BAB 8 Analisis Aspek Sumber Daya Manusia
A. Konsep Dasar Perencanaan Sumber Daya Manusia. 175
1. Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya. Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia (human resources), sumber daya alam (natural resources), dan sumber daya lainnya (other resources) untuk mencapai tujuan.1
Perencanaan sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi pada waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut. Secara lebih sempit, perencanaan sumber daya manusia berarti mengestimasi secara sistematik permintaan (kebutuhan) dan suplai tenaga kerja organisasi pada waktu yang akan datang.2
1 A. Rusdiana dan A. Ghozin, Asas-Asas Manajemen: Berwawasan Global, Bandung: Pustaka Setia, 2014, hlm.135-136.
2 T. Hani Handoko, Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia, Yogyakarta: BPFE, 1997, hlm. 53.
Perencanaan sumber daya manusia adalah perencanaan strategis untuk mendapatkan sumber daya manusia yang memenuhi kualifikasi dengan kualitas yang optimal guna mencapai tujuan perusahaan.3
2. Prinsip Perencanaan Sumber Daya Manusia
Prinsip perencanaan sumber daya manusia, yaitu:
a. mengintegrasikan perencanaan sumber daya manusia dengan strategi divisi lainnya, yang sesuai dengan strategi perusahaan; b. memberikan kepemimpinan yang menekankan pentingnya
pengembangan perusahaan dengan melibatkan seluruh divisi dalam perusahaan;
c. mendirikan unit pusat perencanaan sumber daya manusia, yang bertanggung jawab kepada manajemen senior;
d. mendefinisikan jangka waktu perencanaan;
e. menentukan ruang lingkup dan rincian tentang perencanaan sumber daya manusia;
f. mendasarkan perencanaan sumber daya manusia pada informasi yang paling komprehensif dan akurat.
3. Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia
Ketersediaan sumber daya manusia untuk pelaksanaan tugas pada masa yang akan datang sangat penting untuk memastikan bahwa kegiatan perusahaan dapat dilaksanakan dengan baik. Perencanaan sumber daya manusia bertujuan untuk:4
a. menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan datang, mengisi semua jabatan dalam perusahaan;
b. menjamin ketersedian tenaga kerja masa kini ataupun masa depan sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya;
c. menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas;
d. mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktivitas kerja meningkat;
e. menghidari kekurangan dan/atau kelebihan karyawan;
f. menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan;
g. menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal) dan pensiun karyawan;
h. menjadi dasar dalam penilaian karyawan.
Tujuan khusus perencanaan sumber daya manusia, antara lain: a. menyeimbangkan antara biaya penempatan dan pemanfaatan
karyawan;
b. menentukan kebutuhan rekrutmen; c. menentukan kebutuhan pelatihan; d. mengembangkan manajemen;
e. menciptakan hubungan karyawan dalam industri.
Intinya, tujuan perencanaan adalah memfasilitasi keefektifan organisasi, yang harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang organisasi.5
4. Model Perencanaan Sumber Daya Manusia
Ada empat model perencanaan sumber daya manusia, yaitu sebagai berikut.6
a. Sistem perencanaan sumber daya manusia; model ini terdiri atas lima komponen, yaitu tujuan sumber daya manusia, perencanaan organisasi, pangauditan sumber daya manusia, peramalan sumber daya manusia, dan pelaksanaan program sumber daya manusia. b. Sosio-ekonomis battle; model ini digunakan untuk mempelajari
karakteristik kekuatan kerja dan model ini sangat bermanfaat untuk ukuran pasar kerja, area geografis yang besar.
3 Anwar Prabu Mangkunegara, Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia, Bandung: Refika Aditama, 2003, hlm. 4
4 Veithzal Riva’i, Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan: dari Teori ke Praktek, Jakarta: Radja Grapindo Persada, 2009, hlm. 51.
5 S.E. Jackson dan R.S. Schuler, Human Resource Planning: Challenges for Industrial/ Organization Psychologists, New York: West Publishing Company, 1990, hlm. 103. 6 Op. Cit., Mangkunegara, Manajemen..., 2003, hlm. 9.
c. Perencanaan sumber daya manusia dari Vetter. Model ini di-gunakan untuk kebutuhan peramalan dan perencanaan sumber daya manusia.
d. Model sistem perencanaan sumber daya manusia dari Wayne Cascio. Model ini hanya ada integrasi antara perencanaan strategi, taktik bisnis, dan pasar tenaga kerja.
Untuk merancang dan mengembangkan perencanaan SDM yang efektif, Manzini (1996) menyatakan tiga tipe perencanaan yang saling berkaitan dan merupakan satu kesatuan sistem perencanaan tunggal, yaitu sebagai berikut.7
a. Strategic planning, untuk mempertahankan kelangsungan organisasi dalam lingkungan persaingan.
b. Operational planning, untuk menunjukkan demand terhadap sumber daya manusia.
c. Human resources planning, yang memprediksi kualitas dan kuantitas kebutuhan sumber daya manusia dalam jangka pendek dan jangka panjang, yang mengembangkan program pengembangan dan kebijaksanaan SDM.
5. Faktor-faktor yang Memengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia Ada beberapa faktor yang sangat memengaruhi proses perencanaan sumber daya manusia, yaitu sebagai berikut.8
a. Faktor internal
Faktor internal dalam perencanaan sumber daya manusia adalah berbagai kendala yang terdapat di dalam organisasi, misalnya anggaran, estimasi produk dan penjualan, usaha atau kegiatan baru, serta rancangan organisasi dan tugas pekerjaan. Faktor internal dapat berupa sistem informasi manajemen dan organisasi, sistem keuangan, sistem pemasaran, dan sistem manajemen pelaksanaan.
b. Faktor eksternal
Faktor eksternal adalah berbagai hal yang pertumbuhan dan perkembangannya berada di luar tanggung jawab serta kemampuan organisasi untuk mengendalikannya, misalnya teknologi, sosial budaya, politik, dan ekonomi. Selanjutnya, hal tersebut berkembang menjadi situasi ekonomi, sosial budaya, politik, peraturan perundang-undangan, teknologi, dan pesaing.
B. Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia
1. Komponen Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia
Beberapa komponen dalam sistem perencanaan sumber daya manusia, yaitu sebagai berikut.9
a. Tujuan
Perencanaan sumber daya manusia adalah proses yang memanfaatkan sumber daya manusia yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang.
b. Perencanaan organisasi
Perencanaan organisasi dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Pegawai atau tenaga kerja menjadi faktor penting bagi perencanaan organisasi. Beberapa variabel yang sangat penting dan berpengaruh dalam aktivitas perencanaan, yaitu:
1) peramalan bisnis;
2) perluasan dan pengembangan usaha; 3) perancangan dan perubahan struktur; 4) falsafah manajemen;
5) peranan pemerintah;
6) produk dan kemampuan manusia.
7 E. Manzini, Human Resources and Personal Management, New York: Mc.Graw Hill, 1996, hlm. 409.
8 Faustino Cardoso Gomes, Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakarta: Andi Offset, 2003,
c. Pengauditan sumber daya manusia
Proses ini merupakan intensif, penyelidikan, penganalisisan, dan pembandingan informasi yang ada dengan norma standar yang berlaku, yang meliputi penelusuran secara normal dan sistematis mengenai aktivitas program kepegawaian, program analisis jabatan, penarikan pegawai, testing pelatihan, pengembangan manajemen, promosi jabatan, transfer, taksiran pegawai, hubungan kerja, pelayanan pegawai upah pegawai, serta moral dan sikap kerja.
Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam pengauditan sumber daya manusia, yaitu:
1) kualitas kekuatan kerja; yang dicapai melalui pengalaman pendidikan, pelatihan, dan pengembangan;
2) penentuan kualitas; melalui analisis jabatan yang berguna untuk menentukan tugas-tugas, tanggung jawab, kondisi kerja, dan integrasi antar-jabatan;
3) daftar kemampuan (skill);
4) turnover kerja (reputasi kerja); hal ini menimbulkan kekosongan pegawai karena pegawai pensiun, berhenti, cuti, izin absen, dan meninggal. Hal ini bertujuan untuk mencegah turnover kerja tinggi sehingga diperlukan pengisian kekosongan jabatan dengan segera; 5) perubahan secara internal untuk mempromosikan jabatan,
penurunan jabatan, dan transfer jabatan.
d. Peramalan sumber daya manusia
Peramalan sumber daya manusia sangat mirip dengan pengauditan sumber daya manusia. Perbedaannya, peramalan sumber daya manusia ditunjukan untuk masa yang akan datang dan peramalan sumber daya manusia lebih menitikberatkan terhadap perubahan eksternal organisasi dan meramalkan sumber daya manusia, memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karier.
2. Sistem Kegiatan Perencanaan Sumber Daya Manusia
Ada dua sistem kegiatan dalam perencanaan sumber daya manusia, yaitu sebagai berikut.10
a. Penyusunan formasi sumber daya manusia
Penyusunan formasi ini disebut pula dengan penyusunan anggaran tenaga kerja. Penyusunan formasi/anggaran sumber daya manusia merupakan kegiatan memadukan jumlah tenaga kerja yang tersedia dengan jumlah tenaga kerja yang diperlukan. Tujuannya mendapatkan gambaran mengenai kebutuhan tenaga kerja.
Dalam penyusunan formasi, dasar-dasar yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut.
1) Dasar penyusunan formasi; penyusunan formasi harus didasarkan pada jenis pekerjaan, sifat pekerjaan, perkiraan beban kerja, perkiraan kapasitas pegawai, jenjang dan jumlah jabatan yang tersedia, dan alat yang diperlukan dalam pelaksanaannya.
2) Sistem penyusunan formasi; dapat menggunakan sistem sama dan sistem ruang lingkup. Sistem sama menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar-kecilnya beban kerja. Adapun sistem ruang lingkup merupakan sistem yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang dibebankan pada suatu organisasi.
3) Analisis kebutuhan tenaga kerja; proses analisis yang logis dan teratur untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan dalam suatu unit organisasi. Tujuannya adalah setiap pegawai pada unit organisasi mendapatkan pekerjaan yang sesuai dengan tugas dan wewenang tanggung jawabnya.
4) Anggaran belanja pegawai; disusun dan disesuaikan dengan kemampuan perusahaan.
b. Penyusunan tenaga kerja
Penyusunan tenaga kerja ditujukan untuk mengisi formasi, yang meliputi program pengadaan tenaga kerja, promosi jabatan pegawai,
pelatihan dan pengembangan pegawai, pengembangan karier, program pemeliharaan pegawai, dan program pemberhentian pegawai.
Tujuan pengelolaan sistem perencanaan sumber daya manusia adalah memastikan bahwa seluruh kegiatan dan aktivitas perencanaan sumber daya manusia berjalan dengan tepat dan sesuai dengan yang diharapkan.11
3. Implementasi Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia
Beberapa teknik perencanaan sumber daya manusia berikut ini dapat diimplementasikan dalam proses rekrutmen dan perencanaan karier, yaitu sebagai berikut.12
a. Rekrutmen identifikasi
Kemungkinan terdapat ketidakcocokan antara supply dan demand serta penyesuaian melalui rekrutmen, sebelumnya dilihat sebagai alasan perencanaan manpower tradisional.
b. Perencanaan karier
Menganalisis karakteristik individual dan preferensi dengan implikasinya pada budaya organisasi, nilai dan gaya, strategi bisnis dan panduan, struktur organisasi dan perubahan, sistem penelitian dan sistem pengembangan, syarat penelitian, dan sistem promosi.
c. Evaluasi perencanaan sumber daya manusia
Perencanaan sumber daya manusia merupakan indikator kesesuaian antara supply dan demand bagi sejumlah orang yang ada dalam organisasi dengan keterampilan yang sesuai. Perencanaan sumber daya manusia juga berguna sebagai early warning perusahaan terhadap implikasi strategi bisnis bagi pengembangan sumber daya manusia, dengan melakukan audit/analisis terhadap sumber daya manusia.
Untuk meneliti perencanaan sumber daya manusia dibutuhkan data, seperti jumlah tipe pekerja di berbagai kategori pekerjaan, golongan, dan tingkat upah.
Hal-hal yang akan dianalisis, yaitu jenis pekerjaan, waktu pelaksanaan tiap jenis pekerjaan, tenaga pelaksana, serta peralatan dan anggaran. Pekerjaan pembangunan sistem komputerisasi akuntansi ini akan dipimpin atau dikepalai oleh seorang pemimpin proyek dengan jabatan keahlian sebagai seorang analisis sistem (system analyst).
Beberapa hal yang dianalisis dalam evaluasi perencanaan sumber daya manusia, yaitu sebagai berikut.
1) Jenis pekerjaan, waktu, dan tenaga pelaksana.
Pekerjaan pokok, tenaga pelaksana, waktu, dan dana yang dibutuhkan secara berurutan, yaitu:
a) pengumpulan data; b) analisis sistem; c) desain sistem; d) pembuatan program; e) tes sistem; f) pelatihan (training); g) implementasi; h) dokumentasi; i) penyerahan sistem. 2) Jadwal kegiatan kerja.
3) Biaya pembangunan sistem baru.