Manajemen Perkantoran| 28 BAB VI
PEKERJAAN DAN PELAYANAN MANAJEMEN PERKANTORAN
A. Komunikasi Kantor dan Korespondensi
Manajemen Perkantoran| 29 sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepda pihak komunikator.
d. Kejelasan (Clarity)
Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi kejelasan isi berita, kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam pengoperan lambang-lambang.
e. Kesinambungan dan Konsistensi (Capability and Consistency)
Komunikasi harus dilakukan terus-menerus dan informasi yang disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu.
f. Kemampuan Pihak Penerima Berita (Capability of Audience)
Pengiriman berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak penerima berita. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang kemungkinan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita.
g. Saluran Pengiriman Berita (Channels of distribution)
Agar komunikasi berhasil, hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi yang sudah biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum. Saluran komunikasi yang sering dipergunakan bisa melalui radio, televise, telepon dan internet.
2. Korespondensi
Komunikasi tidak selalu dapat dilakukan secara lisan. Dalam hal ini, jika tidak dapat dilakukan secara lisan, komunikasi itu tentu dilakukan secara tertulis. Salah satu sarana komunikasi tertulis yang umum dikenal adalah surat. Dengan demikian, surat pada dasarnya dapat dipandang sebagai salah satu jenis alat atau sarana komunikasi.
Sebagai sarana komunikasi tertulis, surat paling tidak melibatkan dua pihak, yaitu pihak pertama sebagai pengirim surat dan pihak kedua sebagai penerima surat. Pihak pertama atau pengirim surat dapat berupa perorangan atau instansi dan demikian pula halnya dengan pihak kedua atau penerima surat. Oleh karena itu, segala sesuatu yang tertulis di dalam surat tersebut dapat dinilai sebagai cermin pribadi, organisasi, ataupun instansi pengirimnya.
Korespondensi (correspondence) berarti surat-menyurat atau komunikasi dengan surat. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) korespondensi berarti hal surat-menyurat. Ini berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan komunikasi dengan menggunakan media surat. Orang yang berkomunikasi dengan surat disebut koresponden.
Manajemen Perkantoran| 30 Arti dan Fungsi Surat
Bila ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan eksposisi (paparan).
Didalam paparan, penulisan mengutarakan maksudnya, menjelaskan sesuatu yang dipikirkannya dan dirasakannya.
Bila ditinjau dari bentuk tuturannya, surat adalah percakapan yang tertulis. Jadi, sejenis dengan bentuk percakapan (dialog) seperti yang biasa dipakai di dalam kehidupan sehari-hari.
Bila ditinjau dari segi fungsinya, surat merupakan suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat dapat dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang paling efisien, efektif, ekonomis dan praktis. Apa yang dikomunikasikan kepada orang lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Tidak demikian halnya dengan penyampaian secara lisan, sering terjadi perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah atau dikurangi walaupun mungkin tidak disadari, (Sugono, 1997)
Peranan surat sangat jelas, terutama dalam surat resmi, surat perjanjian, surat sewa menyewa rumah, surat jual beli, surat wasiat dan surat-surat resmi lainnya. Surat-surat tersebut, selain resmi sifatnya juga mempunyai kekuatan hukum yang dapat digunakan digunakan sebagai alat bukti tertulis, atau bukti nyata yang sah, “hitam di atas putih”.
Surat itu dapat juga mencerminkan corak keadaan mentalis, jiwa, dan nilai penulis surat tersebut. Oleh karena itu, dalam menyusun surat hendaklah selalu berhati-hati dan berfikir secara cermat agar tidak menimbulkan kesan yang tidak menyenangkan. Dalam hal ini surat berfungsi sebagai duta organisasi.
Surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara melaksanakan peraturan-peraturan, misalnya surat keputusan atau instruksi, dapat dipakai sebagai pedoman kerja oleh lembaga atau pejabat yang bersangkutan.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa surat-surat resmi berfungsi sebagai:
1) Alat komunikasi 2) Alat bukti tertulis 3) Alat historis
4) Duta organisasi, dan
5) Pedoman kerja. (Tarigan, 1986)
Surat yang dikirimkan oleh pihak pertama kepada pihak kedua ada kalanya perlu dibalas. Kegiatan berkomunikasi balas membalas yang dilakukan oleh pihak pertama kepada pihak kedua dengan alat surat disebut surat menyurat atau korespondensi.
Manajemen Perkantoran| 31 Hubungan surat menyurat itu mungkin terjadi antara orang-orang/pejabat-pejabat dalam satu kantor/organisasi perusahaan (korespondensi intern), mungkin juga terjadi antaraorang-orang/pejabat suatu kantor dengan pihak luar (korespondensi ekstern), (Tarigan, 1990)
Permasalahan Korespondensi
Permasalahan teknis dalam korespondensi ada tujuh hal, yaitu:
a. Susunan redaksi surat tidak menentu b. Penggunaan bentuk surat tidak menentu c. Penulisan alamat kurang tepat
d. Kalimat yang digunakan bertele-tele
e. Kalimat yang digunakan tidak sesuai dengan ketatabahasaan f. Penulisan kata atau istilah tidak tepat
g. Penulisan tidak sesuai kaidah-kaidah Ejaan yang Disempurnakan (EYD), terutama dalam hal pemakaian huruf capital, pemakaian tanda baca, dan pemenggalan kata atau suku kata.
Syarat-syarat Surat yang Baik
Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut:
Pertama, surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat benar yaitu:
1) Penyusunan letak bagian-bagian surat yang tepat sesuai dengan aturan yang telash ditentukan (lihat format surat)
2) Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi.
3) Pemakaian kertas yang sesuai dengan ukuran, jenis dan warna yang telah ditentukan (oleh kantor atau perusahaan).
Kedua, isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal itu menguntungkan kedua belah pihak, yaitu:
1) Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu.
2) Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya.
Ketiga, bahasa yang digunakan adalah bahasa yang benar (ejaan dan kaidahnya), bahasa baku, dan bahasa yang efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaiaan kata-kata asing yang sudah ada padanya dalam bahasa Indonesia. Juga, harus dihindari gaya yang keasing – asingan atau yang kedaerah – daerahan. (Muhammad, 2006)
Manajemen Perkantoran| 32 Disamping ketiga syarat diatas, ada hal penting lainnya yang perlu diperhatikan sehubungan dengan menyusun surat yang baik dan benar, yaitu:
1. Memahami kedudukan masalah yang dihadapi dan akan dikemukakan.
2. Memahami peraturan-peraturn yang berkaitan dengan masalah itu.
3. Mengetahui posisi dan bidang tugasnya.
4. Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketata usahaan.
Bagian-bagian Surat
Menurut Finoza (2010), bagian-bagian surat resmi pada umumnya adalah:
1. Kepala Surat (Kop)
Hal-hal yang terdapat pada kepala surat, yaitu:
a. Nama organisasi atau lembaga b. Alamat kantor
c. Nomor telepon d. Nomor faksimili
e. Nomor kotak pos atau tromol pos f. Alamat kawat/e-mail
g. Lambang (logo) 2. Nomor
Rangkaian nomor surat umumnya terdiri dari nomor urut, kode intern organisasi, bulan dan tahun pembuatan surat. Contoh penomoran surat: 12/BS/XI/2014, menunjukkan bahwa surat tersebut dapat diurai sebagai berikut:
12/BS/XI/2014,
Nomor Urut
Kode Intern Organisasi Bulan Pembuatan Surat Tahun Pembuatan Surat 3. Tanggal
Cara penulisan tanggal selalu diikuti oleh bulan dan tahun, ditulis secara lengkap, contoh: 20 Agustus 2014. Tanggal dalam surat pribadi sebaiknya diawali dengan alamat pengirim surat, contoh: Jakarta, 20 Agustus 2014, sedangkan untuk surat resmi yang memakai kepala surat tidak wajib diawali oleh nama kota, karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat, contoh: 20 Agustus 2014. Kecuali untuk kop surat yang mencantumkan beberapa alamat/kota (dalam hal kantor pusat dan cabang), maka perlu mencantumkan nama kota untuk mengetahui dari kota mana surat tersebut berasal.
Manajemen Perkantoran| 33 4. Lampiran
Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi surat. Kelengkapan itu umumnya berupa dokumen yang merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya. Lampiran memiliki dua fungsi, yaitu untuk menyampaikan maksud dan pengantar untuk lampirannya.
Penulisan lampiran dapat ditulis hanya jumlahnya saja atau menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang dilampirkan. Jika surat tidak memiliki lampiran, maka notasi lampiran tidak perlu dituliskan.
5. Hal atau Perihal
Perihal berfungsi untuk membeikan petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat. Perihal surat sama fungsinya dengan judul pada karangan.
Perihal surat ditulis dengan huruf biasa, gabungan antar huruf kapital dan huruf kecil, huruf awal setiap kata adalah huruf kapital, kecuali untuk kata depan atau kata penghubung dituls dengan huruf kecil, dan pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.
Contoh: Permohonan Izin untuk Mendirikan Sekolah 6. Alamat Tujuan
Alamat surat tidak wajib diawali dengan kata “kepada” dan sejenisnya asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisi yang tepat. Penulisan alamat tujuan dapat langsung diawali Yth., jika ditujukan kepada orang, tetapi tidak dipakai dalam alamat tujuan, jika surat ditujukan kepada organisasi atau lembaga.
Contoh: Yth. Direktur….
Kepada PT. Bisnis Sejahtera Contoh penulisan alamat secara lengkap Yth. Direktur PT. Bisnis Sejahtera
Jl. Raya Pasar Minggu No. 17 Jakarta Selatan 12740
7. Salam Pembuka
Salam pembuka hanya dipakai dalam surat berperihal. Gunanya agar surat tidak terasa kaku. Secara teoretis pemakaian salam pembuka sifatnya tidak wajib. Surat berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah.
Contoh pemakaian salam pembuka dalam surat resmi, yaitu:
Dengan hormat,
Bapak … yang terhormat,
Ibu… yang terhormat,
Saudara… yang saya hormati,
Saudara… yang kami hormati,
Manajemen Perkantoran| 34
Assalamualaikum Wr. Wb.
Salam Sejahtera;
8. Isi Surat
Isi surat terdiri dari alenia pembuka, alenia isi atau alenia transisi dan alenia penutup.
9. Salam Penutup
Seperti halnya salam pembuka, pemakaian salam penutup di dalam surat sifatnya tidak wajib. Dalam praktik, surat berperihal dan surat niaga selalu memakai salam penutup, sedangkan dalam surt dinas pemerintah jarang memakai salam penutup.
Berikut ini beberapa contoh salam penutup yang dapat dipakai dalam surat resmi:
a. Hormat kami, b. Salam kami, c. Salam hormat, d. Teriring salam, e. Disertai salam, f. Salam takzim, g. Wasalam,
10. Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat
Nama organisasi tidak perlu dicantumkan jika menggunakan kop surat, kecuali jika menggunakan lebih dari satu lembar kertas, lembar kedua, ketiga dan seterusnya tidak lagi memakai kertas berkepala surat sehingga pada bagian akhir surat, nama organisasi perlu dicantumkan lagi. Pencantuman ini memang bukan merupakan keharusan karena nama organisasi telah ada pada kepala surat.
11. Jabatan Penanda tangan
Cara penempatan jabatan penanda tangan surat antara surat niaga dan surat dinas pemerintah dan berbeda karena dua alasan berikut:
a. Dalam surat niaga, di bawah nama penanda tangan jarang dicantumkan nomor pokok anggota organisasi atau nomor registrasi karyawan. Yang dicantumkan adalah jabatan penanda tangan.
b. Dalam surat dinas pemerintah, di bawah nama penanda tangan dicantumkan Nomor Induk Pegawai (NIP).
Contoh penulisan jabatan penanda tangan organisasi, lembaga, atau perusahaan swasta:
Manajemen Perkantoran| 35 Hormat kami,
Baari Isam, SE, M. Sc.
Direktur
Contoh penulisan jabatan penanda tangan dalam surat dinas pemerintah:
Kepala Biro Kepegawaian
Dr. Saputra
NIP. ………
12. Tanda Tangan dan Nama Penanggungjawab
Dalam tradisi korespondensi Indonesia, yang menanda tangani surat adalah orang yang namanya tercantum di dalam surat. Yang berwenang menanda tangani sebuah surat adalah orang yang bertanggung jawab atas kegiatan yang dilaksanakannya baik atas nama organisasi secara keseluruhan, maupun atas nama unit organisasi.
Pendelegasian wewenang penandatanganan surat menurut cara Indonesia ada
dua macam: 1. Pendelegasian wewenang atas nama (disingkat a.n.), dan 2. Pendelegasian wewenang untuk beliau (disingkat u.b.)
13. Tembusan
Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila kopi surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan.
Notasi tembusan dapat ditulis “tindasan” atau “carbon copy” / “(c.c)” ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas surat pada margin kiri, lurus ke atas dengan nomor surat untuk bentuk lurus, atau lurus ke atas dengan posisi nomor, lampiran dan perihal untuk bentuk resmi.
14. Inisial Pengonsep dan Pengetik
Inisial adalah singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial kebanyakan terdiri atas dua huruf atau lebih yaitu gabungan antara huruf awal nama kecil dan huruf awal nama keluarga.
Dalam surat-menyurat Indonesia, inisial merupakan bagian surat yang paling akhir. Inisial ditempatkan pada kaki surat di bagian kiri bawah kertas surat.
Biasanya inisial pengonsep ditulis dengan huruf kapital, sedangkan inisial pengetik ditulis dengan huruf kecil. Bila pengonsep surat lebih dari satu orang, inisialnya ikut dicantumkan.
Manajemen Perkantoran| 36 Contoh:
BI/MS/ok
Baari Isam = Pengonsep atau pemberi perintah membuat surat Muhamad Saputra = Pengonsep
Ophie Kurniawan = Pengetik
Beberapa instansi ada yang menambahkan sifat surat, seperti surat biasa, segera, atau rahasia. Notasi sifat surat banyak dipakai dalam surat bentuk resmi Indonesia. notasi ini umumnya ditempatkan satu kelompok dengan notasi Nomor, Lampiran, dan Perihal.
Jenis-jenis Surat
Dalam kehidupan sehari-hari, kita mengenal bermacam-macam jenis surat. Surat-surat itu dapat dikelompokkan berdasarkan hal-hal berikut.
1) Berdasarkan Wujud Surat / Cara Pengiriman
Berdasarkan wujud surat, pada umumnya, surat dapat dikelompokkan menjadi:
Kartu Pos
Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran10 × 15 cm.
Lembaran kertas surat ini, biasanya, tebal sehinggaberbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yangsingkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lainyang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka.
Warkat Pos
Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi abemplop. Jadi, lembaran surat ini dapatdipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untukmenyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain.
Telegram
Telegram disebut juga surat kawat. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram.
Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. Jenis telegram terdiri atas telegram umum, telegram dinas, telegram kilat, dan telegram biasa. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi.
Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorangdengan menggunakan sampul surat. Berita yang dikirimkandengansurat bersampul ini,
Manajemen Perkantoran| 37 biasanya, berpesan panjang dan tidak layakdiketahui oleh pihak lain. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorangyang tidak boleh diketahui oleh orang lain.
Surat bersampul memilikikelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain, yaitu:
lebih terjamin kerahasiaan isinya
lebih leluasa dalam menulis isi surat
lebih santun dalam surat menyurat 2) Berdasarkan Pembuat Surat
Surat dapat dikelompokkan berdasarkan pembuatnya atau penulisnya. Jenis-jenis surat berdasarkan pembuat surat dapat dibedakan menjadi:
Surat Pribadi
Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga, sahabat, kenalan. Karena sifatnya pribadi, dalam surat pribadi terasa hubungan santai, akrab, dan mesra.
Dengan demikian bahasa yang digunakan pun bersifat santai, akrab dan mesra.
Kadang-kadang uraian isi surat diselingi canda dan senda gurau yang menarik dan mengasyikkan.
Surat Resmi
Surat resmi dibuat oleh suatu instansi, organisasi, atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya.Keberadaan instansi, lembaga, organisasi, dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah pengumuman, surat edaran, surat permohonan, surat laporan, surat pengantar, surat keputusan, surat instruksi, surat tugas, surat kuasa, surat lamaran pekerjaan, surat undangan, surat perjanjian, dan surat nota dinas.
3) Berdasarkan Pesan Surat
Berdasarkan pesan yang terkandung di dalam surat, jenis surat dapat dibedakan menjadi:
Surat Keluarga
Surat Setengah Resmi
Surat Sosial
Surat Niaga
Surat Dinas
Surat Pengantar
Manajemen Perkantoran| 38 4) Berdasarkan Kerahasiaan Pesan Surat
Berdasarkan keamanan/kerahasiaan pesan surat, surat dapat dikelompokkan menjadi:
Surat Sangat Rahasia
Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan denganrahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim denganmenggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan singkatan dari
"Sangat Rahasia". Pada sampul keduadituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari
"Sangat Rahasia Sekali" sertadibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaanorang lain. Surat jenis ini, misalnya, surat dari kementerian luar negeri,surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.
Surat Rahasia
Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantasdiketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenangpada sebuah instansi.
Pengiriman surat ini menggunakan dua buahsampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS, yaitu singkatandari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan sampulkedua tidak diberi kode apapun. Surat jenis ini, misalnya surat tentangkonduite pejabat dan surat dokumen suatu instansi.
Surat Konfidensial
Surat yang isinya hanya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut.
Misalnya, surat hasil rapat pimpinan dan usulankenaikan pangkat seseorang.
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh oranglain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak manapun. Misalnya,surat edaran dan surat undangan.
Manajemen Perkantoran| 39 5) Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
Jika dikelompokan berdasarkan pada ruang lingkup pemakaiansurat, pada umumnya, surat dapat dibedakan atas:
Memorandum
Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokokpermasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.
Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.
6) Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat
Berdasarkan jumlah pembaca yang dikehendaki oleh surat tersebut, pada umumnya, surat dapat dibedakan antara lain atas:
Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu.
Pengumuman ini dapat digunakan dalam ruang lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas.Misalnya pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.
Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadangkadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke ruang lingkup yang lebih luas.
Manajemen Perkantoran| 40
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju.
7) Berdasarkan Penyelesaian Surat
Berdasarkan kepentingan penyelesaiannya atau penyampaian kepada yang dituju, surat dapat dibedakan antara lain atas:
Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.
Surat Segera
Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.
Surat Biasa
Jenis surat ini, baik cara pembuatan atau pengirimannya, tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.
8) Berdasarkan Pengertian Umum
Surat berdasarkan pengertian umum dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain sebagai berikut:
Surat Terbuka
Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, baik perorangan maupun kelompok yang, biasanya, dimuat di media massa atau diedarkan secara terbuka.
Surat Tertutup
Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.
Manajemen Perkantoran| 41
Surat Kaleng
Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan tetapi, untuk beberapa hal, perlu juga diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu.
Bahasa Surat
Keberhasilan suatu surat yang utama terletak pada bagian isi. Di bagian ini pula akan menimbulkan kesan positif atau negative bagi pembaca atau penerima surat.
Kalimat dalam isi surat sebaiknya pendek tetapu jelas dan lengkap. Penggunaan tanda baca juga harus diperhatikan. Komposisi isi surat harusmenyebabkan dapat dimengerti dengan cepat oleh pembaca. Meskipun dalam satusurat dikemukakan beberapa pokok pikiran, tetapi secara keseluruhan haruslah ada hubungan sehingga merupakan satu kesatuan yang lengkap.
Langkah-langkah dan Kegiatan Menyusun Surat Dalam surat menyurat terdapat kegiatan :
a. Pendiktean
Keterampilan menuilis singkat sesuai dengan kecepatan pendiktean, perludimiliki agar yang didiktekan dapat terekam atau tertulis dengan cepat dantepat. Akan lebih baik bila menggunakan stenografi.
b. Melatinkan
Keterampilan unutk mengalih bahasakan stenografi menjadi tulisan latin biasa, baik dengan mempergunakan mesin ketik atau tulisan tangan agar hasilnya dapat dibaca kembali oleh orang lain secara mudah dan jelas.
c. Transkripsi
Dalam hal ini tidak menggunakan pendiktean, maka tape recorder sering digunakan untuk merekam pesan-pesan atau merekam isi surat yang akan dikirim oleh pimpinan. Dengan demikian maka kemampuan untuk memindahkan suara yang keluar dari tape recorder tersebut ke dalam bentuk tulisan harus dimiliki.
d. Mengetik
Pembuatan konsep surat harus didasari oleh penguasaan bahasa, materu yang akan dikomunikasikan, pendekatan kepada pandangan pembaca atauyang akan dikirimi surat dan penguasaan perasaan serta pikiran.
Manajemen Perkantoran| 42 e. Mengoreksi
Diharapkan, konsep surat dibuat tidak berulang kali. Oleh sebab itu, adalah merupakan suatu keharusan untuk dapat melakukan tindakan koreksi atas kesalahan mengetik, susunan kalimat, atrau pengetikan dalamarti bentuk suratnya.
f. Menandatangani
Langkah terakhir dari kegiatan mempersiapkan surat adalah penandatanganan surat yang telah sesuai konsep oleh pimpinan. Pimpinanakan bersedia menandatangani surat yang telah sempurna atau yang tidak mengalami kesalahan.
g. Menggandakan
Yaitu suatu kegiatan untuk memperbanyak atau memproduksi suatu naskah. Untuk melaksanakan kegiatan ini maka perlu pula mengetahui tentang cara pengoperasian mesin stensil, photocopy, mencetak dengan menggunakan computer dan lain-lain.
h. Menghitung
Kegiatan penunjang yang berupa penghitungan-penghitunganyang dapat membantu kelancaran kegiatan lainnya. Dalam melaksanakan bermacam-macam kegiatan kantor, menghitung merupakan kegiatan yangsaling menunjang dan tidak berdiri sendiri.
Pembetulan (Revisi Konsep Surat)
Bila surat atau naskah sudah dibuat, hendaknya konsep yang akan diketik tersebut diteliti kembali. Apabila terdapat kesalahan, baik berupa pengertian kalimat, pemakaian huruf, tanda baca dan lainnya hendaklah segera dikoreksi dan diperbaiki. Dengan kata lain, pembuatan konsep harus merevisi konsepnya. Dalam hal ini antara pembuat konsep dan juru ketik harus mempunyai suatu kode atau tanda yang sama dalam merevisi konsep termaksud. Keseragaman tanda-tanda tersebut sangat diperlukan, supaya apa yang dimaksud oleh pembuat konsep dapat dipahami sepenuhnya oleh pengetik.