BAB V PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
5.3 Desain Sistem
5.3.1 Pemodelan Data
5.2.4 Daftar proses bisnis
Berdasarkan dari hasil observasi dan wawancara di Garmen Jaya Bali, terdapat beberapa proses bisnis terkait dengan sistem informasi pengendalian persediaan yang akan dibuat. Berikut merupakan daftar proses bisnis yang ada di Garmen Jaya Bali.
Tabel 5. 8
Daftar Proses Bisnis Garmen Jaya Bali
No Penanggung jawab Proses
1 pemilik Merencanakan estimasi permintaan suatu produk untuk periode selanjutnya berdasarkan historis penjualan produk.
2 Bagian produksi Merencanakan jadwal produksi dan menentukan kebutuhan bahan baku untuk produksi berdasarkan estimasi yang telah dibuat oleh pemilik.
3 Bagian produksi Memasukkan data jumlah produk jadi yang masuk gudang. 4 Bagian
gudang/pengadaan
Melihat laporan kebutuhan bahan baku, untuk dilakukan pemesanan, berdasarkan kebutuhan bahan baku dari bagian produksi
5 Bagian
gudang/pengadaan
Membuat laporan mengenai status persediaan
6 Accounting Melakukan pencairan dana untuk pengadaan dan menginput
transaksi yang terjadi.
7 Accounting Membuat laporan pengeluaran anggran, membuat laporan data
karyawan.
8 Penjualan Menginput transaksi pengambilan, dan pengembalian produk. 9 Penjualan Membuat laporan produk terjual setiap hari
5.3 Desain Sistem
Tahap selanjutnya dalam perancangan sistem informasi adalah desain sistem, desain sistem merupakan suatu proses untuk menciptakan model fisik dari sistem yang telah direncanakan sebelumnya. Desain fisik dibuat dengan tujuan untuk mempresentasikan spesifikasi-spesifikasi yang telah ditetapkan pada tahap sebelumnya. Tahap dari desain sistem terdiri dari desain database, desain user interface, dan desain algoritma.
5.3.1 Pemodelan Data
Pemodelan data merupakan proses yang digunakan untuk mendefinisikan dan menganalisis kebutuhan data yang diperlukan untuk mendukung proses bisnis sesuai dengan lingkup sistem informasi yang sesuai dalam organisasi. Pada pemodelan data, sistem informasi pengendalian persediaan digambarkan dengan Data Flow Diagram (DFD). DFD digunakan untuk menggambarkan logika dari kebutuhan-kebutuhan sistem yaitu proses-proses apa saja yang dibutuhkan oleh sistem dan bagaimana keluar masuknya informasi dalam sistem. Langkah-langkah dalam pembuatan DFD adalah sebagai berikut :
1. Identifikasi entitas luar yang terlibat dalam perancangan sistem ini adalah : a. Karyawan Accounting
52
b. Karyawan Gudang/Pengadaan c. Karyawan bagian penjualan d. Karyawan bagian produksi e. Pemilik
2. Identifikasi semua input dan output yang terlibat.
Berikut merupakan tabel identifikasi input dan output yang terlibat dalam alur sistem pada tabel 5.9.
Tabel 5. 9
Identifikasi input dan output DFD
Kesatuan luar Input Output
Accounting Data transaksi pembelian bahan
baku, data karyawan
Laporan data transaksi, laporan data karyawan
Bagian
Gudang/Pengad aan
Data bahan baku, data penambahan bahan baku, data pengambilan bahan baku
Laporan transaksi penambahan bahan baku, laporan pengambilan bahan baku, laporan level persediaan Bagian
Penjualan
Data pengambilan produk, data pengembalian produk, data produk terjual
Laporan transaksi pengambilan, laporan produk terjual, laporan transaksi pengembalian produk Bagian Produksi Data produk jadi masuk gudang,
data WIP masuk, data MPS, data MRP, pengambilan WIP dan BOM.
Laporan stok produk jadi, laporan stok WIP, laporan periode MPS, laporan MRP, laporan transaksi WIP Pemilik Jenis pencarian data yang
diperlukan , data estimasi permintaan
Laporan estimasi permintaan
3. Context Diagram
Context diagram bertujuan untuk menggambarkan sistem secara garis besar. Context diagram merupakan level teratas dari aliran data dalam sistem yang
dikembangkan. Context diagram mengandung hanya satu proses yang mewakili seluruh sistem. Context diagram menggambarkan hubungan input output antara sistem dengan dunia luarnya (kesatuan luar). Context diagram dari sistem informasi pengendalian persediaan digambarkan pada gambar 5.1.
53
Pemilik
Accounting Bagian Gudang/pengadaan
Estimasi permintaan laporan data persediaan, data produksi,
data transaksi. Laporan penjualan, dan laporan data karyawan.
Data karyawan, data transaksi finansial perusahaan
Data bahan baku, pengambilan bahan baku, dan penambahan
bahan baku
laporan data persediaan bahan baku, laporan transaksi bahan baku dan melakukan pencarian data bahan baku. laporan transaksi bahan baku, laporan
data karyawan, pencarian data
Bagian Produksi Bagian Penjualan
Data jadwal induk produksi (MPS), data kebutuhan material untuk produksi (MRP), dan data produk jadi serta produk wip masuk gudang
Data produk yang diambil, data cabang toko, data pengembalian produk, dan data produk yang terjual. Laporan MPS, laporan MRP, dan
laporan status persediaan produk jadi,\, serta produk wip
Laporan data produk jadi yang diambil, laporan pengembalian produk, dan jumlah produk terjual Sistem
informasi pengendalian
persediaan
Gambar 5. 1 Context diagram sistem informasi pengendalian persediaan
Penjelasan mengenai gambar 5.1 yang terjadi pada sistem informasi pengendalian persediaan adalah sebagai berikut :
1. Pemilik dapat memasukkan data mengenai estimasi permintaan produk, pada periode tertentu. Dalam sistem informasi, pemilik dapat melihat laporan yang ingin diketahui oleh pemilik. Seluruh laporan dapat dilihat, mengingat pemilik memiliki hak penuh untuk mengetahui segala jenis transaksi yang ada di dalam perusahaan.
2. Accounting dapat memasukkan data karyawan, serta transaksi finansial perusahaan. Accounting dapa melihat kebutuhan bahan baku yang akan dibeli oleh bagian pengadaan, yang harus segera dilakukan transaksi pembelian.
Accounting dapat melihat laporan data karyawan, dan laporan
transaksi-transaksi finansial yang terjadi di perusahaan.
3. Bagian gudang/pengadaan dapat memasukkan data terkait bahan baku, jumlah bahan baku masuk gudang, pengambilan bahan baku, dan menginput kebutuhan bahan baku yang harus segera dilakukan transaksi pembelian. Sistem informasi dapat menampilkan laporan status persediaan bahan baku, pencarian data bahan baku, memberikan laporan transaksi-transaksi yang terjadi terkait bahan baku.
54
4. Bagian produksi dapat memasukkan data jadwal induk produksi, data perencanaan bahan baku secara detail, dan menginput jumlah produk wip dan produk jadi yang masuk gudang. Sistem informasi akan menampilkan laporan mengenai jadwal induk produksi, perencanaan kebutuhan material secara detail, laporan mengenai status persediaan produk jadi, dan produk WIP.
5. Bagian penjualan dapat memasukkan data terkait produk jadi yang diambil, pengembalian produk, serta memasukkan data produk yang terjual. Sistem akan memberikan laporan mengenai transaksi yang terjadi.
4. Hierachy Chart (Bagan Berjenjang)
Hierachy Chart ditujukan untuk persiapan DFD ke level yang lebih bawah. Dari
hierachy chart akan digambarkan lebih terperinci pada DFD level 0 dan DFD level 1.
Sistem informasi pengendalian persediaan Sistem pengolahan data Sistem pelaporan
Master data Transaksi pencarianSistem Sistem
pelaporan Konteks level
DFD level 0
DFD level 1
Gambar 5. 2 Hierachy chart sistem informasi pengendalian persediaan
5. DFD level 0
DFD level 0 menunjukkan proses internal yang menyusun proses utama dalam
context diagram sekaligus bagaimana informasi berpindah dari suatu proses ke
proses lainnya. Pada DFD level 0 sistem informasi pengendalian persediaan Garmen Jaya Bali terdapat 3 sistem yaitu :
1. Sistem pengolahan data
Sistem pengolahan data dilakukan oleh bagian produksi, bagian penjualan, pemilik, bagian gudang/pengadaan, dan accounting, yaitu dengan melakukan proses input data atau edit data, yang kemudian akan diproses oleh sistem. Data