Sistem Informasi Perkantoran (Office Information System) atau disingkat OIS biasanya disebut dengan otomatisasi perkantoran. Otomatisasi perkantoran merupakan sebuah konsep penggabungan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkakan produktivitas kerja. Konsep ini mulai dikenal pada tahun 1964, ketika IBM menciptakan istilah Word Processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya. Produk IBM yang disebut MT/ST singkatan dari Magnetic Tape/Selectric Typewriter mampu menyimpan hasil pengetikan pada pita magnetik, untuk membuat surat juru ketik tinggal mengetikkan nama dan alamat penerima surat, hasilnya berupa ketikkan surat yang sama dalam jumlah yang banyak untuk berbagai penerima surat secara otomatis.
Otomatisasi memiliki makna yaitu:
1. Peralatan Otomatis
Penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga (the use of automatic equipment to save mental and manual labour).
Manajemen Perkantoran| 178 2. Kendali Otomatis
Kendali otomoatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis (the automatic control of the manufacture of a product through its successive stages).
Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi dan penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.
Otomatisasi kantor (office automation) dalam perkembangannya didefinisikan sebagai penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informal dengan orang-orang di dalam dan di luar organisasi untuk meningkatkan produktivitas. Tujuan otomatisasi kantor antara lain:
1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat kerja ;
2. Penggabungan dan penerapan teknologi;
3. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor;
4. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.;
5. Meningkatkan produktivitas dan efektifitas pekerjaan.
Pemanfaatan Teknologi Informasi terhadap Otomatisasi Kantor Para pengguna Otomatisasi Kantor :
Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, dan menyimpan dokumen.
Manajemen Perkantoran| 179 Aplikasi Otomatisasi Kantor
Aplikasi otomatisasi kantor, pada umumnya terdiri dari:
Pengolahan Kata (Word Processing)
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.
Contoh: Microsoft Word, Word Perfect, dan Open Office.
Surat Elektronik (Electronik Mail)
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Contoh: yahoo mail dan google mail.
Pesan Suara (Voice Mail)
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
Kalender Elektronik (Electronik Calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer.Manajer atau sekretaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
Konferensi Audio (Audio Conferencing)
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
Konferensi Video (Video Conferencing)
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis.Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
Konferensi Komputer (Computer Conferencing)
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan. Konferensi computer adalah bentuk e-mail yang lebih berdisiplin.
Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
Manajemen Perkantoran| 180
Teks Video (Video Text)
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan.
Pencitraan (Image Storage and Retrieval)
Penggunaan pengenal karakter secara optik untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder.
Publikasi (Desktop Publishing)
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor:
1. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer di perusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
3. Sumber daya Otomatisasi Kantor yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya Otomatisasi Kantor yang tersedia dalam perusahaan.
Gambar Model Otomatisasi Kantor (Office Automation)
Sumber: CBIS Mc Leod (2001)
Manajemen Perkantoran| 181 Dalam gambar model Otomatisasi Kantor di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada aliran komunikasi dan informasi.
Manfaat Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
C. Sistem Informasi Manajemen
Dalam hal otomatisasi perkantoran, para praktisi baik itu profesional, pimpinan, manajer, sekretaris, maupun pebisnis sangat bergantung dengan data dan informasi.
Oleh karena itu para praktisi perlu membangun jaringan sistem informasi. Pengelolaan jaringan sistem informasi ini harus berkesinambungan dan terintegrasi, maka perlu adaya pengaturan sistem di dalam pengelolaan informasi tersebut, yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut berjalan dan berkembang di dalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktivitas perkantoran.
Sistem informasi manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu organisasi dan disatukan apabila dipandang perlu, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Arti lain dari Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Dengan kata lain Sistem Informasi Manajemen adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya.
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan
Manajemen Perkantoran| 182 khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan sistem informasi manajemen agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka sistem informasi manajemen yang dihasilkan akan memberikan keuntungan.
Karakteristik sistem informasi manajemen:
Beroprasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas.
Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya.
Menydiakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan tetapi tidak secara langsung.
Prinsip utama perancangan sistem informasi manajemen adalah harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Macam-macam laporan yang di hasilkan oleh sistem informasi manajemen berupa laporan periodis, laporan ikhtisar, laporan perkecualian, dan laporan perbandingan.
Laporan periodis adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti harian, mingguan , bulanan, dsb.
Laporan Ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap jumlah data atau Informasi
Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul jika terjadi keadaan yang tidak normal.
Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukan dua atau lebih himpunan informasi yang serupa dengan maksud untuk diperbandingkan.
Selain itu sebagai pemecah masalah dalam suatu organisasi, sistem informasi manajemen dan subsistem-subsistem organisasi di dalamnya memiliki andil dalam pemecahan masalah dalam dua hal sebagai berikut :
1. Sumber daya informasi organisasi. sistem informasi manajemen merupakan usaha organisasi untuk menyediakan informasi pemecahan masalah. sistem informasi manajemen menentukan tingkat pencapaian di tingkat lain seperti Decission Support System (sistem pengambilan keputusan), kantor virtual, dan sistem berbasis pengetahuan.
Manajemen Perkantoran| 183 2. Identifikasi dan pemahaman masalah. Ide utama dibalik sistem informasi manajemen
adalah menjaga agar pasokan informasi terus mengalir ke manajer untuk menandai ada tidaknya masalah, jika ada selanjutnya memahaminya dengan menentukan lokasi dan penyebabnya.
Komponen Sistem Informasi Manajemen Perkantoran
Komponen sistem informasi manajemen adalah seluruh elemen yang membentuk suatu sistem informasi. Komponen sistem informasi terbagi menjadi dua yaitu komponen Sistem informasi manajemen secara fungsional dan sistem informasi manajemen secara fisik:
1. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional, adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data,
pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:
Sistem Administrasi dan Operasional,
sistem ini melaksanakan kegiatankegiatan rutin seperti bagian personalia, administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera diketahui.
Sistem Pelaporan Manajemen,
sistem ini berfungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan-laporan yang bersifat periodik kepada pengambil keputusan atau manajer.
Sistem Database,
berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah.
Sistem Pencarian,
berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.
Manajemen Data,
berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.
Manajemen Perkantoran| 184 2. Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik, adalah keseluruhan perangkat
dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen.
Komponen-komponen tersebut meliputi:
Perangkat keras, meliputi computer, pesawat telepon dan peralatan penyimpan data (decorder)
Perangkat lunak, meliputi perangkat lunak yang umum untuk pengoperasian dan manajemen data dan berupa program aplikasi
Data base, berupa file-file tempat penyimpanan data dan informasi dan berupa media penyimpanan
Prosedur pengoperasian:
Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan;
Instruksi penyiapan data sebagai input;
Instruksi operasional.
Personalia pengoperasian, meliputi : 1) Operator
2) Programmer 3) Analisa sistem
4) Personalia penyiapan data
5) Koordinator operasional sistem informasi manajemen dan pengembangannya.
Perancangan Sistem Informasi Manajemen Analisis sistem
a. Analisis Kelemahan Sistem
Dalam sebuah instansi jarang sekali ditemukan sistem yang sempurna. Pasti terdapat kelemahan ataupun kekurangan pada sistem yang diterapkan. Sebuah sistem dapat dikatakan baik jika selalu dapat mengikuti perkembangan teknologi. Suatu sistem jika bersifat konstan tanpa dilakukan adanya perubahan maka sudah bisa dipastikan semakin lama akan semakin mengalami ketinggalan.
b. Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan dalam mendukung kinerja sistem.
Apakah sistem yang dibuat sudah sesuai dengan yang dibutuhkan atau belum, karena kebutuhan sistem akan mendukung tercapainya tujuan suatu instansi atau perusahaan.
Dengan adanya sistem baru yang telah dibuat diharapkan dapat lebih membantu dalam proses pengolahan data.
Manajemen Perkantoran| 185 c. Analisis kelayakan Sistem
Tujuan dari analisis yaitu mengujin apaakan sistem baru yang akan diterapkan sebagai pengembangan dari sistem yang lama layak dipakai atau tidak.
Rancangan sistem
Perancangan aplikasi sistem informasi ini dimulai dari perancangan diagram konteks. Diagram konteks akan menggambarkan sebuah proses yang berinteraksi dengan lingkungannya, selanjutnya dibuat perancangan DFD (Data Flow Diagram) yang menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data. Tahap perancangan selanjutnya adalah dibuat diagram entitas (Diagram E- R) dari sistem tersebut yang merupakan gambaran relasi antar entitas yang ada dalam sistem, kemudian dibuat perancangan basis datanya termasuk didalamnya adalah proses normalisasi data agar terbentuk basis data yang efektif.
Contoh Perancangan DFD
)
Sumber : Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Manajemen Fakultas Teknologi Industri Universitas Kristen Petra (UKP)
Manajemen Perkantoran| 186 Contoh Perancangan Diagram E- R
dalam bentuk Conceptual Data Model
Sumber : Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Manajemen Fakultas Teknologi Industri Universitas Kristen Petra (UKP)
Pelaksanaan Sistem
Dalam Sistem informasi manajemen perkantoran, yang menggunakan sistem tersebut bisa kita sebut sebagai pengguna sistem,diantaranya adalah pengelola Sistem, sumberinformasi atau pemberi informasi dan pemakai atau pemerima informasi. Dalam Perkantoran pengelola Sistem biasa di dilakukan oleh personil Teknologi informasi (TI), sedangkan sumber atau pemberi informasi dilakukan oleh siapa saja yang beraktifitas
Manajemen Perkantoran| 187 didalam perkantoran tersebut,begitu juga untuk penerima informasi.Batasan-batasan atau garis wewenang pengguna Sistem informasi manajemen perkantoran,tidak bisa diuraikan secara mendetil kerena pengaturanya disesuaikan dengan tugas dan tanggungjawab pengguna sistem tersebut,dalam hal ini ditentukan oleh manajemen dari organisasi perkantoran tersebut.
Informasi dan Tindak Lanjut Sistem
Informasi dan tindak lanjut sistem sangat menentukan kemajuan dan kemundurun sistem informasi tersebut. Dengan demikian perlu menempatkan orang yang memiliki kemampuan baik dari segi teknis maupun manajerial, agar pelaksanaan tugas berbasis informasi ini dapat diselesaikan sebagaimana mestinya.
Laporan perkembangan sistem informasi merupakan langkah awal tindak lanjut pengembangan sistem informasi tersebut. Apakah sistem akan dilanjutkan, dihentikan atau diganti. Laporan manajerial mengenai tindak lanjut sistem ini dibuat secara sistematis dengan tampilan ringkasan di awal laporan, isi laporan yang menggambarkan analisis alasan penerapan Sistem Informasi Manajemen tersebut dengan dilengkapi lampiran data pendukung.
Tujuan Sistem Informasi Manajemen Perkatoran
Tujuan utama adanya Sistem Informasi Manajemen Perkantoran adalah untuk membantu memudahkan pengguna informasi dalam memperoleh informasi yang berguna sebagai acuan atau sebagai dasar melakukan aktifitas mencapai tujuan organisai atau dalam hal ini adalah organisasi perkantoran. Selain dari pada itu informasi merupakan nilai wawasan yang tidak terbatas,semakin luas dan akurat sebuah informasi,maka akan mendasari perkembangan sumber daya manusia dalam meningkatakan nilai-nilai pengelolaan informasi perkantoran. Sistem Informasi Manajemen Perkantoran tidak hanya berfokus pada sistem informasi internal perkantoran itu sendiri, namun bisa juga berhubungan dengan sistem informasi yang ada diluar (external) perkantoran dalam mengikuti perkembangan teknologi
Informasi.
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Perkantoran
Dalam era saat ini perkembangan teknologi informasi external (diluar lingkungan perkantoran) harus selau diikuti oleh perkembangan teknologi yang ada atau yang sedang dikembangkan didalam internal perkantoran. Perkembangan dalam teknologi informasi sangat berperan penting dalam mendukung pengembangan Sistem informasi
Manajemen Perkantoran| 188 manajemen perkantoran, dalam pengembanganya melibatkan beberapa faktor yaitu, pelaku Sistem dan media/sarana pendukung yang memadai untuk mampu memenuhi kebutuhan infrastruktur d idalam sistem yang akan dikembangkan. Misalnya menggunakan Hardware dan Software yang tepat guna untuk mencapai tujuan dari pada Sistem tersebut dikembangkan.
Media Sistem Informasi Manajemen Perkantoran
Suatu Sistem informasi manajemen perkantoran didalamnya terdapat beberapa elemen diantaranya adalah obyek informasi, media informasi. Informasi ada bemacam-macam jenisnya, diantaranya adalah Audio, Visual, dan Audio Visual. Dari jenis Informasi yang bermacam-macam, maka media yang digunakan pun juga bermacam-macam sesuai dengan jenisnya. Dalam perkantoran misalnya: komputer, telepon, fax, e-mail, Blog, Website. Media-media tersebut bersifat general, di dalam Sistem informasi manajemen perkantoran mempunyai sistem khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan aktifitas perkantoran. Sistem yang digunakan misalnya mengunakan media jaringan komputer yang mempunyai database ynag digunakan untuk pemrograman informasi yang akan di akses didalam sistem tersebut.
Pencapaian Tujuan Sistem Informasi Manajemen Perkantoran
Tingkat keberhasilan suatu Sistem informasi manajemen perkantoran, adalah sistem tersebut mampu memenuhi kebutuhan pengelolaan informasi suatu organisasi perkantoran didalam aktifivasnya untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang direncanakan.
Tipe – Tipe Sistem Informasi 1. Transaction Processing System (TPS)
Transaction Processing System adalah aplikasi sistem informasi yang mengambil atau mengumpulkan dan mengolah data tentang transaksi suatu proses bisnis. TPS adalah data maintenance yang dapat meng-update data yang diperlukan. TPS dapat terus berkembang karena perkembangan dunia bisnis akan terus berkembang.
Perkembangan bisnis akan memerlukan sistem yang terus berkembang pula.
Perkembangan bisnis ini disebut Bisnis process redesign yaitu sebuah study, analisis, dan redesign proses bisnis yang mendasar untuk mengurnagi ongkos atau meningkatkan nilai tambah yang dihasilkan.
Manajemen Perkantoran| 189 Contoh TPS adalah:
Airline reservation
Bank deposit
Customer returns
Inventory procurement
Order processing
Payroll
2. Management Information System (MIS)
Management Information System (MIS) adalah suatu aplikasi Sistem Informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu bagi pihak manajemen. Management Information System (MIS) dihasilkan dari beberapa database yang menyimpan data dari benyak sumber, termasuk didalamanya Transaction Processing System. Management Information System (MIS) menyajikan informasi yang detail, rangkuman informasi dan informas iterpilih. MIS merupakan salah satu elemen manajemen yang dirasa penting oleh banyak perusahaan. Oleh karena itu pengembangan Management Information System (MIS) akan terus dapat berlanjut.
Contoh Management Information System adalah:
Budget forecasting and analysis
Financial reporting
Inventory reporting
Material requirement planning
Salary analysis
3. Decision Support System (DSS)
Decision Support System adalah salah satu aplikasi Sistem Informasi yang menyediakan informasi yang mendukung pengambilan keputusan kepada penggunanya.
Jika pengguna DSS adalah seorang manajemen, maka program ini disebut Executive Information System (EIS). DSS fokus pada penyediaan informasi yang berguna untuk mendukung pengambilan keputusan. DSS menyediakan alat bagi pengguna untuk meng-akses data dan menganalisisnya untuk pengambilan keputusannya. Beberapa pertimbangan yang diberikan oleh DSS adalah sebagai berikut:
Identifikasi masalah dengan mengidentifikasi beberapa alternatif solusi;
Akses informasi yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah atau pengambilan keputusan;
Manajemen Perkantoran| 190
Analisis beberapa keputusan atau variabel yang akan mempengaruhi keputusan, yang biasa disebut ”what if-analysis”;
Simulasi dari keputusan dan hasil yang akan diberikan.
4. Expert Systems
Expert system merupakan perluasan dari decision support system. Expert system adalah suatu sistem informasi pengambilan keputusan yang mengambil dan meniru pengetahuan serta keahlian dari seorang expert problem solving atau decision maker dan kemudian berpikir dan bereaksi sesuai dengan seorang expert tadi.
Expert system ditujukan untuk menduplikasi keahlian dari seorang problem solver, manajer, profesional dan para teknisi. Para tenaga ahli ini sering menguasai pengetahuan dan keahlian yang tidak bisa dengan mudah diikuti dan digantikan oleh sembarang orang dalam sebuah organisasi. Expert system meniru logika dan pemikiran dari seorang ahli dalam bidang mereka masing-masing. Hal itu dibutuhkan agar orang lain yang bukan seorang ahli dapat mengetahui pengetahuan dan keahlian yang dimiliki oleh seorang ahli.
Kegunaan Dan Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagaiberikut:
Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaansistem.
Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
Manajemen Perkantoran| 191
Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya.
Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran. Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen danpengendalian operasional.
Namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis,misalnya:
Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang kebutuhan pengolahan operasional.
Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang.
Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.
Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi Organisasi. Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasisubsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untukmembentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya,walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa programkomputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional.
Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi,pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaanstrategis.
Kelebihan Sistem Informasi Manajemen
Didalam sebuah Sistem Informasi Manajemen terdapat kelebihan-kelebihan yaitu terdiri dari:
Meningkatkan efisiensi operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership).
Dengan menanamkan investasi pada teknologi system informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang