Manajemen Perkantoran| 66
Manajemen Perkantoran| 67 Macam - Macam Rapat
Berdasarkan Tujuan
1) Rapat perundingan; bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
2) Rapat konfirmasi/penjelasan; tujuannya menyampaikan penjelasan/ konfirmasi mengenai hal apa saja yang sudah ditetapkan sehingga bisa dijadikan sebagai pedoman bagi langkah kerja selanjutnya.
3) Rapat pemecahan masalah; untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.
4) Rapat kerja sama; bertujuan untuk menghasilkan kerja sama antara kedua belah pihak, khususnya dalam berniaga sehingga tercapai kesepakatan bersama yang saling memberikan laba yang optimum.
Berdasarkan Sifat
1) Rapat formal (formal meeting); Rapat yang bersifat formal, yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.
2) Rapat informal (informal meeting); Rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.
3) Rapat terbuka; rapat yang dapat dihadiri oleh semua kalangan yang berkepentingan, baik internal maupun eksternal.
4) Rapat tertutup; rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia.
Berdasarkan Jangka Waktu
1) Rapat rutin; rapat yang selalu diadakan secara rutin, waktunya sudah tertentu atau biasa.
2) Rapat insidental; rapat yang diselenggarakan sesekali waktu saja dan umumnya tanpa perencanaan yang detail jauh-jauh hari.
Manajemen Perkantoran| 68 Berdasarkan Media rapat
1). Teleconference
Adalah rapat yang diikuti oleh peserta yang tidak berhadapan secara langsung (tidak bertatap muka) karena peserta rapat berada ditempat yang berlainan. Untuk memfasilitasi agar rapat dapat berlangsung dibutuhkan telepon yang memiliki fasilitas untuk pembicaraan lebih dari dua orang sekaligus. Biasanya maksimal peserta rapat adalah 50 orang.
2). Videoconference
Hampir seperti teleconference, tetapi para peserta rapat dapat saling melihat, sehingga seolah-oleh mereka saling berhadapan. Rapat seperti ini dapat diterapkan bila ada fasilitas penunjangnya. Biasanya fasilitas penunjang ini berupa audio-visual.
Syarat-Syarat Rapat
Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1) Suasana terbuka
Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun.
2) Tidak ada monopoli
Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.
a. Partisipasi aktif dari peserta rapat
Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat.
b. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan. Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat.
c. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi, Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat.
Manajemen Perkantoran| 69 d. Pertanyaan singkat dan jelas, Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat
hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat.
e. Disiplin waktu, Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
Prinsip dasar penyelenggaraan rapat
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut:
Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.
What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.
Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.
Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.
When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.
How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
Hal-hal Yang Perlu Disiapkan Dalam Menyelenggarakan Rapat Kegiatan persiapan tersebut meliputi:
1. Mengetahui masalah yang akan dibahas serta peserta rapatnya.
2. Menetapkan kapan dan dimana rapat akan dilangsungkan.
3. Menetapkan agenda rapat, yaitu masalah apa yang akan dibicarakan pada rapat.
4. Membuat undangan dan menyampaikannya pada calon peserta rapat. Dan mendistribusikan undangan bisa melalui pos, kurir atau fax dan saat ini bisa melalui e-mail atau SMS.
Manajemen Perkantoran| 70 5. Membuat susunan acara rapat
a. Susunan acara rapat adalah tahapan kegiatan yang akan dilalui dalam rapat. Acara rapat harus tersusun dengan jelas karena akan mempengaruhi kegiatan lainnya seperti: bahan apa yang harus disiapkan, Apakah perlu disiapkan akomodasinya, perlu makan siang dll.
b. Susunan acara rapat juga dapat digunakan sebagai pedoman baik oleh peserta rapat ataupun penyelenggara. Melalui susunan acara rapat ini pula keberhasilan rapat dapat diukur dengan jelas.
6. Menyiapkan bahan rapat
Bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat harus disiapkan dengan baik. Dengan bahan ini peserta rapat akan lebih mudah mengikuti rapat dengan lebih fokus.
7. Mempersiapkan ruang rapat
Ruangan yang akan digunakan untuk rapat harus ditata sedemikian rupa agar rapat dapat berlangsung dengan lancar dan sesuai dengan tujuan rapat sehingga peserta rapat dapat mengikuti jalannya rapat dengan nyaman. Selain itu perlu dipikirkan tentang kenyamanan ruangan dan lingkungan rapat yang dipilih. Ruang lingkup penyiapan ruang rapat meliputi:
a. Memilih ruangan
Ruang yang akan digunakan untuk rapat harus memadai. Luas ruangan rapat harus diperhitungkan dengan baik. Ruangan yang terlalu sempit akan membuat peserta merasa kurang nyaman karena gerakan para peserta tidak akan dapat leluasa.
Sedangkan ruangan yang luas dapat menyebabkan peserta menjadi tidak fokus.
Luas ruang akan terasa nyaman bila setiap orang diberi ruang minimal 1.5 – 2 meter persegi.
b. Mengatur penerangan
Penerangan harus disesuaikan dengan kebutuhan. Tidak boleh terlalu terang, tetapi juga tidak remang-remang. Penerangan dianggap cukup bila peserta dapat memiliki pandangan yang jelas untuk membaca tulisan yang ada dilayar atau papan tulis. Selain itu perlu dipilih jenis lampu yang memiliki warna putih dengan penempatan yang menyebar diruangan.
c. Mengatur tempat duduk
Pengaturan tempat duduk yang baik akan mendorong keberhasilan rapat. Untuk mengatur tempat duduk yang baik, seorang sekretaris harus mengetahui jenis rapat dan tujuannya. Apakah dalam rapat tersebut akan terjadi tukar menukar ide (diskusi) ataukah peserta rapat hanya datang menerima informasi saja. Selain bagaimana mengaturnya, tempat duduk (kursi) harus dipilih yang ergonomik,
Manajemen Perkantoran| 71 sehingga membuat peserta dapat duduk dengan nyaman. Berikut ini ada beberapa model tempat duduk yang dapat dipilih sesuai dengan jenis rapat yang akan diadakan.
Tempat duduk model O atau konferensi
Dalam model seperti ini tidak nampak kesan bahwa satu peserta lebih dari yang lain. Semua peserta rapat memiliki kesempatan yang sama untuk menyampaikan ide-idenya.
Cocok untuk rapat yang bertujuan mendiskusikan suatu masalah.
Cocok untuk rapat direksi atau kelompok kecil
Komunikasi peserta rapat dapat berlangsung ke segala arah.
Efektif digunakan sampai dengan 40 orang peserta
Gambar Tempat Duduk Model O
Manajemen Perkantoran| 72 Tempat Duduk model U
Cocok untuk Rapat Direksi dan tukar pikiran
Sangat bagus untuk presentasi
Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang
Gambar Tempat Duduk model U
Manajemen Perkantoran| 73 Bentuk Kelas/Teather
Cocok untuk kegiatan pelatihan dan pendidikan atau seminar
Cocok untuk rapat penyampaian informasi
Komunikasi dalam rapat lebih banyak searah
Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang
Gambar Tempat Duduk Bentuk Kelas/Teather
Manajemen Perkantoran| 74 Bentuk meja bundar (Round Table)
Cocok untuk jamuan makan, Seminar, atau diskusi kelompok-kelompok kecil
Gunakan meja bundar dengan kursi maksimal 8 buah permeja
Gambar Tempat Duduk Bentuk meja bundar (Round Table)
Manajemen Perkantoran| 75 Bentuk Tulang Ikan
Cocok untuk Rapat Direksi, pelatihan dan seminar serta tukar pikiran
Sangat bagus untuk presentasi
Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang
Gambar Tempat Duduk Bentuk Tulang Ikan
8. Penyiapan konsumsi
Konsumsi rapat harus dipersiapkan bila menurut agenda rapat akan melewati waktu istirahat. Konsumsi rapat biasanya berhubungan dengan pengadaan snack, makan dan minum.
9. Mempersiapkan Peralatan Rapat
Selain penerangan dan tempat duduk, masih ada beberapa peralatan yang perlu disiapkan, antara lain :
Manajemen Perkantoran| 76 1) Papan tulis dan perlengkapannya
Papan tulis dapat dipilih dari bentuk yang paling sederhana (white board) sampai dengan yang electronik. Tentu saja pemilihan ini tergantung dari fasilitas yang tersedia. Selain itu spidol dan penghapus juga harus tersedia.
Usahakan bila perlu ada spidol warna.
2). LCD/OHP dan perangkatnya
LCD/OHP akan sangat membantu peserta rapat untuk lebih memahami apa yang disampaikan oleh pemimpin rapat (pembicara). Bila alat tersebut digunakan maka sediakan pula perangkat penunjangnya, yaitu :
a. Meja tempat meletakkan LCD/OHP dengan kabel listrik yang dibutuhkan.
b. Layar/screen tempat menampilkan tayangan melalui LCD/OHP.
c. Laptop/notebook bila menggunakan LCD. Dan plastik transparan serta spidol transparan bila menggunakan OHP
d. Chart (kertas untuk menulis yang dibentuk seperti papan tulis) 3). Sound sistem
Bila peserta rapat diatas 20 orang atau ruang yang dipilih sangat luas (lebih dari keperluan) perlu disiapkan soaund sistem untuk membantu memperkeras suara. Dengan alat ini bagi pembicara tidak harus capai karena berteriak, dan bagi peserta akan dapat menyimak pembicaraan dengan baik, sehingga tidak terjadi kesalahan komunikasi.
4). AC atau Kipas angin
Bila ruangan yang dipilih tidak memiliki ventilasi udara yang cukup dan berada di lokasi yang cukup panas, maka perlu ditambahkan AC atau kipas angin.
Alat ini akan dapat membantu peserta rapat dapat mengikuti jalannya rapat dengan nyaman tanpa diganggu rasa gerah yang mengakibatkan peserta menjadi kurang konsentrasi.
5). Hiasan ruangan
Untuk membantu menyegarkan suasana rapat agar tidak terkesan terlalu kaku sehingga dapat membantu mencairkan suasana perlu diberikan hiasan berupa bunga-bunga. Bunga dapat dipih dari plastik atau asli. Yang penting penempatan bunga tersebut jangan mengganggu pemandangan antar peserta rapat.
Manajemen Perkantoran| 77 10. Administrasi rapat
Mempersiapkan hal-hal yang akan berhubungan dengan kelancaran rapat, seperti menyiapkan daftar hadir, kertas-kertas rapat, cek list, rapat dan lain-lain, termasuk penyiapan penerima tamu.
Penyusunan Agenda Rapat
Agenda Rapat jika disiapkan dengan baik, merupakan komponen yang paling penting dan ampuh bagi segala jenis rapat. Agenda tersebut merupakan unsur fundamental dan esensial dan menjadi sarana persiapan serta catatan bagi jalannya pertemuan.
Manfaat agenda rapat:
1. Memfinalkan susunan dan urutan agenda
2. Mengkaji teknik yang dipilih, proses dan kerangka waktu untuk masing-masing butir agenda
3. Mengidentifikasi berbagai teknik alternative yang dip[erlukan pada saat rapat berlangsung
4. Mempersiapkan dokumen agenda final secara fisik
5. Mendapatkan masukan final atau persetujuan peserta kunci 6. Mendistribusikan agenda kepada setiap peserta.
Notulen
Dalam pelaksanaan rapat diperlukan adanya seorang notulis untuk menulis notulen atau ringkasan tentang hasil pembicaraan dalam suatu rapat yang telah dilaksanakan, berikut adalah penjelasan tentang notulen rapat dan menyiapkan notulen. Notulen Rapat Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (618), notulen atau notula bermakna catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Jadi, notulen adalah sebuah ringkasan tentang hasil pembicaraan dalam rapat yang bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara menyeluruh. Notulen selalu memiliki keterkaitan dengan notulis.
Notulis
Notulis merupakan orang yang bertugas untuk membuat notulen. Untuk menghasilkan notulen yang baik, maka dibutuhkan seorang notulis yang baik pula.
Notulis hendaknya memiliki keterampilan menyimak dan menulis sehingga mampu menangkap seluruh isi pokok pembicaraan dan menuliskannya dalam notulen secara sistematis.
Manajemen Perkantoran| 78 Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang notulis. Seorang notulis harus terampil atau mampu:
1. Mendengarkan dan menulis
2. Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting 3. Konsentrasi yang tinggi
4. Menulis cepat
5. Bersikap obyektif dan jujur
6. Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan 7. Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
8. Menguasai metode pencatatan secara sistematis 9. Menguasai metode pengolahan data
10. Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.
11. Menyimpulkan hasil rapat
Fungsi Notulen Rapat
Sebagai bukti telah diadakannya suatu rapat.
Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat. Apakah semua tujuan rapat yang tertuang dalam notula telah berhasil dilaksanakan atau tidak.
Dapat digunakan sebagai acuan jika akan diadakan pembahasan mengenai kegiatan dalam notulen tersebut.
Sebagai sumber informasi bagi yang tidak menghadiri rapat.
Sebagai landasan pertemuan berikutnya.
Sebagai alat pengingat para peserta rapat.
Sebagai bukti sejarah
Bagian-Bagian Notulen
Kepala Notulen Sama halnya dengan surat resmi, dalam notulen resmi terdapat kepala notulen yang berisi alamat instansi tempat diadakannya rapat.
Judul Notulen Bagian ini mencakup judul rapat yang bersangkutan.
Pemimpin rapat (Ketua dan Sekretaris) Pembuatan notulen oleh Sekretaris, dan pengesahan notulen oleh Ketua.
Jumlah yang diundang Hadir : Tidak hadir : (Nama sebutkan dalam daftar hadir)
Waktu Pelaksanaan Rapat (mulai dan berakhir). Bagian ini mencakup hari, tanggal, serta jam dilaksanakannya rapat.
Tempat Pelaksanaan Rapat Berisi tentang tempat diadakannya rapat tersebut.
Manajemen Perkantoran| 79
Susunan Acara (Sebutkan secara berurutan) Bagian ini berisi susunan kegiatan rapat tersebut, dimulai daripembukaan hingga penutup.
Jalannya meeting (acara 1sampai dengan penutup).
Hasil Rapat, Hasil rapat berisi tentang beberapa keputusan yang telah dimufakati dalam rapat tersebut, dapat berisi tentang persetujuan hasil rapat pada umumnya seperti kesimpulan, susunan kepanitiaan, usulanpara peserta rapat, dan jadwal kegiatan. Tergantung kepada jenisrapat yang dilaksanakan.
Pengesahan notulen oleh ketua (disebelah kiri).