ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
PENDAHULUAN ... 1
A. Pendahuluan ... 1
B. Tujuan ... 1
C. Manfaat ... 1
D. Ruang Lingkup... 2
PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN ... 3
A. Pengenalan Umum tentang Manajemen Perkantoran ... 3
B. Perkantoran Modern ... 4
C. Manajemen Perkantoran ... 6
RUANG LINGKUP PERANAN MANAJEMEN PERKANTORAN ... 9
A. Peranan Manajemen Perkantoran ... 9
B. Tugas/Kegiatan Kantor... 10
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PERKANTORAN ... 17
A. Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran... 17
B. Fungsi Manajemen Menurut George R. Terry ... 18
C. Fungsi Manajemen Menurut Harold Koontz dan Cyril O‟Donnel ... 19
D. Fungsi-Fungsi Pendukung Kantor (Office Support Functions) ... 22
E. Sasaran kegiatan Manajemen Perkantoran ... 22
PERAN MANAJEMEN PERKANTORAN DALAM MENYELENGGARAKAN PELAYANAN ... 24
A. Peran Manajemen Perkantoran dalam menyelenggarakan fungsi pelayanan 24 PEKERJAAN DAN PELAYANAN MANAJEMEN PERKANTORAN ... 28
A. Komunikasi Kantor dan Korespondensi ... 28
B. Pengurusan Surat ... 42
C. Sistem Kearsipan ... 51
D. Pencatatan dan Laporan ... 60
E. Rapat dan Notulen Rapat ... 66
F. Menerima, Melayani Tamu dan Melakukan Pembicaraan Lewat Telepon .. 79
PERAN DAN FUNGSI PERKANTORAN ... 89
iii
A. Peran Perkantoran ... 89
B. Fungsi Perkantoran... 90
A. Organisasi Kantor ... 92
TATA RUANG KANTOR ... 101
A. Perancangan Tata Ruang ... 101
B. Tujuan Pengaturan Tata Ruang ... 103
C. Asas Pokok Tata Ruang ... 104
D. Tahap-tahap Menentukan Tata Ruang Agar Terstruktur ... 105
Prinsip-prinsip Tata Ruang ... 108
E. Macam-macam Tata Ruang Kantor ... 108
Keuntungan tata ruang kantor bersekat/berkamar adalah: ... 109
F. Kondisi Lingkungan dan Fisik Tata Ruang Perkantoran ... 111
KEPEMIMPINAN KANTOR ... 115
A. Pengertian Kepemimpinan... 115
B. Teori Kepemimpinan... 118
D. Gaya Kepemimpinan ... 124
E. Jenis-jenis pemimpin ... 128
F. Kekuatan/Power ... 128
G. Perbedaan Pemimpin dengan Manajer ... 129
EFISIENSI SISTEM KERJA ... 131
A. Asas – Asas Efisiensi Dalam Pekerjaan Perkantoran ... 131
B. Penerapan Efisiensi Perkantoran ... 136
Tujuan Efisiensi ... 136
SISTEM DAN PROSEDUR ... 146
A. Pengertian Sistem dan Prosedur ... 146
B. Keuntungan Sistem dan Prosedur ... 161
TEKNOLOGI INFORMASI PERKANTORAN ... 165
A. Pengertian Teknologi Informasi Perkantoran ... 165
Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran ... 172
A. Kantor Maya (Virtual Office) ... 174
SISTEM INFORMASI KANTOR ... 176
A. Konsep Dasar Sistem Informasi kantor ... 176
B. Otomatisasi Perkantoran... 177
iv
C. Sistem Informasi Manajemen ... 181
DAFTAR PUSTAKA ... 193
i KATA PENGANTAR
Puji syukur penyusun panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat Rahmat Hidayah Nya, buku ajar Manajemen Perkantoran ini dapat tersusun.
Buku ajar ini disusun untuk mempermudah mahasiswa dalam mempelajari mata kuliah Manajemen Perkantoran pada Jurusan Pendidikan Ekonomi dan Administrasi, Khususnya Program Studi D3 Sekretari dan Konsentrasi Administrasi Perkantoran.
Pada kesempatan ini penyusun mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah membantu dan mendukung sehingga tersusunnya buku ajar Manajemen Perkantoran, ucapan terima kasih ini terutama penyusun sampaikan kepada:
1. Rektor Universitas Negeri Jakarta yang telah memberikan kesempatan kepada penyusun untuk menerbitkan buku ajar ini.
2. Pembantu Rektor Bidang Akademik Universitas Negeri Jakarta, yang telah mendukung penerbitan buku ajar ini.
3. Ketua Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP) Universitas Negeri Jakarta, yang telah memfasilitasi penyusun dalam menerbitkan buku ajar ini.
4. Kepala Pusat Pengembangan Akademik Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP) Universitas Negeri Jakarta yang telah mendukung penerbitan buku ajar ini.
5. Dekan Fakultas Ekonomi yang telah membeikan kesempatan kepada penyusun menerbitkan buku ini.
6. Ketua Jurusan Ekonomi dan Administrasi yang juga telah memberikan kesempatan kepada penyusun untuk mewujudkan buku ajar ini.
Serta seluruh pihak yang telah membantu penyusunan buku ajar ini. Semoga kebaikan yang telah diberikan menjadi pahala yang berlimpah dari Allah SWT.
Semoga buku ajar ini dapat dimanfaatkan oleh para mahasiswa Universitas Negeri Jakarta, khususnya dalam mempelajari kepemimpinan.
Terima kasih.
Jakarta, 21 November 2014
Marsofiyati, M. Pd.
Manajemen Perkantoran| 1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Pendahuluan
Buku ajar Manajemen Perkantoran ini dipersiapkan untuk mempermudah Mahasiswa dalam mempelajari teori Manajemen Perkantoran pada Program Studi D3 Sekretari dan Konsentrasi Administrasi Perkantoran, dengan adanya buku ini diharapkan mahasiswa dan para pembaca memperoleh pengetahuan tentang perkantoran secara umum yang akan menuntun apa saja yang merupakan kegiatan, tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam pengelolaan perkantoran secara efektif dan efisien.
Buku ajar ini didahului dengan teori tentang office administration dan office management, dimana istilah tersebut sering digunakan bergantian untuk memperoleh konsep manajemen perkantoran. Secara ringkas, buku ini memuat tentang pengertian manajemen perkantoran, ruang lingkup peranan manajemen perkantorn, fungsi-fungsi manajemen perkantoran, peran manajemen perkantoran dalam menyelenggarakan fungsi pelayanan, pekerjaan dan pelayanan perkantoran, peran dan fungsi perkantoran, organisasi kantor, tata ruang kantor, kepemimpinan kantor, efisiensi sistem kerja, sistem dan prosedur, teknologi informasi perkantoran, dan sistem informasi kantor.
B. Tujuan
Setelah mempelajari buku ini mahasiswa dapat memahami dan merinci serta menerapkan dasar, konsep, teori dan aktivitas Perkantoran secara prosedural serta susunan kerangka, kegiatan, wewenang dan tanggungg jawab dalam pengelolaan perkantoran.
C. Manfaat
Manfaat buku Manajemen Perkantoran ini adalah sebagai buku pedoman perkuliahan dan rujukan untuk mengelola perkantoran yang lebih baik. Pemahaman yang baik tentang manajemen perkantoran akan menghasilkan keputusan yang tepat dan tindakan yang efektif dan efisien.
Manajemen Perkantoran| 2 D. Ruang Lingkup
Buku ini terdiri dari 14 Bab dengan 13 pokok bahasan yang membahas pengertian manajemen perkantoran, ruang lingkup peranan manajemen perkantoran, fungsi-fungsi manajemen perkantoran, peran manajemen perkantoran dalam menyelenggarakan fungsi pelayanan, pekerjaan dan pelayanan perkantoran, peran dan fungsi perkantoran, organisasi kantor, tata ruang kantor, kepemimpinan kantor, efisiensi sistem kerja, sistem dan prosedur, teknologi informasi perkantoran, dan sistem informasi kantor.
E. Petunjuk Penggunaan Buku
Buku ini merupakan salah satu seri manajemen/administrasi, yang membahas secara detail tentang manajemen perkantoran. Bagi para mahasiswa yang membaca buku ajar ini, sebaiknya terlebih dahulu memahami apa itu dasar-dasar administrasi, pengetahuan manajemen dan fungsi-fungsi manajemen. Sehingga akan lebih mudah memahami dan merinci serta menerapkan konsep dan teori manajemen perkantoran yang efektif dan efisien.
Manajemen Perkantoran| 3 BAB II
PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN
A. Pengenalan Umum tentang Manajemen Perkantoran
Era globalisasi menuntut organisasi dan pekerjaan kantor melakukan perubahan.
Hal ini sangat diperlukan agar organisasi dapat bertahan dan bersaing di era kompetitif.
Perubahan-perubahan yang dilakukan kantor perlu melibatkan pemikiran individu, kelompok bahkan seluruh sumber daya organisasi tersebut.
Salah satu teori yang mendasari perubahan organisasi adalah teori Force-Field (Kurt Lewin, 1951), yang dikenal sebagi bapak manajemen perubahan. Konsepnya yang dikenal dengan model force-field yang diklasifikasi sebagai model power-based karena menekankan kekuatan-kekuatan penekanan. Perubahan terjadi karena munculnya tekanan-tekanan terhadap organisasi, individu, atau kelompok. Kekuatan tekanan (driving force) akan berhadapan dengan penolakan (resistances) untuk berubah. Perubahan dapat terjadi dengan memperkuat driving force dan melemahkan resistances to change.
Langkah-langkah yang dapat diambil untuk mengelola perubahan, adalah:
a. Unfreezing
Merupakan suatu proses penyadaran tentang perlunya, atau adanya kebutuhan untuk berubah.
b. Changing
Merupakan langkah tindakan, baik memperkuat driving force maupun melemahkan resistances.
c. Refreshing
Membawa kembali organisasi kepada keseimbangan yang baru (a new dynamic equilibrium).
Dalam melakukan perubahan pada suatu organisasi perlu adanya keseimbangan antar elemen manajemen.
Elemen Manajemen
Seluruh kegiatan manajemen dapat berjalan dengan baik ditentukan oleh berbagai macam sumber daya. Secara umum kita mengenal sumber daya dalam manajemen sebagai elemen manajemen, berikut ini enam elemen Manajemen atau yang biasa dikenal dengan the Six M’s:
Manajemen Perkantoran| 4 1. Material
Material adalah bahan baku yang dipergunakan dalam proses kegiatan suatu organisasi.
2. Machines
Machines adalah peralatan yang digunakan untuk mengolah bahan baku tersebut.
3. Money
Money adalah sejumlah uang atau dana yang digunakan untuk memperoleh bahan baku, peralatan, sewa, dan biaya upah atau gaji karyawan/pegawai.
4. Methods
Methods adalah metode atau cara yang digunakan dalam menjalankan seluruh kegiatan.
5. Market
Market adalah tempat atau pihak yang menerima produk yang dihasilkan oleh organisasi. Market (pasar) ini merupakan sumber awal dan akhir informasi yang diperoleh sebagai dasar membuat keputusn untuk membuat produk.
6. Men
Adalah semua orang yang terlibat dalam kegiatan.
Selain 6 (enam) unsur elemen manajemen di atas, secara umum manajemen memiliki 4 (empat) unsur yang terdiri dari pimpinan, pelaksana, tujuan yang akan dicapai, dan kerjasama dalam mencapai tujuan tersebut.
B. Perkantoran Modern
Kata kantor berasal dari bahasa Belanda ”kantoor”. Kantor juga dapat berarti ruang kerja; ruang berkumpul; ruang dimana pengusaha beserta pegawainya menjalankan aktivitas-aktivitas pekerjaannya; tempat kedudukan pimpinan suatu administrasi; instansi, badan, jawatan, atau organisasi.
Kantor dalam bahasa Inggris disebut dengan ”office”, artinya kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function); jabatan (tenure of official position); markas atau ruang dimana seorang, pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government department); Jasa pelayanan (service, kind help); tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do, work, and duties); tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place, building, rooms, of business and clerical works).
Manajemen Perkantoran| 5 J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor „„the office”. It is any room where clerical work is normally carried on, whatever name it may be given (Tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu).
Sedangkan Atmosudirdjo menyebutkan Kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan.
Adapun tujuan kantor adalah:
1. Menerima informasi, dalam bentuk surat, penerimaan telepon, pesanan, faktur, dan berbagai laporan kegiatan.
2. Merekam dan menyimpan data dan informasi.
3. Mengatur informasi 4. Memberikan informasi
5. Melindungi aset dalam berbagai kegiatan dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan.
Secara umum, sasaran utama suatu kantor adalah pelayanan dan dukungan terhadap pihak berkepentingan terlaksana sedemikian rupa sehingga menyenangkan pihak yang berkepentingan itu serta meningkatkan citra organisasi.
Terdapat sedikitnya 5 kata sepadan untuk istilah kantor, yakni:
1. Jasa, adalah aktivitas ekonomi yang melibatkan sejumlah interaksi dengan konsumen atau dengan barang-barang.
2. Jabatan, adalah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.
3. Gedung Kantor, adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat menunjang atau mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja.
4. Ruang Kerja, adalah sebuah ruangan yang dijadikan sebagai tempat untuk bekerja.
5. Biro, adalah usaha yang mengkhususkan diri pada penyediaan jasa bidang tertentu.
Pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai tempat atau ruang penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyampaian data atau informasi; dan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyampaian data atau informasi. Di samping itu kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan, yakni kegiatan yang bersifat administratif, manajerial dan fasilitatif.
Dari berbagai uraian singkat di atas, kantor dapat diartikan dalam arti statis yaitu tempat, dalam arti dinamis yaitu proses, dan dalam arti fungsional yaitu sarana.
Manajemen Perkantoran| 6 C. Manajemen Perkantoran
Perbedaan istilah office administration dengan office management (Gie, 2000):
1. W. H. Evans ”for our purpose, we may define Office Administration as the function which involves the management and direction of all phases of the business operation which impinge upon data processing, communications, and organization memory.”
(Bagi maksud-maksud kita, kita dapat mendefinisikan administrasi perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi).
2. Arthur Grager ”Office management is the function of administering the communication and record services of an organization.”
(Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi).
3. William Leffingwell & Edwin Robinson ”Office Management as a function, is that branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done.”
(Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang bekenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan).
4. Littlefield & Peterson ”The term office management will be used in such a broad sense in this book; it will be consedered to encompass the management of office work wherever and by whomever performed`”
(Istilah manajemen perkantoran akan dipakai dalam arti luas demikian itu di dalam buku ini; ini akan dianggap meliputi manajemen mengenai pekerjaan perkantoran dimanapun dan oleh siapapun dilakukan).
5. John Neuner & Benjamin Haynes ”For this reason office management covers a narrower filed than the term ’management’ generally implies, office management concerning itself to a large extent with office supervision.”
6. Hal Nourse, ”It seems to me that office management in the broader sense might embrace, not only the generally accepted office service functions, but also the areas of -functional control and administrative direction of most clerical and paperwork.”
(Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti yang lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).
Manajemen Perkantoran| 7 7. Edwin Robinson ”Office management is concerned with the direction and supervision
of office work.”
(Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran).
8. William spriegel & Ernest Davies ”Office management is the over-all direction of clerical activities as distinguished from such activities as transportation, manufacturing, warehousing, and sales.”
(Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan, dan penjualan).
9. George Terry ”Office Management can be defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing it so as to achieve the predetermined objectives. It deals with the life cycle of business information and data from their creation through their maintenance, distribution, and retention, if of permanent value, or destruction if obsolete.”
(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannyaagar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnaannya kalau usang).
Manajemen perkantoran adalah perencanaan pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan organisasi. Lingkup pekerjaan kantor terdapat dua jenis pekerjaan, yakni pekerjaan tulis-menulis dan bukan tulis-menulis. (Priansa dan Garnida, 2013).
Manajemen perkantoran meliputi rangkaian, seperti tata penyelenggaraan;
pelaksanaan secara efisien; pengendalian, pengawasan dan pengarahan; serta perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan. (Yatimah, 2013).
Dari definisi-definisi yang dikutip di atas Gie (2000) menjelaskan bahwa manajemen perkantoran adalah suatu fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok tugas pekerjaan meliputi sejumlah aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaannya atau karena merupakan suatu urutan ataupun secara praktis saling tergantung satu sama lain. Fungsi dalam suatu organisasi dibebankan kepada seseorang petugas atau satuan tertentu sebagai tugas yang harus ditunaikan.
Manajemen Perkantoran| 8 Fungsi yang disebut manajemen perkantoran menurut para ahli itu meliputi rangkaian aktivitas yang berikut:
Manajemen dan pengarahan (Evans)
Tata-penyelenggaraan (Grager)
Pelaksanaan secara efisien (Leffingwell & Robinson)
Manajemen (Littlefield & Peterson)
Pengawasan (Neuner & Haynes)
Pengendalian dan pengarahan (Nourse)
Pengarahan dan pengawasan (Robinson)
Pengarahan (Spriegel & Davies)
Perencanaan, Pengendalian, dan pengorganisasi serta penggerakan (Terry).
Dengan demikian pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).
Edwin Robinson (Business Organization and Practice, 1953) menyebutkan bahwa selain pekerjaan perkantoran, masih ada 4 faktor lainnya yang tersangkut oleh manajemen perkantoran, yaitu pegawai perkantoran, material-perlengkapan, persyaratan, dan metode dari office work, sedang menurut John H. MacDonald (Office Management, 1947) fungsi office management bertalian dengan 6 hal yang berikut:
1. Kepegawaian perkantoran (Office personnel) 2. Metode perkantoran (Office methods)
3. Perlengkapan perkantoran (Office equipment) 4. Faktor-faktor fisis dalam kantor (Physical factors) 5. Biaya perkantoran (Office costs)
6. Haluan perkantoran (Office policies).
Manajemen Perkantoran| 9 BAB III
RUANG LINGKUP PERANAN MANAJEMEN PERKANTORAN
A. Peranan Manajemen Perkantoran
Kantor terdiri dari beberapa komponen yaitu manusia, sarana fisik yang terdiri dari material, mesin atau perlengkapan dan peralatan serta uang atau dana, dan sarana non fisik yang terdiri dari metode dan pasar (market) sebagai pihak yang akan menerima atau menggunakan produk yang dihasilkan. Pengelolaan yang baik dan efektif dari ketiga komponen akan meningkatkan nilai yang tinggi bagi perusahaan. Peran penting manajemen perkantoran dalam perusahaan antara lain:
1. Membantu pihak manajerial dalam membuat keputusan.
2. Membantu bagian lain memberikan pelayanan administrasi.
3. Membantu meningkatkan pelayanan pelanggan.
Menurut Denyer (Umam, 2014) Ada beberapa aspek yang terdapat dalam manajemen perkantoran, yaitu:
1. Tujuan yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan, mengarahkan dan mengoordinasikan elemen-elemen manajemen;
2. Organisasi meliputi kegiatan penyusunan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk stef tersebut;
3. Metode adalah urutan pelaksanaan cara dan tempat pelaksanaan manajemen;
4. Personalia meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, promosi, dan penghentian karyawan;
5. Lingkungan meliputi bangunan kantor, perabot, dan kondisi jasmani di dalam kantor;
6. Mesin dan perlengkapan mencakup segenap benda mati yang digunakan di dalam kantor untuk membentuk pelaksanaan kerja.
Manfaat positif dari pengelolaan bagian perkantoran secara profesional adalah:
1. Efisiensi perusahaan
2. Meningkatkan kinerja atau performance perusahaan 3. Membangun image positif perusahaan
Kegiatan manajemen perkantoran :
1. Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan.
2. Mengusahakan fasilitas pelayanan & komunikasi, agar tercipta kinerja yang prima di dalam perusahaan.
Manajemen Perkantoran| 10 3. Mengelola lingkungan fisik, agar tercipta kenyamanan kerja sehingga karyawan lebih
produktif dalam bekerja.
4. Membuat standar kerja yang akan di gunakan untuk evaluasi kinerja pekerjaan kantor.
Peranan manajemen perkantoran dapat disimpulkan dalam mengoordinasikan kegiatan-kegiatan perusahaan. Koordinasi harus di terapkan pada fungsi manajemen maupun fungsi operasional perusahaan.
B. Tugas/Kegiatan Kantor
Secara umum tugas/kegiatan kantor diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu:
1. Tugas Pokok (substantif)
Tugas pokok disebut juga dengan kegiatan substantif/operatif, yaitu kegiatan- kegiatan yang secara langsung berhubungan dengan tujuan organisasi. Oleh karena tugas pokok berhubungan langsung dengan tujuan organisasi, maka tugas pokok masing- masing organisasi berbeda-beda. Contohnya tugas pokok Perguruan Tinggi berbeda dengan tugas pokok Rumah Sakit, di mana pada Perguruan Tinggi dosen yang memegang peranan dalam melaksanakan tugas pokok yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi, sedangkan pada Rumah sakit dokter yang memegang peranan dalam melaksanakan tugas pokoknya yaitu mengobati atau menyembuhkan orang sakit.
2. Tugas Penunjang (fasilitatif)
Tugas penunjang disebut juga dengan kegiatan fasilitatif/administratif, yaitu kegiatan yang tidak berhubungan langsung dengan tujuan organisasi, yang bersifat membantu, melayani, memudahkan dan memperlancar tugas pokok. Tugas penunjang/pekerjaan administratif, diantaranya adalah pekerjaan yang menangani kepegawaian, keuangan dan perlengkapan. Tugas penunjang disebut juga pekerjaan kantor, dan biasanya pekerjaan kantor di setiap unit relatif sama.
a. Pekerjaan Kantor
Kegiatan yang ada di lingkungan perkantoran disebut dengan pekerjaan kantor atau kegiatan tata usaha kantor. Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia tata usaha adalah penyelenggaraan urusan tulis-menulis, di perusahaan, negara, dan sebagainya, sedangkan penata usaha adalah orang yang menyelenggarakan tata usaha. Penata usaha disebut juga dengan administrator tata usaha. Gie (2000:17) menyatakan bahwa tata usaha merupakan segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.
Manajemen Perkantoran| 11 Gie (2000) menyatakan bahwa pada intinya tata usaha kantor berwujud melalui enam pola perbuatan, yaitu:
1. Menghimpun
Kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-man sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
2. Mencatat
Kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
Dalam lebih berguna. perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula materi keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya hasil rekaman.
3. Mengolah
Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan
Kegiatan yang memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim
Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan
Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
Perincian selengkapnya mengenai lingkupan bidang kerja office management telah disusun oleh Charles O. Libbey yang membaginya dalam 9 bidang dengan lebih daripada 100 hal sebagai berikut (Gie, 2000) :
1. Office Space (Ruang perkantoran) Space forecasting (Perkiraan kebutuhan ruang) Space allotment (Penjatahan ruang)
Office layouts (Tataruang perkantoran)
Heating and Ventilating (Pemanasan dan peredaran udara) Air Conditioning (Pendingin udara)
Acoustics (Pantulan suara)
Painting (Lukisan)
Service facilites (Fasilitas kebersihan)
Manajemen Perkantoran| 12 Assembly rooms (Ruang pertemuan)
Safety factors (Faktor keselamatan) Moving offices (Memindahkan kantor)
Alterations (Perubahan-perubahan)
Maintenance (Pemeliharaan)
2. Communications (Komunikasi)
Mailing (Pengiriman surat)
Messenger Service (Pelayanan Pesuruh) Pneumatic tubes (Pipa hantaran)
Telephones (Telepon)
Wiring layouts (Susunan kabel) Telephone dictation (Pendiktean telepon)
Interoffice telephone system (Sistem telepon antarkantor) Telegraph and cable service (Telegraf dan pelayanan kawat) Bulletin Boards (Papan pengumuman)
Reception service (Pelayanan terima tamu)
3. Office Personnel (Pegawai Kantor)
Selection (Pemilihan)
Orientation (Perkenalan)
Training (Pelatihan)
Testing (Pengujian)
Promotion (Kenaikan pangkat)
Turnover (Pergantian)
Suggestion system (System saran)
Pooling employees (Pengerahan pegawai)
Tardiness (Keterlambatan)
Absenteeism (Persoalan mangkir)
Departure interviews (Wawancara Pemberhentian) Lunchroom facilities (Fasilitas ruang makan siang)
Morale (Semangat kerjasama)
Discipline (Disiplin)
Retirement (Pensiun)
Rating (Penilaian)
Grievances (Pengaduan)
Manajemen Perkantoran| 13 4. Furniture and Equipment (Perabot dan Perlengkapan)
Desks (Meja kerja)
Chairs (Kursi)
Tables (Meja panjang)
Filing Equipment (Perlengkapan arsip) Vaults and safes (Ruang dan peti besi) Functional furniture (perabotan fungsional) Warehousing furniture (perabotan gudang)
Maintenance and repair (pemeliharaan dan perbaikan) Reference equipment (Perlengkapan acuan)
Supply cabinet and shelving (Lemari perbekalan dan penempatan rak) Clothing racks (Rak pakaian)
Library furniter (Perabotan perpustakaan) Evaluation of new equipment (Penilaian perlengkapan baru)
5. Appliances and machines (Peralatan dan Mesin)
Typewriters (Mesin tik)
Adding machines (Mesin tambah) Billing machines (Mesin faktur) Book keeping machines (Mesin pembukuan) Calculating machines (Mesin hitung) Dictating equipment (Perlengkapan dikte)
Mailing equipment (Perlengkapan surat menyurat) Visible appliance (Peralatan terlihat)
Miscellaneous office Equipment (Aneka perlengkapan kantor)
6. Supplies and Stationery (Perbekalan dan Keperluan Tulis) Stationery items (Barang-barang keperluan tulis)
Letterheads (Kertas Surat)
Forms (Formulir)
Janitorial supplies (Perbekalan kebersihan) Reproduction supplies (Perbekalan penggandaan) Evaluating of new supplies (Penilaian perbekalan baru)
Manajemen Perkantoran| 14
7. Methods (Metode)
Data processing (Pengolahan bahan keterangan) Office surveys (Penyelidikan perkantoran) Measurement of clerical output (pengukuran hasil kerja tulis) Scheduling of routines (Penjadwalan prosedur rutin) Charting procedures (Prosedur pembaganan)
Use of films (Pemakaian film)
Statistical analysis (Analisis statistik)
8. Records (Warkat)
Forms coordination (Pengorganisasian formulir) Form design (Perancangan formulir) Correspondence services (Pelayanan surat-menyurat)
Form letters (Pola surat)
Letterwriting reviews (Peninjauan surat-menyurat) Typing pools (Ruang terpusatkan kerja tik) Reporting methods (Metode pelaporan)
Surveys (Penyelidikan)
Disposal of records (Penyingkiran warkat) Microfilming (Pembuatan film kecil) Retention schedules ( Jadwal penyimpanan)
Archival practices and storage (Praktek Kearsipan dan penyimpanan)
9. Executive Controls (Kontrol Pejabat Pimpinan) Organization planning (Perencanaan organisasi)
Centralization of decentralization (Pemusatan atau pemencaran pelayanan) of services
Budgetary planning (Perencanaan anggaran)
Forecasting ( penaksiran)
Instruction manuals (Buku Pedoman petunjuk kerja)
Conferences (Konferensi)
Replacement Training (Latihan pemindahan tugas) Job Analysis (analisis tugas pekerjaan) Salary standardization (pembakuan gaji)
Manajemen Perkantoran| 15 b. Peran Tata Usaha Sebagai Tugas/Kegiatan Penunjang Perkantoran
Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tentu mempunyai segi ketatausahaan. Hal ini telah ditegaskan oleh Littlefield dan Peterson sebagai berikut:
“Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasan ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik, atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian segi-segi pekerjaan kertas itu harus diurus.”
Selanjutnya kantor dimana tatausaha dilaksanakan kini tidak lagi dapat dipandan sebagai tempat kerja tambahan saja dalam sesuatu badan usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam setiap organisasi yang ingin mencapai sesuatu tujuan.
Jadi, pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apapun dan dalam sesuatu organisasi manapun tentu dilaksanakan tatausaha. Dalam garis besarnya tatausaha ini mempunyai 3 peranan pokok yaitu:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari organisasi.
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Tatausaha melayani pelaksanaan suatu pekerjaan operatif dengan menyediakan beberapa keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik. Misalnya tatausaha melayani pekerjaan-pekerjaan dokter yang mengobati pasien-pasien yang dirawat dalam sebuah rumah sakit yang menyiapkan kartu-kartu yang memuat keterangan-keterangan tentang riwayat penyakit, kemajuan dari pengobatan setiap hari atau obat-obat yang telah disuntikkan dari masing- masing penderita itu. Tanpa kartu pasien itu dokter tidak dapat mengingat semua keterangan tersebut dan dengan dimikian tujuan penyembuhan juga menjadi sulit. Contoh lain yaitu pekerjaan pemasaran barang dari suatu perusahaan industri akan dapat dilakukan dengan lebih baik kalau ada berbagai keterangan mengenai situasi pasar, keadaan permintaan dan penawaran atau pengimporan barang yang sejenis.
Selanjutnya tatausaha membantu pihak pimpinan organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yang tepat. Peranan tatausaha untuk menyediakan
Manajemen Perkantoran| 16 keterangan-keterangan bagi tindakan-tindakan kontrol dari pimpinan juga disebut oleh Terry dalam perumusannya mengenai pekerjaan perkantoran.
Tatausaha mempunyai 3 ciri utama yaitu:
1. Bersifat pelayanan.
2. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi.
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.
Ciri yang pertama berarti bahwa tatausaha merupakan pekerjaan pelayanan. Telah dijelaskan bahwa tatausaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi. Terry menyebut tatausaha sebagai service work (pekerjaan pelayanan) yang mempunyai fungsi memudahkan atau meringankan (facilitating function), yang dilakukan untuk menolong pekerjaan-pekerjaan lain agar dapat berjalan secara lebih efektif, sedang Harry Wylie dan Robert Brecht menyebut kantor tatausaha sebagai service unit (satuan organisasi pelayanan) yang tujuannya adalah memberikan pelayanan kepada berbagai bagian dalam perusahaan.
Konsekuensi dari sifat pelayanan itu ialah bahwa tatausaha dan kantornya tidak bisa berdiri sendiri. Tatausaha harus selalu dikaitkan dengan pekerjaan operatif atau fungsi substansi lainnya. Sedang kantor tatausaha tentu senantiasa merupakan bagian dari suatu organisasi yang berusaha mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam perusahaan, tatausaha tidak langsung mendatangkan laba sebagaimana yang dilakukan oleh pekerjaan operatif seperti penjualan atau prosuksi. Tatausaha hanya memberikan berbagai pelayanan dan bantuan agar sasatuan-satuan operatif itu benar-benar menghasilkan keuntungan atau tujuan badan usaha betul-betul tercapai. Jadi, walaupun tatausaha mewujudkan banyak dan bermacam-macam pekerjaan dalam kantor, tetapi ada kesatuan dan kesamaan pada semua kegiatan tersebut yaitu sifat pelayanannya sebagai salah satu ciri yang utama.
Manajemen Perkantoran| 17 BAB IV
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PERKANTORAN
A. Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran
Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode, dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntukkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut.
Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secra teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membentuk keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya, di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.
Berikut ini beberapa Fungsi Manajemen Perkantoran menurut para ahli:
No Penulis Judul Buku Fungsi
1 George R. Terry Principles of Management 1. Planning 2. Organizing 3. Actuating 4. Controlling 2 Henry Fayol General and Industrial
Management
1. Planning 2. Organizing 3. Commanding 4. Coordinating 5. Controlling 3 Harlod Koontz dan
Cyril O’Donnel
Principles of Management 1. Planning 2. Organizing 3. Staffing 4. Controlling 4 Stephen P. Robbins The Administrative Process 1. Planning
2. Organizing 3. Leading 5 The Liang Gie Ilmu Administrasi 1. Perencanaan
2. Pembuatan Keputusan 3. Pembimbingan 4. Pengkoordinasi 5. Pengendalian 6. Penyempurnaan Sumber : Priansa dan Garnida, Manajemen Perkantoran, 2013
Manajemen Perkantoran| 18 B. Fungsi Manajemen Menurut George R. Terry
1. Perencanaan (Planning)
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi/kantor adalah menyusun perencanaan.
Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan- kegiatan yang akan dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud, perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.
Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata hubungan yang efisien.
Penentuan tujuan atau sasaran penting bagi setiap organisasi/kantor karena:
a. Tujuan atau sasaran bersifat memberikan arah;
b. Dengan adanya tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan akan membantu orang- orang dalam organisasi untuk memotivasi diri;
c. Tujuan atau sasaran akan memfokuskan usaha pelaksanaan organisasi;
d. Sebagaimana disadari bahwa keberadaan sumber daya untuk tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan
e. Tujuan atau sasaran menjadi pedoman bagi penyusunan rencana strategis maupun rencana operasional organisasi serta pemilihan alternatif keputusannya;
f. Tujuan atau sasaran membantu mengevaluasi kemajuan yang akan dicapai menjadi pedoman bagi penyusunan. Ini berarti bahwa tujuan atau sasaran yang ingin dicapai itu bisa dipakai sebagai standardisasi.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran.
Langkah pertama yang sangat penting dalam pengorganisasian, yang umumnya dilakukan sesudah perencanaan adalah proses mendesain organisasi, yaitu penentuan struktur organisasi dan unit-unit kerja, serta bagaimana mengkoordinasikan aktivitas organisasi tersebut.
Manajemen Perkantoran| 19 3. Penggerakan (Actuating)
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan mo- tif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi.
Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk/sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakan. Dalam rangka penggerakan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:
a) Mendorong atau memberi semangat kerja.
b) Memberi pengarahan dan bimbingan kepada seluruh pegawai.
c) Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas organisasi.
4. Pengawasan (Controlling)
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:
a) Kualitas pekerjaan kantor b) Waktu pekerjaan kantor
c) Metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor d) Biaya perkantoran
e) Alat peralatan dan perabotan kantor f) Pelayanan kantor
g) Dokumentasi.
C. Fungsi Manajemen Menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnel
Fungsi manajemen perkantoran menurut Koontz dan O‟Donnel yang meliputi:
perencanaan, pengkoordinasian, penempatan pegawai, dan pengawasan.
1. Perencanaan (Planning)
Dalam melakukan perencanaan seorang pimpinan menggunakan segala bentuk informasi yang sesuai dengan tepat. Perencanaan adalah suatu proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan yang akan dilaksankan pada masa yang akan datang. Dalam manajemen perkantoran, perencanaan merupakan aspek penting strategis, karena menyangkut pencapaian tujuan organisasi. Quible (Sukoco:
2007) memberikan panduan mengenai tanggung jawab yang sesuai dengan fungsi perencanaan:
Manajemen Perkantoran| 20 a. Mengembangkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi serta layanan
kantor, termasuk layout, lingkungan, telekomunikasi, arsip, dan lain-lain.
b. Selalu mengikuti perkembangan terbaru dalam bidang perkantoran dengan melakukan perubahan-perubahan yang diperlukan untuk menciptakan layanan dan fungsi kantor yang efektif dan efisien.
c. Menganalisis kebutuhan guna mendesain serta mengimplementasikan secara total fungsi dan layanan kantor yang baru.
d. Mengembangkan kebijakan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran perusahaan.
e. Menjelaskan apa yang dimaksud kantor yang efektif dengan mengimpelentasikan perubahan yang dianggap perlu pada sistem kantor.
f. Merencananakan anggaran bagi pelaksanaan layanan kantor.
g. Menjelaskan kebutuhan akan personel yang tepat.
h. Menjelaskan kebutuhan akan ruang dan peralatan yang diperlukan.
i. Mendesain sistem dan prosedur administrasi baru.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Tujuan Pengorganisasian adalah untuk mengelompokkan kegiatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya yang dimiliki agar pelaksanaan dari suatu rencana dapat dicapai secara efektif dan efisien. Pengorganisasian dimaksudkan untuk tidak terjadi tumpang tindih dalam pekerjaan kantor atau saling mengandalkan sehingga pekerjaan tidak dilakukan.
Tanggung jawab yang menyertai fungsi pengordinasian adalah:
a. Mendeskripsikan fungsi dan tugas masing-masing pegawai atau karyawan.
b. Mendeskripsikan cara yang paling efektif bagi pegawai atau karyawan dalam mengerjakan tugas-tugasnya.
c. Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien
d. Menetapkan sistem operasi prosedur masing-masing bagian/departemen, serta saling berkoordinasi antar bagian-bagian/departemen sehingga tidak ada pekerjaan yang saling tumpang tindih.
e. Mengembangkan metode dan teknik yang paling efektif agar segala perubahan dapat segera diatasi.
f. Mendesain prosedur kerja yang efektif dalam penggunaan peralatan atau mesin- mesin kantor dan sarana prasarana kantor.
Manajemen Perkantoran| 21 3. Penempatan Pegawai (Staffing)
Dalam penempatan pegawai prinsip the right man on the right place adalah hal mutlak. Kebutuhan pegawai ini didasarkan kepada job analysis, kemudian job spesification untuk memilih siapa yang berhak untuk menempati suatu jabatan.
Tanggung jawab yang menyertai fungsi penempatan pegawai adalah:
a. Menjamin efisiensi dan efektivitas perekrutan pegawai/karyawan baru melalui penempatan yang tepat pada posisi yang tepat.
b. Melakukan proses seleksi yang tepat, sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan.
c. Mendeskripsikan pekerjaan yang akan dilakukan secara jelas dan realistis.
d. Mendeskripsikan tujuan pekerjaan (target) yang realistis.
e. Menyediakan program pelatihan dan training yang tepat.
f. Menyediakan peluang karier dan pengalaman yang jelas.
g. Melakukan sistem penilaian kinerja pegawai yang efektif dan obyektif.
4. Pengawasan (Controlling)
Pengawasan pekerjaan kantor dimaksudkan untuk dapat mengawasi agar seluruh pekerjaan kantor dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pengawasan ini tidak hanya dilakukan pada produk/hasil kerja, melainkan pula pada proses kerja.
Tanggung jawab pengawasan ini meliputi:
a. Menggunakan teknik yang efektif dalam mengawasi pegawai/karyawan.
b. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengontrol kuantitas dan kualitas yang dilakukan pegawai/karyawan.
c. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam menjalankan kerja.
d. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mendeskripsikan pekerjaan yang tidak terselesaikan.
e. Mengelola unit anggaran dengan tepat dan efisien.
f. Menjamin terlaksananya metode dan prosedur pengawasan secara efektif dan efisien.
g. Memotivasi pegawai tentang perlunya kesadaran akan biaya yang ditimbulkan.
h. Mengembangkan penilian kinerja yang efektif dan efisien dalam menjelaskan hasil pekerjaan aktual dengan harapan yang direncanakan.
i. Mengembangkan strategi yang efektif dalam melakukan tindakan koreksi yang diperlukan.
j. Menggunakan sistem penghargaan yang objektif.
Manajemen Perkantoran| 22 D. Fungsi-Fungsi Pendukung Kantor (Office Support Functions)
Menurut Quible (Sukoco, 2007) ada 5 jenis office support functions:
1. Fungsi Rutin
Yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pencatatan, pengarsipan dan penggandaan. Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.
2. Fungsi Teknis
Yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti familieritas dengan beberapa software. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen TI (teknologi informasi) suatu organisasi.
3. Fungsi Analisis
Yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang bertanggung jawab men-support keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.
4. Fungsi Interpersonal
Yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi Manajerial
Yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuruan, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran, staffing, dan mengevaluasi karyawan.
Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi suatu organisasi.
E. Sasaran kegiatan Manajemen Perkantoran
Menurut Charles Libbey, beberapa sasaran manajemen perkantoran adalah:
1. Ruang perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruang; pemanasan dan peredaran udara; pendingin udara; pantulan suara; lukisan; fasilitas kebersihan; ruang pertemuan; faktor keselamatan; pemindahan kantor; perubahan-perubahan;
pemeliharaan.
Manajemen Perkantoran| 23 2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi pengiriman surat; pelayanan pesuruh; telepon; susunan kabel;
sistem telepon antar kantor; papan pengumuman; pelayanan terima tamu.
3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian perkantoran meliputi pemilihan; perkenalan; latihan; pengujian;
kenaikan pangkat; pergantian; sistem saran; keterlambatan; wawancara pemberhentian; fasilitas ruang; semangat kejasama dan disiplin.
4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan meliputi meja kerja; kursi; meja panjang; perlengkapan arsip; ruang dan peti besi; perabotan fungsional; perabotan gudang; pemeliharaan dan perbaikan; lemari perbekalan dan penempatan rak dan perabotan perpustakaan.
5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan mesin meliputi mesin tik; mesin hitung; perlengkapan kirim surat;
perlengkapan kebersihan; pemeliharaan dan perbaikan; penilaian peralatan dan mesin baru.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang keperluan tulis; kertas surat;
formulir; perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; penilaian perbekalan baru.
7. Metode (Methods)
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; penyelidikan perkantoran;
pengukuran hasil kerja tulis; penjadwalan prosedur rutin.
8. Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; perancangan formulir; pelayanan surat- menyurat; pola surat; peninjauan surat menyurat; pusat pengetikan (typing tools);
metode pelaporan; jadwal penyimpanan; praktik kearsipan dan penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi perencanaan organisasi pemusatan atau pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; perkiraan (forecasting); pedoman petunjuk kerja; latihan pemindahan tugas; dan analisis tugas pekerjaan.
Manajemen Perkantoran| 24 BAB V
PERAN MANAJEMEN PERKANTORAN DALAM MENYELENGGARAKAN PELAYANAN
A. Peran Manajemen Perkantoran dalam menyelenggarakan fungsi pelayanan
”Office work includes verbal transmission of information and the producing of written records and report providing the means by which many items may be summarized quickly to supply a factual basis for managerial control.”
(Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan)
William Leffingwell dan Edwin Robinson menerangkan bahwa: ”Office work is concerned primarily with the record of the enterprise-making records, using records, and preserving them for future reference. These records may be the history of transactions of the enterprise, represented by the accounts, by correspondence, by contracts, by orders, by inventories, by plans and schedules, by reports, and by written and printed memorandums of all kinds.”
(Pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat- surat pesanan, laporan-laporan, dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak).
Menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan berikut:
1. Receiving, dispatching, and shipping orders (menerima pesanan-pesanan, mengantarkan, dan mengirimkannya dengan kapal).
2. Billing (membuat rekening).
3. Correspondence, dictation, typing (surat-menyurat, mendikte, mengetik) 4. Filing (Pengarspian)
5. Passing credit and collecting outstanding accounts (Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitingan yang belum diselesaikan).
6. Handling, distributing, and dispatching mail (Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos)
Manajemen Perkantoran| 25 7. Duplicating and addressing work (Pekerjaan memperbanyak warkat dan
membubuhkan alamat)
8. Miscellaneous, such as telephone, receiving visitors, messenger (macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh).
9. Special tasks. Objectives; simplication of system; elimination of unnecessary work (Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu).
10. Making records: noting down desired data (membuat warkat-warkat: mencatat data yang diinginkan).
G.R Terry melakukan penyelidikan pada perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya waktu bekerja di kantor yang dipakai untuk pelaksanaan masing-masing kegiatan. Hasil penyelidikannya menunjukkan bahwa waktu kerja itu dipergunakan untuk 7 macam kegiatan yang pokok dengan persentase sebagai berikut :
Typing (mengetik) = 24,6%
Calculating (menghitung) = 19,5%
Checking (memeriksa) = 12,3%
Filling (menyimpan warkat) = 10,2%
Telephoning (menelepon) = 8,8%
Duplicating (menggandakan) = 6,4%
Mailing (mengirim surat) = 5,5%
Other (lain-lain) = 12.5%
Peranan pekerjaan kantor dapat dikategorikan dalam dua fungsi yaitu:
1) Bantuan bagi pimpinan (staff function)
Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.
2) Pelayanan bagi masyarakat (public service)
Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan publik).
Manajemen Perkantoran| 26 Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan catatan- catatan. Secara terinci fungsi kantor itu adalah sebagai berikut :
Untuk menerima keterangan.
Misalnya : surat-surat, harga-harga, dan sebagainya
Untuk mencatat keterangan.
Misalnya: catatan –catatan tentang pegawai, harga, dan sebagainya.
Untuk menyusun keterangan.
Misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya
Untuk memberikan keterangan
Misalnya: Daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan sebagainya
Untuk menjamin aktiva.
Misalnya: pemeliharaan uang kontan, pengadaan persediaan, dan sebagainya.
B. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor mempunyai beberapa ciri, diantaranya adalah : a. Bersifat pelayanan
Pekerjaan kantor merupakan pekerjaan melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work).
Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.
Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai suatu organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhail melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.
b. Merembes segenap bagian organisasi
Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua perkerjaan operatif.
c. Dilakukan semua pihak
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut.
Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok
Manajemen Perkantoran| 27 pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.
Pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulia dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
Manajemen Perkantoran| 28 BAB VI
PEKERJAAN DAN PELAYANAN MANAJEMEN PERKANTORAN
A. Komunikasi Kantor dan Korespondensi 1. Komunikasi
Menurut Soesanto Komunikasi yang berlangsung di lingkungan kantor dapat berupa komunikasi internal maupun komunikasi eksternal. Komunikasi internal adalah semua pesan yang dikirim dan diterima di dalam suatu organisasi baik yang formal maupun yang informal (Priansa dan Garnida, 2013:87). Tiga dimensi dari komunikasi internal adalah:
1. Komunikasi vertikal 2. Komunikasi Horizontal 3. Komunikasi Diagonal
Komunikasi kantor merupakan proses penyampaian informasi, instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas tertentu, baik dari atasan kepada bawahan (pimpinan kepada pegawai) atau sebaliknya, maupun antar pegawai di lingkungan internal dan eksternal perusahaan.
Komunikasi kantor yang efektif sangat penting bagi organisasi. Oleh karena itu Priansa (2013) menyebutkan bahwa komunikasi harus memiliki prinsip dasar REACH (Respect, Empathy, Audible, Clarity, dan Humble)
1. Menghargai (Respect) 2. Empati (Empathy) 3. Memahami (Audible) 4. Jelas (Clarity)
5. Rendah Hati (Humble)
Selain hal tersebut di atas, menurut Cultip dan Center (Priansa dan Garnida, 2013) terdapat tujuh faktor yang menyebabkan komunikasi efektif (The Seven c’s communication), yaitu terdiri:
a. Kepercayaan (Credibiltiy)
Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai.
Kalau tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak akan berhasil.
b. Perhubungan Pertalian (Context)
Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan pada waktu komunikasi berlangsung. Kepuasan (Content)
c. Kepuasan (Content)
Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan, antara kedua belah pihak.
Kepuasan ini akan tercapai apabila berita dapat dimengerti oleh komunikan dan
Manajemen Perkantoran| 29 sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepda pihak komunikator.
d. Kejelasan (Clarity)
Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi kejelasan isi berita, kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam pengoperan lambang-lambang.
e. Kesinambungan dan Konsistensi (Capability and Consistency)
Komunikasi harus dilakukan terus-menerus dan informasi yang disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu.
f. Kemampuan Pihak Penerima Berita (Capability of Audience)
Pengiriman berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak penerima berita. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang kemungkinan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita.
g. Saluran Pengiriman Berita (Channels of distribution)
Agar komunikasi berhasil, hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi yang sudah biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum. Saluran komunikasi yang sering dipergunakan bisa melalui radio, televise, telepon dan internet.
2. Korespondensi
Komunikasi tidak selalu dapat dilakukan secara lisan. Dalam hal ini, jika tidak dapat dilakukan secara lisan, komunikasi itu tentu dilakukan secara tertulis. Salah satu sarana komunikasi tertulis yang umum dikenal adalah surat. Dengan demikian, surat pada dasarnya dapat dipandang sebagai salah satu jenis alat atau sarana komunikasi.
Sebagai sarana komunikasi tertulis, surat paling tidak melibatkan dua pihak, yaitu pihak pertama sebagai pengirim surat dan pihak kedua sebagai penerima surat. Pihak pertama atau pengirim surat dapat berupa perorangan atau instansi dan demikian pula halnya dengan pihak kedua atau penerima surat. Oleh karena itu, segala sesuatu yang tertulis di dalam surat tersebut dapat dinilai sebagai cermin pribadi, organisasi, ataupun instansi pengirimnya.
Korespondensi (correspondence) berarti surat-menyurat atau komunikasi dengan surat. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) korespondensi berarti hal surat- menyurat. Ini berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan komunikasi dengan menggunakan media surat. Orang yang berkomunikasi dengan surat disebut koresponden.
Manajemen Perkantoran| 30 Arti dan Fungsi Surat
Bila ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan eksposisi (paparan).
Didalam paparan, penulisan mengutarakan maksudnya, menjelaskan sesuatu yang dipikirkannya dan dirasakannya.
Bila ditinjau dari bentuk tuturannya, surat adalah percakapan yang tertulis. Jadi, sejenis dengan bentuk percakapan (dialog) seperti yang biasa dipakai di dalam kehidupan sehari-hari.
Bila ditinjau dari segi fungsinya, surat merupakan suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat dapat dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang paling efisien, efektif, ekonomis dan praktis. Apa yang dikomunikasikan kepada orang lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Tidak demikian halnya dengan penyampaian secara lisan, sering terjadi perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah atau dikurangi walaupun mungkin tidak disadari, (Sugono, 1997)
Peranan surat sangat jelas, terutama dalam surat resmi, surat perjanjian, surat sewa menyewa rumah, surat jual beli, surat wasiat dan surat-surat resmi lainnya. Surat- surat tersebut, selain resmi sifatnya juga mempunyai kekuatan hukum yang dapat digunakan digunakan sebagai alat bukti tertulis, atau bukti nyata yang sah, “hitam di atas putih”.
Surat itu dapat juga mencerminkan corak keadaan mentalis, jiwa, dan nilai penulis surat tersebut. Oleh karena itu, dalam menyusun surat hendaklah selalu berhati-hati dan berfikir secara cermat agar tidak menimbulkan kesan yang tidak menyenangkan. Dalam hal ini surat berfungsi sebagai duta organisasi.
Surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara melaksanakan peraturan-peraturan, misalnya surat keputusan atau instruksi, dapat dipakai sebagai pedoman kerja oleh lembaga atau pejabat yang bersangkutan.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa surat-surat resmi berfungsi sebagai:
1) Alat komunikasi 2) Alat bukti tertulis 3) Alat historis
4) Duta organisasi, dan
5) Pedoman kerja. (Tarigan, 1986)
Surat yang dikirimkan oleh pihak pertama kepada pihak kedua ada kalanya perlu dibalas. Kegiatan berkomunikasi balas membalas yang dilakukan oleh pihak pertama kepada pihak kedua dengan alat surat disebut surat menyurat atau korespondensi.
Manajemen Perkantoran| 31 Hubungan surat menyurat itu mungkin terjadi antara orang-orang/pejabat-pejabat dalam satu kantor/organisasi perusahaan (korespondensi intern), mungkin juga terjadi antaraorang-orang/pejabat suatu kantor dengan pihak luar (korespondensi ekstern), (Tarigan, 1990)
Permasalahan Korespondensi
Permasalahan teknis dalam korespondensi ada tujuh hal, yaitu:
a. Susunan redaksi surat tidak menentu b. Penggunaan bentuk surat tidak menentu c. Penulisan alamat kurang tepat
d. Kalimat yang digunakan bertele-tele
e. Kalimat yang digunakan tidak sesuai dengan ketatabahasaan f. Penulisan kata atau istilah tidak tepat
g. Penulisan tidak sesuai kaidah-kaidah Ejaan yang Disempurnakan (EYD), terutama dalam hal pemakaian huruf capital, pemakaian tanda baca, dan pemenggalan kata atau suku kata.
Syarat-syarat Surat yang Baik
Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut:
Pertama, surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat benar yaitu:
1) Penyusunan letak bagian-bagian surat yang tepat sesuai dengan aturan yang telash ditentukan (lihat format surat)
2) Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi.
3) Pemakaian kertas yang sesuai dengan ukuran, jenis dan warna yang telah ditentukan (oleh kantor atau perusahaan).
Kedua, isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal itu menguntungkan kedua belah pihak, yaitu:
1) Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu.
2) Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya.
Ketiga, bahasa yang digunakan adalah bahasa yang benar (ejaan dan kaidahnya), bahasa baku, dan bahasa yang efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaiaan kata-kata asing yang sudah ada padanya dalam bahasa Indonesia. Juga, harus dihindari gaya yang keasing – asingan atau yang kedaerah – daerahan. (Muhammad, 2006)
