Organisasi merupakan berasal dari kata “organon” dalam Bahasa Yunani yang berarti alat. Beberapa pengertian organisasi menurut para ahli:
1. James D. Mooney mengatakan bahwa “organization is the form of every human association for the attainment of common purpose”.
(organisasi adalah setiap bentuk kerja sama untuk mencapai tujuan bersama).
2. Chester I. Barnard dalam bukunya The Executive Functions mengemukkakan bahwa
“I define organization as a system of cooperatives of two more persons”.
(organisasi adalah setiap bentuk kerja sama untuk mencapai tujuan bersama).
3. Stephen P. Robbins mengemukakan bahwab “organization is a consciously coordinated social units, composed of two or more people, that function on a relatively continuous basis to achieve a common goal or set of goals”.
(organisasi adalah suatu sistem yang terdiri atas pola aktivitas kerja sama yang dilakukan secara teratur dan berulang-ulang oleh sekolompok orang untuk mencapai suatu tujuan)
4. Dimock, mengatakan organisasi adalah “the systematic bringing together of interdependent part to form a unified whole thorugh which authority, coordination and control may be exercised to achive a given purpose”.
(perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling bergantung/berkaitan untuk membentuk kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi, dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan).
5. Menurut Kenneth C. Laudon, organisasi adalah “a stable, formal social structure that takes resources from the environment and process them to produce outputs”.
(struktur sosial/masyarakat yang tetap yang mengambil sumber-sumber daya dari lingkungannya dan kemudian memprosesnya untuk menghasilkan keluaran).
Organisasi merupakan kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Tiga unsur dalam organisasi yaitu sekelompok orang, kerjasama dan tujuan tertentu.
Manajemen Perkantoran| 93 Berdasarkan definisi di atas, Sopiah (Umam, 2014) menyimpulkan bahwa sekumpulan orang dapat dikatakan sebagai organisasi jika memenuhi empat unsur pokok, yaitu:
a. Organisasi itu merupakan sistem;
b. Pola aktivitas;
c. Sekelompok orang;
d. Tujuan yang telah ditetapkan.
Organ umum organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sanisasi dapat ditinjau dari dua sudut, yaitu sebagai kelompok orang yang bekerja sama dan wadah dari kerjasama tersebut. Organisasi mengandung 5 unsur, yaitu kelompok orang, kerja sama, tujuan, keterikatan formal dan susunan hierarki.
Lima bagian dasar dari sebuah organisasi menurut Henry Mintzberg (Priansa dan Garnida, 2013) adalah:
1. The Operating Core
Yang termasuk di sini adalah para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa.
2. The Strategic Apex
Yang termasuk di dalam bagian ini adalah manajer tingkat puncak (top management) 3. The Middle Line
Yang termasuk di dalam bagian ini adalah para manajer yang menjembatani manajer tingkat atas dengan bagian operasional.
4. The Technostructure
Yang termasuk dalam bagian ini adalah mereka yang diserahi tugas untuk menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi dalam organisasi.
5. The Support Staff
Yang termasuk di sini adalah orang-orang yang memberi jasa pendukung tidak langsung terhadap organisasi (orang-orang yang mengisi unit staf).
Prajudi Atmosudirjdo (Umam, 2014) menuturkan bahwa organisasi adalah struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerja sama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.
Untuk bekerja secara efektif dalam organisasi, perlu mengerti dengan jelas struktur organisasi, proses organisasi, dan budaya organisasi.
Manajemen Perkantoran| 94 B. Struktur Organisasi
Menurut Littlefield dan Peterson, 1956 (Gie, 2000) pola pembagian kerja dibagi menjadi 2 macam rencana:
1. Rencana urutan (serial plan)
Dengan pola ini setiap pekerjaan tatausaha dibagi-bagi menjadi unit-unit yang lebih kecil secara berurutan dan setiap unit ditugaskan kepada seorang juru tata usaha.
2. Rencana Sejajar (Paralel plan)
Dalam hal ini volume pekerjaanlah yang dibagi-bagi kepada para pegawai yang masing-masing mengerjakannya dari awal sampai selesai.
Gie (2000:43) menyatakan bahwa suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, wewenang, dan tanggungjawab masing-masing dalam suatu sistem kerjasama disebut tata raga organisasi (organization structure). McShane dan Glinow (2006:233) menyatakan bahwa struktur organisasi merujuk pada pembagian pegawai dan pola koordinasi, komunikasi, aliran krja, dan kekuasaan formal yang langsung pada aktivitas organisasi. Semua struktur organisasi meliputi dua keperluan dasar, yaitu pembagian tugas dan pekerjaan; serta koordinasinya sehingga pekerja dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi.
Struktur organisasi harus dirancang dan dibangun sesuai dengan perkembangan organisasi dan sumber-sumber kemampuannya, biasanya oleh pihak pimpinan.
Enam elemen struktur menurut Robbins dan Judge (2007:478) terdiri dari spesialisasi pekerjaan, rantai, komando, rentang kendali, sentralisasi dan desentralisasi, formalisasi, serta departementalisasi.
Menurut pola hubungan kerja, serta lalu lintas wewenang dan tujuan, maka bentuk organisasi dapat dibedakan, sebagai berikut:
1. Struktur organisasi garis (Line Organization)
Tipe organisasi garis atau line yaitu bentuk/struktur organisasi yang paling tua dan paling sederhana diciptakan oleh Henry Fayol.
Ciri-ciri tipe organisasi garis ini adalah
Organisasi masih kecil
Struktur organisasi stabil
Spesialisasi kerja masih kecil
Hubungan antara atasan dan bawahan secara langsung
Manajemen Perkantoran| 95 Direktur
Utama
Direktur Pemasaran
Direktur Keuangan
Direktur Produksi
Kabag Kabag Kabag Kabag Kabag Kabag
Kelebihannya adalah :
Koordinasi lebih mudah dilaksanakan.
Ada bagian kekuasaan dan tanggung jawab yang jelas
Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat
Pengawasannya sangat efektif Kekurangannya adalah :
Seluruh orang terlalu bergantung pada satu orang
Bersifat otokratis dan dapat menjadi diktatoris
Kesempatan karyawan untuk berkembang sangat terbatas
Sulit dilaksanakan dalam suatu organisasi yang besar
Gambar Struktur Organisasi Garis
2. Struktur organisasi garis dan staf (Line and staff organization)
Tipe ini merupakan gabungan dari tipe garis dan fungsional, sehingga menyebar struktur orgasnisasi tersebut.
Ciri-ciri tipe organisasi ini adalah :
Memiliki spesialisasi
Bersifat kompleks
Memiliki jumlah karyawan yang banyak
Hubungan atasan dan karyawan tidak bersifat langsung Kelebihan Tipe ini adalah :
Digunakan dalam organisasi besar
Setiap pembagian tugas sangat jelas. Kelompok lini melakukan tugas pokok organisasinya, sedangkan kelompok staff melakukan tugas dikegiatan penunjang
Koordinasinya dapat dilakukan dengan mudah.
Manajemen Perkantoran| 96
Direktur
Manajer Keuangan
Manajer Pemasaran
Manajer Produksi Staff
Supervisor Akuntansi
Supervisor Kredit
Supervisor Periklanan
Supervisor Penjualan
Supervisor Produksi
Supervisor Pembelian
Staff Staff Staff
Kekurangan Tipe ini adalah :
Perintahnya suka membingungkan anggota organisasi
Suka mengabaikan gagasan dari staff
Suka mengabaikan nasehat dari para staff
Gambar Struktur Organisasi Garis dan Staff
3. Struktur organisasi fungsional (Functional Organization)
Tipe organisasi Fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor .Tipe ini mempunyai bawahan yang jelas sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.
Ciri-ciri tipe organisasi ini adalah :
Pengawasannya ketat
Targetnya jelas dan pasti
Bersifat teknis
Kelebihan tipe ini adalah :
Dapat diperoleh manfaat yang sebesar-besarnya dari para ahli
Ada koordinasi yang baik
Memudahkan dalam pengawasan Kekurangan tipe ini adalah :
Banyak mengeluarkan biaya tambahan
Kekembaran kekuasaan dapat menimbulkan perselisihan/konflik
Manajemen Perkantoran| 97
Pandangan para pekerja yang merasa terlalu banyak atasan.
Gambar Struktur Organisasi Fungsional
4. Struktur organisasi komite (Committee Organization) Tipe Organisasi Komite diciptakan oleh Chester.I. Bernard Organisasi Komite dibagi 2 :
Executive Committee (Pimpinan Komite)
Staff Committee (Wewenang Staff) Ciri-ciri tipe organisasi komite adalah:
Semua anggota punya wewenang dan tanggungjawab yang sama
Semua anggota punya hak yang sama dalam berpendapat
Tugas pimpinan dilakukan kelompok secara kolektif
Asas musyawarah sangat ditonjolkan
Pelaksanaan tugas dilakukan dengan gugus tugas
Organisasi besar dan struktur tidak sederhana.
Kelebihan tipe ini adalah :
Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham ataupun dewan
Kepemimpinan yang bersifat otokrasi sangat kecil
Dengan adanya tour of duty, pengembangan karier terjamin.
Kekurangan tipe ini adalah :
Proses decision making sangat lambat
Biaya operasional rutin sangat tinggi
Jika ada masalah, sering terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab.
KARYAWAN
Manajemen Perkantoran| 98 Gambar Struktur Organisasi Komite
5. Struktur Organisasi Matriks
Tipe Organisasi Matriks diciptakan oleh David Lawrence.
Ada 4 tahap:
1) Piramid Tradisional
2) Harapan Sementara (Temporary) 3) Harapan Tetap (Temporary) 4) Matriks Dewasa
Ciri-cirinya:
Beberapa karyawan mempunyai dua pimpinan dan perintah bisa berasal dari dua pimpinan tersebut
Bagan organisasinya berbentuk pyramid
Terdapat beberapa karyawan yang merupakan anggota bagian tertentu yang menjadi anggota bagian yang lain.
Kelebihan tipe ini adalah:
Peran karyawan bersifat fleksibel dalam menangani tugas
Kegiatan tugas-tugas dapat ditangani oleh orang-orang yang sudah memiliki keahlin sesuai dengan spesialisasi pimpinan
Kekurangan tipe ini adalah:
Membutuhkan banyak keterampilan antar pribadi karyawan
Memerlukan koordinasi yang tinggi dan sangat berhati-hati baik secara vertical maupun horizontal.
Manajemen Perkantoran| 99 Gambar Struktur Organisasi Matriks
C. Prinsip Organisasi Perkantoran
Prinsip organisasi kantor menurut Neuner dan Keeling (Priansa dan Garnida, 2013):
1. Prinsip Tujuan
Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap individu. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya.
2. Prinsip Kesatuan Fungsi
Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu sistem yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.
3. Prinsip Hubungan Individual
Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah sistem, namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.
4. Prinsip Kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.
Manajemen Perkantoran| 100 5. Prinsip Wewenang Sepadan dan Tanggung Jawab
Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga dapat bertanggungjawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.
6. Prinsip Laporan kepada Pimpinan Tunggal
Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa melapor, maka tiap yang bertugas dalam organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.
7. Prinsip Kepemimpinan dan Pengawasan
Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakkan sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.
8. Prinsip Jangkauan Pengawasan
Agar kepemimpinan dan pengawasan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang manajer kantor atau seorang pengawas sebaiknya dibatasi, semakin jauh pengawasan manajer kantor, maka semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan.
Manajemen Perkantoran| 101 BAB IX
TATA RUANG KANTOR