwa sistem informasi manajemen adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi baik dalam lingkungan bisnis maupun pemerintahan. Sistem informasi manajemen merupakan penggabungan antara ilmu komputer, ilmu manajemen, dan penelitian operasional dengan aplikasi praktis yang bertujuan untuk mengembangkan sistem penyelesaian masalah untuk dunia nyata. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah.
21
2.6 Visual Basic For Application
Visual basic for application merupakan bahasa pemrograman untuk microsoft office
dan aplikasi yang terkait. Dalam VBA juga dapat menggunakan macro untuk membuat
objek dalam apliaksi sistem yang koheren. Dengan menggunakan macro dapat membantu menyelesaikan tugas-tugas kecil dalam aplikasi microsoft. Alasan penggunaan VBA adalah:
a. Membuat aplikasi lebih mudah dipertahankan
b. Dapat membuat fungsi sesuai dengan keinginan
c. Memanipulasi record pada suatu waktu
2.7 Prototype
prototype adalah implementasi bagian dari produk software yang secara typical
fungsinya di batasi, reliabilitsnya rendah, tampilannya miskin, dan kurang ketegasan.
Prototype memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara sistem berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Tahapan prototype dimulai dari mengidentifikasi kebutuhan pemakai, mengembangkan prototype, menentukan apakah prototype dapa diterima, menggunakan prototype dan memelihara (Hartono, 2015).
2.8 Microsoft Access
Menurut Westriningsih (2010) Microsoft Access merupakan salah satu aplikasi
Microsoft Office yang secara khusus dikembangkan untuk kebutuhan pemograman database. Microsoft Access merupakan program database digunakan untuk pengolahan berbagai jenis data. Microsoft Acces memiliki beberapa komponen yang mendukung akan pembuatan database atau pangkalan data diantaranya table, field, query, form, dan data yang dibutuhkan. Berdasarkan Westriningsih (2010) Microsoft Access memiliki komponen sebagai berikut:
a. Table berfungsi sebagai tempat penyimpanan kumpulan data yang sejenis. b. Query berfungsi sebagai bahasa untuk memanipulasi terhadap database.
c. Form berfungsi memasukkan dan mengubah data atau informasi yang ada dalam suatu database dengan menggunakan tampilan formulir.
22 2.9 Kerangka Pikir
Berdasarkan permasalahan yang telah dijelaskan sebelumnya dan beberapa metode yang relevan untuk menyelesaikan permasalah tersebut, maka dapat dipilih suatu metode yang sesuai dengan karakter masalah. Konsep pemecahan masalah, memilih metode yang relevan, dan konsep solusi.
2.9.1 Analisa Masalah
Masalah yang terdapat di Garmen Jaya Bali adalah masalah kurang integrasi antara bagian gudang, bagian sablon, dan bagian pemotongan kain. Hal tersebut menyebabkan sering terjadi kesalahan jenis produk yang diproduksi sehingga terjadi kelebihan persediaan pada jenis produk tertentu. Permasalahan tersebut terjadi karena pencatatan produk masih dilakukan secara manual dengan nota, yang pada periode tertentu akan di masukkan ke Microsoft Excel. Pencatatan dilakukan dan diakses oleh satu orang saja, sehingga ketika pencatatan berhalangan masuk kerja, maka bagian yang membutuhkan informasi tidak akan bisa mengecek informasi tersebut melalui komputer dan harus melakukan pengecekan secara langsung di gudang penyimpanan. Transaksi penjulanan di Garmen Jaya Bali juga memiliki permasalahan yang sama, yaitu masih secara manual menggunakan nota, yang menyita banyak waktu saat melakukan pengecekan penjualan. Berdasarkan permasalahan diatas, dapat dianalisa kelemahan sistem pengendalian persediaan yang diterapkan Garmen Jaya Bali. Metode yang digunakan untuk menganalisis sistem baik sistem lama maupun sistem baru adalah metode PIECES (Whitten & Bentley, 2007). Analisis sistem saat ini pada Garmen Jaya Bali dijelaskan seperti pada tabel 1.4 berikut.
Tabel 2. 7
Analisa Kelemahan Sistem Informasi Garmen Jaya Bali
No Keterangan Garmen Jaya Bali
1 Performace a. Throughput. Input data ke Microsof Excel tidak dilakukan secara rutin setiap hari, karena data tidak diberikan ke bagian accounting setiap hari.
b. Response times. waktu untuk mengetahui jumlah persediaan secara keseluruhan adalah 2-3 hari.
2 Information Output.
a. Informasi data persediaan yang tidak di sajikan dalam format yang rapi dan mudah dipahami.
b. Informasi sulit di proses untuk menampilkan laporan.
c. Sulit untuk mengetahui informasi data per jenis produk, karena data persediaan yang disimpan masih secara keseluruhan produk per hari.
23 Tabel 2.7
Analisa Kelemahan Sistem Informasi Garmen Jaya Bali (Lanjutan)
Input.
a. Data dapat dicatat secara berlebihan, karena masih menggunakan kertas nota yang memungkinkan kekeliruan pencatatan.
b. Sering terjadi data error, karena ketidaksesuaian jumlah penjualan dengan jumlah yang ada di nota
Stored Data
a. Data tersimpan lebih dari satu kali, kedalam format yang berbeda.
b. Data yang tersimpan tidak terorganisasi dengan baik
3 Economy a. Cost. Rekap data masih menggunakan kertas untuk tiap
transaksi, yang mengeluarkan biaya tambahan untuk mencetak nota kertas.
b. Profit. Saat ini pemasaran produk Garmen Jaya Bali sudah tersebar di pasar seni di seluruh Bali. Pemasaran ini dapat ditingkatkan pada level yang lebih tinggi (luas).
4 Control a. Belum adanya sistem yang mengatur data sehingga besar
kemungkinan terjadinya human error.
b. Kesalahan pengambilan keputusan dapat terjadi,seperti
kesalahan pembelian bahan baku, karena data yang ada belum akurat .
5 Efficiency a. Proses pencarian data dan pelaporan memerlukan waktu yang
cukup lama, karena harus melakukan pencarian secara manual.
b. Dengan dua kali perekapan data, yaitu pada nota dan microsoft
excel, hal tersebut kurang efisien.
6 Service a. Sistem ini tidak fleksibel terhadap perubahan.
b. Data yang dibutuhkan tidak dapat diberikan saat diperlukan, karena harus dicari-cari terlebih dahulu.
2.9.2 Metode Yang Relevan
Setelah menganalisa permasalahan yang ada di Garmen Jaya Bali, kemudian dicari metode yang tepat untuk permasalahan tersebut. Metode yang akan dibahas pada subbab ini telah dibahas pada subbab-subbab sebelumnya.
2.9.2.1Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan mempunyai fungsi yang penting untuk perusahaan manufaktur. Manajemen persediaan mengatur dan mengawasi seluruh persediaan yang ada sehingga tidak terjadi kekurangan dan kelebihan persediaan produk di gudang. Pengelolaan persediaan produk dengan jenis produk yang bermacam-macam akan dilakukan dengan menggunakan Material requirement planning (MRP), yang akan memberikan hasil perhitungan mengenai kuantitas produksi optimal untuk tiap jenis produk, sehingga dapat mengatasi kelebihan maupun kekurangan persediaan produk jadi. Semua kegiatan digudang juga harus direkap dalam bentuk laporan. Data-data yang ada
24
di gudang meliputi data jumlah persediaan saat ini, safety stock, dan kapan harus melakukan produksi suatu jenis produk.
Dalam MRP, diperlukan lot sizing untuk menentukan kuantitas produk dalam perencanaan. Metode lot sizing yang digunakan adalah metode fixed order quantity, hal ini didasarkan pada kondisi perusahaan yang memiliki kuantitas produksi rata-rata 150 pcs baju dengan masa pengerjaan selama 3 hari. Disamping itu dengan metode fixed order quantity, apabila terjadi perubahan kapasitas produksi dapat dengan mudah disesuaikan dalam sistem informasi.
2.9.2.2Metode Sistem Basis Data
Basis data mempunyai fungsi yang diperlukan oleh perusahaan kecil menengah yang berkembang seperti pada Garmen Jaya Bali, untuk mempermudah kegiatan bisnisnya. Dengan adanya sistem basis data proses pengambilan keputusan menjadi lebih mudah dan cepat. Bagian-bagian dalam perusahaan juga lebih mudah untuk mencari informasi untuk kelancaran kegiatannya. Data-data terkait produksi, penjualan, dan bahan baku akan disimpan dalam basis data sehingga memudahkan dalam pengecekan data.
2.9.2.3Sistem Informasi Manajemen
Atas dasar database dan manajemen persediaan maka dibangunlah sistem informasi manajemen persediaan untuk Garmen Jaya Bali, dengan tujuan untuk mempermudah dan mempercepat proses pengambilan keputusan oleh bagian sablon, bagian pemotongan kain, bagian penjualan, dan bagian gudang. Dengan adanya sistem informasi manajemen dengan database, sharing data antar bagian dalam perusahaan dapat berlangsung lebih mudah dan cepat.
2.9.2.4Tools Penunjang
Tools penunjang yang dapat digunakan di Garmen Jaya Bali yang membutuhkan sistem informasi basis data untuk mengintegrasikan setiap bagian adalah Microsoft Access, yang sesuai untuk diterapkan pada perusahaan kecil menengah. Tools ini mampu untuk melakukan rekapan data, pencarian data, penyimpanan data, dan membuat laporan data.
25 2.9.3 Konsep Solusi
Dari analisa permasalahan dan pemilihan metode yang relevan, maka disusun konsep solusi berupa pembuatan sistem informasi pencatatan persediaan dan penjualan dengan bantuan tool Microsoft Access. Sistem informasi pencatatan persediaan dan penjualan merupakan suatu rangkaian prosedur formal yang akan diterapkan di Garmen Jaya Bali dimana data dikelompokkan dan diproses menjadi informasi sehingga dapat dilaporkan kepada user atau pemakai. Berdasarkan hasil analisa permasalahan dan pemilihan metode yang relevan, maka dapat disusun konsep solusi seperti pada gambar 2.1.
Gambar 2. 3 Konsep solusi Garmen Jaya Bali
2.9.4 Output dan Outcome
Output yang diperoleh dari penelitian ini sistem informasi pada level prototype untuk melakukan pengendalian persediaan dan pencatatan setiap hari. Output dari sistem informasi ini adalah aplikasi pengendalian persediaan untuk menentukan jumlah optimal kebutuhan bahan baku dan waktu untuk melakukan pemesanan, status persediaan bahan baku dan produk jadi, serta pencatatan transaksi penjualan setiap harinya. Sedangkan untuk outcome dari penelitian ini adalah untuk memberikan kepastian unit produksi dan kapan waktu yang tepat untuk melakukan produksi, memberikan kemudahan proses pencarian data dan informasi, serta memberikan kecepatan dalam pencarian informasi.
Analisa masalah : 1. Kelebihan persediaan
produk jadi.
2. Integrasi antar bagian.
Teori : 1. Manajemen Persediaan MRP 2. Sistem infrormasi
Data yang dibutuhkan : Data persedian
Data penjualan Data bahan baku Data WIP
Data Bill of Material Data pendukung Tools penunjang : Microsoft access Output : Prototype sistem informasi pengendalian persediaan
26
