Manajemen Perkantoran| 146 BAB XII
SISTEM DAN PROSEDUR
A. Pengertian Sistem dan Prosedur
Manajemen Perkantoran| 147
Processing
Kegiatan untuk mencapai tujuan dalam perusahaan meemrlukan perubahan input menjadi output.
Output
Hasil kerja yang mungkin berupa informasi atau dokumen.
Feedback
Tanggapan sebagai bentuk evaluasi dari berbagai pihak atau pihak yang ikut terlibat langsung terhadap kegiatan perkantoran.
Controlling
Tindakan konstruktif yang sangat berpengaruh terhadap perbaikan sebagai tindak lanjut tanggapan yang disampaikan kepada pimpinan atau manajer kantor.
Karakteristik Sistem
Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen system atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya system tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.
Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara.
Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
Manajemen Perkantoran| 148
Penghubung (Interface)Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
Masukan (Input) Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
Keluaran (Output) Sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk system komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
Pengolah (Process) Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari system sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau
sistem-Manajemen Perkantoran| 149 sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan
Fungsi dan Peranan Sistem dalam Perkantoran
a. Penyerahan informasi terbaik untuk orang yang tepat pada waktu yang tepat, pada biaya minimal (sedikit), dan keputusan dalam jumlah yang tepat sehingga dapat memperbaiki proses pengambilan keputusan.
b. Menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau duplikasi perkerjaan.
c. Memastikan keamanan, kurangi pekerjaan yang melelahkan.
d. Pengotomatisasi yang berulang-ulang, di saat melakukan tugas rutin menggunkan peralatan otomatis akan melakukan pekerjaan lebih cepat, lebih akurat, lebih ekonomis, dan lebih handal.
e. Membangun cara yang efisien
f. Memperbaiki tanggung jawab untuk kinerja yang memuaskan.
g. Memberikan pelatihan yang memadai bagi karyawan dan pengawasan untuk menjamin kinerja yang lebih baik.
h. Memperoleh penerimaan dan dukungan dari semua pengguna sistem.
Teknik Pembuatan Sistem
a. Identifikasi masalah dan kebutuhan. Seperti banyak program komputer lainnya, pada dasarnya sistem pakar pun sama yaitu suatu solusi yang menjawab masalah.
Agar pembuatan sistem pakar dapat dibenarkan, maka harus ada satu masalah yang harus dipecahkan atau harus dicocokan. Untuk ini maka langkah pertama yang harus dilakukan mengkaji situasi dan memutuskan dengan pasti tentang masalah yang akan dikomputerisasi dan apakah dengan sistem pakar bisa lebih membantu atau tidak.
Dalam usaha untuk memperoleh suatu hasil yang memuaskan, sering dihadapkan kepada problema, yaitu problema waktu, produktivitas dan problema orang. Problem yang diidentifikasi harus benar-benar cocok untuk solusi sistem pakar. Didalam identifikasi dibahas tentang prosedur-prosedur seperti memahami keadaan gangguan, pengandaian blok-blok yang rusak serta membagi sebuah blok yang rusak dan menemukan bagian-bagian yang rusak serta pencarian gangguan kerusakan/kesalahan utama dan pakar yang terlibat.
b. Menentukan kesesuaian masalah. Jika masalahnya sudah diidentifikasi dengan jelas, kemudian dilakukan pengkajian lebih mendalam untuk mengetahui apakah tepat
Manajemen Perkantoran| 150 menggunakan sistem pakar atau tidak. Hal penting yang harus diingat adalah hanya masalah tertentu yang bisa dipecahkan secara baik dengan menggunakan sistem pakar. Misalnya diagnosis kerusakan TV, diagnosis penyakit batuk, diagnosis penyakit mata dan lain-lain.
c. Mempertimbangkan alternatif. Apabila sudah bisa mendapatkan masalah yang dianggap cocok untuk diterapkan dalam sistem pakar, perlu adanya pengkajian terlebih dahulu tentang alternatif-alternatif lain yang lebih mudah, cepat dan sesuai dengan masalah yang ingin diselesaikan.
d. Menghitung pengembalian investasi. Langkah berikutnya adalah menentukan apakah sistem pakar lebih menguntungkan atau tidak. Perhitungan kembali tidaknya investasi dengan jalan menganalisis biaya dan kemungkinan keuntungan. Hal ini akan membantu dalam investasi pembuatan sistem pakar dan menentukan apakah biaya yang dikeluarkan itu akan sesuai dengan hasil yang akan dicapai.
e. Menyeleksi alat pembuatan. Alat pengembangan sistem pakar adalah paket software dan hardware yang memungkinkan dan cocok untuk memasukkan pengetahuan pakar ke dalam komputer. Yakni melalui suatu proses analisis dan desain yang kemudian dilanjutkan dengan pembuatan suatu prototipe. Hampir semua alat pengembang sistem pakar menggunakan pangkalan kaidah, beberapa diantaranya menggunakan jaringan semantik atau matrik, tetapi bisa juga lebih mahal dan hanya bisa dioperasikan dalam komputer besar.
Dalam pembuatan sistem pakar sangat disarankan untuk menggunakan software khusus untuk sistem pakar (Prolog atau Visual Prolog, Lisp, Corvid). Hal ini karena software-software tersebut mempunyai kekuatan untuk mengambil kesimpulan (jawaban) dari data-data yang ada. Seperti contoh dalam bahasa prolog tidak memerlukan prosedur (algoritma), maka sangat ideal untuk memecahkan masalah yang tidak terstruktur dan yang prosedurnya tidak diketahui. Khususnya untuk memecahkan masalah non numerik.
Selain itu pula tidak memerlukan spesifikasi dan kapasitas data yang sangat tinggi. Sebagai contoh: Sistem Pakar yang pernah dibuat oleh penulis yaitu Sistem pakar untuk diagnosis kerusakan TV, dengan jumlah 52 rule ternyata hanya membutuhkan kapasitas sebesar 14 KB untuk file data dan 3 KB untuk file mesin inferensi serta 77 KB untuk file aplikasinya. Sehingga dari kenyataan ini menunjukkan betapa sangat kecilnya kapasitas yang dibutuhkannya dan cukup dimuat dalam disket ukuran kecil. Jadi lebih praktis dan ekonomis serta dapat dengan mudah untuk diedarkan dan bermanfaat.
Manajemen Perkantoran| 151 f. Melaksanakan rekayasa pengetahuan. Pengembangan sistem pakar dimulai dengan
merekayasa pengetahuan, yaitu bagaimana caranya memperoleh pengetahuan.
Seperti kita ketahui, pengetahuan dapat diperoleh dengan berbagai cara, yaitu melalui buku-buku, artikel-artikel ilmiah atau acuan lainnya yang bisa diperoleh dengan mudah dan cepat.
Pengetahuan aktual dapat diperoleh dari individu atau seseorang yang memang ahli di bidangnya. Walaupun bisa memperoleh pengetahuan dari buku-buku, tapi toh masih tetap membutuhkan satu atau dua orang ahli yang khusus menekuni pekerjaan tersebut. Adapun cara atau teknik-teknik untuk memperoleh pengetahuan dari pakar misalnya observasi, diskusi masalah, diskripsi masalah, analsisi masalah dan tata cara perbaikan.
Format atau bentuk pengetahuan akan menuntun dan mengarahkan dalam memilih skema penampilan pengetahuan yang diperlukan. Jika itu merupakan pengetahuan yang luar biasa, maka dapat digunakan untuk merepresentasikan pengetahuan dalam bentuk kaidah produksi. Untuk itu selama tahap rekayasa pengetahuan, hendaknya harus berusaha menyempurnakan banyak kaidah yang paling sesuai. Dengan demikian akan mempunyai banyak pilihan alat pengembangan yang paling tepat.
g. Merancang sistem. Dengan menggunakan pengetahuan yang sudah didapatkan beserta alatnya yaitu software dan hardware, maka sekarang dapat dilakukan tahap merancang sistem pakar. Pertama yaitu memilih alat representasi pengetahauan (misalnya matriks), kemudian mengembangkan matriks tersebut dengan membuat diagram pohon klasifikasi yang nantinya akan membantu dalam mengorganisasi dan memahami pengetahuan itu.
h. Dengan menggunakan bantuan ini mulailah mengkonversi pengetahuan dalam bentuk kaidah produksi. Sebaiknya mengikuti prosedur tertentu dengan yang disarankan oleh software yang dipilih. Bila sudah selesai barulah mulai menerjemahkan kaidah ke dalam basis data dan menguji bagian yang sudah dibuat.
Hal ini dimaksudkan untuk menguji konsep sebelum melanjutkan pembuatan seluruh program. Sebagai langkah terakhir adalah membuat antarmuka pemakai (user interface).
Manajemen Perkantoran| 152 Tahapan dalam Pengembangan Sistem
Berikut ini adalah tahapan pengembangan sistem yang Diajukan oleh Quible (2001):
1. Batasi secara jelas proses yang perlu dipelajari
Langkah ini akan memberikan gambaran yang jelas dan hasil yang diharapkan serta analisis yang diperlukan guna mempertajam analisis yang dilakukan;
2. Beri rencana tentang isi dan proses yang berjalan
Sebelum sistem dimodifikasi, proses yang ada harus digambarkan atau dibuat perencanaan. Proses tersebut dapat digambarkan secara naratif dengan menggunakan form/chart. Rencanakan setiap proses yang berjalan dari masing-masing langkah. Lengkapi dengan langkah-langkah yang dapat meyakinkan, yaitu dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan berikut: siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana;
3. Analisis proses yang sedang berjalan
Langkah berikutnya adalah analisis proses. Adanya pertanyaan dapat membantu mengidentifikasi proses dengan sederhana, aktivitas kantor apa yang perlu dieliminasi atau dapat dikombinasi dengan yang lain. Ketika proses pekerjaan dilakukan, penyederhanaan menjadi fokus utama, dan terkadang ketika satu langkah dieliminasi, langkah yang lain juga ikut tereliminasi;
4. Rencanakan proses yang dikembangkan
Pada saat proses yang berjalan telah dianalisis, maka proses yang dikembangkan telah direncanakan dengan jelas. Pada beberapa kasus dapat dicoba dengan menggunakan uji coba dan segera melakukan pembenahan sebelum sistem seluruhnya diimplementasikan;
5. Buat proses baru
Setelah keputusan dibuat untuk diimplementasikan pada proses yang baru, maka permbuatan proses baru dapat dimulai. Beberapa karyawan perlu diyakinkan bahwa proses yang baru sebenarnya merupakan pengembangan dari proses yang lama.
Alat-alat Sistem
Beberapa alat disediakan guna memodifikasi sistem atau mengembangkan suatu sistem baru. Pemilihan alat yang tepat untuk tujuan yang ingin dicapai sangat diperlukan. Secara umum ada 4 alat sistem yang digunakan, yaitu:
1. Bagan Beban Kerja (Workload Chart)
Tujuan penggunaan alat ini adalah untuk menyederhanakan proses kerja. Bagan ini dapat dianalisis dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut:
Manajemen Perkantoran| 153 a. Apakah tugas yang diberikan kepada pegawai menggambarkan kondisi pekerjaan
yang sesungguhnya?
b. Apakah kemampuan dan keahlian pegawai telah digunakan seluruhnya?
c. Apakah tugas utama sebuah unit kerja digunakan secara tepat sesuai dengan waktu kerja yang dialokasikan?
d. Apakah pekerjaan telah didistribusikan secara tepat kepada para pegawai?
e. Apakah proses kerja sudah tepat dan efisien?
Pertanyaan tersebut akan membantu pengidentifikasian area yang dapat dikoreksi untuk memperbaiki sistem. Hal ini sesuai dengan konsep dasar pendekatan sistem dengan mengeliminir prosedur atau aktivitas yang kurang tepat atau menggunakan metode baru dengan memodifikasi sistem kerja yang lama.
Contoh Bagan Beban Kerja (Workload Chart)
Manajemen Perkantoran| 154 Contoh Bagan Beban Kerja (Workload Chart)
Berdasarkan Pegawai/Karyawan
2. Bagan Aliran Kerja (Work-flow Chart)
Bagan aliran kerja (work-flow chart) sering digunakan untuk menganalisis dan menyederhanakan pekerjaan, yaitu alat yang membantu terutama untuk mengidentifikasi tiap langkah dalam proses kerja yang spesifik.
Contoh Bagan Aliran Kerja (Work-flow Chart)
Manajemen Perkantoran| 155 Contoh Bagan Aliran Kerja (Work-flow Chart)
3. Bagan Layout Kerja (Work-layout Chart)
Bagan layout kerja (Work-layout Chart) sering digunakan bersamaan dengan workload chart yang digunakan untuk menggambarkan aliran kerja yang dilakukan di kantor.
Bagan ini secara mudah mengidentifikasi dengan jelas pekerjaan yang cenderung berulang-ulang (backtracking), yaitu pekerjaan yang seharusnya dapat diselesaikan pada satu bagian namun harus melewati bagian atau departemen lain yang seharusnya tidak diperlukan (criss-crossing), sehingga inefisiensi yang ditimbulkan oleh aliran kerja dapat diminimalisir.
Contoh Bagan Layout Kerja (Work-layout Chart) yang Kurang Optimal
Manajemen Perkantoran| 156 Contoh Bagan Layout Kerja (Work-layout Chart)
yang Optimal
4. Bagan Proses Kerja (Work-process Chart)
Bagan ini menggambarkan sebuah proses kerja yang harus dilakukan berkaitan dengan penyelesaian sebuah pekerjaan. Berikut ini contoh bagan proses kerja (work-process chart), berkaitan dengan dokumen-dokumen pembelian, yang melibatkan beberapa aktivitas kerja kantor dari satu departemen ke departemen yang lain .
Manajemen Perkantoran| 157 Bagan-bagan tersebut membutuhkan simbol yang terstandarisasi dalam perancangan sebuah sistem, sehingga manajer maupun konsultan perkantorn harus menggunakan simbol-simbol yang apabila pendekatan sistem digunakan.
Gambar Simbol Flowchart pada Sistem
Manajemen Perkantoran| 158 5. Diagram Balok EDP (Electronic Data Processing)
Sebagian besar sistem yang dirancang oleh organisasi saat ini, baik itu sistem informasi manajemen, sistem informasi akuntansi maupun sistem perkantoran dikembangkan dapat diintegrasikan dengan komputer. Pengembangan sistem yang baik akan mendukung keteraturan pemrosesan data dan informasi yang dillakukan sebuah organisasi. Penggambaran sebuah sistem yang akan diintegrasikan dengan komputer umumnya menggunakan sebuah diagram balok EDP, yang disiapkan secara berkala untuk memudahkan programmer dalam memecahkan masalah yang terdapat dalam sistem organisasi secara efisien dan teratur.
Contoh Diagram Aktivitas Belajar-Mengajar di Kelas
Manajemen Perkantoran| 159 Pengertian Prosedur
Pengertian Prosedur menurut beberapa ahli, yaitu :
Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr.
Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya
George R. Terry
Di dalam bukunya yang berjudul Office management and Control (1975;28) “ likewise a procedure can be considered as a series of selected clerical steps, ussualy performed by more than one person. Which constitute an estabilished and accepted way of carrying on an major of office activity.” Yang kurang lebih apabila diterjemahkan menjadi “prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih, biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor.”
Fungsi dan Peranan Prosedur dalam Perkantoran 1. Planning atau controling
Mempermudah dalam mencapai tujuan.
Merencanakan secara seksama mengenai besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai
Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.
Mempermudah pengawasan yang berkaitan denga hal-hal yang seharusnya dilakukan dan yang sudah dilakukan, menilai apakah pelaksanaan pekerjaan sudah sesuai dengan prosedur atau tidak.
2. Organizing
Mendapatkan intruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan.
Dihubungkan denga alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor serta dokumen kantor yang diperlukan
Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan lebih lancar serta menciptkan konsisten kerja.
3. Staffing atau leading
Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar-dasar inruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama.
Atasan perlu mengadakan conselling bagi bawahan yang bekerja tidak sesuai dengan prosedur.
Mempermudah pemberian penilaian terhadap bawahan.
Manajemen Perkantoran| 160 4. Coordination
Menciptakan koordinasi yang harmonis bagi tiap departeman dan antar departemen.
Menetapkan dan membedakan antara prosedur rutin dan prosedur-prosedur independen.
Teknik Pembuatan Prosedur
Sebelum membuat prosedur-prosedur kerja yang baru, kantor perlu merefisi atau memperbaharui prosedur kerja yang ada sebelumnya. Dalam hal ini kantor perlu mengetahui informasi-informasi penting, yaitu:
1. tujuan 2. dokumen 3. alat 4. orang
5. tata ruang kantor yang diperlukan
6. metode penulisan prosedur yang akan digunakan 7. langkah-langkah alternatif yang diperlukan
Metode penulisan prosedur
Penulisan prosedur perlu diketahui guna mencari cara efektif dan efisien bagi setiap kantor dalam membuat pedoman kerja. Banyak cara atau metode yang dapat digunakan untuk menulis prosedur. Cara prosedur yang dimaksud adalah:
1. Deskriptif 2. Chart
Tahapan penulisan prosedur
Prosedur kerja kantor harus mendukung pencapaian tujuan yang hendak diraih oleh setiap bagian, departemen, divisi, dan organisi secara keseluruhan. Prosedur kerja mampu menciptakan arus kerja yang efisien sehingga mempermudah dan dalam mengambil keputusan oleh pihak yang berwenang dan mempermudah pelaksanaan kegiatan operasional kantor. Berdasarkan hal ini, ada beberapa tahapan yang harus dilalui, yaitu :
1. Identifikasi terhadap pekerjaan/operasi yang akan dikerjakan dan dianalisis dengan sistem yang ada
2. menyelaraskan logika prosedur yang akan dibuat dengan seluruh prosedur yang ada diperusahan
3. membuat urutan langkah yang paling cocok dan logis.
Manajemen Perkantoran| 161 Memperbaiki Prosedur Perkantoran
Sebelum sebuah prosedur diperbaiki, sebaiknya diperiksa kembali berkaitan dengan kegiatan yang sedang dilakukan dalam prosedur tersebut. Langkah selanjutnya adalah memberikan/menentukan tanda pada prosedur-prosedur yang salah, sebelum memutuskan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki prosedur tersebut (Moekijat 1995:110). Sebab prosedur perlu diperbaiki apabila terjadi hal-hal dibawah ini :
a. Personal, kelompok, dan bagian/departemen/devisi dalam suatu organisasi mengalami kebingungan dalam menjalankan langakah-langakah kerja.
b. Prosedur yang berlaku saat ini ternya tidak menggambarkan prosedur yang asli
c. Prosedur yang ada tidak efisien rta menyeskarrena terlalu berbelit-belit, terjadi back tracking, serta menyusahkan pegawai, konsumen, dan stakeholders lainnya.
d. Organisasi semakin tumbuh dan berkembangan sehingga prosedur yang ada tidak menunjang efektivitas organisasi.